28/10/20 13:004 min read
Mapeo de procesos: 9
etapas que debes tener en
cuenta
En artículos anteriores, definimos un mapeo de procesos como un
término que se utiliza para describir cualquier actividad involucrada en
la identificación de las actividades de una empresa, quién es
responsable de realizarlo, los estándares a los que apunta y el modo
de medir los éxitos. Teniendo en cuenta esta definición práctica, el
objetivo en esta publicación es de hilar un poco más fino, es decir,
revelarte los pasos de una guía comprensible acerca de cómo
ejecutarlo y de forma eficaz.
<<< Optimización de procesos: ¿Qué es? Beneficios, pasos y
más >>>
Mapear un proceso paso a paso consiste en diseñar el flujo de tus
actividades. Es una representación fiel de la situación actual del
proceso, que permite, mediante un análisis previo, implementar
mejoras necesarias para ayudar a las empresas a cumplir sus
objetivos estratégicos, optimizar la producción, aumentar la
rentabilidad, ahorrar en tiempo y recursos, entre otros beneficios.
1. Determinar los objetivos:
Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso posee
un objetivo específico que cuando se tiene en cuenta en todas las
actividades de la organización, contribuye para alcanzar sus objetivos
finales.
En este aspecto, tenemos que comprender la función que cumple
dentro del proceso, respecto a los límites de su actividad: ¿cuál es el
motivo de su existencia?
2. Identificar las entradas del proceso.
Las entradas o “inputs” son todos los elementos ingresantes que se
modifican durante el proceso de añadir valor a la cadena de
producción. Pueden ser recursos físicos, recursos humanos o de
información y datos, por ejemplo. Pueden clasificarse de la siguiente
forma:
En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual
el sistema en estudio se relaciona de forma directa.
Aleatorio: representan entradas potenciales al sistema.
Retroacción o retroalimentación: entradas que modifican el
funcionamiento futuro del sistema, a partir del control de las salidas
producidas dentro del sistema.
3. Identificar los clientes del proceso.
Identifica a los clientes y su jornada en el proceso. Luego, presta
atención a los “momentos de la verdad”, que son aquellas
interacciones con tus clientes que crean una percepción del valor.
4. Identificar las salidas del proceso.
Las salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de
cada proceso. Las mismas agregan valor a lo largo de la cadena de
producción, hasta culminar en el producto final o servicio de la
empresa.
Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible,
como una parte o un producto. De hecho, las salidas pueden ser de
varios tipos, tales como gráficos, datos, toma de decisiones,
aprobaciones y muchas otras.
5. Identificar los componentes del proceso.
Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la
transformación de entradas en salidas se consideran componentes del
proceso y pueden ser materiales, energía, maquinaria, recursos
humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.
6. Identificar los proveedores del proceso.
Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del
proceso. Solo así, esa persona podrá empezar a transformarlas en
salidas. Al igual que los clientes, hay dos tipos de proveedores:
Proveedores internos: individuos o grupos dentro de una empresa
que entregan las entradas o los componentes de un proceso.
Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la
organización con los insumos, servicios y materias primas.
7. Comprender los límites del proceso.
Los límites son los puntos extremos de un proceso, es decir, cuando
se inicia y cuando finaliza. El inicio del proceso se caracteriza por la
recepción de las entradas y su terminación ocurre con la entrega de
las salidas.
Debe tenerse en cuenta que los involucrados en el proceso solo
empiezan a tener control sobre este al recibir las entradas y, del
mismo modo, ya no tienen más control en el momento en que se
efectúan las salidas.
8. Documentación del proceso realizado.
Para documentar los procesos, una de las formas que se recomiendan
es la implementación de un diagrama de flujo. En este punto, es muy
importante que toda la información recopilada hasta la fecha esté
documentada y sea analizada por todos los involucrados, que deben
estar de acuerdo con lo determinado por el equipo de trabajo.
9. Identificar y seleccionar las mejoras que necesita el
proceso.
Llegado a este paso, para determinar la eficacia de un mapeo de
procesos, se debe atender a lo que funciona y a lo que no funciona en
el proceso, señalando obstáculos, retrasos o incumplimientos que
ayuden a identificar aquellas actividades problemáticas o críticas de
las que verdaderamente aportan valor.
A continuación, se deberás supervisar cada mejora aplicada a un
proceso y evaluar los resultados en el tiempo.
Esta guía resumida reúne los principales pasos a seguir para realizar
un mapeo de procesos de manera completa y específica. Te permitirá
establecer e identificar las prioridades y necesidades que tu empresa
busca impulsar, a instancias de hacer tus procesos más productivos y
de mayor alcance para tus clientes.
