Análisis de procesos:
¿Por qué deberías
imple n
algún momento de nuestras vidas, muchos de nosotros nos hemos
sentido frustrados por un proceso en particular, ya sea como cliente o
como colaborador. Incluso, es posible que hayas experimentado el
retraso de lo que tomó más tiempo del esperado, lidiando con
problemas o tareas inútiles que no tenían sentido o no añadían valor.
Hasta que un buen día te diste cuenta que el mismo proceso que
tantas dificultades te generaba podría funcionar sin problemas.
<<<¿Cómo ayuda la gestión por procesos a la planificación en tu
empresa?>>>
El análisis de procesos es el primer paso para mejorar esos
procesos enrevesados que no llegan a ningún resultado óptimo. Se
trata de un método que ayuda a las empresas a descubrir
ineficiencias y planificar cambios para mejorar el rendimiento.
En este artículo, nos proponemos profundizar sobre qué es el análisis
de procesos comerciales, por qué es importante para tu negocio, las
señales comunes de que un proceso necesita mejorar y cómo
comenzar a hacer que eso suceda.
¿Qué es el análisis de procesos?
El análisis de procesos es el primer paso de una metodología
más amplia conocida como gestión por procesos empresariales
(BPM). La gestión por procesos trata de identificar ineficiencias en los
procesos comerciales y tomar medidas para mejorarlos. Pero no se
puede mejorar un proceso sin comprenderlo primero. Y ahí es
donde cobra relevancia el análisis de procesos.
Importancia del análisis de procesos en las empresas
El rol en la mejora de procesos del análisis de procesos es beneficiar
a tu empresa de tres maneras principales:
1. Identificación de ineficiencias.
Identificar las ineficiencias es el primer paso para reducirlas. Ya
se trate de retrasos en los procesos, duplicaciones de trabajo u
oportunidades de automatización, el análisis del flujo de trabajo total te
permite detectar dónde se pueden realizar mejoras.
2. Costos decrecientes.
Como era de esperar, las ineficiencias conducen a un aumento de
los costos. Estos costos pueden incluir aspectos como el mal uso de
los recursos humanos o la reducción de la velocidad de
comercialización. El análisis de procesos ayuda a detectar áreas
potenciales de ahorro de costos.
3. Mejorar el compromiso de los colaboradores.
Los procesos poco óptimos causan frustración a los
colaboradores. Si un proceso es complicado o extenso, puede
disminuir la productividad, lo que puede molestar a los miembros del
equipo que podrían observar una mejor manera. Además, las tareas
manuales repetitivas pueden disminuir la motivación. La
identificación de soluciones de software para estas tareas ayuda a
crear un trabajo más útil para el personal, derivando en un mayor
compromiso.
¿Cuándo es conveniente implementar el análisis de procesos?
Para lograr que tus procesos funcionen sin problemas, vale la pena
realizar análisis de procesos de forma regular. Esto
también mantiene tus procesos alineados con cualquier cambio
en tu negocio o en el mercado en general. Sin embargo, no tienes
que esperar hasta su revisión anual para realizar un análisis de
procesos. Si identificas un proceso que parece ineficiente, realizar un
análisis ad-hoc también es una buena idea.
Algunas señales de que un proceso está en condiciones para su
revisión son:
Estás tardando más de lo esperado por el trabajo que implica.
Los comentarios de los colaboradores sugieren que un proceso
no es eficiente.
Los comentarios del control de calidad o de los clientes indican que
la calidad de salida no cumple con las expectativas.
El proceso parece requerir muchos recursos para el trabajo que
involucra.
Los costos asociados con el proceso son más altos de lo
esperado, lo que impacta en el retorno de la inversión.
No obstante, estos son apenas un esbozo de que algo podría estar
originando una falencia en tu proceso. Existen otros factores que
podrían crear las mismas señales. No comprenderás realmente si tu
proceso es ineficiente hasta que realices un análisis exhaustivo.
<<<El rol de los procesos en la definición de objetivos>>>
Pasos principales en el análisis de procesos
La idea es estandarizar los posibles y principales pasos que pueden
ayudarte en el análisis de procesos. Aunque no por hacer esto
significa una regla exacta, pero tener un modelo es preferible a no
tener nada.
1. Determinar qué proceso analizar.
El primer paso en el análisis de procesos es decidir qué proceso
analizar. Para las revisiones de rutina, puedes elegir procesos que
se ejecutan con frecuencia en toda la empresa, como prácticas de
contratación, incorporación de colaboradores, iniciación de proyectos,
aprobaciones financieras como la reclamación de gastos o la gestión
de órdenes de compra.
Asimismo, puedes optar por analizar un proceso recién
implementado para verificar qué tan bien está funcionando. O
bien elegir un proceso que sabes que tiene un impacto comercial
significativo.
2. Recopilar información sobre el proceso.
Una vez que hayas elegido un proceso para analizar, debes recopilar
la mayor cantidad de información posible sobre cómo se ejecuta
actualmente el proceso. Esto puede provenir de la documentación,
así como de los procedimientos operativos o los manuales de calidad,
o de entrevistar a las personas que realizan el trabajo.
También es recomendable observar el proceso actual en acción
para ver cómo encajan todas las etapas y cómo se transfiere el
trabajo entre equipos o departamentos. Vale la pena tomarse el
tiempo para investigar a fondo cómo funciona el proceso, de modo tal
que puedas internalizarlo completamente cuando pases a la siguiente
etapa.
3. Mapear el proceso existente.
La tercera etapa consiste en trazar el proceso actual funcionando.
Esta es una etapa crucial, ya que permite a las partes interesadas
visualizar cómo opera realmente el proceso individual en la
práctica. Teniendo en cuenta toda la información recopilada, deberás
organizarla y presentarla de una manera lógica y estructurada.
Hay varias formas de realizar un mapa de proceso, incluidos
diagramas de flujo de procesos comerciales simples, diagramas de
flujo de trabajo de notación y mapeo de procesos comerciales,
diagramas de carriles y SIPOC, etc.
4. Analizar el proceso.
En esta etapa, probablemente tengas una idea bastante clara
de dónde el proceso existente puede ocultar ineficiencias. En esta
instancia, puedes cuestionar el estado de tus procesos debatiendo
con tu equipo:
¿Qué pasos en el proceso son más importantes? ¿Cómo podríamos
mejorar estos pasos? ¿Cuáles dependen de otros? ¿Esta
dependencia ralentiza el proceso? ¿Se podría eliminar o modificar?
¿Dónde hay retrasos inesperados en el proceso? ¿Qué causa estos
retrasos? ¿Podrían simplificarse algunos pasos con recursos o
tecnología adicionales?
5. Identificar posibles mejoras.
La etapa final del análisis de procesos es identificar las posibles
mejoras que podrían realizarse en el proceso. Utilizando todo lo que
has investigado durante la fase de análisis, es posible detectar áreas
que podrían optimizarse para el futuro.
En esta etapa, las mejoras son probabilísticas, ya que deberás
ponerlas en práctica y monitorearlas para ver si realmente impulsan
los cambios que esperas. Hasta ese punto, es en esta etapa en la que
pasa del análisis a la mejora y se une al ciclo de vida más amplio de la
gestión de procesos en la fase de diseño.
<<<Diseño de procesos: ¿Por dónde empezar?>>>
Resumiendo, el análisis de proceso es el paso previo a la mejora de
procesos propiamente dicha. Se efectúa para conocer el estado de los
procesos e identificar posibles ineficiencias que estuvieran generando
retrasos o sobrecostos para, una vez revelado el panorama, dirigir
acciones de mejora en consecuencia, entre las cuales la
automatización de procesos podría ser una de ellas.
mentarlo en tu
empresa?
