GUIA N°28 SISTEMAS DE COSTOS
CENTRO DE GESTION AGROEMPRESARIAL DEL ORIENTE (CGAO)
TECNOLOGO EN GESTION CONTABLE Y DE INFORMACION FINANCIERA
Vélez mayo 2024
Ficha N°2711926
(fuente: [Link])
Definición básica de un sistema de costos.
Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos y
contables que se emplea en un ente, para determinar el costo de sus operaciones en sus
diversas fases, de manera de utilizarlo para fines de información contable, control de gestión
y base para la toma de decisiones.
Toda empresa de producción debe incurrir en unos costos para producir los bienes que
ofrece, y debe determinar con la mayor precisión posible el coste de producción de cada
producto a fin de poder fijar el precio adecuado para cada uno de ellos, y de allí la
importancia de un sistema de costos.
Principales elementos incluidos en la definición del
sistema de costos.
Un sistema de costos comprende por lo menos la siguientes definiciones o conceptos que se
deben considerar.
Entendiendo procedimientos como un conjunto de métodos. Estos procedimientos
pueden ser técnicos, administrativos y contables.
Se entiende la palabra ente en la definición a la parte de la empresa que puede ser
objeto de estudio u objeto contable. Puede ser, por ejemplo: la producción, los
procesos, las actividades, por mencionar algunas.
Pueden ser sectores, departamentos, actividades, depende lo que estemos evaluando.
Información contable. Esto es, valuación de inventarios, costos de ventas, etc.
Control de gestión y base para la toma de decisiones. Fijar precios, conocer la
contribución marginal y trabajar con ella: discontinuar una línea, tercerizar sectores o
actividades, etc.
Todo sistema de costos que se diseñe debe considerar estos conceptos o elementos.
¿Por qué lo denominamos sistema?
Decimos que es un sistema de costos porque en él actúan diversos elementos que se
interrelacionan entre sí para alcanzar un objetivo en común. Se caracterizan por
proporcionar retroalimentación al sistema en sí y por tener una determinada estructura. El
objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta para la mejora de la
gestión y la toma de decisiones, determinando los costos unitarios de producción y el control
de las operaciones fabriles.
Los elementos que forman parte del sistema de costos son: la contabilidad de costos, el
software y los procedimientos operativos. Rápidamente brindaré una definición de cada uno
de estos elementos.
La contabilidad de costos. Es la parte encargada del registro y la acumulación de
costos, brinda además la información clave que retroalimenta al sistema.
El software. En el que está basado todo el sistema (compras, producción, almacenes,
personal, bienes, etc.)
Procedimientos operativos. Forman parte de la estructura misma del sistema de
costos. Consumos por producto, por procesos, por actividad. Tiempos de elaboración.
Formularios, entre otros.
Esto es lo más importante que se debe tomar en cuenta, a la hora de enunciar una definición
del sistema de costos.
Para qué se necesita un sistema de costos.
El costo es un elemento importante de todo producto que se elabore, y se debe tener un
control absoluto del costo de cada producto que la empresa fabrica o comercializa, y ese
control sólo se puede llevar si se implementa un sistema de costos adecuado.
La utilidad que una empresa obtiene depende de dos elementos principalmente: del precio
en que vende un producto, y del costo en que se incurre para producir ese producto, y la
empresa puede ganar más dinero de tres formas:
1. Incrementando el precio de venta.
2. Disminuyendo el costo de producción.
3. Una combinación de los dos anteriores.
Pero la empresa no siempre puede controlar el precio de venta, pues es un elemento que
depende en gran medida de factores externos, de las condiciones de mercado, pero sí tiene
un mayor control de los costos de producción, y aquí es donde un buen sistema de costos
puede aportar aspectos positivos.
Sistema de costos por órdenes de producción
Entre los muchos sistemas de costos está el sistema de costos por órdenes, lotes o
pedidos de producción o fabricación que se acumulan en una orden de trabajo.
¿Qué es el sistema de costos por órdenes?
El sistema de costos por órdenes es un sistema que se utiliza para recolectar los costos por
cada orden o lote, que son claramente identificables mediante los centros productivos de
una empresa. En el sistema de costos por órdenes, los costos que intervienen son: equipo,
reparaciones, materia prima aplicable, mano de obra directa y cargos indirectos, los cuales se
acumulan en una orden de trabajo.
¿Quiénes utilizan el sistema de costos por órdenes?
Las empresas que más utilizan este sistema y en las que más se adecúa son las empresas de
tipo aeronáutico, de ingeniería, de construcción, de impresión, astilleros, por mencionar
algunos.
En el sistema de costos por órdenes intervienen dos controles: el control de órdenes y el de
hojas de trabajo. Estos controles se aplican en cada uno de los casos en que las órdenes
están en proceso de fabricación. Por cada orden de producción, se abre un registro que
involucra los elementos principales del proceso de producción.
¿Cuáles son las características del sistema de costos por
órdenes?
Las características más importantes del sistema de costos por órdenes son las siguientes:
1. Reúne por separado cada uno de los costos que intervienen en el proceso de
producción, de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
2. Se planifica con anticipación antes de iniciar el proceso de producción, el número de
productos que se trabajarán y se prepara un documento contable distinto para cada
tarea.
3. La producción generalmente se realiza en función de las solicitudes de los clientes.
4. El control de los costos en este sistema es más analítico.
Procedimiento a seguir en un sistema de costos por
órdenes.
Para implementar un sistema de costos por órdenes es necesario, tener a mano los
tipos de costos con los que se trabajará, la manera con la que se las registrará
contablemente y las hojas de costos y órdenes de trabajo que utilizaremos.
Al hablar de los elementos del costo, hablamos de la materia prima, la mano de obra
directa, la mano de obra indirecta, los costos indirectos, sean estos reales o actuales y
las horas máquina.
Ejemplo de un sistema de costos por órdenes.
“El 04 de diciembre de 2014, la empresa Pegasus, realizó un pedido a la compañía SOL,
que consistía en la fabricación de una mesa de conferencia, hecha a medida, con sillas
de la misma manera a un precio total de $12000. La entrega será a más tardar el 09 de
enero de 2015”.
a) Compra de materiales. El departamento de compras recibe $11000 en materiales
consistentes en: 20 láminas de madera ($10,000), 100 galones de pintura ($500), 15
cajas de pegamento ($300), 5 cajas de clavos ($200).
b) Consumo de materiales. Un día posterior al que, el departamento de compras
recibió el material, el departamento de producción solicitó los siguientes materiales: 5
láminas de madera ($2500), 10 galones de pintura ($50), pegamento ($20), clavos ($40)
Total de costos indirectos: 110. Son costos indirectos porque no utilizarán toda la
pintura, ni todo el pegamento, ni todos los clavos.
c) Costo de la mano de obra. El departamento de producción incurrió en los siguientes
costos de nómina: Mano de obra directa ($3500), mano de obra indirecta ($1000) Total,
$4500. A estos costos, hay que agregarles, los costos indirectos de fabricación, y
tendremos el total del valor de los costos de las órdenes de producción.
Con estos conceptos y el ejemplo utilizado, esperamos que hayas entendido a qué nos
referimos cuando hablamos de un sistema de costos por órdenes.
Sistema de costos por procesos
El sistema de costos por procesos es aquel mediante el cual los costos de
producción se cargan a los procesos, a los sistemas acumulados de los costos
de producción, por departamento o por centro de costo.
Ciclo de funcionamiento de una empresa con sistema de
costos por procesos.
Tomemos como ejemplo, una empresa que fabrica maquinaria pesada. El ciclo de
funcionamiento de una empresa basada en el sistema de costos por procesos, estará
definida por las siguientes etapas:
Elementos del costo: materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. Estos
elementos se interrelacionan e intervienen en cada uno de los siguientes departamentos:
Departamento A: Soldadura, materiales de producción en proceso, mano de obra en
proceso, y gastos fijos en proceso.
Departamento B: Mecánica, producción y procesos propios departamento de
mecánica, con su propia mano de obra, con sus propios materiales y sus propios
gastos fijos.
Departamento C: Ensamblaje, también cuenta con sus propios elementos del costo.
Departamento D: Electricidad.
Cada departamento realiza un proceso, y cada proceso tiene un costo que debe ser
determinado e individualizado para conocer en todo momento dónde y cómo se generan los
costos.
Características principales del sistema de costos por
procesos.
El sistema de costos por procesos es muy diferente a los demás sistemas de costos, tiene sus
propias peculiaridades. Algunas de ellas son:
En la empresa existirán tanto departamentos productivos como procesos sean
necesarios para terminar el producto que se está fabricando.
El sistema de costos por procesos es continuo. Esto quiere decir que los diferentes
departamentos siempre estarán operando, aunque no exista pedidos de clientes, de
por medio.
El proceso de producción en el sistema de costos, es cíclico. Es decir, una etapa se
presenta detrás de otra. Un producto pasa de departamento en departamento hasta
llegar a su etapa final.
El costo unitario del producto se calcula para un determinado período de tiempo. Éste puede
ser: semanal, mensual, semestral, anual, etc.
Naturaleza de un sistema de costos por procesos.
El sistema de costos por procesos debe ser compatible con el rubro de la empresa. De allí
que se entienda la naturaleza de este sistema de costos. Es decir, el sistema de costos por
procesos, sólo funciona cuando existe etapas bien marcadas en el proceso de producción. Y
estas etapas se encuentran divididas en diferentes segmentos. Por ejemplo, para la
naturaleza de un sistema de costos por procesos, son ideales, empresas industriales como:
empresas productoras de papel, acero químico y textiles.
Diseño de un sistema de costos por procesos.
Para implementar un sistema de costos por procesos, se requiere seguir, de manera general
y a manera de ejemplo, las siguientes etapas:
Actividades iniciales. Identificar unidades de servicios a la producción. Asignar
responsabilidades y delimitar funciones de los centros productivos.
Actividades operacionales. Definir el programa de producción, tales como: el producto
a fabricar, cantidades requeridas de productos, tiempo y plazo, etc.
Actividades durante el período. Llevar control y registro de unidades producidas,
informar el porcentaje de avance de las unidades, obtener información relevante
sobre la producción.
Actividad al final del período. Evaluar los costos, obtener conclusiones y recomendar
acciones.
Ejemplo de un sistema de costos por procesos.
Veamos un pequeño ejemplo para ilustrar el sistema de costos por procesos.
Supongamos que, durante el mes de febrero, 2000 unidades fueron puestas en
proceso en el departamento A. Los costos incurridos durante el mes fueron: materiales
$2000, mano de obra $1000, y costos indirectos de fabricación $500.
A finales de mes, se terminaron 1000 unidades y se las transfirió al departamento B.
El objetivo de un sistema de costos por procesos, es determinar qué parte de los
$2000 dólares de materiales, 1000 de mano de obra y 500 de costos indirectos de
fabricación, se aplicaron a las mil unidades producidas y transferidas al departamento
B. Cada departamento deberá preparar un informe sobre el costo de producción.
Este sistema de costos es ideal para empresas como departamentos de ensamblaje.
¿QUÉ SISTEMA DE COSTOS ES MÁS CONVENIENTE PARA MI EMPRESA?
La elección del sistema de costos más conveniente para una empresa depende de
varios factores, como el tipo de industria o actividad económica, de la naturaleza
de los productos o servicios, y de los objetivos financieros y de gestión, y las
regulaciones aplicables en cada país, donde las normas fiscales intervienen de
diferentes modos en el reconocimiento de los costos de producción.
¿Qué sistema de costos es el más conveniente para mi empresa?
Precisamente, para responder a esta interrogante, te detallamos a continuación
para qué tipo de empresas es conveniente un determinado sistema de costos.
Con la información que te brindamos en el presente artículo, podrás tomar una
decisión acertada.
Sistema de Costos Estándar.
Utilizado en las grandes empresas, en las grandes corporaciones de tipo
tradicional, en el que se determina previamente cuánto debería costar la
elaboración de un producto.
Sistema de Costos ABC.
El sistema de costos ABC se utiliza principalmente en las empresas de
manufactura. Sin embargo, dado su gran desempeño, su uso se ha extendido a
las empresas de servicios.
Sistema de Costos por órdenes.
El sistema de costos por órdenes se aplica cuando los productos se fabrican de
acuerdo a pedidos especiales de los clientes. Por ejemplo: imprentas, empresas
de diseño web, diseño de vestidos de novias, metalmecánicas, por mencionar
algunas.
Sistema de Costos por procesos.
El sistema de costos por procesos se utiliza cuando la producción es repetitiva y
diversificada, aunque los productos sean bastante similares entre sí. Por
ejemplo: empresas de bebidas, empresas de lácteos, empresas que
confeccionan zapatos a gran escala, empresas que fabrican automóviles, entre
otras.
Sistema de costos por órdenes específicas.
El sistema de costos por órdenes específicas se utiliza en trabajos a pedido. Con
la diferencia en relación al sistema de costos por órdenes, que en el sistema de
costos por órdenes específicas, el tiempo requerido para fabricar un producto
es relativamente largo y se utiliza cuando el precio de venta depende
estrechamente del costo de producción.
Sistema de costos Kaizen.
Es un sistema que se utiliza para todos los tipos de empresas e inclusive puede
complementarse con cualquiera de los sistemas de costos mencionados
anteriormente.
Sistema de costos backflus.
En este sistema de costos no se registran los costos de producción incurridos, a
medida que la misma se traslade de una fase a otra, sino que los costos
incurridos en los productos se registrarán cuando los mismos estén finalizados y
listos para la venta.
Factores que intervienen en la elección de un sistema de costos.
Además de conocer los tipos de empresas para los que se aplica un
determinado sistema de costos. Conoceremos algunos factores que nos
ayudarán a tomar una mejor decisión, acerca de elegir un sistema de costos.
Entre los factores más importantes que se consideran, tenemos:
Los tipos de productos elaborados.
El sistema de costo empleado.
La política de reposición.
Los productos en stock disponibles.
Las formas de almacenamiento.
La necesidad o no de controlar el rendimiento de ciertos materiales.
El grado de inflación o deflación que sufra la economía.
La situación de la empresa en el mercado.
Considerando toda la información descrita: ¿Qué tipo de sistema de costos
utilizarías en tu empresa?
