DERECHO
NOTARIAL I
PRIMERA UNIDAD
LIC. LUIS EDUARDO ROJAS MENCHÚ
EL PROTOCOLO
LIC. LUIS EDUARDO ROJAS MENCHÚ
ANTECEDENTES
En el comienzo de la vida jurídica, las declaraciones de voluntad se
estipulaban de manera verbal, no quedando constancia por escrito.
La oralidad se sustituyó por la prueba escrita, sin embargo, no fue
del todo seguro, ya que el documento podía extraviarse.
El protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el
hombre tuvo de llevar al papel escrito la voluntad creadora de las
relaciones jurídicas, para que de él surgiera, sin riesgo de perdida
y en caso de duda para mejor probar la intención contractual esta
constara en forma grafica y manuscrita.
•Enrique Giménez: afirma que la historia del protocolo está asociada
a la del Derecho Notarial. Antiguamente los protocolos, así como los
oficios notariales eran apropiables, negociables, sujetos a
compraventa, por lo que no se han conservado los protocolos
anteriores al siglo XV en España.
•En España a través del fuero Real, el protocolo va adquiriendo
connotación más relacionada con el concepto actual, en donde se
ordena que los Escribanos públicos tengan las notas primeras que
tomaren de las cartas que hicieren (Notas Tironianas), porque si la
carta se perdiera o viniere sobre ella alguna duda, puede ser
probada por la nota de donde fue sacada.
• Suorigen se remonta a la práctica de los tabelliones romanos de
conservar copia de los documentos que redactaban, otros, de la
costumbre de los argentarios griegos que desempeñaban funciones de
procuración y gestión de negocios de sus clientes y notariales, redactando
contratos que escribían en libros que guardaban en su poder.
• El
protocolo deja de ser una colección de minutas para convertirse en
colección de escrituras, en el Legislativo es importante el aporte de los
Reyes Católicos a través de la Pragmática de Alcalá, de fecha 7 de junio
de 1503, la cual dispuso que cada escribano tuviera un libro de protocolo
encuadernado, de pliegos de papel enteros en los que había de escribir
por extenso las notas de las escrituras que ante él pasaran y se hubieran
de otorgar.
•Más tarde en Madrid desde el siglo XVI, con posterioridad
al papel timbrado, se adopta la costumbre de empastar el
protocolo hasta que finalice el año, a efecto de evitar
costos innecesarios, porque dicho papel solo podía
utilizarse para el faccionamiento de los instrumentos
dentro del año de emisión, y no en el siguiente.
•La existencia del protocolo es necesaria para la función
notarial guatemalteca, e importante para la conservación
del instrumento publico. Asegurando así los derechos de
los otorgantes.
ETIMOLOGÍA
Palabra compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega
protos que significa primero, y del sufijo colo o colon, cuyo
significado aún no se han puesto de acuerdo varios autores.
Escriche, dice que proviene de la voz latina collium o collatio, que
significa comparación o cotejo.
Fernández Casado, deriva del griego Kollon, que quiere decir
pegar, debido a que en la Roma de Justiniano se fijaba a toda copia
en limpio una etiqueta o sello, también dice que se deriva del
sánscrito kul, que significa reunir y lo reunido, es decir, deposito.
Roque Barcia, proviene del griego kolla, equivalente de cola o
engrudo, porque así se pegaban las hojas de los libros.
• A la palabra protocolo se le da varios significados como por ejemplo:
El instrumento notarial
El libro anual formado con los instrumentos públicos autorizados por
un Notario
• Enel Diccionario de la Real Lengua Española, se señala los siguientes
significados del término protocolo.
Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un
notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o
congreso diplomático
DEFINICIÓN
•Para Juan Palomar, El protocolo es la serie ordenada de
escrituras matrices y otros documentos que un notario o
escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
•Joaqu Escriche. Se entiende por protocolo, el libro
encuadernado de pliegos de papel entero, en que el escribano
pone y guarda por su orden las escrituras o instrumentos que
pasan ante él, para sacar y dar en cualquier tiempo las copias
que necesiten los interesados, y confrontar o comprobar las que
ya se hubiesen dado en caso de dudarse de la verdad de su
contenido. Al protocolo también se le llama registro.
•Articulo 8 del Código de Notariado:
•El protocolo es la colección ordenada de las escrituras
matrices, de las actas de protocolación, razones de
legalización de firmas y documentos que el notario registra
de conformidad con esta ley.
APERTURA
• El
protocolo se abre cada año, con la primera escritura que se facciona,
la cual llevará siempre el número uno, la que principiará en la
primera línea del folio inicial.
• Artículo
12. C.N. El protocolo se abre con el primer instrumento que el
Notario autorice, el que principiará en la primera línea del pliego
inicial.
• No
es necesaria ninguna razón de apertura, solo es obligatorio el pago
de cincuenta quetzales en la Tesorería del Organismo Judicial por
derecho de apertura. Los fondos se destinan para la encuadernación y
conservación de los protocolos depositados en el Archivo General de
Protocolos.
• Artículo
11. C.N. Los Notarios pagarán en la Tesorería del Organismo
Judicial cincuenta quetzales (Q 50.00), cada año, por derecho de
apertura de protocolo. Los fondos que se recauden por este concepto,
se destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales
enviados por los Notarios al Archivo General y a la conservación de
los protocolos.
• Conbase a lo expuesto, se puede concluir que existen dos clases de
requisitos para la apertura anual del protocolo: 1) El legal, que se da
con la autorización del primer instrumento en el protocolo; y, 2) El
administrativo, que surge del pago de la tasa correspondiente por el
derecho de apertura de protocolo.
CONTENIDO
Escrituras matrices, Art. 29 C.N.
Actas de protocolación, Art. 63 C.N.
Razones de legalización de firmas, Art. 59 C.N. y
Documentos que el notario registra de conformidad la
ley. Ejemplo: cubierta del testamento cerrado, artículo
962 del Código Civil.
Escrituras Canceladas.
Razón de Cierre.
REQUISITOS Y FORMALIDADES
•Articulo13. C.N. En el protocolo deben llenarse las
formalidades siguientes:
•1.Los instrumentos públicos se redactarán en español y se
escribirán a maquina o a mano, de manera legible y sin
abreviaturas.
•2.Los instrumentos llevaran numeración cardinal, y se
escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de
fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el
espacio necesario para las firmas.
•3. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o
cantidades se expresaran en letras. En caso de discrepancia
entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en
letras.
5. Los documento que deban insertarse o las partes
conducentes que se transcriban, se copiaran textualmente.
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá
interrumpirse más que para la intercalación de documentos
que se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere
terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se
llenarán con una línea antes de que sea firmado el
instrumento.
CIERRE
•Elprotocolo debe cerrarse cada año, el último día del año
natural, pero también puede cerrarse en cualquier
momento que el Notario dejare de cartular.
•Elcierre es mediante una razón notarial, la cual debe
hacerse en papel sellado especial para protocolo y debe
contener: La fecha, el número total de instrumentos
autorizados, indicando cuantos de ellos son escrituras
públicas, el número de actas de protocolización, de razones
de legalización, el número de escrituras canceladas, si lo
hubieren; así como el total de folios utilizados;
observaciones si fueran necesarias y la firma del Notario.
Artículo 12. C.N. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o
antes si el Notario dejare de cartular. La razón de cierre
contendrá: la fecha; el número de documentos públicos
autorizados; razones de legalización de firmas y actas de
protocolación; número de folios de que se compone;
observaciones, si las hubiere; y la firma del Notario.
Razón: En cumplimiento de lo estipulado por el artículo
doce del Código de Notariado, el Infrascrito Notario Luis
Eduardo Rojas Menchú, procedo a cerrar el Protocolo
correspondiente a mi Registro Notarial del año dos mil
veinte (2,020), el cual contiene trescientos sesenta y cinco
(365) instrumentos públicos (incluyendo instrumentos
autorizados, instrumentos cancelados, actas de
protocolización de documentos y tomas de razón de
legalización de firmas); de ellos cinco son actas de
protocolación de documentos, cinco son instrumentos
cancelados, cinco son tomas de razón de legalización de
firmas, siendo todos los demás escrituras públicas. Consta
de trescientos setenta y siete folios (377) incluyendo el
presente. En la ciudad de Quetzaltenango, el treinta y uno
de diciembre del año dos mil veinte.
EL ÍNDICE
•Esel resumen ordenado de todos los instrumentos públicos que el
notario autorizó durante el año civil correspondiente, dentro de su
protocolo, el cual ira fechado y firmado por el Notario y antes de
suscribirlo podrá hacer las observaciones pertinentes.
•Artículo15. C.N. El índice del protocolo se extenderá en papel
sellado del mismo valor del empleado en él, y contendrá en
columnas separadas:
•1º El número de orden del Instrumento;
•2º El lugar y la fecha de su otorgamiento;
•3º Los nombres de los otorgantes;
•4º El objeto del instrumento; y
•5º El folio en que principia.
•En el índice podrán usarse cifras y abreviaturas.
•Artículo16. C.N. El índice irá fechado y firmado por el Notario y
antes de suscribirlo, podrá hacer las observaciones pertinentes.
•Artículo 92. C.N. …Si existiere el testimonio del índice del
protocolo que trata de reponerse, los avisos contendrán la nómina
de los otorgantes.
•IMPUESTO A CUBRIR EN EL ÍNDICE.
•Q. 0.50 en timbre fiscal por cada hoja de papel.
•Art. 5 # 6 LITFPSEP.
•Q.10.00 en timbre notarial (en el testimonio especial del índice)
Art. 3 # 2 inc. b LTFTN.
ATESTADOS
Son todos los documentos que el Notario agrega al final de su
protocolo y tienen relación directa con los instrumentos
autorizados.
•Artículo 17. C.N. El Notario agregará al final del tomo
respectivo del protocolo, los atestados referentes a los
instrumentos que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la
constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de esta ley
•Algunos ejemplos:
Constancia de pago de derecho de apertura de protocolo.
Art. 11 C.N.
Constancia de entrega de testimonios especiales y avisos
a la Dirección del Archivo General de Protocolos. Art. 37
C.N.
Constancia de entrega del testimonio especial del índice
del protocolo al A.G.P.. Art. 92 C.N.
Copias de los avisos notariales de traspaso de
inmuebles, debidamente sellados y firmados de recibido
por las diferentes oficinas públicas, como por ejemplo:
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles
–DICABI-, Catastro Municipal. Art. 38. C.N., 43 Ley del
Impuesto Único sobre Inmuebles.
Certificaciones de Nacimiento, copias de avisos de
autorización de matrimonio remitidos al Registro Civil
de las Personas de –RENAP-. Art. 93, 102 C.C.
Constancia de salud del varón y de la mujer que
contrajeron matrimonio. Art. 97 C.C.
Copia del acta notarial de inventario. Art. 563 CPCyM.
Certificación del acta judicial, mediante la cual se
acuerda las Diligencias Voluntarias de Enmienda de
Protocolo. Art. 96 C,N.
Constancia de aviso al A.G.P. de la autorización para
aclarar, ampliar o modificar un instrumento anterior.
Art. 36 y 81 numeral 9 C.N.
Constancia de aviso de protocolización de documento
proveniente del extranjero. Art. 40 LOJ.
Acta de inspección y revisión de protocolo. Art. 87 C. N.
Constancia del aviso dado al Registrador de la
Propiedad sobre la autorización de un testamento. Art.
45 C.N.
Constancia del aviso a la DIGECAM sobre la
autorización de una compraventa de arma de fuego
entre particulares. Art. 61 Ley de Armas y Municiones.
Constancia del aviso al A.G.P. sobre la ausencia del
Notario del país por menos de un año. Art. 27 C.N.
Constancia del aviso al A.G.P. sobre la cancelación de
una escritura. Art. 37 C.N.
Constancia de los avisos trimestrales al A.G.P. Art. 37
C.N.
EMPASTADO
Artículo 18. C.N. El notario mandará a empastar el
protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre.
DEPÓSITO
•Artículo
19. C.N. El notario es depositario del protocolo y
responsable de su conservación.
•Artículo
20. C.N. El protocolo no puede ser extraído del poder
del Notario, sino en los casos previstos por esta ley.
•El notario no es propietario del o los protocolos, ya que
únicamente es el depositario del mismo y responsable de su
conservación. El hecho que sea quien adquiera o compre el
papel, no lo hace propietario del mismo.
•El protocolo pertenece al Estado pues se trata de un registro.
DEPÓSITO Y ENTREGA DEL PROTOCOLO.
•Loscasos de entrega y depósito del protocolo, algunos en
forma temporal y otros en forma definitiva son:
Por ausencia del país del Notario, por tiempo menor de un
año, lo depositará a otro Notario. Art 27 C. N.
Por ausencia del país del Notario, por mas de un año, lo
entregará al A.G.P. Art 27 C.N.
Por inhabilitación del Notario, lo entregará al A.G.P. dentro
del plazo de 8 días. Art 26 C. N.
Por entrega voluntaria del Notario al A.G.P. Art 26 C. N.
Por fallecimiento del Notario, se entregará el protocolo al
A.G.P. dentro del plazo de 30 días. Art 23 y 25 C.N.
REPOSICIÓN
•No obstante el cuidado y responsabilidad que debe tener
un Notario con sus protocolos, estos pueden perderse,
destruirse o deteriorarse, por lo que será necesario
reponerlo, para lo cual el Código de Notario del articulo 90
al 97 contempla, el tramite a seguir.
El Notario dará Aviso al Juez de Primera Instancia de
su domicilio, para los efectos de la reposición.
Cualquier persona, también tiene el derecho de poner en
conocimiento del Juez, el hecho que haga necesaria la
reposición del protocolo.
El Juez instruirá la averiguación y terminada la misma,
resolverá declarando procedente la reposición.
En caso de delito, mandará que se abra procedimiento penal en
contra de los presuntos responsables.
Declarada procedente la reposición, el Juez pedirá a la C.S.J.,
copias de los testimonios enviados por el Notario, para la
reposición del PROTOCOLO.
En caso de que dichos testimonios no existieren en el A.G.P., se
pedirán las copias que hubieren en los Registros de la
Propiedad, citando a los otorgantes y a los interesados,
previniéndoles de presentarse con los testimonios o copias que
tuvieren en su poder. La citación se hará por edictos publicados
por tres veces durante un mes en el D.O. y en otro de mayor
circulación.
Si no fue posible la presentación de testimonios o copias, y las
escrituras fueron registradas, el Juez pedirá certificación de las
partidas o los duplicados a los Registros de la Propiedad.
Si faltaren por reponer escrituras, el Juez citará de nuevo
a los interesados, para consignar en acta, los puntos que
tales escrituras contenían. En caso de desacuerdo o de
incomparecencia, los interesados harán efectivos sus
derechos en la vía ordinaria.
Con las copias de los testimonios, copias legalizadas,
certificaciones, duplicados o acta en donde quede
constancia de los puntos que las escrituras contenían y en
los cuales se hallen de acuerdo los otorgantes, queda
repuesto el protocolo perdido o inutilizado.
Los gastos que se ocasionen por la reposición del protocolo,
serán por cuenta del Notario, quien podrá reclamar dichos
gastos a la persona que resulte culpable.
INSPECCIÓN Y REVISIÓN
•Artículos del 84 al 89 del Código de Notariado.
•PersonasResponsables de la Inspección y Revisión de los
Protocolos
•Artículo
21. C.N. Salvo el caso de averiguación sumaria por delito,
sólo el Inspector de Protocolos está facultado para revisar
totalmente el registro notarial.
•Artículo 81. C.N. El director del Archivo General de Protocolos
tiene las atribuciones siguientes:
•2ºPracticar la inspección de los protocolos de los notarios que
residan en la capital y en los municipios del departamento de
Guatemala;
Artículo 84. C.N. En la capital, el director del Archivo
General de Protocolos, y en los departamentos los jueces de
Primera Instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión
de los protocolos.
…el Presidente del Organismo Judicial podrá nombrar
anualmente el número de notarios colegiados activos que
sean necesarios para practicar inspección y revisión de
protocolos, tanto en el departamento de Guatemala, como en
los demás departamentos de la República.
Fines de la revisión e inspección del Protocolo
Artículo 85. C.N. La inspección y revisión tiene por objeto
comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos
formales establecidos en esta ley. (art. 13 C.N.).
Clases de Revisión e Inspección del Protocolo:
Ordinaria: es la que se realiza una vez al año. Art. 86 C.N.
Extraordinaria: se realiza por orden de la C.S.J. Art. 86
C.N.
Especial: cuando se presume que el notario ha incurrido
en delito. Art. 21 C.N.
Incumplimiento en la Presentación del Protocolo o
Negativa a la Inspección y Revisión
Artículo 86 C.N.
Acta de la inspección y revisión del Protocolo
Artículo 87 C.N.
Remisión de copia del acta a la Corte Suprema de
Justicia por inobservancia de requisitos formales
Artículo 88 C.N.
Validez de los instrumentos públicos con motivo de la
inspección y revisión del protocolo
Artículo 89 C.N.
