MANUAL DE FUNCIONES.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo: Servicios generales
Área: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Asegurar el adecuado mantenimiento y limpieza de las instalaciones, así como
proporcionar apoyo en diversas tareas operativas para garantizar un entorno seguro,
limpio y funcional para los empleados, clientes y visitantes. Esto puede incluir
labores de limpieza, mantenimiento básico, gestión de suministros y apoyo logístico,
entre otras responsabilidades. En resumen, su objetivo principal es contribuir al buen
funcionamiento y presentación de las instalaciones en las que trabajan.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Realizar tareas de limpieza en áreas comunes, oficinas, baños y otras zonas
según los estándares establecidos. Además, llevar a cabo labores básicas de
mantenimiento para garantizar el buen estado de las instalaciones.
2. Encargarse de la gestión y control de los suministros necesarios para el
funcionamiento diario, como productos de limpieza, material de oficina y otros
recursos.
3. Brindar apoyo en la organización y preparación de espacios para eventos,
reuniones o actividades especiales, así como colaborar en la distribución de
materiales y en la logística general.
4. Recibir y distribuir la correspondencia y paquetería que llegue a la empresa,
asegurando una adecuada entrega a los destinatarios correspondientes.
5. Contribuir al mantenimiento del orden y la presentación adecuada de las
instalaciones, asegurando un ambiente limpio y ordenado para empleados, clientes y
visitantes.
6. Colaborar en la preparación y acondicionamiento de espacios para nuevas
contrataciones, cambios de oficina o reorganizaciones internas.
7. Realizar el control y registro de los inventarios de suministros, materiales de
limpieza y otros recursos necesarios para el funcionamiento diario.
8. Asegurarse de que las actividades realizadas cumplan con las normativas y
procedimientos de seguridad e higiene establecidos.
9. Coordinar con otros departamentos o áreas para atender requerimientos
específicos relacionados con el mantenimiento y la limpieza.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Atención al Detalle Empatía
Responsabilidad Resolución de problemas
Trabajo en Equipo Escucha activa
Adaptabilidad Comunicación oral
Organización Colaboración
Orientación al Servicio Resiliencia
Cortesía y Amabilidad
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Aprendizaje continuo Gestión de tiempo
Adaptabilidad Atención al detalle
Resolución de problemas Cumplimientos de normas
Organización y planificación Adaptación a normativas
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo varia según diversos factores, como el tamaño y tipo de
instalaciones a mantener, la diversidad de tareas involucradas, las normativas
específicas a seguir, la necesidad de coordinación con otros departamentos y el uso de
tecnología especializada.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
incluir habilidades en técnicas de limpieza, mantenimiento básico, normativas de
seguridad e higiene, manejo de equipos y organización y planificación.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios Experiencia
Mínimo 1 año de experiencia y
Se requiere al menos un título de familiaridad con los roles de la empresa
educación secundaria. y tener experiencia previa.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mínimo de un mes para que adquiera habilidades necesarias en técnicas
de limpieza y otros procedimientos.
CHRISTMAS YOUR MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
WAY S.A.S
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Suministros para Servicios
Generales.
5.2 MARCO NORMATIVO.
5.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
5.4 OBJETIVO: Coordinar de manera eficiente la adquisición de suministros y servicios
necesarios para mantener las operaciones de los servicios generales de la
empresa.
5.5 GENERALIDADES: La gestión de suministros para servicios generales implica
identificar las necesidades específicas, buscar proveedores confiables, evaluar
propuestas, negociar condiciones y realizar los pedidos correspondientes.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Obtener y gestionar oportunamente los suministros
necesarios para garantizar el funcionamiento adecuado de los servicios generales
de la empresa.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: I Identificación de la necesidad de suministros o servicios para los
servicios generales.
PUNTO FINAL: Recepción satisfactoria y correcta utilización de los suministros o
servicios adquiridos.
5.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Solicitud de suministros, orden de compra.
5.9 RIESGOS:
Retrasos en la entrega de los servicios.
Selección de proveedores no adecuados para las necesidades
específicas de los servicios generales.
5.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Comparación detallada de las propuestas recibidas.
Verificación de la calidad y cumplimiento por parte del proveedor.
Seguimiento continuo del proceso de entrega y uso de los suministros
adquiridos.
5.11 OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Código:
Página
Frecuencia
Actividad Responsable Área
N°
D S M O
Coordinar la limpieza y Servicios Administrativa
1 X
mantenimiento de áreas generales
comunes
2 Gestionar la recepción y Servicios Administrativa X
distribución de generales
correspondencia
3 Supervisar el Servicios Administrativa X
cumplimiento de normas generales
de seguridad en las
instalaciones
4 Organizar eventos Servicios Administrativa X
internos y reuniones de la generales
empresa
5 Coordinar la disposición Servicios Administrativa X
adecuada de residuos generales
sólidos en toda la
empresa
6 Coordinar el Servicios Administrativa X
mantenimiento de equipos generales
de oficina y sistemas de
seguridad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO:
Mantenimiento y Limpieza de
Instalaciones
1.2 AREA TITULAR: Servicios Generales
1.3 OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones las instalaciones de la
empresa a través de actividades de limpieza y mantenimiento preventivo.
1.4 GENERALIDADES: El adecuado mantenimiento y limpieza de las
instalaciones es esencial para garantizar un entorno laboral seguro, limpio y
ordenado
1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Instalaciones limpias y ordenadas , identificación y reporte oportuno de
necesidades de mantenimiento y prevención de riesgos laborales
relacionados con el estado de las instalaciones.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Limpieza diaria de áreas comunes.
Mantenimiento y reposición de suministros de limpieza.
Inspección periódica de instalaciones para identificar necesidades de
mantenimiento.
Coordinación con proveedores externos para realizar labores
especializadas de mantenimiento.
1.7 RIESGOS:
Falta de higiene en las instalaciones.
Daños no identificados en infraestructura que puedan derivar en
accidentes laborales.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Programación regular de actividades de limpieza y mantenimiento
preventivo.
Reporte inmediato de necesidades o situaciones que requieran atención
especial.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Código:
Nº Procedimiento Área Responsable
Orden Responsable
1 Control y supervisión del Administrativa Servicios
personal de limpieza y generales
mantenimiento
2 Gestión de la disposición Administrativa Servicios
adecuada de residuos y generales
desechos
3 Implementación y Administrativa Servicios
seguimiento de medidas generales
de seguridad e higiene
en las instalaciones
