TEMA V
MICROSOFT ACCESS
Ing. Tedy Fetzer
Procesamiento electrónico de datos
MICROSOFT ACCESS
CONCEPTOS GENERALES
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en las
ediciones profesionales de la suite Microsoft Office. Es el sucesor de Embedded
Basic. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos
relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.
La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de
una colección de música, video juegos, huso horario, etc.
Muy sencillo de utilizar, es un programa con una base de datos que se utiliza
para guardar información importante en diferentes casos.
¿Qué es Microsoft Access?
El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la
administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y
administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también
podrás diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la
modalidad Backend.
Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar
cálculos a través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de
datos. Sin embargo, Microsoft Access es un programa que ofrece muchas
ventajas, ya que con el podrás recopilar, clasificar y además manejar un
buen número de datos.
En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases de
datos, entre las cuales se mencionan:
Para la matrícula de alumnos en una escuela
Para la administración de eventos
Para administrar contactos
Para ejecutar inventario domestico
Para los canales de ventas
Para la gestión de proyectos
Para llevar la contabilidad de las empresas
Entre muchas otras..
Microsoft Access se ha ido actualizando, al igual que las demás aplicaciones
de Office. Es de destacar, que actualmente no ha sido creada la aplicación,
“Access portable”. Por tal razón, deberás instalar este programa en tu
ordenador.
CLAVE PRINCIPAL
Una clave principal es un campo o un conjunto de campos con valores únicos
en una tabla. Los valores de la clave pueden usarse para hacer referencia a
registros completos, porque cada registro tiene un valor diferente para la
clave. Cada tabla solo puede tener una clave principal.
FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE ACCESS
Diversas plantillas modernas
El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen
simplificadas. De esta manera, las podrás adaptar a los requerimientos de tu
empresa o negocio. Además, esta herramienta te permitirá diseñar fácilmente
una base de datos, sin que seas un experto en sistemas y programación.
Esto quiere decir, que Microsoft Access es la herramienta ideal para las
personas que aún no tienen vasta experiencia, elaborando y administrando
diversas bases de datos.
Si revisas la herramienta podrás localizar en la pestaña de “Archivo”, diversas
plantillas. Las mismas podrás utilizarlas cuando desees, y estas incluyen:
Diferentes formularios
Tablas variadas, las cuales se adaptan a diversas áreas profesionales
Exportar datos
Además, Access te permitirá transferir datos de manera simple y rápida. En ese
sentido, no tomará en cuenta que estos datos provengan de diversas fuentes,
ni tampoco la cantidad de los mismos. Una de las opciones más empleadas por
millones de usuarios, es la transferencia de estos datos a Excel.
Si deseas ejecutar esta función, tendrás que:
Ir a la pestaña de “Datos Externos”
Luego en “tablas vinculadas” pulsarás, “Exportar a Excel”
Exportar bases de datos en PDF
Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este
programa podrás exportar tu base de datos en formato PDF. Esta
funcionalidad te ofrece la ventaja de poder compartir tus datos con usuarios y
clientes que no tengan este software. Al hacerlo, estos podrán ver los datos en
forma de imágenes. Es de destacar, que con Microsoft Access podrás acceder a
Adobe Rider sin ningún tipo de contratiempo.
Para que puedas exportar la base de datos a PDF, tendrás que hacer lo
siguiente:
Debes ir a la pestaña de “Datos externos”
Como segundo paso debes escoger entre las opciones PDF o XPS
Por último, tendrás que guardar el archivo, y ya tendrás lista la base de
datos en PDF.
Consultas
La función de Microsoft Access que te permite realizar consultas, está
basada en el tipo de sintaxis SQL. Con las consultas podrás obtener toda la
información de los datos que has diseñado en las tablas.
Para ello tendrás que:
Acceder a la pestaña “Crear”
Luego deberás ir a “Diseño de Consulta”. Cuando te encuentres en esta
sección deberás incluir las tablas que serán consultadas.
Posterior a esto tendrás que dar clic en la pestaña “Ejecutar” (área superior
izquierda), y ya todo está listo.
También Access contiene un asistente de consulta con el cual podrás ejecutar
estas de forma rápida y automática. Esta herramienta te ayudará a encontrar los
diversos errores que se pueden presentar en las consultas.
Tell me
La función “Tell me” está incluida en la pestaña “¿Qué deseas hacer?”. Esta
funcionalidad te permitirá realizar consultas. Además, con ella podrás hacer
tablas, informes, entre otras acciones. Si deseas usarla solo tendrás que pulsar
sobre esta, y escoger lo que andas buscando.
Soluciones personalizadas con VBA
VBA es una aplicación de lenguaje relacionado con la programación, el cual
es compatible con la aplicación, Microsoft Access. Esta solución te permitirá
trabajar de manera simple en tu base de datos.
Entre las funcionalidades que tiene VBA se encuentran:
La automatización avanzada
La obtención de errores
La validación de los datos
Muchas más.
GRACIAS SU POR SU ATENCIÓN
