Conceptos básicos de Excel
LIBRO: Es el archivo que se crea en Microsoft Excel. Estos archivos se pueden guardar con diferentes
tipos o formatos. Por ejemplo:
Extensión Tipo
.XLSX Libro de Excel (versiones 2007 a 2016)
.XLS Libro de Excel 97-2003
.XLTX Plantilla de libro de Excel (versiones 2007 a 2016)
.XLT Plantilla de libro de Excel 97-2003
.PDF Documento no modificable, se abre con Acrobat Reader
.TXT Archivo de texto sin formato o archivo plano
.CSV Archivo con delimitadores, son bases de datos que se delimitan con un
carácter.
En Microsoft Excel se pueden trabajar otros tipos de archivos, pero estos son los más usados.
Un libro consta de varias hojas de cálculo.
HOJA DE CÁLCULO: Es el área de trabajo
en Microsoft Excel. Un libro puede
contener muchas hojas de cálculo, el
número depende de la versión del
programa en que se esté trabajando. Una
hoja de cálculo consta de columnas y filas.
COLUMNA: Son los elementos verticales en
la hoja de cálculo. Una hoja de cálculo
contiene 16384 columnas, las cuales se
referencian con letras desde la A, hasta la
XFD.
FILAS: Son los elementos horizontales en la
hoja de cálculo. Una hoja de cálculo
contiene 1048576 filas.
CELDA: Es la intersección de una columna con una fila. En la hoja de cálculo, una celda es un cuadrito.
Se referencian COLUMNAFILA, es decir, cuando estoy trabajando en Microsoft Excel y deseo dar la
posición de un dato dijo la dirección de la celda, por ejemplo:
A1 C56 AB456 BC5360 XFD1048576
RANGO DE CELDAS: Es un conjunto de celdas. Este conjunto puede ser:
Rango Consecutivo Rango no Consecutivo Rango Mixto
Un rango de celdas es Un rango es no consecutivo Un rango es mixto cuando utilizo
consecutivo cuando las celdas cuando las celdas no están en el mismo rango uno
son seguidas. Para seleccionar seguidas. Para seleccionar un consecutivo y otro no
un rango consecutivo, damos clic rango no consecutivo, damos clic consecutivo. La selección se
sostenido en la celda inicial del sobre la primera celda, luego hace como se indicó en los dos
rango y arrastramos hasta presionamos la tecla CTRL rangos anteriores. Un rango
seleccionar las celdas que sostenida y vamos dando clic en mixto se referencia:
requerimos, es decir, el rango. cada una de las demás celdas.
Un rango se referencia: Un rango no consecutivo se (CI:CF; C1;C2;…;CN)
referencia: Se separan con dos puntos (:) y
(CeldaInicial:CeldaFinal) con punto y coma (;).
Se separan con dos puntos (:). (Celda1;Celda2;…;CeldaN) CI: Celda Inicial
Ejemplos: Se separan con punto y coma (;). CF: Celda Final
(A1:B4) C1, 2, N: Celda 1, 2, N
(C7:E10) Ejemplos:
(A1;B3;D5) Ejemplo:
(B5;H6;N4) (A1:B4;C5;H6;N4)
Veamos ahora las partes de la ventana de Excel. Con esta información puedes, en tu casa, realizar el
taller respectivo.
A continuación, encontrarás en detalle las partes de la ventana de Microsoft Excel:
1. Barra de título: Muestra el nombre del programa en el que se está trabajando, el nombre del
archivo actual. También permite mover la ventana.
2. Ficha Archivo: En la versión 2007 se llamaba Botón de Office. Contiene las opciones para manejo
de archivos como: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir, Cerrar, Opciones. Estas
opciones están en todas las versiones, hay otras opciones que aparecen según la versión.
3. Barra de herramientas de acceso rápido: Permite configurar los íconos con los que deseamos
trabajar para tenerlos más a la mano.
4. Botón minimizar: Guarda la ventana en un botón en la barra de tareas.
5. Botón maximizar o minimizar tamaño (restaurar): Este botón tiene dos funciones, depende cómo
esté la ventana. Las dos funciones son: Maximizar: Ajusta la ventana al tamaño de la pantalla.
Minimizar tamaño o Restaurar: Vuelve la ventana al tamaño que tenía antes de maximizarla.
6. Botón cerrar: Permite cerrar la ventana, es decir, cierra el programa. También podemos cerrar el
programa presionando las teclas ALT+F4. En la versión 2007 encontramos debajo de esta parte
otra X que permite cerrar el archivo en el que estamos trabajando. También podemos cerrar el
archivo en el que estamos trabajando presionando las teclas CTRL+F4. Si estamos trabajando en
un portátil y no nos funciona estas combinaciones de teclas, debemos presionar también la tecla
Fn, entonces quedaría así: para cerrar el programa Fn+ALT+F4, para cerrar el archivo Fn+CTRL+F4.
7. Fichas o pestañas: Reemplaza la barra de menús de las versiones anteriores.
8. Cinta de opciones: Es la cinta donde encontramos todos los íconos correspondientes a las opciones
en cada una de las fichas o pestañas.
9. Barra de fórmulas: La barra de fórmulas se divide en las siguientes partes:
10. Cuadro de nombres: Muestra la dirección de la celda activa y permite desplazarse a una celda
determinada digitando la dirección de la celda y presionando la tecla ENTER.
11. Botón cancelar: Cancela el ingreso de información en una celda. Equivale a presionar la tecla ESC.
12. Botón introducir: Acepta el ingreso de información en una celda. Equivale a presionar la tecla
ENTER, TAB, flechas direccionales.
13. Botón insertar función: Permite insertar una función utilizando el asistente para funciones. El
asistente permite hacer este proceso paso a paso.
14. Área de edición de celda: Permite modificar (editar) el contenido de una celda. También lo
podemos hacer dando doble clic sobre la celda.
15. Botón expandir o comprimir barra de fórmulas: Permite ampliar o reducir el espacio de la barra
de fórmulas con el fin de ver completa una fórmula y poder hacerle seguimiento.
16. Cabecera de la hoja de cálculo: Permite seleccionar toda la hoja de cálculo con el fin de hacer algún
cambio como puede ser tipo de fuente, tamaño de fuente, color de fuente, entre otros.
17. Cabecera de columnas: Permite administrar las columnas, es decir: Insertar, Seleccionar, Cambiar
tamaño, Ocultar, Mostrar, Eliminar la columna, Eliminar el contenido de toda la columna.
18. Cabecera de filas: Permite administrar las filas, es decir: Insertar, Seleccionar, Cambiar tamaño,
Ocultar, Mostrar, Eliminar la fila, Eliminar el contenido de toda la fila.
19. Celda activa: Es un rectángulo que muestra la celda donde estamos ubicados, es decir, es la celda
donde vamos a digitar información.
20. Barra de etiquetas de las hojas de cálculo: Contienen las etiquetas de las hojas de cálculo, también
permite administrar las hojas de cálculo, es decir: Insertar, Seleccionar, Mover, Duplicar, Ocultar,
Mostrar, Cambiar color a la etiqueta, Cambiar nombre a la hoja de cálculo.
21. Botón insertar nueva hoja de cálculo: Inserta nuevas hojas de cálculo.
22. Barra de desplazamiento horizontal: Permite desplazarse de izquierda a derecha dentro de la hoja
de cálculo.
23. Barra de desplazamiento vertical: Permite desplazarse de arriba hacia abajo dentro de la hoja de
cálculo.
24. Barra de estado: Muestra el estado de la ventana. En Excel no tiene mucho uso, en Word si es muy
usada.
25. Vistas de Excel: Son las formas de ver un archivo en Excel. Estas vistas son: Normal, Diseño de
página, Vista previa de salto de página.
26. Control deslizante del zoom: Aumenta y disminuye la vista en pantalla de una hoja de cálculo.
27. Nivel del zoom: Aumenta y disminuye el nivel de vista en pantalla de una hoja de cálculo.
Luego de conocer el entorno de trabajo, vamos a empezar a conocer cómo se trabaja con cada
herramienta:
Para ello tenemos los estados del puntero: estos son las formas que toma el puntero del mouse
(flechita) en cada acción que realizamos en Microsoft Excel. A continuación, relacionamos cada
puntero:
Puntero Función
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre alguna celda. Permite seleccionar un
rango de celdas.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre la cabecera de columna. Permite
seleccionar columnas.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre la cabecera de fila. Permite seleccionar
filas.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre la división de la cabecera de la columna.
Permite ampliar o reducir las columnas.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre la división de la cabecera de la fila.
Permite ampliar o reducir las filas.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre uno de los lados de las celdas
seleccionadas. Permite mover información de un lugar a otro en la hoja de cálculo.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos sobre uno de los lados de las celdas
seleccionadas y a su vez, presionamos la tecla CTRL sostenida. Permite duplicar la
información seleccionada dentro de la hoja de cálculo.
Este puntero aparece cuando lo ubicamos en el extremo inferior derecho de la celda.
Permite realizar el proceso de autollenado.
Este puntero aparece cuando estamos editando una celda. Permite modificar o editar el
contenido de una celda.
Ahora trabajemos digitando datos en Excel.
Cuando en Microsoft Excel digitamos información, tenemos que tener en cuenta que ésta no tiene el
mismo comportamiento al ser digitada, esto ocurre porque hay seis tipos de datos, cada tipo de dato
tiene un comportamiento diferente, veamos:
Tipo de Dato Incluye/Formato Alineación válida Ejemplo
Alfabético Letras Es válido si se alinea a la Nombre
izquierda Cargo
Lugar
Alfanumérico Letras, números, espacios en blanco, Es válido si se alinea a la Dirección
símbolos izquierda Correo Electrónico
Numérico Números Es válido si se alinea a la Edad
derecha Precio
Estatura
Fecha Se debe digitar en uno de estos Es válido si se alinea a la dd/mm/aaaa
formatos: derecha 25/12/2017
dd/mm/aaaa mm/dd/aaaa
mm/dd/aaaa 12/25/2017
Hora Se debe digitar en formato militar: Es válido si se alinea a la 01:00 a 12:00 (AM)
01:00 a 12:00 (AM) derecha 13:00 a 23:59 (PM)
13:00 a 23:59 (PM)
Fórmula Operaciones matemáticas Es válido si se alinea a la Ver fórmulas en la guía
Funciones derecha
Luego de conocer los tipos de datos y cómo se digitan, vamos a mirar el proceso de autollenado:
PROCESO DE AUTOLLENADO: Se refiere al proceso que realizamos para crear listas de manera más
rápida que digitarlas. Estas listas pueden ser:
Lista De qué se trata Ejemplo
Numéricas a partir de un número Cuando digito un número y quiero hacer una lista 1
consecutiva. Para ello, digito el primer número de la 2
lista, luego lo selecciono, ubico el puntero en el 3
extremo inferior derecho, cuando el puntero se 4
convierta en cruz, presiono la tecla CTRL sostenido y 5
hago clic sostenido y arrastro hacia la dirección que 6
deseo crear la lista. 7
.
.
.
Numéricas a partir de dos Cuando digito dos números que me darán el 2
números consecutivo de la lista numérica y quiero hacer la lista 4
consecutiva. Para ello, digito los dos primeros 6
números de la lista, luego los selecciono, ubico el 8
puntero en el extremo inferior derecho, cuando el 10
puntero se convierta en cruz, hago clic sostenido y
arrastro hacia la dirección que deseo crear la lista.
Textos Digito el texto para duplicarlo en varias celdas. Para Casa
ello, digito el texto, lo selecciono, ubico el puntero en Casa
el extremo inferior derecho y cuando se convierta en Casa
cruz, hago clic sostenido y arrastro hacia la dirección Casa
que deseo crear la lista. Casa
Días de la semana Digito el primer día de la semana que deseo en la Martes
lista, luego lo selecciono, ubico el puntero en el Miércoles
extremo inferior derecho y cuando se convierta en Jueves
cruz, hago clic sostenido y arrastro hacia la dirección Viernes
que deseo crear la lista, aparecerán los días de la Sábado
semana consecutivos. Domingo
Lunes
Meses del año Digito el primer mes del año que deseo en la lista, Febrero
luego lo selecciono, ubico el puntero en el extremo Marzo
inferior derecho y cuando se convierta en cruz, hago Abril
clic sostenido y arrastro hacia la dirección que deseo Mayo
crear la lista, aparecerán los meses del año Junio
consecutivos. Julio
Agosto
Fechas Digito la primera fecha que quiero en la lista, luego la 15/04/2017
selecciono, ubico el puntero en el extremo inferior 16/04/2017
derecho y cuando se convierta en cruz, hago clic 17/04/2017
sostenido y arrastro hacia la dirección que deseo 18/04/2017
crear la lista, aparecerán las fechas consecutivas. 19/04/2017
20/04/2017
Fórmulas Permite duplicar fórmulas =A1+B1
=A2+B2
=A3+B3
=A4+B4
=A5+B5
