Para comenzar, los documentos de contabilidad son registros escritos que respaldan las
transacciones financieras de una empresa. Se clasifican en documentos externos e
internos.
Los documentos externos incluyen facturas de compra-venta, recibos de caja, cheques,
entre otros, mientras que los internos son registros generados dentro de la empresa,
como comprobantes diarios de contabilidad y notas de contabilidad.
Ahora, vamos a definir y detallar cómo se diligencian algunos de estos documentos:
1. **Recibo de caja:** Es un documento que se emite al recibir dinero en efectivo.
Debe incluir la fecha, el nombre del cliente, el monto recibido, el concepto y la
firma de quien recibe.
2. **Recibo de consignación bancaria:** Este documento se utiliza al depositar
dinero en una cuenta bancaria. Debe contener la fecha, el nombre del
depositante, el monto, el número de cuenta y el sello del banco.
3. **Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros:** Al depositar o
retirar dinero de una cuenta de ahorros, se genera este documento. Debe incluir
la fecha, el tipo de transacción (depósito o retiro), el monto y el saldo resultante.
4. **Factura de compra-venta:** Es un documento que respalda una transacción
comercial. Debe contener la fecha, los datos del vendedor y del comprador, la
descripción detallada de los bienes o servicios, el precio unitario y total, y los
impuestos aplicables.
5. **Cheque:** Es una orden de pago emitida por el titular de una cuenta bancaria.
Debe incluir la fecha, el nombre del beneficiario, el monto en números y letras,
y la firma del emisor.
6. **Comprobante de pago:** Documento que evidencia el pago de una
obligación. Debe contener la fecha, el nombre del beneficiario, el monto pagado
y el concepto.
7. **Letra de cambio:** Un documento mediante el cual una persona (librador)
ordena a otra (librado) pagar una suma determinada de dinero en una fecha
futura. Debe contener la fecha, el nombre del librado y del beneficiario, el
monto, y la fecha de vencimiento.
8. **Pagaré:** Es un documento en el que una persona se compromete a pagar una
suma de dinero en una fecha determinada. Debe contener la fecha, el nombre del
beneficiario, el monto, la tasa de interés (si aplica) y la fecha de vencimiento.
9. **Nota Débito y Nota Crédito:** Son documentos utilizados para corregir
errores en las facturas. La nota débito aumenta el valor a pagar, mientras que la
nota crédito disminuye dicho valor. Deben incluir la fecha, el nombre del cliente,
el monto y el motivo de la corrección.
10. **Recibo de caja menor:** Documento utilizado para registrar los gastos
menores de una empresa. Debe contener la fecha, el nombre del beneficiario, el
monto, el concepto y”la firma de quien autoriza el gasto.
11. **Nota de contabilidad:** Documento interno utilizado para registrar
transacciones contables. Debe incluir la fecha, los detalles de la transacción y los
números de cuentas afectadas.
12. **Comprobante diario de contabilidad:** Es un resumen de todas las
transacciones contables realizadas en un día. Debe contener la fecha, los detalles
de cada transacción, los números de cuentas afectadas y el saldo resultante.
