Manual de usuario

Índice

1. Introducción..................................................................................... 3
1.1. ¿Qué es Novatrans? ........................................................................... 3
1.2. Características generales de Novatrans ............................................. 4
1.3. Requerimientos del sistema ............................................................... 5

2. Conozca Novatrans ...........................................................................7

2.1. Esqueleto de Novatrans ..................................................................... 7
2.2. Accesos directos ............................................................................... 10
2.3. Botones de la aplicación ................................................................... 12

3. Manejo de Novatrans ..................................................................... 13

3.1. Configuración de terminales de la empresa .................................... 13
3.2. Configuración de Novatrans ............................................................. 14

4. Estructura de Novatrans ................................................................. 16

4.1. Gestione Novatrans mediante módulos personalizados ................. 16
4.1.1. Ficheros .............................................................................................. 17
4.1.2. Almacén .............................................................................................. 27
4.1.3. Taller y Gastos .................................................................................... 29
4.1.4. Remuneración .................................................................................... 31
4.1.5. Logística .............................................................................................. 32
4.1.6. Tráfico ................................................................................................. 35
4.1.7. Facturación ......................................................................................... 40
4.1.8. Tesorería ............................................................................................. 44
4.1.9. Estadísticas e informes ....................................................................... 46
4.1.10. Utilidades............................................................................................ 47
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1. Introducción

1.1. ¿Qué es Novatrans?

NovaTrans es un software de gestión de transporte desarrollado por Solbyte. Éste se

define como la directa evolución de su antiguo programa TransCar. A través del
nuevo software, mucho más intuitivo, se pretenden cubrir todas las necesidades en
la gestión de una empresa. Novatrans se presenta como la mejor solución para la
gestión de empresas de transporte, por su sencillez y eficacia.
Nuestro nuevo software presenta una gran mejora en la interface gráfica y una
ampliación de secciones, que se integran de una forma más sencilla, rápida y eficaz.
Para ello Novatrans también incluye una barra de herramientas de acceso directo
que ahorran tiempo a la hora de llevar a cabo cualquier gestión.

Además Solbyte, ofrece para aquellos clientes que lo suscriban, de un servicio de

actualizaciones y asistencia técnica, que garantiza la máxima rentabilidad y
rendimiento de la aplicación.

NovaTrans incorpora novedades tales como un gestor documental en todos los

módulos, un sistema de importación de los datos principales a servidores de Gasoil, y
una base datos SQL Server. Además, incluye una personalización completa del
diseño de la aplicación para la empresa, una gestión exhaustiva de permisos para
cada usuario, total conectividad (permite trabajar desde cualquier sitio), diferentes
integraciones con terceros (contabilidad, localizador de flotas, bolsas de carga, etc.);

En definitiva NovaTrans ofrece una presentación completa, sólida, elegante y

robusta, fácil de usar y cuya adaptación al entorno es casi inmediata.
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1.2. Características generales de Novatrans

Control total y detallado de clientes, proveedores, vehículos, y demás

módulos que hacen este software más completo

Avisos automáticos para mantener una actualización permanente y

modificable mes a mes, mejorando constantemente

Intuitivo, fácil y accesible

Diseño profesional e interfaz adaptada al puesto de trabajo

Mejora de la productividad y eficiencia de la empresa

Toma de decisiones en menor tiempo

Control total de los gastos y beneficios por vehículo

Beneficios reales por kilómetro

Control total de multas

Control de la revisiones, Novatrans avisa de cada una de ellas

Exportaciones a diversos programas contables

Importaciones de gasoil

Carta para enviar a clientes que cumplan modelo 347

Adaptaciones a medida del programa a la empresa

Multiusuario y multi-empresa

Balances mensuales y estadísticas (más de 50 informes)

Posibilidad de liquidación a terceros

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1.3. Requerimientos del sistema

Novatrans es un software de gestión de flotas elaborado por Solbyte, y personalizado

para cualquier empresa. Nuestro equipo de expertos informáticos se encarga de
hacer operable el software y adaptarlo a las necesidades su empresa.

Para usar este programa necesita el siguiente software:

Sistema operativo Windows 2000 o superior

Adobe Reader o compatible para visualizar los archivos PDF
Microsoft Office 2003 o superior, para poder exportar los documentos

Acceso directo:

Tras la instalación de Novatrans en los ordenadores de su empresa, podrá acceder al

mismo, haciendo doble click en el icono de acceso directo, que se encuentra en el
escritorio.

Registro del programa:

Solbyte ofrece este software a nuestros clientes mediante una licencia previa por
cada terminal en el que se instala.
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Modo demo:

La versión demo de Novatrans es la que se utiliza para la demostración del software,

con algunas limitaciones. Para poder utilizar el programa sin ninguna limitación, éste
debe ser registrado y activado.
Instalación de Novatrans:

Para proceder a la instalación de Novatrans en su empresa, nuestros informáticos se

ponen en contacto directo con el cliente (de forma presencial u online), y llevan a
cabo el proceso en todos los terminales que vayan a usar el software.

Una vez que ya están todos los terminales

de la empresa conectados a través del
software Novatrans, se procede a realizar
un proceso de formación específico. En
dicho proceso, el equipo de Solbyte se
encarga de explicar cómo funciona y cómo
se utiliza Novatrans. Tras este curso de
formación especializada, nuestra empresa
concede un certificado oficial, que capacita
al cliente para la posterior utilización de
software.

Servicio Posventa:

Por otro lado, Solbyte también ofrece un servicio postventa a través del cual, el
cliente puede comunicarse con la empresa para cualquier consulta, modificación, o
rectificación acerca del programa. Nuestro personal volverá a revisar la aplicación y
modificará aquellos aspectos que se consideren oportunos.

La compra del software Novatrans permite la incorporación de las continuas

actualizaciones, así como la posibilidad de incorporar las sugerencias que nos aporten
nuestros clientes.
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2. Conozca Novatrans

2.1. Esqueleto de Novatrans

Novatrans cuenta con doce módulos que facilitan la labor de gestión interna a las
empresas dedicadas al transporte. Las opciones implementadas son las siguientes:

A continuación se explican todas y cada una de las aplicaciones con las que cuenta el
software:

Menú Ficheros:

Si clicamos en el módulo Ficheros, nos aparece un

menú desplegable con las opciones que aparecen
en la imagen. Cada una de ellas, nos ofrecen
diferentes posibilidades para poder llevar a cabo
una correcta gestión interna de la empresa.

Los submódulos implementados en el menú

ficheros se explicarán más extensamente en el
punto 4.1.1, donde expondrán las múltiples
aplicaciones de cada uno de ellos.
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Menú Almacén:

Si clicamos en el módulo Almacén nos

aparece esta lista desplegable, con estas
opciones, que también se explicarán
más adelante.

Menú Taller y Gastos:

Si clicamos en el módulo Taller y Gastos nos aparece esta

lista desplegable, con las opciones Partes de taller,
Revisiones, Gastos en telefonía, Neumáticos, y
Repostajes.

Menú Remuneración:
En el módulo Remuneración nos aparece una lista
desplegable, con las opciones Dietas y Perfiles de Pago.

Menú Logística:

En Logística aparece una lista desplegable con las opciones

de Entrada, Mercancías y Salidas, que recogen todas las
entradas y salidas de Almacén. También recoge el apartado
de Almacenajes. Todos se explicarán posteriormente en el
punto 4.

Menú Tráfico:

Si clicamos en el módulo Tráfico aparece esta lista

desplegable, con estas opciones, que también se
explicarán más adelante.

Menú Facturación:

El módulo Facturación consta de las siguientes

opciones: Facturación y Gestión de Facturas, que
también se explicarán más adelante.
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Menú Tesorería:
En Tesorería nos aparece esta lista desplegable,
diferentes posibilidades: facturas de
proveedores, cobros y pagos, y recibos.

Menú Utilidades:

Al clicar en el módulo Utilidades nos aparece esta lista

desplegable, con estas alternativas, que se explicarán
más adelante.

Menú Configuración:

Si clicamos en el módulo Configuración aparece una lista

desplegable, con estas opciones, que se expondrán
detalladamente en el siguiente punto.

Menú Listados:

Si clicamos en el módulo Listados nos aparece esta lista

desplegable, con estas opciones, que permiten extraer
diferentes listados acerca de los clientes, vehículos,
almacén, logística de almacén, etc, regidos en los
módulos anteriores. Los listados que quieran extraerse
del programa, puede hacerse mediante un filtro que
realiza una criba previa, con la finalidad de obtenerse
únicamente lo que interese en ese momento a la
empresa.

Los listados resultantes se obtienen en formato pdf, para

una rápida visualización de los mismos.

Menú Ayuda:

En el módulo Ayuda aparece este menú con contenidos que

pueden servir de ayuda al usuario de Novatrans, en su
actividad diaria.
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2.2. Accesos directos

Novatrans cuenta con un menú de accesos directos, que permite al usuario hacer un
uso rápido de las aplicaciones más importantes y con mayor utilidad dentro del
programa. Este menú de accesos directos se encuentra en la parte inferior de la barra
de herramientas principal, y cada uno de los botones contiene un icono
correspondiente a la opción que se le atribuye.

Cada usuario puede modificar la apariencia de los botones haciendo clic en el menú
configuración, opciones, visualización.

Clientes: Aquí se encuentran Proveedores: Aparece un

completo listado con todos y
recogidos todos los datos
referentes a los clientes de la cada uno de los proveedores que
empresa. hemos registrado en Novatrans.

Vehículos: En este apartado se Conductores: Registra todos los

trata de ver todas y cada una de conductores que se encuentren
las características que afecten a en la empresa.
todos los vehículos.

Tarjetas: En esta sección Teléfonos: podemos encontrar

podremos encontrar un amplio también un listado de los
listado de todas las tarjetas que teléfonos operativos en la
tiene la empresa para el empresa.
repostaje de gasoil.
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Gastos Telefonía: consiste en Partes de taller: operaciones de

un listado que permite ver los taller realizadas a los vehículos de
gastos que se generan por cada la empresa.
teléfono de la empresa.

Artículos: Mediante Novatrans, Partes de entrada: se pueden

los artículos se pueden ordenar registrar todos y cada uno de los
partes de artículos que entran en
por familia, subfamilia, vehículo y
descripción. almacén.

Multas: permite registrar todos

Partes de salida: Al igual que la los datos referentes a posibles
multas que puedan producirse
opción anterior permite registrar
todos los artículos que salen de tanto a vehículos de la empresa
como de cualquier otro tipo, y
almacén.
que puedan afectar a la empresa.

Siniestros: amplio listado de los Rutas: En este apartado

posibles siniestros que hayan definimos qué se le va a cobrar a
un cliente por origen y destino
podido producirse en el seno de
la empresa. determinado.

Logística de viajes: Novatrans Partes de trabajo: Indican los

incorpora todo lo referente a los desplazamientos realizados en un
viajes se produzcan en la intervalo de fechas, por un
empresa a diario, ya sea con un conductor y vehículo con
vehículo, un conductor y un remolque.
destino diferentes.

Facturación: Ficha completa de

facturación que incluye campos Gestión de facturas: Desde
básicos como: cliente, factura, este apartado se controla la
forma de pago, etc. También gestión de cobros.
incluye campos tales como:
fecha, base, IVA, y total.

Avisos: A través de los avisos, la

Facturas de proveedores: Para empresa puede generar avisos
la gestión de las facturas de propios en este software que la
proveedores se utiliza un mantengan informada sobre
formulario donde se gestionan todos aquellas incidencias que se
todos los datos de la factura. produzcan.

Preferencias: En este apartado Datos Maestros: La empresa

se puede escoger la apariencia puede realizar una visión general
de todas las informaciones que
del programa: fondo de pantalla,
iconos, tipografía, etc. haya insertado en el software.

Usuarios: La opción de usuarios

Empresas: En este apartado se permite ajustar el sistema, según
registran todas las empresas de la persona que vaya a proceder a
cada usuario. su uso.
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2.3. Botones de la aplicación

Novatrans cuenta con una serie de botones, con leyenda, en cada una de sus
aplicaciones que hacen más dinámico su uso. A continuación se ofrece una breve
descripción de la función de cada uno de ellos.

Actualizar: podemos actualizar Modificar: permite modificar

datos introducidos anteriormente
los listados o aplicaciones de
Novatrans en el módulo

Añadir: con este botón podemos

Eliminar: permite eliminar datos añadir algún dato a los diferentes
de los módulos de Novatrans listados

E-mail: permite mandar mail a Documento PDF: permite

obtener un documento PDF con
clientes, proveedores,
conductores, etc. un diseño personalizado

Exportación a Excel: permite Salir: permite salir de alguna de

exportar los datos en cuestión a las aplicaciones de Novatrans
una tabla de Microsoft Excel

Web: es un enlace directo a la

Factura: obtenemos una factura web desde nuestro software
con los datos que necesitemos Novatrans

Imprimir: a través de este botón Visualización: permite una

rápida visualización de los datos
podemos imprimir los datos que
estemos viendo en pantalla en pantalla

Informes: con el botón informes Deshacer: permite deshacer el

o listados podemos ver la paso anterior
información de los clientes

Añadir Separador: podemos

E-mail: con esta opción podemos añadir separadores a los iconos
mandar mail a distintas personas de la barra de acceso directo
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3. Manejo de Novatrans

3.1. Configuración de terminales de la empresa

Novatrans ha sido confeccionado de manera útil y eficaz, por un amplio equipo de

expertos informáticos en desarrollo software. La función principal de éste, es servir a
las empresas de transporte, a la hora de llevar a cabo su gestión interna. Dado que
esta labor resulta tediosa en la mayoría de las ocasiones, Novatrans presenta una
configuración fácil y manejable para el cliente. No obstante, requiere unos
conocimientos mínimos para comenzar a usarse, además de una configuración de
cada uno de los terminales de la empresa.

En primer lugar todos los ordenadores que vayan a contener el software Novatrans,
deben estar interconectados a través de Mis sitios de Red, situado en el menú Inicio
de Windows.

Una vez que todos los terminales están conectados, nuestro equipo procede a la
instalación del programa Novatrans en dichos ordenadores, presencialmente o de
forma online. Cuando ya se contiene el software, Solbyte le prepara para usarlo
mediante un curso de formación específico, y la obtención de un certificado
acreditativo por la formación recibida.

El curso de formación que ofrece Solbyte a nuestros clientes, comienza con una
introducción al programa, y continúa ejemplificación con casos ficticios, para hacerlo
más comprensible al usuario.
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3.2. Configuración de Novatrans

Para empezar a usar el programa Novatrans, en primer lugar debe configurar el

software, de modo que las distintas aplicaciones que se ofrecen, puedan adaptarse
perfectamente a las necesidades de cada empresa.

El primer paso es hacer doble clic en el icono Novatrans, situado en el

escritorio de su pantalla. Al hacer esto se abre la aplicación, y salta
automáticamente la configuración del software al usuario.

A continuación se deben configurar los perfiles de

aquellos usuarios que vaya a proceder a la utilización de
la aplicación. Para hacer esto, se debe seleccionar la
opción Perfiles, en el menú Configuración. Cuando se
abre, aparece la ventana de Perfiles. En ésta se deben
elegir las aplicaciones que estarán activas para todos los
usuarios. El Administrador configura su terminal de
manera que éste tenga control total y acceso a todos los
ordenadores de la empresa, y pueda consultar los datos de los demás. El
Administrador es la persona que en Novatrans tiene todos los permisos de
modificación, inserción o eliminación de datos o archivos dentro del software.

A través de la opción Perfiles se

determina con qué tipo de permisos van a
contar todos y cada uno de los usuarios
que vayan a usar la aplicación de
Novatrans. El acceso a Novatrans puede
ser total o limitado, según el tipo de
usuario.

Por otro lado, el acceso limitado también

puede configurarse, seleccionando con un
doble clic en el botón Nuevo, y clicando
en los módulos que podrán visualizarse,
modificarse o bien tener un tipo de
acceso especial.

Puede configurar la visualización general del programa a través de Opciones, en el

menú Configuración. A través de esta pestaña, se podrá modificar la apariencia del
programa, seleccionando diferentes fondos de pantalla, y diferentes iconos para la
barra de accesos directos. Además Novatrans permite su configuración
personalizada, permitiendo que usted suba sus propias imágenes para usarlas como
fondo de pantalla. También se puede modificar el estilo de letra, tamaño y demás, en
el menú Estilos, dentro de Configuración.
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Novatrans también permite adaptar la información contable relevante para la

empresa, para su posterior exportación a otros programas contables como por
ejemplo: Contaplus o EuroWin. Aquí puede registrar y revisar cuántos son sus
proveedores, clientes, y acreedores e incluir el tipo de IVA que aparecerá por defecto
en cada una de sus facturas dentro de la aplicación. Según el tipo de IVA que usted
aplique a las facturas se ubican en cuentas contables diferentes.

Dentro del menú Configuración, encontramos la opción de Usuarios, en la que se

puede ver cuántos usuarios tienen un perfil configurado dentro de Novatrans. Por
ejemplo, si en la empresa hay cuatro trabajadores que usan este software, uno de
ellos será el administrador, y el resto pueden tener acceso limitado al programa.

Una vez que la empresa tenga configurada la apariencia y el tipo de usuarios, el

administrador y el resto de usuarios ya pueden empezar a introducir información
referente a clientes, proveedores, vehículos, etc.
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4. Estructura de Novatrans: gestión por módulos

4.1. Gestione Novatrans mediante módulos personalizados

Novatrans incorpora una serie de módulos o bloques que permite una fácil y eficaz
articulación de la gestión interna de su empresa. Para ello, nuestro equipo de
expertos informáticos ha elaborado una serie de módulos, introducidos
anteriormente, que capacitan a los usuarios para llevar a cabo este tipo de
cuestiones.

Los módulos con los que cuenta este programa son los siguientes:

Clientes Tarjetas

Categoría de conductores Teléfonos

Multas Vehículos
Ficheros
Proveedores Gestión interna

Siniestros Conductores

Direcciones Forma de pago

Artículos Partes de salida

Almacén
Partes de entrada Inventario

Revisiones Neumáticos

Taller y Gastos Gastos de telefonía Repostajes

Partes de taller

Dietas Nóminas
Remuneración
Perfiles de pago

Entrada Salida
Logística
Mercancías Almacenajes

Rutas Tabla Vehículos

Tráfico Partes de trabajo Logística de viajes

Órdenes de carga

Facturación Facturación Gestión de facturas

Facturas de proveedores Cobros y Pagos

Tesorería
Recibos
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Avisos predefinidos Datos Maestros

Avisos Exportación
Utilidades
Modelo 347 Perfiles y Usuarios

Importación Copia de Seguridad

A continuación vamos a desarrollar cada uno de estos bloques más detenidamente:

4.1.1. Ficheros

Novatrans incorpora un nuevo módulo llamado Ficheros, que se corresponde con el

antiguo módulo Archivos en su anterior versión Transcar. La diferencia entre una
versión y otra radica en que, la nueva incluye nuevas opciones que facilitan la labor
de gestión interna de las empresas de transporte. La pestaña Ficheros contiene la
información referente a: clientes, categorías de conductores, multas, proveedores,
siniestros, tarjetas, teléfonos, vehículos y en conclusión todo lo que conlleva la
gestión interna en el seno de cualquier empresa.

Con todos estos apartados podemos realizar las funciones básicas de mantenimiento
como: añadir, modificar, borrar, examinar, traspasar tabla a Excel y obtener un
listado. Además cada botón aparece con una leyenda en la parte inferior del puntero,
que ayuda al usuario a identificar cada función fácilmente.

Clientes: En la ficha de clientes se encuentran recogidos todos los datos

referentes a los clientes de la empresa. Para introducir los datos de nuestros
clientes, el usuario solo tiene que hacer clic en el botón “nuevo” e introducir
todos los parámetros relacionados con los datos del cliente en los campos
pertinentes: datos personales del cliente (A), si tiene certificación o no (B) y
hasta qué fecha le es válida, notas, direcciones fiscales, postal y extras (C).
Además cuenta con una zona de carga y estadísticas (D).

Una vez que el usuario introduzca los datos de todos sus clientes, también
puede proceder a una rápida búsqueda introduciendo en la barra de
búsqueda el nombre o apellido del cliente. Esta búsqueda en Novatrans es
mucho más activa, ya que sólo basta con introducir parte del nombre o parte
del apellido, para obtener resultados, lo cual, ahorra mucho tiempo y
optimiza la búsqueda. Una vez obtenemos el resultado que buscamos, nos
aparece toda la información referente al cliente, razón social, email, cuenta
bancaria, formas de pago, etc. Además Novatrans, también permite crear
nuevas formas de pago (efectivo, cheque, pagaré, etc), así como de facturas,
la forma de facturación, y el importe cobrado por facturación.
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(C)
(A)

(B) (D)

Conductores: En este módulo se integran todos y cada uno de los conductores

que se encuentran en la empresa. Con Novatrans, se le asigna un código de
forma automática a cada conductor. Se pueden añadir más conductores al
listado, haciendo doble clic en el botón “Nuevo” y registrando todos los datos
referentes al mismo. En su registro como conductor de la empresa, se pueden
encontrar datos relativos a su formación, número de la seguridad social,
domicilio actual, etc. Además se puede insertar una fotografía del mismo para
facilitar la labor de identificación.

Categoría de conductores: En esta categoría se encuentran las distintas

categorías de conductores, mecánicos, administrativos y demás conductores
que se encuentren en la empresa. En cada uno de ellos se encuentran
opciones tales como código, asignado por el programa de manera automática
(para que cada uno de ellos esté identificado mediante código), nombre y el
programa Novatrans, además, permite añadir notas para una mejor
aclaración de la categoría de conductor. Sólo basta con hacer clic en la
pestaña indicada para indicar que categoría de conductor le corresponde a
cada uno. Por otro lado también se puede modificar alguna categoría,
haciendo clic en el botón “modificar”, crear una nueva categoría en el botón
“nuevo”, o eliminar.

En la barra de búsqueda también podemos realizar una exploración de todos

los tipos de conductores introducidos en el programa, mediante un filtro que
funciona de la misma manera que en el módulo explicado anteriormente.
 Manual de usuario
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Multas: permite registrar todos los datos referentes a posibles multas que
puedan producirse tanto a vehículos de la empresa como de cualquier otro
tipo, y que puedan afectar a la empresa. En la pestaña de multas del menú
ficheros, podemos encontrar campos tales como: Datos generales (A): fecha,
entidad sancionadora (Guardia Civil, Sanidad, etc.), boletín, expediente, lugar,
importe (inicial y final), si está archivada o pagada (B), etc. Además también
podemos recoger los datos referentes al tipo y modelo de vehículo
sancionado (C), o bien al conductor sancionado (D). Novatrans también
permite llevar un seguimiento continuado de las acciones que se van
realizando con la multa en cuestión mediante un historial (E).

(C)
(A)

(D)

(E)

(B)
 Manual de usuario
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Con Novatrans podrá registrar las multas, y obtener avisos mediante los
estados predefinidos, que avisan de la aproximación de las multas. Los
estados son susceptibles de cambios para adaptarse de la mejor manera a las
necesidades de la empresa.

El programa además avisa de aquellas actuaciones que se tienen que llevar a

cabo, según el tipo de multa. Todos estos datos podrán ser fácilmente
visualizados en un listado, que se obtiene (en la opción de listados). A través
de los listados la empresa dispone de un documento que se genera, y que
puede imprimirse en caso de que sea necesario, para su uso material.

A continuación se ofrecen una serie de imágenes procedentes de este

software de transportes Novatrans. En ellas aparece un listado general de
multas, y los registros de las multas de forma individual.

Mediante los registros de las multas, podrá recoger los datos generales de la
multa, tales como el código (asignado automáticamente por el programa), la
fecha de la misma, la entidad, el boletín, el expediente, el importe inicial y el
importe final, el concepto, el recurso, etc. Además también puede recoger los
datos del vehículo y los datos del semirremolque que han sido multados:
matrícula, marca, modelo, etc. También puede registrar los datos del
conductor y del gestor. Por otra parte también podrá insertar la próxima
acción a realizar en relación a la multa. El sistema se encargará de realizar el
aviso automático en el momento en el que usted registre los datos
necesarios.
 Manual de usuario
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Una vez que registre las multas en el software, también podrá obtener un
listado de todas las multas que se generen en la empresa, utilizando las
categorías que usted mismo elija. Podrá obtener listados haciendo uso de los
filtros que facilita el programa, por fecha, conductor, vehículo, etc.

En este ejemplo podemos ver como el generador de listados de multas que

ayudan al administrador y demás usuarios de Novatrans, a tener de forma
documental, un registro de las multas. En el listado también podrá ver qué
multas han sido pagadas y cuáles han sido archivadas. Además también podrá
observar cuál es el importe total (inicial y final) de todas las multas.
 Manual de usuario
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Direcciones: En este apartado se registran todas las direcciones de las rutas

que se vayan a hacer. Hay tres tipos de direcciones: referenciadas a los
orígenes de una ruta, las direcciones de destino, y las genéricas que son
globales y no están referenciadas.

Proveedores: Podemos acceder a proveedores desde el menú ficheros. Al

hacer clic en esta opción, nos aparece un completo listado con todos y cada
uno de los proveedores que hemos registrado en Novatrans. Si clicamos en
alguno de los proveedores de la lista, aparece una ficha de proveedores que
cuenta con datos parecidos a los que aparecen en la ficha de clientes. En ésta
podremos registrar todo tipo de proveedores de la empresa: aseguradores,
talleres, bancos, terceros, etc., mediante sus datos generales (nombre,
código, razón social, CIF, teléfonos, entre otros) (A). Además Novatrans
también permite registrar los datos contables y bancarios (B) referentes al
cobro de dichos proveedores, así como las direcciones (C) (fiscales y postales).
Por otro lado, también permite adjuntar datos de la persona de contacto (D) y
algunas notas de ésta.

(C)
(A)

(D)

(B)

Siniestros: En el apartado de siniestros, podemos encontrar de igual manera

un amplio listado de los posibles siniestros que hayan podido producirse en el
seno de la empresa. Si clicamos en algunos de los siniestros, encontramos una
ficha que recoge los siguientes datos: Datos generales (A), que incluye los
siguientes campos: tipo de siniestro, número, fecha, lugar, responsabilidad,
causa, daños propios y un campo de notas; también se incluyen datos del
vehículo (B) (del remolque y conductor); datos del seguro (C), y por último in
campo donde se recogen datos del implicado, la reparación y la versión del
conductor (D).
En el caso de que sea incidencia, podremos ver las que haya acumulado un
conductor a lo largo del año.
 Manual de usuario
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(C)
(A)

(D)

(B)

Tarjetas: En esta sección podremos encontrar un amplio listado de todas las

tarjetas que tiene la empresa para el repostaje de gasoil. Registrar las tarjetas
de crédito para gasoil es muy sencillo. Debe hacer clic en el botón “Nuevo” y
rellenar los campos que se piden, con sus correspondientes números, fecha
de caducidad, tipo, número pin, así como el vehículo en el que se encuentran.
También incluye un apartado de notas para realizar algún tipo de aclaración
sobre la tarjeta.
De la misma manera, también puede modificar, eliminar e incluso exportar a una
lista de excel todo el listado completo.
 Manual de usuario
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Teléfonos: En el apartado Teléfonos podemos encontrar también un listado

de los teléfonos operativos en la empresa. Podemos añadir de la misma
manera que el anterior fichero, solo que en este caso los campos que
encontramos son diferentes. En cada ficha podemos rellenar varios campos
de datos generales de los teléfonos de la empresa. Podemos incluir los
números de teléfono en uso, así como los números Pin y Puk, el número de
tarjeta, el modelo de teléfono móvil, y el poseedor de la misma.

Vehículos: En este apartado se trata de ver todas y cada una de las

características que afecten a todos los vehículos. Cuando clicamos en la
opción Vehículos del módulo ficheros, aparecen los listados en que aparecen
los vehículos. Podemos añadir vehículos haciendo clic en el botón “Nuevo”, y
se abre datos generales, datos del Tacógrafo, permisos, seguros, ficha
técnica, pagos bancarios y alquileres, y todo lo referente al mantenimiento
del mismo. Permite registrar también, las revisiones del vehículo como ITV,
fecha de cumplimiento de certificados (transporte de mercancías, de
animales, especiales, etc), revisiones por kilometraje y demás. Los seguros
también ocupan lugar en el programa, ya que se puede registrar cualquier
tipo de seguro referente al vehículo de la empresa, así como forma de pago,
cuantía, entidad bancaria, etc.
 Manual de usuario
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Forma de pago: En este apartado se pueden registrar las formas de pago en

las que se vayan a realizar las operaciones. Se pueden crear las formas de
pago que se deseen mediante una descripción, una referencia que se asigna
de forma automática y los días que quedan para el pago.
 Manual de usuario
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Tipos de vehículo: En este módulo se pueden registrar todos los tipos de

vehículos que forman parte de la flota de la empresa.

Gestión Interna: suele ser una complicada labor si no se lleva un seguimiento

controlado y continuado de la misma. Para ello, Novatrans ofrece una amplia
gama de operaciones que facilitan y optimizan las gestiones, de manera que
el resultado se traduce en rentabilidad de tiempo y dinero.

La gestión interna de una empresa, engloba tareas y estrictos trámites. Por

una parte, se gestionan los expedientes, las sanciones, las multas; y por otro
lado los siniestros o incidencias.

Para un adecuado control de las multas, se archivará el expediente con

indicación del lugar, la entidad que sanciona, el coste, y los datos
correspondientes al conductor, su historial y el vehículo utilizado en el
momento de la sanción etc. En el apartado de siniestros podremos
seleccionar y dar de alta si lo ocurrido fue un siniestro o una incidencia.
 Manual de usuario
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4.1.2. Almacén:

En este completo apartado encontramos toda la información referente a artículos,

entradas y salidas de los mismos, artículos en stock, etc. Este módulo permite extraer
un completo inventario de artículos para su posterior balance, y comparación de
precios entre distintos proveedores (ver que proveedor las suministra la mercancía
más barata). Para la gestión de los artículos, se realiza una división en familias y
subfamilias para agruparlos, así como el almacén donde están ubicadas.

En el módulo Almacén se gestiona también la posibilidad de hacer pedidos

directamente al proveedor y luego hacer un parte de entrada de las piezas, de esta
forma se generará un parte de entrada y se actualizará el stock de cada pieza.

Artículos: En este apartado se recoge todo un listado con lo referente a los

artículos que se encuentran en almacén. Mediante Novatrans, los artículos se
pueden ordenar por familia, subfamilia, vehículo y descripción. Por otra parte,
también se pueden incorporar otro tipo de datos por cada artículo, referentes
a los proveedores y los movimientos que se pueden producir.

Partes de entrada: Mediante esta opción se pueden registrar todos y cada

uno de los partes de artículos que entran en almacén. Permite hacerlo de
forma ordenada, con la inclusión de datos tales como código (suministrado
por el administrador del software), fecha de entrada, almacén en el que se
encuentra ubicada la mercancía, proveedor que la suministra, albarán dónde
se encuentra, etc. Si clicamos en el botón “Nuevo” aparece una ventana en la
que podemos rellenar dos campos de datos: datos generales (A) y datos de los
artículos (B). En cada campo se encuentran diferentes opciones tales como
código, fecha, almacén en que se encuentra, proveedor de la mercancía,
número de albarán, y un campo de notas, para incluir cualquier tipo de
anotación extra.

En el campo de artículos podemos registrar el artículo de forma unitaria, así

como la cantidad, el precio por unidad y el importe total de la mercancía.
Posteriormente nos aparece se suma a la lista de artículos, y a los partes de
entrada, donde aparecerá este artículo que ha entrado en almacén. De la
 Manual de usuario
28

misma manera, Novatrans, permite la modificación de cualquiera de las

opciones que se ofrecen.

(B)
(A)

Partes de salida: Al igual que la opción anterior permite registrar todos los
artículos que salen de almacén. Ofrece las mismas opciones que los partes de
entrada, pero en este caso se trata de la mercancía que sale de almacén.

Inventario: Mediante el inventario se puede llevar un recuento de todos y

cada uno de los movimientos tanto de entrada como de salida de los artículos
que se encuentren en el almacén. Este inventario ayuda a la empresa a
elaborar una completa lista que permite ver que artículos necesitan
reponerse, así como los que quedan en stock.
 Manual de usuario
29

4.1.3. Taller y Gastos

Partes de taller: recoge todas y cada una de las operaciones de taller

realizadas al vehículo en cuestión. En taller se controla cuando un vehículo ha
ido al taller, fecha de entrada y salida, los kilómetros que tiene en ese
momento, si se le ha hecho una reparación o un mantenimiento, etc.

Si abrimos esta opción dentro del módulo de taller y gastos, nos aparece la
ventana principal, en la que debemos de registrar las operaciones de taller
realizadas a los vehículos de la empresa, con el fin de llevar un exhaustivo
control de la vida de nuestra flota. Si clicamos en el botón “Nuevo”, nos
aparece una nueva ventana en la que se pueden incluir todos los datos del
parte de taller. En ésta, se recogen todas y cada una de las operaciones de
taller realizadas a los vehículos de la empresa. En taller se controla cuando un
vehículo ha ido al taller, la fecha de entrada y salida del mismo, los kilómetros
que tiene en ese momento, si se le ha hecho una reparación o un
mantenimiento, todo esto en el apartado de Datos Generales (A).
Posteriormente nos aparece un cuadro en la parte inferior donde podemos
completar (B) los datos sobre el taller (si es propio o externo, el número de
albarán, el tipo de trabajo realizado y el importe del mismo). En caso de que
se trate de una revisión (C), habrá que rellenar el campo de revisiones, y
completar que tipo de revisión se trata: general, neumáticos, ITV, Tacógrafo,
chapa o mecánica. También pueden rellenarse los campos de revisión de
aceites, filtros u otro tipo de revisiones tales como: correas, engrases, la
presión de los neumáticos, la batería o el frigorífico (en el caso que
corresponda).

(A)

(B)

(C)

Revisiones: En este apartado, Novatrans ofrece un servicio de avisos para

cada una de las revisiones que deben hacerse al vehículo de la empresa. Este
tipo de avisos de revisiones, contiene un filtro de búsqueda que facilita
 Manual de usuario
30

observar el listado rápidamente. Las revisiones disponibles para cada

vehículos son: aceites, filtros u otros (correas, engrases, presión de
neumáticos, etc).

Para el control de mantenimiento y revisiones, se tiene la opción de indicar un

mantenimiento en base a kilómetros o a través de otras opciones más
avanzadas. En éstas últimas, la empresa puede gestionar distintas revisiones
que tienen que pasar los vehículos. Por ejemplo, se puede crear una revisión
de aceite cada 30.000 kilómetros y revisión de grupo cada 100.000
kilómetros. Cuando un vehículo vaya al taller, se le asigna qué tipo de revisión
ha pasado en el sistema. De esta manera, la aplicación es capaz de avisarnos
cuando se aproxime la siguiente revisión el vehículo.

Gastos de telefonía: consiste en un listado que permite ver los gastos que se
generan por cada teléfono de la empresa. Cada gasto que se genere, puede
registrarse a través del botón “Nuevo”. También puede modificarse un gasto
clicando dos veces sobre él
directamente o situando el cursor
justo encima y clicando el botón
“Modificar”. Aparece una nueva
ventana que ofrece las siguientes
opciones: número de teléfono,
fecha (de inicio y fin), conductor
(con su respectivo número), e
importe.
 Manual de usuario
31

Neumáticos: Para el control de neumáticos se deben de dar de alta cada uno

de forma individual, indicando matrícula del mismo, dimensiones, modelo,
etc. Se controlará la vida del neumático, en qué vehículos ha estado, cuántos
kilómetros ha durado, el motivo de cambio de neumático y la posición del
mismo.
Con esta información se podrá mostrar un informe que permite observar qué
neumáticos son más rentables, en que eje es más conveniente poner un
neumático usado, la cantidad de neumáticos sin usar en almacén, etc.

Repostajes: En este apartado se registran todos y cada uno de los gastos

generados por el repostaje de los vehículos de la empresa.

4.1.4. Remuneración:

Novatrans posee un amplio abanico de parámetros destinados a la liquidación a los

conductores. De esta manera se pueden crear diferentes tipos de dietas, en función
del tipo de trabajo que realice el conductor de la empresa: dietas, jornadas
completas, gratificaciones, etc. Las distintas formas de remunerar a los conductores,
pueden lograr una alta motivación ya que además de un salario base, podemos
incentivar a los trabajadores mediante una remuneración en función de unas rutas
determinadas, un precio cerrado o un porcentaje de la factura.

Dietas: En este apartado, Novatrans recoge cada una de las dietas que
perciben los trabajadores de la empresa, así como el nombre, tipo y precio. Se
ofrece un listado ordenado de cada una de las dietas y además un filtro de
búsqueda que facilita la labor del usuario. Por otro lado, el sistema también
permite crear nuevos tipo de de dietas, con un precio a determinar por el
usuario. Automáticamente se le asigna un código que aparece en el listado
principal de forma ordenada.
 Manual de usuario
32

Perfiles de pago: En este módulo se establecen los perfiles de pago que

realiza la empresa a sus empleados, incluyendo salario base, dietas, y los
extras (precio por kilometraje, por tonelada, por viaje). El usuario de
Novatrans, puede crear diferentes perfiles de pago (ordenados
numéricamente), modificar los ya creados, o bien eliminarlos. Si clicamos en
botón “Nuevo”, accedemos a una nueva ventana en la que encontramos
campos como: Datos Generales (A), en el que se nombra el tipo de perfil y se
indica el salario base que se percibe; Extras (B), en el que encontramos las
pagas extras que se pueden recibir ya sea por kilómetro, por tonelada o por
viaje; y Dietas (C), en la que se establece el tipo de dieta, clicando en el icono
de Dietas (que da acceso directo) y se establece posteriormente un precio
para ésta.

(A)

(B)

(C)

Nóminas: En nóminas se registran cada una de las nóminas que perciben los
trabajadores de la empresa, incluyendo el salario base y las pagas extras.

4.1.5. Logística:

Entrada: Si seleccionamos esta opción, dentro del menú Logística, nos

aparece un listado en el que debemos registrar todas las entradas que se
produzcan en el almacén. Al clicar en el botón “Nuevo”, empezamos a rellenar
los campos que aparecen en la nueva ventana que nos aparece. A través de
logística de almacén en su sección de entrada, mediante los Datos generales
(A) formamos una descripción general de la procedencia de la mercancía,
como por ejemplo: parte, fecha, almacén, albarán, cliente, etc. También
podemos obtener un listado completo de la mercancía (B) que entra en el
almacén mediante un código de referencia, el número de bultos, el precio por
bulto y el precio total de la mercancía.
 Manual de usuario
33

(A)

(B)

Mercancía: En el módulo de Logística, también nos encontramos con la

opción de Mercancía. A través de este submódulo podemos realizar un
mantenimiento de la logística de almacén. Podemos confeccionar un
completo listado de toda la logística que se encuentra en el almacén con la
utilización de referencias, descripciones, clientes, bultos, etc., que se
encuentra en el campo de Datos Generales (A). De igual manera que en los
anteriores módulos, Novatrans ofrece la posibilidad de la creación de nuevas
entradas, así como de la modificación de alguna ya establecida, o bien borrar
alguna entrada que ya no interese conservar en el listado. También contamos
con un filtro de búsqueda (B) en la parte superior de la ventana, que nos
ayuda a seleccionar aquellos que nos interesan, mediante los campos:
referencia, descripción o cliente.

(B)

(A)
 Manual de usuario
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Almacenajes: En este apartado se registran las mercancías que se localizan en

el almacén. El día de su recepción, la carga total, el cliente, etc.

Salida: A través de las salidas de almacén también se pueden controlar las

salidas que se producen del mismo. Este submódulo ofrece las mismas
posibilidades de las entradas en el almacén, mediante el código de referencia,
la fecha, el almacén en el que se encuentra, el albarán, el cliente, etc., se crea
un listado con toda la mercancía que sale del almacén de la empresa.
 Manual de usuario
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4.1.6. Tráfico:

Rutas: En este apartado definimos qué se le va a cobrar a un cliente por

origen y destino determinado. Se cuenta con diferentes tipos de cobro para
adaptarse mejor a las necesidades como pueden ser: por viaje, tonelada, m3,
palet, kilometraje y hora.
Así mismo, se diferencia otro tipo de precios, tales como precios para
terceros, precio de venta…, etc. El parte de trabajo se basará en estas rutas o
tarifas para tomar los precios de viajes que hace un vehículo.

Partes de trabajo: En esta zona, se indican los desplazamientos realizados en

un intervalo de fechas, por un conductor y vehículo con remolque. En estos
viajes, debe establecer las rutas que ha hecho el conductor en los campos
habilitados para ello. Cada ruta contiene el cliente, origen y destino, así como
el precio. Incluye el número de albarán, mercancía y cantidad en el caso que
no sea un precio cerrado. Así mismo, también se gestiona el kilometraje del
vehículo y una serie de extras como por ejemplo, si realiza el viaje de noche,
en fin de semana, etc. En este apartado, se gestiona también el gasoil, tanto
de tarjetas como de depósitos propios. También se controlarán los gastos de
autopista y otros datos genéricos, como por ejemplo la limpieza del camión.
 Manual de usuario
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Logística: La zona de logística nos aparece una ventana en la que se deben de

rellenar los campos pertinentes para obtener un completo listado de la
logística de la empresa. Este apartado se utiliza para la logística de viajes y
grupaje. Todos los pedidos que surgen, se pueden dar de alta en este módulo
y a posteriori, asignar un vehículo – remolque y conductor, a una serie de
viajes. Desde este módulo se podrá pasar a partes de trabajo directamente.

En primer lugar debe de completar el apartado que aparece en la parte

inferior, seleccionando mediante pestañas las opciones que se ofrecen. Por
ejemplo si desea añadir un conductor, debe hacer clic en el icono
“Conductores”, y seleccionar alguno de los que haya introducido previamente
en el módulo Ficheros. Aquí también se registra la mercancía en cuestión, la
fecha de salida y de entrada, la cantidad, el albarán, la ruta (mediante iconos),
y la cabeza tractora y/o el semirremolque. Finalmente solo tiene que hacer
clic en el icono de “Cargar datos” en la esquina inferior derecha.

Para realizar una búsqueda de aquellos listados que nos interesen, sólo
tenemos que completar los campos de la parte superior de la ventana, para
filtrar solo aquellos resultados que queremos obtener. Finalmente, solo
debemos pulsar el botón de “Buscar” y automáticamente aparecen los
resultados que se adaptan a las características que hemos introducido en los
campos pertinentes.

Tabla Vehículos: En este apartado la empresa puede recoger todos y cada uno
de los vehículos de los que dispone, ya sea cabezas tractoras,
semirremolques, así como el conductor encargado de cada vehículo.
Novatrans permite componer, añadir, modificar o borrar estas opciones en
relación a sus vehículos.
 Manual de usuario
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Logística de viajes: En logística de viajes Novatrans incorpora todo lo

referente a los viajes se produzcan en la empresa a diario, ya sea con un
vehículo, un conductor y un destino diferentes. Este software permite recoger
estos datos y además modificarlos, ampliarlos, borrarlos y en definitiva a
llevar un exhaustivo control de las rutas diariamente.

Contenedores: Novatrans está adaptado a empresas de diversos sectores.

Además del resto de módulos, este programa está adaptado para facilitar el
trabajo diario de empresas que se dedican a la gestión de contenedores de
carga.
 Manual de usuario
38

Su empresa podrá controlar de forma exhaustiva los partes de trabajo de cada

contenedor, así como el enrutado interno de los contenedores. También
podrá crear órdenes de carga, así como realizar facturaciones de forma
automática.

Solbyte ha implementado en Novatrans un novedoso sistema de registro de

contenedores que facilita la labor de identificación. A través de códigos
automáticos podrá localizar cualquier contenedor, y obtener información
relativa a su número, peso, temperatura, número de precinto, referencia,
albarán y fecha en el que se efectúa el traslado del mismo. Por otro lado
también podrá registrar el precio de venta y el precio de compra, por unidad y
total.

Novatrans posee un completo informe de la carga y descarga del contenedor,

ya que permite insertar la ruta a seguir, el precio por viaje, el cliente al que va
destinada la carga del contenedor, el vehículo, el remolque y el conductor.

También permite registrar el lugar a donde se dirige la carga, la dirección,

provincia, país, así como un campo de fecha y hora de recepción del mismo.
Además, podrá obtener informes completos de la actividad derivada de los
contenedores en formato PDF para su utilización en un documento impreso.

Con Novatrans por tanto podrá registrar cada uno de los contenedores en uso
de su empresa. Este software también permite realizar búsquedas rápidas a
través de unos filtros que permiten obtener la información que se necesita de
forma eficaz.

Órdenes de carga: Novatrans incorpora un módulo especial que sirve para

controlar las órdenes de carga. Es decir, cuando se realiza un pedido y se
genera un parte de trabajo, y a partir ahí se creará una orden de carga. Con
este software puede imprimir su parte de carga y descarga, listo para firmar
en el destino. En este parte se registran las horas a las que llega, las horas en
las que se producen las cargas y las descargas, etc. Una vez firmado en el
destino, se registran los datos en la ficha. Con esto se cubren cada una de las
etapas de la distribución de cualquier tipo de mercancía.

En primer lugar debe asignar en Partes de trabajo una tarea a un conductor, y

a un camión en concreto. Tras registrar los datos en cada campo, debe pulsar
el botón “Generar orden de carga” en la nueva tarea creada. Se abre la
ventana de “Órdenes de carga” y debe proceder a registrar todos los datos
pertinentes para poder generar el parte de carga y descarga.
 Manual de usuario
39

En órdenes de carga nos encontramos con varios campos de registro: Parte de

trabajo, Orden de Carga, Contenedor, Precio Venta, Precio Compra y
Cargas/Descargas. En estos campos constan todos los datos del viaje: el cliente, el
conductor, el vehículo, el precio por viaje, por kilometraje, por kilo, etc. También se
registran el número de albarán, la fecha, etc.
 Manual de usuario
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4.1.7. Facturación:

Novatrans gestiona la facturación a clientes y la recepción de facturas. Con este

sistema podremos gestionar los cobros y pagos de una manera sencilla y cómoda.
Mediante el generador de facturas se seleccionan las fechas que se quieren facturar,
el cliente o intervalo de los mismos, y el tipo de facturación. Con esta información,
Novatrans genera la factura en base a un diseño que previamente se ha ajustado al
modelo de la empresa.

Además hay opciones avanzadas para generar facturas por viaje (una línea por cada
viaje), agrupadas por vehículo, por ruta, una factura por cada vehículo, por tipo de
mercancía, etc. También permite generar facturas únicamente con un origen,
destino, material, rango de vehículos indicados, etc.

Facturación: Ficha completa de facturación que incluye campos básicos como:

cliente, factura, forma de pago, etc. También incluye campos tales como:
fecha, base, IVA, y total.
Desde este apartado se puede entrar en la factura para modificarla cualquier
apartado, visualizarla, imprimirla directamente, enviarla por correo
electrónico en formato PDF, etc.
 Manual de usuario
41

En la zona inferior se tiene un control de todas las conversaciones mantenidas

por el cliente ordenadas por fechas. De esta manera todo quedará anotado y
será más sencillo hacer un seguimiento del cliente.

Gestión de facturas: Desde este apartado se controla la gestión de cobros. En

la zona superior se muestra los datos de contacto del cliente, así como la
certificación de subcontratas, en el caso que corresponda.
 Manual de usuario
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El diseño de la factura es personalizable por el cliente. Inicialmente se

establece un diseño por defecto y se puede cambiar logotipo y cualquier tipo
de dato.

En la línea de factura se puede elegir entre campos como fecha, vehículo,

mercancía, albarán, concepto, origen y destino, cantidad, precio, total, etc.
En la zona inferior, se indica la forma de pago de la factura y la fecha de
vencimiento (previamente configurado en la ficha de cliente), además de la
base imponible y total con IVA.
Dependiendo del tipo de empresa, se puede llevar un diseño diferente que
contemple el porcentaje de retención para empresas, en módulos.

En Mantenimiento de Gestión de Facturas se ofrece toda la información

referente al cliente, así como las facturas emitidas a ese mismo cliente, y un
historial del mismo. A través de este apartado se puede llevar un inventario
de las facturas emitidas aplicando un filtro de búsqueda que permite a la
empresa una observación mucho más rápida de la información que busque.

Por otra parte Novatrans también permite ver todos los datos de contacto de
la empresa de la cual se esté realizando la búsqueda, para cualquier tipo de
comunicación que quiera establecerse con su cliente: contacto, cargo,
teléfono y email.

En último lugar también se ofrece un campo para poder ver qué facturas se
han cobrado a esta empresa, la fecha y qué cantidad. De esta manera
podremos ver con un solo vistazo, los cobros realizados.
 Manual de usuario
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A continuación se ofrece un modelo de factura emitida por el programa

Novatrans. Esta factura es un ejemplo modelo, que admite cualquier tipo de
modificación en diseño, contenido, organización de los datos, tipografía, etc.,
adaptándose a las necesidades de cada empresa.
 Manual de usuario
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4.1.8. Tesorería:

En este apartado se incluyen diferentes opciones para la gestión de facturas de

proveedores, generación de recibos, control de cobros y pagos, y control de las
nóminas.

Facturas de proveedores: Para la gestión de las facturas de proveedores se

utiliza un formulario donde se gestionan todos los datos de la factura.
Se indica el tipo de gasto y el pago del mismo para llevar un control
exhaustivo de tesorería. Asimismo se controla si está pagada o no.

La pestaña de gastos generales sirve para

observar si esta factura se aplicará como
gasto general o pagado. A través del gasto
general se trata de hacer constar el gasto
derivado de cada vehículo de manera
proporcional. Por ejemplo, la factura de
internet sería de gasto general, pero la
factura de taller no. El gasto de taller iría
indicado en su módulo y adjudicado a cada
vehículo.
 Manual de usuario
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Recibos: En este módulo Novatrans integra todos los campos necesarios para
registrar todos los recibos que se remitan a la empresa de transportes.
Novatrans le asigna un código de forma automática, y usted debe seleccionar
el cliente, y el banco. También de rellenar todos los campos disponibles como
localidad, importe, fecha de vencimiento, cantidad, concepto, cuenta, etc. De
esta forma quedan perfectamente ordenados todos los recibos de la empresa.

Cobros y Pagos: En este apartado se pueden ver todos los cobros o pagos que
nuestra empresa ha realizado a otra empresa proveedora. Mediante
Novatrans, se pueden recoger todas las transacciones ordenadas por cobro o
pago, por forma de pago (cheque, transferencia, pagaré, efectivo, confirmin o
domiciliado). También se pueden visualizar por fecha, fecha de vencimiento,
importe, etc. Nuestros clientes además pueden hacer uso de todos y cada uno
de los campos que necesiten mediante este software, así como su
exportación a un documento de Excel.
 Manual de usuario
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Si clicamos en cada uno de las filas de cobros y pagos, aparece la ventana de

mantenimiento de cobros y pagos, a través de la cual se pueden hacer
modificaciones ya sea de la empresa, el código, el tipo de pago o cobro, la
fecha, la fecha de vencimiento, etc.

4.1.9. Estadísticas e informes:

Novatrans posee un amplio abanico de informes y estadísticas. A continuación se

detallan algunos de sus campos:

Consumo Gasoil: En este listado se muestra el consumo medio de los

vehículos de gasoil. Con el informe del consumo de gasoil, se puede mostrar
tanto el consumo medio de gasoil como el de carburante Ad Blue. La
información que se muestra agrupa los campos: vehículo, kilómetros
recorridos, litros suministrados, litros a los 100 kilómetros, e importe a los 100
kilómetros.

Beneficios (Gastos e Ingresos): En este listado se muestran los gastos de cada

vehículo agrupado por tipo de gasto y los ingresos. Según la opción que se
escoja, este beneficio se mostrará por kilómetro, tonelada u hora.

Facturación Mensual: En este informe se muestra la facturación de cada

cliente, agrupada por meses a lo largo del año. De esta manera se puede
observar si un cliente va creciendo o decreciendo en la facturación.

Partes de Trabajo: En este listado se muestra toda la información de los viajes

que se han realizado. Se puede hacer búsquedas por cliente, vehículo,
conductor, ruta, origen, destino, etc.

Otros listados: Además de los informes mostrados anteriormente Novatrans

cuenta con más de 40 listados para ver toda la información necesaria de la
empresa.
 Manual de usuario
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4.1.10. Utilidades:

Avisos: A través de los avisos, la empresa puede generar avisos propios en

este software que la mantengan informada sobre todos aquellas incidencias
que se produzcan y necesiten revisarse, cambiarse, proveerse, etc.

Avisos predefinidos: Con los avisos predefinidos

Novatrans ofrece una serie de indicaciones a la
empresa. Los avisos predefinidos pueden
agruparse por conductores o vehículos.

Por otro lado, este software permite configurar

el aviso, a través de una opción que se ofrece
para que la empresa pueda establecer los días y
la hora a la que necesita que se le avise con
antelación.
 Manual de usuario
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Datos maestros: la empresa puede realizar una visión general de todas las
informaciones que haya insertado en el software. Por ejemplo puede
observar mediante un filtro el tipo de información que busca: asistencia,
dirección, entidad denunciante, forma de pago, mercancía, programas de
contabilidad, responsabilidad del siniestro, tipo de dieta, etc. Además
también se ofrece la oportunidad a la empresa de que pueda modificar
cualquier campo, ajustándose siempre a sus necesidades.

Exportación: Nuestro nuevo software de gestión de flotas permite la

exportación de datos a otros programas de contabilidad como Contaplus,
EuroWin, Logic Control, o posibilidad de cualquier otro.

Modelo 347: Novatrans también permite crear y ordenar los datos necesarios
para la posterior creación del modelo 347 o modelo de Declaración anual de
operaciones con terceras personas para Hacienda Pública, disponible para
clientes que superen los 3.000 €.
 Manual de usuario
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Perfiles: A través de la opción de perfiles,

Novatrans permite la adaptación del software
según la persona que vaya a usarlo. El
programa se encarga de administrar los
permisos de cada usuario previamente al uso.

Importación: Con esta opción, Novatrans permite importar ficheros en

formato Excel y Access de diferentes programas de gestión del gasoil. Algunos
de estos programas son: GK7, Self Service Management, GesProWinLite, entre
otros. A través de estos registros se cubren todos los datos sobre el consumo
de combustible en su empresa. Solo debe seleccionar el documento que se
genera con su habitual programa de gestión de gasoil en “Ruta”, y seleccionar
una fecha concreta. Solo con estos sencillos pasos puede tener acceso a los
gastos de gasoil y el consumo medio, en Novatrans.

Copia de seguridad: Con esta opción se realiza una copia de seguridad de

todos los registros que haya realizado en el programa. De esta forma puede
realizar cambios de forma segura, ya que no se perderán los registros
anteriores, permitiendo trabajar con todos los datos sin riesgo alguno. Basta
con seleccionar la opción “Copia de seguridad” en el menú de “Utilidades”.
 Manual de usuario
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Usuarios: La opción de usuarios permite ajustar el sistema, según la persona

que vaya a proceder a su uso. Dependiendo de los permisos que se le hayan
concedido previamente, luego se mostraran ciertas opciones o no. Por
ejemplo el administrador del programa tendrá pleno acceso a todas y cada
una de las aplicaciones, mientras que otra persona tendrá acceso limitado a
ciertos módulos.
 Manual de usuario
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