CASO PRACTICO # 1
PROJECT MANAGEMENT OFFICE
ALEXANDER TORRES RODRIGUEZ
GERALDINE MONCALEANO
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS
2023
ENUNCIADO
Desde hace años trabajas como jefe de Proyecto en una gran empresa industrial cuya
actividad principal es el diseño y fabricación de grandes depósitos industriales para
empresas del sector energético.
Recientemente se ha experimentado un cambio en la Alta Dirección la cual ha tomado la
decisión de dar un giro a la organización intentando orientarla hacia la dirección de
proyectos. Actualmente la empresa tiene una estructura plenamente funcional contando
con los siguientes departamentos:
• Departamento Financiero
• Departamento Diseño e Ingeniería
• Departamentos Materiales
• Departamento Fabricación
• Departamento de RRHH
Además, tu empresa apuesta por la inversión en Investigación y Desarrollo participando
en grandes proyectos europeos en colaboración con otras organizaciones del sector por
lo que antes del cambio de dirección se estaban planteando si crear un área
específicamente para I+D.
Para evaluar la situación de partida, se contrató a una consultora externa para que
realizara un estudio que permitiera conocer el diagnóstico real tanto de los proyectos
pasados como los actuales a través de indicadores que permitían evaluar el éxito de los
mismos. Se concluyó que un 38% de los proyectos no habían finalizado
satisfactoriamente y los argumentos que dieron los encuestados fueron:
• “He tenido que perseguir al Director para que me firmara documentos necesarios para la
hacer la compra de materias primas” - Jefe de Proyecto
• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo tenía
mucho que hacer” - Jefe de Proyecto
• “En mi caso, necesitábamos a un experto en soldadura internacional y en su lugar,
contamos en el equipo con una persona en prácticas” - Jefe de Proyecto
• “Hasta un mes antes de la entrega del depósito no tuve noticias de la empresa” - Cliente
• “No se nos dio la opción de elegir entre las diferentes alternativas que manejaba la
empresa para cubrir nuestra necesidad” – Cliente.
A la vista de los resultados del informe, la Dirección decidió desarrollar un proyecto
organizativo que implicara un cambio cultural en la empresa y conseguir así una mayor
orientación al Project Management. Debido a tus buenos resultados y a tu gran
experiencia como Jefe de Proyectos, te asignaron como responsable. El Comité de
Dirección te informa que está abierto a todas las opciones, incluido el cambio organizativo
o la creación de nuevas áreas; pero que este cambio deberá de ser progresivo porque
están preocupados por la Gestión del Cambio la cual deberá de producirse desde el
primer momento. Tras evaluar las distintas opciones, la Alta Dirección aprueba la creación
de una unidad especializada en Gestión de Proyectos y por tanto, dentro del proyecto se
implantará una Oficina de Gestión de Proyectos.
Cuestiones
1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han
sido las principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la
organización?
“He tenido que perseguir al director para que me firmara documentos necesarios
para la hacer la compra de materias primas” - jefe de Proyecto
“Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo
tenía mucho que hacer” - jefe de Proyecto
Falta de apoyo por parte del Sponsor. Este tipo de problemas...
2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO
teniendo en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada
resistencia al cambio prevista?
Yo sugiero la matricial fuerte ya que tiene muchas características que las asemeja a
una organización orientada a proyectos como son la dedicación plena y la
autoridad; pero dentro de una estructura similar a la tradicional.
3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto
preocupa al Comité de Dirección?
- Modificar radicalmente su operación, lo cual constituye una reingeniería con
la consiguiente refundación de la organización.
• Acopamiento estructural a otro sistema.
• Reestructuraciones
• Políticas sobre beneficios socio – económicos
• Políticas de reclutamiento y selección
- Las personas deben involucrarse en el cambio. Participar no se considera
una opción, ya que las personas apoyan solamente lo que han creado.
- La vida permanentemente reacciona contra las órdenes. Hay que motivar,
involucrar, dialogar y negociar.
- Mejor retroalimentación permite optimizar el sistema organizacional.
- Desarrolla habilidades contextuales.
- Promueve la creatividad, el aprendizaje y la innovación.
- Evidencia habilidades para la administración a distancia.
- Se vale de la tecnología de la información como herramienta para el
cambio.
- Desarrolla el liderazgo y la visión compartida.
- Evidencia una alta percepción, respecto a las señales del entorno.
4. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la
necesidad de una PMO en la empresa?
Beneficios para la organización:
• Políticas definidas y apropiadas según la tipología de gestión permitiendo definir
claramente los roles y las responsabilidades de cada miembro de la organización.
• Procesos claros y documentados de forma que se conoce claramente la
metodología de gestión pudiendo identificar así aquellos puntos susceptibles de
mejora.
• Mejora en comunicación entre áreas y proyectos al centralizarse la gestión, lo
que permite el uso de lecciones aprendidas para la mejora continua de los
proyectos.
• Personal con cultura hacia la gestión de proyectos.
Beneficios el Director y el Equipo de Proyecto:
• Reconocimiento del rol del director de Proyecto reforzando su posición dentro de
la organización
• Aumento en la satisfacción de los interesados al tomar una posición proactiva en
la gestión.
• Suministro de información oportuna para la toma de decisiones al disponer de un
órgano de gobierno que centralice la información
• Seguimiento y control adecuado según la tipología de proyecto realizando todas
aquellas auditorías que fueran necesarias.
• Utilización de mejores prácticas que llevan a la eficiencia en la ejecución de los
procesos.
APLICACIÓN PRÁCTICA
Como estudiante de Especialización en gerencia de proyectos con experiencia en
integración tecnológica, mi enfoque práctico para abordar la implementación de
una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en la empresa sería el siguiente:
En primer lugar, realizaría un análisis detallado de la situación actual en la
empresa, comprendiendo los problemas y necesidades identificados.
Luego, definiría objetivos claros para la PMO, estableciendo un rumbo para la
implementación.
Diseñaría una estructura de PMO matricial débil para trabajar en conjunto con la
estructura funcional existente, lo que permitiría una transición gradual. Planificaría
una implementación gradual,
comenzando con proyectos piloto para minimizar la resistencia al cambio.
Comunicaría a los empleados la necesidad de la PMO y ofrecería capacitación en
gestión de proyectos para equiparlos con las habilidades necesarias.
Mediría el impacto de la PMO a través de KPIs y realizaría mejoras continuas en
base a los resultados.
Generaría apoyo entre los empleados destacando mejoras en calidad, desarrollo
profesional y competitividad que resultarían de la PMO.
BIBLIOGRAFIA
• [Link]
como-enfrentarla/
de Posgrados, I. E. (s/f). La gestión de proyectos en las organizaciones.
Recuperado el 14 de octubre de 2023,
[Link]
e/clase1_pdf1.pdf
• Busio, O. J. G. (2019, mayo 16). ¿Qué es la Oficina de Gestión de proyectos
(PMO) ?TodoPMP.
[Link]
Aplicación Práctica del Conocimiento
En este espacio a partir de la solución generada, con sus propias palabras explique la utilidad o
cómo podría aplicar la situación planteada del caso práctico en su programa académico de acuerdo
conocimientos adquiridos a lo largo de la asignatura.
Referencias
En este espacio debe incluir las referencias citadas en el texto. Se debe hacer uso de la Norma APA,
el manual o guía está disponible en
[Link]
