Organización

Segunda etapa del proceso administrativo

La organización comprende el establecimiento de una estructura intencional, formalizada, permanentemente y roles para las
personas que integran la empresa. Responde a la pregunta: ¿Cómo se va a hacer?
A través de la organización se determina la forma de llevar a cabo los objetivos mediante la coordinación de los recursos
disponibles para lograr los objetivos y la simplificación del trabajo.

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y

responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la
simplificación del trabajo.

El propósito de la
organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones; en otras palabras: lograr que todas las actividades y
recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte sencillo y fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para la
atención y satisfacción de los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados
fomenta la eficiencia e iniciativa del personal, y la rapidez en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.

Elementos en común en la Organización:

1. Estructura: Establece la disposición, correlación de las funciones, jerarquías y actividades para lograr los objetivos.
2. Sistematización: Para facilitar el trabajo y la eficiencia, es necesario que se coordinen recursos y actividades.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Es necesario que cada quien conozca sus funciones con el
objeto de lograr la especialización.
4. Jerarquía: Toda estructura tiene niveles de autoridad y responsabilidad dentro del organismo.
5. Simplificación de funciones: Se busca realizar el trabajo de la mejor manera posible, con los métodos idóneos.

Importancia
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes:
1. Es de carácter continuo: jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios
Los principios de organización son:
1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos
propuestos por la empresa.
2. Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los
planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en línea clara e inmediata.
4. Paridad autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando. Sólo se le debe proporcionar un jefe a los subordinados al cual únicamente se le debe reportar.
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubre responsabilidad y
autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de aquellas, mientras tengan relación con la misma.
7. Amplitud y tramo de control. Límite del número de subordinados para poder realizar sus funciones eficientemente.
Urwick menciona que son entre cinco y seis.
8. Coordinación. Las unidades de la organización deben mantenerse en equilibrio, como un sistema armónico en el que
todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ninguna deficiencia.
9. Continuidad. Una vez establecida la organización requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del
medio ambiente.
Etapas de la Organización
La organización se lleva a cabo en dos etapas: División del trabajo
 División del trabajo.
 Coordinación. Jerarquización

Organización Departamentalización

Descripción de funciones

Coordinación

División del trabajo

La división del trabajo es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia.
Cuando ya están definidas las áreas de trabajo, entonces se delega con toda claridad y precisión la responsabilidad,
implementado la autoridad necesaria y correspondiente para la ejecución de tareas.
La división del trabajo promueve la especialización y perfeccionamiento del trabajo e implica los siguientes pasos: jerarquización,
departamentalización y descripción de funciones.

Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el
conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la
función que realicen. La jerarquización implica definir la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de
autoridad y comunicación que se relacionen entre sí con precisión. BUSCAR LOS NIVELES
Ya que se tienen las áreas de trabajo y su correspondiente grado de autoridad en cada una de ellas, ahora sí es posible generar
una estructura formal llamada organigrama. Con esta herramienta se podrá ubicar a cada una de las áreas, su nivel de autoridad
y corresponsabilidad con las demás áreas de trabajo, así como las principales funciones que desempeñará en la empresa.
“Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia”.

Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas. A la división y el agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.
a) Secuencia de la departamentalización:
1. Listar todas las funciones y actividades de la empresa.
2. Clasificar las que sean similares.
3. Agruparlas según un orden jerárquico o de importancia.
4. Asignar actividades en cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

b) Tipos de departamentalización:
 Funcional  Clientes
 Por productos  Por procesos o equipo
 Geográfica o por territorios  Secuencia

Funcional
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la
especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal. El agrupamiento de actividades, de acuerdo con las funciones de
una empresa abarca lo que las empresas normalmente hacen. Encontramos, de esta forma, una estructura basada en el dominio
de las principales funciones de una organización, que tradicionalmente se consideraban como: recursos humanos, producción,
finanzas y mercadotecnia.

Finanzas

Contabilidad Tesorería Presupuestos

Por Productos
Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace
con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
Esta estructura permite a la alta dirección delegar en un ejecutivo de división amplia facultad sobre las funciones de producción,
ventas, servicios e ingeniería que se relacionen con un determinado producto o línea de productos, exigiendo así un alto grado de
responsabilidad por las utilidades a cada uno de estos gerentes.

Farmacéuticos

Producción Químicos

Colorantes

División de una empresa en departamentos de

productos: químicos, colorantes y farmacéuticos.

Geográfica o por Territorios

Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan
actividades en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y
esta disperso en áreas muy grandes. Se utiliza principalmente en el área de ventas, ejemplo: dividir a una empresa en zonas
regionales.
Ventas
regionales

Bajío Sureste Norte

Clientes
Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en
empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque también puede utilizarse con base en determinados mercados.
Por eso, muchas organizaciones han creado una estructura para satisfacerlo, las tiendas de autoservicio dividen su distribución
física por departamentos: blancos, ferretería, frutas y legumbres, niños, damas, caballeros, etc., creando así un ambiente de
confianza y atención personalizada a los compradores, que genera la lealtad del cliente a la empresa.

Ventas ropa
Por Procesos o Equipo
Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales,
sobre todo si reporta ventajas económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo
especial del mismo u porque el proceso lo requiera. Es el medio lógico cuando las máquinas o el equipo empleado requieren de
aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual elimina la división orgánica o, bien, cuando los elementos
técnicos exigen de una localización concentrada.
Las empresas industriales con frecuencia diseñan su organización alrededor de un proceso o de un tipo de equipo. En este tipo de
estructuras se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. Las consideraciones
económicas y tecnológicas son las razones de mayor importancia para la adopción de la departamentalización por procesos.

Producción

El agrupamiento de tornos en un
departamento y el de fresadoras en
Tornos Troqueladoras Taladros Fresadoras otro, es un claro ejemplo de la
departamentalización por equipos.

Fundición

Ensamble
La división de una planta automotriz
Proceso de acuerdo con cada una de las
Pintura etapas de su proceso como:
fundición, ensamble, pintura, pulido,
Soldadura etc., es una departamentalización
por procesos.

Secuencia
Tipo de departamentalización necesaria por razones técnicas o económicas, en secuencias alfabéticas (cuando se realiza
considerando los apellidos), numéricas (número de tarjetas de crédito) o de tiempo (turnos). Normalmente se utiliza en niveles
intermedios o inferiores.

Producción En muchas empresas, por razones técnicas o

económicas es necesario departamentalizar por
secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo:
así, una empresa productiva trabajara por turnos
Turno matutino Turno vespertino Turno nocturno sin interrupción, puede establecer secciones que
controlen cada uno de los turnos.

Cuando se trata de labores que manejan una

gran cantidad de números y/o letras, por
Cuentas por cobrar
ejemplo, un departamento de cobranzas que
maneja infinidad de tarjetas de crédito establece
diversas secciones de acuerdo con la numeración
de las tarjetas, o bien, con los apellidos de los
Cliente A-C Cliente D-G Cliente H-N Cliente O-Z cuentahabitantes.
Descripción de Funciones
Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las
labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos
departamentos de la organización. Ésta es la última etapa de la división del trabajo, y consiste en la recopilación ordenada y
clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo ; la descripción de
funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o
cuadro de distribución de actividades.

Coordinación
La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.
Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es
indispensable que esta se complemente con la coordinación, que no es más que lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las
funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.
La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del
establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. La función básica de la coordinación es lograr la combinación y la
unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.
La coordinación en la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Tipología de la Organización
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo
social y en su aplicación originan una serie de problemas organizativos que el administrador debe identificar y dar soluciones.
La determinación de la clase de organización más adecuada depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa,
recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etcétera. Los tipos de organización más usuales son los siguientes:
 Organización lineal o militar  Organización staff o estaf
 Organización funcional o de Taylor  Organización por comités
 Organización lineofuncional  Organización matricial

Organización Lineal o Militar

Toma de decisiones centralizada.
Se caracteriza porque la facultad de toma de decisiones se concentra en una sola persona, quien tiene la responsabilidad básica
del mando. La disciplina es fácil de mantener porque los subordinados reportan a un solo jefe.
Se le conoce como organización lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares. La autoridad y la responsabilidad se
transmiten íntegramente por una sola línea para cada persona; la autoridad de línea disminuye conforme va descendiendo y la
responsabilidad aumenta conforme asciende.
Si se interpreta la organización lineal los problemas organizativos que se originan son:
 Centralización de autoridad en el supervisor.
 Se depende de un hombre clave.
 No fomenta la especialización de los empleados.
 Falta de delegación de autoridad a los empleados.
 Se presenta comunicación informal (verbal).
Au
tor  Perdida de objetos
ida  Supervisión excesiva de subordinados, dificultando su control (tramo de
Empleadosd Supervisor Gerente general control).

El supervisor recibe del gerente general la autoridad suficiente para mandar

a los empleados.

Nótese que cuando el gerente general quiera transmitir una orden a los
Re empleados tendrá que comunicarla primeramente al supervisor y conferirle
sp la suficiente autoridad para que éste ordene a los empleados.
on
sab
ilid
ad
Organización Funcional o de Taylor
Fomenta la especialización.
Su creador fue Frederick Winslow Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la especialización del supervisor;
esta actividad la desempeñaba una persona con conocimientos generales en varias actividades y sin especialidad. Así, Taylor
surgió que el trabajo del supervisor de la organización lineal se dividiera en ocho supervisores, cada uno de los cuales tiene una
función particular:
 Supervisor de costos y tiempo.  Supervisor de abastecimientos de materiales.
 Supervisor de las tarjetas de instrucciones.  Supervisor de control de calidad.
 Supervisor de órdenes de trabajo y hojas de ruta.  Supervisor de adiestramiento.
 Supervisor de la disciplina.  Supervisor de mantenimiento.

Gerente general

Supervisor de Supervisor de
Supervisor de Supervisor de Supervisor de Supervisor de Supervisor de
órdenes de Supervisor de abastecimien-
costos y las tarjetas de control de adiestramien- mantenimien-
trabajo y la disciplina tos de
tiempo instrucciones. calidad to to
hojas de ruta materiales

Empleados

Con respecto a la organización lineal, Taylor mantuvo al gerente general y a los empleados en su nivel correspondiente; el cambio
que propuso fue dividir el trabajo del supervisor en ocho supervisores, cada uno con su especialización y autoridad total sobre la
totalidad de los empleados, con lo que se originó la organización funcional.

Se dice que la organización es funcional porque existe especialización por parte de los supervisores, lo cual hace expertos en un
conocimiento especial y esto se conoce cono “autoridad funcional”.

Organización Lineofuncional
Autoridad – responsabilidad, canales de comunicación.
En ésta se combinan los dos tipos de organización anteriores, de ahí su nombre, y aprovecha:
a) De la organización lineal, la autoridad y la responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en
especial (cadena de mando.
b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.
Este tipo de organización es que más se aplica en la actualidad.

Gerencia general

El gerente general debe seguir los canales de

Gerencia de Gerencia de Gerencia de Gerencia de comunicación (lineal) adecuados para cada una de
producción mercadotecnia finanzas personal las áreas de actividad; asimismo, cómo cada una
de éstas conserva autoridad-responsabilidad
específica dentro de su especialidad; por ejemplo,
el departamento de mercadotecnia tiene plena
autoridad sobre las secciones que le reportan.
Publicidad Promoción Ventas

Los siguientes tipos de organización tienen su origen a partir de la organización lineofuncional, ya que son sobrepuestas a ésta.
Organización Staff o Estaf
La organización staff surge como consecuencia del crecimiento de las empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la
necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información
experta y de asesoría a los departamentos de línea. Mismos que no cuentan con autoridad de línea o poder para la toma de
decisiones. Además, hace posible el principio de responsabilidad y la autoridad indivisible.
La autoridad staff se representa con líneas punteadas y la autoridad lineal con línea continua. Se usa en combinación con otros
tipos de estructura.
Por lo general, este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinando con los tipos de organización anteriores
y, comúnmente en empresas de mediana y gran magnitud.

Gerencia general
Asesor jurídico
Organización en la cual se ha colocado el
departamento de asesoría a la derecha del
Gerencia de Gerencia de Gerencia de Gerencia de nivel correspondiente. La línea de autoridad
producción mercadotecnia finanzas personal estaf o técnica se representa por medio de
líneas punteadas mientras que la autoridad
lineal se presenta con línea continua.

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Organización por Comités

Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan.

Esta técnica es utilizada por muchas instituciones

Presidente para la solución de problemas o el análisis de las
condiciones actuales de la organización. Pese a su
Comité de Comité de crítica y todas las objeciones que suelen oponérseles,
mercadotecnia presupuestos esta práctica permite a la institución contar con
personal tanto interno como externo que se reúnen
en periodos ordinarios como extraordinarios, con el
fin de deliberar, decidir o ejecutar en común y en
Producción Mercadotecnia “Personal” Finanzas forma coordinada algún acto o función.

Al igual que el anterior tipo de organización (staff), la organización por comités generalmente se da en combinación con otros
tipos. Por lo que en ocasiones, los gerentes se deslindan de sus responsabilidades y se valen del comité para que se haga
responsable de sus propias actuaciones.
Clasificación
Los comités más usuales son:
1. Directivo. Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen
en la misma.
2. Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo para que ejecute los acuerdos que ellos toman.
3. De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
4. Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios emiten dictámenes sobre asuntos que les
son consultados.

Organización Matricial
Esta forma de organización también se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de
producto.
Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. De esta manera, existe un gerente funcional a
cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto que es el responsable de los
resultados de los objetivos de dicho proyecto. Se distingue de otros tipos de organización en que se abandona el principio de la
unidad mando en favor del sistema de mando múltiple o de “dos jefes”. El sistema de mando múltiple requiere de una
estructura
Administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo basados en una modificación a los esquemas tradicionales de
comportamiento organizacional.
La organización matricial surge como una respuesta al crecimientos de las organizaciones y a la necesidad de desarrollar
proyectos en los que se requiere la intervención de especialistas de distintos departamentos (lanzamiento de un nuevo
productos, creación de una empresa filial, generación de utilidades en relación con un producto, etc.). Los especialistas reportan
al jefe de proyecto para el desarrollo del proyecto y al jefe funcional para las labores inherentes a su departamento. La autoridad,
la responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes.
Este tipo de organización puede adoptarse en un área o en toda la empresa, su implementación es un proceso largo que requiere
tiempo, recursos y esfuerzos, pero bien administrada representa una combinación de la ventajas de la estabilidad de la
organización tradicional con las ventajas de la flexibilidad de la administración por proyectos.

Gerencia de producción Existen jefes de proyectos y jefes de

departamentos que si no se logra una adecuada
coordinación entre ellos, surgen problemas
organizativos como:

Jefatura de a) Confusión acerca de quién depende de

Jefatura de Jefatura de
diseño del quién, lo cual puede originar fuga de
producción abastecimiento
producto responsabilidades y falta de delimitación
de autoridad.
b) Da lugar a una lucha por el poder.
Jefatura de
c) Pueden sentir que no aprecian
proyecto A
directamente su experiencia y capacidad.

Jefatura de
proyecto B

Técnicas de la Organización
Son las herramientas necesarias para solucionar los problemas organizativos; son indispensables durante el proceso de
organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son: organigramas, manuales,
procedimientos, diagramas de flujo, formas, cuadro de distribución del trabajo o de actividades y descripción de puestos.

Organigramas
Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones graficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
la autoridad existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse en:

Estructurales: Muestran solo estructura administrativa de la empresa

Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus
Por su objeto relaciones, las principales funciones de los departamentos.

Especiales: Se destaca alguna característica.

Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras.

Organigramas Por su área
Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.

Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el

público y no contienen detalles.
Por su contenido
Analíticos: Más detallados y técnicos.
Existen seis formas de representar los organigramas:

1. Vertical. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.
4. Mixto. Combina, por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
5. Estructural. Sólo aparecen los nombres de cada área o departamento.
6. Funcional. Se descubren las funciones de cada área.

Asamblea de accionistas

Gerente general Gerente general

Mercadotecnia
Mercadotecnia Finanzas Abastecimientos Personal

Organigrama Vertical Finanzas

Mercadotecnia
Personal

Finanzas
Abastecimientos
Gerente general
Personal Organigrama Mixto

Abastecimientos

Organigrama Horizontal

Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la
empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De organización (general o específico). Si corresponde a un departamento o sección debe anotarse el nombre de éste.
b) Generales
c) Departamentales
d) De bienvenida
e) De políticas
f) De procedimientos
g) De puestos
Son de gran utilidad ya que:
 Describen la estructura de funciones de toda la empresa o departamento al que se refiere el manual.
 Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
 Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que deben hacer y cómo se debe hacer.
 Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
 Ayudan a la coordinación interdepartamental.
 Reducen costos al incrementar la eficiencia.
 Son fuente de consulta y un medio de adiestramiento.
Contenido de los manuales
Por lo general, suelen contener:
 Portada. Debe incluir el logotipo de la empresa, el nombre de la empresa y el título del manual elegido.
 Índice de contenido. Muestra el listado de los capítulos que constituyen el manual.
  Introducción. Da información breve del contenido del manual determinado.
 Objetivo. Explica el fin que se quiere lograr con el manual determinado.
 Cuerpo del manual. Es la parte sustancial del manual, ya que contiene el diseño de las propuestas de solución a los
problemas organizativos detectados en la empresa en general o en un área específica. Cada página del manual debe
incluir cuadros de identificación (nivel superior y nivel inferior), que al menos contengan la denominación del tipo de
manual elegido, el número de páginas, la fecha de elaboración, la fecha de vigencia y el nombre de las personas que
intervinieron en la elaboración, revisión y autorización del manual.
 Anexos. Son documentos complementarios relacionados con el manual seleccionado.
 Glosario. Lista de términos utilizados para una mejor comprensión del contenido del manual.
 Simbología. Descripción de símbolos que facilitan la información y comprensión del contenido manual.

Procedimientos
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de
acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad
del equipo y material, incentivos y muchos otros factores.
Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. El procedimiento es específico y para su
uso se recomienda un cuadro de descripción de actividades.
Los procedimientos se hacen más claros cuando se representan de manera gráfica. Se debe de cuidar que siga la secuencia
establecida el cuadro de descripción de actividades.
La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos son los diagramas de flujo.

Diagramas de Flujo
Son conocidos también, como gráficas de flujo. Éstas se pueden definir como la representación simbólica y gráfica de la secuencia
lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un
procedimiento detallado.
Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.
Tipos de diagramas:
 Lineales o verticales. El flujo de las actividades se presenta de forma vertical de arriba hacia abajo, así como las áreas
funcionales que intervienen y que son representadas por símbolos.
 De bloque u horizontales. La secuencia de las actividades va de izquierda a derecha, utilizando columnas para las áreas y
símbolos para las actividades que intervienen en un procedimiento.
 Panorámicos. En una hoja se representa el proceso completo con dibujos y en columnas las áreas que intervienen.
Simbología de los diagramas de flujo:
Símbolo Significado Aplicación
Terminal Indica el inicio o fin de un procedimiento conteniendo el
Inicio o fin
nombre de éste.
Operación Se escribe la actividad relativa de un paso del procedimiento.
Actividad

Documento Documento Representa el uso y manejo de formatos que entren, se

utilicen, se generen o salgan del procedimiento.
Archivo permanente Indica que un documento es archivado.
Archivo
Sí Decisión No Decisión Representa la alternativa de aceptar o rechazar una actividad
del procedimiento (sí o no).
Conector de actividad Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en
Conector
la que se continúa el diagrama de flujo.
Conector de página Es una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que se
continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo Conecta los diferentes símbolos del diagrama de flujo,
 señalando el orden en que deben realizarse las distintas
actividades, así como el sentido del movimiento y flujo.
Puente Se usa para cruzar líneas de comunicación de un
procedimiento sin interferirlo.
a) La “o” indica el Indica la distribución de los ejemplares del documento en uso.
o original de la copia.
c b) La “c” indica copia.
F3 c) F1, F2, F3… indica la
clave del documento.
Archivo temporal Indica la guarda momentánea de un documento.