UNIDAD II: PLANEACIÓN

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE PLANEACIÓN:

La planeación es una función o técnica administrativa dinámica,

considerada como uno de los mejores métodos para preparar a una
organización para los cambios continuos que se dan en el entorno
tanto interno como externo.

La planeación implica el desarrollo de un programa para realizar

los objetivos y metas deseados en la organización. Implica
reconocer la necesidad de acción, investigando y analizando la
necesidad, desarrollar una propuesta para la acción basada en la
investigación y análisis, y tomar una decisión.

Ninguna empresa, por más grande que sea, está exenta de un

desastre natural, de enfrentarse a cambios en las leyes
tributarias, de remplazar la tecnología para ir acorde con los
tiempos, entre otras.

Sin embargo, una empresa que cuenta con una planeación bien
estructurada está en mejores condiciones para enfrentar futuras
situaciones.

Para planear tu accionar ante situaciones imprevistas, debes

analizar una situación, establecer objetivos, formular estrategias
para alcanzarlos y luego desarrollar acciones que apunten a cómo
se implementarán dichas estrategias.

La planeación es importante porque reduce la incertidumbre y

minimiza el riesgo, ya que a través de este proceso se prevén los
cambios y se señala cómo se va a reaccionar en caso de que
lleguen, disminuyendo considerablemente los riesgos que afecten de
forma negativa a la institución.

Otro beneficio es que genera eficiencia en tu empresa porque al

establecerse objetivos en concretos y señalar cómo se van a
lograr, evitas la improvisación, lo que permite una mejor
coordinación en las tareas y se implementan de forma más eficiente
los recursos.

Con la planeación, además, generas compromiso y motivación entre

los colaboradores de tu PYME, debido a que en el proceso se
involucran todos los miembros de la empresa lo que genera una
identificación del alcance de los objetivos por parte de los
empleados.

También la planeación te facilita:

-Fijar objetivos
-Atender a los cambios del entorno
-Desarrollar acciones flexibles
-Organizar mejor las áreas y los recursos de la empresa
-Controlar y evaluar mejor los resultados

DEFINICIÓN:

La planeación consiste en elegir un curso de acción y decidir por

anticipado qué es lo que debe hacerse, en que secuencia, cuándo y
cómo.

La planeación proporciona la base para las acciones efectivas que

resultan de la habilidad de los administradores para anticiparse y
prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos
empresariales. Es la base para integrar las funciones
administrativas y es, en especial, necesaria para controlar las
operaciones de la organización.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de

principios cuya aplicación es indispensable para lograr una
Administración racional. Los principios son verdades fundamentales
de aplicación, patrones que sirven como guía de conducta a
observar en la acción administrativa. Por lo tanto, para planear
eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes
principios.

FACTIBILIDAD. Al establecer planes es imprescindible que estos

sean realmente posibles de realizarse; es decir, que puedan
hacerse realidad.

OBJETIVIDAD. La planeación debe sustentarse en hechos reales y no

en opiniones subjetivas.

PRECISIÓN. Todo plan debe elaborarse con bases exactas y

concretas.

FLEXIBILIDAD. A pesar de que los planes debe ser precisos, es

necesario que exista un margen de holgura, pues durante su
aplicación puede surgir la necesidad de modificarlos o ajustarlos
según lo exijan las circunstancias o condiciones operantes del
momento.

CUANTIFICACIÓN. Los planes serán más técnicos mientras más sean

cuantificados; es decir, expresados en números, estándares,
cantidades, etc.
UNIDAD Y EQUILIBRIO. Independientemente de que cada plan tiene un
objetivo particular o específico, todos deben integrarse en un
plan general sin dejar de ser consistentes en sus propósitos.

TIPOS DE PLANEACIÓN
En la unidad 1 estudiamos niveles, habilidades y funciones
administrativas. Ahora vamos a preguntarnos específicamente por la
relación entre la función de planeación y los niveles gerenciales.
¿Qué podemos agregar al respecto? En primer lugar, decimos que la
función de planeación se encuentra presente en todos los niveles
organizacionales, por lo que cada administrador debe realizarla
teniendo en cuenta en cada nivel los tipos de planeación que van a
elaborarse y a ejecutarse.

Como puede apreciarse en la imagen, se distinguen tres tipos de

planes relacionados con el nivel organizacional del que se trate.

Los planes estratégicos especifican las actividades

organizacionales y la asignación de recursos a requerir para el
cumplimiento de los objetivos estratégicos. Tal como habíamos
definido a nivel de los objetivos estratégicos, éstos son a largo
plazo porque responden al cumplimiento de los mismos objetivos.
Los planes estratégicos son diseñados por la alta gerencia en
conjunto con las gerencias medias.

Los planes tácticos, en cambio, son llevados a cabo por los

administradores medios, es decir, los gerentes de cada área
funcional. Su propósito es cumplir con los objetivos tácticos, que
son de mediano plazo y responden a los objetivos estratégicos.
Generalmente, estos planes indican cómo lograr las distintas
acciones ideadas a nivel estratégico.
Los planes operativos, también denominados programas, son llevados
a cabo por los administradores de primera línea y se vinculan con
el quehacer cotidiano, por lo que tienden al cumplimiento de los
objetivos de corto plazo. Los mismos se coordinan con los planes
tácticos, ya que las acciones que se delinean deben apoyarlos.

Existe también otro criterio muy válido e importante para para

clasificar los tipos de planeación

En función al tiempo en que se plantean las distintas formas de

planeación, esta se clasifica en: Planeación a corto, mediano y
largo plazo. Y aunque las características y necesidades de las
empresas son muy distintas y no se podría estandarizar el criterio
de tiempo en que cada una de ellas pudiera considerar sus plazos
de cumplimiento, a manera de síntesis se establecerá lo siguiente:

Planeación a corto plazo: Aquellas proyecciones de planes que

cubren desde un día a un año.

Planeación a mediano plazo: Aquellas proyecciones de planes que se

plantean a períodos de unos pocos meses a tres años.

Planeación a largo plazo: Implica aquellas proyecciones de planes

que se pretenden en un período de dos a cinco años; incluso
algunos planes son proyectados con 25 o más años de anticipación.

PROCESO DE LA PLANEACIÓN:

La planeación es la fase inicial del proceso administrativo. Toda

empresa requiere de ésta, como etapa preliminar para el logro de
una eficiencia máxima en su acción.

La planeación es un proceso continuo y sujeto a cambios, acorde al

desarrollo constante de la empresa. Para efectuar una adecuada
planeación es necesario llevar a cabo una serie de actividades que
son conocidas también como elementos de la planeación. Entonces,
el proceso de planeación se define como:

“La serie de actividades o elementos que se deben tomar en cuenta

para realizar una planeación adecuada”.

PROPÓSITOS
OBJETIVOS
PROCESO ESTRATEGIAS
DE LA POLÍTICAS
PLANEACIÓN PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
 PRESUPUESTOS

MISIÓN Y VISIÓN:

Una manera de entender mejor la misión y visión, así como

su relación de interdependencia, es pensar en todo lo que
se da en los inicios de una empresa.

Primero, la empresa es sólo un conjunto de ideas. El origen

de una empresa se basa en la creencia de que la nueva
empresa puede ofrecer algún producto o servicio a ciertos
clientes, en algún lugar, utilizando cierta tecnología y a
un precio razonable. El dueño de una nueva empresa
generalmente cree que la filosofía de su empresa producirá
una imagen pública favorable, y que esta opinión sobre la
empresa puede ser comunicada y ser adoptada por grupos de
interés importantes.

“Cuando la serie de creencias sobre una empresa en sus inicios se

plantea por escrito, el documento resultante refleja las mismas ideas
básicas que apoyan las declaraciones de la misión y la visión.
Conforme una empresa crece, los propietarios o gerentes descubren
que es necesario revisar la serie fundamental de creencias, aunque
dichas ideas originales estén reflejadas en las declaraciones revisadas
de la misión y la visión”. (Fred R. David)

Muchas empresas cuentan con la declaración de su misión y

su visión, pero la declaración de la visión debe
establecerse primero, porque una visión definida
proporciona el fundamento para plantear la declaración de
la misión integral. Establecer la visión de la empresa
implica responder a la pregunta “¿qué queremos llegar a
ser?”.

El enunciado de la visión debe ser corto, formado de

preferencia por una oración y desarrollada con la
aportación y participación de tantos gerentes como sea
posible.

La misión es el enunciado sobre el propósito o cometido que

distingue a una empresa de otra similar, es la declaración
de la “razón de ser” de una empresa. Responde a la pregunta
“¿cuál es nuestro negocio?”. Definir la misión es esencial
para establecer objetivos y formular estrategias con
eficacia.

La misión, llamada en ocasiones credo, propósito,

filosofía, creencias, principios de negocios o declaración
que ”define a un negocio”, revela lo que una empresa desea
ser y a quién quiere servir.

Toda empresa tiene una razón de ser, aún si la alta

gerencia no ha planteado de modo consciente esta razón por
escrito.

La misión debe responder a los siguientes cuestionamientos:

¿Quiénes somos?
¿Para quién lo hacemos?
¿Qué hacemos?
¿Por qué lo hacemos?

Además, debe contener las siguientes características:

 Enfocada al cliente.
 Positiva y motivadora.
 Entendible para todo el personal.

La visión consiste en redactar en lenguaje claro y objetivo

a dónde quiere llegar la organización o cuál es su meta;
dicho de otra manera, visión es proyectar a futuro la
misión de la empresa.

Visión es la herramienta administrativa que permite, con

base en los acontecimientos del presente, proyectar hacia
el futuro a la organización.

Para una empresa, determinar adónde desea estar en el

futuro es una tarea que en la mayoría de los casos no es
fácil, ya que esto significa prácticamente tomar una
radiografía de su estado actual y proyectarlo a un futuro
deseado.

La visión deberá reunir las siguientes características:

 Debe definir claramente el futuro deseado.

 Debe tener un enfoque positivo.
 Debe representar para la empresa un reto alcanzable.
 Debe ser altamente motivadora para todos los integrantes
de la organización.
 Debe ser redactada en un lenguaje entendible para toda
la organización y, de ser posible, tener la
particularidad de que sean memorizables los elementos
básicos de la misma.

La misión y la visión de cualquier organización requieren

estar firmemente apoyadas por valores, ya que estos son la
base para formar la cultura de trabajo, la cual a su vez
constituye la disciplina esencial necesaria para guiar el
éxito en cualquier organización.

Propósitos

Como se sabe, las empresas tienes propósitos o misiones. En

todo sistema social las empresas tienen una función o tarea
fundamental que la sociedad les asigna, y el propósito de
un negocio generalmente es la producción de bienes y
servicios.

Los propósitos son aspiraciones fundamentales o finalidades

de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o
semipermanente un grupo social.

 Se expresa genéricamente.
 Su determinación es una función reservada de mayor
jerarquía.
 La mayoría de los propósitos tienden a existir durante
todo el ciclo de vida de la empresa.
 Algunos se modifican al sufrir alteraciones debido a
los retos cambiantes que implica la operación de
cualquier grupo social.
 Toda organización debe establecer los propósitos como
base para la reformulación de un plan.
 De los propósitos parte la acción inicial de un
organismo social.

Las características de los propósitos son:

 Básicos o trascendentales, porque constituyen el

fundamento de los demás elementos.
 Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en
término de número.
 Permanentes, porque están vigentes durante todo el
periodo de vigencia de la organización.
 Semipermanentes porque pueden abarcar un periodo
determinado.

Un propósito puede ser, por ejemplo, como Pemex, buscar

petróleo, producir, refinar y vender una gran variedad de
productos derivados de éste. Desde combustible hasta
sustancias químicas. Otro, como el Sistema de Transporte
Colectivo Metro, dar más y mejor servicio a sus usuarios en
cada una de sus líneas.

OBJETIVOS:

Un objetivo es un resultado final al cual se aspira y se

trata de alcanzar.
Por ejemplo, un gerente de personal establece el objetivo
de “contratar 14 operadores de torno para una determinada
fecha”. Un plomero puede tener el objetivo de “terminar la
instalación hidráulica de una sección de la compañía en un
tiempo dado”
Cada una de estas actividades podría considerarse en
términos de “objetivos” o “metas”.
Algunos estudiosos del tema piensan que existe diferencia
entre objetivo y meta. Por ejemplo, algunos escritores
afirman: ”La naturaleza de los objetivos es general, en
tanto que las metas connotan grados mayores de carácter
específico y, en consecuencia, son más operativos en las
actividades diarias, incluyendo la toma de decisiones”.
Las metas y los objetivos tienen ambos valores de
orientaciones y reflejan las condiciones deseadas
consideradas necesarias para mejorar el desempeño general
de la organización. Pero si se fuera necesario diferenciar
los objetivos de las metas, se diría que el objetivo es
amplio; la meta es específica.
Hay que tener presente que algunos tratadistas y gerentes
incluso, si hacen distinción entre los dos. Sin embargo, es
mucho más común no hacer tal distinción y diríamos entonces
que los términos objetivo y meta se usan indistintamente.

Debido a que los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son
requisitos esenciales que se establezcan por escrito, que se establezcan
cuantitativamente y que sean determinados o alcanzables en un tiempo
determinado.

Clasificación de los objetivos

Existen varias categorías en las que se puede clasificar a

los objetivos, dependiendo del punto de vista bajo el cual
se haga, así:
A) Según el área que abarquen o el ámbito para el que se
establecen, los objetivos son:

 Generales o estratégicos. Comprenden a toda la empresa, y son

establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la
misma.

 Particulares, departamentales o tácticos. Se refieren a las áreas

funcionales, un departamento o sección en particular y
deben subordinarse a los objetivos generales.

 Operacionales o específicos. Se establecen en los niveles

jerárquicos inferiores o de primera línea de la
 empresa y se subordinan a los generales y
particulares.

B) Por el tiempo en que se tienen que cumplir, los

objetivos son:

 A corto plazo. Deben alcanzarse en un periodo no mayor a

seis meses.

 A mediano plazo. Alcanzables en un periodo mayor a seis

meses y hasta un año.

 A largo plazo. Aquellos objetivos que requieren un

periodo de tiempo mayor a un año para su cumplimiento.

Cabe mencionar que estos periodos no son un patrón que

todas las empresas deben seguir u obedecer, pues cada
empresa, dependiendo sus necesidades establecerán sus
periodos de tiempo para alcanzar cada objetivo y
denominarlos en sus plazos.

ESTRATEGIAS:

Una vez establecidos los objetivos y la tarea de la

organización, deben hacerse planes sobre la o las formas de
alcanzarlos. Debe considerarse qué tipos de planes son más
útiles, el grado hasta el cual la planeación será más
provechosa, y los procedimientos necesarios para llegar a
las decisiones.

La estrategia es el plan básico que se traza para ejecutar

acciones y alcanzar resultados de una organización. Ésta
crea una dirección unificada que establece diversos
objetivos y guía el empleo de los recursos que se utilizan
para alcanzarlos.

POLÍTICAS:

Una política es una guía general, lineamiento o directriz,

verbal, escrita o implícita, que debe seguir todo el
personal en casos o situaciones similares.

Una política facilita la toma de decisiones en aspectos

rutinarios. Todo lo que quiere hacer cotidianamente una
organización, se convierte en una política.

Las buenas políticas son flexibles, relativamente fáciles

de ser interpretadas y congruentes con las políticas de
toda la compañía. De preferencia, las políticas deben
constar por escrito, y muchos gerentes piensan que una
política no existe realmente a menos que sea puesta por
escrito.
Aun cuando no estén por escrito, las políticas existen y
rigen el comportamiento de los colaboradores dentro de las
organizaciones. Sin embargo, la ventaja de que las
políticas aparezcan por escrito en oficios, memorandums,
minutas o en un manual, es que se pueden revisar, evaluar,
y por supuesto, mejorar.
Las políticas que están solamente en la mente de las
personas y no por escrito, ocasionan conflictos, malos
entendidos, preferencias o injusticias dentro de la empresa
debido a la interpretación particular que cada persona le
pueda dar a dicha política. En consecuencia, la
organización funciona de manera autodefinida.
Algunas consideraciones de importancia en la formulación de
políticas son:

- El uso de una política debe ayudar a alcanzar el

objetivo, y debe ser formulada a partir de hechos, no de
criterios personales o decisiones oportunistas.
- Una política debe permitir la interpretación; no debe
prescribir un procedimiento detallado.

- Los pensamientos o ideas del formulador en el contenido

de la política, deben estar condicionados a las
sugerencias y reacciones de los que serán afectados por
la política.
- Siempre que sea necesario cubrir condiciones anticipadas
deben establecerse políticas, pero debe tenerse cuidado
de evitar políticas que rara vez, si acaso, se utilicen.
- Toda política debe ser expresada con palabras definidas
y precisas que sean entendidas por completo por cada
integrante de la empresa.
- Toda política debe ajustarse a los factores externos,
tales como leyes, reglamentos y medidas en bien del
interés público.
En toda empresa existen políticas de todo tipo: políticas
sobre estrategia, producción, ventas, financieras, compras,
salariales, de supervisión, de contratación, por citar
algunas. Sin embargo por su origen, independientemente a lo
que se refieran, las políticas pueden ser:
Impuestas externamente.
Consultadas.
Formuladas.
Implícitas.
PROGRAMAS:

Los programas son una serie de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a
seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios
para llevar a cabo un determinado curso de acción y que
deben plasmarse en un documento.

Un programa establece la secuencia de acciones que habrán

de realizarse y el tiempo requerido para efectuar cada una
de ellas; por lo general cuentan con el apoyo de
presupuestos.

PROCEDIMIENTOS:

Cuando es importante que se den determinados pasos en una

secuencia dada y que el trabajo se haga con precisión, la
administración puede establecer un detallado plan
permanente llamado procedimiento.

Los procedimientos son planes que establecen un método

obligatorio para realizar las actividades futuras. Son
series cronológicas de acciones requeridas. Son pautas de
acción, más que de pensamiento, que detallan la forma
exacta en que se deben realizar determinadas actividades.

Los procedimientos deben ser diseñados para asegurar que la

información pertinente fluya a las personas que necesitan
esos datos y que cada uno de los involucrados en el proceso
entienda qué es lo que va a hacer con ellos. La
transferencia y manejo de la información escrita puede
coordinarse y simplificarse mediante el uso de formas y
procedimientos estándar.

Los procedimientos proporcionan beneficios importantes a la

empresa, y entre ellos los más importantes son:

1. Conservar el esfuerzo administrativo.

2. Facilitan la delegación de autoridad y la asignación de
la responsabilidad.
3. Conducen al desarrollo de métodos más eficientes de
operación.
4. Permiten importantes economías de personal.
5. Facilitan el control.
6. Ayudan en la coordinación.

PRESUPUESTOS:
Un presupuesto es una declaración de los resultados
esperados, expresados en términos numéricos.

El presupuesto puede referirse a términos financieros,

horas-hombre, unidades de producción, horas-máquina o
cualquier otro término numéricamente mensurable. Se puede
relacionar con operaciones (presupuesto de gastos), puede
reflejar desembolsos de capital (presupuesto de gastos de
capital) o mostrar el flujo de efectivo (presupuesto de
efectivo).

Los presupuestos varían considerablemente en exactitud,

detalle y propósito. Algunos, realizados de acuerdo con el
nivel de producción de la organización se conocen como
presupuestos variables o flexibles. Con frecuencia, las
entidades gubernamentales desarrollan presupuestos por
programa en los que la dependencia (y cada depto. Dentro de
ella) identifica sus metas, desarrolla programas detallados
para alcanzarlas y estima el costo de cada un a de ellas.

Otro tipo, que en realidad es una combinación del

presupuesto variable y del presupuesto por programa, es el
presupuesto de base cero. El administrador que usa este
tipo de presupuesto concibe las metas y los programas
necesarios para alcanzarlas como un “paquete de trabajo”,
como si los programas se iniciaran desde la nada, o desde
una “base cero”.

El presupuesto es necesario para el control, pero no se

puede usar como un estándar exacto de control, a menos que
refleje los planes.

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN:

Son herramientas o instrumentos administrativos que se

utilizan para facilitar y llevar a cabo el trabajo de
planeación, con el propósito de lograr una buena toma de
decisiones.

Las técnicas de planeación pueden ser:

Cuantitativas. Aquellas técnicas que, para hacer sus

planteamientos, utilizan la aplicación y razonamiento
matemático. Es decir, basan la planeación en datos
numéricos, utilizando por lo general reglas matemáticas.
Entre estas técnicas de planeación se pueden mencionar:

Pronósticos.
Árboles de decisión.
Gráfica de Gantt.
Ruta crítica.
Análisis del Punto de equilibrio.

Cualitativas. Técnicas que contribuyen a efectuar con éxito

la planeación basándose en experiencias, apreciaciones
personales, hechos pasados e intuiciones, en algunos casos
de manera sistematizada. Entre ellas se consideran:

Lluvia de ideas.
Análisis de criterios múltiples.
Dramatizaciones.

Heurísticas. Una heurística es una forma de encontrar una

solución buena, sin hacer el gran esfuerzo de encontrar la
solución óptima. Es una forma de aproximarse a los
problemas en un menor tiempo y a un menor costo.

Un tomador de decisiones que utiliza la heurística está

tomando decisiones con la ayuda de algunos lineamientos o
reglas, aunque no puedan ser siempre aplicados consiente o
sistemáticamente. La heurística esta basada en la
experiencia. Los tomadores de decisiones heurísticas
aprenden actuando. Usan prueba y error para encontrar una
solución. Debido a esto valoran la experiencia, apoyándose
en el sentido común para que los guíe.

Las técnicas, o más bien los métodos heurísticos, pueden

ser a su vez cuantitativos y cualitativos. Están
relacionados con la capacidad creativa del individuo para
darle solución a problemas, pero una creatividad basada en
el conocimiento y experiencias, no una creatividad
espontánea.

Algunos métodos heurísticos son: método de los coeficientes

de gestión, método PSH (Production Switching Heuristic),
reglas lineales de decisión (LDR) y búsqueda de reglas de
decisión (SDR).