Código: PDC - 001
Versión: 01
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Fecha: 06/06/2022
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Kerem Suarez Kiana Pavajeau Karina Mitchell Justino Mitchell
Coordinadora de Logística Directora Ejecutiva Gerencia CEO
FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA
I. CONTROL DE CAMBIOS
Versió Fecha Cambios realizados
n
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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1. OBJETIVO.
Establecer los criterios para la realización de compras o contratación de servicios y
productos con proveedores, los controles a aplicar en el proceso, así como los criterios de
selección, evaluación, seguimiento y reevaluación de los proveedores externos.
2. ALCANCE.
Inicia desde el requerimiento de un producto o servicio por parte de un proceso, continua
con la entrega y termina con la evaluación del proveedor.
3. DEFINICIONES.
3.1. Cotización: Documento que establece las características de un producto o servicio
y ofrece el valor real de un bien o un servicio.
3.2. Producto: Es un elemento tangible o intangible destinado para satisfacer alguna
necesidad.
3.3. Proveedor: Es aquella persona natural o jurídica que suministra un determinado
bien o servicio.
3.4. Requerimiento de compra: Es una solicitud que se hace al proceso de Compras
con el fin de abastecer bienes o servicios.
3.5. Servicio: Es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una
determinada necesidad.
3.6. Evaluación de Proveedores: Procedimiento por medio del cual se determina si el
proveedor cumple con los criterios establecidos en la institución.
3.7. Orden de Compra: Es un documento mediante el cual se autoriza al proveedor la
entrega para el suministro de un producto o servicio.
3.8. Contrato: Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a
dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.
4. RESPONSABLE
4.1. Líder de compras o Auxiliar de Compras: persona encargada de realizar el
proceso de compra
4.2. Director ejecutivo y/o CEO: Encargado de autorizar la orden de compra
4.3. Jefe de Calidad: Encargado de verificar si el producto cumple con los requisitos
establecidos
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5. PROCEDIMIENTO.
Tiempo Responsable
N° Actividad Descripción Registro
Determinado (s)
El líder de algún
proceso realiza el
requerimiento de un
producto o servicio al
Solicitud del área de compras Formato de
Líderes de
1 producto o mediante “Formato de 1 día Requisición
proceso
servicio Requisición de de compra
compra”
especificando las
características del
producto o servicio.
El auxiliar de compras
debe verificar la *Formato de
Verificar
cantidad del producto Requisición
orden de Auxiliar de
2 solicitado y que no 1 día de compra
compra y compras
haya existencia en *Inventario
existencias
bodega o si está
proximo a acabar.
3 Cotización Una vez sea recibido 3 días Auxiliar de *Formato de
del el requerimiento de compras Selección de
bien o productos o Proveedores
servicio servicio el auxiliar de Líder del área
compras procede a solicitante *Formato de
solicitar Registro de
mínimo tres (3) Proveedor
cotizaciones con
apoyo del área
solicitante, en aras de
garantizar que el
producto o
servicio a adquirir
cumpla con las
especificaciones
técnicas necesarias.
La cotización se
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confirma con el área
que solicita el bien o
servicio para que sean
evaluadas las
especificaciones.
En caso de que el
producto o servicio
solicitado sea de
compra periódica o
concurrida se hará la
orden de compra con
el proveedor elegido y
evaluado previamente
según las
características y
precio.
Una vez sean
entregadas las
cotizaciones, entre el
solicitante del
Auxiliar de
producto o servicio y
Compras
Elección de el auxiliar de compras, *Orden de
4 1 día
Cotización hacen la elección del Compra
Líder de
proveedor bajo los
proceso
criterios de
calidad, precio,
características y
servicio.
5 Aprobación Una vez es Director Orden de
de diligenciada la ejecutivo y/o Compra
Orden de solicitud, el director CEO
Compra ejecutivo recibe un
correo electrónico
informando que tiene
pendiente una
aprobación de compra
de un producto o
servicio.
Adicionalmente,
deberá validar si la
compra se encuentra
presupuestada y a
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que rubro fue
asignada.
El director ejecutivo
y/o CEO debe darle la
aprobación y en caso
de no hacerlo se
devuelve al área de
compras para cerrar la
solicitud.
Se envía estado de la
compra al jefe del área
solicitante para
comunicar si compra
fue aprobada o negada.
Una vez se realice la
autorización de la
compra, el auxiliar del
proceso de compras
envía la orden de
Área de
compra aprobada al
Pago de Finanzas
área de finanzas. Máximo 2 Comprobante
6 orden de
días de Pago
compra Auxiliar de
Ya realizado el pago se
Compras
envía por correo
electrónico y vía
WhatsApp el
comprobante de pago
al proveedor
Coordinación Se coordina la entrega
Máximo 2 Jefe de
7 de entrega del del producto con el
días compras
producto. proveedor
En este proceso el
primer paso es la
recepción de los
documentos del Auxiliar de
*Factura
Recepción del transportador, los Compras
8 producto o cuales debe ser 1 día
*Fichas
servicio mediante una factura. Jefe de
técnicas de
Calidad
Tener en cuenta que la los productos
entrega se realice en
los tiempos y formas
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acordados con cada
proveedor.
El proveedor debe
hacer entrega de las
fichas técnicas de los
productos.
Luego se procede a la
descarga de los
productos mediante
equipos o manual.
*Revista de
El líder del proceso de Criterios de
compras o auxiliar Aceptación y
recibe el producto por Rechazo de
parte del proveedor, o Materia
las personas que Prima,
ofrecerán el servicio; Insumos y
teniendo en cuenta lo Material de
relacionado en la Empaque
orden de compra
versus la remisión del *Formato de
proveedor, validando Ingreso de
que este corresponda a Auxiliar de Materia
lo solicitado, en caso compras Prima
contrario se genera
devolución al Jefe de *Formato de
proveedor o se realiza Calidad Ingreso de
un acuerdo de manera Material de
inmediata, hasta que el Auxiliar de Empaque
producto cumpla con Calidad
las especificaciones *Formato de
definidas. Ingreso de
Agua Potable
Para los productos Envasada
como materia prima,
insumos y material de *Formato de
empaque la producto no
verificación se realiza conforme
en compañía con el
jefe de calidad o un el
auxiliar de calidad.
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El líder del proceso de
compras previo al
Comité de Evaluación
califica cada
proveedor con el área
solicitante, en el Líder de
Formato
“Formato Evaluación compras
Evaluación de Evaluación
8 de proveedores”, 1 día
Proveedores de
teniendo en cuenta los Comité de
proveedores
criterios de Servicio al evaluación
cliente, suministro del
Producto o Servicio y
características de
calidad.
6. ANEXOS
FT – RDC – 001: Formato de Requisición de Compras
FT - RDF – 001: Registro De Ingreso De Frutas
FT - RIA – 001: Registro De Ingreso De Insumos/Aditivos
FT - IMP – 001: Registro De Ingreso De Material De Empaque
FT - SPH – 001: Selección De Proveedores
FT - RGP – 001: Formato De Registro Del Proveedor
FT - EPH – 001: Evaluación De Proveedores
