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Tabla de contenido
Microsoft Excel.....................................................................................................................4
10 características básicas sobre Excel...............................................................................5
Ventajas de utilizar Excel:.................................................................................................8
Desventajas de utilizar Excel:.........................................................................................10
¿Qué es Microsoft Word?....................................................................................................11
Características de Microsoft Word..................................................................................12
Ventajas de Word.........................................................................................................14
Desventajas de Word...................................................................................................14
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Microsoft Excel
Microsoft comercializó originalmente un programa para las hojas de cálculo
llamado Multiplan en 1982, que fue muy
popular en los sistemas CP/M, pero en los
sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al
Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera
versión de Excel para Mac en 1985, y la
primera versión de Windows (numeradas 2-05
en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en
noviembre de 1987ª principios de 1993 Excel se convirtió en el objetivo de una demanda
por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado “Excel” en el
sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el mercado. Como resultado
de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como
"Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos.
Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró
definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas
de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de
cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas
(intersección de las filas y columnas), y cada celda contiene datos o una fórmula, con
referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.
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Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al
usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de
carácter y celdas). También introdujo re computación
inteligente de celdas, donde celdas dependientes de
otra celda que han sido modificadas, se actualizan al
instante (programas de hoja de cálculo anterior
recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o
esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad
gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados
en combinación de correspondencia.
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de
grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para
realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo
este potencial es la cuadrícula de las celdas.
10 características básicas sobre Excel
1- Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y
conocida cuadrícula de la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada
fila y columna se encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de
izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.
2- Hoja de trabajo
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Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las
celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas,
desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas
etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
3- Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas
de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas
abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión
‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
4- Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron
el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de
menú visual donde las opciones se mantienen abiertas.
5- Fórmulas
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Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la
peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia. Con las formulas, Excel
presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos
insertados en las celdas.
6- Funciones
Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas
que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y
trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras
funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
7- Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes
tipos de gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas,
gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
8- Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección
de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el
posterior manejo por parte del usuario.
9- Tablas dinámicas
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También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos
dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin
necesidad de escribir formulas.
10- Macros
Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual
Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que
ayudan a la automatización de procesos y
operaciones en las hojas de trabajo.
Es una característica para usuarios
avanzados que permite programar conectividades en
las bases de datos, hacer analíticos, formularios,
algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.
Ventajas de utilizar Excel:
1. Popularidad:
Es probable que la mayoría de las personas de su organización estén familiarizadas
con Excel. Esto asegurará una curva de aprendizaje corta (o inexistente) durante la
implementación. La mayoría de las personas conoce las funcionalidades básicas como el
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desplazamiento, la ordenación y la consolidación
de los datos de las diferentes columnas, así como
la representación gráfica y las tablas dinámicas.
2. Plantillas
Excel permite el uso de plantillas para crear fácilmente un presupuesto, un calendario,
una lista de tareas semanales o un inventario, entre muchas otras.
3. Soporte
Para aprender sobre funciones avanzadas o
solucionar dudas, se puede consultar fácilmente
el centro de ayuda o acceder a cualquiera de los foros
en línea que pueden ayudarle.
4. Funcionalidad de gráficos
Los gráficos de Excel son muy fáciles de usar en
comparación con otros sistemas de información, y tienen
varias funciones útiles integradas.
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5. Operaciones de cortar y pegar
La mayoría de la gente escribe informes en
Word, lo que hace más fácil cortar y pegar datos o
gráficos de Excel en Word.
6. Aparentemente gratuito
Se incluye como parte de Microsoft Office, una suite
que se ha convertido en un estándar para todas las
organizaciones y que la mayoría de las personas tienen en su
computadora de forma predeterminada. Por lo tanto, su
presupuesto tiene poco o ningún impacto y los
colaboradores pueden comenzar a usarlo de inmediato.
Desventajas de utilizar Excel:
Problemas de adaptación de la plantilla
Las plantillas se utilizan con la esperanza de
mantener la coherencia, pero a veces, la información no
se adapta a las restricciones de la plantilla y se deben
realizar ajustes para personalizarlas. La plantilla nunca está finalizada, siempre se tiene que
cambiar y actualizar continuamente.
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Problemas de personalizaciones peligrosas
Si no se realizan las actualizaciones con la
velocidad adecuada, las plantillas terminan siendo
desechadas. Se pierde eficiencia cuando se realizan
informes distintos, en diferentes unidades de negocio que, básicamente, presentan los mismos
datos. Es una completa pérdida de tiempo cumplir con requisitos
como cambios de colores o fuentes que deben usarse.
Problemas de documento bloqueado
Cuando el documento se bloquea hay formas de
solucionarlo, pero se desperdicia mucho tiempo. El formato de
solo lectura no tiene ninguna utilidad cuando lo que necesitas es
hacer cambios.
Problemas de precisión
Un número incorrecto hace que la hoja de cálculo y el informe sean inexactos. Esto
puede presentarse frecuentemente ya que es fácil
cometer un error tipográfico o de fórmula y ni siquiera
darse cuenta. Se pueden presionar dos teclas cuando solo
se quería presionar una, afectando el resto del informe
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¿Qué es Microsoft Word?
Microsoft Word es un software informático procesador de texto, uno de los más utilizados a
la hora de trabajar con documentos digitales, que nació de la mano de IBM en 1981.
La aparición de las computadoras promovió el desarrollo de este procesador de texto
que facilitó el trabajo de redacción. El Word automatizó y mejoró la tarea de escribir
manuscritos ya que permitió revisar las veces necesarias lo escrito, para editarlo y
reformularlo antes de la etapa de impresión.
El Word es un programa elegido por una gran cantidad de usuarios porque es un
procesador bastante simple. Pertenece al Paquete Office y se puede instalar en computadoras
con diferentes sistemas operativos.
En sus orígenes, Word funcionaba con el sistema operativo DOS. La primera versión,
creada por los programadores Richard Brodie y Charles Simonyi, salió a la venta en 1983. El
éxito de este procesador de texto, de todos modos, recién llegó en la década de 1990, cuando
el software desembarcó en el sistema operativo Windows.
Debido al vínculo estrecho que se forjó entre Word y Windows, el software cambió la
denominación de sus siguientes versiones. Mientras que
primero se numeraban (Word 1.0, Word 2.0, etc.), luego
pasaron a asociarse a la versión del sistema operativo
(Word 95 en Windows 95) y a los años de lanzamiento
(Word 97, Word 2000).
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Características de Microsoft Word
Permite al usuario escribir textos,
monografías, ensayos o artículos, de manera simple y
ordenada.
Puede utilizarse con casi cualquier sistema operativo y es uno de los
procesadores de texto más usados del mundo.
Tiene una versión de escritorio, una versión web y aplicación para
móvil y tabletas.
Se vale de recursos de texto y gráficos.
Permite realizar documentos que pueden guardarse en la computadora e
imprimirse.
Tiene diferentes versiones, ya que se actualiza con frecuencia.
Permite interactuar con otros programas del Paquete Office como Excel
(en Word se pueden pegar gráficos y datos que provengan de planillas de cálculo).
Versiones para MS-DOS
1983 Word 1
1985 Word 2
1986 Word 3
1987 Word 4, también conocido como Microsoft Word 4.0 para PC
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1989 Word 5
1991 Word 5.1
1993 Word 6.8
Versiones para Microsoft Windows
Icono documento Word usado hasta 20071989 Word para Windows 1.0 y 2,
nombre clave "Opus""
1990 Word para Windows 1.1 y 3.0, nombre clave "Bill the Cat"
1990 Word para Windows 1.1a
Icono documento Word usado desde 2019 hasta la actualidad1991 Word para
Windows 2.0, nombre clave "Spaceman Spiff"
1993 Word para Windows 6.0, nombre clave "T3"
(renombrada "6" por representar el mismo producto en
, y también WordPerfect, el principal procesador de texto
competidor de la época)
Ventajas de Word
1. Interfaz intuitiva: Microsoft Word cuenta con una interfaz fácil de usar, lo que hace
que sea accesible tanto para usuarios principiantes como avanzados. Su diseño intuitivo
permite crear y editar documentos de forma rápida y sencilla.
2. Amplia funcionalidad: Word ofrece una amplia gama de funciones y características
que facilitan la creación y edición de documentos. Desde formato de texto básico hasta
herramientas avanzadas de diseño, como tablas y gráficos, Word tiene todo lo necesario para
crear documentos profesionales.
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3. Compatibilidad: Los documentos creados en Microsoft Word son compatibles con
la mayoría de los sistemas operativos y software de procesamiento de texto, lo que facilita
compartir archivos con otros usuarios y colaborar en proyectos.
Desventajas de Word
1. Costo: Aunque Microsoft Word es parte del paquete de Office de Microsoft, no se
ofrece de forma gratuita. Los usuarios deben adquirir una licencia o suscripción para
utilizarlo, lo que puede resultar costoso, especialmente para usuarios que solo necesitan
realizar tareas básicas de procesamiento de texto.
2. Dependencia de Internet: Aunque Word se puede utilizar sin conexión a Internet,
algunas funciones y servicios adicionales, como almacenamiento en la nube y colaboración
en tiempo real, requieren una conexión a Internet estable.
En resumen, Microsoft Word ofrece una interfaz intuitiva y una amplia funcionalidad
que lo convierte en una herramienta indispensable para muchas personas. Sin embargo, su
costo y dependencia de Internet pueden suponer desafíos para algunos usuarios.
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