UNIVERSIDAD NACIONAL CIRO ALEGRÍA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Tutorial: Importar datos en Excel y Crear un modelo de
datos
Excel para Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013
Resumen: Este es el primer tutorial de una serie destinada a que conozca y se sienta
cómodo con el uso de Excel y sus funciones integradas de análisis y mezcla de datos.
Estos tutoriales permiten generar y refinar un libro de Excel desde cero, crear un modelo
de datos y hacer increíbles informes interactivos con Power View. Los tutoriales están
diseñados para demostrar las características y las capacidades de inteligencia empresarial
de Excel, las tablas dinámicas, Power Pivot y Power View.
Nota: En este artículo se describen los modelos de datos en Excel 2013. Sin embargo,
las mismas características de modelado de datos y Power Pivot introducidas en Excel
2013 también se aplican a Excel 2016.
En este tutorial, empezará con un libro de Excel en blanco. Las secciones de este
tutorial son los siguientes:
• Importar datos desde una base de datos
• Importar datos de una hoja de cálculo
• Importar datos con la función copiar y pegar
• Crear una relación entre datos importados
Este tutorial utiliza datos que describen medallas olímpicas, países anfitriones y los
diversos eventos olímpicos deportivos. Le recomendamos que siga los tutoriales en orden.
Además, estos tutoriales usan Excel 2013 con Power Pivot habilitado. Para obtener más
información sobre Excel 2013, haga clic aquí. Para obtener instrucciones sobre cómo
activar Power Pivot, haga clic aquí.
Importar datos desde una base de datos
Empezaremos este tutorial con un libro en blanco. El objetivo de esta sección es
conectarse a un origen de datos externo e importar datos en Excel para realizar un análisis
más exhaustivo. Empecemos por descargar algunos datos de Internet. Los datos describen
medallas olímpicas y son parte de una base de datos de Microsoft Access.
1. Haga clic en los siguientes vínculos para descargar los archivos que usaremos
durante esta serie de tutoriales. Descargue cada uno de los cuatro archivos en
una ubicación a la que se pueda obtener acceso fácilmente,
como Descargas o Mis documentos, o a una nueva carpeta que cree:
• base de datos
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• olympicMedals.accdb Access > OlympicSports.xlsx libro
• Excel > Population.xlsx libro
• Excel > DiscImage_table.xlsx libro de Excel
2. En Excel, abra un libro vacío.
3. Haga clic en DATOS > Obtener datos externos > Desde Access. La cinta de
opciones se ajusta dinámicamente en función del ancho del libro, de modo que
los comandos de la cinta pueden ser levemente diferentes a los de las pantallas
siguientes. La primera pantalla muestra la cinta de opciones cuando un libro es
extenso, la segunda imagen muestra un libro que ha cambiado de tamaño para
ocupar solo una parte de la pantalla.
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4. Seleccione el archivo OlympicMedals.accdb que descargó y haga clic en Abrir.
Aparece la siguiente ventana Seleccionar tabla, que muestra las tablas de la base de
datos. Las tablas de la base de datos son similares a las hojas de cálculo o las tablas
de Excel. Active la casilla Activar selección de varias tablas y seleccione todas las
tablas. A continuación, haga clic en Aceptar.
5. Aparece la ventana Importar datos.
Nota: Observe la casilla de verificación en la parte inferior de la ventana que le
permite agregar estos datos al modelo de datos, que se muestra en la pantalla
siguiente. Un modelo de datos se crea automáticamente al importar o trabajar con
dos o más tablas simultáneamente. Un modelo de datos integra las tablas, lo que
permite realizar análisis exhaustivos con tablas dinámicas, Power Pivot y Power
View. Al importar tablas desde una base de datos, las relaciones existentes entre
dichas tablas se usan para crear el modelo de datos en Excel. El modelo de datos es
transparente en Excel, pero puede verlo y modificarlo directamente con el
complemento Power Pivot. El modelo de datos se trata con más detalle más adelante
en este tutorial.
Seleccione la opción Informe de tabla dinámica, que importa las tablas a Excel y
prepara una tabla dinámica para analizar las tablas importadas, y haga clic
en Aceptar.
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6. Una vez importados los datos, se crea una tabla dinámica con las tablas importadas.
Con los datos importados en Excel y el modelo de datos creado automáticamente, ya
estará listo para explorar los datos.
Explorar datos con una tabla dinámica
Explorar datos importados es sencillo mediante una tabla dinámica. En una tabla
dinámica, arrastre los campos (parecidos a las columnas de Excel) de las tablas (como las
tablas que acaba de importar de la base de datos de Access) a distintas áreas de la tabla
dinámica para ajustar el modo en que se presentan los datos. Una tabla dinámica tiene
cuatro áreas: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES.
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Puede que se requieran varias pruebas para determinar a qué área se debe arrastrar un
campo. Puede arrastrar todos los campos que quiera a las tablas hasta que la tabla
dinámica presente los datos del modo en que desea verlos. No dude en probar arrastrar
campos a diferentes áreas de la tabla dinámica; los datos subyacentes no se ven afectados
cuando arrastra campos a una tabla dinámica.
Vamos a explorar los datos de medallas olímpicas en la tabla dinámica, comenzando por
los medallistas olímpicos organizados por disciplina, tipo de medalla y país o región del
atleta.
1. En Campos de tabla dinámica, expanda la tabla Medallas haciendo clic en la
flecha junto a ella. Busque el campo PaísrRegión_CON en la
tabla Medallas expandida y arrástrelo hasta el área COLUMNAS. CON (NOC) son
las siglas en inglés de Comités Olímpicos Nacionales, que es la unidad organizativa
de un país o una región.
2. A continuación, desde la tabla Disciplinas, arrastre Disciplina hasta el área FILAS.
3. Vamos a filtrar Disciplinas para mostrar sólo cinco deportes: tiro con arco, saltos,
esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Esto se puede hacer desde dentro
del área Campos de tabla dinámica, o desde el filtro Etiquetas de fila de la propia
tabla dinámica.
a. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para asegurarse de que la tabla
dinámica de Excel está seleccionada. En la lista Campos de tabla dinámica,
donde se expande la tabla Disciplinas, desplace el puntero sobre el campo
Disciplina y aparecerá una flecha desplegable a la derecha del campo. Haz clic
en el menú desplegable, haz clic en (Seleccionar todo) para quitar todas las
selecciones y, a continuación, desplázate hacia abajo y selecciona Tiro con
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arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic
en Aceptar.
b. O bien, en la sección Etiquetas de fila de la tabla dinámica, haga clic en el
menú desplegable que se encuentra al lado de Etiquetas de fila, haga clic
en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y, a continuación,
desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje
artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar.
4. En Campos de tabla dinámica, en la tabla Medallas, arrastre Medalla al
área VALORES. Puesto que los valores deben ser numéricos, Excel cambia
automáticamente Medalla a Recuento de medallas.
5. En la tabla Medallas, seleccione Medalla nuevamente y arrástrela al
área FILTROS.
6. Vamos a filtrar la tabla dinámica con el fin de que muestre solo los países o las
regiones con más de 90 medallas. Para ello, proceda de la siguiente manera.
a. En la tabla dinámica, haga clic en la lista desplegable situada a la derecha
de Etiquetas de columna.
b. Seleccione Filtros de valor y luego Mayor que...
c. Escriba 90 en el último campo (a la derecha). Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica es similar a la de la pantalla siguiente.
Con poco trabajo, ahora dispone de una tabla dinámica básica que incluye campos de
tres tablas distintas. Lo que ha facilitado tanto esta tarea fueron las relaciones ya
existentes entre las tablas. Dado que existían relaciones de tabla en la base de datos de
origen y que importó todas las tablas en una sola operación, Excel pudo volver a crear
esas relaciones en el modelo de datos.
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Sin embargo, ¿qué sucede si los datos provienen de orígenes distintos o se importan más
adelante? Normalmente, puede crear relaciones con datos nuevos según las columnas
coincidentes. En el paso siguiente, importará tablas adicionales y aprenderá cómo crear
relaciones nuevas.
Importar datos de una hoja de cálculo
Ahora vamos a importar datos desde otro origen, esta vez desde un libro existente, y, a
continuación, especificar las relaciones entre nuestros datos existentes y los datos nuevos.
Las relaciones le permiten analizar colecciones de datos en Excel y crear visualizaciones
interesantes e inmersivas de los datos que importa. Empecemos creando una hoja de
cálculo en blanco, para luego importar datos de un libro de Excel.
1. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y nómbrela Deportes.
2. Vaya a la carpeta que contiene los archivos de datos de muestra descargados y
abra OlympicSports.xlsx.
3. Seleccione y copie los datos en Hoja1. Si selecciona una celda con datos, como, por
ejemplo, la celda A1, puede presionar Ctrl + A para seleccionar todos los datos
adyacentes. Cierre el libro OlympicSports.xlsx.
4. En la hoja de cálculo Deportes, coloque el cursor en la celda A1 y pegue los datos.
5. Con los datos aún resaltados, presione Ctrl + T para darles formato de tabla. También
puede aplicar formato de tabla a los datos desde la cinta de opciones
seleccionando INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen
encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que
aparece, tal como se muestra aquí.
Dar formato a los datos como una tabla tiene muchas ventajas. Puede asignar un
nombre a una tabla, lo que hace que sea fácil identificar. También puede establecer
relaciones entre tablas, lo que permite la exploración y el análisis en tablas
dinámicas, Power Pivot y Power View.
6. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO >
Propiedades, busque el Nombre de la tabla y escriba Deportes. El libro es
similar al de la pantalla siguiente.
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7. Guarde el libro.
Importar datos con la función copiar y pegar
Ahora que hemos importado datos de un libro de Excel, vamos a importar datos de una
tabla de una página web o de cualquier otra fuente de la que podamos copiar y pegar en
Excel. En los pasos siguientes, agregará las ciudades anfitrionas de los Juegos
Olímpicos de una tabla.
1. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y asígnele el nombre Anfitriones.
2. Seleccione y copie la siguiente tabla, incluidos los encabezados de tabla.
Código Alfa
Ciudad PaísRegión_CON Edición Temporada
2
Melbourne /
AUS AS 1956 Verano
Estocolmo
Sydney AUS AS 2000 Verano
Innsbruck AUT AT 1964 Invierno
Innsbruck AUT AT 1976 Invierno
Antwerp BEL BE 1920 Verano
Antwerp BEL BE 1920 Invierno
Montreal CAN CA 1976 Verano
Lake Placid CAN CA 1980 Invierno
Calgary CAN CA 1988 Invierno
St. Moritz SUI SZ 1928 Invierno
St. Moritz SUI SZ 1948 Invierno
Beijing CHN CH 2008 Verano
Berlín GER GM 1936 Verano
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Garmisch-
GER GM 1936 Invierno
Partenkirchen
Barcelona ESP SP 1992 Verano
Helsinki FIN FI 1952 Verano
París FRA FR 1900 Verano
París FRA FR 1924 Verano
Chamonix FRA FR 1924 Invierno
Grenoble FRA FR 1968 Invierno
Albertville FRA FR 1992 Invierno
Londres GBR Reino Unido 1908 Verano
Londres GBR Reino Unido 1908 Invierno
Londres GBR Reino Unido 1948 Verano
Munich GER DE 1972 Verano
Atenas GRC GR 2004 Verano
Cortina d'Ampezzo ITA IT 1956 Invierno
Roma ITA IT 1960 Verano
Turín ITA IT 2006 Invierno
Tokio JPN JA 1964 Verano
Sapporo JPN JA 1972 Invierno
Nagano JPN JA 1998 Invierno
Seúl KOR KS 1988 Verano
México MEX MX 1968 Verano
Ámsterdam NED NL 1928 Verano
Oslo NOR NO 1952 Invierno
Lillehammer NOR NO 1994 Invierno
Estocolmo SWE SW 1912 Verano
St Louis USA US 1904 Verano
Los Ángeles USA US 1932 Verano
Lake Placid USA US 1932 Invierno
Squaw Valley USA US 1960 Invierno
Moscú URS RU 1980 Verano
Los Ángeles USA US 1984 Verano
Atlanta USA US 1996 Verano
Salt Lake City USA US 2002 Invierno
Sarajevo YUG YU 1984 Invierno
1. En Excel, coloque el cursor en la celda A1 de la hoja de cálculo Anfitriones y
pegue los datos.
2. Aplique formato de tabla a los datos. Como se ha descrito anteriormente en este
tutorial, para dar formato de tabla a los datos, debe presionar Ctrl + T o hacer clic
en INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen encabezados,
seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que aparece.
3. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO >
Propiedades, busque el campo Nombre de la tabla y escriba Anfitriones.
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4. Seleccione la columna Edición y, desde la pestaña INICIO, dele el
formato Número con 0 posiciones decimales.
5. Guarde el libro. El libro es similar al de la pantalla siguiente.
Ahora que tiene un libro de Excel con tablas, puede crear relaciones entre ellas. La
creación de relaciones entre tablas le permite mezclar los datos de las dos tablas.
Crear una relación entre datos importados
Puede comenzar inmediatamente usando campos de las tablas importadas en la tabla
dinámica. Si Excel no puede determinar cómo incorporar un campo a una tabla dinámica,
se debe establecer una relación con el modelo de datos existente. En los pasos siguientes,
aprenderá a crear una relación entre los datos importados de orígenes diferentes.
1. En Hoja1, en la parte superior de Campos detabla dinámica, haga clic
enTodo para ver la lista completa de tablas disponibles, como se muestra en la
pantalla siguiente.
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2. Desplácese por la lista para ver las tablas nuevas que acaba de agregar.
3. Expanda Deportes y seleccione Deporte para agregarlo a la tabla dinámica.
Observe que Excel le solicita que cree una relación, como puede verse en la
pantalla siguiente.
Esta notificación se produce porque usó campos de una tabla que no forma parte del
modelo de datos subyacente. Una manera de agregar una tabla al modelo de datos es
crear una relación a una tabla que ya esté en el modelo de datos. Para crear la
relación, una de las tablas debe tener una columna de valores únicos y no repetidos.
En los datos de ejemplo, la tabla Disciplinas importada desde la base de datos
contiene un campo con códigos de deportes, llamado IDDeporte. Esos mismos
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códigos de deportes están presentes en forma de campo en los datos de Excel que
importamos. Vamos a crear la relación.
4. Haga clic en CREAR... en el área resaltada de Campos de tabla dinámica para
abrir el cuadro de diálogo Crear relación, tal como se muestra en la siguiente
pantalla.
5. En Tabla, elija Disciplinas en la lista desplegable.
6. En Columna (extranjero), elija IDDeporte.
7. En Tabla relacionada, elija Deportes.
8. En Columna relacionada (principal), elija IDDeporte.
9. Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica cambia para reflejar la nueva relación. Sin embargo, la tabla dinámica
todavía no tiene el aspecto correcto, debido a al orden de campos del área FILAS.
Disciplina es una subcategoría de un determinado deporte, pero, debido a que
acomodamos Disciplina por encima de Deporte en el área FILAS, no se encuentra
organizada de forma correcta. La siguiente pantalla muestra esta ordenación no deseada.
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1. En el área FILAS, mueva Deporte arriba de Disciplina. Así es mucho mejor, y la
tabla dinámica muestra los datos de la forma en que desea, tal como se muestra en
la pantalla siguiente.
En segundo plano, Excel está generando un modelo de datos que se puede usar en el libro,
en cualquier tabla dinámica, gráfico dinámico, Power Pivot o cualquier informe de Power
View. Las relaciones de tabla son la base de un modelo de datos y lo que determina las
rutas de navegación y cálculo.
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