HOJA ELECTRÓNICA
Las hojas electrónicas son aplicaciones que permiten efectuar cálculos sencillos y complejos con
rapidez y precisión. También sirven para automatizar, utilizando una computadora
CONFIGURACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO. - Las hojas electrónicas, como Excel o Google
Sheets, se pueden configurar en diversos aspectos, como el formato de celdas, fórmulas, filtros,
gráficos , etc.
Claro, aquí tienes algunas configuraciones comunes en las hojas de cálculo:
1.- Formato de celdas: Cambiar el tipo de letra, tamaño, color de fondo, bordes, etc.
2.- Ajuste de columnas y filas: Cambiar la altura de las filas y el ancho de las columnas para
adaptarse al contenido.
3.- Fórmulas y funciones: Utilizar fórmulas y funciones para realizar cálculos y análisis de datos.
4.- Protección de celdas: Proteger ciertas celdas o rangos para evitar cambios no deseados.
5.- Ordenar y filtrar datos: Organizar los datos en orden ascendente o descendente, y filtrarlos
según criterios específicos.
6.- Gráficos: Crear gráficos para visualizar los datos de manera más comprensible.
¿Qué es una columna?
Una columna es un conjunto de datos que se almacenan en la misma ubicación. Por ejemplo, en
una tabla de una base de datos de una empresa, la columna «Nombre» contiene el nombre de los
empleados. Las columnas se pueden utilizar para ordenar los datos de la tabla.
¿Qué es una fila?
Una fila también se conoce como un registro o una tupla. Representa un conjunto de datos sobre
un tema específico. Los elementos de una fila se conocen como campos o columnas. Por ejemplo,
una fila en una tabla de datos de una empresa puede contener información sobre el nombre, la
dirección, el teléfono y el correo electrónico de un empleado.
Diferencias entre fila y columna
Aquí hay 3 diferencias importantes entre fila y columna:
Funcionalidad: Una fila contiene información relacionada y una columna contiene datos sobre un
tema específico.
Organización: Las filas se usan para agrupar información relacionada, mientras que las columnas
se usan para organizar los datos de la tabla.
Ubicación: Las filas se almacenan en diferentes ubicaciones, mientras que las columnas se
almacenan en la misma ubicación.
FORMULAS, FUNCIONES Y SERIES. -
En una hoja electrónica como Excel, puedes utilizar fórmulas para realizar cálculos y funciones
para realizar operaciones más complejas.
Algunos ejemplos de fórmulas comunes son:
- Suma: =SUM(A1:A10)
- Resta: =A1-A2
- Multiplicación: =A1*A2
- División: =A1/A2
Algunos ejemplos de funciones comunes son:
- Promedio: =AVERAGE(A1:A10)
- Máximo: =MAX(A1:A10)
- Mínimo: =MIN(A1:A10)
- Contar: =COUNT(A1:A10)
Además, puedes utilizar series para llenar rápidamente una columna o fila con un patrón
específico. Por ejemplo, puedes arrastrar el relleno automático para generar una serie numérica o
de fechas.
ORDENAR Y FILTRAR. -
La herramienta Filtrar nos permite mostrar sólo los datos que cumplen con los criterios que hemos
especificado.
Si hacemos clic en el botón Filtro, dentro del grupo de herramientas Ordenar y Filtrar de la barra
Modificar, aparecerá en el encabezado de cada columna un triángulo que muestra que tenemos
un desplegable. Según el tipo de filtro que apliquemos se nos mostrarán más o menos datos de
nuestra tabla. Es importante saber que esta herramienta no borra ni modifica los datos de la tabla,
simplemente deja de mostrar algunos datos.
En el caso de los filtros también podemos aplicar Filtros personalizados que variarán según el tipo
de valor al que estamos aplicando del filtro.
AGRUPAR Y DESAGRUPAR. –
Para agrupar y desagrupar en una hoja electrónica, generalmente se utilizan las funciones de
"Agrupar" y "Desagrupar" que se encuentran en la barra de herramientas o en el menú de
opciones del programa de hojas electrónicas que estés utilizando, como Excel o Google Sheets.
Estas funciones te permiten organizar y ocultar filas o columnas para facilitar la visualización de
datos.
Para agrupar y desagrupar filas o columnas en Excel, selecciona las filas o columnas que deseas
agrupar y luego utiliza la función "Agrupar" en la pestaña "Datos". Para desagrupar, utiliza la
función "Desagrupar" en la misma pestaña.
GRÁFICOS. –
En Excel, puedes crear diferentes tipos de gráficos para visualizar tus datos, como gráficos de
columnas, de líneas, de barras, de áreas, de dispersión, entre otros. Luego, puedes personalizar el
gráfico agregando títulos, etiquetas y ajustando los ejes y formatos según tus preferencias.
Para crear gráficos en una hoja electrónica, generalmente se siguen los siguientes pasos:
1. Selecciona los datos que deseas incluir en el gráfico.
2. Haz clic en la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas.
3. Busca la opción "Gráfico" y selecciona el tipo de gráfico que deseas crear, como gráfico de
columnas, gráfico de líneas, gráfico circular, etc.
4. Aparecerá una ventana emergente donde podrás personalizar el gráfico según tus preferencias.
5. Haz clic en "Aceptar" o "Crear" para generar el gráfico en la hoja electrónica.
Recuerda que las opciones y pasos exactos pueden variar dependiendo del programa de hojas
electrónicas que estés utilizando, como Excel o Google Sheets.
MACROS. –
En Excel, los macros son secuencias de comandos o instrucciones que automatizan tareas
repetitivas. Puedes crear y grabar un macro para realizar una serie de acciones, como aplicar
formato, realizar cálculos o manipular datos. Luego, puedes ejecutar el macro con un solo clic para
repetir esas acciones en cualquier momento. Los macros en Excel se crean utilizando el lenguaje
de programación VBA (Visual Basic for Applications).
Para crear macros en una hoja electrónica, generalmente se siguen los siguientes pasos:
1. Abre el programa de hojas electrónicas que estés utilizando, como Excel.
2. Haz clic en la pestaña "Desarrollador" en la barra de herramientas. Si no ves esta pestaña, es
posible que debas habilitarla en la configuración del programa.
3. En la pestaña "Desarrollador", busca la opción "Grabar macro" o "Macro" y haz clic en ella.
4. Aparecerá una ventana donde podrás darle un nombre a tu macro y asignarle una combinación
de teclas si lo deseas.
5. Haz clic en "Aceptar" o "Iniciar grabación" para comenzar a grabar tus acciones.
6. Realiza las acciones que deseas automatizar en la hoja electrónica, como copiar y pegar datos,
aplicar fórmulas, etc.
7. Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón "Detener grabación" o busca la opción
correspondiente para detener la grabación de la macro.
8. Ahora puedes ejecutar tu macro haciendo clic en ella en la pestaña "Desarrollador" o utilizando
la combinación de teclas asignada.
Recuerda que las opciones y pasos exactos pueden variar dependiendo del programa de hojas
electrónicas que estés utilizando, como Excel o Google Sheets. Además, es posible que necesites
habilitar o instalar complementos adicionales para utilizar macros en algunos programas.
SEGURIDAD Y PRIVACIDAD. –
Excel le permite proteger su trabajo, ya sea evitando que otro usuario abra un libro sin contraseña,
con un acceso de solo lectura a un libro, ya sea protegiendo una hoja de cálculo para que no se
eliminen accidentalmente las fórmulas. En este tema se explican las distintas maneras de usar las
opciones principales para proteger y distribuir los archivos de Excel.
La seguridad y privacidad en una hoja electrónica son aspectos importantes a tener en cuenta.
Aquí hay algunas medidas que puedes tomar:
1. Utiliza contraseñas fuertes para proteger tus hojas electrónicas y evita compartirlas con
personas no autorizadas.
2. Mantén actualizado tu software de hojas electrónicas para asegurarte de tener las últimas
medidas de seguridad.
3. Evita abrir archivos adjuntos sospechosos o descargar hojas electrónicas de fuentes no
confiables.
4. No ingreses información confidencial, como contraseñas o números de seguridad social, en
hojas electrónicas compartidas o públicas.
5. Utiliza funciones de cifrado y protección de datos ofrecidas por el programa de hojas
electrónicas, como Excel o Google Sheets.
6. Ten cuidado al compartir tus hojas electrónicas en línea y asegúrate de establecer los permisos
adecuados para controlar quién puede acceder y editar los datos.
7. Regularmente realiza copias de seguridad de tus hojas electrónicas en caso de pérdida o daño.
Recuerda que estas son solo algunas medidas generales, y es importante familiarizarse con las
características específicas de seguridad y privacidad del programa que estés utilizando.
