Tema 4:

Comunicación efectiva

Alumnos:

Judith del Carmen González Gómez

Angélica Trujillo Hernández

Maricarmen Rodríguez García

Karla Sugey Ovando García

Adrian Sanz Zepeda

Elian García Calzada

Profesor: Antonio Priego Paz

Habilidades Directivas II
 4.1 Imagen directiva

Concepto imagen personal:

La imagen personal es la presentación de cada individuo que refleja la manera en

que se quiere relacionarse con el mundo. Esto incluye: postura, movimientos,
rasgos físicos, manera de caminar, risa, tono de voz, higiene, cortesía, educación,
etc.

Concepto:

La imagen directiva, es el reflejo de la personalidad como profesionistas. Para tener

una adecuada imagen directiva se necesitará: usar las palabras adecuadas, tener
un tono de voz adecuado, portar vestimenta adecuada para cada ocasión y seguir
el protocolo directivo de cada empresa.

¿Qué es el protocolo directivo?

Un protocolo es una serie de normas consensuadas, dependientes de la

jurisprudencia, la tradición y el sentido común de los de los países que determina el
orden jerárquico de las autoridades en actos oficiales.

Existen 3 clases de protocolos:

1. Oficial: Que se refiere a la ordenación de las personas y cosas.

2. Social: Que se refiere al conjunto de acuerdos tácticos.

3. Empresarial: Se refiere a los códigos de conducta, comportamiento y

organización de la propia entidad.
 4.2 conducción de presentaciones orales y escritas.
Presentaciones orales y escritas

Los directivos tienen que dominar los elementos básicos de la comunicación pública
y ser lo suficientemente flexibles para adaptarlos a diversas situaciones.

Las diferencias entre una presentación adecuada y una presentación profesional

son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una
presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica.

Tipos de presentación orales

 Oratoria: Es el arte de persuadir y mover la voluntad del oyente por medio

de la belleza de las palabras.
 Declamación: Es la recitación artística de una obra literaria, manifestando y
complementando a la expresión del pensamiento y los sentimientos por
medio de sonidos y gestos expresivos.
 Conferencia: Es una reunión en donde se abordan temas que por lo general
son de origen científico, profesional, filosófico y literario. La labor del
conferencista es informar al público acerca de un tema determinado.
 Discurso: Todo discurso tiene el propósito general de transmitir un mensaje
punto el tratamiento que se le dé al mismo coma dependerá del propósito
específico que puede ser informar, entretener YO persuadir
 Artículos: Son escritos breves que tratan de un tema de interés coma a los
cuales precisan hechos pasados, presentes o futuros.
 Informe: Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da
cuenta de los avances realizados en un proyecto particular.
 Memorando: El memorando y memorándum es un escrito breve por el que
se intercambia información entre diferentes departamentos de una
organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción
o disposición.
 4.3 Elementos esenciales de las presentaciones efectivas.

Presentaciones efectivas:

Existen cinco pasos para realizar presentaciones eficaces que denominaremos

como las cinco reglas. Estas cinco reglas llevan una secuencia en el sentido de que
cada etapa se constituye sobre la anterior. La buena comunicación depende
fuertemente de un adecuado pensamiento y preparación.

1- Elabore una estrategia

 Identifique el propósito: ¿Está tratando de motivar, informar, persuadir,

demostrar o enseñar?
 Adapte el mensaje al auditorio específico: La clave para desarrollar un
mensaje apropiado para el auditorio es entender su conocimiento sobre el
tema.
 Satisfaga las demandas de la situación: Las expectativas de los receptores
acerca de su presentación también son importantes. La situación con
frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad.

2- Desarrolle una estructura clara

 Comience con un pronóstico: ¿Qué temas se abordarán? ¿Cuáles son los

beneficios? ¿Cuál es el objetivo?
 Elija un patrón organizacional apropiado: La organización es un punto crítico
porque afecta la comprensión del mensaje. Los aprendices retienen más
cuando los mensajes están organizados.
 Utilice transiciones o señales para marcar su progreso: Es importante dar a
su auditorio un mapa del "camino" al inicio de su mensaje.
 Concluya: Resuma las ideas presentadas.
3- Apoye sus ideas

 Elija una diversidad de apoyo. - existen muchas razones para utilizar

materiales de apoyo, o evidencia, conforme desarrolla su mensaje.
 Considere a su auditorio cuando elija el apoyo. - Los tipos de materiales de
apoyo que elija dependen parcialmente de su auditorio.
 Utilice ayudas visuales como apoyo. - las ayudas visuales sirven a las
personas para procesar y retener datos.

4- Use un estilo mejorado

Estilo de comunicación oral

 Preparar sus notas

 Practicar su presentación
 Comunicar entusiasmo controlado
 Comprometer a su auditorio con una entrega eficaz

Estilo de comunicación escrita

 Desarrollar precisión mecánica en su escrito

 Practicar la precisión de los hechos en su escrito
 Construir mensajes escritos con precisión verbal
 Prestar atención al tono
 Utilizar formato apropiado

5- Complete su presentación al responder a preguntas y retos

 Anticipar las preguntas y preparar cuidadosamente las respuestas. - Preparar

las respuestas a las preguntas difíciles.
 Responder a las objeciones en forma ordenada.
 Mantener el control de la situación. - Equilibrar las demandas de individuos
específicos con el interés del grupo.
 4.4 Conducción de entrevista
4.4.1 ¿Qué es una entrevista?

Una entrevista es un dialogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador

o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistadores que contestan.

La palabra entrevista deriva del latín y significa; Los que van entre sí. Se trata de
una técnica o instrumento empleado para diversos motivos, investigación, medicina,
selección de personal.

4.4.2 Técnicas para conducir una entrevista

En medida que el entrevistador valla adquiriendo mayor y más profunda experiencia

en el ámbito de la entrevista también ira aumentando sus recursos para manejar
adecuadamente los diferentes tipos de entrevistas que se deba aplicar.

Existen variedad de técnicas, algunas de las más comunes se mencionan a

continuación:

 La observación: En medida que el entrevistador valla adquiriendo mayor y

más profunda experiencia en el ámbito de la entrevista también ira
aumentando sus recursos para manejar adecuadamente los diferentes tipos
de entrevistas que se deba aplicar.
 Técnica del eco: El entrevistador dirige la conversación hacia sus objetivos,
sin necesidad de apoyarse en preguntas cerradas, haciendo que el
entrevistado narre más sobre aspectos importantes del tema que está
tratando, sino que tome la presión directa del entrevistador. El procedimiento
consiste en repetir en forma interrogativa y con las mismas palabras que uso
el entrevistado la frase final o frase clave que acaba de decir.
 Técnica de silencio: El procedimiento consiste en repetir en forma
interrogativa y con las mismas palabras que uso el entrevistado la frase final
o frase clave que acaba de decir. El procedimiento consiste en repetir en
forma interrogativa y con las mismas palabras que uso el entrevistado la frase
final o frase clave que acaba de decir.
  Presión emocional: Sirve para medir el grado de control emocional que el
entrevistado tiene de sí mismo. Esta técnica consiste en hacerle sentir al
entrevistado lo que está diciendo, provocándole para perder los estribos

4.4.3 Planeación y conducción de entrevistas

1. Establecer el propósito y la agenda: Como en cualquier evento de

comunicación planeado, debe definirse claramente su propósito para
efectuar la entrevista. En una entrevista. Como en una presentación oral,
pregúntese que quiere lograr. ¿Desea recopilar información? ¿Persuadir?
¿Aconsejar? ¿Evaluar?

Con base a esto, escriba una lista de temas que deben ser cubiertos en la entrevista.

2. Crear buenas preguntas que alienten el compartir la información: Las

preguntas surgen del propósito y agenda y son los medios fundamentales
por los que obtiene información en una entrevista.

Utilizar preguntas abiertas cuando usted quiera:

• Descubrir las prioridades del entrevistado

• Descubrir el marco de referencia del entrevistado
• Permitir al entrevistado hablar sobre sus opiniones sin restricciones
• Evaluar la profundidad del conocimiento del entrevistado
• Evaluar como expone el entrevistado

Utilizar preguntas cerradas cuando usted quiera:

• Ahorre tiempo, energía y dinero.

• Mantener control sobre la situación de la entrevista.
• Obtener información muy específica del entrevistado
• Alentar al entrevistado a reconstruir un evento específico.
• Alentar a una persona tímida que hable.
• Evitar explicaciones extensas por parte del entrevistado.
• Aclarar un punto hecho en respuesta a una pregunta abierta.
 3. Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de entrevista: Después de
determinar el propósito y la agenda, y luego de formular sus preguntas, la
siguiente etapa en la preparación de una entrevista es desarrollar una
estructura.

Para hace esto, necesita pensar acerca de tres cosas: la guía de la entrevista,
la secuencia de las preguntas y las transiciones. La guía de la entrevista es una
delineación de los temas y subtemas que desea cubrir.

Mientras construye la guía de la entrevista, también necesita preocuparse por la

secuencia de las preguntas, es decir, como se interconectarán. Los dos tipos
más comunes de secuencia de embudo invertido.

GENERALES Secuencia de embudo ESPECIFICAS

ESPECÍFICAS Secuencia de embudo

GENERALES
invertido

Luego de establecer la secuencia de sus preguntas debe considerar que tipos

de transiciones puede utilizar para ayudar al entrevistado a seguirle.

Las transiciones en una entrevista desempeñan la misma función que las

transiciones en una presentación oral: ayudan a los receptores a mantenerse
enfocados y hacerlos conscientes de donde está el orador en términos de la

organización general.

4. Planeación del entorno para mejorar la armonía: La ubicación de la

entrevista puede tener un impacto importante sobre la atmosfera y el resultado. Si
sostiene la entrevista en su oficina o en la sala de jutas de una organización, creara
una atmosfera formal. Por otro lado, si realiza la entrevista en un área más neutral,
como un restaurante, el clima será más relajado.
5. Anticipar los problemas y preparar las respuestas: Cuando se prepare una
entrevista, debe considerarse que tipos de problemas puede encontrar.
Imaginarse como puede responder el entrevistado a lo que usted tiene que
preguntar y prepárese para sus objeciones y preguntas.
 4.5 Conducción de juntas

4.5.1 ¿Qué es una junta?

Es una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo en común,

en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Es una organización, una junta es
convocar a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a
través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la
posibilidad de llegar a un acuerdo.

4.5.2 Conducción de juntas eficaces

Convertirse en planificador y conductor de juntas hábil (directivo de juntas) es un

propósito previo para la eficacia directiva y organizacional.

Hay varias razones para que esta habilidad sea crucial. Se debe mucho al tiempo
que los directivos emplean en juntas.

Una segunda razón es que las juntas constituyen un costo importante.

Una tercera razón es que las juntas son el lugar donde realmente se toman o revisan
la mayor parte de las decisiones corporativas.

Las cinco “P” para juntas eficaces:

1. Propósito
2. Participantes
3. Plan
4. Participación
5. Perspectiva
1. Propósito: La primera p es el propósito, es decir, la razón por la que hemos
convocado una reunión. Sin un propósito claro, difícilmente una reunión de
trabajo será efectiva. De hecho, cuanto más concreto es el propósito, más difícil
será salir de él y, por tanto, mucho más enfocado el mensaje y efectivo el
resultado de esta.
2. Participantes: Este punto se refiere a los participantes, los miembros de la
empresa, socios, clientes, etc, que tomarán parte en la reunión. Son muchas las
variantes que contemplan este punto, pero debemos tener en cuenta
principalmente estas:

 El tamaño: ¿Cuántos participantes tendrá la reunión? El número es

especialmente relevante cuando se trata de tomar una decisión o poner
una idea en común. Con pocos asistentes, corremos el riesgo de no
considerar la opinión de personas válidas del equipo. Por otro lado,
demasiados asistentes dispersarían el foco. Es tarea del organizador
entender el número preciso de personas que requiere cada momento.
 La homogeneidad del grupo: Si queremos fomentar el debate y el flujo de
las ideas para un resultado más creativo, siempre es preferible crear un
grupo con diversidad de mentalidades y perfiles de trabajador.
 El perfil de los participantes: Cooperadores vs competitivos. Según el
objetivo de la reunión, un perfil u otro puede sernos de más ayuda. Los
perfiles cooperativos trabajarán por una meta alcanzable a través de una
labor conjunta. Ellos piensan en el proceso. Los competitivos tratarán de
obtener el mejor resultado, independientemente del resto de sus
compañeros. Ellos piensan en la actividad.
 Decisores, creativos, estrategas y técnicos: Hay muchos perfiles
profesionales que forman parte de un proceso productivo. ¿A quién
interesa convocar en función del objeto de la reunión? ¿Necesito
personas capaces de tomar decisiones rápidas y hacerse cargo de las
consecuencias? ¿Hacen falta personas creativas capaces de ofrecer
soluciones “out the box”? ¿Necesita mi reunión trabajadores capaces de
establecer un objetivo y tratar un plan para obtenerlo? ¿O necesito a las
personas con más amplios conocimientos técnicos para saber cómo
desarrollar una idea?
3. Planificación: La planificación de una reunión es crucial para su desarrollo. Esto
permite disponer de toda la información por parte del convocante, así como los
recursos necesarios para hacer frente a posibles cuestiones, dudas o reticencias
de los asistentes. Tenemos varias reglas en este punto para facilitarnos la labor:
 Regla de las mitades: El organizador debe disponer de toda la información
de la reunión nunca más tarde de la mitad de tiempo transcurrido entre la
anterior reunión y la próxima.
 Regla de los informes: Los informes de la reunión deben estar ordenados
por temas para evitar que la reunión se disipe en distintos puntos.
 Reglas de agenda: Hay distintas agendas en función de los temas a tratar.
Se pueden establecer marcando la importancia de los temas: dejar dos
tercios de la reunión para temas actuales, y el último para la agenda
pasada e ideas; También se puede establecer una agenda para focalizar
los temas más densos en el centro de la reunión; Y no olvides las más
importantes, que son las de empezar y terminar a la hora marcada, y la
de no dejar un solo punto sin tratar.
4. Participación: Este punto trata de establecer a los asistentes unas pautas
básicas de actuación para el buen desarrollo de la reunión.
 Presentar a los participantes al comienzo.
 Proporcionar la información básica y las instrucciones de la reunión.
 Marcar claramente cómo será el proceso de la toma de decisiones.
 Utilizar los medios ideales para exponer cada idea.
 Animar a la participación.
 Hacer un resumen final.
5. Perspectiva: Consiste en tomar distancia de los temas debatidos, las ideas
expuestas y las decisiones tomadas. Un buen método es pulsar la opinión de los
propios asistentes, o valorar días después el desarrollo de la reunión de la
siguiente manera, a través del método MDI para las reuniones de trabajo:
 M: Puntos a Mantener porque salieron bien
 D: Puntos que Detener porque no funcionaron
 I: Puntos nuevos para iniciar en futuras reuniones
4.5.3 Como conducir una junta

Conducir una junta puede implicar varias cosas dependiendo del contexto y el
propósito de la reunión. Aquí tienes algunos pasos generales que puedes seguir
para conducir una junta efectiva:

 Preparación: Antes de la reunión, asegúrate de tener una agenda clara y

definida. Envíala a los participantes con anticipación para que puedan
prepararse.
 Inicio puntual: Comienza la reunión a la hora programada para demostrar
respeto por el tiempo de los demás. Da la bienvenida a los participantes y
repasa brevemente el propósito de la reunión y la agenda.
 Facilitación: Dirige la reunión de manera que se siga la agenda. Anima a los
participantes a contribuir y mantener el foco en los temas relevantes.
 Manejo del tiempo: Asegúrate de que cada tema se discuta en el tiempo
asignado. Si un tema requiere más tiempo, considera programar una reunión
adicional para abordarlo.
 Escucha activa: Presta atención a las contribuciones de los participantes y
haz preguntas para clarificar cuando sea necesario.
 Resumen y seguimiento: Al finalizar la reunión, resume los puntos clave
discutidos y los acuerdos alcanzados. Asigna responsabilidades y establece
plazos claros para el seguimiento.
 Cierre: Agradece a los participantes por su tiempo y colaboración. Confirma
los próximos pasos y la fecha de la próxima reunión si es necesario.

Cada junta puede ser diferente, así que adapta estos pasos según las necesidades
y el estilo de tu grupo.

La postura al dirigir una junta

La postura que debes mantener al conducir una junta es la de líder facilitador. Aquí
hay algunas características clave de esta postura:

 Confianza: Debes mostrar confianza en ti mismo y en el proceso de la

reunión. Esto ayuda a inspirar confianza en los demás participantes.
  Neutralidad: Es importante mantener una postura neutral y objetiva. Esto
significa escuchar todas las opiniones y puntos de vista de manera imparcial.
 Empatía: Muestra empatía hacia los participantes, reconociendo sus
opiniones y sentimientos, incluso si no estás de acuerdo con ellos.
 Claridad: Sé claro y conciso al comunicar los objetivos de la reunión y los
temas a tratar. Esto ayuda a mantener a todos en la misma página.
 Organización: Mantén la reunión organizada y enfocada en la agenda.
Ayuda a que la reunión sea más eficiente y productiva.
 Flexibilidad: Aunque es importante seguir la agenda, también es importante
ser flexible y adaptarse a los cambios o nuevas ideas que puedan surgir
durante la reunión.

Al mantener esta postura de líder facilitador, puedes ayudar a que la reunión sea
efectiva y que todos los participantes se sientan valorados y escuchados.