Índice

1 Introducción a excel 2013

1.1 Información general

1.2 Tratar y editar hojas de cálculo

1.3 Trabajar con las hojas de cálculo

1.4 Introducción de datos

1.5 Referencias a celdas

1.6 Imprimir hojas de cálculo

1.7 Práctica, paso a paso

1.8 Ejercicios

1.9 Cuestionario: introducción a excel 2013

2 Configuración de la ventana de la aplicación

2.1 Trabajar con barras de herramientas

2.2 Crear botones de opciones personalizadas

2.3 Vistas personalizadas

2.4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

2.5 Utilizar comentarios para documentar la hoja

2.6 Práctica, paso a paso

2.7 Ejercicios

2.8 Cuestionario: configuración de la ventana de la aplicación

3 Mecanismos de importación y exportación de ficheros

3.1 Importar datos de programas externos

3.2 Exportar datos a formato de texto

3.3 Exportar datos a otros formatos

3.4 Importar y exportar gráficas

3.5 Práctica, paso a paso

3.6 Ejercicios

3.7 Cuestionario: mecanismos de importación y exportación de ficheros

4 Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

4.1 Usar los rangos usar rangos en funciones

4.2 Trabajar con diferentes ficheros

4.3 Práctica, paso a paso

4.4 Ejercicios

4.5 Cuestionario: utilización de rangos y vinculación entre ficheros

5 Utilización de las herramientas avanzadas de formato

5.1 Copiar, cortar y pegar especial

5.2 Cambiar a diferentes formatos

5.3 Configurar el formato condicional

5.4 Reducir y aumentar decimales

5.5 Validar datos

5.6 Práctica, paso a paso

5.7 Ejercicios

5.8 Cuestionario: utilización de las herramientas avanzadas de formato

6 Herramientas de seguridad de una hoja

6.1 Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave

6.2 Habilitar palabras clave para bloquearocultar celdas

6.3 Compartir un fichero entre diferentes usuarios

6.4 Práctica, paso a paso

6.5 Ejercicios

6.6 Cuestionario: herramientas de seguridad de una hoja

7 Funciones complejas

7.1 Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones

7.2 Utilizar diferentes tipos de funciones

7.3 Utilizar subtotales

7.4 Corregir errores en fórmulas

7.5 Ejecutar el comprobador de errores

 7.6 Práctica, paso a paso

7.7 Ejercicios

7.8 Ejercicios

7.9 Cuestionario: funciones complejas

8 Representación de gráficas complejas

8.1 Crear gráficas con diferentes estilos

8.2 Representar tendencias en los gráficos

8.3 Personalizar estilos y modelos de gráficos

8.4 Representar gráficos 3d y modificar propiedades

8.5 Añadir porcentajes en gráficos circulares

8.6 Los minigráficos

8.7 Práctica, paso a paso

8.8 Ejercicios

8.9 Cuestionario: representación de gráficas complejas

9 Manipulación de datos con tablas dinámicas

9.1 Utilizar el asistente para tablas dinámicas

9.2 Modificar el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos

9.3 Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica

9.4 Generar gráficos dinámicos

9.5 Práctica, paso a paso

9.6 Ejercicios

9.7 Cuestionario: manipulación de datos con tablas dinámicas

10 Análisis de escenarios

10.1 Trabajar con escenarios

10.2 El análisis y si

10.3 Utilizar el comando buscar objetivo

10.4 Práctica, paso a paso

10.5 Ejercicios
 10.6 Cuestionario: análisis de escenarios

11 Utilización de macros

11.1 Comprender el concepto de macro

11.2 Grabar una macro y utilizarla

11.3 Editar y eliminar una macro

11.4 Personalizar botones con macros asignadas

11.5 Práctica, paso a paso

11.6 Ejercicios

11.7 Cuestionario: utilización de macros

12 Integración office 2013

12.1 Qué es skydrive

12.2 Compatibilidad

12.3 Almacenamiento

12.4 Almacenamiento-archivo

12.5 Skydrive setup, la aplicación en tu pc

12.6 Sincronización

12.7 Compartir y descargar

12.8 Skydrive como host masivo

12.9 Skydrive y office

12.10 Otras aplicaciones de skydrive

13 Prácticas excel 2013

13.1 Aprendiendo a movernos

13.2 Trabajando con rangos

13.3 Introducir datos

13.4 Introducir fórmulas

13.5 Tienda del oeste

13.6 Referencias relativas

13.7 Referencias absolutas

13.8 Tipos de referencia

13.9 Cuatro libros

13.10 Formatear tienda del oeste

13.11 Formatear referencias relativas

13.12 Formatear referencias absolutas

13.13 Copiar formato

13.14 Análisis anual

13.15 Los autoformatos

13.16 Formato condicional

13.17 Desglose de gastos

13.18 Gráfico del oeste

13.19 Gráfico de desglose

13.20 Gráfico análisis anual

13.21 Funciones de origen matemático

13.22 Funciones para tratar textos

13.23 La función si

13.24 Funciones de referencia

13.25 Funciones fecha y hora

13.26 Funciones financieras

13.27 Clasificación

13.28 Próxima jornada

13.29 Lista de aplicaciones

13.30 Ordenar y filtrar

13.31 Subtotales de lista

13.32 Subtotales automáticos

13.33 Color o blanco y negro

13.34 Cuestionario: cuestionario final

U1. Información general
Excel es la aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete Office 2013.

El objetivo de Excel es realizar todo tipo de cálculos rápidamente mediante el uso de

operaciones aritméticas sencillas, pero también la realización de operaciones con fórmulas
complejas que vendrán ayudadas por funciones. Por eso, este libro parte desde el usuario con
escasos o nulos conocimientos hasta el más avanzado, de manera que todos puedan sacar
partido de este programa.

Quizás el trabajo más duro que haya que realizar con Excel sea el de introducir los datos,
aunque existen métodos para facilitar esta tarea. Cuando se maneja con cierta fluidez se podrá
ver que en muchos casos el programa resta trabajo al usuario.

Para el usuario que ya haya utilizado otro programa de Office, la pantalla de Excel le resultará
muy familiar. Los botones de la ficha INICIO son muy similares a los de Word; por ejemplo, y
permitirán, entre otras funcionalidades, utilizar el portapapeles, efectuar cambios al texto
gestionando las fuentes y la alineación, controlar el formato de los números, dar formato con
estilos, añadir o eliminar celdas, y modificar contenidos. Todos los comandos de Excel que
tienen que ver con el formato de texto y los números son similares a los de Word.

A continuación, explicaremos en detalle de qué partes consta un archivo de Excel, así como su
distribución y funcionamiento.

Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de cálculo.
Dicha hoja es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identificarlos o
describirlos. Una hoja de cálculo funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A,
B, C, etc.) y filas (1, 2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en las columnas y las filas son las
celdas, y cada celda puede contener un elemento constituido por datos, una fórmula para el
cálculo, o también puede dejarse en blanco.

Los libros y las hojas de Excel presentan algunos límites. Éstos son los principales:

 Límite 1: No hay límite de libros abiertos a la vez, depende exclusivamente de la

memoria de la máquina.

 Límite 2: No hay límite de hojas abiertas en un solo libro, depende exclusivamente de

la memoria de la máquina

 Límite 3: Una hoja de cálculo tiene 65.536 filas y 256 columnas.

 Límite 4: En una columna caben hasta un máximo de 255 caracteres.

 Límite 5: En una fila caben 409 puntos.

 Límite 6: En una celda caben 32.767 caracteres, aunque sólo se mostrarán 1.024 en
una celda. Sin embargo, se verán todos los caracteres en la barra de fórmulas al hacer
clic en la celda en cuestión.

 Límite 7: El zoom puede ir del 10 % al 400 %.

Los fundamentos de una hoja de cálculo son:

 Fundamento 1: La finalidad principal de Excel es la de realizar cálculos sobre datos

introducidos por el usuario, así como la representación gráfica de estos valores.

 Fundamento 2: Las hojas de un libro se pueden copiar, mover, cambiar de nombre,

etc.

 Fundamento 3: Cada una de estas hojas es una cuadrícula formada por celdas. La celda
activa aparece siempre resaltada. Las columnas (en vertical) siempre las encabezan
letras y las filas (en horizontal) siempre están iniciadas por números.

 Fundamento 4: Una ventana sólo muestra una hoja y de esa hoja, sólo aquellas celdas
que caben en una pantalla.

 Fundamento 5: Una celda es la unidad fundamental de trabajo de Excel. En las celdas

se introducen los datos necesarios para sus operaciones.

 Fundamento 6: Al conjunto de celdas consecutivas se las conoce como Rango y se

representa de la forma A1:Zn para indicar que se está trabajando con las celdas A1, A2,
A3..., An, B1, B2, B3..., Bn; Z1, Z2, Z3..., Zn

 Fundamento 7: Para referirse a una celda concreta, se realiza un punto de unión entre
el encabezado de columna y el de fila, por ejemplo, la celda B2.

 Fundamento 8: Al hacer un clic en una celda, por ejemplo la B2, el encabezado B de

columna y el encabezado 2 de la fila se realzan. La celda en cuestión se conoce como
Celda activa y presenta un borde alrededor de ella.

VER VIDEO: Interfaz de usuario

 2. Tratar y editar hojas de cálculo
Para editar una hoja de cálculo en Excel se tiene la opción de crear una nueva hoja o abrir
alguna de las ya existentes. En el caso de creación de una nueva es posible hacerlo desde una
en blanco o desde alguna basada en las plantillas predeterminadas.

1. Para crear una nueva hoja de cálculo a partir de una plantilla hay que ir al
menú ARCHIVO y seleccionar la opción Nuevo.

2. Por ejemplo, elegir la plantilla Presupuesto de tendencias

de gastos.
3. Se pulsa en el botón Crear y se generará una nueva hoja de
cálculo con el aspecto de la plantilla deseada.
A partir de este momento ya se puede editar la hoja de cálculo como si
fuera una hoja ya existente.

VER VIDEO: Hojas

3 Trabajar con las hojas de cálculo

Desplazamiento por las hojas de cálculo
Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de desplazamiento
vertical u horizontal, pero esto a veces es complicado con Excel, ya que hay
muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa. Para evitar el problema hay
que utilizar el Cuadro de nombres que se encuentra en la parte superior de las
celdas. Se puede apreciar en la siguiente imagen (A1).
En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Z1000 y al
pulsar Intro se marca la nueva celda como activa y directamente se traslada a
dicho lugar. Pulsando Ctrl + Inicio se vuelve a la celda A1.

También se puede asignar un nombre a una celda cualquiera. Para ello, hay que
pulsar sobre ella con el botón derecho del ratón y elegir la opción Definir nombre.
Entonces se muestra una ventana en la que definir el nombre deseado, tal y como
se aprecia en esta imagen:

Se puede realizar la misma tarea para un rango de celdas. Basta con marcar el
rango deseado y realizar la misma operación que para una celda. Se mostrará la
misma ventana, indicando el rango correspondiente.

Para desplazarse por una hoja de cálculo se pueden utilizar las teclas que definen
las acciones representadas en la siguiente tabla:
Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro
Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la
derecha aparece un icono con el signo más (+). Esto quiere decir que se
pueden añadir o eliminar hojas, e incluso se puede personalizar el trabajo
de Excel con tantas hojas en un libro como se quiera.

 Para añadir una hoja concreta a un libro, simplemente se hace

un clic en el icono de hoja nueva y se añadirá automáticamente,
tal y como se aprecia en la siguiente imagen:
  Para eliminar una hoja se hace clic con el botón derecho sobre
la hoja que se ha añadido y se elige Eliminar.

 También se puede copiar el contenido completo de una hoja

haciendo un clic sobre la hoja a copiar, presionando la
tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastrar el icono de la hoja hasta la
nueva posición, soltando entonces el puntero. Aparece con el
mismo nombre, pero al final tendrá el número 2 entre
paréntesis, pudiendo después renombrarla.

 Por otra parte, se puede cambiar el orden de posición de una

hoja, realizando la misma práctica que en el punto anterior,
pero sin presionar Ctrl.

NOTA: Otra de las opciones que ofrece Excel 2013 es la de modificar

los nombres de las hojas y, además, aplicar a cada una de las
etiquetas un color.

 Para modificar el nombre se pulsa el botón derecho sobre la

celda y se elige la opción Cambiar nombre para realizar el
cambio de color se pulsa también con el botón derecho y se
elige la opción Color de etiqueta que, a su vez, despliega la
gama de colores que se pueden seleccionar para la hoja.

 El número de hojas con las que se abre un libro puede

configurarse. Para ello se abre el menú ARCHIVO se entra
en Opciones y en la ficha General se modifica el
apartado Incluir este número de hojas. Al pulsar
en Aceptar se guarda para futuras ocasiones.

Selección de celdas
La forma habitual de trabajar con una hoja de cálculo es siguiendo estos pasos:

 Seleccionar las celdas con las que se quiere trabajar.

 Aplicar fórmulas y funciones.
 Formatear los datos, ya sea a través de un icono o de un menú.
 Configurar las opciones de la ordenación.
El primero de los puntos anteriores es imprescindible para que los siguientes
pasos funcionen correctamente.

Cuando se quiere escribir un valor en una celda, introducir una fórmula, aplicar
color de fondo, etc., es necesario seleccionarla previamente. La forma de
seleccionar una celda es muy sencilla:

1. Se coloca el cursor del ratón sobre la celda y se hace un clic

dentro de ésta. Se quedará enmarcada de color oscuro.
2. En el Cuadro de nombres aparecerá escrita, de forma
automática, la coordenada de la celda clicada.

NOTA: A menudo, es necesario aplicar la misma orden a más de una celda. En

este caso, la solución óptima es hacer una selección conjunta de todas las celdas
para que atando se decida la orden a ejecutar, ésta se aplique a todas las celdas
seleccionadas.

Para seleccionar diversas celdas hay dos maneras, en función de que

las celdas se hallen contiguas o separadas:

3. Cuando las celdas a seleccionar están situadas

correlativamente, la manera de seleccionarlas es haciendo un
clic en cualquiera de los extremos de las celdas de selección
(normalmente la esquina superior izquierda) y manteniendo
pulsado el botón izquierdo del ratón, se arrastra primero hacia
la derecha y abajo hasta la celda final, donde se soltará el
botón del ratón. El conjunto de celdas queda sombreado.
 4. Cuando las celdas sobre las que se ha de aplicar una orden no
se hallan contiguas, la forma de seleccionarlas. Se selecciona
una celda inicial y presionando la tecla Ctrl del se van
seleccionando otra celda o conjuntos de celdas no contiguas.
Los pasos se pueden repetir hasta seleccionar un grupo de
rangos o celdas sueltas.

NOTA: También se pueden seleccionar filas o columnas completas.

5. Para seleccionar una columna hay que situarse en el

encabezado de ésta y, cuando el puntero cambie de forma,
 hacer un clic. Se seleccionará toda la columna. Y si se quieren
seleccionar columnas contiguas, se arrastra el puntero por el
encabezado, por ejemplo, hasta la columna deseada.

6. Si se quieren seleccionar a la vez varias filas, primero se

presiona Ctrl y. sir soltar la tecla, se hace un clic encima de la
fila inicial y se arrastra el puntero hasta la fila final. Al soltar el
puntero quedará marcada la selección. Si se deseamos
seleccionar varias filas y columnas a la vez, se realiza la misma
operación que para filas y columnas completas, pero
presionando a la vez la tecla Ctrl.

4 Introducción de datos
Para introducir un valor en una celda basta con pulsar con el ratón sobre la celda
donde se quiere introducir el valor, escribirlo y, a continuación, pulsar la tecla Intro
para confirmar el valor escrito.

En una celda se puede incluir texto, números, texto y números combinados o

fórmulas. Si se introducen valores constantes, éstos pueden ser números, fechas,
horas o textos.
Si en lugar de introducir directamente un dato, se introduce primero un signo “=”,
Excel interpretará que se va a introducir una fórmula.

Introducción de números
Para introducir números se pueden incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y
los signos especiales “+”,”-“,”(,)”, “/”, “%”.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número
negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre
paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo.

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como

constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma
decimal.

Si al finalizar un número se escribe el símbolo del euro (€), Excel asigna el formato
de Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas
desaparecerá dicho símbolo.

Si se introduce el símbolo “%” al final de un número, Excel lo considera como

formato de porcentaje.

Si se introducen fracciones tales como 1/2, 3/4, se debe escribir primero un cero
para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda se pasa automáticamente a notación científica.

Por defecto, los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Introducción de fechas
Las fechas se pueden introducir, añadiéndolas como se quiere que aparezca o de
forma que Excel interprete que se trata de una fecha.

Para una fecha comprendida entre 1930 y 2029, sólo será necesario añadir los dos
últimos dígitos del año, pero si no están incluidas en este intervalo, se debe añadir
el año completo.

Por defecto, siempre se alinean a la derecha.

Introducción de texto
El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.

Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar las celdas contiguas que estén en
blanco a su derecha para visualizarlo, aunque el texto se almacena únicamente en
la primera celda y se visualizará al completo en la barra de fórmulas.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Introducción de fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones u operadores.

Se pueden realizar operaciones básicas, como sumas, restas, multiplicaciones y

divisiones, o fórmulas complejas como funciones. La fórmula siempre debe
comenzar por el signo igual (=)
Existen diferentes tipos de operadores:

 Aritméticos: se utilizan para producir resultados numéricos. Estos

opera- 5 dores son “+” (suma), “-“(resta), “*” (multiplica), “/” (divide), “%”
(situado tras un valor, aplica el formato porcentaje) y “^” (exponente).
 Texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. El
operador para concatenar es “&”.
 Relaciónales: para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Los
operadores son “<” (menor), “>” (mayor), “=” (igual), “<=” (menor o
igual), “>=” (mayor o igual) y “<>” (distinto).
 Referencia: indica que el valor producido en la celda referenciada
debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser de dos tipos,
Operador de rango, indicado por dos puntos (:) y que se emplea para
indicar un rango de celdas, y Operador de unión, indicado por un
punto y coma (;) y que une los valores de dos o más celdas.
VER VIDEO: Introducir datos

5 Referencias a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos
que se desean utilizar en una fórmula.

En las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una

hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en
varias fórmulas.

También se puede hacer referencia a las celdas de otras hojas del mismo
libro y a otros libros, denominándose en este caso referencias externas o
remotas.

Para hacer referencia a una celda se introduce la letra de columna seguida

del número de fila. Por ejemplo, A200 hace referencia a la celda en la
intersección de la columna A y la fila 200.

Para hacer referencia a un rango de celdas, se introduce la referencia de la

celda de la esquina superior izquierda, luego se añaden dos puntos (:) y
después se introduce la referencia a la celda de la esquina inferior derecha
del rango. Por ejemplo, A200:C500 hace referencia a todas las celdas que se
incluyen en el rango, abarcando las celdas de la A200 a la A500, de la B200 a
la B500 y de la C200 a la C500.

Referencias relativas, absolutas y mixtas

Existen tres tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y mixtas. La
diferen¬cia fundamental entre un tipo de referencias y otras estriba en
cómo se copian las fórmulas que hacen referencia a otras celdas.

Pueden utilizarse los encabezados o rótulos de las columnas y de las filas

para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas, o pueden
crearse nombres descriptivos que las referencien.
 Referencias relativas: son las referencias establecidas por
defecto en Excel, es decir, que si se arrastra el cuadro de
llenado o se copian las celdas en otra posición, las fórmulas se
adaptan totalmente a la fila o columna arrastrada. Son
referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula.
 Referencias absolutas: son aquéllas que siempre hacen
referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Se
puede crear una referencia absoluta a una celda colocando un
signo de dólar ($) delante de las secciones de la referencia que
no cambian. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a
la celda B2, se agregan signos de dólar a la fórmula, quedando
entonces como =$B$2.
 Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia
absoluta a la fila y relativa a la columna, o viceversa. La parte de
la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $
mientras que la relativa no. Por ejemplo, si se tiene una
referencia del tipo $A2 se trata de una referencia mixta. La
celda A2 queda fija sobre la columna B y durante la copia se
podrá desplazar por las filas 3, 4, 5...

VER VIDEO: Referencia a celdas

6 Imprimir hojas de cálculo

Se pueden imprimir las hojas de cálculo y los libros de Excel uno por uno, o
varios al mismo tiempo. Así mismo se puede imprimir una hoja de cálculo
parcial, como, por ejemplo, una tabla de Excel.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, se recomienda obtener una vista

previa para asegurarse de que ésta tenga la apariencia deseada. Para
obtener una vista previa de una hoja de cálculo en Excel, emplea la Vista
Backstage de Microsoft Office. En ella se pueden cambiar la configuración
de la página y el diseño antes de imprimir.

Vista previa
 1. Para ver una vista previa de la hoja de cálculo hay que hacer
un clic en la hoja o seleccionar las hojas de cálculo de las que
se desea obtener dicha vista. Se va a la pestaña ARCHIVO y
dentro se pulsa en Imprimir o se presiona Ctrl + P. Se obtiene
un resultado como el de la siguiente imagen:

2. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y

anteriores, en la parte inferior de la ventana de vista previa, se
puede pulsar en la página siguiente o en la anterior.

Configurar las opciones de impresión

Para configurar las opciones de impresión hay que seguir uno o varios de estos
procedimientos:

 Para cambiar la impresora hay que hacer un clic en el cuadro

desplegable de Impresora y seleccionar la impresora que se desee.
 Para realizar cambios en la configuración de la página como la
orientación, el tamaño del papel y los márgenes, hay que seleccionar
las opciones que se deseen en Configuración.
 Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola
hoja impresa, dentro de Configuración, hay que hacer un clic en la
opción que se desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.
En este caso, en el escalado, se elige la opción Ajustar hoja en una
página.
 Para crear encabezados y pies de página se va al enlace Configurar
página en la parte inferior y, en la ventana que aparece, se debe
abrir la pestaña Encabezado y pie de página, tal y como se aprecia
en esta imagen:
  Para imprimir todo o sólo una parte, dentro de Configuración se
selecciona una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas
activas o todo el libro.
 Para imprimir una parte de una hoja de cálculo hay que seleccionar el
rango de datos que se desea imprimir. En la pestaña ARCHIVO, se
elige la opción Imprimir y en Configuración se debe pulsar
en Imprimir selección.

Establecer un área de impresión

Si se imprime con frecuencia una sección específica de una hoja de cálculo, se
puede imprimir un área de impresión específica para ella. De esa manera, cuando
se imprima la hoja de cálculo, sólo se imprimirá dicha sección.

1. Para ello, primero hay que seleccionar las celdas que se desea
imprimir. Es posible establecer varias áreas de impresión
manteniendo presionada la tecla Ctrl y marcando diferentes
áreas y cada una se imprimirá en su propia página.
2. Desde la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el
apartado Configurar página, se debe abrir el botón Área de
impresión y pulsar sobre la opción Establecer área de
impresión.
3. Cuando se guarde el libro, también se guardarán las áreas de
impresión.
4. Si se desea volver a imprimir la hoja de cálculo completa hay
que eliminar las áreas de impresión establecidas. Para ello,
desde la solapa DISEÑO DE PÁGINA, se debe abrir el
botón Área de impresión y pulsar sobre la opción Borrar
área de impresión.

VIDEO: Impresión en Excel

7 Práctica, paso a paso
Para realizar la práctica se va a crear una nueva hoja de cálculo en Excel
que use diversas herramientas de análisis rápido. Se establecerá el área de
impresión y se imprimirá.
 Desde la ficha ARCHIVO se elige NUEVO. Se selecciona LIBRO
EN BLANCO.
 Se introducen los datos que aparecen en la hoja siguiente.

 Se seleccionan los datos haciendo clic en la primera celda y, a

continuación, arrastrándola a la última celda de los datos, en
nuestro caso, selecciona el rango D3:E6.
 Se hace un clic en el botón Análisis rápido de la esquina
inferior derecha de la selección.
 Se pueden utilizar diversas opciones de análisis. Hacemos las
pruebas necesarias hasta dejar la hoja según nuestros
intereses.
 Si ya no se desea trabajar con los datos de una tabla (será una
tabla de datos si aparece una flecha en el encabezado de tabla
de una columna.), se convierte la tabla en un rango de datos
normal manteniendo cualquier formato de estilo de tabla que
se haya aplicado. Cuando ya no se necesiten la tabla ni los
datos contenidos en ella, se puede eliminar.
 Se selecciona la tabla de datos y, desde la ficha DISEÑO DE
HERRAMIENTAS DE TABLA, grupo Herramientas, se hace un clic
en el botón Convertir en rango y se presiona SI en el cuadro de
 diálogo que aparece para regresar al estado normal de los
datos.
NOTA: Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de
datos, que forman parte de un conjunto de comandos de análisis de
hipótesis.

 Se seleccionan las celdas que se desea imprimir. Por ejemplo,

rango B2:B8.
NOTA: Para establecer varias áreas de impresión, se mantiene
presionada la tecla Ctrl y se hace un clic en las áreas que se desea
imprimir. Cada área de impresión imprime en su propia página.

 Se hace un clic en Diseño de página, Área de impresión,

Establecer área de impresión.
 Para ver todas las áreas de impresión, se hace un clic en Ver,
Vista previa de salto de página.
 Se imprime el área de impresión, alineado al centro.

8 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear una hoja de cálculo en la que se creen las cabeceras
para realizar una tabla de multiplicar (números de 1 a 10). Después se
deben rellenar los contenidos de forma automática, usando para ello las
referencias a otras celdas a la hora de arrastrar los elementos. Únicamente
se establecerá la fórmula inicial de la primera celda y el resto debe
rellenarse arrastrando.

1.9 Cuestionario: Introducción a Excel 2013

Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema evaluará el
cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir el cuestionario
tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y podrán consultarse
desde el apartado "Estadísticas".

1.- Al introducir datos, ¿cómo especificamos que es una

fórmula?

Anteponiendo “+”.

Escribimos la fórmula y Excel la transforma.

Anteponiendo “=”. OK
 2.- Para ir al final de los datos insertados, debemos:

FIN.

CTRL + fin. OK

CTRL + flechas de dirección.

3.- Una hoja de cálculo es:

Una matriz fila columna que ejecuta cálculos.

Una matriz fila columna que almacena datos.

Todas las respuestas son correctas. OK

4.- Para desplazarlos, celda a celda, por Excel, usamos:

AvPág.

CTRL + flechas de dirección.

Flecha de dirección. OK

5.- La referencias absolutas son aquellas que:

son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y

relativa a la columna, o viceversa.

siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una

posición específica. OK

son las referencias establecidas por defecto en Excel, es

decir, que si se arrastra el cuadro de llenado o se copian las
celdas en otra posición.

UD 3. Configuración de la ventana de la aplicación

1 Trabajar con barras de herramientas

La ventana inicial de la aplicación Excel del paquete Microsoft Office tiene el

siguiente aspecto:

En la parte superior izquierda aparece una pequeña barra de herramientas

de acceso rápido. Esta barra se puede mover y colocar debajo de la cinta de
opciones.
1. Para ello, hay que pulsar en la flecha desplegable del final
de la barra de herramientas y seleccionar la
opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.
2. De la misma forma, si se quiere volver a colocar en la
parte superior, se despliega de nuevo el
menú Opciones y se elige la opción Mostrar encima de
la cinta de opciones.
Además de esta barra, en función de la pestaña que se esté visualizando,
aparecerán las barras de herramientas correspondientes a dichas pestañas.
El usuario tiene la opción de personalizar todas las barras de herramientas.

Mostrar y eliminar barras de herramientas

Mientras se ejecute Excel, la barra de herramientas de acceso rápido no se puede
dejar de visualizar; sin embargo, es posible eliminar todo su contenido y ésta des-
aparecerá. De la misma manera, se puede añadir contenido y la barra aparecerá
nuevamente.

La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una única línea

y no es posible modificar el tamaño de los botones mostrados.

El resto de barras de herramientas pueden mostrarse o no cuando el usuario lo

desee. Para ello, hay que usar los botones que aparecen en la parte superior dere-
cha con forma de flecha hacia arriba o flecha hacia abajo. Dichos botones junto a
sus acciones son:

 Minimiza la cinta de opciones. En la cinta de opciones solamente se

muestran los nombres de las pestañas.
 Expande la cinta. Se muestra la cinta de opciones expandida, incluso
cuando se pulsa sobre un comando.

Modificar barras de herramientas

Con Excel se pueden modificar las dos barras de herramientas, tanto la de acceso
rápido como la estándar. Desplegando la flecha se visualiza un menú contextual
con estas opciones:

Los botones que se pueden colocar en la barra de herramientas de accesos

directos son los siguientes:
 Botones

 Nuevo
 Abrir
 Guardar (por defecto)
 Correo electrónico
 Impresión rápida
 Vista previa de impresión e imprimir
 Ortografía
 Deshacer
 Rehacer
 Orden ascendente
 Orden descendente
 Modo táctil
 Más comandos...
 Mostrar debajo de la cinta de opciones

El resto de barras de herramientas se muestran siempre por defecto, cada una en

la pestaña que le corresponde. Sus contenidos se pueden alterar mediante la
modificación de los botones de opciones personalizados, tal y como se explica en
el siguiente apartado.

Las barras de herramientas existentes para cada pestaña son las siguientes:

-Inicio

-Insertar

-Diseño de página

-Fórmulas

-Datos

-Revisar

-Vista

-Desarrollador: esta barra será visible si antes se activa desde ARCHIVO,

Opciones, Personalizar cinta de opciones y se activa la casilla de
verificación Desarrollador.

2 Crear botones de opciones personalizadas

En Excel, además de los botones de opciones que se pueden colocar en la
barra de herramientas de acceso directo, es posible incluir nuevas opciones
existentes en las demás barras de herramientas. Para ello hay que pulsar
con el botón derecho del ratón sobre la opción deseada y pulsar
en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
1. Por ejemplo, si se quiere añadir la opción Formato condicional, se
pulsa con el botón derecho del ratón sobre dicha opción y aparecerá el
siguiente menú contextual:

2. Tras elegir la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso

rápido, aparecerá el nuevo elemento en la barra de herramientas de
acceso rápido:

3. Para personalizar el resto de barras de herramientas hay que pulsar

con el botón derecho en ellas y en el menú contextual que aparece,
elegir la opción Personalizar la cinta de opciones... Al hacerlo se mostrará
la siguiente ventana:

4. Desde esta ventana se pueden elegir todas y cada una de las opciones
de las barras de herramientas para que queden completamente
personalizadas a gusto del usuario.

3 Vistas personalizadas
Las hojas de cálculo se pueden visualizar de diferentes maneras. Para ello, se
accede al menú VISTA.

Las diferentes opciones de visualización existentes son:

-Normal: es el modo de visualización normal

-Ver salt. Pág: Muestra una vista preliminar con los lugares en los que se
van a producir los saltos de página a la hora de imprimir.
-Diseño de pág: se visualiza la página tal y como se va a imprimir
-Vistas personalizadas: se visualiza el documento con el tamaño a elección
del usuario
-Regla: muestra las reglas para poder medir y organizar los objetos del
documento
-Líneas de cuadrícula: muestra líneas entre las filas y columnas del do-
cumento para que sea más fácilmente legible.
-Barra de fórmulas: se visualiza la barra de fórmulas en la que se pueden
editar fórmulas y texto para las celdas.
-Títulos: muestra los encabezados de filas y columnas (números para las
filas y letras paira las columnas).
-Zoom: muestra el cuadro de diálogo Zoom para que se pueda especificar el
nivel de zoom de la visualización.

-100%: Aplica un zoom del 100 % para que el documento se visualice a

tamaño normal.
-Ampliar selección: realiza un zoom del documento con el tamaño
necesario para que el área seleccionada ocupe toda la ventana

-Nueva ventana: abre una nueva ventana con una nueva vista del
documento actual.

-Organizar todo: coloca en mosaico todas las hojas de cálculo que estén
abiertas en ese momento.

-Inmovilizar: mantiene una parte de la hoja visible mientras se puede desplazar

el resto de la hoja

-Dividir: Se divide la ventana con varios paneles que pueden contener

diferentes vistas de la hoja de cálculo.
-Ocultar: oculta la ventana actual

-Mostrar: muestra las ventanas que se hubieran ocultado

-Ver en pararelo: en lugar de ir y volver de un libro a otro, se pueden
visualizar en paralelo, de modo que se puedan comparar más fácilmente.

-Desplazamiento sincrónico: Permite desplazar juntos dos documentos en

paralelo. Resulta de gran utilidad para comparar documentos línea a línea o
para explorar las diferencias.

-Restablecer posición de la ventana: permite colocar los documentos que

se quieren comparar en paralelo, de modo que compartan la ventana de
forma equitativa.

-Guardar área de trabajo: guarda el diseño actual de todas las ventanas

como área de trabajo para que se pueda restaurar más tarde

-Cambiar ventanas: permite cambiar a algunas de las otras ventanas

abiertas

-Macros: muestra la lista de macros con las que se puede trabajar

4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

Excel ofrece la posibilidad de inmovilizar una parte de la hoja y de dividir los

datos por filas y columnas, de manera que después sea más sencillo
moverse por la información.

Por ejemplo, se tiene una hoja de cálculo en la que se van apuntando los
gastos de los diferentes meses, separados por conceptos y subconceptos.
Se irán guardando los gastos previstos y los reales para cada mes. Ello
supone que la hoja de cálculo será muy ancha y, por tanto, no se podrá
visualizar de forma completa.
La hoja de cálculo puede ser como la del siguiente ejemplo:

Como se puede apreciar en la imagen, solamente se ven los primeros

meses. Si se desplaza la hoja de cálculo a la derecha, entonces se pierden
los conceptos y subconceptos en la pantalla de visualización, con lo que
resulta complicado saber a qué se refiere el valor de cada fila. Para que ello
no suceda, es conveniente dividir la hoja a partir de donde empiezan los
valores con los gastos.

1. Para realizar la división hay que ir a la ficha VISTA,

posicionarse marcando la columna en la que se quiere
realizar la división (en este caso, la de los datos del mes
de enero) y pulsar en la opción Dividir.
2. Tras realizar la división, en la parte izquierda, se tiene una
vista de la hoja de cálculo en la que se pueden dejar las
dos primeras columnas para que siempre estén fijas. En
la parte derecha de la división es factible moverse por los
diferentes meses, de manera que siempre esté claro a
qué fila corresponde cada gasto.
3. El aspecto de la ventana después de la división debe ser
como el de la siguiente figura
VER VIDEO: Vista.bloqueo

5 Utilizar comentarios para documentar la hoja

Es posible poner comentarios en cada una de las celdas de las hojas de cálculo. Para
ello, hay que pulsar con el botón derecho sobre la celda que se desea comentar y, en el
menú contextual que aparece, seleccionar la opción Insertar comentario.
1. Por ejemplo, abrir una nueva hoja de cálculo basada en una plantilla y
elegir un calendario anual. En la siguiente imagen se refleja el resultado
de usar la plantilla Calendario de planificación (calendario académico1
de la lista).
2. Seleccionar una fecha, por ejemplo el 6 de enero, e insertar un
comentario que indique que es el día de Reyes. El resultado de la
inserción debe ser como el de la siguiente imagen:
 3. En las celdas en las que se han insertado comentarios, aparece en el
borde superior derecho una pequeña flechita de color rojo. Cuando se
pasa el ratón por encima, se visualiza el comentario.
4. Si se pulsa en una celda con comentario, usando el botón derecho del
ratón, aparecerán varias nuevas opciones en el menú contextual
desplegado:
 Modificar comentario. Permite editar el comentario existente.
 Eliminar comentario. Elimina el comentario creado.
 Mostrar u ocultar comentarios. Se visualizan los comentarios
al seleccionar la opción la primera vez, y se ocultan al volver a
seleccionar en la opción que se habrá modificado a Ocultar
comentario.

VER VIDEO: Comentarios

6 Práctica, paso a paso

Se va a personalizar la apariencia de la barra de herramientas de Excel para que,
primero, no se muestre la pestaña FÓRMULAS y después vuelva a mostrarse. Además,
dentro de dicha pestaña se practicará para que no se muestre el apartado para XML.
 Lo primero que se debe hacer es pulsar sobre la barra de herramientas con el
botón derecho y seleccionar la opción Personalizar la cinta de opciones.
 Se abre la ventana donde se va a realizar la personalización y lo primero que se
va a hacer es desmarcar la pestaña Fórmulas.
 Tras desplegar la zona de Desarrollador, se podrá visualizar el apartado de XML
que se desea eliminar. Al pulsar sobre dicha opción, se activará el botón
«Quitar visualizado en la parte central. Pulsando sobre dicho botón, el apartado
XML desaparecerá de la lista.
 Después del proceso, la ventana con la personalización deberá quedar como la
de la siguiente figura:
  Se finaliza la personalización mediante la pulsación del botón Aceptar. El resul-
tado final de la barra de herramientas personalizada deberá ser así:

 Para finalizar, hay que volver a abrir la ventana de personalización y nuevamen-

te volver a marcar la opción Desarrollador; luego, se hace un clic en el
botón Restablecer para que de nuevo quede todo como estaba. Se pulsa en el
botón Aceptar y se tendrán las mismas herramientas que al comienzo.

7 Ejercicios
ACTIVIDAD:

1. Modificar la barra de herramientas de acceso rápido eliminando la

opción Formato condicional. Añadir además las opciones Correo electrónico e
Impresión rápida. Por último, añadir las opciones Ordenar y Filtro.

2. Crear una nueva hoja de cálculo en Excel que contenga una lista de nombres
de personas. Después, se deberán apuntar como comentarios los DNI de
dichas personas.

2.8 Cuestionario: Configuración de la ventana de la aplicación

Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema

evaluará el cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede
repetir el cuestionario tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán
guardados y podrán consultarse desde el apartado "Estadísticas".

1.- La tecla para acceder a la ayuda de Excel es:

F1. OK

F4.

ALT + F1.

2.- El inicio de sesión de Office sirve para:

Acceder a Skydrive.
 Conectarse con las redes sociales.

Acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar.

OK

3.- Si tenemos una barra de herramientas personalizada,

¿es posible llevarme esa configuración a otro
ordenador?

Sí, mediante exportación de personalizaciones.

Sí, mediante el almacenamiento del archivo Word en

uso. MAL

No.

4.- Como se puede insertar un comentario en una celda:

Antes hay que activar una herramienta de Excel.

Botón derecho ratón, pulsando Mayúsculas.

Botón derecho ratón y elegir insertar comentario. OK

5.- Para deshacer una acción desde teclado puedo

hacerlo con:

CTRL + Z. OK

CTRL + ESC.

CTRL + S.

U3. Mecanismos de importación y exportación de ficheros

1. Importar datos de programas externos
La importación de datos externos desde Excel se realiza desde la pestaña
DATOS, dentro de ella existen varias opciones en el grupo Obtener datos
externos. Estas opciones son las siguientes:

 Desde Access (tipos de archivo *.mdb, *.mde, *.accdb, *. accde).

 Desde web (tipos de archivo de página web).
 Desde texto (tipos de archivo *.prn, *.txt, *.csv).
 De otras fuentes:

o Desde SQL Server.

o Desde Analysis Services.
o Desde importación de datos XML.
o Desde el Asistente para la conexión de datos.
o Desde Microsoft Query.

1. Por ejemplo, para realizar una importación de un archivo de texto, hay

que seguir varios pasos. El archivo de texto debe tener los datos
columnados, tal y como se aprecia en la imagen siguiente.

1. Para realizar la importación, se abre la pestaña DATOS y

en el grupo Obtener datos externos, se hace un clic en
el botón Desde texto para abrir la ventana de
diálogo Importar archivo de texto. En dicha ventana se
debe localizar el archivo que se desea importar.
2. Una vez localizado el archivo, se debe pulsar en el
botón Importar. De ese modo, se abrirá el primer paso
del asistente para la importación de archivos de texto. Se
debe elegir entre importar utilizando un archivo con
delimitadores (caracteres que separan los contenidos de
los campos) o escogiendo columnas de ancho fijo, es el
caso del archivo seleccionado, delimitadores por
tabulación.
 3. Tras pulsar en el botón Siguiente se accede a un nuevo
paso en el que se permite establecer el ancho de cada
columna.
4. Pulsando de nuevo en el botón Siguiente se puede elegir
el tipo de datos que se va a generar para cada columna
tras el proceso de importación.
5. Al pulsar en Finalizar se puede elegir entre importar los
datos en la hoja de cálculo actual o en una nueva hoja de
cálculo.
6. Pulsando en el botón Aceptar se finaliza el proceso de
importación y los datos deben aparecer en la hoja de
cálculo elegida. El resultado debe ser como el de la
siguiente imagen:

VER VIDEO: Importar archivos de texto

2 Exportar datos a formato de texto

1. Para exportar datos desde Excel se debe ir al menú ARCHIVO y

elegir la opción Guardar como.
2. Al pulsar sobre una de las carpetas o sobre el botón Examinar,
se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como y en el tipo de
archivo se podrá desplegar la lista de opciones.

NOTA: La lista es muy amplia, puesto que Excel permite la

exportación a muchos tipos de formatos. Para el caso de exportar a
formato de texto se va a elegir el tipo Texto (MS-DOS) (*.txt).

3. Además de elegir el tipo de formato, se debe poner el nombre

para el archivo y, finalmente, pulsar en el botón Guardar.

VER VIDEO: Exportación

3 Exportar datos a otros formatos

El proceso de exportación desde Excel a otros formatos es el mismo que el
de exportación a archivos de texto, pero se debe seleccionar en cada caso
el tipo de archivo al que se quiere exportar.

Los formatos a los que permite exportar Excel son los siguientes:
 Libro de Excel (*.xlsx).
  Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
 Libro binario de Excel (*.xlsb).
 Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
 Datos XML (*.xml)
 Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml).
 Página web (*.htm;*.html).
 Plantilla de Excel (*.xltx).
 Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
 Plantilla de Excel 97-2003 (*.xlt).
 Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
 Texto Unicode (*.txt)
 Hoja de cálculo XML 2003 (*.xml).
 Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls).
 CSV (delimitado por comas) (*.csv).
 Texto con formato (delimitado por espacios) (*.pm).
 Texto (Macintosh) (*.txt).
 Texto (MS-DOS) (*txt).
 CSV (Macintosh) (*.csv).
 CSV (MS-DOS) (*.csv).
 CZF (formato de intercambio de datos) (*.dif).
 SYLK (vinculo simbólico) (*.slk).
 Complemento de Excel (*.xlam).
 Complemento de Excel 97-2003 (*.xla).
 PDF (*.pdf).
 Documento XPS (*.xps).
 Hoja de cálculo de Open XML(*.xlsx).
 Hoja de cálculo de OpenDocument (*.ods).

4 Importar y exportar gráficas

Excel no tiene un procedimiento exclusivo para importar o exportar
gráficas. Sin embargo, mediante la utilización de las opciones Copiar y
Pegar es posible importar y exportar gráficas entre diferentes hojas de
cálculo, e incluso con otras aplicaciones.

1. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga una

gráfica, se pulsa con el botón derecho del ratón y se elige
la opción Copiar.
2. A la hora de pegar el elemento copiado, existen varias
posibilidades. La primera opción es simplemente elegir
sobre una celda la opción Pegar. El pegado no es idéntico
 al copiado. Ello es debido a que los datos de las celdas a
los que hace referencia el gráfico no se encuentra en la
nueva hoja de cálculo.
3. La otra opción es utilizar otro tipo de pegado. Existe
el Pegado especial que lo que hace es abrir el cuadro de
diálogo del mismo nombre. En dicho cuadro se permite
pegar la gráfica como una imagen de diferentes tipos.

NOTA: Además, se puede distinguir entre el pegado normal y el pegado de

un vínculo. Cuando se selecciona esta última opción, no se incrusta la
imagen en la nueva hoja de cálculo, sino que se crea un acceso directo
entre la imagen original y la pegada. Eso significa que si hay una
modificación en la imagen de origen, se verá también reflejada en la imagen
pegada.

4. Para hacer la prueba se debe elegir mapa de bits como

tipo de imagen y realizar un pegado normal.
5. El resultado del proceso debe ser como el que se puede
ver en esta imagen:

5 Práctica, paso a paso

Crear una hoja de cálculo en Excel en la que se guarden una serie de gastos
por diferentes conceptos. Debe contener las siguientes columnas:

 Fecha
 Concepto
 Gasto
 Acumulado

Debajo de cada columna se introducirán los datos correspondientes a cada

una de ellas. El resultado se debe exportar a un archivo de texto de
tipo CSV.

1. Lo primero que hay que hacer es abrir una nueva hoja de

cálculo y crear la cabecera de las columnas. Después, se
rellenan unas cuantas filas debajo de cada cabecera de
columna. El resultado debe asemejarse al que aparece en
la siguiente imagen:

2. A continuación, se procede a la exportación. Para ello, se

abre el menú Archivo y se selecciona la opción Guardar
como, se pulsa en el botón Examinar y se abre el cuadro
de diálogo del mismo nombre que la opción. En Tipo de
archivo se elige CSV (MS-DOS) (*.csv) y se selecciona la
carpeta en la que dejar el resultado.
3. El proceso de exportación ha finalizado y basta con abrir
el archivo generado con un editor de texto cualquiera
para visualizar su contenido.
6 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear una nueva hoja de cálculo en Excel e importar a ella el
contenido del archivo de texto CSV generado en el punto anterior.

3.7 Cuestionario: Mecanismos de importación y exportación de ficheros

Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema evaluará
el cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir el
cuestionario tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y podrán
consultarse desde el apartado "Estadísticas".

1.- ¿Cómo puedo pegar una gráfica de otro

programa, exactamente en excel?

Pegando no se puede, si
exportando una imagen del programa
e insertándola.

Con “pegado especial”.

Pegando simplemente MAL

2.- ¿Puede Excel importar datos de una base de datos de

Access?

No.

Depende de la versión de la base de datos y de cómo se

almacene.
 Si. OK

3.- Con Excel, se puede exportar a:

Todas las respuestas son correctas.

XML y XPS. MAL

PDF y CZF.

4.- Siguiendo con lo anterior, ¿podríamos usar una “#”

para delimitar los contenidos en celdas?

No, sólo comas o tabulaciones.

Sí, al importar, especificamos “Otro” en separador y

escribimos “#”.

No. MAL

5.- Para poder importar datos a Excel desde un archivo

de texto, los datos deben estar:

Enfilados.

Columnados. OK

Ordenados.

U4. Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

1 Usar los rangos

1. Usar rangos en funciones
Los rangos son grupos de celdas de varias filas y/o columnas. Por ejemplo, si se
marcan las columnas de la C a la G y las filas de la 2 a la 13, el rango resultante es
el que se muestra en la figura siguiente:
La nomenclatura para definir este rango es: C2:G13. Los rangos se pueden utilizar
dentro de las funciones. Por ejemplo, se rellena esa misma área de valores
numéricos. A continuación, se realiza la suma de todas estas celdas en una nueva
celda con el resultado.

La función SUMA es la que se encarga de realizar la suma de un rango de celdas.

En este caso, la función que habría que poner sería: =SUMA(C2:G13)

El resultado de la suma con los valores para el rango anterior debe ser como el de
la siguiente imagen:

2 Usar rangos entre hojas de cálculo

Para poder utilizar rangos de hojas de cálculo diferentes, simplemente hay que ha-
cer referencia a la hoja de cálculo correspondiente antes del rango seleccionado y
dentro de la llamada a la función correspondiente. Por ejemplo, si se quiere
realizar la misma suma que en el punto anterior, pero en una hoja de cálculo
diferente, se usaría la siguiente función:

=SUMA(Hoja1!C2:G13)
El ejemplo se puede ver en la siguiente imagen:

3. Usar rangos entre diferentes ficheros

El modo de funcionar para esta opción es similar al del uso en hojas de cálculo
diferentes, sólo que en este caso, además, hay que añadir el nombre del otro
fichero delante del nombre de la hoja de cálculo.

Existe además otra pequeña diferencia. Las celdas del otro fichero se van a
referenciar de forma fija y, para ello, antes de cada letra y de cada número de fila y
columna se pone el símbolo del dólar ($). Este símbolo indica que son celdas fijas y
que si se mueven a otro lugar, se alcanzará su lugar original siempre. Este tipo de
referencias se denominan absolutas.
Por ejemplo, para hacer referencia a la suma del mismo rango que en los puntos
anteriores, la función resultante deberá ser:

=SUMA([Libro1.xlsx]Hoja1!$C$2:$G$13)

VER VIDEO: Rangos, entre hojas, alternos, ficheros, etc.

2 Trabajar con diferentes ficheros

Las hojas de cálculo pueden hacer referencia a celdas de otros ficheros. De
la misma forma que se pueden referenciar rangos para las funciones, las
celdas referenciadas se pueden utilizar dentro de la hoja de cálculo que las
tiene vinculadas como si fueran celdas propias.

Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe
indicar el nombre del fichero, el nombre de la hoja de cálculo y el nombre
de la celda. Por ejemplo, para referenciar la primera celda se haría de esta
manera:

=[ejemplo.xlsx]Hoja1!$A$1

3 Práctica, paso a paso

Usando Excel se van a crear dos hojas de cálculo que contengan la siguiente
información:

FICHERO 1

 DNI.
 Nombre.
 Apellido.
 Provincia.

FICHERO 2

 DNI.
 Teléfono fijo.
  Teléfono móvil.

Una vez creadas las dos hojas de cálculo, se vincularán los teléfonos de la segunda
en la primera hoja, de manera que toda la información quede junta.

1. Lo primero que se debe hacer es crear los dos ficheros con la información
correspondiente. El aspecto que deben tener después de la creación de ambos
es el que se puede ver en las dos siguientes figuras:

2. Para vincular las celdas del otro fichero hay que ir poniendo los siguientes
enlaces en cada columna correspondiente:

=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$6
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$7
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$8
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$6
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$7
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$8

3. Después de insertar los vínculos correspondientes, el resultado final de la

primera hoja de cálculo quedará como en la siguiente imagen:
4 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear un fichero con una hoja de cálculo que contenga 10
columnas y 10 filas llenas de números enteros. Crear después otro fichero
con una hoja de cálculo que tenga una única fila que contenga, en 10
celdas, las sumas de los valores del otro fichero.

4.5 Cuestionario: Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema evaluará
el cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir el
cuestionario tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y podrán
consultarse desde el apartado "Estadísticas".

1.- Esta celda (A1) está correctamente referenciada,

suponiendo que esté en la hoja15 y el fichero se llame TEST:

=[TEST.xlsx]Hoja1!$A$1

=Hoja15!$A$1

=[TEST.xlsx]Hoja15!$A$1 OK

2.- Qué significa el rango seleccionado D1:E10, selecciona

la respuesta correcta:
 El rango va desde la primera fila-cuarta columna hasta la
décima fila-quita columna.

De aquí (D1) hasta allí (E10). MAL

El rango va desde la segunda fila-cuarta columna hasta

la undécima fila-quita columna.

3.- ¿Qué función puede sumar todas las celdas rellenas

en horizontal?

SUMATORIO

SUMA OK

SUMA_H

4.- Para definir un una celda de la tercera fila con la

cuarta columna, en Excel es:

D3. OK

3D.

B4.

5.- ¿Qué función puede sumar todas las celdas rellenas

en vertical?

SUMA_V

SUMA OK

SUMATORIO

5. Utilización de las herramientas avanzadas de formato

1 Copiar, cortar y pegar especial

En las hojas de cálculo de Excel se tiene la opción de realizar copiados de celdas que después
se pueden pegar de varias maneras. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo sencilla que
tenga tres valores numéricos y su suma debajo de ellos. Las celdas, además, se crean con un
borde que agrupe los sumandos por un lado y el resultado de la suma por otro. El resultado
debe ser como el de la siguiente imagen:

Si se hace un copiado del valor con el resultado de la suma (es lo mismo tanto con copiar como
con cortar, pero para los ejemplos no nos interesa perder el valor de la celda origen) y después
un pegado normal, se obtendrá una copia de la función de origen, pero con las celdas
modificadas en la celda destino. En el caso del ejemplo, en origen se tiene la función
=SUMA(A1:A3) y en la celda de destino se tendría, por ejemplo, la función =SUMA(C1:C3).

Si se pulsa con el botón derecho del ratón en la celda de destino y se elige la opción Pegado
especial, se abre una nueva ventana con las siguientes opciones:

En función de la opción seleccionada, en la celda de destino se copiarán datos diferentes. Por

ejemplo, si se pulsa en el botón Pegar vínculos, lo que se copia en la celda de destino es =$A$4,
con lo que se tiene el mismo valor, simplemente hace referencia a la celda de origen, sin tener
relación con la suma.

Si se elige la opción Todo excepto bordes, entonces lo que se copia es igual al pegado normal,
dejando la función =SUMA (C1:C3), pero sin el borde que se ha puesto en la celda de origen.

Si, por el contrario, se elige la opción Valores, entonces no solamente se copia la misma
función, sino que se incluye el propio formato de la celda, con lo que también se copia el borde
del origen. Para este último caso, el resultado queda como el que se muestra en la siguiente
figura:

Si lo que se desea es únicamente copiar el formato de la celda original se puede usar Pegado
especial y seleccionar la opción Formatos. Pero también existe en la barra de herramientas de
Inicio otra opción, la llamada Copiar formato. El efecto es idéntico.

2 Cambiar a diferentes formatos

En Excel se pueden incluir muchos formatos tanto para el aspecto de las celdas como para su
contenido. De hecho, dentro del menú INICIO se tiene el grupo Estilos que, a su vez contiene el
botón Estilos de celda, que permite varias opciones relacionadas con la visualización.

Los diferentes estilos se pueden ver en la siguiente ventana:

Visualmente se pueden usar las opciones de estilos y modificar el aspecto de las celdas, lo que
no afectará a su contenido. Por ejemplo, modificando las celdas de origen con los sumandos y
el resultado se puede obtener algo así:

Al margen del aspecto visual, es posible modificar el formato del contenido. Para la celda del
sumando se pueden obtener diferentes modos de visualización del contenido. Para ello hay
que pulsar con el botón derecho del ratón y elegir la opción Formato de celdas.
Se muestra una ventana con diferentes opciones y, por defecto, se puede observar que el
modo de visualización del contenido es General.
Pulsando en los diferentes formatos se puede observar cómo el valor visual de la celda va
variando. Por ejemplo:

 Moneda: 77,00 €

 Porcentaje: 7700,00 %

 Científica: 7,70E+01

3 Configurar el formato condicional

A la hora de aplicar formatos a las celdas, se pueden establecer varias condiciones que
marquen el formato que se quiere utilizar. Por ejemplo, es muy común que los números
negativos vayan con un color diferente que los números positivos. Incluso se podría decidir
que se quiere resaltar un valor que es muy grande y ponerlo de otro color diferente al resto.

Para aplicar estos formatos hay que seleccionar primero las celdas a las que se quiere aplicar y
después, dentro del menú INICIO ir a la pestaña Estilos y pulsar en Formato condicional. Se
abre un cuadro de diálogo y entonces se pulsa en la opción Nueva regla, a continuación se
abrirá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. En ese cuadro de diálogo se pueden
establecer las condiciones deseadas. El aspecto del cuadro es el siguiente:
Por ejemplo, se puede indicar que se quiere que el fondo de las celdas tenga una gama de
colores en función de su valor, siendo el más claro para los valores bajos y el más oscuro para
los valores más altos. La regla se establece como se indica en la siguiente imagen:

Y el resultado obtenido en las celdas seleccionadas sería como el siguiente:

Las reglas se pueden editar y modificar. Para ello hay que ir de nuevo a la opción Formato
condicional y en el cuadro de diálogo elegir la opción Administrar reglas, con lo que se
mostrarán las reglas ya creadas y se podrán modificar.

VER VIDEO: Configurar el formato condicional

4 Reducir y aumentar decimales

Para modificar el número de decimales con los que se quiere visualizar una serie de valores en
las celdas, hay que modificar su formato. Para ello, basta con seleccionar el rango de celdas en
las que se quiere aplicar y con el botón derecho elegir Formato de celdas. En el cuadro de
diálogo que aparece hay que elegir la pestaña Número y, en la categoría, seleccionar Número.
Entonces se puede establecer el número de decimales que se van a visualizar.

Hay que tener en cuenta que en función de los decimales que se visualicen, se realizarán los
redondeos correspondientes. El valor numérico de la celda no va a variar, pero sí lo que se
visualiza para el usuario.

En la siguiente imagen se puede ver cómo quedaría una serie de celdas numéricas con dos
decimales:
5 Validar datos
A las celdas se les pueden poner condiciones de validación para que el usuario no introduzca
cualquier valor. Por ejemplo, en celdas numéricas se puede obligar a que los valores no
superen ciertos umbrales, poniendo un valor mínimo y uno máximo.

Para realizar esta acción hay que ir a la pestaña DATOS y elegir la opción Validación de datos.
Se abrirá el cuadro de diálogo y en el criterio de validación se puede indicar, por ejemplo, que
se quiere que los valores numéricos estén entre el 0 y el 50, para lo cual se crearía una regla
como la siguiente:

Hay que tener en cuenta que los valores que se hayan introducido antes, quedarán como
estaban, puesto que la regla es posterior. Pero si a partir de ahora se intenta introducir un
valor fuera del rango establecido, aparecerá un mensaje de error como el siguiente:

VER VIDEO: Validación de datos

6 Práctica, paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga valores de temperaturas
en un lugar y un período de tiempo concretos. Para que visualmente se pueda
apreciar mejor, los valores más bajos de las temperaturas se van a poner en color
azul de fondo y los más altos en color rojo. Además, los valores posibles para las
temperaturas tendrán que oscilar entre un mínimo de -20° y un máximo de 50°,
no permitiendo introducir valores fuera de ese rango.
1. Primero, se crea la hoja de cálculo. Se toman las temperaturas medias de la
ciudad de Sevilla en el año 2000 y se genera la siguiente hoja de cálculo:

2. Se seleccionan las celdas que contienen los valores numéricos y, a

continuación, se establece la regla con el rango de colores deseados. La regla
tiene el siguiente aspecto:

3. Al aplicar la regla a las celdas, la hoja de cálculo resultante queda así:

4. Por último, se establece la regla con el rango de valores para los contenidos
de las celdas. Dicha regla es:
7 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear una hoja de cálculo que contenga una serie de gastos para
diferentes conceptos, y cuyos valores cumplan las siguientes condiciones:

 Los números negativos se visualizarán en rojo y los positivos en negro.

 Todos los valores tendrán dos decimales.

5.8 Cuestionario: Utilización de las herramientas avanzadas de formato

Puntuación: 80 %

1.- El formato condicional sirve para:

Controlar que los valores introducidos sean acordes al forma.

MAL

Controlar que los valores introducidos sean acordes al tipo de

datos.

Aplicar un formato según unas condiciones en los valores.

2.- Si tengo 15,356€ y “Reduzco decimales”, cuál es la cantidad

resultante:

15,40€

16€

15,36€ OK
 3.- Para qué nos sirve el mensaje de entrada en validar datos:

Proporcionar información al usuario antes de introducir

datos. OK

Proporcionar información al usuario después de introducir

datos.

Proporcionar una ventana profesional de inserción de datos.

4.- Validar datos sirve para:

Controlar que los valores introducidos sean acordes al tipo de

datos. OK

Controlar que los valores introducidos sean acordes al forma.

Aplicar un formato según unas condiciones en los valores.

5.- Y el mensaje de error:

Proporcionar información al usuario después de introducir

datos. OK

Proporcionar una ventana profesional de inserción de datos.

Proporcionar información al usuario antes de introducir

datos.

6. Herramientas de seguridad de una hoja

1 Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave
En Excel se tiene la posibilidad de proteger las hojas de cálculo con contraseñas
para evitar que otras personas puedan abrir los documentos que hemos creado.
Lo que se debe tener en cuenta es que si se pierde la contraseña, no habrá
manera de abrir dichos documentos. Por ello, es conveniente guardar una copia
no protegida en algún lugar seguro.

Para proteger una hoja de cálculo hay que seguir los siguientes pasos:

1. Se abre la hoja de cálculo que se desea proteger.

 2. Se entra en la pestaña ARCHIVO y pulsa en la
opción Información.
3. Dentro de dicha opción se encuentra el apartado Permisos, en
él hay que pulsar en el botón Proteger libro para que
aparezcan las siguientes opciones:

-Marcar como final: Hace que el documento se convierta en un documento de sólo lectura.

-Cifrar con contraseña: el documento mantiene sus propiedades pero para acceder a él se
hará a través de la contraseña que se introduzca.

-Proteger hoja actual: Protege la hoja de cálculo activa y bloquea todas sus celdas. Aparece
una ventana desde la que se pueden elegir las opciones a las que tendrán acceso los usuarios.

-Proteger estructura del libro: lo que se protege es la propia estructura del documento. Se
encuentra una ventana en la que se puede introducir una contraseña para dicha protección.

-Restringir permisos por personas: Para ello, es necesario instalar en el sistema Windows
Rights Management que permitirá gestionar permisos diferentes para los usuarios del sistema.

-Agregar una firma digital: Permite tener el documento firmado digitalmente de forma visible
o invisible. Se muestra un mensaje de aviso con la explicación de lo que significan las firmas
digitales.

VER VIDEO: Protección de datos

2 Habilitar palabras clave para bloquear-ocultar celdas

En Excel se tiene la posibilidad de proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del
libro, de forma que se impida que un usuario cambie, mueva o elimine de forma accidental
datos que no deben modificarse.

Para establecer la protección hay que seleccionar las celdas deseadas, pulsar sobre ellas con el
botón derecho del ratón y, a continuación, pulsar sobre la opción Formato de celdas. En la
ventana que se abre hay que ir a la pestaña Proteger. Dentro de dicha pestaña se puede
seleccionar entre las opciones de bloquear las celdas seleccionadas o de ocultarlas. Hay que
tener en cuenta que no se puede realizar esta acción si la hoja de cálculo no está protegida. La
ventana de propiedades con la pestaña Proteger es la siguiente:

3. Compartir un fichero entre diferentes usuarios

La opción de poder compartir un fichero entre diferentes usuarios tiene la gran ventaja de que
se puede colaborar en la redacción del fichero. Lo habitual es que el fichero se encuentre
compartido en un lugar accesible a través de una red local y que varios usuarios accedan a él.
Por ejemplo, si se quiere tener acceso al seguimiento de un proyecto de un grupo de trabajo,
es muy práctico que el documento esté compartido por todos para poder acceder en cualquier
momento a la información actualizada.

El creador del fichero es el que se considera propietario principal y el que permite administrar
los contenidos, de manera que si hay conflictos entre las modificaciones de los diferentes
usuarios, puede resolver los conflictos y después compartir el documento.

Hay que tener en cuenta que una hoja de cálculo compartida no admite todas las
características habituales, ya que ciertas acciones están restringidas. La solución para estos
casos es que se realicen los cambios de estas características antes de poner el documento a
compartir. A partir del momento de la compartición ya no se podrán hacer nuevas
modificaciones en esas características.

Las características no compatibles con las hojas de cálculo compartidas son:

Características no compatibles
Crear una tabla.

Insertar o eliminar bloques de celdas.

Eliminar hojas de cálculo.

Combinar celdas o dividir celdas combinadas.

Agregar o cambiar formatos condicionales.

Agregar o cambiar la validación de datos.

Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico.

Insertar o cambiar imágenes u otros objetos.

Insertar o cambiar hipervínculos.

Usar herramientas de dibujo.

Asignar, cambiar o quitar contraseñas.

Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro.

Crear, cambiar o ver escenarios.

Agrupar o esquematizar datos.

Insertar subtotales automáticos.

Crear tablas de datos.

 Crear o cambiar informes de tabla dinámica.

Crear o aplicar segmentación de datos.

Crear o modificar minigráficos.

Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros.

Agregar o cambiar hojas de diálogo.

Cambiar o eliminar fórmulas de matriz.

Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos.

Trabajar con datos XML.

Para compartir una hoja de cálculo se deben seguir estos pasos:

1. Se va a la ficha REVISAR y, dentro del grupo Cambios, se pulsa en la

opción Compartir libro.

2. Aparece un cuadro de diálogo en el que hay que marcar la opción Permitir la

modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar
libros.
3. En la pestaña Uso avanzado del mismo cuadro de diálogo hay que seleccionar
las opciones que se desean usar para realizar un control de cambios. Para
actualizarlos se debe pulsar en Aceptar cuando esté todo definido.

4. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo para confirmar que se desea guardar el

nuevo estado para la hoja de cálculo. Se debe pulsar en Aceptar y ya estará
lista.

5. Se debe tener en cuenta que si la hoja de cálculo tiene algún vínculo a un

documento diferente, entonces el resto de usuarios los verán como vínculos
rotos.

6. Finalmente se debe guardar el documento desde la pestaña ARCHIVO de la

forma habitual.
Las hojas de cálculo compartidas se pueden abrir, modificar y actualizar de la misma forma que
las que no lo están. Para eliminar un usuario de la compartición de una hoja de cálculo hay que
seguir estos pasos:

 Paso 1: Se va a la ficha REVISAR y dentro del grupo Cambios se pulsa en la opción

Compartir libro.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo aparece una lista con los usuarios que tienen el
documento abierto. Se puede elegir uno de ellos y pulsar en el botón Quitar usuario.

Cuando más de un usuario que está compartiendo una hoja de cálculo realiza modificaciones
en una misma celda, se produce un conflicto. Solamente uno de los cambios se puede guardar
en la hoja de cálculo. Cuando el segundo usuario intenta guardar su documento, se muestra el
cuadro de diálogo para la resolución de conflictos, en el que aparece la información acerca de
cada cambio realizado y de los conflictos que hay por cambios de otros usuarios. Para cada
conflicto es preciso decidir si se aceptan las modificaciones realizadas por el otro usuario o las
propias. Si se quieren aceptar todas a la vez, se elige la opción Aceptar todos los míos o
Aceptar todos los otros, según qué opción se desee. En caso contrario, se irá conflicto a
conflicto escogiendo entre Aceptar los míos y Aceptar otros.

Si en un momento dado se desea dejar de compartir una hoja de cálculo, lo primero que se
debe hacer es asegurarse de que todos los usuarios con los que se ha compartido no tienen
ningún cambio pendiente de guardar. Para dejar de compartir una hoja de cálculo hay que
realizar los siguientes pasos:

 Paso 1: Se va a la ficha REVISAR y, dentro del grupo Cambios, se pulsa en la opción

Compartir libro.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo aparece una lista con los usuarios que tienen el
documento abierto, hay que asegurarse de que el único usuario que lo tiene abierto es
el que lo está modificando.

 Paso 3: Se desmarca la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.Esto

también permite combinar libros.

 Paso 4: Se guarda aceptando los cambios. Cuando se pregunte sobre los efectos que va
a tener en el resto de usuarios la opción de dejar de compartir, se debe responder que
Sí.

4 Práctica, paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo y se van a proteger una serie de celdas, para lo cual
previamente se habrá protegido el documento completo.

 Se empieza creando la hoja de cálculo siguiendo el procedimiento habitual Se crea una

serie de datos de productos que pueda haber en una tienda de bebidas con sus precios
de compra, sus precios de venta y la cantidad que se tiene en stock.
 Primero se protege el documento, para lo cual se pulsa en el menú ARCHIVO y, dentro
de la opción Información, se pulsa en Proteger libro, donde se selecciona la opción
Cifrar con contraseña, tal y como se aprecia en la imagen:

 Al pulsar aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que se introduce la contraseña y, a

continuación, se muestra un segundo cuadro para la verificación de la misma evitando
así errores al teclearla.
 NOTA: Una vez el documento está protegido con contraseña, se procede a la protección de
ciertas celdas.

 Se van a elegir las celdas de los precios, tanto de compra como de venta. Se
protegerán dichas celdas para que no haya modificaciones de forma errónea. Se
selecciona el rango de celdas y con el botón derecho del ratón se pulsa para elegir la
opción Formato de celdas.

 En el cuadro de diálogo que aparece hay que marcar la casilla de

verificación Bloqueada dentro de la ficha Proteger.

 Tras pulsar en el botón Aceptar, la protección será efectiva, cuando se proceda a

proteger la hoja, pinchando con el botón derecho del ratón en la etiqueta denominada
Hoja1, y ya se puede comprobar que no es posible modificar el contenido de las celdas
que se habían seleccionado.

5 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear una hoja de cálculo en Excel con los datos que se deseen y
después protegerla para que no se pueda escribir en ella, verificando que el
acceso es de sólo lectura.

1.- Cuando se comparte un fichero, existen

incompatibilidad en:

Insertar hojas.

Todas las respuestas son correctas.

Eliminar hojas. OK
 2.- En Excel, que puedo proteger:

Las hojas sólo.

Las celdas, las hojas y el libro. OK

La celdas sólo.

3.- Cual método es mejor para proteger un documento de

Excel:

Firma digital.

Un clave cifrada. MAL

Restricción mediante permisos de usuarios.

4.- Por defecto, todas las celdas de Excel están:

Marcadas coloreadas. MAL

Marcadas ocultas.

Marcadas bloqueadas.

7. Funciones complejas
1 Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones

Las funciones son expresiones predefinidas que ayudan a trabajar con los datos y las fórmulas
en las hojas de cálculo.

Las funciones se agrupan en los siguientes tipos:

 De texto.

 Lógicas.

 De fecha y hora.

 De búsqueda y referencia.

 Matemáticas y trigonométricas.
  Estadísticas.

 De ingeniería.

 De cubo.

 De información.

En Excel se accede desde el menú FORMULAS a todos los tipos de funciones:

Las expresiones de las funciones comienzan con el símbolo igual “=”, después viene el nombre
de la función y, entre paréntesis, sus argumentos. Los argumentos pueden ser números,
nombres, matrices o referencias a celdas.

Si la función se conoce, se puede escribir directamente en la celda. De lo contrario, es

preferible lanzar el asistente para fórmulas, para lo cual se debe pulsar en el botón Insertar
función.

Cuando se lanza el asistente para funciones aparece un cuadro de diálogo desde el que se
puede buscar la función deseada. Todas las funciones están agrupadas por su tipo.

Una vez seleccionada la función, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo para rellenar sus
argumentos. Por ejemplo, si se elige la función lógica SI, se pulsa en el botón Aceptar y
aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para rellenar los argumentos de la función hay que escribir una condición lógica y, después,
establecer tanto el valor que debe aparecer en la celda para el caso en que se cumple la
condición, como el valor que debe aparecer en caso de no cumplirse dicha condición. Cuando
están todos los datos rellenos, se pulsa en el botón Aceptar y la fórmula aparece en la celda
activa.

2 Utilizar diferentes tipos de funciones

Para insertar una función de texto en Excel hay que ir a la pestaña FÓRMULAS y elegir la
opción Texto. Se desplegará la lista de Funciones de texto de la siguiente forma:

Utilizar funciones de textos

En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones de texto:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de texto, se va a suponer que se
tiene una frase concreta en la celda A1, de manera que las funciones se apliquen sobre dicha
celda. La frase sobre la que se va a trabajar es la siguiente:
“Disneyland París es un destino de vacaciones para todas las edades, siendo un lugar en el que
se pueden divertir niños y mayores”.

2. Si se quieren visualizar los primeros 10 caracteres, se utilizará la función IZQUIERDA y se

pondrán como parámetros la celda y un 10. =IZQUIERDA (A1; 10)

3. Si se quiere convertir el texto a minúsculas, se utilizará la función MINUSC y se pasará como

argumento la celda. =MINUSC (A1)

4. Se puede también sustituir parte del texto por otro. Usando la función SUSTITUIR, se va a
cambiar la subcadena “se pueden divertir” por "pueden disfrutar”. Para ello se pasan como
argumentos la celda, la subcadena original y la nueva subcadena para la sustitución.
=SUSTITUIR (A1; ” se pueden divertir"; "pueden disfrutar”)

5. Por ejemplo, para obtener lo mismo que en el ejemplo anterior, se puede usar también la
función REEMPLAZAR, a la cual se pasarán como argumentos la celda, el número de posición
en el que empieza la subcadena a sustituir, el número de caracteres que se van a sustituir y la
nueva subcadena: =REEMPLAZAR(A1; 95; 18; ”pueden disfrutar”)

6. Así mismo se pueden usar funciones que no dependan de una celda. Por ejemplo, usando la
función DECIMAL, se pueden especificar un número y una cantidad de decimales y, a
continuación, se devuelve el resultado en formato texto de dicho número con el formato
especificado: =DECIMAL (37,44; 3).

Utilizar funciones lógicas y condicionales

Para insertar una función lógica en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS y elegir la opción
Lógicas. Se desplegará la lista de funciones lógicas de la siguiente forma:

En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones lógicas y
condicionales:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones lógicas y condicionales, se va a
suponer que se tiene una serie de valores verdaderos o falsos en las celdas A1, A2, A3, A4 y A5,
de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los valores sobre los que se va a trabajar son los siguientes:

A1 - VERDADERO
A2 - FALSO
A3 - FALSO
A4 - VERDADERO
A5 - VERDADERO

2. Se quiere crear una función que compruebe el contenido de la celda A1 y que devuelva la
cadena “A1 es Cierto”, si la celda contiene el valor lógico verdadero, y que devuelva la cadena
“A1 es Falso”, si la celda contiene el valor lógico falso. =SI(A1; “Cierto”; “Falso”)

3. Ahora se quiere hacer una función que indique si en las celdas A2 y A3 existe algún valor
falso o si son todos verdaderos, indicándolo con una cadena. =SI(y(A2; A3); “Son ambos
ciertos”; “Alguno es falso”)

4. Por último, se va a verificar si los contenidos de las celdas A1 hasta A5 son todos falsos o
alguno de ellos es verdadero, indicándolo con el texto correspondiente.
=SI(O(A1;A2;A3;A4;A5); “Alguno es verdadero”; “Todos son falsos”)

5. También se puede hacer de manera equivalente con esta función: =SI(O(A1:A5); “Alguno es
verdadero”; “Todos son falsos”)
Utilizar funciones de fecha y hora

Para insertar una función de fecha y hora en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS y elegir la
opción Fecha y hora. Se desplegará la lista de funciones de fecha y hora de la siguiente forma:

En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las funciones Fecha y hora:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de fecha y hora, se va a suponer
que se tienen introducidas dos fechas con hora concreta en las celdas A1 y A2, de manera que
las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los valores sobre los que se va a trabajar son los siguientes:

A1 - 01/04/2012 15:30

A1 - 01/05/2012 12:30
2. Se quieren usar varias funciones que indiquen en tres columnas diferentes el día, el mes y el
año de la primera fecha indicada. En tres celdas contiguas se deberán escribir las siguientes
funciones:

=DIA(A1)
=MES(A1)
=AÑO(A1)

3. De la misma manera, se quieren poner en celdas diferentes la hora y los minutos para la
segunda fecha. Y también, aunque no aparezca en el dato, solicitar los segundos y ver qué
responde. En tres celdas contiguas se deben poner las siguientes funciones:

=HORA(A1)
=MINUTO(A1)
=SEGUNDO(A1)

4. A continuación, escribir una función que indique el número de días laborables que hay entre
la primera y la segunda fecha.

=DIAS.LAB (A1; A2)

5. Por último, se quieren escribir dos funciones que indiquen el número de semana del año
para cada una de las dos fechas. Para ello, se pondrán en dos celdas las siguientes funciones:

=NUM.DE.SEMANA(A1)

=NUM.DE.SEMANA(A2)

Utilizar funciones de búsqueda y referencia

Para insertar una función de búsqueda y referencia en Excel hay que ir a la ficha FORMULAS y
elegir la opción Búsqueda y referencia. Se desplegará la lista de funciones de búsqueda y
referencia de la siguiente forma:

En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las funciones Fecha y hora:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones de búsqueda y
Referencia:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de búsqueda y referencia, se va a
suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas A1, A2, A3,
B1, B2 y B3, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los valores sobre los que se va a trabajar son los siguientes:

A1 - 5
A2 - 10
A3 - 20
B1 - 50
B2 - 30
B3 - 10

2. Se creará una función que indique la referencia fija de la tercera fila de la segunda columna.
=DIRECCION(3; 2) -> El valor que se devuelve es $B$3.

3. Se obtendrá el número de áreas que hay en varias listas de celdas. Por ejemplo, se pueden
generar las siguientes funciones con los siguientes resultados:

=AREAS(A1:B3) -> Devuelve un área

=AREAS((A1:B1; A3:B3)) -> Devuelve dos áreas

4. Se usará la búsqueda para localizar un valor en la primera columna y obtener el valor

correspondiente en la misma fila localizada de la segunda columna. Un ejemplo para dicha
búsqueda podría ser: =BUSCAR(20;A1:A3;B1:B3) -> Lo que hace es localizar el valor 20 en la
primera columna y el valor que obtiene de resultado es 10.

5. Se usará la busqueda para obtener un valor de un rango de celdas. Se utilizará solamente la

segunda y tercera filas para localizar un valor en la columna y devolver el valor
correspondiente de la segunda columna para la misma fila. La búsqueda a realizar podría ser:
=BUSCAR(10;A2:A3;B2:B3) -> En este caso se localiza el valor 10 y el resultado que se obtiene
es 30.

6. Por último, se realizará una elección entre una lista de elementos. Por ejemplo, se indicará
que se quiere elegir el segundo valor de una lista de cuatro celdas. =ELEGIR(2;A2;A3;B2;B3)

Utilizar funciones matemáticas y trigonométricas

Para insertar una función matemática y trigonométrica en Excel hay que ir a la ficha
FORMULAS y elegir la opción Matemáticas y trigonométricas. Se desplegará la lista
defunciones matemáticas y trigonométricas de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones matemáticas y
Trigonométricas:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones matemáticas y trigonométricas, se
va a suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas A1, A2,
A3, B1, B2 y B3, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los valores sobre los que se va a trabajar son los siguientes:

A1-25

A2-90

A3-50

B1-12

B2-7

B3-5

2. En primer lugar, se creará una función que obtenga el valor de elevar el número “e” al valor
de la celda B3. En este caso debería obtener e5. La función deberá ser la siguiente: =EXP(B3) ->
El valor del resultado es 148,413159.

3. Después se creará una función que obtenga el valor de elevar el valor de la celda B3 al de la
celda B2. En este caso debería obtener 57. La función deberá ser la siguiente: =POTENCIA(B3;
B2) -> El valor del resultado es 78125.

4. Se obtendrá el factorial del número contenido en la celda B2. En este caso debería sacar el
resultado de 7! La función deberá ser la siguiente: =FACT(B2) -> El valor del resultado es 5040.

5. Se creará una función que obtenga el seno del valor de la celda A2. Hay que tener en cuenta
que la función SENO necesita su parámetro en radianes, no en grados. La función deberá ser la
siguiente: =SENO(RADIANES(A2)) -> El valor del resultado es 1.

6. Se escribirá una función que sume los valores de todo el rango de celdas. La función deberá
ser la siguiente: =SUMA(A1:B3) -> El valor del resultado es 189.

7. Por último, se crearán dos funciones que obtengan el cociente y el resto de la división entre
el valor de la celda A2 y el valor de la celda B2. En dos celdas resultado consecutivas se
escribirían las siguientes funciones:

=COClENTE (A2;B2)
=RESIDUO (A2; B2)

Utilizar funciones estadísticas

Para insertar una función estadística en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS, elegir la opción
Más funciones y, a continuación, seleccionar Estadísticas. Se desplegará la lista de funciones
estadísticas de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones

estadísticas:
1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones estadísticas, se va a suponer que se
tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3, de
manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los valores sobre los que se va a trabajar serán los siguientes:

A1-100
A2-75
A3-50
B1-12
B2-24
B3-30

2. En primer lugar, se creará una función que cuente el número de valores de todo él rango de
datos. La función deberá ser la siguiente: =CONTAR (A1:B3) -> El resultado para este caso es 6.

3. Se creará otra Junción que cuente el número de valores superiores a 25 para el mismo rango
de datos. La Junción deberá ser la siguiente:

=CONTAR. SI (A 1:B3; “>25”) -> El resultado de esta cuenta es 4

4. Se escribirá una función que indique el número de valores menores o iguales a 50 de todo el
rango de valores, sin usar las funciones de contar. En este caso se pueda utilizar la función de
frecuencia, que implícitamente tiene como condición el ser menor o igual de un valor. La
función deberá ser la siguiente:

=FRECUENCIA (A1:B3; 50) -> El resultado para la frecuencia es 4

5. Se escribirán un par de Junciones que sean capaces de obtener el elemento más alto del
rango de valores y el elemento más bajo del mismo rango. Se deberían poner en dos celdas
consecutivas las siguientes funciones:

=MAX (A1:B3)
=MIN (A1:B3)

Los resultados para estas Junciones serán 100 y 12, respectivamente.

6. Escribir otro par de Junciones que puedan obtener el segundo elemento más alto y el
segundo elemento más bajo del rango de valores. Para este caso se deberían, usar estas
funciones:

=K.ESIMO.MAYOR(A1:B3; 2)
=K.ESIMO.MENOR(A1:B3; 2)

Los resultados para estas Junciones serán 75 y 24, respectivamente.

7. Por último, se creará una Junción que obtenga el valor medio de todos los valores del rango
completo. La función deberá ser la siguiente:

=PROMEDIO (A1:B3) -> El resultado de la Junción es 48,5.

Utilizar funciones de ingeniería

Para insertar una función de ingeniería en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS, elegir la
opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Ingeniería. Se desplegará la lista
de Funciones de ingeniería de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones

de ingeniería:
(*) La función de conversión es capaz de pasar de unas unidades de medida a otras, usando la
serie de abreviaturas que se describen en la siguiente lista:

Unidades de peso y masa:

- Gramo (g)
- Slug (sg)
- Libra masa (lbm)
- Unidad de masa atómica (u)
- Onza (ozm)

Unidades de longitud:
- Metro (m)
- Milla (mi)
- Milla náutica (nml)
- Pulgada (in)
- Pie (ft)
- Yarda (yd)
- Angstrom (ang)
- Pica (Pica)

Unidades de tiempo:
- Año (yr)
- Día (day)
- Hora (hr)
- Minuto (mn)
- Segundo (sec)

Unidades de presión:
- Pascal (p)
- Atmósfera (at)
- Mm de mercurio (mmHg)

Unidades de fuerza:
- Newton (N)
- Dina (di)
- Libra fuerza (lbf)

Unidades de energía:
- Julio (J)
- Erg (e)
- Caloría (cal)
- Electronvoltio (ev)
- Caballo hora (ch)
- Vatio hora (wh)
- Libra pie (flb)
- Unidad térmica inglesa BTU (btu)

Unidades de potencia:
- Caballo (cv)
- Vatio (w)

Unidades de magnetismo:
- Tesla (T)
- Gauss (ga)

Unidades de temperatura:
- Grado Celsius ©
- Grado Fahrenheit (F)
- Grado Kelvin (K)
Unidades de capacidad:
- Cuchara de té (tsp)
- Cuchara sopera (tbs)
- Onza fluida (oz)
- Taza (cup)
- Pinta americana (pt)
- Pinta inglesa (uk_pt)
- Cuarto (qt)
- Galón (gl)
- Litro (l)

Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones estadísticas, se va a suponer que se
tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas A1, A2 y A3, de manera que
las funciones se apliquen sobre dichas celdas. Los valores sobre los que se va a trabajar serán
los siguientes:

A1 - 100
A2- 75
A3 - 50

En primer lugar, se crearán tres funciones que sean capaces de convertir a binario, octal y
hexadecimal el valor de la celda A1. Para ello, se deberían crear en una serie de celdas
contiguas las siguientes funciones:

=DEC.A.BIN(A1)
=DEC.A.OCT(A 1)
-DEC.A.HEX(A1)

Los resultados para cada una de las funciones son:

1100100
144
64

Los resultados aparecerán justificados a la izquierda en las celdas. Ello se debe a que no
considera dichos valores como numéricos, al no tratarse de; por tanto, no se justifican a la
derecha.

3. Suponiendo que el dato de la celda A2 sea un valor hexadecimal (es decir, que el 75 sea el
equivalente al decimal 117), se realizará la conversión a los valores binario, octal y decimal. Las
funciones a crear deberían ser:

=HEX.A.BIN(A2)
=HEX.A.OCT(A2)
~HEX.A.DEC(A2)

Los resultados para cada una de las funciones son:

1110101
165
117

En este caso, el último valor sí que aparece justificado a la derecha, puesto que es un valor
numérico en el sistema decimal.

4. Por último, suponiendo que el valor de la celda A3 sea una cantidad de grados Celsius, se
escribirá la función que lo convierta a Fahrenheit. La función sería: =CONVERTIR(A3; “C”; “F”) -
> El resultado devuelto por la función es 122.

Utilizar funciones de cubo

Para insertar una función de cubo en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS, elegir la
opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Cubo. Se desplegará la lista de funciones
de cubo de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones

de cubo:

Utilizar funciones de información

Para insertar una función de información en Excel hay que ir a la ficha FÓRMULAS, elegir la
opción Más funciones y, a continuación Información. Se desplegará la lista defunciones de
información de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones de
información:
(*) La función de información tiene una serie de parámetros que se describen en la siguiente
lista:

Directorio. La ruta de acceso de la carpeta en uso.

Archivos. El número de hojas de cálculo activas en los libros abiertos.

Origen. Referencia a celda absoluta de la primera celda visible en la ventana desde la parte
superior izquierda en función de la posición de desplazamiento real.
Versionso. Versión del sistema operativo en uso.

Actual. El modo activo de actualización entre automático o manual.

Versión. La versión de Microsoft Excel.

Sistema. El nombre del entorno operativo, siendo pc-dos el de Windows y mac el de

Macintosh.

1. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de información, se va a suponer
que se tienen varios valores de diferentes tipos en las celdas A1, A2, A3 y A4, de manera que
las funciones se apliquen sobre dichas celdas.

Los contenidos de las celdas sobre los que se va a trabajar son las siguientes:

A1 - 214
A2 - 123
A3 - VERDADERO
A4 - Silvia nació en Argentina, pero tiene ascendencia vasca.

2. Para mirar si los valores de las dos primeras celdas son pares, se pueden utilizar las
siguientes llamadas de funciones:

=ES.PAR(A1)
=ES.PAR(A2)

Los resultados de estas funciones son VERDADERO y FALSO, respectivamente.

3. Por último, usando las funciones que indican si se tiene un valor lógico, un valor numérico o
un texto, se aplicarán a las celdas rellenas para que todas devuelvan un valor verdadero. Las
funciones deberían ser los siguientes:

=ESNUMERO(A1)
=ESNUMERO(A2)
=ESLOGICO(A3)
=ESTEXTO(A4)

VER VIDEO: Funciones (con/sin asistentes)

3 Utilizar subtotales
Para utilizar en Excel los subtotales se utiliza la función SUBTOTALES. Dicha función devuelve
un subtotal en una lista de datos.
1. La manera más sencilla es utilizar el comando Subtotales, dentro del grupo Esquema de la
pestaña DATOS. Una vez se tiene creada la lista, se puede cambiar modificando la
función Subtotales.

2. Realicemos un ejemplo en base a la siguiente tabla:

El segundo parámetro es obligatorio y es el primer rango con nombre para el que se desea
obtener subtotales. El resto de parámetros son opcionales y son otros rangos sobre los que
obtener también subtotales. Hay que tener en cuenta que la función SUBTOTALES está
diseñada para datos en rangos verticales y no se puede utilizar para rangos horizontales.

3. Después de seleccionar una celda del rango, se puede insertar un nivel de subtotales o se
pueden insertar varios niveles anidados.

4. Y el resultado es el siguiente:
5. Para eliminar ciertos subtotales hay que seleccionar una celda del rango que los contiene,
pulsar en Subtotal del grupo Esquema de la ficha DATOS y, en el cuadro de diálogo que
aparece, pulsar en Quitar todos.

VER VIDEO: Subtotales

4. Corregir errores en fórmulas

Las fórmulas pueden producir valores de error, además de producir resultados inesperados.
Para evitar errores es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de escribir
una función:

• Cada función debe comenzar con el signo igual (=): Si no se pone dicho signo, lo que se
escribe se puede mostrar como texto o como una fecha en función del contenido.

• Verificar que aparecen los mismos paréntesis de apertura y cierre: Hay que asegurarse de
que todos los pares de paréntesis son correctos y coinciden en número. Cada paréntesis debe
estar en su posición exacta para que la fórmula se evalúe correctamente.

• Usar dos puntos (:) para especificar un rango: Cuando se hace referencia a un rango de
celdas hay que usar el signo dos puntos para separar la referencia a la primera y a la última
celda del rango.

• Escribir todos los argumentos necesarios: Hay funciones que no necesitan argumentos y
otras que sí los requieren, así es que hay que asegurarse de no haber introducido un número
de argumentos diferente al esperado.

• Escribir el tipo correcto de argumentos: Los argumentos de las funciones tienen tipos de
datos concretos y hay que verificar que el tipo de los argumentos coincide con el esperado.

• Anidar un máximo de 64 funciones: Las funciones se pueden anidar, pero existe un límite de
64 anidamientos que no debe superarse.

•Escribir los nombres de otras hojas de cálculo entre comillas simples: Si la fórmula hace
referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo del mismo o de otro libro, y el nombre
contiene algún carácter que no corresponde al alfabeto, se debe escribir el nombre entre
comillas simples.

• Colocar un signo de exclamación (!) tras un nombre de hoja de cálculo al hacer referencia en
una fórmula: Entre el nombre de la hoja y la celda debe colocarse el símbolo de exclamación

•Incluir la ruta de acceso a los libros externos: En las referencias externas hay que especificar
la ruta de acceso si el libro no se encuentra en la misma carpeta.

• Escribir los números sin formato: Nunca debe darse formato a los números cuando se
escriben en una fórmula.

• Evitar dividir por cero: Se debe tener cuidado cuando al dividir una celda entre otra no se
tenga un valor cero en la celda que contiene el valor con el que dividir.

5. Ejecutar el comprobador de errores

Excel posee un comprobador de errores que, de la misma forma que un corrector ortográfico,
puede chequear la ortografía de un documento que se está escribiendo. Así mismo, permite
implementar determinadas reglas para determinar si hay errores en las fórmulas. Las reglas no
garantizan que las fórmulas no contengan errores, pero sí ayudan a localizar los más comunes.
Cada regla se puede activar y desactivar individualmente.

Los errores se pueden señalar y corregir de dos formas:

1: De uno en uno (igual que en un corrector ortográfico).

2: A medida que se producen (se muestra el error inmediatamente).

Cuando hay un error se muestra un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda que
lo contiene.

1. Para activar o desactivar las reglas de revisión de errores se abre la pestaña ARCHIVO y,
dentro de Opciones, se va a la categoría Fórmulas. Se abrirá una ventana que contiene varios
grupos entre los que se encuentran las Reglas de verificación de Excel.

2. Dentro de las reglas se pueden activar o desactivar las casillas de cada una de ellas para
establecer qué chequeos se van a realizar y cuáles no. Las opciones son las siguientes:

- Celdas que contienen fórmulas que dan como resultado un error.

- Columna de fórmula calculada incoherente en las tablas.

- Celdas que contienen años representados con 2 dígitos.

- Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofe.

- Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región.

- Fórmulas que omiten celdas en una región.

- Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas.

- Fórmulas que se refieran a celdas vacías.

- Los datos de una tabla no son válidos.

6. Práctica, paso a paso

Se va a crear en Excel una hoja de cálculo que contenga los valores necesarios para calcular las
áreas de una serie de figuras geométricas. Las figuras que se van a tratar con sus
correspondientes áreas son:

 Triángulo -> base x altura/2

 Cuadrado -> lado x lado

 Rectángulo -> base x altura

 Círculo -> radio x radio x PI

1. Primero se crea una hoja de cálculo que contenga los datos necesarios para
poder calcular el área de cada figura. La hoja de cálculo debe ser como la
siguiente:

2. A continuación, se deben crear las fórmulas para cada una de las figuras y
colocarlas en las celdas correspondientes. Las celdas a crear serán las de la
siguiente tabla:
 3. Por último, se deben introducir valores y comprobar que las fórmulas
funcionan correctamente y obtienen los valores de las áreas, tal y como se
muestra en esta imagen:

Ejercicios
ACTIVIDAD:
 Crear una hoja de cálculo con dos celdas que contengan un
valor numérico (3524) y un texto (Encuentro entre el norte y el
sur).
 Para la celda numérica se realizarán las siguientes funciones:
o Convertirlo a formato moneda.
o Convertirlo a números romanos.
 Para la celda con el texto se realizarán las siguientes funciones:
o Obtener el código del primer carácter del texto.
o Mostrar los 3 últimos caracteres.
o Mostrar los 9 primeros caracteres.
o Buscar la subcadena ‘‘norte”.
o Longitud del texto.
o Convertir el texto a mayúsculas.
8 Ejercicios
ACTIVIDAD:
 Crear una hoja de cálculo con una celda que contenga un valor
de fecha y hora con el día actual.
 Realizar las siguientes funciones sobre dicha celda:
o Obtener el año de la fecha.
o Obtener el último día del mes anterior a la fecha.
o Obtener la hora de la fecha/hora.
o Obtener el número de semana del año correspondiente a
la fecha.

1.- Qué función convierte

a mayúsculas:

MAYUSC
OK

MAYUSCU
LAS

MA
SUP

2.- Me gustaría contar el número de celdas que están en

blanco en un rango, usaría:

CONTAR.SI MAL

NBLANCOS

CONTAR.BLANCO

3.- Tengo 40,93€ y deseo usar una función que redondee

el número sin decimales:
 REDOND MAL

REND

ENTERO

4.- Deseo convertir a números romanos:

ARABIGO.ROMANO

NUMERO.ROMANO OK

CONVERTIR.ROMANO

5.- Si deseo usar una fórmula para establecer una

condición, buscaré en el grupo de:

Lógicas.

De información. MAL

De texto.

8. Representación de gráficas complejas

1 Crear gráficas con diferentes estilos

Excel proporciona una serie de herramientas que permiten diseñar los gráficos a partir de
datos numéricos.

1. Para utilizar una tabla de datos y representarla como un gráfico hay que seleccionar el rango
de las celdas que interese y, desde la ficha INSERTAR, elegir dentro del grupo Gráficos el tipo
de gráfico que más interese.

2. Los tipos de gráficos generales que se pueden utilizar son:

-Columna: se suelen utilizar para comparar valores de categorías.

-Línea: Se suelen utilizar para mostrar tendencias en el tiempo.
-Circular: Se suelen utilizar para mostrar la contribución de cada valor a un total.
-Barra: Se suelen utilizar para comparar valores, de la misma forma que los de la columna
-Área: se suele utilizar para mostrar las diferencias entre varios conjuntos de datos en un
período de tiempo.
-Dispersión: se suelen utilizar para comparar pares de valores.
-Otros: Se suelen utilizar para mostrar otro tipo de gráficos como los de cotización, los de
superficie, los de burbuja o los radiales.

Las opciones que se tienen para elegir son las siguientes:

Dentro de cada una de las opciones se tienen diferentes subopciones de gráficos. A

continuación, se especifican los tipos más concretos de gráficos para cada una de las opciones.

Columnas

Barras

Cotización, superficie o radial

Línea

Área

Circular o de anillos
Combinado

Dispersión o de burbujas

VER VIDEO: Gráficos

2 Representar tendencias en los gráficos

Los gráficos son muy adecuados para visualizar las tendencias de los valores. Así, cuando se
manejan una serie de datos durante un espacio de tiempo concreto, gracias a los gráficos se
puede ver claramente cómo ha evolucionado la tendencia durante ese período de tiempo.

1. Lo más sencillo es verlo con un ejemplo. Se crea una hoja de cálculo que
contenga los valores del Euribor durante el año 2013. Se crea una columna que
tendrá los meses y otra con el valor del Euribor. La hoja de cálculo queda como
en la siguiente imagen:

2. Para visualizar la tendencia se va a elegir un gráfico de líneas. Para ello, se

marcan las celdas y se elige el tipo de gráfico con el que se quiere visualizar la
tendencia. En este caso se elige el de tipo Línea. Simplemente con esta acción
ya se tiene en pantalla el gráfico que se visualizará así:

3. Si se quisiera utilizar otro tipo de gráfico, bastaría con pulsar con el botón
derecho del ratón sobre el gráfico y, en el menú contextual que aparece,
seleccionar la opción Cambiar tipo de gráfico. Se elige, por ejemplo, el
 tipo Columna y se pulsa en el botón Aceptar para visualizar de nuevo el
gráfico. La nueva imagen que se obtiene es la siguiente:

3 Personalizar estilos y modelos de gráficos

Cada gráfico que se crea se puede personalizar de muchas maneras, de forma que, finalmente,
el estilo que tenga sea el que más se adecúe a las necesidades del usuario.

1. En Excel, cuando se pulsa sobre un gráfico que ha sido creado, se abre una
nueva pestaña llamada DISEÑO que permite cambiar tanto el diseño como el
estilo del gráfico.

2. Una vez elegidos el nuevo diseño de gráfico y el nuevo estilo, se obtendrá un

nuevo gráfico para los mismos datos con un aspecto, por ejemplo, como el
siguiente:
4 Representar gráficos 3D y modificar propiedades

Los gráficos en 3D son ideales cuando se trabaja con varias series de datos que permiten no
solamente ver la evolución, sino también realizar comparativas entre ellas.

1. Una vez que se tienen los datos, se debe seleccionar y especificar el tipo de
gráfico que se quiere utilizar. Se elige alguno de los tipos de gráfico en 3D para
que se representen los valores en diferentes filas. El resultado obtenido debe
asemejarse al de la siguiente imagen:

2. Se pueden realizar diferentes modificaciones al gráfico. Por ejemplo, además

de cambiar el formato, se puede cambiar el aspecto de visualización en cuanto
a filas y columnas. Pulsando con el botón derecho del ratón se debe elegir la
opción Seleccionar datos y se mostrará este cuadro de diálogo:
5 Añadir porcentajes en gráficos circulares

Los gráficos circulares son muy adecuados cuando se trabaja con datos acumulativos, de
manera que la suma de todos los elementos dé un total fijo.

1. Se seleccionan las celdas con los datos y se especifica un tipo de

gráfico Circular.

2. Además, en el espacio gráfico se pueden incluir los valores y, dado que el total
siempre se puede considerar como un todo del 100 %, se pueden especificar
los porcentajes de cada uno de los elementos para que se visualicen en el
propio gráfico. Para ello, hay que pulsar con el botón derecho del ratón sobre
el gráfico y, en el menú contextual que aparece, seleccionar la opción Agregar
etiquetas de datos. El gráfico se visualizará así:
 3. Una vez se tienen los datos, se vuelve a pulsar sobre el gráfico con el botón
derecho del ratón y aparecerá una nueva opción, sobre la que hay que pulsar,
llamada Formato de etiquetas de datos.

4. Al hacerlo, se mostrará en la parte derecha de la ventana un apartado con las

diferentes opciones que se deben marcar la casilla de verificación Porcentaje,
para que automáticamente se calculen y muestren los porcentajes sobre el
gráfico. La ventana completa es la siguiente:

6 Los minigráficos

Ventajas de uso de minigráficos

A diferencia de los gráficos, que son objetos manipulables, los minigráficos son pequeños
gráficos que se sitúan en el fondo de una celda. Dado que el minigráfico haya incrustado en
una celda, es factible que se quede en el fondo y que se escriba texto encima en la misma
celda.

La principal ventaja frente a los gráficos es que en muchas ocasiones los datos que se
presentan en una fila o en una columna son útiles, pero son complicados de reconocer a
simple vista, por tanto, es dificultoso verificar a qué dato se hace referencia. Sin embargo,
cuando se inserta un minigráfico junto a un dato, se tiene el contexto de éste. Como además
ocupa poco espacio, un minigráfico puede mostrar una evolución basada en los datos
adyacentes.

Además, es muy sencillo ver rápidamente la relación entre un minigráfico y sus datos,
comprobando además que si se modifica cualquier dato, el minigráfico se modificará
automáticamente.
De la misma forma que en valores normales de celdas, los minigráficos también se pueden
crear por grupos de celdas, siempre y cuando vayan a tener el mismo aspecto. También se
pueden arrastrar de unas celdas a otras como cuando se rellena cualquier otro tipo de dato y
se copiarán automáticamente haciendo referencia a las celdas adecuadas.

Crear un minigráfico

1. Para crear un minigráfico hay que elegir una celda vacía o un grupo de ellas
para poder insertarlo. Se debe ir a la pestaña INSERTAR y, dentro del
grupo Minigráficos, se seleccionará el tipo deseado. Los tipos existentes son:

 Línea.

 Columna.

 Pérdida y ganancia.

2. Después, hay que escribir el rango de celdas que contienen los datos en los
que se va a basar el minigráfico.

3. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo que contenga unos valores de ventas
por trimestre de una serie de productos.

4. A continuación, se crean los minigráficos en las siguientes celdas, de manera

que se vean fácilmente las tendencias de las cantidades vendidas por
trimestre. Se indica que se quiere insertar un minigráfico de tipo Columna y se
abrirá un cuadro de diálogo en el que se establecerá el rango de los datos.
 5. Tras pulsar en el botón Aceptar, el minigráfico se visualizará en la celda corres-
pondiente. Una vez se tiene el primero, basta con arrastrar la celda hacia abajo
para copiar el contenido al resto de filas y así obtener el minigráfico para el
resto de elementos.

Personalizar minigráficos

Una vez se han creado los minigráficos se pueden personalizar, de manera que se pueden
controlar los puntos de valor que se muestran (alto, bajo, primero, último o negativo), cambiar
el tipo de minigráfico, aplicar estilos de la galería que se ofrece, establecer opciones de
formato y de eje vertical o controlar qué hacer con las celdas vacías o con valor cero.

1. Para controlar los puntos que se muestran hay que elegir el minigráfico y en la
pestaña DISEÑO, dentro del grupo Mostrar, se activarán o desactivarán las
casillas de verificación de Marcadores, Puntos negativos, Punto alto, Punto
bajo, Primer punto o Último punto.

2. Para cambiar el estilo y el formato del minigráfico basta con elegir, dentro de
la pestaña DISEÑO y grupo Estilo, aquél estilo que interese utilizar; de la
misma forma que se pueden seleccionar los colores del minigráfico y de los
marcadores mediante las opciones Color de minigráfico y Color de marcador,
respectivamente.

3. Para controlar las celdas que estén vacías o cuyo valor es cero hay que ir a la
pestaña DISEÑO y, dentro del grupo Minigráfico, a continuación, pulsar en el
botón Editar datos para abrir el cuadro de diálogo Configuración de celdas
ocultas y vacías y decidir las opciones deseadas.

7 Práctica, paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga los valores del IBEX35 para seis meses
del año 2013. Después, se va a añadir un gráfico adecuado a los datos introducidos que se
personalizará para que quede lo mejor posible.

1. Se comienza con la creación de la hoja de cálculo con los datos del valor de final de mes del
IBEX35. El resultado debe ser así:

2. Se selecciona todo el rango de celdas y se va a la pestaña INSERTAR para introducir un

gráfico de tipo Barra. El gráfico se muestra automáticamente en la hoja de cálculo y el aspecto
que ahora debe tener es como el siguiente:

3. A continuación, se va a personalizar el gráfico siguiendo estos pasos:

 Como solamente hay un color, no es necesario que la leyenda se

muestre, así que se selecciona y se elimina.
  Se elige un tipo de gráfico diferente en 3D para cambiar la
visualización.

 Se modifica el estilo y se cambia el color.

 Se cambia el diseño y se indica que también se quieren visualizar en el

gráfico los propios valores.

 Se pulsa en el gráfico y se amplía el área de trazado para que ocupe la

máxima superficie dentro del rectángulo del gráfico.

 Se cambia el estilo de la forma para cambiar el color del fondo.

 Se amplía el tamaño de todo el gráfico arrastrando el borde del

rectángulo completo.

4. Tras seguir todos los pasos se conseguirá una hoja de cálculo con un aspecto como el de la
siguiente imagen:

8 Ejercicios
ACTIVIDAD:
 Crear una hoja de cálculo en Excel que contenga los valores de
la cotización del euro respecto al dólar para todos los días del
mes de enero del año 2012. Después, se debe crear una gráfica
que permita ver la evolución de las cotizaciones.
 Crear una hoja de cálculo en Excel que contenga los datos de
los importes de ventas de varios comerciales durante los meses
de un año. Se debe crear una gráfica que permita ver la
 evolución de las ventas para cada uno, además de la
comparativa de datos entre ellos.
 Crear una hoja de cálculo en Excel que contenga los valores de
las temperaturas máximas y mínimas que se tienen como
media desde que hay históricos en la ciudad de San Sebastián.
Se obtendrán las temperaturas absolutas y también las medias
de cada mes. Después, se debe crear una minigráfica para cada
uno de los valores que permita ver la evolución de las
temperaturas habituales en el año.

8.9 Cuestionario: Representación de gráficas complejas

Puntuación: 60 %

1.- Los minigráficos son:

Gráficos de menor complejidad.

Gráficos de menor tamaño.

Gráficos que se sitúan en el fondo de una celda. OK

2.- Todos los gráficos pueden ser transformados a 3D:

No, sólo los circulares.

No todos.

Sí. MAL

3.- Una gráfica sirve para:

Explicar cada uno de los datos de manera analítica.

Explicar un conjunto de datos de un golpe de vista de

 manera sintáctica. OK

Explicar cada uno de los datos de un golpe de vista.

4.- Una gráfica de sectores (circular) está indicada para:

Mostrar el total de cada contribución. MAL

Expresar los datos de una manera profesional.

Mostrar la contribución de cada valor a un total.

5.- Cuáles son los tipos de minigráficos que existen:

De Línea, Columna y Pérdidas-ganacias. OK

De sectores y Línea.

Todos los que existen en gráficos normales.

9. Manipulación de datos con tablas dinámicas

1 Utilizar el asistente para tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta que permite crear tablas cambiando la configuración
de filas, columnas, subtotales, totales, agrupaciones y filtros de forma dinámica. Los informes y
las gráficas que se obtengan a partir de dichas tablas serán también dinámicos. Se parte de una
hoja de cálculo con una serie de datos y se creará la tabla dinámica a partir de ellos.

1. Por ejemplo, se parte de una hoja de cálculo con gastos por fechas y sus
acumulados.

2. Se selecciona el rango de celdas y, para lanzar el asistente, se debe ir a la

ficha INSERTAR y, dentro del grupo Tablas, pulsar en el botón Tabla
 dinámica para desplegar el submenú y elegir la opción Tabla dinámica. Se
abrirá el asistente con este aspecto:

3. Se debe seleccionar el lugar en el que se va a crear la tabla dinámica. En la

imagen se ha elegido la segunda hoja de cálculo del libro como destino y, en
concreto, la primera celda.

El resultado es el de la siguiente imagen:

4. En esta nueva vista aparecen los campos que se pueden incluir en el informe.
Para ello, es necesario elegirlos e irlos arrastrando sobre la tabla dinámica que
se ha creado.

5. Dado que la tabla es dinámica, los valores acumulados se van a calcular

automáticamente y, además, se irán agrupando adecuadamente. Para crear la
tabla se van a seleccionar, por este orden, los campos Fecha, Gastos e
 Importe. Basta con marcar las casillas de verificación correspondientes y se
creará la tabla dinámica con el siguiente aspecto:

6. Como se puede apreciar, se han generado automáticamente los subtotales por

fecha y la suma total. Además, el detalle por cada fecha se puede ir abriendo y
cerrando según interese. Si se cierran todos los elementos, el aspecto sería el
siguiente:

VER VIDEO: Tablas dinámicas

2 Modificar el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos

La gran ventaja de las tablas dinámicas es que se puede modificar el aspecto de la visualización
de los datos de manera sencilla, con lo que se puede obtener otro tipo de información en
función de la clasificación y de sus subtotales.
 1. Por ejemplo, en la tabla dinámica de gastos generada se tienen como
etiquetas de fila Fecha y Gastos, con lo que se obtienen subtotales por fecha.
Si se invierte el orden, los subtotales se obtendrían por Gastos y, las fechas
serían los campos que conformarían las líneas. Para modificar el orden se debe
ir al apartado Etiquetas de fila y clicar en el elemento deseado para arrastrarlo
a otro lugar. Si el orden elegido es primero Gastos y después Fecha, el
resultado será el siguiente:

También se pueden utilizar otro tipo de funciones para los subtotales de cada campo, en lugar
de la suma.

2. Para ello, hay que desplegar el menú contextual del elemento y seleccionar la
opción Configuración de campo. Por ejemplo, si se hace en Fecha, se puede
indicar que la junción a usar sea el promedio, realizando la siguiente selección:

En este caso, lo que se obtendrá por cada fecha es la media de los valores de los conceptos. El
resultado quedaría así:
3. Además, se pueden seleccionar varias funciones en lugar de una sola. Si se
elige que se quiere ver la suma, el promedio, el máximo y el mínimo, la tabla
quedaría así:
3 Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica

Los datos que se estén visualizando en las tablas dinámicas se pueden filtrar de manera
sencilla en Excel.

1. Para ello, hay que arrastrar el campo deseado hasta el cuadro FILTROS. Por
ejemplo, se arrastra el campo Fecha hasta la zona de filtrado y el aspecto de la
tabla dinámica cambia al siguiente:

NOTA: Como se puede apreciar en la imagen, de la tabla han desaparecido las fechas. Lo que
se obtiene es el desglose por concepto con los subtotales. En la parte superior está ahora el
campo Fecha y pone (Todas), lo que significa que se están visualizando son los de todas las
fechas. Pero es ahí donde el desplegable permite filtrar la información. Si se despliega, se
muestran las fechas posibles en una lista.

2. Si se marca la casilla de verificación Seleccionar varios elementos, delante de

cada elemento de fecha aparecerá una casilla de verificación que permitirá
seleccionar varias fechas. Una vez están seleccionadas, se pulsa en Aceptar y
se visualiza el resultado. Por ejemplo, seleccionando la primera y última Fecha,
el resultado sería como el de la siguiente imagen:
4 Generar gráficos dinámicos

Desde las tablas dinámicas de Excel también se pueden asociar gráficos dinámicos.

1. Se marca el rango de celdas y, desde la ficha Herramientas de tabla dinámica,

pestaña Opciones, grupo Herramientas se selecciona la opción Gráfico
dinámico y se elige el tipo de gráfico (de la misma manera que en los gráficos
normales). Se mostrará un nuevo gráfico, pero con opciones en él. Se debe
obtener un resultado similar al mostrado en la siguiente imagen:

2. Tal y como se puede apreciar, en este caso es posible dinamizar el gráfico

mediante los campos Fecha y Gastos, pudiendo realizar ordenaciones o filtros
por los contenidos de dichos campos.
VER VIDEO: Gráficas dinámicas

5 Práctica, paso a paso

Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga una serie de artículos. En ella
aparecerán las unidades que se han comprado y se han vendido, organizadas por fechas. Una
vez se consiga, se creará una tabla dinámica en la que se puedan organizar los datos y obtener
los subtotales de las unidades compradas y vendidas.

1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos iniciales. El aspecto debe ser
como el siguiente:

2. A continuación, se seleccionan todos los datos y se pulsa en la

pestaña INSERTAR para elegir la opción Tabla dinámica. Se indica que se va a
generar la tabla en la otra hoja de cálculo que se tiene en el libro y se marca de
la siguiente forma:
3. Al pulsar en Aceptar, se abre la hoja de la tabla dinámica y se eligen los
campos que se van a mostrar. En este caso se eligen todos, con lo cual se
obtendrá la tabla dinámica con todos los elementos.

4. Para obtener los subtotales de las compras y ventas, se arrastran los campos
de Compra y Venta hacia el grupo Valores y se indica que la función que se
quiere utilizar es la Suma. De esta manera, aparecerán dos nuevas columnas.
El resultado, si se recogen los datos por fechas, debe ser el siguiente:
6 Ejercicios
ACTIVIDAD: Se debe crear una hoja de cálculo que sea capaz de obtener
una serie de datos para obtener ciertos resultados. El objetivo es conseguir
optimizar un ahorro anual en función de unos gastos fijos y variables. Se
prefijarán los gastos fijos y se indicará la cantidad que se desea ahorrar
durante el año. La hoja de cálculo debe permitir obtener los ingresos
necesarios para lograr el objetivo.

9.7 Cuestionario: Manipulación de datos con tablas dinámicas

Puntuación: 80 %

1.- ¿Existen los mismos gráficos de valores normales en

gráficos dinámicos para tablas dinámicas?

Casi, menos los de Columna y Circular.

Sí.

No. MAL

2.- Las áreas de las tablas dinámicas son:

Filtros, columnas y valores.

Filtros, columnas, filas y valores. OK

Filas, valores y columnas.

3.- Una tabla dinámica se puede generar en:

Otra hoja de cálculo.

Otra hoja.

Todas las respuestas son correctas. OK

 4.- Qué permiten realizar las tablas dinámicas:

Crear tablas cambiando la configu¬ración de filas,

columnas, subtotales, totales, agrupaciones y filtros de
forma estática.

Informes y gráficas dinámicas.

Crear tablas cambiando la configu¬ración de filas,

columnas, subtotales, totales, agrupaciones y filtros de
forma dinámica. OK

5.- Un gráfico asociado a una tabla dinámica es

denominado:

Interpretación dinámica.

Vinculado dinámico.

Gráfico dinámico. OK

10. Análisis de escenarios

1 Trabajar con escenarios

En Excel se puede trabajar de manera especial con una serie de herramientas de análisis de
hipótesis, de manera que, partiendo de varios conjuntos de datos, se puedan obtener los
resultados que se producirían tras la aplicación de una serie de fórmulas.

El análisis de hipótesis es el proceso que permite modificar los valores de una serie de celdas
para ver cómo afectan los cambios al resultado de las fórmulas de una hoja de cálculo.

Los tipos de herramientas de análisis de hipótesis existentes son:

1. Escenarios: toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados

2. Tablas de datos: Funcionan solamente con una o dos variables, pero aceptando múltiples
valores para dichas variables.

3. Búsqueda de objetivos: funciona a la inversa, partiendo del resultado y obteniendo los

posibles valores de entrada que produzcan ese resultado.
1. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo que tenga un conjunto de datos.
Inicialmente, estos datos reflejarán la hipótesis de unas ventas con valor
positivo, para después, modificarlas a unas ventas con valor negativo. La hoja
de cálculo sería la siguiente:

2. A continuación, se va a la ficha DATOS, grupo Herramientas de datos,

botón Análisis de hipótesis, opción Administrador de escenarios.

3. Para crear el escenario hay que pulsar en el botón Agregar. Se abrirá una
nueva ventana en la que se debe elegir el nombre del escenario e indicar las
celdas que son cambiantes. El aspecto debe ser como el siguiente:

4. Después de pulsar en el botón Aceptar se introducen los valores que son la al-
ternativa a los originales para las celdas elegidas. La ventana debe quedar así:
 5. Al pulsar en Aceptar se vuelve a la lista de escenarios creada. Si se repite la
misma acción y se crea otro escenario con los datos originales, la lista tendría
los dos (o más) siguientes escenarios.

6. En este momento, si se pulsa en Mostrar con el escenario elegido, los datos

irán cambiando y se verán los nuevos resultados para cada caso. Se puede
hacer de la misma manera teniendo así una lista de escenarios posibles. El
resultado al visualizar los datos con el primer escenario creado sería el
siguiente:

VER VIDEO: Escenarios

2 El analisis Y si

A la hora de crear los modelos de predicción de resultados, lo más frecuente es que se puedan
modificar los contenidos de ciertas variables que afecten a los resultados. En Excel se utiliza el
término Y si para especificar estos cambios en los valores de las variables.

1. Por ejemplo, se creará una hoja de cálculo en cuya parte superior se expongan
una serie de variables con sus respectivos valores; más adelante, éstos se
utilizarán en el resto de datos de la hoja de cálculo. Se señalará un valor de
cotización para unas acciones el que se estima que tendrán a finales del año.
En estos datos se pondrán las cantidades de acciones que se poseen y lo que
se espera que se obtenga de beneficio en función del valor al que se
compraron.

El aspecto de la hoja de cálculo es el siguiente:

2. Las celdas B2, B3 y B4 son las que tienen las variables que van a afectar a los
resultados del resto de fórmulas de la hoja de cálculo. Las variables son las que
se van a usar para crear los diferentes escenarios. Se les dan distintos valores
que son los que conformarán los escenarios:

3. Al pulsar en el botón Mostrar de cada escenario se pueden ir viendo los

resultados para cada caso.

4. Al pulsar en el botón Resumen, se pueden elegir las celdas que conforman los
resultados y comprobar de un vistazo las diferencias entre cada escenario. El
aspecto de la hoja queda de esta forma:
5. Para que en el resumen aparezcan datos más coherentes en lugar de las refe-
rencias de celdas, es conveniente modificar antes los nombres de estos
últimos. Para ello hay que pulsar en cada celda que aparece en el resumen y
seleccionar la opción Definir nombre. Se abrirá una ventana en la que definir
el nombre específico para la celda de esta forma:

6. Tras cambiar todos los nombres, el resumen quedará así:

3 Utilizar el comando Buscar objetivo

La opción Buscar objetivo permite usar las estimaciones a la inversa. En este caso lo que se
conoce es el resultado y de lo que se trata es de encontrar qué datos permitirían obtener los
resultados deseados.

1. Por ejemplo, se elige la hoja de cálculo con los valores de las acciones y se defi-
ne el beneficio que se calcula obtener para cada una de ellas. Lo que se quiere
hallar es el valor al que tendrían que llegar las acciones para obtener el
beneficio deseado. Se debe hacer lo mismo para cada una de las acciones.

2. Se debe seleccionar una de las celdas con el beneficio y, dentro de la

pestaña DATOS, grupo Herramientas de datos, botón Análisis de hipótesis,
seleccionar la opción Buscar objetivo.

3. Se abre el cuadro de diálogo Buscar objetivo y se definen la celda del beneficio

con el valor deseado y la celda cuyo valor se debe calcular su valor para lograr
el objetivo.
 4. Al hacer lo mismo con el resto de las acciones, se obtiene la hoja de cálculo
con los valores buscados para el precio de venta. El resultado final se
mostraría así:

NOTA: De esta manera se puede saber con qué valor de acciones conviene vender para lograr
los objetivos deseados.

VER VIDEO: Buscar objetivo

4 Práctica, paso a paso

Se quiere crear una hoja de cálculo que contenga los datos de los kilos de material extraídos en
las Minas de Riotinto cuando éstos se empezaron a explotar. Se crean dos columnas, una para
los años y otra para los kilos. Después se va a crear una columna con tres variables que van a
representar:

1 El número de kilos que puede entrar en una vagoneta.

2 El número de vagonetas simultáneas con las que se puede trabajar.

3 El tiempo que se necesita para llevar una vagoneta hasta el tren que transportará los

minerales.

Por último, se creará una nueva columna que calcule el tiempo óptimo que haría falta para
extraer todo el mineral en las condiciones del escenario previsto. Establecer tres diferentes
escenarios y verificar los tiempos totales.

Primero se crea la hoja de cálculo con los datos de las extracciones de los minerales durante
una serie de años. A continuación, se crea el primer escenario con los datos iniciales. La hoja
de cálculo con los primeros valores queda así:
El siguiente paso es crear la nueva columna. Se introduce la primera fórmula, teniendo en
cuenta que para poder arrastrarla, se debe indicar que los valores del escenario tienen que ser
fijos. La fórmula sería la siguiente: =(B2 / $G$3) *$G$4*$G$5.

Se arrastra la fórmula al resto de las celdas y se obtiene el resultado de tiempo en minutos

para todos los años introducidos. A continuación, se establecen los escenarios. Primero, se
marcan las celdas que conforman el escenario, se va al menú DATOS, grupo Herramientas
de datos, botón Análisis de hipótesis y se elige la opción Administrador de
escenarios. Después, se le da un nombre al escenario (Mediana, por ejemplo) y se guarda
pulsando en Aceptar. A continuación, se modifican los datos y se dan dos nuevos nombres a
los escenarios (por ejemplo, Vagoneta-Pequeña y Vagoneta-Grande). Cambiando los
escenarios se pueden comprobar los otros resultados. Por ejemplo, seleccionando la
opción Pequeña, el resultado debe ser como el siguiente:
5 Ejercicios
ACTIVIDAD: Calcule el número que hace falta para que multiplicado con
otro, obtenga el resultado con decimales. Por lo tanto se debe buscar un
número decimal que se desconoce.

10.6 Cuestionario: Análisis de escenarios

Puntuación: 75 %

1.- Un escenario realiza:

Un conjuntos de valores de entrada y determinan

posibles resultados.

Varios conjuntos de valores de salida y predeterminan

posibles resultados. MAL

Uno o dos datos y la repercusión de posibles resultados.

2.- Donde podemos encontrar el análisis de hipótesis:

DATOS, Herramientas de datos, Análisis de hipótesis.

OK
 DATOS, Herramientas, Administrador de escenarios.

HERRAMIENTAS, DATOS, Administrador de escenarios.

3.- El escenario puede funcionar de:

Manera automática, generando un informe de los

escenarios.

Todas las respuestas son correctas. OK

Manera manual, seleccionando el escenario.

4.- Buscar objetivo permite:

conocer el resultado mediante estimaciones de datos.

permite usar las estimaciones a la inversa. OK

Buscar y usar las estimaciones de un conjunto de datos.

11. Utilización de macros

1. Comprender el concepto de macro

Las macros se emplean para automatizar tareas repetitivas, es decir, éstas registran para
después repetirlas cuando sea necesario. Es posible registrar las macros de dos maneras, a
través de la opción Grabar macro o ejecutando un código escrito.

Las macros pueden ser funciones de código que se describen y que después se utilizan cuando
hacen falta. Se asignan a una combinación de letras que será la que posteriormente habrá que
pulsar para que se ejecuten.

2. Grabar una macro y utilizarla

1. Para grabar una macro en Excel hay que ir a la pestaña DESARROLLADOR y,

dentro del grupo Código, elegir Grabar macro.

NOTA: Para lanzar la grabadora, se clica en ARCHIVO, Opciones y, desde la

opción Personalizar cinta de opciones, se activa la casilla de la ficha Desarrollador (observa la
imagen siguiente). Se presiona Aceptar hasta salir a edición normal.
2. Una vez activada la opción, se comprobará que en la cinta de opciones aparece
una nueva ficha con el nombre DESARROLLADOR. Desde la nueva ficha,
grupo Código, se hace clic en el botón Grabar macro. Se añade un nombre, se
aplica una tecla y se acepta.

3. Por ejemplo, si se quiere grabar un formato completo para una celda en el que
se cambie el tipo de letra, el tamaño, el color y el fondo, de manera que
después se use con una combinación de teclas, sería mucho más cómodo y
sencillo tener la acción grabada en una macro.

4. Desde la ventana de grabación de macros se indica el nombre de la macro (en

nuestro ejemplo Formato Completo), la tecla abreviada que se va a usar para
ejecutarla (en nuestro ejemplo Ctrl+May+F), el lugar en el que se va a guardar
(en nuestro ejemplo “en este libro’’) y una descripción si se desee.
 5. Se hacen los cambios para una celda concreta y, cuando se termina, se va a la
pestaña DESARROLLADOR y, dentro del grupo Código, se elige la
opción Detener grabación.

6. A partir de ahora, se usará la macro para poner el mismo aspecto al resto de

las celdas. Por ejemplo, se marcan un rango de celdas y se pulsa Ctrl+May+F.
Atención: se debe marcar Usar referencias relativas (en la
pestaña DESARROLLADOR y, dentro del grupo Código). Se puede observar que
habrán cambiado todas las celdas con todas las características generadas para
la primera de ellas. El aspecto deberá ser así:

7. Hay que tener en cuenta que a la hora de guardar la nueva hoja de cálculo, no
se puede utilizar el tipo habitual, puesto que no admite macros. Aparecerá un
mensaje indicando que esta acción no es viable.

8. Se debe pulsar en el botón No y al guardar especificar el tipo Libro de Excel

habilitado para macros (*.xlsm).

VER VIDEO: Macros

3 Editar y eliminar una macro

1. Para editar o para eliminar macros en Excel hay que ir a la lista de macros y
desde allí decidir la acción. Para ello hay que entrar en la
pestaña DESARROLLADOR y, dentro del grupo Código, elegir el botón Macros.
Se abrirá la ventana con la lista de macros creadas:
 2. En esta ventana se puede realizar tanto la edición, utilizando el
botón Modificar, como la eliminación de la macro, usando el botón Eliminar.

3. Si se opta por la opción de Edición, se pasa directamente a la ventana de

código de la macro. El código es VBA o Visual Basic para Aplicaciones. La
ventana de código para esta macro sería:

4. Personalizar botones con macros asignadas

Para que resulte cómodo ejecutar macros y no tener que aprenderse de memoria las
combinaciones de teclas, se pueden colocar botones en las hojas de cálculo, de forma que
cuando se pulsen, se ejecuten las macros asociadas.

1. Para ello, se debe ir a la pestaña DESARROLLADOR y dentro del

grupo Controles, seleccionar Insertar y, elegir el Botón (Control de
formulario). Se abrirá entonces la ventana para asignar la macro al botón de la
siguiente forma:
 2. Al pulsar en Aceptar, la macro queda asignada. Se puede modificar el texto por
defecto del botón. Para ello, se hace un clic con el botón derecho del ratón y
se selecciona la opción Modificar texto. Tras poner el texto adecuado, el
aspecto de la hoja de cálculo debe ser como el siguiente:

3. Para probar la ejecución de la macro asignada al botón basta con seleccionar

una o varias celdas y después pulsar en el nuevo botón. Automáticamente las
celdas seleccionadas cambiarán su formato por el indicado en la macro.

5 Práctica, paso a paso

Se crea una hoja de cálculo que contenga cinco columnas de números y otra columna que
contenga la suma de cada fila de elementos. Después, se creará una macro para poner en color
rojo una celda, otra que lo ponga verde y otra en azul. Se creará un botón asignado a cada
macro y después se asignarán los colores pulsando en los botones correspondientes, teniendo
en cuenta los siguientes criterios:

 Rojo: La suma es un valor negativo.

 Verde: La suma es un valor superior a 1000.

 Azul: La suma es otro valor.

La suma es un valor negativo.

1. Primero se crea la hoja de cálculo con los valores de base:

2. A continuación, se crean las tres macros. Se usa la pestaña DESARROLLADOR,

se pulsa en Grabar macro, se elige el color correspondiente y se pulsa
en Detener macro. De esta forma se graban las tres macros que deberán
visualizarse así:

3. El paso siguiente es crear los tres botones con las macros asociadas a cada uno
de ellos. Desde la pestaña DESARROLLADOR se pulsa en Insertar, se elige el
botón de comando y, tras asignar la macro correspondiente, se modifica el
texto del botón para que sea el adecuado. Se hace lo mismo con las tres
macros y se obtendrá la hoja de cálculo con los tres botones:
 4. A continuación, se ejecutan los botones en las celdas correspondientes y se
obtiene la hoja de cálculo final.

6 Ejercicios
ACTIVIDAD: Crear una hoja de cálculo que contenga tres columnas de
números. Después, se creará una macro que sea capaz de formatear cada
columna. A cada elemento se le pondrá un recuadro negro y un fondo
amarillo, además de marcar cada celda en negrita.

11.7 Cuestionario: Utilización de macros

Puntuación: 60 %
1.- ¿Las macros se pueden aplicar a referencias
relativas?

Sí, tan sólo dejando seleccionado el rango.

No.

Sí, dejando seleccionado el rango y dejando marcada la

opción “Usar referencias relativas”. OK

2.- ¿Por defecto, Excel tiene la pestaña DESARROLLADOR

para las Macros?

Depende de la versión de Excel 2013, si en Excel 2013

PYME.

Si. MAL

No.

3.- Una macro es un:

Video de lo que ocurre en la pantalla.

Un trozo de código VBA que muestra mensajes.

Una automatización de tareas previamente grabadas.

OK

4.- Por defecto, Excel puede ejecutar todas las Macros?

Sí, siempre que sea el propietario del archivo y tenga su

clave. MAL

No, las tienes desactivadas.

No, sólo las marcadas como seguras.

5.- Las teclas de método abreviado, son para:

 Ejecutar la macro desde teclado. OK

Parar la macro desde teclado.

Un código de teclado para poder deshabilitar la

protección contra Macros.

12. Integración Office 2013

1 ¿Qué es SkyDrive?

Es un espacio de almacenamiento online gratuito que permite almacenar todo tipo de

archivos, fotos y documentos, así como hacer copias de seguridad o edición de archivos Office
online desde tu pc, móvil o smarthphone de forma gratuita.

También ofrece la posibilidad de compartir aquellos archivos que resulten demasiado pesados
para ser enviados. SkyDrive ofrece además la posibilidad de establecer distintos permisos y
especificar que las carpetas sean privadas, públicas o compartidas con las personas que se
indique.

BÁSICAMENTE, ES UN DISCO RÍGIDO EN LINEA CON OPCIONES INTERESANTES.

2 Compatibilidad

SkyDrive principalmente se maneja en un entorno Windows, aunque de XP hacia atrás

inclusive no da respaldo, este, además cuenta con compatibilidad en Apple OS X e iOS, con
Outlook.com y desde agosto del 2012 también se incorporó para Android y Windows Phone 8,
además, el sistema de firma digital DocuSign y el lector de texto a voz SoundGecko también se
integrarán con SkyDrive. En cuanto a idiomas admite 106 lenguas.

3 Almacenamiento

El almacenamiento que propone Skydrive a la fecha es de 7 GB Free, si bien cuando

presentaron el servicio era de 25 GB, la capacidad se vio reducida dado que en primer lugar el
servicio comenzó a utilizarse masivamente y valía la pena cobrar por mayor almacenaje y
segundo porque la mayoría de los usuarios no exigían tantos gigas de uso... Incluso en su
momento, la gente de Windows Live envió cuestionarios vía mail avisando que el servicio
reduciría la capacidad y que quienes quisieran podían conservar los hoy tan codiciados 25 GB
sin pagar un céntimo. Actualmente las capacidades con abono son las siguientes:

Como podemos ver, los planes de almacenamiento tienen un precio bastante elevado y
seguramente esta tendencia se mantendrá, podemos ver en la siguiente imagen de hace un
tiempo, cuando SkyDrive no contaba con interfaz propia, sino que dependía del ingreso a otro
servicio Windows Live (como lo es Hotmail), los precios eran bastante inferiores a los actuales.
Otra cosa que podemos comprobar es la ya no vigente opción para mantener nuestro SkyDrive
con 25 GB.
Más de uno debe estar lamentándose de no haber actualizado cuando era GRATIS.

4 Almacenamiento-archivo

Previamente hemos hablado de la capacidad total de nuestro SkyDrive y de los planes pagos
para extender la misma, pero, ¿qué hay de los archivos por sí solos?

Bien, SkyDrive ofrece dos modalidades de tamaño subido por archivo, si el usuario sube un
archivo a la nube desde el navegador web, el mismo no deberá ser de más de 300 MB, en
cambio, si el usuario se descarga la API ActiveX o mejor dicho, el programa oficial de SkyDrive,
el cual pesa menos de 6 MB y se puede descargar del sitio oficial, este nos habilitará subir
archivos de hasta 2 GB de tamaño.

¿Y cuántos archivos en simultáneo? Bueno, SkyDrive desde su interfaz web permite subir en
simultaneo 5 archivos (lo cual no es poco), sin embargo, con la aplicación de escritorio,
podremos arrastrar muchísimos archivos, de hecho los que queramos siempre y cuando no
superen los 2 GB, hasta la carpeta SkyDrive (carpeta que se genera en el panel de navegación o
perfil de usuario al instalar el programa).

5 SkyDrive Setup, la aplicación en tu pc

La gran ventaja de SkyDrive radica en su software (algunas características ya mencionadas en

el apartado Almacenamiento/archivo), el cual es descargable desde su Sitio oficial, el cual tiene
un peso inferior a los 6 MB, una sencilla instalación y un entorno más que comprensible.

1. Descargada la aplicación, comenzamos la instalación:

Por defecto se instala en C:\Usuarios\Usuario\SkyDrive, dejando un instalador de backup en
Archivos de programas x86.

2. Clicamos en "empezar":

3. Se nos abrirá la siguiente ventana:

Bien, para tener acceso a SkyDrive hay que iniciar sesión con una cuenta de Windows Live ID o
como ahora se llama, una Cuenta Microsoft (Microsoft Account), si dispones de una cuenta de
Hotmail, Xbox Live, Skype o algún otro servicio de Microsoft puedes iniciar sesión, sino te creas
una en "Regístrate ahora".
 4. Ubicación de nuestra carpeta SkyDrive:

Iniciada la sesión con nuestra Microsoft Account, SkyDrive nos dice donde se encuentra
nuestra carpeta de archivos, la cual podemos mantener en el directorio predeterminado o
cambiarla de lugar.

NOTA: Si les aparece el mensaje "Ya hay archivos en esta carpeta de SkyDrive" esto significa
que están instalando el programa en una ubicación donde previamente pudo haber sido
instalado o bien, que dicho directorio ya contenga archivos.

6 Sincronización

Si bien las opciones de sincronización se podrían aclarar durante la instalación del software,
dada la utilidad de dicha configuración, me parece justo una introducción aparte.

La sincronización es la acción que nos permite en tiempo real bajar a nuestro ordenador todo
lo que subimos a SkyDrive desde cualquier sitio y viceversa, es decir, que todo lo que
subamos/peguemos o arrastremos a nuestra carpeta creada por SkyDrive, este
automáticamente iniciará un proceso de subida a la nube para que lo compartamos a nuestro
gusto. La sincronización es selectiva y se aplica a carpetas de nuestro SkyDrive, es decir, a las
que seleccionemos para sincronizar. Al terminar el último paso de instalación mostrado arriba
nos aparece la siguiente ventana:
Si seleccionamos "Todos los archivos y carpetas en mi SkyDrive" el software se encargará él
solito de bajar todo lo que tengamos subido en nuestro SkyDrive a nuestro directorio de
instalación, a su vez, todo lo que vayamos poniendo en el directorio se irá subiendo...

NOTA: La sincronización sólo se dará cuando tengamos una conexión a internet y la cuenta de
SkyDrive logueada desde la aplicación que instalamos, puede pasar que no la tengamos
abierta, pues cuando más tarde abramos el programa y nos logueemos, este comenzará a
bajar o subir de manera automática a modo de ponerse al día o "sincronizarse" con lo que está
en la nube o el PC.

Al darle siguiente nos aparece la siguiente ventana:

La misma nos dice que a través de SkyDrive podremos tener una suerte de acceso remoto a
nuestro equipo, una opción de sincronía más que interesante, podemos mover archivos dentro
de nuestro equipo sin estar frente a él y con solo estar logueados en nuestra cuenta, esta
opción de hecho esta más familiarizada con el concepto de acceso remoto, ya que nos deja
mover los datos entre ordenadores sin llenar el espacio disponible de SkyDrive. Apretamos
"Listo".
Tendremos a SkyDrive instalado y funcionando, en la barra de tareas entre los programas de la
esquina inferior derecha está la nubecita y se verá algo así:

Como en mi caso tenía archivos cargados a mi cuenta SkyDrive vía web, además tenía algunas
carpetas creadas, el software automáticamente comenzó a bajarlas en el directorio instalado
como se ve en la siguiente imagen:

Como en mi caso estoy interesado en que los archivos de dicha ubicación se agreguen a la
nube, selecciono "Usar esta ubicación".

7 Compartir y DESCARGAR

Ahora lo que todos queremos, compartir y descargar, de manera predeterminada SkyDrive nos
presenta 3 carpetas: Documentos, Fotos y Público, las cuales podemos conservar o borrar, así
mismo podemos crear nuestras carpetas, como por ejemplo en la siguiente imagen:
Donde creé 2 carpetas, "Música pochoclera" y "Música variada". Al momento de crear una
carpeta la interfaz SkyDrive busca actualizaciones para subir a la nube, por eso es que estas
carpetas se ven con el validador verde debajo a la izquierda, significa que ya está hecha la
actualización y que ya podremos ver vía web las carpetas creadas. Bien, ahora le vamos a
arrastrar algunos archivos a la carpeta, en mi caso voy a meter algunos temas en mp3, pero es
indistinto, uno puede subir y compartir cualquier tipo de documento u/o archivo dentro de la
carpeta que se quiera. Por ejemplo, metemos 4 mp3's dentro de "Música pochoclera" y
SkyDrive empieza su labor como vemos en las siguientes imágenes:

Comienza la subida a la nube:

Cuando se termina de subir, nos toca compartir... SkyDrive propone 3 niveles de acceso, es
decir, 3 formas de compartir: "Enviar correo electrónico", "Publicar en redes sociales"
(asociadas a la Microsoft Account que usamos para SkyDrive) y "Obtener un vínculo".
Podemos compartir el archivo desde nuestra carpeta en el equipo o desde la web:
Desde la web sería apretando en "compartir" una vez seleccionado algún archivo o carpeta:

Una vez presionado "Compartir" vía web o vía software nos aparece la siguiente ventana:

SkyDrive nos ayuda a elegir como queremos compartir, pero vamos a explicar un poco, por
correo electrónico podemos enviarlo a contactos de nuestra Microsoft Account, los cuales, con
solo tipear la inicial de la dirección ya podremos agregar al destinatario, además, podemos
habilitar que los destinatarios puedan editar sobre el archivo, sea un documento de Office que
se quiera retocar, borrar archivos, incrustar, mover a otras carpetas, etc. También podemos
pedir que el usuario a quien le compartimos inicie sesión en su Microsoft Account para ver y/o
editar al archivo, en fin, las opciones son varias.

Como segunda forma de compartir tenemos las redes sociales, es una buena opción por si
deseamos que nuestro material sea masivamente conocido, podemos compartir nuestro
documento/archivo con las redes predeterminadas que trae SkyDrive o podemos incluso
agregar más servicios de redes sociales con las cuales tengamos afín. En esta segunda forma de
compartir también podemos habilitar/deshabilitar la opción para que los que accedan al
archivo puedan editar. Y la que personalmente me agrada más, la tercera forma de compartir,
“Obtener un vínculo”:

Un vínculo de "Solo lectura" sería eso, los usuarios que tengan acceso mediante el vínculo sólo
podrán ver que tiene el vínculo, esto significa que no podrán editar, renombrar, eliminar u
otras opciones que SkyDrive propone para con el archivo/documento vinculado (importante,
se podrá descargar). Por ejemplo, vamos a crear un vínculo público para la carpeta "Música
pochoclera":

Como vemos, el link se crea instantáneamente, además, si queremos podemos acortarlo, esta
opción es muy útil por si deseamos que nuestro link aparezca por ejemplo en Twitter o algún
sitio con límite de caracteres, lo mismo si quisiéramos enviarlo vía SMS:
Una vez acortado el vínculo damos a "Listo", tenemos que simplemente pegarlo en donde
queramos compartirlo. Podemos verificar deslogueandonos de nuestra Microsoft Account y
entrar al link y ver que efectivamente están los archivos compartidos.

NOTA: No es necesario cerrar el software SkyDrive para ver que nuestros archivos ya son
"Públicos", otra cosa, al ser de carácter público el link sólo podrá ser descargado y se podrán
ver sus propiedades, pero este no podrá ser eliminado por alguien que no sea quien lo subió.

¿Y si quiero que ya no sea público lo que compartí? Bueno, no hace falta borrar los archivos y
volverlos a subir, de hecho, eso sería muy molesto, SkyDrive nos deja desde su interfaz web
quitar permisos cuando queramos, como vemos en la siguiente imagen:

¿Y si quiero que se compartan algunos archivos de la carpeta y otros no? Bueno, ya no

podemos clicar "Compartir" para obtener un tipo de vínculo sobre la carpeta, debemos hacerlo
sobre los archivos que hay dentro, de esta forma podremos tener vínculos que se muestran
para las personas que queramos mientras que otros vínculos se mostrarían a todo el público,
es ideal para mostrar por ejemplo documentos/archivos en un sitio y mostrar, de esa misma
carpeta, documentos/archivos en otro sitio u otra publicación, SIN TENER QUE ACCEDER A
DISTINTOS SKYDRIVE'S. Para eso nos convendrá crear vínculos de "Sólo lectura" a menos que
no nos moleste que quien acceda a ellos pueda editar y/o eliminar, en tal caso habrá que crear
vínculos "Ver y editar".

En fin, de esta manera tendremos vínculos para que vean algunas personas (las que les
pasemos la dirección del vínculo), quienes además podrían (si nosotros queremos) editar con
opciones varias sobre el archivo y si cualquiera de estas personas sube de nivel en nuestro
SkyDrive (clicando donde dice "SkyDrive de fulanito") podrá ver además todos los vínculos que
nosotros creamos como "Públicos".

¿Y descargar? Para descargar es fácil, pegamos algún link que nos hayan pasado o
encontremos y le damos clic izquierdo sobre el archivo/documento (también podemos hacerlo
con el botón derecho e incluso podemos hacerlo con varios archivos a la vez) y listo, comienza
la descarga. Lo interesante es que Skydrive nos arroja muy buenas tasas de descarga (por lo
general arriba de los 200kb/s y nos permite además bajar archivos en paralelo, no tengo
conocimiento de cuantos a la vez pero he probado con hasta 20 sin ningún problema. Otra
cosa importante es que Skydrive no borra los archivos si estos no son descargados por "x"
cantidad de tiempo convirtiéndose en una alternativa a los hostings tradicionales.
8 SkyDrive como host masivo

Ahora que sabemos las ventajas que nos presenta la nube de Microsoft, nos preguntamos,
¿SkyDrive vino para reemplazar a los hostings ya plantados? Es muy difícil que pase, más que
nada porque la mayoría de los uploaders (almacenamiento web) se centra en almacenar sus
archivos en servicios que les generen alguna remuneración y ciertamente la gente de
Microsoft está lejos de dar una remuneración motivacional a sus usuarios por utilizar sus
servicios, estamos hablando de uno de los peces más grandes que hay en el mundo
informático, que por cierto, esto también es una garantía, cuántos de nosotros hemos visto
caer a docenas de páginas hostings como por ejemplo Megaupload.

Pero, ¿cómo se explica que se vean tantas cosas subidas con SkyDrive en la red? Bien, esto es
porque muchos webmasters prefieren usarlo para alojar los archivos de sus sitios por su
docilidad y ya mencionada garantía, cualquiera que vea que el archivo que quiere o le gusta
está alojado en SkyDrive sabrá que tiene garantizado una buena tasa de descarga, un archivo
que no se borra nunca (salvo que este viole derechos de autor y sea además denunciado por
un usuario con Microsoft Account) y la posibilidad que pocos hostings ofrecen de bajar varios
archivos simultáneos, es decir, SkyDrive se complementa como una herramienta de
optimización web sin lugar a dudas... Aunque no olvidemos que su fuerte es ser tu "Disco
rígido" virtual.

¿Puedo usar más de un SkyDrive a la vez? La respuesta es sí, podemos usar los que queramos,
mejor dicho, tantos como Microsoft Account tengamos, pero cuidado, solo una podrá estar
logueada a nuestro software, ciertamente desconozco que pasa con nuestros archivos al abrir
dos cuentas distintas en el software, pero las posibilidades son pocas, una es que se sobre-
escriban las carpetas de la cuenta antes logueada por las que estén en el SkyDrive de diferente
cuenta de usuario con la que nos logueemos luego, y la otra posibilidad es que se generen
nuevas carpetas tanto en pc como en el entorno vía web, complementando todas las que
faltan en ambos lados, es decir, que la "sincronización" haga su trabajo, en cualquiera de las
dos posibilidad los resultados son fastidiosos, porque podríamos perder todo lo alojado en
SkyDrive (en nuestro login viejo, para la primer posibilidad) o podríamos estar subiendo y
bajando archivos asíncronos perdiendo rendimiento en la velocidad de nuestra red durante
horas/días (para la segunda posibilidad, siempre y cuando nuestro SkyDrive tenga espacio
suficiente para meter los datos asíncronos). Es por eso que recomiendo usar una sola
Microsoft Account en el pc, pero las que queramos vía web, si bien perdemos algunas ventajas
para las que no son asociadas al software, esto no debería ser un gran inconveniente.

9 SkyDrive y Office

Office Web Apps es parte de SkyDrive y permite a los usuarios cargar, crear, editar y compartir
documentos de Microsoft Office directamente dentro de un navegador web. Incluye versiones
de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, y OneNote, y proporciona funcionalidades para que los
usuarios puedan colaborar en los documentos almacenados en SkyDrive.

Aunque no se tenga Microsoft Office instalado en el ordenador, con esta herramienta se puede
trabajar online en documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote directamente desde su
programa de Office en SkyDrive. Además, permite trabajar simultáneamente a varias personas
y guardar las versiones anteriores de un documento para acceder al historial de versiones
cuando se desee.

10 Otras aplicaciones de SkyDrive

1. Integración con Grupos

A cada grupo se le proporcionan 5 GB de espacio de almacenamiento en SkyDrive, que se

comparten entre los miembros del grupo. A los miembros del grupo se les permite acceder,
crear, modificar y eliminar archivos dentro de las carpetas de SkyDrive del grupo, así como
otras funcionalidades que ofrece SkyDrive.

2. RSS Feeds

Es posible suscribirse a los RSS feeds del contenido de las carpetas públicas. Los feeds
contienen imágenes de vista previa de los archivos agregados, ya sea una miniatura de una
imagen o un icono que representa el tipo de archivo: y páginas de descarga de vínculos al
archivo.

3. Fotos

Fotos permite a los usuarios cargar fotos y dejar que otros usuarios accedan a ellas a través de
un explorador web permite la posibilidad de mover, copiar y eliminar archivos. Además
permite a los usuarios agregar "personas etiquetadas" a sus fotos. Las fotos almacenadas
pueden descargarse en Windows Photo Gallery o como un archivo ZIP, manteniendo los
metadatos de "personas etiquetas" en las imágenes. Los usuarios también pueden ver los
metadatos EXIF como información de cámara para las fotos.
13. Prácticas Excel 2013
Una vez vistos todos los apartados del curso y asimilados sus conceptos, mediante el conjunto
de prácticas o ejercicios que proponemos, se pretende que desarrolles y manejes el software
aprendido de forma real enfrentándote a numerosas propuestas prácticas que te permitan
conseguir un óptimo nivel en su utilización. Al realizar directamente cada una de las prácticas,
ampliaras tu nivel sobre las competencias generales del curso; induciéndote, de forma
progresiva, a la resolución de estos ejercicios reales con las soluciones descritas "paso a paso".

1 Aprendiendo a movernos

Mediante este ejercicio, practicará con los desplazamientos en la hoja de cálculo, y

seleccionará rangos y celdas según lo estudiado.

Asignar un nombre a una celda

 Paso 1: entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha estudiado

 Paso 2: seleccione la celda A5 con el botón principal del ratón

 Paso 3: presione la pestaña fórmulas y en el área Nombres definidos, pulse el comando

asignar nombre

 Paso 4: localice el apartado Definir Nombre y teclee Nombre_Celda en él.

 Paso 5: Pulse el botón aceptar

Asignar un nombre a un rango

 Paso 1: Seleccione el rango continuo C2:G3 pulsando sobre la celda C2 y arrastrando

hasta la celda G3.

 Paso 2: Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres definidos, pulse el

comando Asignar nombre.

 Paso 3: Localice el apartado Definir Nombre y teclee Rango_Continuo en él.

 Paso 4: Presione Aceptar.

 Paso 5: A continuación, marque el rango discontinuo C7:G8;C11:G12. Para ello,

seleccione la celda C7, arrastre hasta la celda G8 y, manteniendo pulsada la tecla CTRL,
seleccione la celda C11 y arrastre hasta la celda G12.

 Paso 6: Deje de pulsar la tecla CTRL.

 Paso 7: Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres definidos, pulse el

comando Asignar nombre.

 Paso 8: Localice el apartado Nombre dentro del cuadro de diálogo Nombre nuevo y
teclee Rango_Discontinuo en él.

 Paso 9: Pulse el botón Aceptar.

Seleccionar un rango mediante el cuadro de nombres

 Paso 1: Pulse sobre la lista desplegable del cuadro de nombres.

 Paso 2: Seleccione en su interior el elemento Rango_Continuo.

 Paso 3: Excel señalará el rango que usted seleccionó.

2 Trabajando con rangos

Mediante este ejercicio, usted practicará introduciendo datos en un rango determinado.

Rellenar un rango con un valor determinado

 Paso 1: Entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha estudiado.

 Paso 2: Seleccione el rango C5:G10 pulsando sobre la celda C5 y arrastrando hasta la

celda G10.

 Paso 3: Teclee directamente el valor 10000.

 Paso 4: Pulse la combinación de teclas CTRL+INTRO y el valor se copiará en todas las

celdas del rango.

Limitar la entrada a un rango

 Paso 1: Marque el rango C12:F14 pulsando sobre la celda C12 y arrastrando hasta la
celda F14.

 Paso 2: Introduzca la siguiente lista de valores separándolos con la tecla INTRO: 1000,
1005, 1010, 1015, 1020, 1025, 1030, 1035, 1040, 1045, 1050, 1055.

 Paso 3: Observe que los datos sólo se introducen dentro del rango de celdas que tiene
seleccionado.
3 Introducir datos

En este ejercicio, creará la tabla que se muestra como imagen final a partir de la celda D7.
Aplique el Formato de número de contabilidad y Estilo porcentual que ya conoce a las
columnas correspondientes.

Teclear datos

 Paso 1: En un nuevo libro de trabajo de Microsoft Excel, escriba los datos que aparecen
en la siguiente imagen, sin aplicarles ningún formato, a partir de la celda D7.

 Paso 2: Introduzca las fechas separando el día, mes y año mediante /. Por ejemplo,
teclee 1/2/06 para la primera fecha.

En un nuevo libro de trabajo de Microsoft Excel, escriba los datos que aparecen en la siguiente
imagen, sin aplicarles ningún formato, a partir de la celda D7.

 Paso 1: Seleccione los datos de la columna Precio y aplíqueles el formato de moneda

presionando el botón Formato de número de contabilidad dentro del área Número de
la pestaña Inicio.

 Paso 2: Los datos de la columna Tipo de IVA deberán ir acompañados por el

formato Estilo porcentual que deberá pulsar, justo al lado del comando anterior.

Seleccione los datos de la columna Precio y aplíqueles el formato de moneda presionando el

botón Formato de número de contabilidad dentro del área Número de la pestaña Inicio.

Guardar el documento con dos tipos de formato

 Paso 1: Presione el menú Archivo, Guardar y seleccione Guardar como.

 Paso 2: En el cuadro de lista Guardar en, indique la carpeta en la que va a almacenar

su documento o bien, utilice la Barra de sitios.

 Paso 3: Teclee como nombre de archivo Introducir datos y deje como tipo de
archivo Libro de Excel (*.xlsx).
  Paso 4: Presione el botón Guardar.

 Paso 5: Seguidamente, sitúese sobre la orden de submenú Guardar como.

 Paso 6: En el nuevo conjunto de opciones que aparece, pulse sobre Formato de Excel
97-2003 y se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como.

 Paso 7: Mediante el cuadro de lista Guardar en o la Barra de sitios, ubique su

documento donde almacenó el anterior.

 Paso 8: Teclee como nombre de archivo Introducir datos II y fíjese que, como tipo de
archivo, aparece Libro de Excel 97-2003 (*.xls).

 Paso 9: Haga clic en Guardar.

 Paso 10: Cierre el documento pulsando el botón con forma de aspa que encontrará en
la esquina superior derecha.

Establecer contraseñas de apertura y escritura

 Paso 1: Abra el documento con formato 97-2003 que acaba de guardar pulsando la
opción Abrir. Dentro del cuadro de diálogo Abrir y utilizando el cuadro de lista Buscar
en, localice el documento “Introducir datos II.xls”, selecciónelo, y presione Abrir.

 Paso 2: Observe que, en la Barra de título del programa, aparece junto al nombre del
fichero la indicación [Modo de compatibilidad].

 Paso 3: A continuación, vuelva al cuadro de diálogo Guardar como pulsando la opción

con el mismo nombre.

 Paso 4: Despliegue el menú Archivo, sobre clic Información.

 Paso 5: Seleccione Proteger libro, haciendo clic en Cifrar con contraseña.

 Paso 6: Establezca la contraseña gastos. Haga clic en Aceptar y Excel le pedirá que
vuelva a teclear las claves para confirmarlas.

 Paso 7: Guarde su documento reemplazando el anterior. Si Microsoft Excel le propone

cambiar su extensión por el tipo de formato XML de la versión 2007, responda No.

 Paso 8: Cierre el documento, intente abrirlo de nuevo y verifique que necesita las
claves de apertura y de escritura que le adjudicó.
4 Introducir fórmulas

Basándose en el ejercicio “Introducir datos.xlsx” que creó en la lección anterior, deberá incluir
una nueva columna en la que insertará diferentes tipos de fórmulas.

Crear la columna Importe

 Paso 1: En primer lugar, abra el documento que guardó con el nombre “Introducir
datos.xlsx” mediante el comando Abrir.

 Paso 2: Cree una nueva columna denominada Importe a la derecha de la columna

Precio, tal como se muestra en la imagen final de esta práctica. Deberá insertar las
fórmulas de estas celdas empleando diferentes métodos.

Emplear una fórmula manual

 Paso 1: Posiciónese en la celda H8 correspondiente al importe del alquiler y escriba la

fórmula =F8*(1+G8).

 Paso 2: Pulse INTRO

Emplear una fórmula por punteo

 Paso 1: Sitúese en la celda H9 correspondiente al importe de la matrícula y teclee en

ella el signo igual =.

 Paso 2: Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda F9. A continuación, escriba
el texto *(1+.

 Paso 3: Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda G9 y teclee).

 Paso 4: Presione INTRO.

  Paso 5: Cree las fórmulas para las casillas H10 y H11 de alguna de las dos formas que
se acaban de explicar.

NOTA: Aplique a todos los datos de la columna Importe el Formato de número de

contabilidad, presionando el botón con el mismo nombre de la pestaña Inicio.

Utilizar el botón Autosuma

 Paso 1: Sitúese en la celda F12 y haga clic sobre el botón Autosuma.

 Paso 2: Acepte el rango F8:F11 como válido y presione INTRO.

 Paso 3: Marque el rango H8:H11 y presione el botón Autosuma.

 Paso 4: Sitúese en la celda E12 y teclee TOTALES como denominación de los dos
nuevos datos obtenidos.

El asistente de funciones

 Paso 1: Borre el contenido de la celda F12 para crear su fórmula mediante el asistente
de funciones. Para ello, sitúese en ella y presione la tecla SUPR.

 Paso 2: Seguidamente, pulse el comando Insertar función de la Barra de fórmulas.

 Paso 3: En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione la

categoría Matemáticas y trigonométricas y elija la función SUMA. Pulse Aceptar.

 Paso 4: Indique como argumento del cuadro Número1 la celda F8; como argumento
del cuadro Número2, la celda F9; la celda F10 será el argumento del cuadro Número3;
y F11 será el argumento del cuadro Número4.

 Paso 5: Pulse Aceptar.

Nombres en las fórmulas

Aprenderá a crear nombres para las fórmulas de forma manual y automática, y a cambiar los
rangos de las celdas por sus correspondientes nombres.

 Paso 1: Para crear un nombre de forma manual:

- Seleccione el rango F8:F11.

- Pulse la orden Asignar nombre de la opción con el mismo nombre del área Nombres
definidos de la pestaña Fórmulas.

- Teclee Precio en el cuadro Nombres. (Puede que Excel lo haya insertado de forma
automática).

- Presione Aceptar.

 Paso 2: Para crear un nombre de forma automática:

- Seleccione el rango de celdas D7:H11. Observe que este rango contiene tantos
rótulos como datos.

- Escoja la orden Crear desde la selección del área Nombres definidos de la

pestaña Fórmulas.

- Presione Aceptar.

Guardar el documento

 Paso 1: Acceda al cuadro de diálogo Guardar como mediante la opción con el mismo
nombre desde menú Archivo.

 Paso 2: Almacene su nuevo documento con el nombre Introducir fórmulas.

5 Tienda del Oeste

En este ejercicio, creará una nueva hoja de cálculo a partir de la celda C3 siguiendo el ejemplo
de la imagen inicial que se le propone.

Introducir datos

 Paso 1: El dato de la columna IVA será siempre 16%, por lo que puede utilizar la opción
estudiada anteriormente para introducir el mismo dato en varias celdas de una sola
vez.

 Paso 2: La columna Importe contendrá la fórmula =Precio*(1+IVA).

 Paso 3: Aplique a los datos de las columnas Precio e Importe el Formato de número de
contabilidad haciendo clic en el comando con el mismo nombre.

NOTA: Para que el dato “Traje vaquero” se vea al completo, sitúese entre las cabeceras de las
columnas C y D, haga clic y arrastre hacia la derecha hasta que sea completamente visible..

Introducir datos

 Almacene su archivo con el nombre Tienda del Oeste.

6 Referencias relativas

Esta práctica tiene como objetivo introducir al alumno en el uso de las referencias relativas
utilizadas en las fórmulas de Excel, ya que es uno de los pilares en los que se basa el
funcionamiento de las hojas de cálculo. Es fundamental conocer cómo funcionan, cuándo se
utilizan, y cuál es su comportamiento.

Planteamiento del supuesto

Nos encontramos con una pequeña empresa dedicada a la venta que cuenta con diez
comerciales. Hasta entonces, todos ellos habían cobrado un sueldo fijo, pero a partir de este
momento, su director ha decidido incentivarlos con un porcentaje de las ventas que realicen.

Deberá preparar una hoja de cálculo en la que el director de la empresa pueda calcular el
sueldo total de cada empleado al final de cada mes, introduciendo el salario fijo de cada uno,
las ventas realizadas ese mes y el porcentaje sobre las ventas realizadas que les corresponde.

Introducción de rótulos y datos numéricos

 Paso 1: Fijándose en la imagen inicial que se aporta con esta práctica, inserte los
rótulos y las cifras presentadas en sus celdas correspondientes.

 Paso 2: Aplique a los datos de las columnas Sueldo base y Ventas el Formato de
número de contabilidad.

 Paso 3: Recuerde que deberá ampliar el ancho de la columna A para que puedan
visualizarse al completo los nombres de los empleados. La forma más sencilla de
conseguir este objetivo es haciendo doble clic con el botón principal del ratón sobre
los encabezados de las columnas A y B.
Calcular la columna Comisión

 Paso 1: Colóquese en la celda E8 e inserte la siguiente fórmula para calcular la

comisión correspondiente al primer comercial: =C8*D8/100. En este caso, estará
calculando el 1,5% de 53.970,89 €. Presione INTRO.

 Paso 2: A continuación, piense en el resto de las fórmulas de la columna Comisión.

E9=C9*D9/100
E10=C10*D10/100
E11=C11*D11/100

 Paso 3: Compruebe que siempre usa la misma fórmula, variando el número de las filas
de las referencias.

 Paso 4: Para ello, utilizaremos una de las posibilidades básicas de la hoja de cálculo.
Seleccione la celda que contiene la fórmula, es decir, E8, y observe su borde.

 Paso 5: Coloque el puntero del ratón en la parte inferior derecha de la celda,

concretamente, donde aparece dibujado un pequeño cuadradito. Éste será el cuadro
de relleno.

 Paso 6: Cuando la forma del puntero pase a ser una cruz, pulse y arrastre hacia abajo
hasta completar las celdas con las comisiones del resto de comerciales.

 Paso 7: Suelte su ratón y observe el resultado.

 Paso 8: Posiciónese en cada una de las celdas calculadas y preste atención a la Barra de
fórmulas. En ella, verá la operación que Excel ha utilizado para calcular el resultado
obtenido.

NOTA: No se limite a introducir la fórmula sin más, preste atención a lo que calcula con ella. Es
fundamental interpretar el porqué de lo que hace para asimilar todos los conceptos y avanzar
con seguridad.
Estudio del proceso:

Al copiar la fórmula con la operación de arrastre que ha hecho al resto de celdas, Excel
sustituye las referencias incrementando el número de fila de cada una de ellas. De esta forma,
la celda C8 se convierte en C9, luego en C10, luego en C11 y así, sucesivamente.

Ésta es la característica fundamental de las fórmulas establecidas con referencias relativas; al

ser copiadas a otra celda, las referencias se modifican de acuerdo al desplazamiento que se
produce.

Calcular la columna Sueldo total

 Paso 1: Colóquese en la celda F8 e inserte en ella la fórmula =B8+E8. De esta forma,

obtendrá el sueldo total del primer comercial, sumándole la comisión a su salario base.

 Paso 2: Arrastre de nuevo la fórmula para copiarla en el resto de celdas pero, en esta
ocasión, en lugar de arrastrar, haga un doble clic sobre el cuadro de relleno.

 Paso 3: Obtendrá el mismo resultado que si hubiese arrastrado.

Calcular la fila TOTALES

 Paso 1: Sitúese en la celda B19 y sume el rango de valores que se encuentran encima.

 Paso 2: Para ello, localice el botón Autosuma y presiónelo. Excel le propondrá una
expresión que coincidirá con la que le interese, sólo necesitará aceptar pulsando la
tecla INTRO.

 Paso 3: Para introducir fórmulas en el resto de celdas, vuelva a posicionarse en la

celda B19, presione sobre el cuadro de relleno, y arrastre hacia la derecha hasta
completar la fila.

 Paso 4: La suma de la celda D19 no tiene sentido, por lo que debe situarse en ella y
eliminar su valor con la tecla SUPR.
  Paso 5: Si alguna celda muestra el valor de error ######, deberá situarse entre las
cabeceras de las columnas en la que se encuentre la celda y hacer doble clic, pues
Excel le estará indicando que los datos no caben en la celda actual.

Guardar el documento

 Guarde su archivo con el nombre Referencias relativas

7 Referencias absolutas

Una vez conocidas y usadas las referencias relativas, dedicaremos nuestro estudio a las
referencias absolutas; veremos qué son, para qué sirven, cómo usarlas, qué diferencias hay
con las relativas, etc.

Planteamiento del supuesto

La empresa El Carrascal desea utilizar Excel para calcular los sueldos que debe pagar a sus
empleados. La idea general es la misma que en la práctica anterior, cada comercial realiza unas
ventas de las que va a recibir un porcentaje en concepto de comisión; ésta, sumada al salario
base, debe dar como resultado el sueldo total.

La diferencia se encuentra en que ahora todos los comerciales van a recibir el mismo
porcentaje de comisión y el mismo salario base.

Introducción de rótulos y datos numéricos

 Paso 1: Fijándose en la siguiente imagen, inserte los rótulos y números presentados en

las celdas correspondientes.
  Paso 2: Aplique el Formato de número de contabilidad a los datos de las columnas
Ventas, Sueldo total y al Sueldo base.

 Paso 3: Recuerde que deberá aumentar el ancho de la columna A para que se

visualicen los nombres completos de todos los empleados.

Calcular la columna Comisión

 Paso 1: Ubíquese en la celda C12 y teclee en ella la fórmula =B12*B8, para calcular
correctamente el porcentaje de comisión del primer comercial.

 Paso 2: Coloque el cursor del ratón sobre el cuadro de relleno y arrastre para copiar la
fórmula al resto de celdas de la columna C, de la misma forma que explicamos en la
práctica de referencias relativas.

 Paso 3: Observe el resultado que se obtiene y compruebe que es erróneo.

Estudio del proceso

Como ya sabe, al copiar una fórmula que contiene referencias relativas, éstas cambian para
adaptarse a la nueva posición que ocupa la fórmula. Por ello, la fórmula original que usted
introdujo se ha transformado en incorrecta.

Si observa la Barra de fórmulas al situarse en cualquiera de las celdas C13, C14 o C15,
comprobará que el cambio que se ha producido en la primera referencia de la fórmula ha sido
correcto, ya que las celdas de la columna correspondiente a las ventas se han ido desplazando
hacia abajo con relación a la fórmula (B12, B13, B14, etc.).
El problema se encuentra en la segunda referencia, ya que nuestro objetivo es que calcule
siempre el porcentaje de comisión con la celda B8.

 Paso 1: Borre el rango C12:C22.

 Paso 2: Sitúese en la celda C12 y teclee en ella la siguiente fórmula: =B12*B$8. De esta
forma, estaremos fijando el número de fila 8 de la columna B.

 Paso 3: Arrastre el cursor del ratón hasta el resto de celdas de la columna C y verá que
el resultado obtenido sí es el correcto.

Calcular la columna Sueldo total

 Paso 1: En esta columna encontramos un caso similar al anterior, pues debe sumar las
celdas de la comisión diferente de cada comercial, más la celda fija que se corresponde
con el sueldo base que es igual para todos.

 Paso 2: Posiciónese en la celda D12 y teclee la fórmula =C12+B$7.

 Paso 3: Arrastre hasta completar el resto de celdas de la columna D.

Calcular la fila TOTALES

 Seleccione el rango de celdas B12:D22, localice el botón Autosuma, y presiónelo.

8 Tipos de referencia

Mediante esta práctica, deberá usar referencias mixtas y absolutas, y conseguir los resultados
expuestos en la imagen final de esta práctica con la ayuda de los comandos estudiados en esta
lección.

Introducción de rótulos y datos numéricos

 Introduzca los datos a partir de la celda B2, tal como se muestra en la siguiente
imagen:
Introducción de fórmulas

 Paso 1: Las fórmulas que debe insertar se encontrarán en las columnas Importe.

 Paso 2: Posiciónese en la celda D3 y emplee la estructura de fórmula:

Cantidad*Precio*(1+IVA), que llevada a las celdas sería =C3*C12*(1+C9).

 Paso 3: Para poder copiar las fórmulas en el resto de celdas, deberá colocar referencias
absolutas para que sus referencias no se pierdan.

 Paso 4: Como siempre nos referiremos al IVA como la celda C9, y no nos interesa que
ésta cambie a C10 al copiarla hacia abajo, ni a D9 al copiarla a la derecha, debe
mostrarla como absoluta: $C$9.

 Paso 5: Con respecto al precio de los artículos, debemos permitir que cambien al
copiar la fórmula abajo, pero no al copiarla a la derecha, por lo que deberá mostrarla
como mixta: $C12.

 Paso 6: Utilice la tecla F4 para pasar de referencia relativa a referencia absoluta o a

referencia mixta.

 Paso 7: La fórmula correcta para la celda D3 será =C3*$C12*(1+$C$9).

Copiar las fórmulas

 Paso 1: Seleccione la celda D3 que contiene la fórmula.

 Paso 2: Pulse el botón Copiar de la pestaña Inicio, o bien la combinación de

teclas CTRL+C.

 Paso 3: Marque el rango de celdas D4:D7, mantenga pulsada la tecla CTRL, y

seleccione el rango discontinuo F3:F7. Deje de pulsar CTRL.

 Paso 4: Presione sobre el comando Pegar de la misma pestaña Inicio o bien, presione
la combinación de teclas CTRL+V.

 Paso 5: Pulse la tecla ESC para quitar la selección de la celda copiada.

 Paso 6: También podrá copiar las fórmulas utilizando el cuadro de relleno.

 Paso 7: Localícelo en el borde inferior derecho de la celda D3 y, cuando el cursor

cambie de forma y se muestre como una cruz, arrastre hasta la dirección en la que
desee copiar la fórmula.

 Paso 8: Aplique a los datos de las columnas Importe el Formato de número de

contabilidad.

 Paso 9: Si algún dato no se ve porque no cabe en la celda, soluciónelo haciendo doble

clic entre las cabeceras de las columnas.
Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Tipos de referencia.

9 Cuatro libros

En esta práctica, aprenderá a desenvolverse con varios libros de trabajo abiertos al mismo
tiempo, cambiando su organización y visualización. Pasará información de un libro a otro
copiando y moviendo sus hojas, y trabajará con el modo grupo activado.

Trabajar con varios libros

 Paso 1: Acceda a Microsoft Excel y compruebe que se crea un libro de trabajo

denominado Libro1.

 Paso 2: Cree cuatro libros más con seis hojas cada uno.

 Paso 3: En el cuadro de diálogo Nuevo libro, deje seleccionada por defecto la

opción Libro en blanco y haga clic en Crear.

 Paso 4: Posiciónese en el Libro1 mediante el comando Cambiar ventanas de la

pestaña Vista, o bien haciendo clic en el icono correspondiente de la Barras de tareas y
ciérrelo presionando el botón Cerrar de la esquina superior derecha.
Trabajar con el modo grupo

 Paso 1: Active el modo grupo seleccionando las hojas 1, 2 y 3 del Libro2. Para ello,
pulse sobre las hojas 1 y 3, manteniendo presionada la tecla MAYÚS.

 Paso 2: Seguidamente, introduzca en todas ellas los datos que se muestran en la

siguiente imagen a partir de la celda C3.

 Paso 3: Desactive el modo grupo pulsando con el botón secundario del ratón sobre las
etiquetas de las hojas y seleccionando la opción Desagrupar hojas.

 Paso 4: Compruebe que los datos se han insertado sólo en las tres hojas indicadas.

Rellenar las tablas

 Paso 1: Introduzca en cada hoja (1, 2 y 3) diferentes datos para las columnas: Precio,
IVA y Stock. En la imagen, verá los datos que debe insertar en la hoja 1; los de las hojas
2 y 3, introdúzcalos al azar.

 Paso 2: La columna Importe contiene la siguiente fórmula: =Precio*(1+IVA). Cópiela en

el resto de celdas de su columna y aplíquela en cada hoja. Aplique a los resultados
el Formato de número de contabilidad.

 Paso 3: Inserte el texto Enero en la celda G2 de la hoja 1, el texto Febrero en la

celda G2 de la hoja 2, y el texto Marzo en la misma celda de la hoja 3.
Organizar los libros

 Paso 1: Muestre los libros que tiene abiertos en las diferentes opciones de
organización que le ofrece Excel. Para ello, presione la pestaña Vista y pulse la
opción Organizar todo.

 Paso 2: Distribuya los libros horizontalmente.

Trabajar con las hojas

 Paso 1: Active el Libro5 pulsando sobre él.

 Paso 2: Modifique el orden de sus hojas. Para ello, pulse sobre su hoja 1 y arrástrela
entre las hojas 4 y 5.

 Paso 3: Coloque la hoja número 2 al final.

 Paso 4: Pulse sobre la hoja 1 del libro de trabajo 2 y, manteniendo pulsada la

tecla CTRL, arrástrela para copiarla entre las hojas 5 y 6 del Libro4.

 Paso 5: Cierre los libros de trabajo 3, 4 y 5 sin guardar sus cambios y, maximice
el Libro2.

Cambiar el aspecto de las hojas

 Paso 1: Pulse con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja 1 y,
utilizando el menú de opciones que aparece, llámela ENERO y ponga su etiqueta de
color rojo.

 Paso 2: Siga los mismos pasos con la hoja 2; ponga su etiqueta de color azul y
llámela FEBRERO.

 Paso 3: Para finalizar, nombre la hoja 3 como MARZO y coloree su etiqueta de verde.
  Paso 4: Seleccione la hoja denominada ENERO, e insértele como fondo la
imagen “Delfines.gif” que se adjunta con esta práctica. Para ello, recurra a la
orden Fondo que encontrará tras seleccionar la pestaña Diseño de página.

Guardar el documento

 Guarde el libro de trabajo con el nombre Libro2.

10 Formatear Tienda del Oeste

Basándose en la práctica que almacenó con el nombre “Tienda del Oeste”, realice los cambios
oportunos para conseguir un formato completo de la hoja.

Formatear datos numéricos

 Paso 1: Señale los datos de la columna Stock y aplíqueles el Estilo millares utilizando el
comando con el mismo nombre de la pestaña Inicio.

 Paso 2: Si el estilo aplica decimales a los datos, elimínelos presionando el

comando Disminuir decimales de la misma pestaña Inicio.
Alineación de rótulos

 Paso 1: Seleccione el rango de celdas formado por los rótulos Artículo, Precio, IVA,
Importe y Stock, y céntrelos con el botón Centrar de la pestaña Inicio.

 Paso 2: Marque la celda que contiene la frase “Tienda del Oeste” junto a las cuatro
siguientes, y presione el comando Combinar y centrar.

Aplicar estilos

 Paso 1: Seleccione los datos de la columna Artículo y aplíqueles el

estilo Cursiva presionando el comando con el mismo nombre.

 Paso 2: Marque los rótulos de las columnas y aplíqueles el estilo Negrita.

 Paso 3: Seleccione la celda que contiene la frase “Tienda del Oeste” y desígnele los
atributos Negrita, Cursiva, y un tamaño de 16 puntos.
Aplicar bordes

 Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en
la imagen. Observe que los bordes exteriores son más gruesos que los interiores.

Aplicar colores

 Paso 1: Los colores a utilizar deberán seguir una gama de diferentes tonos de azul. En
los azules más oscuros, cambie el color del texto a blanco.

 Paso 2: Los colores a utilizar deberán seguir una gama de diferentes tonos de azul. En
los azules más oscuros, cambie el color del texto a blanco.

Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Tienda del Oeste.

11 Formatear Referencias relativas

Para realizar esta práctica, abra el documento que almacenó con el nombre “Referencias
relativas” y, utilizando los formatos que ha estudiado, consiga el aspecto que se muestra al
final.

Alineación de datos

 Paso 1: Seleccione la celda A1 y las cinco siguientes, y presione el comando Combinar

y centrar de la pestaña Inicio.

 Paso 2: Seleccione la celda A3 y las cinco siguientes, y combine sus celdas pulsando el
comando anterior.

 Paso 3: Marque la celda A5 y las cinco siguientes, y combine sus celdas. Seguidamente,
alinéela a la izquierda.

 Paso 4: Seleccione el rango de rótulos A7:F7 y céntrelo con el botón Centrar de la

pestaña Inicio.

 Paso 5: Centre los datos de la columna % Comisión.

Aplicar estilos

 Paso 1: Seleccione la celda A1, aplíquele el estilo Negrita pulsando sobre el comando
correspondiente, y cambie el tamaño de su fuente a 14 puntos.

 Paso 2: De igual modo, aplique el estilo Negrita sobre las celdas A3 y A5, los rótulos de
la fila 7 y todos los datos de la fila 19.

 Paso 3: Marque los nombres de los comerciales que aparecen en la columna Comercial
y aplíqueles el estilo Cursiva.
Aplicar colores

 Paso 1: Pulse sobre la celda A1 y coloree su fondo con el color Canela, Fondo 2,
Oscuro 25%. Para ello, utilice el comando Color de relleno.

 Paso 2: Coloree las celdas A3 y A5 de color Azul claro utilizando el botón anterior.

 Paso 3: Rellene de color Negro las celdas de la fila de rótulos. A continuación, cambie
el color de la fuente a Blanco usando el comando Color de fuente.

 Paso 4: Coloree el rango de celdas A8:F18 de color Verde oliva, Énfasis 3, Claro 60%.

 Paso 5: Pulse sobre la celda A19 y cambie el color de relleno a Verde.

Aplicar bordes

 Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en
la imagen.
Insertar comentario

 Paso 1: Posiciónese en la celda A14 y presione la orden Nuevo comentario de la

pestaña Revisar.

 Paso 2: Teclee en el cuadro de edición que aparece el texto Mayor número de ventas.

 Paso 3: Muestre el comentario siempre visible con la opción Mostrar u ocultar

comentarios de la pestaña Revisar.

 Paso 4: Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba de crear, centre su
texto, y aplíquele Negrita.

 Paso 5: Sitúelo fuera de la zona de datos pulsando sobre él y arrastrándolo.

Guardar el documento

 Guarde el archivo con el nombre Formatear Referencias relativas.

12 Formatear Referencias absolutas

Al igual que en el ejercicio anterior, deberá abrir la práctica que almacenó con el nombre
“Referencias absolutas” y emplear los formatos adecuados para conseguir el aspecto que
se muestra al final.

Alineación de datos

 Paso 1: Seleccione la celda A1 y las tres celdas siguientes. A continuación, presione el

comando Combinar y centrar de la pestaña Inicio.

 Paso 2: Marque el rango de celdas A3:D3 y pulse el botón Combinar y centrar.

 Paso 3: Seleccione el rango A5:D5, combine sus celdas, y alinéelo a la izquierda.

 Paso 4: Seleccione el rango B7:C7, presione el comando Combinar y centrar, y alinee

su contenido a la derecha.

 Paso 5: Marque el rango B8:C8, pulse sobre el botón Combinar y centrar, y alinee sus
datos a la derecha.

 Paso 6: Centre la fila 11, correspondiente a los rótulos.

Aplicar estilos

 Paso 1: Aplique el estilo Negrita a las celdas A1, A3, A5, A7, A8.

 Paso 2: Seleccione el rango de celdas A11:D11 correspondiente a los rótulos y

aplíqueles también el estilo Negrita.

 Paso 3: Marque los nombres de los comerciales de la columna Comercial y aplíqueles

el estilo Cursiva.

 Paso 4: Aplique el estilo Negrita a los datos de la columna Sueldo Total y a la fila 23.

Aplicar colores

 Paso 1: Posiciónese en la celda A1 y, utilizando el comando Color de relleno, aplique a

su fondo el color Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 25%.

 Paso 2: Ponga el color de fuente Blanco con el botón Color de fuente y cambie su
tamaño a 12 puntos.

 Paso 3: Seleccione las celdas A7 y A8 y rellene su fondo de color Verde claro.

 Paso 4: Utilice Verde oliva, Énfasis 3, Claro 60% para el fondo del rango de
celdas A12:D22.

 Paso 5: Pulse sobre la celda A23, rellene su fondo con el color Canela, Fondo 2, Oscuro
25% y modifique su fuente aplicándole Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 50%.
Aplicar bordes

 Utilice el botón Bordes de la pestaña Inicio para aplicar los bordes que se muestran en
la imagen.

Insertar comentario

 Paso 1: Pulse sobre la celda C18 y presione el botón Nuevo comentario de la

pestaña Revisar.

 Paso 2: En el cuadro de edición que aparece, teclee el texto Comisión más elevada.
 Paso 3: Muestre el comentario siempre visible con la opción Mostrar u ocultar
comentarios de la pestaña Revisar.

 Paso 4: Recorte al máximo el cuadro del comentario que acaba de crear y centre su
texto.

 Paso 5: Sitúelo fuera de la zona de datos, pulsando sobre él y arrastrándolo.

Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formatear Referencias absolutas.

13 Copiar formato

Para la realización de esta práctica, abra el archivo que almacenó con el

nombre “Formatear Tienda del Oeste” y aplique sobre él las opciones de formateo, la
opción Copiar formato que ha estudiado en esta lección e insértele comentarios.

Modificar filas y columnas

 Paso 1: En primer lugar, cambie el ancho de las columnas IVA y Stock para que se
ajusten a la selección. Para ello, haga doble clic con el botón principal del ratón sobre
el borde derecho de los encabezados de dichas columnas.

 Paso 2: Aumente el ancho de las columnas Precio e Importe aproximadamente medio

centímetro para que ambas tengan el mismo tamaño. Para ello, arrastre el borde
derecho de cualquiera de las dos columnas.

 Paso 3: Aplique el atributo Negrita a los datos de la columna Artículo y amplíe su

columna para que no quede cortado ningún valor.

 Paso 4: Marque la fila 4 correspondiente a los rótulos de la tabla y amplíe su tamaño

a 12 puntos. Seguidamente, aumente el alto de la fila arrastrando su parte inferior.

 Paso 5: Debido al incremento de tamaño de la fila que contiene los rótulos, el texto se
ha descentrado verticalmente. Para centrarlo, seleccione la fila y pulse la
opción Formato de celdas del comando Formato.

 Paso 6: Dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la

pestaña Alineación. Despliegue el cuadro de lista Vertical y escoja la opción Centrar.
Crear un comentario

 Paso 1: Sitúese en la celda G8, presione la pestaña Revisar, y seleccione la

opción Nuevo comentario.

 Paso 2: Escriba el texto Existen tantas balas en stock debido a la gran demanda en el
recuadro amarillo que aparece.

 Paso 3: Recorte el recuadro del comentario y centre su texto.

Crear una nueva tabla

 Paso 1: A continuación, posiciónese en la celda C15 y cree, a partir de ella, una nueva
tienda copiando los datos que se muestran en la imagen.

 Paso 2: Deberá calcular la columna Importe mediante la siguiente

fórmula: =Precio*(1+IVA).
Copiar el formato

 Paso 1: Para aplicar los colores, estilos y alineaciones, y conseguir un resultado que se
asemeje al de la imagen final, utilice el botón Copiar formato.

 Paso 2: Marque la fila que contiene el rótulo Tienda del Oeste, pulse el
comando Copiar formato de la pestaña Inicio dentro del grupo Portapapeles, y señale
la fila que contiene el rótulo Tienda Submarina.

 Paso 3: Seleccione la fila 4 que contiene los rótulos, presione el comando Copiar
formato, y señale los rótulos de la fila 16.

 Paso 4: Señale una fila de datos de la tabla Tienda del Oeste, que no sea la primera o la
última. Pulse el botón Copiar formato y marque todas las filas de datos de la tabla
Tienda Submarina.

 Paso 5: Observe que la última fila de datos de la Tienda Submarina no tiene borde
inferior. Para aplicarlo con la orden Copiar formato, seleccione la última fila de la
Tienda del Oeste, presione el comando correspondiente, y marque la última fila de la
Tienda Submarina.

 Paso 6: Si los datos de alguna de las columnas se cortan, haga doble clic con el botón
principal del ratón sobre el borde derecho de los encabezados de dichas columnas.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Copiar formato.

14 Análisis anual

Creando una nueva hoja de cálculo aprenderá a dar formatos por secciones.

Rellenar la hoja

 Paso 1: Posiciónese en la celda B4 e introduzca los datos que se muestran en la

siguiente imagen. A los datos de las columnas Precio y Publicidad aplique el Formato
de número de contabilidad.

 Paso 2: Seleccione el rango de celdas B4:G4 y presione el comando Combinar y

centrar de la pestaña Inicio.

 Paso 3: Aplíquele los atributos Negrita y Cursiva y un tamaño de 14 puntos.

 Paso 4: Aplique el estilo Negrita a los títulos de las columnas y céntrelos.

 Paso 5: Utilizando el botón Bordes de la pestaña Inicio, asigne contornos a la tabla

entera y a la zona de datos.

 Paso 6: Aplique a la zona de datos un color de fondo Anaranjado, Énfasis 6, Claro 60%.
Coloree los títulos de las columnas y los nombres de las filas de color Azul oscuro,
Texto 2, Claro 60%, y el título de la hoja de color Anaranjado, Énfasis 6, Oscuro
25% con el color de fuente Blanco.

 Paso 7: Calcule los datos de las columnas Recaudación y Valoración aplicando la

fórmula =(Precio*Espectadores)+Publicidad.
 NOTA: Si en algunas celdas se muestran como resultado almohadillas (#####) será señal de
que los datos no caben en la celda; haga doble clic entre las cabeceras de las columnas para
solucionarlo.

Formatear por condiciones y color

 Paso 1: Cree un formato por condiciones y color en la columna Precio mediante el

cuadro de diálogo Formato de celdas, de forma que, cuando el valor supere los 30,00
€, aparezcan sus datos de color azul; si son inferiores a 12,00 €, se muestren en rojo; y
en caso contrario, en negro.

 Paso 2: Seleccione el rango de datos de la columna Precio y pulse la opción Formato

de número del grupo Número.

 Paso 3: Presione la pestaña Número y haga clic sobre la categoría Personalizada.

 Paso 4: Teclee el formato siguiente en el cuadro Tipo:

[azul][>30,00]##.##0,00 €;[rojo][<12,00]##.##0,00 €;[Negro]##.##0,00 €

 Paso 5: Pulse Aceptar para comprobar el resultado.

 Paso 6: Para la columna Espectadores, el formato tendrá que cumplir con las
condiciones que a continuación se exponen: sus datos serán de color azul si superan
los 40.000; de color rojo, si su número es inferior a 10.000; y en caso contrario, se
visualizarán en color negro.

 Paso 7: Siga los pasos anteriores y emplee el siguiente formato:

[azul][>40000]##.##0;[rojo][<10000]##.##0;[negro]##.##

Formatear por valores

 Paso 1: Las columnas Publicidad y Recaudación mostrarán sus datos según el formato:
los valores superiores a un millón de euros, por ejemplo 1.100.000 € deberán aparecer
como 1,10 Mill, cambiando la representación de euros a millares.

 Paso 2: El formato a emplear será:

[>1000000]##.. "Mill";#.#00,00 €
  Paso 3: Para la columna Valoración, deberá crear un formato de manera que muestre
la palabra “Excelente” si sus datos son superiores a 901.000,00 €; la palabra “Estudiar”,
si éstos son inferiores a 300.000,00 €; o, en caso de no cumplirse ninguna de las
condiciones anteriores, ocultar los datos.

 Paso 4: Siga los pasos ya explicados para emplear el formato:

[>901000,00]”Excelente”;[<300000,00]”Estudiar”;;

 Paso 5: Aplique una alineación centrada al resultado.

Las columnas Publicidad y Recaudación mostrarán sus datos según el formato: los valores
superiores a un millón de euros, por ejemplo 1.100.000 € deberán aparecer como 1,10 Mill,
cambiando la representación de euros a millares.

Crear un comentario

 Paso 1: Posiciónese sobre la celda F16 correspondiente a la recaudación de noviembre

y pulse sobre la opción Nuevo comentario de la pestaña Revisar.

 Paso 2: Teclee como texto Recaudación lograda gracias al partido de la selección

española.

 Paso 3: Recorte el comentario al máximo y centre sus datos.

 Paso 4: Muestre el comentario como visible presionando el comando Mostrar u

ocultar comentarios de la pestaña Revisar.

 Paso 5: Pulse sobre el comentario con el botón principal del ratón y, sin soltar,
arrástrelo para que se muestre fuera de la tabla.
Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Análisis anual.

15 Los autoformatos

Para comenzar con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a partir de la celda B2 y
aplicarle los autoformatos que acaba de estudiar.

Rellenar la hoja

Sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, comience a teclear los datos que se muestran en la
imagen.

 Paso 1: Calcule la columna Semestre 1 con la fórmula =Trimestre 1+Trimestre 2; y la

columna Semestre 2 con la fórmula =Trimestre 3+Trimestre 4.

 Paso 2: Calcule la columna Total sumando los valores de los semestres 1 y 2. Su

fórmula será =Semestre 1+Semestre 2.

 Paso 3: La fila Total Ingresos es el resultado de sumar los cinco conceptos superiores.
Para ello, utilice la orden Autosuma de la pestaña Inicio.

 Paso 4: Calcule la fila Total Gastos sumando las cinco filas superiores a ella. En esta
ocasión, use también la orden Autosuma.

 Paso 5: Sitúese en la celda I16 y, restando al total de ingresos obtenidos el total de

gastos, calcule los beneficios con la fórmula =I8-I14.
Aplicar autoformatos

 Paso 1: Sitúese en una de las celdas de la zona de datos, o bien seleccione el rango
completo de la hoja y, seguidamente, pulse sobre la opción Dar formato como tabla
(dentro del grupo Estilos) de la pestaña Inicio.

 Paso 2: En la lista de formatos de la tabla, seleccione la opción Estilo de tabla medio

13 y en el cuadro Dar formato como tabla, asegúrese de que el rango de celdas
marcado sea $B$2:$I$16.

 Paso 3: Marque la casilla La tabla tiene encabezados y presione Aceptar.

 Paso 4: Seleccione la fila Total ingresos y aplíquele un borde exterior fino.

 Paso 5: Proceda de igual forma con la fila Total gastos y Beneficios.

Aplicar estilos

 Paso 1: Seleccione el rango compuesto por todos los datos numéricos.

 Paso 2: Elija el comando Estilos de celda (dentro del grupo Estilos) de la

pestaña Inicio y en la lista de opciones que muestra, presione Nuevo estilo de celda.

 Paso 3: En el cuadro Estilo, desactive las casillas de verificación Fuente, Bordes, Llenar
y Protección.
  Paso 4: Haga clic sobre el botón Aplicar formato y, en el cuadro de diálogo que se
abre, seleccione la pestaña Alineación.

 Paso 5: Localice el cuadro de lista Horizontal del apartado Alineación del texto y
escoja en él la opción Derecha (sangría).

 Paso 6: A continuación, pulse sobre la pestaña Número y seleccione la

categoría Personalizada.

 Paso 7: Especifique que todos los datos numéricos superiores o iguales a 1.000.000,00
€ se representen en millones con el formato:
[>1000000]##.. "Mill";#.#00,00 €

 Paso 8: Presione Aceptar

 Paso 9: Nombre el nuevo estilo como Detalle y acepte.

 Paso 10: Para aplicar el estilo creado, asegúrese de que sigue seleccionado el rango de
datos numérico y despliegue de nuevo el comando Estilos de celda.

 Paso 11: Dentro de la categoría Personalizada, presione sobre el estilo Detalle.

 Paso 12: Ajuste el ancho de las columnas de la tabla haciendo doble clic con el botón
principal del ratón sobre el borde derecho de sus encabezados.

Aplicar estilos

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Los autoformatos.

16 Formato condicional

Con esta práctica, deberá crear una hoja de cálculo a la que aplicará formatos condicionales
siguiendo las pautas que se explican a continuación.
Crear la tabla

 Paso 1: Teclee los datos que se muestran en la imagen inicial a partir de la celda C3.

- NOTA: Para teclear los datos 1.er, 2.o, 3.er y 4.o, escríbalos normal (1.er, 2.o, 3.er y 4.o),
seleccione los valores que desee que se muestren como Superíndice y marque la casilla de
verificación con el mismo nombre de la pestaña Fuente dentro del cuadro de diálogo Formato
de celdas.

 Paso 2: Calcule la fila Total, restando las filas de Ingresos y Gastos con la
fórmula =IngresosGastos. Aplique al resultado el estilo Cursiva.

 Paso 3: Aplique estilo Negrita a los rótulos y al título de la tabla.

 Paso 4: Aplique al título Formato condicional el color de relleno Púrpura, Énfasis 4,

Claro 40% mediante el botón Color de relleno de la pestaña Inicio.

 Paso 5: Seleccione el rango de celdas C3:F3 y presione sobre el comando Combinar y

centrar de la pestaña Inicio.

 Paso 6: Aplique los bordes necesarios para que su tabla se asemeje a la imagen que se
muestra mediante el comando Bordes de la pestaña Inicio.

Aplicar formatos condicionales

 Paso 1: Seleccione los datos de las filas Ingresos y Gastos y aplíqueles un formato
condicional de forma que aquellos datos inferiores a 6.010,12 € aparezcan de color
rojo; y los iguales o superiores a esa cantidad, de color azul.

 Paso 2: Despliegue el comando Formato condicional del área Estilos dentro de la

pestaña Inicio.

 Paso 3: En el menú de opciones que se muestra, seleccione Resaltar reglas de celdas y,

en el submenú que aparece, marque Es menor que.

 Paso 4: En el cuadro que se abre, seleccione la celda D7, presionando sobre el cuadro
para minimizar y pulsando directamente sobre ella.
 Paso 5: Despliegue la lista con y, dentro de sus opciones, seleccione Texto rojo.

 Paso 6: Haga clic en Aceptar y verá aplicados los cambios.

 Paso 7: Seleccione de nuevo los datos de las filas Ingresos y Gastos y despliegue de
nuevo el comando Formato condicional.

 Paso 8: Sitúese sobre la opción Resaltar reglas de celdas y, en el nuevo menú que se
abre, marque la orden Más reglas.

 Paso 9: En el cuadro Nueva regla de formato, deje por defecto el tipo de regla Agregar
formato únicamente a las celdas que contengan que aparece marcado.

 Paso 10: En el área Editar una descripción de regla, especifique en el primer

cuadro Valor de celda.

 Paso 11: Como comparador, indique en el segundo cuadro mayor o igual que.

 Paso 12: Minimice el tercer cuadro y seleccione la celda D7, que contiene el valor
6.010,12.

 Paso 13: Seguidamente, pulse el botón Formato y escoja el elemento Azul del
cuadro Color de la pestaña Fuente.

 Paso 14: Acepte todos los cambios realizados y observe los resultados.

 Paso 15: Marque los datos de la fila Total y vuelva a desplegar el comando Formato
condicional.

 Paso 16: Sitúese sobre la orden Barras de datos y en su menú, marque la orden Barra
de datos naranja. Los datos mostrarán mediante esta banda de color cuáles son
superiores y cuáles inferiores.
Insertar comentarios

 Paso 1: Inserte comentarios en todas las celdas de las filas Ingresos y Gastos que
tengan una cantidad inferior a 6.010,12 €, es decir, en todas cuyos datos sean de color
rojo.

 Paso 2: Para ello, despliegue la pestaña Revisar y seleccione la opción Nuevo

comentario.

 Paso 3: Introduzca en todos ellos el texto Revisar datos.

 Paso 4: Recorte al máximo sus cuadros, centre sus textos, y aplíqueles el estilo Negrita.

Guardar el documento

 Guarde su documento con el nombre Formato condicional.

17 Desglose de gastos

En esta práctica, aprenderá a utilizar el cuadro de relleno para crear una serie de datos
personalizada que no esté contemplada en las listas predefinidas de Excel.

Utilizar el cuadro de relleno

 Paso 1: Abra un nuevo libro de Microsoft Excel, sitúese en la celda A4 y escriba el texto
Enero en ella.

 Paso 2: Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior derecha de la celda A4,

pulse sobre él cuando el cursor del ratón cambie de forma y se muestre como una cruz
y, seguidamente, arrastre hacia abajo hasta llegar a Diciembre.
Crear una lista personalizada

 Paso 1: Haga clic sobre el botón Archivo.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo que se abre, ir a Opciones, Avanzadas, General y

presione Modificar listas personalizadas.

 Paso 3: Dentro de la pestaña Listas personalizadas del cuadro de diálogo que se abre,
marque NUEVA LISTA en el apartado Listas personalizadas y, en el área Entradas de
lista teclee los siguientes componentes pulsando INTRO después de cada uno: Hotel,
Transporte, Comida, Ocio y Total.

 Paso 4: Presione el botón Agregar y, a continuación, pulse Aceptar.

 Paso 5: Haga clic en Aceptar para salir del cuadro Opciones de Excel.

 Paso 6: Posiciónese en la celda B3 y escriba Hotel en ella.

 Paso 7: Localice el cuadro de relleno en la esquina inferior derecha de la celda B3,

pulse sobre él cuando el cursor del ratón cambie de forma mostrándose como una
cruz y, seguidamente, arrastre hacia la derecha hasta completar todos los elementos
de la lista.

 Paso 8: Rellene el resto de la hoja de cálculo con los datos de la siguiente imagen:
Crear una lista personalizada

 Paso 1: Calcule la columna Total sumando los datos de las celdas de la izquierda. Para
ello, emplee la orden Autosuma.

 Paso 2: Calcule los datos de la fila Total sumando los datos de las celdas de arriba.
Utilice la orden Autosuma para realizar esta operación.

Aplicar estilos, colores y bordes

 Paso 1: Seleccione el rango de celdas A2:F2 y presione el comando Combinar y

centrar.

 Paso 2: Aplique al título de la hoja los atributos Negrita y Cursiva y un tamaño

de 14 puntos.
  Paso 3: Centre los rótulos de la hoja con el botón Centrar de la pestaña Inicio y
aplíqueles el estilo Negrita.

 Paso 4: Aplique Negrita a los rótulos de las filas (nombres de los meses y fila Total).

 Paso 5: Aplique el Formato de número de contabilidad a los datos numéricos de la

tabla.

 Paso 6: Ajuste el ancho de las columnas de toda la hoja, haciendo doble clic sobre el
borde derecho del encabezado de cada una de ellas.

 Paso 7: Utilice para colorear el fondo de la hoja diferentes tonalidades del color verde.

 Paso 8: Muestre el color de fuente del título de la hoja Amarillo.

 Paso 9: Habilite bordes a la tabla según se muestra en la imagen final.

Proteger el documento

 Paso 1: Active la pestaña Revisar, y localice el área Cambios.

 Paso 2: Presione el botón Permitir que los usuarios editen rangos y, dentro del cuadro
que se abre, pulse el botón Nuevo.

 Paso 3: Teclee el nombre Informe en el cuadro Título.

 Paso 4: Seleccione el rango de celdas B4:E15 en el cuadro Correspondiente a las

celdas y, seguidamente, teclee gastoscomo contraseña y acepte. Vuelva a escribir la
contraseña como confirmación y acepte de nuevo.

 Paso 5: Pulse el botón Proteger hoja del cuadro de diálogo Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.

 Paso 6: Inserte desglose como contraseña y permita a los usuarios de la hoja

seleccionar sólo celdas bloqueadas y desbloqueadas activando estas casillas. Al
presionar Aceptar, deberá volver a escribir la contraseña para confirmarla.
  Paso 7: Haga clic en el comando Proteger libro de la pestaña Revisar y, en su lista
desplegable, seleccione Proteger estructura y ventanas.

 Paso 8: Introduzca gastos como contraseña, confírmela y presione Aceptar.

 Paso 9: Compruebe que únicamente puede modificar los datos del rango de
celdas B4:E15, y sólo si introduce la clave con la que lo protegió.

Proteger el documento

 Guarde la hoja de cálculo que acaba de crear con el nombre Desglose de gastos.

18 Gráfico del oeste

Utilizando el libro de trabajo que almacenó con el nombre “Formatear Tienda del Oeste”,
practicará con la creación de un gráfico incrustado, atendiendo a los pasos que se exponen a
continuación.

Seleccionar los datos a representar

 Paso 1: Marque el rango de datos comprendido entre el rótulo Artículo de la celda C4,
hasta el precio del Traje vaquero de la celda D13.

 Paso 2: A continuación, presione el icono con forma de flecha del área Gráficos dentro
de la pestaña Insertar.

Personalizar el gráfico

 Paso 1: Dentro del cuadro de diálogo Insertar gráfico que se abre, elija la
categoría Columna como tipo de gráfico y Columna agrupada 3D como subtipo. Podrá
ver los nombres de los subtipos posicionándose sobre ellos con el ratón.

 Paso 2: Haga clic en Aceptar.

 Paso 3: El gráfico se mostrará en pantalla y se activará la pestaña Herramientas de

gráficos. Para ello, el gráfico deberá estar seleccionado.
  Paso 4: Presione sobre el título del gráfico que Excel ha mostrado por defecto con el
nombre Precio, selecciónelo y teclee, como nuevo título del gráfico, el
texto Comparativa de precios.

 Paso 5: En la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos, localice el área Estilos

de diseño y, en su interior, marque el Estilo 35.

 Paso 6: Por defecto, el gráfico se ha ubicado como objeto en la Hoja1 de nuestro libro
de trabajo, seleccione el gráfico y desplácelo hasta colocarlo en la parte inferior de la
tabla de datos.

19 Gráfico de Desglose

En esta práctica, deberá representar, gráficamente, los datos del ejercicio que almacenó con el
nombre “Desglose de gastos” en una hoja de cálculo independiente.

Seleccionar los datos a representar

 Paso 1: En primer lugar, recuerde que el documento fue protegido al guardarse, por lo
que deberá desprotegerlo antes de realizar ningún cambio.

 Paso 2: Visualice la pestaña Revisar y, a continuación, presione sobre el

comando Desproteger hoja del área Cambios y teclee la contraseña desglose.

 Paso 3: Seguidamente, haga clic sobre el comando Proteger libro, y en la lista

desplegable que se muestra, seleccione la orden Proteger estructura y ventanas e
inserte como contraseña gastos para desproteger el libro.
  Paso 4: Marque el rango de celdas desde A3 hasta E15 correspondiente a los gastos de
los doce meses. No incluya los gastos totales.

Personalizar el gráfico

 Paso 1: Localice el icono con forma de flecha del área Gráficos dentro de la
pestaña Insertar, y presione sobre él.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, elija Barra como tipo de gráfico
y Barra 3D agrupada como subtipo. Presione Aceptar.

 Paso 3: Con el gráfico ya insertado en la hoja de cálculo, presione la

pestaña Presentación de las Herramientas de gráficos.

 Paso 4: Localice el comando Título del gráfico y, en su lista desplegable, marque la

orden Encima del gráfico e introduzca como título del gráfico Relación de gastos.

 Paso 5: Localice el comando Rótulos del eje de la misma pestaña y en su lista,

seleccione Título de eje vertical primario/Título girado.

 Paso 6: Teclee el texto MESES.

 Paso 7: Seguidamente, vuelva a desplegar el comando Rótulos del eje y, en su lista,

marque Título de eje horizontal primario/ Título bajo el eje.

 Paso 8: Como texto, teclee IMPORTE.

 Paso 9: Pulse sobre el comando Leyenda y señale Mostrar leyenda en la parte

inferior como ubicación.

 Paso 10: Presione la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos y pulse sobre el
botón Mover gráfico.

 Paso 11: En el cuadro de diálogo que se abre, marque la casilla Hoja nueva para
colocar el gráfico, y nómbrela como GRÁFICO.

 Paso 12: Presione Aceptar.

 Paso 13: Pulse con el botón secundario del ratón sobre la pestaña de la hoja GRÁFICO,
y cambie el color de su etiqueta a Amarillo.

 Paso 14: Coloque la hoja GRÁFICO detrás de la Hoja1 pulsando sobre ella y
arrastrándola hacia la derecha.

 Paso 15: Cambie el nombre de la Hoja1 para que aparezca como TABLA y muestre su
etiqueta de color Verde.

 Paso 16: Elimine el resto de hojas del libro de trabajo.

Modificar el aspecto del gráfico

 Paso 1: Marque el Área del gráfico. Sabrá que está sobre ella porque una etiqueta de
ayuda contextual se lo indicará.

 Paso 2: También podrá marcarla si presiona la pestaña Formato de las Herramientas

de gráficos y selecciona Área del gráfico en la lista desplegable del área Selección
actual.

 Paso 3: Seguidamente, presione el botón Aplicar formato a la selección del mismo

área.

 Paso 4: Dentro del cuadro de diálogo Formato del área del gráfico, presione la
categoría Relleno y marque la opción Relleno degradado.

 Paso 5: Localice el botón Colores preestablecidos y presiónelo.

 Paso 6: En la lista de selección, escoja Musgo.

 Paso 7: Dentro del área Tipo, active la opción Radial y elija la variante Desde el
centro en el cuadro Dirección.

 Paso 8: Presione Cerrar para aceptar los cambios y ver el resultado.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Gráfico de Desglose

20 Gráfico Análisis anual

Para la creación de esta práctica, deberá basarse en el documento que almacenó con el
nombre “Análisis anual” y representar, gráficamente, los precios de las entradas de todos los
meses del año.

Seleccionar los datos a representar

 Paso 1: Marque el rango de datos B5:C17.

 Paso 2: Presione la pestaña Insertar y marque el icono con forma de flecha del
área Gráficos.

Personalizar el gráfico

 Paso 1: Dentro del cuadro de diálogo Insertar gráfico que se abre, escoja la
categoría Columna y, Cilindro 3D como subtipo de gráfico. Presione Aceptar.

 Paso 2: Dentro de la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos, localice el

área Datos y presione sobre el comando Cambiar entre filas y columnas.
  Paso 3: Presione la pestaña Presentación de las Herramientas de gráficos y despliegue
el comando Título del gráfico.

 Paso 4: Elija la opción Encima del gráfico y teclee Precio de las entradas.

 Paso 5: Localice el botón Rótulos del eje de la misma pestaña y seleccione la

opción Título horizontal de la orden de submenú Título de eje de profundidad.

 Paso 6: Teclee el texto MESES.

 Paso 7: Vuelva a desplegar el comando Rótulos de eje y en esta ocasión, marque la

orden Título horizontal de la opción de submenú Título de eje vertical primario.

 Paso 8: Teclee el texto IMPORTE.

 Paso 9: Escoja el comando Leyenda y señale la ubicación Mostrar leyenda en la parte

superior.

 Paso 10: Seleccione el gráfico y sitúelo en la parte inferior de la tabla de datos,

ocupando desde la celda B19 hasta la celda G33.

 Paso 11: Modifique el color con el que aparecen los títulos del gráfico. Márquelos uno
a uno y escoja la opción Relleno de forma que aparece en la pestaña Formato de las
Herramientas de gráficos. Escoja el color Azul claro.

 Paso 12: Indique que el texto del título del gráfico tenga un tamaño de 14 puntos. Para
ello, utilice la Mini barra de herramientas que se muestra al marcar el título del
gráfico.

 Paso 13: Para los títulos de los ejes, emplee un tamaño de fuente de 8 puntos.

Aplicar un fondo a la hoja de cálculo

 Paso 1: Presione la pestaña Diseño de página y seleccione la orden Fondo del

área Configurar página.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo Fondo de hoja, localice la imagen <em“Acantilado y

nubes” que se adjunta con esta práctica.</em
  Paso 3: Selecciónela y presione Insertar.

 Paso 4: Pulse sobre la pestaña Vista y, en el comando Mostrar u ocultar, desactive la

casilla Líneas de cuadrícula.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Gráfico Análisis anual.

21 Funciones de origen matemático

En esta práctica, trabajará con algunas de las funciones matemáticas más utilizadas. Comience
su práctica creando una tabla a partir de la celda B1.

Rellenar la hoja de cálculo

 Paso 1: Sitúese en la celda B1 y, a partir de ella, elabore una hoja de cálculo insertando
los datos que se muestran en la siguiente imagen.
  Paso 2: Combine las celdas de los títulos para que se muestren como en la siguiente
imagen.

 Paso 3: Utilice Negro, Texto 1, Claro 35% como color de relleno para los títulos y
cambie su color de fuente a Blanco.

 Paso 4: Aplique Blanco, Fondo 1, Oscuro 15% para los rótulos.

 Paso 5: Agregue bordes a la tabla, aplique una alineación centrada a los datos y
aplique Negrita atendiendo a la imagen que se muestra.

Función ALEATORIO

 Paso 1: Sitúese en la celda F2 y, en ella, inserte la estructura de la función ALEATORIO,

de forma que sólo muestre números enteros desde el 0 hasta el 100.

 Paso 2: La fórmula a teclear es =ENTERO(ALEATORIO()*100). Presione INTRO.

 Paso 3: A partir de este momento, cada vez que introduzca un número en otra celda o
modifique su contenido, el valor de esta celda cambiará a un número comprendido
entre 0 y 100.

Explicación

Debe tener en cuenta que, el parámetro de una función puede ser otra función. Veamos el
porqué de la fórmula anterior. La función ALEATORIO devuelve un número entre 0 y 1; si la
multiplicamos por 100, el número que devolverá estará entre 0 y 100, incluyendo números
decimales. Por ello, hemos aplicado la función ENTERO, que mostrará sólo la parte entera del
resultado ofrecido por la función anterior.
Funciones SIGNO y ABS

 Paso 1: Sitúese en la celda C5 y pulse sobre la opción Más funciones de la lista

despegable del botón Autosuma.

 Paso 2: Escoja Matemáticas y trigonométricas del apartado Seleccionar una categoría.

 Paso 3: Elija como función SIGNO y presione Aceptar.

 Paso 4: En el cuadro de diálogo Argumentos de función, pulse sobre el botón para

contraer el diálogo del apartado Número.

 Paso 5: Seleccione la celda B5, vuelva a pulsar el botón para devolver al diálogo su
tamaño original, y haga clic en Aceptar.

 Paso 6: Opere de igual forma con la función ABS en la celda D5. Utilice, como
argumento de esta función, la celda B5.

Funciones FACT y RAIZ

 Paso 1: Ubíquese en la celda C8 y pulse el botón Insertar función de la Barra de

fórmulas de Excel.

 Paso 2: Dentro del cuadro que se abre, seleccione la categoría Matemáticas y

trigonométricas y, seguidamente, escoja la función FACT. Presione Aceptar.

 Paso 3: Seleccione la celda B8 como argumento de la función y haga clic en Aceptar.

 Paso 4: Pulse la celda D8 y teclee en ella la función =RAIZ(B8).

Funciones trigonométricas

 Paso 1: Las funciones SENO, COS y TAN necesitan que su argumento esté expresado en
radianes. En la tabla de datos que hemos dado, se muestra el ángulo en grados;
deberá pasarlo a radianes.

 Paso 2: Para ello, sitúese en la celda C12, y presione el botón Insertar función de la
pestaña Fórmulas.

 Paso 3: Señale la función RADIANES de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

 Paso 4: Pulse el botón para contraer el diálogo del apartado Ángulo, e inserte, como
argumento, la celda B12. Presione Aceptar.

 Paso 5: Muestre, como resultado, un máximo de tres decimales. Para ello, emplee el
comando Disminuir decimales del área Número dentro de la pestaña Inicio.
  Paso 6: A continuación, presione sobre la celda D12 y, en ella, calcule la
función SENO utilizando, como argumento, el resultado obtenido con la
función RADIANES de la celda C12.

 Paso 7: Calcule la función COS en la celda E12 tomando, como argumento, la

celda C12. 8. Calcule la función TAN en la celda F12 tomando, como argumento, la
celda C12.

 Paso 8: Muestre los resultados de las funciones SENO, COS y TAN con sólo tres
decimales.

Funciones logarítmicas

 Paso 1: Sitúese en la celda D16 y pulse sobre la opción Más funciones de la lista
despegable del botón Autosuma.

 Paso 2: Seleccione la categoría Matemáticas y trigonométricas, escoja la

función LOG y presione Aceptar.

 Paso 3: Como argumento del apartado Número, elija la celda C16, correspondiente al
exponente y, como argumento del apartado Base, seleccione la celda B16. Haga clic
en Aceptar.

 Paso 4: Para calcular la función POTENCIA, necesitará, como argumentos, la base

elevada al resultado obtenido con la función LOG. Deberá lograr como resultado el
exponente.

 Paso 5: Sitúese en la celda E16 y elija la función POTENCIA dentro de la categoría de

funciones Matemáticas y trigonométricas.

 Paso 6: Como argumento del apartado Número, inserte la celda B16 y, como
argumento del apartado Potencia, la celda D16. Presione Aceptar.

 Paso 7: Posiciónese en la celda F16 y escoja la función EXP de la

categoría Matemáticas y trigonométricas.

 Paso 8: Introduzca, como argumento, la celda D16.

 Paso 9: Muestre el resultado obtenido con dos decimales mediante el

comando Disminuir decimales de la pestaña Inicio.
Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Funciones de origen

matemático.

22 Funciones para tratar textos

En este ejercicio, pondrá en práctica algunas de las funciones de texto que hemos explicado a
lo largo de la lección.

Rellenar la hoja de cálculo

En una nueva hoja de cálculo, sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, cree una hoja de cálculo
según se muestra en la siguiente imagen.

Función CONCATENAR

 Paso 1: Sitúese en la celda C8 e inserte, en ella, la función =CONCATENAR(C3;C4;C5).

 Paso 2: A continuación, teclee los textos Este texto, forma una y frase, en las celdas C3,
C4 y C5, respectivamente. Compruebe que los caracteres se van introduciendo en la
celda en la que insertó la función.

 Paso 3: Deje un espacio antes de teclear “forma una” y “frase” para que no aparezcan
las palabras juntas.
Función LARGO

 Paso 1: Posiciónese en la celda C11 y pulse sobre el botón Insertar función de la Barra
de fórmulas de Excel.

 Paso 2: En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione la categoría Texto y elija la

función LARGO. Presione Aceptar.

 Paso 3: Conozca el número de caracteres (incluidos espacios) que tiene la frase

formada en la celda C8, introduciendo éste como argumento de la función. Cuéntelos
usted mismo para verificar el resultado mostrado.

Posiciónese en la celda C11 y pulse sobre el botón Insertar función de la Barra de fórmulas de
Excel.

Función CARACTER

 Paso 1: Conozca qué carácter ASCII se corresponde con el número existente en la

celda C11; para ello, ubíquese en la celda C14, y pulse la opción Más funciones de la
lista desplegable del comando Autosuma.

 Paso 2: Seleccione la categoría Texto, elija la función CARACTER y, seguidamente,

presione Aceptar.

 Paso 3: Introduzca como argumento del apartado Número, la celda C11.

Pulse Aceptar.

Conozca qué carácter ASCII se corresponde con el número existente en la celda C11; para ello,
ubíquese en la celda C14, y pulse la opción Más funciones de la lista desplegable del
comando Autosuma.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.
Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Funciones para tratar textos.

23 La función SI

En esta práctica, aprenderá a utilizar la función lógica SI tanto en su modalidad simple como
anidada.

Rellenar la hoja de cálculo

 Paso 1: Sitúese en la celda B3 y, a partir de ella, inserte los datos que se muestran en la
siguiente imagen.

 Paso 2: Las columnas ¿Es caro?, IVA e Importe contendrán las fórmulas de esta hoja de
cálculo.

Calcular la columna ¿Es caro?

 Paso 1: Colóquese en la celda F4 y aplique la función SI atendiendo a las siguientes

condiciones: si el precio del artículo es mayor a 60 €, se deberá visualizar el texto Sí; en
caso contrario, deberá mostrarse el texto No.
  Paso 2: La fórmula que debe teclear es =SI(D4>60;”Sí”;”No”).

 Paso 3: Copie la fórmula al resto de celdas de la columna utilizando, para ello, el

cuadro de relleno.

 Paso 4: Centre el resultado.

Calcular la columna IVA

 Paso 1: Utilizando el cuadro que aparece en la parte inferior de la tabla principal,

deberá calcular los datos de la columna IVA.

 Paso 2: Sitúese en la celda G4 y tenga en cuenta las siguientes condiciones: si el tipo de

IVA es igual a 1, entonces, deberá aparecer el texto Sin IVA; si es del tipo 2 tendrá que
multiplicar el precio del artículo por la cantidad y por el 6% de IVA; por último, si el
tipo de IVA es 3, multiplique el precio del artículo por la cantidad y por el 16% de IVA.
En caso de que no se cumpla ninguna de las condiciones anteriores, deberá mostrar el
mensaje Tipo erróneo.

 Paso 3: La fórmula a emplear es:

=Si(C4=$B$14;”Sin IVA”; Si(C4=$B$15;D4*E4*$C$15;Si(C4=$B$16;
D4*E4*$C$16;”Tipo erróneo”)))

 Paso 4: Observe, en un esquema, la estructura de la función SI anidada que acabamos

de exponer para facilitar su entendimiento.

 Paso 5: Copie la fórmula al resto de filas de la columna y preste atención a las

referencias de las celdas.
Calcular la columna Importe

 Paso 1: Sitúese en la celda H4 y calcule la columna Importe, de forma que si el artículo

tiene tipo de IVA 1, deba multiplicar el precio del artículo por la cantidad; si es de tipo
2 ó 3, deba multiplicar el precio del artículo por la cantidad, más su IVA.

 Paso 2: La fórmula que debe teclear es =Si (C4=$B$14;D4*E4;(D4*E4)+G4).

 Paso 3: Copie la fórmula al resto de celdas de la columna.

Aplicar formatos

 Paso 1: Aplique bordes, alineaciones, colores de relleno y fuente, etc., para asemejar a
la tabla que se muestra en la imagen final.

 Paso 2: Muestre los datos de la columna IVA e Importe con un máximo de dos
decimales. Utilice, para ello, el botón Disminuir decimales de la pestaña Inicio y
aplíqueles el estilo Formato de número de contabilidad.
Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre La función SI.

24 Funciones de referencia

En este ejercicio, practicará con algunas funciones de búsqueda y referencia necesarias para
aplicaciones más complejas.

Rellenar la hoja de cálculo

 Paso 1: Sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, rellene la hoja de cálculo atendiendo a

la siguiente imagen.

 Paso 2: Esta práctica es una pequeña simulación de la base de datos de un videoclub;

preste atención a las funciones utilizadas y saque partido de ello.

Función INDIRECTO

 Paso 1: Sitúese en la celda G4 y teclee, en ella, la fórmula =Indirecto(E4).

 Paso 2: Compruebe que el resultado que ofrece sea el correspondiente a “El sexto
sentido”, situado en la celda C7 que ha sido insertada como argumento. Realice varias
 pruebas introduciendo, como argumento, alguna de las celdas comprendidas en el
rango C3:C10 en la celda E4.

Función INDICE

 Paso 1: Ubíquese en la celda H7, y pulse el botón Insertar función de la Barra de

fórmulas de Excel.

 Paso 2: Seleccione la categoría Búsqueda y referencia, escoja la función INDICE y

presione Aceptar.

 Paso 3: Elija como argumentos para la función matriz;núm_fila;núm_columna y haga

clic en Aceptar.

 Paso 4: Dentro de cuadro de diálogo Argumentos de función, introduzca, como matriz,

el rango completo con todos los códigos y películas incluyendo los rótulos, es
decir, B2:C10.

 Paso 5: Como número de fila, seleccione la celda E7 y, como número de columna, la

celda F7. Pulse Aceptar.

 Paso 6: Podrá comprobar que la función trabaja correctamente introduciendo

diferentes números en las celdas rotuladas como Fila y Columna.

Función COINCIDIR

 Paso 1: Sitúese en la celda H10 y pulse la opción Más funciones de la lista desplegable
del comando Autosuma.

 Paso 2: Elija la categoría Búsqueda y referencia, escoja la función COINCIDIR y

presione Aceptar.
  Paso 3: Dentro del apartado Valor_buscado del cuadro de diálogo Argumentos de
función, inserte la celda E10.

 Paso 4: Como argumento del apartado Matriz_buscada, inserte el rango de películas

sin incluir su título, es decir, C3:C10.

 Paso 5: En el apartado Tipo_de_coincidencia, inserte la celda F10 y pulse Aceptar.

 Paso 6: Con esta función, podrá encontrar un valor determinado dentro de un rango
de datos. En la celda E10, teclee el valor que desee encontrar e indique, como tipo de
coincidencia, 0 para localizar el valor exacto.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.

Guardar el documento

 Almacene su documento con el nombre Funciones de referencia.

25 Funciones Fecha y hora

Para realizar este ejercicio y practicar con las funciones FECHA y HORA, deberá crear una hoja
de cálculo tal y como se expone en los siguientes pasos.

Introducir datos

 Sitúese en la celda B2 y, a partir de ella, cree una tabla igual a la de la siguiente

imagen.
Funciones HOY y AHORA

 Paso 1: Sitúese en la celda C4 y, en ella, teclee la fórmula =HOY(). Pulse INTRO.

 Paso 2: Compruebe que Excel introduce en la celda la fecha actual.

 Paso 3: Seguidamente, posiciónese en la celda C5 y, en ella, escriba la

fórmula =AHORA(). Presione INTRO y compruebe que, además de la fecha actual,
Excel inserta la hora actual.

Desglosar una fecha

 Paso 1: Pulse sobre la celda D4 donde deberá obtener como resultado el día de la
fórmula anteriormente empleada.

 Paso 2: Teclee en ella =DÍA(C4) y presione INTRO. Excel devolverá el día de la fecha
actual.

 Paso 3: Sitúese en la celda E4 y, en ella, obtenga el mes de la fecha actual escribiendo

para ello =MES(C4). Pulse INTRO.

 Paso 4: Para que Excel muestre en pantalla el año de la fecha actual, inserte en la
celda F4 la fórmula =AÑO(C4) y pulse INTRO.

 Paso 5: Realice los mismos pasos con los datos de la celda C5 en las celdas D5, en la
que calculará el día actual; en E5, para obtener el mes actual y, en F5, donde obtendrá
el año actual.
Función FECHA

 Paso 1: Pulse sobre la celda E11 y presione el botón Insertar función de la Barra de
fórmulas de Excel.

 Paso 2: Dentro del cuadro de lista Seleccionar una categoría, escoja Fecha y hora.

 Paso 3: Localice el apartado Seleccionar una función, pulse sobre FECHA y haga clic
en Aceptar.

 Paso 4: En el cuadro de diálogo Argumentos de función, pulse sobre el botón para

contraer el diálogo del apartado Año, y presione sobre la celda F9. Pulse de nuevo en
el botón para expandir el diálogo.

 Paso 5: A continuación, presione el comando para contraer el diálogo del

apartado Mes y seleccione la celda E9. Vuelva a presionarlo para expandirlo.

 Paso 6: Seguidamente, presione el botón de contraer diálogo del apartado Día y pulse
sobre la celda D9. Presiónelo de nuevo para devolverle su tamaño anterior.

 Paso 7: Para finalizar, haga clic en Aceptar y observe el resultado en pantalla.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores y demás formatos, hasta conseguir un aspecto similar al que
se muestra en la imagen final.
Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Funciones Fecha y hora.

26 Funciones financieras

Practicará con algunas funciones financieras sobre supuestos que se pueden plantear en
diferentes negocios, como la compra de una casa, la validez de una inversión o un plan de
pensiones.

Rellenar la hoja de cálculo

 Elabore una hoja de cálculo a partir de la celda B2, como se muestra en la siguiente
imagen.

Función PAGO

 Paso 1: Centre su atención en la tabla Compra de una casa y calcule, en ella, la

mensualidad que deberá abonar para el importe de un crédito, a un interés y a un
número de años determinados.

 Paso 2: Pulse sobre la celda C5 y presione el botón Insertar función de la Barra de

fórmulas de Excel.

 Paso 3: Seleccione la categoría Financieras, escoja la función PAGO y haga clic

en Aceptar.
  Paso 4: Dentro del cuadro de diálogo Argumentos de función, inserte, como
argumento del apartado Tasa, la celda C6/12. Donde C6 es el interés anual, que
deberá dividir entre 12 para obtener el pago mensual.

 Paso 5: En el apartado Nper, introduzca la celda C7*12 para pasar a meses la cantidad
que nos muestra en años.

 Paso 6: Como Va, inserte la celda C4 que es el importe del préstamo.

 Paso 7: Aplique al resultado un máximo de dos decimales, usando, para ello, el

comando Disminuir decimales o Aumentar decimales de la pestaña Inicio.

Función VF

 Paso 1: A continuación, deberá calcular, en un plan de pensiones, la cantidad que

podrá obtener, sabiendo la cuota mensual, el interés y el número de años.

 Paso 2: Sitúese en la celda F8 y pulse la opción Más funciones de la lista desplegable

del comando Autosuma.

 Paso 3: Seleccione Financieras como categoría, marque la función VF y

presione Aceptar.

 Paso 4: Dentro del apartado Tasa, seleccione la celda F6/12 para obtener el interés
mensual.

 Paso 5: En el apartado Nper, inserte la celda F5*12 para pasar a meses la cantidad de
pagos que se muestra en años.

 Paso 6: Como argumento del apartado Pago, seleccione la celda que corresponde con
la mensualidad en negativo, ya que es la cantidad que usted deberá pagar. En nuestro
caso nos referiremos a -F4.

 Paso 7: En el apartado Tipo, introduzca la celda F7, que indicará con la cantidad 1 que
los pagos se efectúan a primero de mes. Haga clic en Aceptar.

 Paso 8: Aplique al resultado un máximo de dos decimales.

Función VA

 Paso 1: Para finalizar, centre su atención en la tabla Validez de una inversión. Imagine
que le proponen realizar una inversión de 3.005,60 € durante cinco años, a un interés
del 5% y recibiendo cada año 901,52 €. Utilice la función VA para estudiar si es
rentable; cuando obtenga el resultado, réstelo a su inversión inicial y observe las
ganancias.

 Paso 2: Posiciónese en la celda I8 y presione el botón Insertar función de la Barra de

fórmulas de Excel.

 Paso 3: Seleccione la categoría Financieras, escoja la función VA y haga clic en Aceptar.

 Paso 4: Dentro del apartado Tasa, inserte como argumento la celda I7.

 Paso 5: Como argumento del apartado Nper, elija la celda I6.

 Paso 6: En el apartado Pago, introduzca la celda I5 y presione Aceptar.

 Paso 7: Aplique al resultado un máximo de dos decimales.

 Paso 8: Sitúese en la celda I9 y reste, al resultado obtenido como valor actual, la

inversión inicial.

 Paso 9: La fórmula que deberá teclear será =-I8-I4.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.
Guardar el documento

 Guarde su hoja de cálculo con el nombre Funciones financieras.

27 Clasificación

En esta práctica, aprenderá a introducir una lista en una hoja de cálculo y veremos cómo
ordenarla tomando como criterio una o varias columnas.

Introducir datos

Elabore una hoja de cálculo e inserte la lista que se muestra en la siguiente imagen.

 Paso 1: Calcule la columna PUNTOS, otorgando tres puntos por cada partido ganado y
dos por partido empatado.

 Paso 2: Sitúese en la celda I4 e introduzca la fórmula =(D4*3)+(E4*2).

 Paso 3: Arrastre la fórmula al resto de celdas de la columna.

Organizar los equipos por nombre

 Paso 1: Seleccione una de las celdas de la lista y presione la opción Ordenar de la

pestaña Datos.

 Paso 2: En la lista desplegable Ordenar por seleccione Equipos, deje por defecto la
opción Valores del cuadro Ordenar según, marque la orden A a Z del cuadro de
lista Criterio de ordenación y pulse Aceptar.
Organizar los equipos por puntos y goles en contra

 Paso 1: A continuación, obtenga una calificación general de los equipos de esta

jornada. Seleccione los datos de la tabla, excluyendo “Partidos”, y presione la
orden Ordenar de la pestaña Datos.

 Paso 2: Ordenaremos los equipos por puntos de forma descendente situando arriba de
la clasificación el equipo que más puntos tenga y, en caso de empate, considerando
como mejor situado al que tenga menos goles en contra.

 Paso 3: En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la columna PUNTOS y en el

cuadro de lista Criterio de ordenación, escoja De mayor a menor.

 Paso 4: Presione el comando Agregar nivel para seguir marcando criterios.

 Paso 5: Dentro de la lista desplegable Luego por, escoja la columna Goles en contra y,
señale De menor a mayor en el cuadro Criterio de ordenación.

 Paso 6: Haga clic en Aceptar y compruebe los cambios realizados.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.
Guardar el documento

 Guarde al documento que acaba de crear con el nombre Clasificación.

28 Próxima jornada

En esta práctica, aprenderá a controlar la entrada de datos en su lista utilizando la

herramienta Validación de datos.

Rellenar la hoja de cálculo

 Paso 1: Abra el documento que almacenó con el nombre “Clasificación”.

 Paso 2: Sitúese en la celda K2 y, a partir de ella, elabore la tabla que a continuación se

expone.

Validación de equipos

 Paso 1: En las columnas Local y Visitante, se introducirán los partidos de la próxima

jornada, teniendo en cuenta que sólo serán datos válidos los nombres de los equipos
que se encuentren en la lista de clasificación.

 Paso 2: Seleccione el rango de celdas K4:L13 y presione la orden Validación de

datos de la pestaña Datos (grupo Herramientas de datos).
  Paso 3: Escoja la pestaña Configuración, y seleccione la opción Lista del
cuadro Permitir.

 Paso 4: Centre su atención en el apartado Origen y, en él, señale el rango de

celdas B4:B23.

 Paso 5: Pulse sobre la pestaña Mensaje de error y, dentro del campo Título,
teclee Equipo no válido.

 Paso 6: En el campo Mensaje de error, escriba “El equipo que ha introducido no

pertenece a esta división”.

 Paso 7: Señale el elemento Advertencia dentro del cuadro Estilo y haga clic
en Aceptar.

 Paso 8: Rellene el contenido de estas columnas con los datos que se muestran en la
imagen, utilizando el cuadro de lista que Excel muestra en cada celda. Si en lugar de
seleccionar un equipo de la lista, teclea un texto equivocado, se mostrará en pantalla
el mensaje de error que usted acaba de crear.

Validación de fechas

 Paso 1: Seleccione el rango de celdas M4:M13 de la columna Fecha y vuelva al cuadro

de diálogo Validación de datos pulsando sobre la opción con el mismo nombre de la
pestaña Datos.

 Paso 2: Presione la pestaña Configuración e indique que, en esa columna, sólo se

podrán insertar fechas desde el 02/02/2007 al 23/02/2007; que serán las fechas
propuestas por la Federación Española de Fútbol.

 Paso 3: Escoja la opción Fecha de la lista desplegable Permitir y elija entre en la

lista Datos.

 Paso 4: Teclee como Fecha inicial 02/02/2007y, como Fecha final, 23/02/2007.

 Paso 5: Presione sobre la pestaña Mensaje de error. Escriba como título del
mensaje Fecha no válida y como texto, “El partido se debe jugar en una fecha
permitida por la Federación Española de Fútbol”.
  Paso 6: Elija Información como estilo y presione Aceptar.

 Paso 7: Copie las fechas mostradas en la imagen.

Validación de horas

 Paso 1: Marque el rango de celdas N4:N13 de la columna Hora y pulse la

opción Validación de datos de la pestaña Datos.

 Paso 2: El criterio a seguir será que ningún partido deberá jugarse antes de las 17:00
horas. Indíquelo en la pestaña Configuración del cuadro de diálogo Validación de
datos.

 Paso 3: Seleccione el valor Hora de la lista desplegable Permitir, y escoja mayor o

igual que en el cuadro Datos.

 Paso 4: Como Hora inicial introduzca 17:00.

 Paso 5: Presione la pestaña Mensaje entrante e inserte como título el texto ¡Atención!

 Paso 6: El mensaje de entrada será “Recuerde que el horario de los partidos en

invierno es posterior a las 17:00 h”.

 Paso 7: Haga clic sobre la pestaña Mensaje de error e inserte como título Hora no
permitida.

 Paso 8: El texto del mensaje de error será “El partido se debe jugar después de las
cinco de la tarde”. Escoja como estilo del mensaje de error Grave.

 Paso 9: Presione Aceptar e introduzca las horas de los encuentros según se muestra en
la imagen.
Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.

Guardar el documento

 Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Próxima jornada.

29 Lista de aplicaciones

En esta práctica, deberá crear una lista para, posteriormente, realizar operaciones de
ordenación y filtrado de datos en ella.

Rellenar la hoja de cálculo

 Paso 1: Sitúese en la celda B1 y, a partir de ella, elabore una lista como la que se
muestra en la imagen.

 Paso 2: Aplique el Formato de número de contabilidad a los datos de la columna

Precio.

Organizar la lista

 Paso 1: En primer lugar, organice las columnas Título e Idioma de la lista con una
ordenación ascendente y descendente, respectivamente.

 Paso 2: Para ello, sitúese en una de las celdas de la lista y presione la

opción Ordenar de la pestaña Datos.

 Paso 3: Dentro del cuadro de diálogo Ordenar, localice el cuadro de lista Ordenar
por, indique Título y marque la opción A a Z en el cuadro de lista Criterio de
ordenación.

 Paso 4: Para añadir un nuevo criterio, haga clic en el botón Agregar nivel.

 Paso 5: En el cuadro de lista Luego por, especifique Idioma y active seleccione Z a A en

el cuadro de lista Criterio de ordenación.

 Paso 6: Presione Aceptar.

La orden Filtro

 Paso 1: A continuación, deberá aplicar un filtro que muestre sólo las aplicaciones
informáticas que han costado más de 90,00 €.

 Paso 2: Para ello, seleccione una de las celdas de la lista y haga clic sobre el
comando Filtro que encontrará dentro del área Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

 Paso 3: Pulse sobre la flecha desplegable de la columna Precio y en la orden de

submenú Filtros de número, marque la opción mayor que.

 Paso 4: En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, aparece por defecto el

comparador es mayor que; en la segunda lista, teclee 90,00.

 Paso 5: Seguidamente, especifique que, además del criterio anterior, los valores
mostrados no sobrepasen los 186,00 €.

 Paso 6: Presione el botón de opción Y, ya que va a indicar un nuevo criterio que debe
cumplirse junto al anterior.

 Paso 7: En la lista desplegable que se muestra debajo, seleccione el comparador es

menor que y, en la siguiente lista, teclee 186,00.

 Paso 8: Presione Aceptar para ver el resultado.

 Paso 9: Desactive la orden Filtro volviendo a pulsar sobre ella en el área Ordenar y
filtrar de la pestaña Datos.
Autofiltro avanzado

 Paso 1: Cree un autofiltro avanzado para mostrar sólo las aplicaciones informáticas
que estén en inglés, o bien que cuesten más de 120,00 €.

 Paso 2: Para ello, inserte una nueva tabla de criterios en el rango I1:J3.

 Paso 3: Copie las cabeceras de las columnas Idioma y Precio en las celdas I1 y J1
respectivamente.

 Paso 4: Teclee, en la celda I2, Inglés y, en la celda J3, >120,00.

 Paso 5: Ubíquese en una de las celdas de la lista y presione el comando Avanzadas del
área Ordenar y filtrar, dentro de la pestaña Datos.

 Paso 6: En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, verá que aparece relleno el campo
Rango de la lista con el rango que forma nuestra lista, es decir, B1:G25.

 Paso 7: Seleccione el rango I1:J3 como Rango de criterios.

 Paso 8: Active la casilla de verificación Copiar a otro lugar y, en el apartado Copiar a,

marque la celda B27.

>

 Paso 9: Presione Aceptar.

Aplicar formatos

 Aplique a todas las tablas de la hoja de cálculo el Estilo de tabla oscuro 9, utilizando la
orden Dar formato como tabla del área Estilos dentro de la pestaña Inicio.

Aplicar formatos

Guarde el documento que acaba de crear con el nombre Lista de aplicaciones.

30 Ordenar y filtrar

Para el desarrollo de esta práctica, deberá crear una lista en una hoja de cálculo y ordenarla y
filtrarla atendiendo a los pasos que a continuación se indican.

Rellenar la hoja de cálculo

Cree una lista con los datos que se muestran en la siguiente imagen a partir de la celda B3.

 Paso 1: Calcule la columna TOTAL para saber la cantidad que la empresa debe tener
disponible para cubrir los salarios de sus empleados.

 Paso 2: Para ello, sitúese en la celda C16 y pulse sobre el comando Autosuma.

 Paso 3: Marque el rango de datos D4:D14 y, presione INTRO.

 Paso 4: Calcule las columnas MÁXIMO, MÍNIMO y PROMEDIO.

 Paso 5: Sitúese en la celda C20 y presione sobre el botón Insertar función de la Barra
de fórmulas de Excel.

 Paso 6: Seleccione la categoría Estadísticas, escoja la función MAX y pulse Aceptar.

 Paso 7: Introduzca el rango D4:D14 como argumento de la función y presione Aceptar.

 Paso 8: En la celda D20, calcule la función MIN atendiendo a los pasos explicados
anteriormente.

 Paso 9: Para finalizar, calcule la función PROMEDIO en la celda E20. El argumento para
las tres funciones será el rango D4:D14.
Ordenar la hoja de cálculo

 Paso 1: A continuación, pulse sobre una celda de su lista y presione el

botón Ordenar de la pestaña Datos.

 Paso 2: Dentro del cuadro de lista Ordenar por, seleccione Nombre y Apellidos y
marque el criterio de ordenación A a Z.

 Paso 3: Presione el comando Agregar nivel para añadir un nuevo criterio.

 Paso 4: En el cuadro de lista Luego por, escoja Localidad y seleccione el criterio de

ordenación A a Z.

 Paso 5: Pulse de nuevo sobre el comando Agregar un nivel.

 Paso 6: En el cuadro de lista inferior Luego por, elija Salario y, en esta ocasión,
seleccione el criterio de ordenación Z a A.

 Paso 7: Haga clic en Aceptar.

Filtrar la hoja de cálculo

 Paso 1: Active el comando Filtro situándose en una de las celdas de la lista y pulsando
sobre la orden con el mismo nombre del área Ordenar y filtrar, dentro de la
pestaña Datos.

 Paso 2: Despliegue la flecha de la columna Localidad y deje activa, solamente, la casilla

de verificación de SEVILLA para mostrar sólo los empleados procedentes de dicha
ciudad.

 Paso 3: Copie el resultado obtenido en la tabla seleccionándolo y pulsando sobre el

comando Copiar de la pestaña Inicio.

 Paso 4: Péguelo con el comando Pegar de la pestaña Inicio en una nueva hoja del libro
de trabajo a la que deberá denominar Sevilla.

 Paso 5: Para cambiar el nombre de la hoja, pulse sobre su etiqueta con el botón
secundario del ratón y, seleccione la opción Cambiar nombre. Teclee el nuevo nombre
y presione INTRO para terminar.

 Paso 6: Repita los pasos anteriores con los empleados de Barcelona y de Huelva,
copiando los resultados en nuevas hojas de cálculo denominadas Barcelonay Huelva,
respectivamente.

 Paso 7: Restaure la totalidad de la lista inicial pulsando de nuevo sobre el

comando Filtro en el área Ordenar y filtrar, dentro de la pestaña Datos.

Filtro avanzado

 Paso 1: A continuación, cree un filtro avanzado de forma que sólo se muestren los
datos de las personas que tengan un salario superior a 601,01 €.

 Paso 2: Sitúese en la celda F3 de la lista inicial y copie, en ella, el cabecero de la

columna Salario.

 Paso 3: En la celda F4, inserte el valor >=600,00.

  Paso 4: Presione sobre cualquier celda de la lista y presione la pestaña Datos para
seleccionar la orden Avanzadas dentro del área Ordenar y filtrar.

 Paso 5: Como Rango de criterios, introduzca el rango F3:F4.

 Paso 6: Active la casilla de verificación Copiar a otro lugar y, en el cuadro Copiar a,

inserte la celda B23.

 Paso 7: Presione Aceptar para ver el resultado.

Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores y demás formatos a las listas de la hoja de cálculo, hasta
conseguir un aspecto similar al que se muestra en la imagen final.
Aplicar formatos

 Almacene su documento con el nombre Ordenar y filtrar.

31 Subtotales de lista

Basándose en el documento que se adjunta con la práctica “Subtotales de lista”, deberá crear
subtotales automáticos.

Ordenar la lista por idiomas

 Paso 1: Abra el archivo “Subtotales de lista” que se adjunta con la práctica y,

seguidamente, pulse la opción Ordenar de la pestaña Datos.

 Paso 2: En la lista desplegable Ordenar por, seleccione Idioma y escoja el criterio de

ordenación A a Z.

 Paso 3: Presione Aceptar.

Crear subtotales

 Paso 1: Deberá crear un subtotal para saber qué cantidad de aplicaciones existen de
cada idioma.

 Paso 2: Posiciónese en una de las celdas de la lista, y presione la opción Subtotal de la

pestaña Datos (grupo Esquema).

 Paso 3: Dentro de la lista desplegable Para cada cambio en, escoja Idioma.

 Paso 4: En el campo Usar función, seleccione Cuenta.

 Paso 5: Marque únicamente la casilla de verificación Idioma dentro del campo Agregar
subtotal a.

 Paso 6: Active la casilla de verificación Salto de página entre grupos y

presione Aceptar.
  Paso 7: Seguidamente, cree un nuevo subtotal que nos informe del coste que hemos
tenido por idioma.

 Paso 8: Para ello, vuelva a pulsar sobre la opción Subtotal de la pestaña Datos.

 Paso 9: En la lista desplegable Para cada cambio en, escoja Idioma; en Usar función,
elija Suma, y agregue el subtotal a Precio.

 Paso 10: Asegúrese de que la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales no

esté marcada y haga clic en Aceptar.

 Paso 11: Oculte la columna A presionando sobre su encabezado con el botón

secundario del ratón y seleccionando, en el menú contextual que se abre, la
orden Ocultar.

 Paso 12: De igual modo, oculte la fila 1 presionando sobre su encabezado con el botón
secundario del ratón y seleccionando, en el menú contextual que se abre, la
orden Ocultar.

Guardar el documento

 Guarde los cambios realizados en el documento “Subtotales de lista”.

32 Subtotales automáticos

Basándose en la hoja de cálculo que deberá elaborar, creará subtotales automáticos.

Planteamiento del supuesto

 Paso 1: Cree la lista que se muestra en la siguiente imagen.

 Paso 2: El objetivo de aplicar subtotales automáticos es el de conocer qué cantidad de

restaurantes hay de cada categoría y qué número de restaurantes existen en total.

Aplicar subtotales automáticos

 Paso 1: Antes de aplicar subtotales a la lista que acaba de crear, deberá ordenar la
columna a la que va a aplicar el subtotal.

 Paso 2: Pulse sobre una de las celdas de la columna CATEGORÍA/Tenedores y presione

el comando Ordenar de mayor a menor (Z a A) de la pestaña Datos.

 Paso 3: A continuación, haga clic sobre la opción Subtotal del menú Datos.

 Paso 4: Dentro del apartado Para cada cambio en, escoja CATEGORÍA/Tenedores.

 Paso 5: Como función, seleccione Cuenta.

 Paso 6: Dentro del apartado Agregar subtotal a, active la casilla de verificación

de CATEGORÍA/Tenedores.

 Paso 7: Haga clic en Aceptar.

 Paso 8: Utilice los símbolos del esquema que aparecen en el margen izquierdo de la
hoja de cálculo para ocultar o mostrar todos los datos de la lista, mostrar sólo los
subtotales, etc.
Aplicar formatos

 Aplique bordes, colores de fuente, estilos y colores de relleno para asemejar su hoja
de cálculo a la que se muestra en la imagen final de esta práctica.

Guardar el documento

 Almacene el documento que acaba de crear con el nombre Subtotales automáticos.

33 Color o blanco y negro

La aplicación del color a una hoja de cálculo es una de las indecisiones que nos surgen a la hora
de finalizar un trabajo. Un documento con colores es mucho más agradable y se trabaja mejor
con él en pantalla.

El problema aparece a la hora de imprimir; si no tiene impresora de color, la hoja puede

resultar difícil de leer, además de menos estética. Lo ideal sería realizar un diseño de la hoja
para los dos supuestos.

Macro para visualizar un documento en blanco y negro

 Paso 1: Abra el documento que almacenó con el nombre “Desglose de gastos”, pues
sobre él realizará esta práctica.

NOTA: Recuerde que para trabajar con el archivo “Desglose de gastos”, en primer lugar,
tendrá que desproteger la hoja de cálculo y el libro de trabajo con las contraseñas que insertó.
(Contraseña para desproteger la hoja de cálculo: desglose). (Contraseña para desproteger el
libro de trabajo: gastos).

 Paso 2: Presione la pestaña Vista, despliegue sobre el comando Macros y pulse la

orden Grabar macro.

 Paso 3: En el cuadro de diálogo Grabar macro, introduzca como nombre ByN. Haga clic
en Aceptar para comenzar a grabar.

 Paso 4: Cambie el formato de la hoja de cálculo para adaptarla a una impresión en

blanco y negro, escogiendo, como colores de fondo y de fuente, tonos grisáceos.

 Paso 5: Cuando haya finalizado, pulse el botón Detener grabación en la lista

desplegable del comando Macros.

Macro para visualizar un documento en color

 Paso 1: Seleccione la pestaña Vista, despliegue la opción Macros y active la

orden Grabar macro.
  Paso 2: Nómbrela como Color y presione Aceptar para comenzar a grabar.

 Paso 3: Modifique el formato de la hoja para adoptarla a una impresión en color. Elija
los colores que prefiera de fondo y de fuente.

 Paso 4: Cuando finalice, detenga la grabación.

Asignar macros a formas

 Paso 1: Presione la pestaña Insertar y, centre su atención en el área Ilustraciones.

 Paso 2: Despliegue el comando Formas y localice el área Formas básicas en su lista.

 Paso 3: Seleccione la forma Sol e insértela al lado de la tabla.

 Paso 4: Utilice la pestaña Formato de las Herramientas de dibujo para elegir los
colores de relleno y bordes de la forma.

 Paso 5: Duplique la forma que ha creado con los comandos Copiar y Pegar de la
pestaña Inicio e inserte la copia debajo de la anterior.

 Paso 6: Seleccione esta segunda forma y mediante la pestaña Formato de

las Herramientas de dibujo, elija los colores de relleno y bordes de la forma
escogiendo colores grisáceos.

 Paso 7: Seleccione la primera forma y presione sobre ella con el botón secundario del
ratón.

 Paso 8: En el menú contextual que aparece, escoja la orden Asignar macro.

 Paso 9: En el cuadro Asignar macro que se abre, seleccione la macro Color pulsando
sobre ella y, seguidamente, presione Aceptar.

 Paso 10: Realice los mismos pasos con la segunda forma pero, en esta ocasión, elija la
macro ByN.

 Paso 11: Presione sobre una forma y otra para mostrar la tabla con colores o en blanco
y negro.
Guardar un documento

 Paso 1: Para almacenar el libro de trabajo con las macros creadas, haga clic
en ARCHIVO y Guardar como.

 Paso 2: En el nuevo submenú de opciones, presione sobre Libro de Excel habilitado

para macros.

 Paso 3: Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, teclee Color o Blanco y negro;
como tipo de archivo compruebe que, por defecto, se muestra Libro de Excel
habilitado para macros.

 Paso 4: Señale la ubicación en la que se guardará el documento y presione Guardar.

13.34 Cuestionario: Cuestionario final

Puntuación: 100 %

Ha superado con éxito el cuestionario final. Acceda al apartado ÍNDICE y realice el cuestionario
de evaluación de calidad (situado al final). Si lo desea puede volver a acceder al temario para su
revisión, mientras las fechas del curso estén vigentes.

1.- Esta celda (A1) está correctamente referenciada, suponiendo que esté
en la hoja15 y el fichero se llame TEST:

=[TEST.xlsx]Hoja15!$A$1 OK

=[TEST.xlsx]Hoja1!$A$1
 =Hoja15!$A$1

2.- Como se puede insertar un comentario en una celda:

Botón derecho ratón y elegir insertar comentario. OK

Botón derecho ratón, pulsando Mayúsculas.

Antes hay que activar una herramienta de Excel.

3.- Para definir un una celda de la tercera fila con la cuarta columna, en
Excel es:

B4

3D

D3 OK

4.- Al introducir datos, ¿cómo especificamos que es una fórmula?

Anteponiendo “+”.

Escribimos la fórmula y Excel la transforma.

Anteponiendo “=”. OK

5.- Si deseo usar una fórmula para establecer una condición, buscaré en el
grupo de:

Lógicas. OK

De texto.

De información.
6.- Una macro es un:

Un trozo de código VBA que muestra mensajes.

Una automatización de tareas previamente grabadas. OK

Video de lo que ocurre en la pantalla.

7.- La referencias absolutas son aquellas que:

son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la

columna, o viceversa.

son las referencias establecidas por defecto en Excel, es decir, que si se

arrastra el cuadro de llenado o se copian las celdas en otra posición.

siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición

específica. OK

8.- El formato condicional sirve para:

Controlar que los valores introducidos sean acordes al forma.

Controlar que los valores introducidos sean acordes al tipo de datos.

Aplicar un formato según unas condiciones en los valores. OK

9.- ¿Qué función puede sumar todas las celdas rellenas en vertical?

SUMATORIO

SUMA_V

SUMA OK
10.- Qué permiten realizar las tablas dinámicas:

Crear tablas cambiando la configu¬ración de filas, columnas,

subtotales, totales, agrupaciones y filtros de forma dinámica. OK

Informes y gráficas dinámicas.

Crear tablas cambiando la configu¬ración de filas, columnas,

subtotales, totales, agrupaciones y filtros de forma estática.