ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL

ESCUELA DE POSTGRADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

MAGÍSTER EN GESTIÓN DE PROYECTOS

TEMA:

“ANÁLISIS Y DISEÑO DE UNA OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMO),

DENTRO DE LA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN TERRITORIAL

DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE LA

TRONCAL”

AUTORES:

WILLIAM JAVIER GUEDES KUONQUÍ, ING.

WILLIAM GIOVANNI VICUÑA MATUTE, ING

DIRECTOR:

IRWIN FRANCO, Msc.

Guayaquil- Ecuador
2021
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL ii

Agradecimiento

A mi familia por el apoyo constante en esta etapa de aprendizaje, especialmente a mi

hermana por cursar conmigo esta maestría y ser una gran compañera de aula, a mi compañero

de tesis William Vicuña por el trabajo en conjunto; a los profesores por brindar sus

conocimientos con gran entusiasmo y sin reservas, y a mis compañeros MGP 13 por su buena

vibra, camaradería y amistad.

William Javier Guedes Kuonquí

Primero y antes que nada, quiero dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada paso

que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a

aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.

Un agradecimiento a la Escuela Superior Politécnica del Litoral y Escuela de Postgrado

en Administración de Empresas; y en especial a los señores catedráticos y equipo tutorial de la

Maestría en Gestión de Proyectos por sus conocimientos impartidos, y a mis compañeros de la

MGP13, quienes con su apoyo incondicional lograron que alcance esta nueva meta.

William Giovanni Vicuña Matute

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL iii

Dedicatoria

Dedico esta etapa de aprendizaje a mi esposa Lorena y mis hijos Dana y Emilio por su

apoyo total y gran tolerancia en mis momentos de ausencia.

William Javier Guedes Kuonquí

A mi esposa Graciela, a mis hijos Paúl, Carlos y Javier por su comprensión y apoyo a

mis estudios, quienes han sido un pilar muy importante en esta nueva etapa de mi vida.

William Giovanni Vicuña Matute

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL iv

Tribunal de Graduación

MGp. Fernando Rojas Uribe PM Irwin Franco Neira

Vocal de Tribunal Director de Tesis

MGp. Alfredo Armijos De la Cruz

Vocal de Tribunal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL v

Declaratoria Expresa

La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación nos corresponde

exclusivamente; y el patrimonio de la misma a la Escuela Superior Politécnica del Litoral

William Javier Guedes Kuonquí

William Giovanni Vicuña Matute

CI. 0914417092
CI. 0301235024
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL vi
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL vii
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL viii

Resumen

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal (GADM) de La Troncal es una

entidad pública que tiene varias competencias en la administración del cantón, tales como:

regular el uso del suelo, construir infraestructura de vialidad, gestión de aguas, gestión

ambiental, gestión de tránsito, infraestructura de mercados, de salud, entre otras

responsabilidades.

Para cumplir con las funciones referidas se utilizan los recursos públicos de autogestión

y del Gobierno Central, los cuales deben ser administrados bajo principios de eficiencia

operativa, razonabilidad, y ser utilizados totalmente para volcar obras y servicios a la

ciudadanía.

El GADM de La Troncal no ha alcanzado las metas establecidas para devengar el

presupuesto de obras de inversión, afectando de manera negativa al cumplimiento de

objetivos estratégicos de eficiencia administrativa.

El presente trabajo de titulación establece como causas del problema la falta de un

proceso de gestión de Proyectos, por lo cual se plantea el análisis y diseño de una oficina de

proyectos PMO que contribuya al incremento de la ejecución presupuestaria y el uso eficiente

de recursos destinados a proyectos de inversión así como la estandarización de la

metodología y herramientas para el manejo de portafolios y proyectos.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL ix

Tabla de Contenidos

Agradecimiento ..........................................................................................................................ii

Dedicatoria ............................................................................................................................... iii

Tribunal de Graduación ............................................................................................................ iv

Declaratoria Expresa .................................................................................................................. v

Resumen................................................................................................................................. viii

Tabla de Contenidos ................................................................................................................. ix

Índice de Tablas ...................................................................................................................... xvi

Índice de Figuras ..................................................................................................................... xxi

1 Entorno Institucional ........................................................................................................ 23

1.1 Introducción ............................................................................................................. 23

1.2 Aspectos Relevantes del Cantón La Troncal ........................................................... 23

1.2.1 Ubicación Geográfica .......................................................................................... 23

1.2.2 División Política................................................................................................... 25

1.2.3 Población del Cantón La Troncal ........................................................................ 26

1.3 Marco Legal y Regulatorio. ..................................................................................... 27

1.4 Filosofía Institucional .............................................................................................. 28

1.4.1 Misión .................................................................................................................. 28

1.4.2 Visión ................................................................................................................... 28

1.4.3 Principios ............................................................................................................. 28

1.4.4 Valores ................................................................................................................. 30

1.5 Modelo de Negocio .................................................................................................. 31

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL x

1.5.1 Competencias Exclusivas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal

La Troncal ........................................................................................................................ 31

1.5.2 Productos y Servicios Ofrecidos .......................................................................... 32

1.5.3 Estructura General de Ingresos y Gastos ............................................................. 34

1.6 Estrategia Institucional............................................................................................. 35

1.6.1 Objetivos Estratégicos ......................................................................................... 35

1.7 Estructura Organizacional por Procesos .................................................................. 36

1.7.1 Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal ........ 36

[Link] Procesos Gobernantes .................................................................................. 36

[Link] Procesos Habilitantes. .................................................................................. 36

[Link] Procesos que Agregan Valor. ....................................................................... 37

[Link] Procesos Desconcentrados. .......................................................................... 37

1.7.2 Puestos Directivos ................................................................................................ 38

[Link] Del Concejo Municipal. ............................................................................... 38

[Link] De la Alcaldía. ............................................................................................. 38

[Link] De la Vicealcaldía. ....................................................................................... 38

[Link] De la Secretaría del Concejo Municipal. ..................................................... 39

[Link] De los Directores Municipales. .................................................................... 39

1.7.3 Niveles de Procesos ............................................................................................. 39

2 Análisis Empresarial ........................................................................................................ 40

2.1 Metodología de Análisis .......................................................................................... 40

2.2 Necesidad del Negocio ............................................................................................ 42

2.2.1 Ejecución del Presupuesto del GAD Municipal La Troncal ................................ 42

[Link] Cédula Presupuestaria de Ingresos............................................................... 42

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xi

[Link] Cédula Presupuestaria de Gastos. ................................................................ 46

2.2.2 Análisis de la Situación Actual del GAD Municipal La Troncal ........................ 50

[Link] Índices de inversión. .................................................................................... 51

2.2.3 Definición de la Necesidad del Negocio .............................................................. 52

2.3 Evaluaciones de las Brechas en las Capacidades ..................................................... 53

2.3.1 El Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial (PDOT) ................................. 54

2.3.2 Evaluación e Identificación de Brechas en las Capacidades ............................... 58

[Link] Selección del Área de Análisis. ................................................................... 58

[Link] Análisis de la Causa – Efecto de la Necesidad del Negocio. ....................... 62

[Link] Evaluación de las Capacidades Actuales e Identificación de Brechas. ....... 64

[Link].1 Priorización de Brechas ........................................................................... 66

2.3.3 Capacidades Requeridas ...................................................................................... 71

2.4 Determinación del Enfoque (alternativa) de la Solución ......................................... 78

2.4.1 Generación de las Alternativas de Enfoque de Solución ..................................... 79

2.4.2 Descripción de las Alternativas de la Solución.................................................... 84

2.4.3 Evaluación de Factibilidad de Cada Alternativa de Solución .............................. 85

[Link] Análisis legal. ............................................................................................... 85

[Link].1 Marco legal .............................................................................................. 85

[Link].2 Factibilidad de la Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal La Troncal. ............................................................................................. 94

[Link].3 Factibilidad de la Alternativa 2: Implementación de una metodología de

gestión de proyectos y portafolios por personal del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal La Troncal. ................................................................... 95

[Link] Análisis Organizacional. .............................................................................. 95

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xii

[Link].1 Análisis de la Alternativa 1. ..................................................................... 95

[Link].2 Análisis de la Alternativa 2. ................................................................... 111

[Link] Análisis Económico. .................................................................................. 116

[Link].1 Análisis de la Alternativa 1. ................................................................... 116

[Link].2 Análisis de la Alternativa 2. ................................................................... 119

[Link].3 Resultados de la Factibilidad Económica .............................................. 121

[Link] Análisis de Riesgos. ................................................................................... 121

[Link].1 Rangos de Calificación de los Riesgos. ................................................. 122

[Link].2 Identificación y Evaluación de los Riesgos. .......................................... 123

[Link] Análisis de Mercado. ................................................................................. 125

[Link] Análisis Técnico......................................................................................... 125

[Link] Análisis Social. .......................................................................................... 125

[Link] Análisis Ambiental..................................................................................... 126

2.4.4 Determinación de la Alternativa de Solución más Viable ................................. 126

[Link] Criterios de Selección. ............................................................................... 126

[Link] Escala de Evaluación. ................................................................................ 127

[Link] Matriz de Priorización de Alternativas. ..................................................... 127

2.5 Definición del Alcance de la Alternativa de Solución más Viable ........................ 129

2.6 Definición del Caso de Negocio ............................................................................ 131

3 Gestión de Proyectos...................................................................................................... 137

3.1 Acta de Constitución .............................................................................................. 137

3.2 Integración ............................................................................................................. 141

3.2.1 Plan para la Dirección del Proyecto ................................................................... 141

3.2.2 Plan de Gestión de Cambios .............................................................................. 148

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xiii

[Link] Formato de Solicitud de Cambios .............................................................. 150

3.2.3 Plan de Gestión de la Configuración ................................................................. 151

3.2.4 Ciclo de Vida ..................................................................................................... 155

3.2.5 Informe de Proyecto ........................................................................................... 157

3.2.6 Cierre de Proyecto.............................................................................................. 158

3.3 Gestión de Interesados ........................................................................................... 159

3.3.1 Registro de Interesados ...................................................................................... 159

[Link] Información de identificación .................................................................... 159

[Link] Información de Evaluación ........................................................................ 162

[Link] Nivel de Participación de los Interesados .................................................. 167

3.3.2 Análisis de Clasificación de los Interesados ...................................................... 168

[Link] Clasificación de los Interesados. ................................................................ 168

[Link] Clasificación gráfica en matrices ............................................................... 168

[Link] Estrategias para el involucramiento de los interesados.............................. 171

[Link] Modelo de Prominencia ............................................................................. 176

3.3.3 Plan de Gestión de Interesados .......................................................................... 177

[Link] Requisitos de Información de Interesados ................................................. 180

[Link] Seguimiento de Gestión de Interesados ..................................................... 183

3.4 Alcance .................................................................................................................. 186

3.4.1 Plan de Gestión de Alcance ............................................................................... 186

[Link] Plan de Gestión de los Requisitos .............................................................. 188

3.4.2 Enunciado del Alcance ...................................................................................... 189

[Link] Descripción del Alcance ............................................................................ 189

[Link] Criterios de Aceptación.............................................................................. 191

[Link] Entregables del Proyecto............................................................................ 191

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xiv

[Link] Exclusiones del proyecto ........................................................................... 193

[Link] Supuestos del proyecto .............................................................................. 193

3.4.3 Estructura de Desglose de Trabajo .................................................................... 195

3.4.4 Diccionario de la EDT ....................................................................................... 196

3.4.5 Matriz de Trazabilidad de Requisitos ................................................................ 222

3.5 Cronograma............................................................................................................ 230

3.5.1 Plan de Gestión de Cronograma ........................................................................ 230

3.5.2 Cronograma........................................................................................................ 233

3.5.3 Línea Base del Cronograma ............................................................................... 234

3.5.4 Estimación de Duración de las Actividades....................................................... 234

3.5.5 Ruta Crítica ........................................................................................................ 248

3.6 Costos..................................................................................................................... 251

3.6.1 Plan de Gestión de los Costos ............................................................................ 251

3.6.2 Estimación de Costos del Proyecto .................................................................... 254

3.6.3 Presupuesto del Proyecto y Gestión de Reservas .............................................. 263

3.6.4 Curva S............................................................................................................... 264

3.7 Calidad ................................................................................................................... 264

3.7.1 Plan de Gestión de Calidad ................................................................................ 264

3.7.2 Métricas de Calidad del Proyecto ...................................................................... 268

3.7.3 Formato de Lista de Verificación de la Calidad ................................................ 278

3.8 Recursos ................................................................................................................. 281

3.8.1 Plan de Gestión de Recursos .............................................................................. 281

3.8.2 Matriz de Asignación de Responsabilidades ..................................................... 285

3.8.3 Descripción de Roles ......................................................................................... 290

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xv

3.8.4 Adquisición del Personal y Recursos del Proyecto............................................ 293

3.9 Comunicaciones ..................................................................................................... 295

3.9.1 Plan de Gestión de Comunicaciones .................................................................. 295

3.9.2 Reporte de Desempeño ...................................................................................... 298

3.9.3 Matriz de Comunicaciones ................................................................................ 300

3.9.4 Plan de Ejecución y Control de las Comunicaciones......................................... 304

3.10 Riesgos ................................................................................................................... 305

3.10.1 Plan de Gestión de Riesgos ............................................................................ 305

3.10.2 Registro de Riesgos del Proyecto .................................................................. 308

3.10.3 Análisis Cualitativo........................................................................................ 312

3.10.4 Análisis Cuantitativo...................................................................................... 313

3.10.5 Plan de Respuesta de Riesgos ........................................................................ 316

3.11 Adquisiciones ......................................................................................................... 320

3.11.1 Plan de Gestión de Adquisiciones.................................................................. 320

3.11.2 Matriz de Requisitos de Adquisiciones.......................................................... 323

3.11.3 Enunciado de Trabajo de las Adquisiciones .................................................. 324

3.11.4 Evaluación y Selección de Proveedores ........................................................ 325

4 Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................. 327

4.1 Conclusiones .......................................................................................................... 327

4.2 Recomendaciones .................................................................................................. 328

5 Bibliografía .................................................................................................................... 329

6 Anexos ........................................................................................................................... 331

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xvi

Índice de Tablas

Tabla 1. Extensión Territorial del Cantón La Troncal por parroquias ............................... 25

Tabla 2. Población según Cantones de la Provincia del Cañar. ......................................... 26

Tabla 3. Población por Sexo, según Parroquia del Cantón La Troncal. ............................ 26

Tabla 4. Marco Legal y Regulatorio .................................................................................. 27

Tabla 5. Productos y Servicios Ofrecidos por el GAD Municipal La Troncal .................. 32

Tabla 6. Ingresos Codificados del GAD Municipal La Troncal ........................................ 34

Tabla 7. Gastos Codificados del GAD Municipal La Troncal ........................................... 34

Tabla 8. Objetivos Estratégicos ......................................................................................... 35

Tabla 9. Resumen de Ingresos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y

Devengados en Dólares, del Periodo 2017-2019. .................................................................... 43

Tabla 10. Resumen del Crecimiento de Ingresos del GAD Municipal La Troncal, Valores

Codificados y Devengados, del Período 2017-2019. ............................................................... 44

Tabla 11. Resumen del Crecimiento de Ingresos por Tipo de Cuenta del GAD Municipal

La Troncal, Valores Codificados del Período 2017-2019. ...................................................... 45

Tabla 12. Resumen de Ingresos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados por

Tipo de Cuenta del Periodo 2017-2019. .................................................................................. 45

Tabla 13. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y

Devengados del Periodo 2017-2019. ....................................................................................... 47

Tabla 14. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y

Devengados del Periodo 2017-2019. ....................................................................................... 48

Tabla 15. Resumen de Crecimiento de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores

Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019. ................................................................ 49

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xvii

Tabla 16. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y

Devengados por Tipo de Cuenta del Periodo 2017-2019. ....................................................... 49

Tabla 17. Índices de Inversión del GAD Municipal La Troncal del Periodo 2017-2019. ... 51

Tabla 18. Acciones del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2020 -2023 .......... 55

Tabla 19. Resumen % de las Cuentas de Gastos del GAD Municipal La Troncal Respecto a

los Totales, Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019. ............................... 58

Tabla 20. Resumen % de las Cuentas que Conforman los Gastos del GAD Municipal La Troncal

Respecto a los Totales, Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019. ....................... 58

Tabla 21. Cálculo de los % de las Cuentas que Conforman los Gastos del GAD Municipal La

Troncal Respecto a los Totales, Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019. ............60

Tabla 22. Asignación Presupuestaria de la Cuenta de Obra Pública en el Período 2017 -2019 ..... 61

Tabla 23. Presupuesto no Devengado para Obra Pública en el período 2017 -2019 ........... 61

Tabla 24. Identificación de Brechas ..................................................................................... 64

Tabla 25. Escala de Valoración y Priorización de Brechas ................................................. 66

Tabla 26. Resultados de la Priorización ............................................................................... 67

Tabla 27. Identificación de Nuevas Capacidades Respecto a las Brechas........................... 72

Tabla 28. Capacidades Requeridas y Entregables del Proyecto para Cerrar las Brechas .... 76

Tabla 29. Afinidad de los Entregables ................................................................................. 77

Tabla 30. Capacidades Requeridas y Entregables del Proyecto para Cerrar las Brechas .... 80

Tabla 31. Definición de Entregables de la Alternativa 1 ..................................................... 83

Tabla 32. Definición de Entregables de la Alternativa 2 ..................................................... 83

Tabla 33. Cantidad de Proyectos en el GAD Municipal deLa Troncal ............................. 101
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xviii

Tabla 34. Estimación de las Actividades de la Alternativa 1............................................. 105

Tabla 35. Evaluación del Recurso Humano – Alternativa 1 .............................................. 106

Tabla 36. Estimación del Tiempo de Ejecución de la Alternativa 1 .................................. 109

Tabla 37. Estimación del Costo de Ejecución de la Alternativa 1 ..................................... 109

Tabla 38. Costos de Recursos Humanos, Muebles, Equipos y Sistemas de Oficina de la

Alternativa 1........................................................................................................................... 110

Tabla 39. Estimación de las Actividades de la Alternativa 2............................................. 111

Tabla 40. Evaluación del Recurso Humano de la Alternativa 2 ........................................ 112

Tabla 41. Estimación del Tiempo de Ejecución de la Alternativa 2 .................................. 114

Tabla 42. Estimación del Costo de Ejecución de la Alternativa 2 ..................................... 115

Tabla 43. Presupuesto Codificado y Devengado para Obra Pública en el Período ........... 117

Tabla 44. Presupuesto de Inversiones ................................................................................ 118

Tabla 45. Costos de Operación .......................................................................................... 118

Tabla 46. Flujo de Caja de la Alternativa 1 ....................................................................... 119

Tabla 47. Presupuesto de Inversiones de la Alternativa 2 ................................................. 120

Tabla 48. Costos de Operación de la Alternativa 2............................................................ 120

Tabla 49. Flujo de Caja de la Alternativa 2 ....................................................................... 121

Tabla 50. Rangos de Calificación de los Riesgos para Probabilidad e Impacto ................ 122

Tabla 51. Evaluación de los Riesgos de la Alternativa 1 ................................................... 123

Tabla 52. Evaluación de los Riesgos de la Alternativa 2 ................................................... 124

Tabla 53. Criterios de Selección y Peso ............................................................................. 127

Tabla 54. Escala de Evaluación ......................................................................................... 127

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xix

Tabla 55. Resumen de Hallazgos para la Priorización de las Alternativas de Solución .... 128

Tabla 56. Matriz de Priorización de Alternativas .............................................................. 129

Tabla 57. Principales Entregables de la Solución .............................................................. 130

Tabla 58. Características de los Ciclos de Vida del Proyecto ............................................ 155

Tabla 59. Descripción de los Ciclos de Vida del Proyecto ................................................ 156

Tabla 60. Modelo de Informe del Proyecto ....................................................................... 157

Tabla 61. Modelo de Cierre del Proyecto .......................................................................... 158

Tabla 62. Registro de Interesados ...................................................................................... 160

Tabla 63. Información de Evaluación de los Interesados .................................................. 162

Tabla 64. Participación de los Interesados ......................................................................... 167

Tabla 65. Estrategias para el Involucramiento de los Interesados del Proyecto ................ 171

Tabla 66. Plan de Gestión de Interesados .......................................................................... 177

Tabla 67. Requisitos de Información de Interesados ......................................................... 180

Tabla 68. Seguimiento de Gestión de Interesados ............................................................. 183

Tabla 69. Plan de Gestión del Alcance .............................................................................. 186

Tabla 70. Diccionario de la EDT ....................................................................................... 196

Tabla 71. Matriz de Trazabilidad de Requisitos ................................................................ 222

Tabla 72. Plan de Gestión de Cronograma ........................................................................ 230

Tabla 73. Ruta Crítica ........................................................................................................ 248

Tabla 74. Plan de Gestión de los Costos ............................................................................ 251

Tabla 75. Estimación de Costos del Proyecto .................................................................... 254

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xx

Tabla 76. Plan de Gestión de Calidad ................................................................................ 265

Tabla 77. Métricas de Calidad del Proyecto ...................................................................... 268

Tabla 78. Formato de Lista de Verificación de Calidad .................................................... 278

Tabla 79. Plan de Gestión de Recursos .............................................................................. 282

Tabla 80. Matriz de Asignación de Responsabilidades ..................................................... 285

Tabla 81. Descripción de Roles ......................................................................................... 290

Tabla 82. Adquisición del Personal y Recursos del Proyecto............................................ 293

Tabla 83. Plan de Gestión de las Comunicaciones ............................................................ 295

Tabla 84. Formato de Reporte de Desempeño del Proyecto .............................................. 298

Tabla 85. Matriz de Comunicaciones ................................................................................ 300

Tabla 86. Plan de Ejecución y Control de las Comunicaciones......................................... 304

Tabla 87. Registro de Riesgos............................................................................................ 308

Tabla 88. Análisis Cualitativo de Riesgos del Proyecto .................................................... 312

Tabla 89. Análisis Cuantitativo de Riesgos del Proyecto .................................................. 313

Tabla 90. Plan de Respuesta de Riesgos ............................................................................ 316

Tabla 91. Plan de Gestión de Adquisiciones...................................................................... 320

Tabla 92. Matriz de Requisitos de Adquisiciones.............................................................. 323

Tabla 93. Enunciado de Trabajo de las Adquisiciones ...................................................... 324

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xxi

Índice de Figuras

Figura 1. Ubicación del Cantón La Troncal en la Zona 6 del Ecuador ............................... 24

Figura 2. Límites Geográficos del Cantón La Troncal ........................................................ 24

Figura 3. División Política del Cantón La Troncal. ............................................................ 25

Figura 4. Mapa de Procesos del GAD Municipal La Troncal ............................................. 37

Figura 5. Estructura Organizacional del GAD Municipal La Troncal ................................ 39

Figura 6. Diagrama de Entradas/Salidas del Proceso de Análisis Empresarial ................... 41

Figura 7. Diagrama de Entrada/Salida de Definir la Necesidad de Negocio ...................... 42

Figura 8. Ingresos Codificados y Devengados del GAD Municipal La Troncal, para el

período 2017 – 2019. ............................................................................................................... 44

Figura 9. Gastos Codificados y Devengados del GAD Municipal La Troncal, para el

Período 2017 – 2019. ............................................................................................................... 48

Figura 10. Avance Presupuestario de Gastos del GAD Municipal La Troncal, para el

Período 2017 – 2019. ............................................................................................................... 50

Figura 11. Avance Presupuestario de Gastos de Inversión del GAD Municipal La

Troncal, para el Período 2017 – 2019. ..................................................................................... 51

Figura 12. Diagrama de Entrada/Salida de Evaluar las Brechas en las Capacidades ....... 53

Figura 13. Diagrama Causa – Efecto de la Necesidad de Negocio ................................... 63

Figura 14. Diagrama de Entrada/Salida de Determinar el Enfoque de la Solución .......... 79

Figura 15. Tipos de PMO definidos por Kent Crawford ................................................... 96

Figura 16. Tipos de PMO definidos por John Reiling ...................................................... 97

Figura 17. Tipos de PMO definidos por William Casey y Wendy Peck........................... 97
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL xxii

Figura 18. Tipos de PMO definidos Project Management Institute (PMI) ....................... 98

Figura 19. Niveles de Madurez en Gestión de Proyectos................................................ 100

Figura 20. Nivel de Madurez en Gestión de Proyectos del GAD Municipal La Troncal ........ 100

Figura 21. Estructura Organizacional de la PMO de Control. ........................................ 104

Figura 22. Estructura Organizacional del Proyecto – Alternativa 1................................ 108

Figura 23. Matriz de Probabilidad e Impacto .................................................................. 122

Figura 24. Diagrama de Entrada/Salida de Definir el Alcance de la Solución ............... 129

Figura 25. Diagrama de Entrada/Salida de definir el Caso de Negocio .......................... 131

Figura 26. Estrategias de relación y comunicación según interés - influencia................ 168

Figura 27. Estrategias de relación y comunicación según poder – interés ...................... 168

Figura 28. Clasificación gráfica de interesados en matriz influencia – interés ............... 169

Figura 29. Clasificación gráfica de interesados en matriz poder – interés ...................... 169

Figura 30. Cronograma del Proyecto .............................................................................. 233

Figura 31. Línea Base del Cronograma ........................................................................... 234

Figura 32. Presupuesto del Proyecto y Gestión de Reservas .......................................... 263

Figura 33. Curva S........................................................................................................... 264

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 23

1 Entorno Institucional
1.1 Introducción
El artículo 53 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización (COOTAD), indica que “Los gobiernos autónomos descentralizados

municipales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política,

administrativa y financiera. Estos estarán integrados por las funciones de participación

ciudadana, legislación y fiscalización, y ejecutiva prevista en este Código, para el ejercicio de

las funciones y competencias que le corresponden”.

El artículo 264 de la Constitución de la República del Ecuador, en el numeral 1 se

establece que, los gobiernos autónomos descentralizados municipales deben planificar el

desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de

manera articulada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquial, con el fin

de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural.

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal, en el 2014 expidió la

ordenanza que regula el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial y posteriores

actualizaciones y reformas, donde se define las directrices y metas para cada uno de sus ejes

(Biofísico, Socio Cultural, Económico Productivo, Asentamientos Humanos, Infraestructuras

básicas, Movilidad, Energía y Telecomunicaciones, y Político Institucional), con el fin de

llevar a cabo la transformación del cantón.

1.2 Aspectos Relevantes del Cantón La Troncal

1.2.1 Ubicación Geográfica
El cantón La Troncal, se encuentra localizado en la región costa en la zona occidental

de la provincia del Cañar (Figura 1); ubicado dentro de las coordenadas geográficas latitud

sur 2o28′22″ y 2o30′05″ y longitud oeste 79o14′14″ y 79o31′45″, altitud que oscila entre los 24

y los 200 m.s.n.m (C2CENTER., 2014).

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 24

Figura 1. Ubicación del Cantón La Troncal en la Zona 6 del Ecuador

Sus límites son (Figura 2):

Norte: Cantón El Triunfo (Guayas) y cantón Cumandá (Chimborazo), a la altura del río

Chanchán.

Sur: Parroquia San Antonio (Cantón Cañar-Cañar) y parroquia San Carlos (Naranjal-

Guayas), a la altura del rio Cañar.

Este: Parroquias Ventura, General Morales y Chontamarca (Cantón Cañar-Cañar).

Oeste: Cantones El Triunfo y Naranjal (Parroquia Taura) de la provincia del Guayas.

Figura 2. Límites Geográficos del Cantón La Troncal

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 25

1.2.2 División Política

La Troncal fue declarada cantón el 22 de septiembre de 1983, mediante el Decreto

Ejecutivo 589 y dentro su división político-administrativa (Figura 3) se encuentra

conformado por las parroquias: La Troncal (cabecera cantonal), Pancho Negro y Manuel de

Jesús Calle (SENPLADES, 2014).

La jurisdicción cantonal abarca alrededor de 32.467,40 Has., subdivididas en la

siguiente forma: Parroquia La Troncal 12.085,20 Has.; Parroquia Manuel de J. Calle 3.617,60

Has.; Parroquia Pancho Negro 16.764,60 Has. Por otro lado, El Piedrero que se encuentra

dentro de la zona no delimitada posee una extensión territorial de 29.820,30 Has

(C2CENTER., 2014).

Figura 3. División Política del Cantón La Troncal.

La jurisdicción cantonal posee una superficie total aproximada de 324,7 km2 y

representa el 10.1% del territorio de la provincia de Cañar; distribuidos según se muestra en

la Tabla 1.

Tabla 1. Extensión Territorial del Cantón La Troncal por parroquias

Nombre de la Extensión Territorial

Parroquia
Hectáreas Km2
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 26

La Troncal 12085,20 120,852

Pancho Negro 16764,60 167,646
Manuel de J. Calle 3617,60 36,176
Total 32467,40 324,674
Zona no Delimitada
El Piedrero 29820,30 29,203
(C2CENTER., 2014).

1.2.3 Población del Cantón La Troncal

Según los datos proporcionados por el INEC (Tabla 2), el último censo de población y

vivienda realizado en el año 2010 determinó que, el cantón La Troncal tiene 54.389

habitantes, mismo que representa el 24% del total de la población de la provincia del Cañar,

siendo la tercera ciudad con mayor número de habitantes a nivel provincial (INEC, 2010).

Tabla 2. Población según Cantones de la Provincia del Cañar.

Provincia Nombre del Cantón Número de Habitantes

Azogues 70.064
Biblián 20.817
Cañar 59.323
Cañar Déleg 6.100
El Tambo 9.475
La Troncal 54.389
Suscal 5.016
TOTAL 225.184
(INEC, 2010)

La población se concentra principalmente en la parroquia urbana La Troncal, que es la

cabecera cantonal (Tabla 3), representando el 78% del total de habitantes; el 22% restante

corresponde a las parroquias rurales Manuel de J. Calle y Pancho Negro. En cuanto al sexo,

se establece que el 50,2% son hombres y el 49,8% mujeres (SENPLADES, 2014).

Tabla 3. Población por Sexo, según Parroquia del Cantón La Troncal.

Nombre de la Parroquia Sexo Total

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 27

Hombre Mujer
La Troncal 21.176 21.434 42.610
Manuel J. Calle 1.442 1.323 2.765
Pancho Negro 4.702 4.312 9.014
TOTAL 27.320 27.069 54.389

(INEC, 2010)
La tasa de crecimiento poblacional del cantón La Troncal es de 2,29 %, sin embargo,

para el área urbana es de 1,66% y para la zona rural es de 3,54%, para el período intercensal

2001 al 2010. En base a los datos de población obtenidos en el Censo del año 2010 y a la tasa

de crecimiento, la población proyectada al año 2021 es de 68.209 habitantes.

1.3 Marco Legal y Regulatorio.

A continuación, se presenta un compendio de las distintas normas legales que

enmarca al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal y específicamente

para este proyecto son:

Tabla 4. Marco Legal y Regulatorio

Norma Jurídica Publicación Registro Oficial

Constitución de la República del Ecuador R.O. No. 449, 20 de octubre de 2008
Código Orgánico de Organización R.O. No. 303, 19 de octubre de 2010
Territorial, Autonomía y Descentralización
(COOTAD)
Ley Orgánica del Sistema Nacional de R. O. No. 395, 04 de agosto de 2008
Contratación Pública (LOSNCP)
Código Orgánico de Planificación y R. O. No. 306, 22 de octubre de 2010
Finanzas Públicas
Ley Orgánica de la Contraloría General del R. O. No. 595, 12 de junio de 2002
Estado ((LOCGE)
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a R. O. No. 337, 18 de mayo de 2014
la Información Pública (LOTAIP)
Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP) R.O. No. 294, 6 de octubre de 2010
Reglamento General del Código Orgánico R.O. No. 383, 26 de noviembre de 2014
de Planificación y Finanzas Públicas
Reglamento General a la Ley Orgánica del R.O. No. 418, 1 de abril de 2011
Servicio Publico
Reglamento General a la Ley Orgánica del R.O. No. 588, 12 de mayo de 2009
Sistema Nacional de Contratación Pública
Reglamento de la Ley Orgánica de la R.O. No. 119, 7 de julio de 2003
Contraloría General del Estado
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 28

Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal

1.4 Filosofía Institucional
1.4.1 Misión
Somos un Gobierno Municipal que, a través de una administración incluyente e

inclusiva, eficaz y eficiente, participativa y transparente fomenta el desarrollo integral del

Cantón, brindando servicios de calidad dentro de un marco de valores, principios y normativa

para cambiar positivamente la vida de sus habitantes.

1.4.2 Visión
Ser un Gobierno reconocido por la ciudadanía por brindar servicios públicos de

calidad cumpliendo con los principios de gobernabilidad para alcanzar un desarrollo

ordenado, sostenible, sustentable, económico, social, turístico, productivo y seguro,

convirtiendo a La Troncal en un referente regional al 2023.

1.4.3 Principios
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal, en el ejercicio de su

autoridad y potestad pública local, sustenta sus competencias en los siguientes principios:

a) Principio de Unidad. – Los distintos niveles de la administración municipal tienen

la obligación de observar la unidad del ordenamiento jurídico, la unidad económica y

la unidad en la igualdad de trato, como expresión de la soberanía del pueblo.

- La unidad jurídica: Fundamentada en los contenidos expresados en la Constitución

de la República, en las Leyes Orgánicas y Especiales, así como, en las Ordenanzas,

Resoluciones y más disposiciones emitidas legítimamente, cuya observancia y

aplicación será de carácter obligatorio para todas y todos los servidores del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.

- La unidad económica: Se expresa en el orden económico-social y solidario a escala

cantonal, a fin de que la distribución de los recursos económicos sea justa y equitativa,

y se eliminen las inequidades en la repartición de los recursos del Cantón.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 29

- La igualdad de trato: Implica que todas las personas son iguales; gozarán de los

mismos derechos, deberes, obligaciones y oportunidades en un marco del respeto a los

principios de interculturalidad y plurinacionalidad, equidad de sexo, género, así como,

usos y costumbres ancestrales.

b) Principio de solidaridad: Consagra un desarrollo equilibrado para los habitantes

del Cantón, mediante una distribución equilibrada de los recursos y bienes públicos

municipales, evitando inequidades productivas y sociales; promover políticas públicas

cantonales que garanticen la inclusión social, la satisfacción de las necesidades

básicas y el buen vivir.

c) Principio de coordinación y corresponsabilidad: Los servidores públicos

municipales, proporcionalmente a sus responsabilidades, garantizarán a los

ciudadanos del cantón el ejercicio y disfrute de los derechos de la ciudadanía, el buen

vivir y el desarrollo que les corresponde.

Para la consecución de este principio; se procurará que, a todos los niveles de

administración, sus servidores y servidoras, trabajen de manera articulada y

complementaria en el marco de sus competencias y responsabilidades, en el logro de

los objetivos municipales propuesto y el uso eficiente de los recursos.

d) Principio de complementariedad. - Los planes, programas y proyectos del

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal, serán articulados al Plan

de Ordenamiento Territorial y se complementarán con los planes de desarrollo

provincial.

Los planes, programas y proyectos que ejecute el Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal la Troncal, tendrán como objetivo el desarrollo armónico

del cantón; optimizar los recursos en función de las normas dispuestas por el Código

Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, y hacer efectivos el goce de los

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 30

derechos de la ciudadanía y el régimen del buen vivir y contribuir al desarrollo social

de sus habitantes.

e) Principio de equidad urbana y rural. - Asegurar igualdad de oportunidades en la

generación y acceso a los servicios públicos y sociales en los sectores urbano y rural

del Cantón.

f) Principio de participación ciudadana. - Garantizar el derecho de participación

ciudadana en la elaboración y control social de planes, programas, proyectos y

presupuesto, así como asegurar su participación para informes de rendición de

cuentas.

La participación ciudadana se enmarca en principios de interculturalidad y

plurinacionalidad, equidad de sexo, género y generacional, respetando los derechos

colectivos de las comunidades, pueblos y nacionalidades del Cantón.

g) Principio de sustentabilidad del desarrollo. - Impulsar políticas públicas que

promuevan las potencialidades, capacidades y vocaciones del territorio, a fin de

mejorar el entorno territorial urbano y rural; el nivel de vida de su población; el

desarrollo se deberá enfocar en el bienestar de sus habitantes, privilegiando su

identidad cultural, los valores y costumbres de sus comunidades, pueblos y

nacionalidades; y,

h) Los demás principios que establezcan la Constitución y las Leyes.

1.4.4 Valores
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón La Troncal, cuenta con

valores en el marco de la ética y la moral como fundamento administrativo para el

crecimiento y el cumplimiento de la misión institucional, siendo los siguientes:

▪ Capacidad y competencia
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 31

▪ Honradez

▪ Transparencia

▪ Justicia

▪ Equidad

▪ Trabajo en Equipo

▪ Solidaridad

▪ Compañerismo.

1.5 Modelo de Negocio

1.5.1 Competencias Exclusivas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La
Troncal
El Artículo 55 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización en concordancia con el Articulo 264 de la Constitución de la República del

Ecuador, indica que las competencias exclusivas del GAD Municipal son:

a) Planificar, junto con otras instituciones del sector público y actores de la sociedad, el

desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial,

de manera articulada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquial,

con el fin de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural, en el marco de la

interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad;

b) Ejercer el control sobre el uso y ocupación del suelo en el cantón;

c) Planificar, construir y mantener la vialidad urbana;

d) Prestar los servicios públicos de agua potable, alcantarillado, depuración de aguas

residuales, manejo de desechos sólidos, actividades de saneamiento ambiental y

aquellos que establezca la ley;

e) Crear, modificar, exonerar o suprimir mediante ordenanzas, tasas, tarifas y

contribuciones especiales de mejoras;

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 32

f) Planificar, regular y controlar el tránsito y el transporte terrestre dentro de su

circunscripción cantonal;

g) Planificar, construir y mantener la infraestructura física y los equipamientos de salud

y educación, así como los espacios públicos destinados al desarrollo social, cultural y

deportivo, de acuerdo con la ley;

h) Preservar, mantener y difundir el patrimonio arquitectónico, cultural y natural del

cantón y construir los espacios públicos para estos fines;

i) Elaborar y administrar los catastros inmobiliarios urbanos y rurales;

j) Delimitar, regular, autorizar y controlar el uso de las playas de mar, riberas y lechos

de

k) ríos, lagos y lagunas, sin perjuicio de las limitaciones que establezca la ley;

l) Preservar y garantizar el acceso efectivo de las personas al uso de las playas de mar,

m) riberas de ríos, lagos y lagunas;

n) Regular, autorizar y controlar la explotación de materiales áridos y pétreos, que se

o) encuentren en los lechos de los ríos, lagos, playas de mar y canteras;

p) Gestionar los servicios de prevención, protección, socorro y extinción de incendios; y,

q) Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias.

1.5.2 Productos y Servicios Ofrecidos

El GAD Municipal La Troncal ofrece los siguientes productos y servicios:

Tabla 5. Productos y Servicios Ofrecidos por el GAD Municipal La Troncal

Nro. Denominación del Servicio Descripción del Servicio

Documento que otorga la aprobación de los planos arquitectónicos y de
ingenierías (eléctricos, sanitarios, estructurales) previo a la obtención
Aprobación de planos de
1 del permiso de construcción de una edificación (vivienda, local
edificaciones.
comercial, departamentos, cuartos, bodegas, etc.) en el área urbana o
rural del Cantón.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 33

Documento que otorga el informe de aprobación de Proyectos de

Aprobación de urbanizaciones, urbanizaciones, lotizaciones, fraccionamientos y reestructuración
2 lotizaciones, fraccionamientos y parcelaria de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ordenanza
reestructuración parcelaria de Fraccionamiento de Suelos y Reestructuración de Lotes en el Cantón
La Troncal

Documento que se emite para la compraventa, permuta, donación,

Certificado de avalúos de partición, préstamos, hipotecas, registros de inscripción, cancelación de
3
propiedades urbanas y rurales hipoteca, posesión efectiva, liberatorio y otros trámites, de propiedades
urbanas y rurales con o sin edificaciones

Documento que garantiza el ejercicio permanente de actividades

comerciales, industriales, financieras, inmobiliarias y profesionales, que
4 Patente municipal realicen las personas naturales, jurídicas, sociedades, nacionales
o extranjeras domiciliadas o con establecimiento en el Cantón La
Troncal.

Documento otorgado por el GAD Municipal para ejecutar una obra de

5 Permiso de construcción construcción conforme a las normas y a lo establecido en la Ordenanza
respectiva

Documento que informa la viabilidad de implantar una edificación y

Certificados de Afección de
6 bajo que parámetros técnicos para se puede realizar la intervención en
Terrenos
el lote

Certificados por contribución Contribución especial de los propietarios de los inmuebles beneficiados
7
especial de mejoras por la ejecución de la obra pública
Certificado que deberán cancelar anualmente todos los propietarios de
8 Certificado predial
predios ubicados en zonas urbanas y rurales del Cantón
La alcabala es un impuesto que grava los actos y contratos jurídicos en
9 Certificado de alcabalas
los cuales se transfiere el dominio de los bienes inmuebles

Certificado por utilidades y Tributo debido a las utilidades en la transferencia de predios urbanos y
10
plusvalía plusvalía de estos.

Documento vehicular que se entrega a un propietario de un vehículo de

11 Matriculación vehicular
servicio de transporte terrestre público, comercial o particular.
Instrumentos legales mediante los cuales el GAD Municipal autorizan
12 Títulos Habilitantes la prestación de los servicios de transporte terrestre público y comercial
dentro del cantón.
Permiso anual que deberán obtener los propietarios de vehículos de
Rodaje de vehículos
13 servicio público, comercial o particular que circulen dentro del cantón
motorizados
La Troncal

Es el servicio que presta el Camal Municipal para el faenamiento de

14 Faenamiento de ganado bovinos, ovinos, porcinos, caprinos y otras especies legalmente
establecidas para el consumo humano.

Arrendamiento de locales Es el servicio de arrendamiento de bodegas, quioscos y puestos en los

15
comerciales mercados municipales.
Es el servicio de recolección y transporte de los desechos sólidos
16 Recolección de basura generados en los diferentes domicilios e instituciones del cantón La
Troncal.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 34

1.5.3 Estructura General de Ingresos y Gastos

El GAD Municipal La Troncal de manera general posee la siguiente estructura de

ingresos y gastos.

Tabla 6. Ingresos Codificados del GAD Municipal La Troncal

Cuenta Denominación 2017 2018 2019

Ingresos corrientes 6,119,129.05 7,403,729.00 7,046,970.71
11 Impuestos 2,313,901.00 2,613,100.00 2,673,056.71
13 Tasas y contribuciones 566,502.00 1,132,003.00 1,117,105.00
17 Rentas de inversiones y multas 297,479.54 267,200.00 201,054.00
18 Transferencias y donaciones corrientes 2,457,063.51 2,626,426.00 2,435,755.00
19 Otros ingresos 484,183.00 765,000.00 620,000.00
Ingresos de capital 7,221,146.50 7,615,146.00 6,843,914.00
24 Venta de activos no financieros 5,000.00 20,000.00 10,000.00
Transferencias y donaciones de capital e
28 7,216,146.50 7,595,146.00 6,833,914.00
inversión
Ingresos de financiamiento 6,295,424.34 11,272,869.00 10,365,897.80
36 Financiamiento público 164,442.75 5,008,007.00 3,659,463.50
37 Saldos disponibles 3,725,846.67 3,728,323.00 4,699,902.43
38 Cuentas pendientes por cobrar 2,405,134.92 2,536,539.00 2,006,531.87
Total 19,635,699.89 26,291,744.00 24,256,782.51

Tabla 7. Gastos Codificados del GAD Municipal La Troncal

Cuenta Denominación 2017 2018 2019

Gastos corrientes 3,618,149.97 3,475,511.00 3,666,463.80
51 Gastos de personal 2,197,180.17 2,260,280.00 2,442,077.00
53 Bienes y servicios de consumo 1,183,909.19 889,639.00 830,058.49
56 Gastos financieros 54546.61 117181 213833.31
57 Otros gastos corrientes 27,714.00 14,891.00 11,964.00
58 Transferencias y donaciones corrientes 154,800.00 193,520.00 168,531.00
Gastos de inversión 14,570,499.45 21,651,635.96 19,349,479.62
71 Gastos en Personal para Inversión 3,047,078.37 3,072,766.00 3,747,965.61
73 Bienes y Servicios para Inversión 3,631,441.53 3,235,356.96 3,077,200.01
75 Obras Publicas 7,240,637.92 14,698,919.00 11,897,550.00
77 Otros Gastos de Inversión 159,449.11 136,201.00 131,371.00
Transferencias y Donaciones de
78 491,892.52 508,393.00 495,393.00
Inversión
Gastos de Capital 522,027.43 310,788.04 612,201.00
84 Activos de Larga Duración 513,097.89 310,788.04 612,201.00
87 Inversiones Financieras 8,929.54
Aplicación del financiamiento 907,698.98 853,604.00 627,720.09
96 Amortización Deuda Pública 407,698.98 347,699.00 169,775.09
97 Pasivo Circulante 500,000.00 505,905.00 457,945.00
Total 19,618,375.83 26,291,539.00 24,255,864.51
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 35

1.6 Estrategia Institucional

1.6.1 Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos establecidos en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento

Territorial del cantón se definen de acuerdo con 6 componentes: Biofísico; Socio cultural;

Económico productivo; Asentamientos humanos; Infraestructuras básicas, movilidad, energía

y telecomunicaciones; y Político institucional, para lo cual se establecieron un objetivo

estratégico para cada uno, los cuales se presentan en la tabla 8.

Tabla 8. Objetivos Estratégicos

ID Componentes Objetivos estratégicos

Prevenir el riesgo natural y realizar una adecuada conservación de los
OE1 Biofísico
recursos naturales

Mejorar integralmente las condiciones sociales en relación con salud

y educación de calidad con énfasis en el apoyo hacia los grupos de
OE2 Socio Cultural
atención prioritaria, rescatando su cultura, propiciando su
participación y promoviendo su cohesión social.

Impulsar el desarrollo económico del cantón en todos sus sectores

productivos con el propósito de generar encadenamientos, promover
OE3 Económico Productivo
un empleo de calidad y dinamizar la economía popular y solidaria de
sus habitantes.

Promover el crecimiento ordenado y la consolidación de los núcleos

de población, a través de un eficiente control del uso y ocupación del
OE4 Asentamientos Humanos suelo cantonal y la optimización e incremento en la cobertura del
sistema de equipamientos sociales, de servicios, los espacios libres y
áreas verdes.

Mejorar la calidad de vida de la población, mediante el incremento de

Infraestructuras básicas,
la cobertura y el mejoramiento de los servicios básicos, conectividad,
OE5 Movilidad, Energía y
red vial y movilidad, a través de la priorización de obras y la gestión
Telecomunicaciones
de recursos.

Construir un gobierno que brinde una administración eficiente y

OE6 Político Institucional efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la sociedad
participe y propicie su desarrollo
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 36

1.7 Estructura Organizacional por Procesos

1.7.1 Procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal
Los procesos que elaboran los productos y servicios del Municipio La Troncal se

ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al

cumplimiento de la Visión institucional. Los procesos se clasifican en:

[Link] Procesos Gobernantes

Son aquellos que orientan la gestión institucional a través de la formulación y

expedición de políticas, procedimientos, planes, acuerdos, resoluciones y otros instrumentos

o herramientas para el funcionamiento de la organización, la articulación, coordinación y

establecimiento de mecanismos para la ejecución de los planes, programas, proyectos,

directrices para el buen desempeño de la institución.

a. Gestión del Concejo Municipal: Legislación y fiscalización del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal La Troncal.

b. Gestión de la Alcaldía: Administración Municipal; Direccionamiento político

estratégico para la rectoría, regulación, control e inclusión de la política social,

económica y productiva del cantón, desde el Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal.

[Link] Procesos Habilitantes.

Están encaminados a generar productos y servicios de asesoría y apoyo logístico

para producir el portafolio de productos institucionales demandados por los procesos

gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión, y está

conformado por:

a. Los Procesos Habilitantes de Asesoría: Que asesoran y fortalecen con sus

conocimientos especializados a los procesos, en el momento que estos lo requieran.

b. Los Procesos Habilitantes de Apoyo: Que permiten que los procesos se ejecuten, su

función es proveer y administrar los recursos, facilitando todo lo necesario para la

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 37

operatividad de los procesos, lo que facilita el cumplimiento de la visión de la

organización.

[Link] Procesos que Agregan Valor.

Son los responsables de generar el portafolio de productos y servicios, implementan

las políticas, estándares de gestión, administran y controlan los productos y servicios

destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional, denotan su

especialización y constituyen la razón de ser de la Institución.

[Link] Procesos Desconcentrados.

Están encaminados a generar productos y servicios directamente a los clientes

externos, en las zonas o áreas geográficas establecidas conforme la planificación territorial,

contribuyendo al cumplimiento de la misión institucional, además son los procesos que

generan valor en los cuales las actividades y líneas de autoridad tienen un grado de

autonomía, permitiéndoles un nivel de independencia de la administración central.

Figura 4. Mapa de Procesos del GAD Municipal La Troncal

PROCESOS GOBERNANTES
GESTIÓN DEL CONCEJO MUNICPAL
Legislación y fiscalización del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal
CIUDADANÍA DEL CANTÓN LA TRONCAL

GESTIÓN DE LA ALCALDÍA CIUDADANÍA DEL CANTÓN LA TRONCAL

Administración Municipal; Direccionamiento político estratégico para la rectoría, regulación,
control e inclusión de la política social, económica y productiva del cantón

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

GESTIÓN DE GESTIÓN
GESTIÓN DE
GESTIÓN GESTIÓN DE TURISMO, SOCIAL, AMBIENTAL,
PLANIFICACIÓN
TERRIORIAL OBRAS PUBLICAS CULTURA Y SALUBRIDAD E
Y PROYECTOS
DEPORTES HIGIENE

PROCESOS HABILITANTES
DE ASESORÍA DE APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN DE PROCURADORÍA SÍNDICA
GESTIÓN DE SECRETARÍA GENERAL Y DE
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
CONCEJO
GESTIÓN DE POLÍCIA Y CONTROL MUNICIPAL

Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 38

1.7.2 Puestos Directivos

Los puestos directivos establecidos en la estructura organizacional son:

a. Concejo Municipal

b. Alcalde/Alcaldesa

c. Vicealcalde/Vicealcaldesa

d. Secretario/Secretaria

e. Directores/Directoras

[Link] Del Concejo Municipal.

De conformidad con el artículo 56 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, el Concejo Municipal es el órgano de legislación y

fiscalización del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal. Estará

integrado por el Alcalde o Alcaldesa, que lo presidirá con voto dirimente, y por los concejales

o concejalas elegidos por votación popular, de conformidad con lo previsto en la ley de la

materia electoral.

[Link] De la Alcaldía.
De conformidad con el artículo 59 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, el Alcalde o Alcaldesa es la primera autoridad del ejecutivo

del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal elegido por votación popular, de acuerdo

con los requisitos y regulaciones previstas en la ley de la materia electoral.

[Link] De la Vice alcaldía.

De conformidad con el artículo 61 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, el Vicealcalde o Vicealcaldesa es la segunda autoridad del

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal elegido por el Concejo Municipal de entre

sus miembros. Su designación no implica la pérdida de la calidad de concejal o concejala.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 39

Remplazará al alcalde o alcaldesa en caso de ausencia y en los casos expresamente previstos

en la Ley.

[Link] De la Secretaría del Concejo Municipal.

De conformidad con oí artículo 357 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, como funcionario designado por el Concejo Municipal, es el

responsable de dar fe de las decisiones y resoluciones que adopte el Concejo así corno de

aquellas resoluciones adoptadas por el Alcalde.

[Link] De los Directores Municipales.

De conformidad con el artículo 383 del Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización, corresponde a los Directores, en el área de la administración

que le corresponde, le compete, conocer, sustanciar y resolver solicitudes, peticiones,

reclamos y recursos de los administrados, excepto en las materias que por normativa jurídica

expresa le corresponda a la máxima autoridad administrativa.

1.7.3 Niveles de Procesos

La estructura orgánica por procesos del GAD Municipal La Troncal comprende los

siguientes niveles:

Figura 5. Estructura Organizacional del GAD Municipal La Troncal

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 40

Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal

2 Análisis Empresarial
2.1 Metodología de Análisis
La Guía para el Conocimiento del Análisis Empresarial (Guía BABOK), describe el

área de conocimiento de “Análisis Empresarial”, como una serie de actividades necesarias

para identificar una necesidad de negocio, problema, u oportunidad, definir la naturaleza de la

solución que satisface esa necesidad, y justificar la inversión necesaria para entregar esa

solución (International Institute of Business Analysis, 2009).

Según la Guía BABOK, el Análisis Empresarial describe las actividades del Análisis

del Negocio que realizan en las organizaciones para:

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 41

• Analizar la situación de negocio con el fin de entender plenamente los problemas y

oportunidades de negocio

• Evaluar las capacidades de la empresa a fin de comprender los cambios necesarios

para satisfacer las necesidades de negocio y alcanzar las metas estratégicas.

• Determinar el enfoque más factible para la solución del negocio.

• Definir el alcance de la solución y desarrollar el caso de negocio para una solución

propuesta.

• Definir y documentar los requerimientos del negocio.

Las entradas y salidas del proceso de Análisis Empresarial según la Guía BABOK, se

presentan a continuación:

Figura 6. Diagrama de Entradas/Salidas del Proceso de Análisis Empresarial

ENTRADAS TAREAS SALIDAS

Metas y Definir la Evalaur las

Supuestos y Caso de Necesidad de
objetivos de necesidad del brechas en las
limitaciones negocio negocio
negocio negocio capacidades

Activos del Determinar el Definir el

Requerimientos Capacidades Enfoque de la
proceso de la enfoque de la alcance de la
declarados requeridas solución
organización solución solución

Evaluación del
Arquitectura Definir el caso Alcance de la
desempeño de
empresarial de negocio solución
la solución

Preocupaciones
de los
stakeholders

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del Análisis
Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá
Para realizar el Análisis Empresarial del GAD Municipal La Troncal, se hace uso de

la metodología definida en la Guía BABOK, como también se utiliza algunas técnicas y

herramientas definidas en la Guía Práctica del Análisis de Negocio del PMI.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 42

2.2 Necesidad del Negocio

Definir la necesidad de negocio tiene como principal propósito describir un problema

que el GAD Municipal La Troncal está enfrentando o enfrentará, o describir una oportunidad

que aún no se ha aprovechado, y el resultado deseado (International Institute of Business

Analysis, 2009). El proceso se presenta en la figura 7.

Figura 7. Diagrama de Entrada/Salida de Definir la Necesidad de Negocio

ENTRADAS TAREA SALIDA

Metas y Definir la
Requerimientos Necesidad de
objetivos de necesidad del
declarados negocio
negocio negocio

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del Análisis
Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá

2.2.1 Ejecución del Presupuesto del GAD Municipal La Troncal

[Link] Cédula Presupuestaria de Ingresos.
En la tabla 9, se puede observar el resumen de los ingresos del GAD Municipal La

Troncal en el periodo de análisis 2017 – 2019, los valores codificados, devengados, el avance

registrado hasta diciembre de cada año y las cuentas que lo conforman.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 43

Tabla 9. Resumen de Ingresos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y Devengados en Dólares, del Periodo 2017-2019.

Avance Avance
Codificado Devengado Avance Diciembre Codificado Devengado Codificado Devengado
Cuenta Denominación Diciembre Diciembre
2017 2017 2017 2018 2018 2019 2019
2018 2019
Ingresos Corrientes 6,119,129.05 6,037,739.28 98.67% 7,403,729.00 6,112,369.94 82.56% 7,046,970.71 6,894,636.60 97.84%
11 Impuestos 2,313,901.00 2,364,712.64 102.20% 2,613,100.00 2,668,656.67 102.13% 2,673,056.71 2,630,232.71 98.40%
13 Tasas y contribuciones 566,502.00 596,599.61 105.31% 1,132,003.00 366,412.46 32.37% 1,117,105.00 1,287,755.72 115.28%
17 Rentas de inversiones y multas 297,479.54 209,399.64 70.39% 267,200.00 221,648.97 82.95% 201,054.00 162,735.48 80.94%
Transferencias y donaciones
18 2,457,063.51 2,184,031.69 88.89% 2,626,426.00 2,293,650.05 87.33% 2,435,755.00 2,222,630.32 91.25%
corrientes
19 Otros ingresos 484,183.00 682,995.70 141.06% 765,000.00 562,001.79 73.46% 620,000.00 591,282.37 95.37%
Ingresos de Capital 7,221,146.50 6,524,031.73 90.35% 7,615,146.00 6,355,578.05 83.46% 6,843,914.00 5,721,460.61 83.60%
24 Venta de activos no financieros 5,000.00 24,988.56 499.77% 20,000.00 13,118.97 65.59% 10,000.00 31,516.55 315.17%
Transferencias y donaciones de
28 7,216,146.50 6,499,043.17 90.06% 7,595,146.00 6,342,459.08 83.51% 6,833,914.00 5,689,944.06 83.26%
capital e inversión
Ingresos de financiamiento 6,295,424.34 2,336,575.76 37.12% 11,272,869.00 1,031,232.97 9.15% 10,365,897.80 1,374,891.87 13.26%
36 Financiamiento público 164,442.75 1,255,541.54 763.5% 5,008,007.00 0.0% 3,659,463.50 760,073.85 20.8%
37 Saldos disponibles 3,725,846.67 0.0% 3,728,323.00 0.0% 4,699,902.43 0.0%
38 Cuentas pendientes por cobrar 2,405,134.92 1,081,034.22 44.9% 2,536,539.00 1,031,232.97 40.7% 2,006,531.87 614,818.02 30.6%
TOTAL 19,635,699.89 14,898,346.77 75.87% 26,291,744.00 13,499,180.96 51.34% 24,256,782.51 13,990,989.08 57.68%

Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal

Elaborado por: Autores
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 44

En función de la ejecución presupuestaria, como se puede observar en la tabla 10 y la

figura 8, en el periodo de análisis 2017 – 2019, el crecimiento promedio anual del total de

ingresos codificados es del 13.08%, en cambio existe un decrecimiento del total de ingresos

devengados en -2.87%.

Tabla 10. Resumen del Crecimiento de Ingresos del GAD Municipal La Troncal,
Valores Codificados y Devengados, del Período 2017-2019.

Crecimiento Crecimiento Crecimiento

Denominación 2017 2018 2019
2018 2019 Promedio
Codificado 19.635.699,89 26.291.744,00 24.256.782,51 33,90% -7,74% 13,08%
Devengado 14.898.346,77 13.499.180,96 13.990.989,08 -9,39% 3,64% -2,87%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

Figura 8. Ingresos Codificados y Devengados del GAD Municipal La Troncal,

para el período 2017 – 2019.

En la tabla 11 se puede observar que en el periodo de estudio 2017-2019, el

crecimiento promedio anual de los grupos de ingresos codificados más representativos es el

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 45

de financiamiento (35.1%), seguido por los ingresos corrientes (8.09%), se evidencia un

decrecimiento del rubro de capital (-2.34%).

Tabla 11. Resumen del Crecimiento de Ingresos por Tipo de Cuenta del GAD
Municipal La Troncal, Valores Codificados del Período 2017-2019.

Codificado Codificado Codificado Crecimiento Crecimiento Crecimiento

Denominación
2017 2018 2019 2018 2019 Promedio
Ingresos
6.119.129,05 7.403.729,00 7.046.970,71 21% -5% 8,09%
Corrientes
Ingresos de
7.221.146,50 7.615.146,00 6.843.914,00 5% -10% -2,34%
Capital
Ingresos de
6.295.424,34 11.272.869,00 10.365.897,80 79% -8% 35,51%
financiamiento
TOTAL 19.635.699,89 26.291.744,00 24.256.782,51
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

La tabla 12 muestra que en el periodo 2017-2019, el grupo representativo en

promedio son los ingresos de financiamiento con 39.22% del total de ingresos, según el

clasificador presupuestario de ingresos y gastos del sector público, estos “provienen de

financiamiento público, saldos disponibles y cuentas pendientes por cobrar”. Mientras que los

de menos participación promedio son los de capital con un 31.32% y corriente con el 29,46%.

Tabla 12. Resumen de Ingresos del GAD Municipal La Troncal, Valores

Codificados por Tipo de Cuenta del Periodo 2017-2019.

Codificado Codificado Codificado Valor Valor Valor

Denominación Promedio
2017 2018 2019 % 2017 % 2018 % 2019
Ingresos
6.119.129,05 7.403.729,00 7.046.970,71 31,16% 28,16% 29,05% 29,46%
Corrientes
Ingresos de
7.221.146,50 7.615.146,00 6.843.914,00 36,78% 28,96% 28,21% 31,32%
Capital
Ingresos de
6.295.424,34 11.272.869,00 10.365.897,80 32,1% 42,9% 42,7% 39,22%
financiamiento
TOTAL 19.635.699,89 26.291.744,00 24.256.782,51 100% 100% 100% 100%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 46

[Link] Cédula Presupuestaria de Gastos.

En la tabla 13, se puede observar el resumen de los gastos del GAD Municipal La

Troncal en el periodo de análisis 2017 – 2019, los valores codificados, devengados, el avance

registrado hasta diciembre de cada año y las cuentas que lo conforman.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 47

Tabla 13. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019.

Avance Avance
Codificado Devengado Avance Codificado Devengado Codificado Devengado
Cuenta Denominación Diciembre Diciembre
2017 2017 Diciembre 2017 2018 2018 2019 2019
2018 2019
Gastos corrientes 3,618,149.97 2,838,612.30 78.45% 3,475,511.00 3,078,185.34 88.57% 3,666,463.80 3,321,345.24 90.59%
51 Gastos de personal 2,197,180.17 2,069,460.17 94.19% 2,260,280.00 2,089,847.51 92.46% 2,442,077.00 2,278,654.36 93.31%
53 Bienes y servicios de consumo 1,183,909.19 587,524.68 49.63% 889,639.00 673,253.47 75.68% 830,058.49 697,266.26 84.00%
56 Gastos financieros 54546.61 29,465.80 54.02% 117181 113,928.52 97.22% 213833.31 173,549.58 81.16%
57 Otros gastos corrientes 27,714.00 6,657.25 24.02% 14,891.00 9,300.18 62.46% 11,964.00 8,656.36 72.35%
Transferencias y donaciones
58 154,800.00 145,504.40 94.00% 193,520.00 191,855.66 99.14% 168,531.00 163,218.68 96.85%
corrientes
Gastos de inversión 14,570,499.45 9,971,021.31 68.43% 21,651,635.96 9,863,337.42 45.55% 19,349,479.62 8,706,683.53 45.00%
71 Gastos en Personal para Inversión 3,047,078.37 2,699,642.28 88.60% 3,072,766.00 2,766,788.79 90.04% 3,747,965.61 3,296,096.01 87.94%
73 Bienes y Servicios para Inversión 3,631,441.53 2,007,251.75 55.27% 3,235,356.96 2,302,485.44 71.17% 3,077,200.01 2,077,442.70 67.51%
75 Obras Publicas 7,240,637.92 4,691,483.12 64.79% 14,698,919.00 4,226,711.79 28.76% 11,897,550.00 2781159.62 23.38%
77 Otros Gastos de Inversión 159,449.11 80,751.64 50.64% 136,201.00 71,958.40 52.83% 131,371.00 56,592.68 43.08%
Transferencias y Donaciones de
78 491,892.52 491,892.52 100.00% 508,393.00 495,393.00 97.44% 495,393.00 495,392.52 100.00%
Inversión
Gastos de Capital 522,027.43 125,823.20 24.10% 310,788.04 90,726.09 29.19% 612,201.00 96,160.42 15.71%
84 Activos de Larga Duración 513,097.89 116,893.66 22.78% 310,788.04 90,726.09 29.19% 612,201.00 96,160.42 15.71%
87 Inversiones Financieras 8,929.54 8,929.54 100.00%
Aplicación del financiamiento 907,698.98 682,611.99 75.20% 853,604.00 450,238.56 52.75% 627,720.09 623,211.48 99.28%
96 Amortización Deuda Pública 407,698.98 227,634.00 55.83% 347,699.00 138,727.74 39.90% 169,775.09 165,408.54 97.43%
97 Pasivo Circulante 500,000.00 454,977.99 91.00% 505,905.00 311,510.82 61.57% 457,945.00 457,802.94 99.97%
Total 19,618,375.83 13,618,068.80 69.41% 26,291,539.00 13,482,487.41 51.28% 24,255,864.51 12,747,400.67 52.55%

Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal

Elaborado por: Autores
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 48

En la tabla 14 y figura 9 se puede apreciar que los gastos codificados del GAD

Municipal La Troncal, en el año 2017 llegaron a $19’618.375,83, y para el 2019 ascendieron

a $24’255.864,51, en este periodo se tiene un incremento promedio anual del 13.14%, en

cambio los gastos devengados para el mismo período tienen un decrecimiento del -3.22%.

Tabla 14. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores

Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019.

Crecimiento Crecimiento Crecimiento

Denominación 2017 2018 2019
2018 2019 Promedio
Codificado 19.618.375,83 26.291.539,00 24.255.864,51 34,01% -7,74% 13,14%
Devengado 13.618.068,80 13.482.487,41 12.747.400,67 -1,00% -5,45% -3,22%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

Figura 9. Gastos Codificados y Devengados del GAD Municipal La Troncal,

para el Período 2017 – 2019.

En la tabla 15 se muestra el promedio anual de incremento de los grupos de gasto

codificados, están los de capital (28,26%) y a ritmo más bajo los de inversión (18,98%) y

corrientes (0,78%), y en los gastos de financiamiento se tiene un decrecimiento (-16,21%).

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 49

Tabla 15. Resumen de Crecimiento de Gastos del GAD Municipal La Troncal,

Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-2019.

Codificado Codificado Codificado Crecimiento Crecimiento Crecimiento

Denominación
2017 2018 2019 2018 2019 Promedio
Gastos
3.618.149,97 3.475.511,00 3.666.463,80
corrientes -3,94% 5,49% 0,78%
Gastos de
14.570.499,45 21.651.635,96 19.349.479,62
inversión 48,60% -10,63% 18,98%
Gastos de
522.027,43 310.788,04 612.201,00
Capital -40,47% 96,98% 28,26%
Aplicación del
907.698,98 853.604,00 627.720,09
financiamiento -5,96% -26,46% -16,21%
Total 19.618.375,83 26.291.539,00 24.255.864,51
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

La tabla 16 detalla el periodo 2017-2019 el grupo más representativo es el de gastos

de inversión con un promedio del 78,80% del total de gastos, que “son los recursos

destinados al incremento patrimonial del Estado, mediante actividades operacionales de

inversión, comprendido en programas sociales o proyectos institucionales de ejecución de

obra pública. Están conformados por gastos en personal, bienes y servicios destinados a la

inversión, obras públicas, y otros gastos y transferencias de inversión” (Ministerio de

Finanzas., 2018). Los de menos representatividad están los gastos corrientes con 15,59%, la

aplicación del financiamiento es 3,49% y los de capital en 2,12%.

Tabla 16. Resumen de Gastos del GAD Municipal La Troncal, Valores

Codificados y Devengados por Tipo de Cuenta del Periodo 2017-2019.

Codificado Codificado Codificado Valor Valor Valor

Denominación Promedio
2017 2018 2019 % 2017 % 2018 % 2019
Gastos
3.618.149,97 3.475.511,00 3.666.463,80 18,44% 13,22% 15,12% 15,59%
corrientes
Gastos de
14.570.499,45 21.651.635,96 19.349.479,62 74,27% 82,35% 79,77% 78,80%
inversión
Gastos de
522.027,43 310.788,04 612.201,00 2,66% 1,18% 2,52% 2,1%
Capital
Aplicación del
907.698,98 853.604,00 627.720,09 4,63% 3,25% 2,59% 3,49%
financiamiento
Total 19.618.375,83 26.291.539,00 24.255.864,51 100% 100% 100% 100%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 50

2.2.2 Análisis de la Situación Actual del GAD Municipal La Troncal

De la tabla 13, se deduce que el año 2017 cerró con un avance general del presupuesto

de gastos del 69,41%, mientras que para los años 2018 y 2019, se registra tan solo avances

del 51,28% y 52,55% respectivamente como se visualiza en la figura 10.

Figura 10. Avance Presupuestario de Gastos del GAD Municipal La Troncal, para
el Período 2017 – 2019.
100,00%
90,00%
80,00%
Porcentaje de avance

70,00% 69,41%
60,00%
50,00%
51,28% 52,55%
40,00%
30,00%
Avance
20,00%
10,00%
0,00%
2017 2018 2019
Año

En relación a la ejecución presupuestaria, en las normas técnicas de presupuesto

indica que “La evaluación institucional comprenderá: el análisis de los resultados de la

ejecución presupuestaria financiera al nivel del presupuesto de la institución y de los

programas que lo conforman, sustentada en los estados de ejecución presupuestaria; y, el

análisis del grado de cumplimiento de las metas de producción y de resultados contenidas en

los programas presupuestarios, en combinación con los recursos utilizados, en términos de los

conceptos de eficiencia y eficacia que se expresan en el presupuesto traducidos a indicadores

de resultados”. (Ministerio de Economía y Finanzas, 2018, pág. 41).

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 51

Analizando el avance presupuestario de los gastos de inversión (grupo de gastos más

representativos, 78,80% del total de gastos), presenta valores de 68,43% para el 2017, y

decrece a 45, 55% para el año 2018 y 45,00% para el 2019, lo que se ve reflejado en un

déficit de obra pública en el cantón como se visualiza en la figura 11.

Figura 11. Avance Presupuestario de Gastos de Inversión del GAD Municipal La

Troncal, para el Período 2017 – 2019.

100,00%
90,00%
80,00%
Porcentaje de avance

70,00% 68,43%
60,00%
50,00%
40,00% 45,55% 45,00%
30,00%
Avance
20,00%
10,00%
0,00%
2017 2018 2019
Año

[Link] Índices de inversión.

Los índices de inversión del GAD Municipal La Troncal para el período 2017 – 2019,

se presentan en la tabla 17.

Tabla 17. Índices de Inversión del GAD Municipal La Troncal del Periodo 2017-2019.

2017 2018 2019 Promedio

Índice de ejecución (gastos de inversión devengado/Total codificado) 50,82% 37,52% 35,90% 41,41%

Índice ejecución en inversión (Gastos de inversión devengado/Gastos

68,43% 45,55% 45,00% 52,99%
de inversión codificado)

Índice ejecución obra pública (obras publicas/Gastos de inversión) 47,05% 42,85% 31,94% 40,62%
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 52

Índice de obra pública (obras publicas devengado/obras publicas

64,79% 28,76% 23,38% 38,97%
codificado)
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

Los gastos de inversión, con respecto al total del gasto que consta en el Presupuesto

Municipal para el período 2017 - 2019, de acuerdo con la tabla 17 se ejecutaron en promedio

en el orden del 41,41%; en tanto que, éstos con respecto al valor presupuestado fueron

ejecutados en el 52.99% , y de estos gastos ejecutados en inversión, el 40,62% corresponde a

obra pública y la diferencia al rededor del 59,38% comprende gastos en personal y bienes de

consumo; en tanto que, el monto ejecutado en obra pública con respecto a lo presupuestado

en obras representa el 38,97%, es decir no se cumplió con la ejecución en obra pública para

el periodo transcurrido, esta falta de ejecución del 61,03.%, ha afectado el cumplimiento del

objetivo estratégico “Construir un gobierno que brinde una administración eficiente y

efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la sociedad participe y propicie su

desarrollo” que, a su vez está alineado a los Objetivos de Desarrollo (ODS), a los objetivos

del Plan Nacional Toda una Vida (PNTV) y a la política nacional “Fortalecer las capacidades

de los Gobiernos Autónomos”.

2.2.3 Definición de la Necesidad del Negocio

Del análisis realizado en el numeral 2.2.2, se concluye que existe un bajo nivel de

ejecución presupuestaria con respecto a la programación anual, por lo que se requiere de

soluciones que logren el mejoramiento de las estadísticas presupuestarias actuales,

contribuyendo de esta manera al cumplimiento del objetivo estratégico “Construir un

gobierno que brinde una administración eficiente y efectiva, que trabaje activamente,

permitiendo que la sociedad participe y propicie su desarrollo”, y mediante la ejecución de

los programas y proyectos al logro de los demás objetivos estratégicos y metas señalados en
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 53

el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, en alineamiento a los objetivos del Plan

Nacional Toda una Vida y de la política nacional.

Por esta razón, el GAD Municipal, debe considerar soluciones estructuradas basadas

en procesos, técnicas y herramientas que permitan una restructuración o reorganización de las

funciones o actividades relacionadas con la planificación y ejecución del presupuesto de

inversiones.

2.3 Evaluaciones de las Brechas en las Capacidades

Esta actividad tiene como propósito identificar nuevas capacidades requeridas por el

GAD Municipal La Troncal para satisfacer la necesidad de negocio, por lo que es necesario

primero evaluar las capacidades actuales e identificar las brechas que le impiden cubrir las

necesidades del negocio y alcanzar los resultados deseados. Determinar si es posible para la

organización alcanzar la necesidad de negocio usando la estructura, recursos humanos,

procesos, y tecnologías existentes para de esta manera, definir si se requiere de un proyecto

para crear las capacidades, o simplemente se requiere de pequeños cambios (International

Institute of Business Analysis, 2009). La Figura 12 presenta este proceso.

Figura 12. Diagrama de Entrada/Salida de Evaluar las Brechas en las Capacidades

ENTRADAS TAREA S ALIDA

Evaluar las
Necesidad de Arquitectura Capacidades
brechas en las
Negocio Empresarial requeridas
capacidades

Evaluación del
desempeño de
la solución

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del
Análisis Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 54

2.3.1 El Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial (PDOT)

“Los planes de desarrollo y ordenamiento territorial son los instrumentos de

planificación que contienen las directrices principales de los Gobiernos Autónomos

Descentralizados respecto de las decisiones estratégicas de desarrollo y que permiten la

gestión concertada y articulada del territorio. Tienen por objeto ordenar, compatibilizar y

armonizar las decisiones estratégicas de desarrollo respecto de los asentamientos humanos,

las actividades económico-productivas y el manejo de los recursos naturales en función de las

cualidades territoriales, a través de la definición de lineamientos para la materialización del

modelo territorial deseado, establecidos por el nivel de gobierno respectivo (…)”. (Código

Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2019. Art. 41).

El GAD Municipal La Troncal ha realizado la actualización del Plan de Desarrollo y

Ordenamiento Territorial para el período 2020-2023, y contiene las decisiones estratégicas y

territoriales que deben implementarse para alcanzar la visión de desarrollo en el corto,

mediano y largo plazo.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 55

Tabla 18. Acciones del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2020 -2023

Componentes Objetivos estratégicos Acciones

1. Delimitar áreas de conservación ambiental
2. Definir programas para la conservación de suelos
Prevenir el riesgo natural y realizar una 3. Mejorar integralmente el sistema para el tratamiento de desechos sólidos
Biofísico adecuada conservación de los recursos
naturales 4. Mejorar control de las actividades extractivas.
5. Mejorar la regulación y el control de las actividades que generen impacto
6. Recuperar los cauces de ríos y esteros y sus franjas de protección.
Mejorar integralmente las condiciones 1. Promulgar desde el GAD Municipal una cultura de paz tomando como eje central el núcleo de la
sociales en relación con salud y sociedad que es la familia / Retomar paulatinamente la participación y el involucramiento social en
educación de calidad con énfasis en el esta nueva normalidad, con las debidas precauciones
Socio Cultural apoyo hacia los grupos de atención
2. Ejecutar programas de real asistencia social a estos grupos poblacionales en situación de
prioritaria, rescatando su cultura,
vulnerabilidad
propiciando su participación y
promoviendo su cohesión social. 3. Rescatar a través de un estudio exhaustivo la historia cultura y tradiciones del cantón
Impulsar el desarrollo económico del 1. Promover capacitación e incentivos tributarios al sector comercial y de servicios para reactivas
cantón en todos sus sectores sus emprendimientos
Económico productivos con el propósito de generar
Productivo encadenamientos, promover un empleo 2. Incentivar la actividad turística por medio de la exención de tasas e impuestos a este sector
de calidad y dinamizar la economía
popular y solidaria de sus habitantes. 3. Generar micro proyectos a hogares en aspectos productivos como huertos urbanos
1. Proponer un modelo territorial ordenado que optimice las infraestructuras y servicios existentes.
Promover el crecimiento ordenado y la
consolidación de los núcleos de 2. Elaborar una ordenanza de uso y ocupación del suelo a nivel cantonal
población, a través de un eficiente 3. Regular y controlar el uso y la ocupación de estas áreas sensibles (Franjas de protección de
Asentamientos control del uso y ocupación del suelo esteros y canales)
Humanos cantonal y la optimización e incremento
en la cobertura del sistema de 4. Elaborar planes parciales urbanísticos.
equipamientos sociales, de servicios, 5. Regular de forma prioritaria estos asentamientos, conforme el marco legal vigente
los espacios libres y áreas verdes.
6. Actualizar el catastro urbano y rural del cantón La Troncal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 56

7. Realizar un inventario y actualización de las propiedades municipales.

8. Actualizar toda la información relacionada con los fraccionamientos de suelo.
9. Destinar reservas de suelo para las dotaciones de nuevos equipamientos, espacios libres y áreas
verdes.
10. Fortalecer el sistema de equipamientos, los espacios libres y áreas verdes.
1. Mejorar y ampliar los sistemas de agua potable y alcantarillado a nivel cantonal.
2. Mejorar el estado vial de la ciudad de La Troncal, centros urbanos parroquiales.
3. Diseñar las vías urbanas que las secciones de las vías, veredas, sean los adecuados para la
movilidad
4. Reconstruir las aceras de la ciudad, cumpliendo con las leyes y normas vigentes para las
personas de la tercera edad y discapacidades
Mejorar la calidad de vida de la
5. Diseñar vías alternas para dar facilidad en la movilidad de la ciudad.
Infraestructuras población, mediante el incremento de la
básicas, movilidad, cobertura y el mejoramiento de los 6. Diseñar una red de ciclovías, en la ciudad y los centros poblados.
energía y servicios básicos, conectividad, red vial
telecomunicaciones. y movilidad, a través de la priorización 7. Democratizar el espacio público en las principales avenidas y calles de la ciudad.
de obras y la gestión de recursos. Estacionamiento Rotativo Tarifado
8. Controlar la ocupación del espacio público: veredas, calles, avenidas, con actividades
comerciales

9. Rediseñar los recorridos de las líneas de buses urbanos, ampliar su horario de atención al público

10. Mejorar la señalización: horizontal, vertical, semaforización, nomenclatura de la calles y

numeración de los predios

1. Incorporar al PDOT Actualizado en el modelo de gestión los lineamientos y directrices que

Construir un gobierno que brinde una encaminen a una ejecución de los planes programas y proyectos propuestas, así como delegar al
administración eficiente y efectiva, que personal adecuado para desempeñar estas funciones
Político
trabaje activamente, permitiendo que la 2. Evaluar periódicamente la aplicación de los instrumentos normativos como de planificación,
Institucional
sociedad participe y propicie su ejecutando un modelo de gestión eficaz
desarrollo
3. Replantear el orgánico funcional como el manual de funciones acorde a las reales necesidades
del GAD Municipal y según sus competencias
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 57

4. Realizar una proyección más alentadora. Realizar el respectivo asiento contable de

recapitalización al inicio de cada año fiscal, de esta manera se podrán sincerar los valores
ejecutados y proyectados disponiendo de información más certera para análisis / Sincerar y depurar
el presupuesto
5. Implantar una metodología de control y gestión de presupuestos y proyectos
6. Incrementar la promoción e involucramiento del GAD Municipal en los procesos de
participación ciudadana
Fuente: Adaptado del GAD Municipal La Troncal, Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2020 – 2023
Elaborado por: Autores

Las acciones de la tabla 18, están planteadas con la finalidad de incorporar nuevas capacidades con un enfoque de la estrategia

organizacional. Por lo tanto, para nuestro caso de estudio, la capacidad requerida que guarda relación con la ejecución presupuestaria de

inversiones, y a su vez están directamente relacionadas con el grado de cumplimiento del objetivo estratégico “Construir un gobierno que brinde

una administración eficiente y efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la sociedad participe y propicie su desarrollo” es:

• Implantar una metodología de control y gestión de presupuestos y proyectos

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 58

2.3.2 Evaluación e Identificación de Brechas en las Capacidades

[Link] Selección del Área de Análisis.
Para la selección del área, se procederá a realizar un análisis del resumen de gastos del

GAD Municipal La Troncal, visto en la tabla 13, con el fin de calcular la cuenta que posea el

mayor valor del presupuesto promedio, para proceder a desarrollar una alternativa que mejore

la gestión de dichos valores.

La tabla 19 muestra los porcentajes del valor de cada cuenta respecto al monto total

desde el 2017-2019, tanto los valores codificados como los devengados. De la tabla se puede

observar que la cuenta de inversión posee los valores más significativos respecto al total del

presupuesto de gastos.

Tabla 19. Resumen % de las Cuentas de Gastos del GAD Municipal La Troncal
Respecto a los Totales, Valores Codificados y Devengados del Periodo 2017-
2019.

Codificado Devengado Codificado Devengado Codificado Devengado

Denominación
2017 2017 2018 2018 2019 2019
Gastos corrientes 18,44% 20,84% 13,22% 22,83% 15,12% 26,06%
Gastos de inversión 74,27% 73,22% 82,35% 73,16% 79,77% 68,30%
Gastos de Capital 2,66% 0,92% 1,18% 0,67% 2,52% 0,75%
Aplicación del
4,63% 5,01% 3,25% 3,34% 2,59% 4,89%
financiamiento
Total 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

En la tabla 20 se refleja el detalle porcentual de las cuentas que conforman los gastos

corrientes, Gastos de inversión, Gastos de capital y la de Aplicación del financiamiento.

Tabla 20. Resumen % de las Cuentas que Conforman los Gastos del GAD
Municipal La Troncal Respecto a los Totales, Valores Codificados y
Devengados del Periodo 2017-2019.

Codificado Devengado Codificado Devengado Codificado Devengado

Cuenta Denominación
2017 2017 2018 2018 2019 2019
Gastos corrientes 18,44% 20,84% 13,22% 22,83% 15,12% 26,06%
Gastos de
51
personal 60,73% 72,90% 65,03% 67,89% 66,61% 68,61%
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 59

Bienes y servicios
53
de consumo 32,72% 20,70% 25,60% 21,87% 22,64% 20,99%
56 Gastos financieros 1,51% 1,04% 3,37% 3,70% 5,83% 5,23%
Otros gastos
57
corrientes 0,77% 0,23% 0,43% 0,30% 0,33% 0,26%
Transferencias y
58 donaciones
corrientes 4,28% 5,13% 5,57% 6,23% 4,60% 4,91%
Gastos de
74,27% 73,22% 82,35% 73,16% 79,77% 68,30%
inversión
Gastos en
71 Personal para 20,91% 27,07% 14,19% 28,05% 19,37% 37,86%
Inversión
Bienes y Servicios
73 24,92% 20,13% 14,94% 23,34% 15,90% 23,86%
para Inversión
75 Obras Publicas 49,69% 47,05% 67,89% 42,85% 61,49% 31,94%
Otros Gastos de
77 1,09% 0,81% 0,63% 0,73% 0,68% 0,65%
Inversión
Transferencias y
78 Donaciones de 3,38% 4,93% 2,35% 5,02% 2,56% 5,69%
Inversión
Gastos de
2,66% 0,92% 1,18% 0,67% 2,52% 0,75%
Capital
Activos de Larga
84
Duración 98,29% 92,90% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Inversiones
87
Financieras 1,71% 7,10% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
Aplicación del
4,63% 5,01% 3,25% 3,34% 2,59% 4,89%
financiamiento
Amortización
96
Deuda Pública 44,92% 33,35% 40,73% 30,81% 27,05% 26,54%
97 Pasivo Circulante 55,08% 66,65% 59,27% 69,19% 72,95% 73,46%
Total 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores

Dados los valores porcentuales de la tabla 20, en la tabla 21 se muestran los

porcentajes correspondientes a cada cuenta respecto a los totales codificados y devengados

del 2017-2019. Dado el análisis realizado, se puede definir el área de enfoque, el cual

corresponde a la cuenta de obras públicas, debido a que posee un promedio codificado del

47,29% y que se encuentra dentro de los gatos de inversión.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 60

Tabla 21. Cálculo de los % de las Cuentas que Conforman los Gastos del GAD
Municipal La Troncal Respecto a los Totales, Valores Codificados y
Devengados del Periodo 2017-2019.

Devengad Devengad Devengad Promedio Promedio

Cuen Denominació Codificad Codificad Codificad
o o o Codificad Devengad
ta n o 2017 o 2018 o 2019
2017 2018 2019 o o
Gastos
corrientes
Gastos de
51 11,20% 15,20% 8,60% 15,50% 10,07% 17,88% 9,95% 16,19%
personal
Bienes y
53 servicios de 6,03% 4,31% 3,38% 4,99% 3,42% 5,47% 4,28% 4,93%
consumo
Gastos
56 0,28% 0,22% 0,45% 0,85% 0,88% 1,36% 0,54% 0,81%
financieros
Otros gastos
57 0,14% 0,05% 0,06% 0,07% 0,05% 0,07% 0,08% 0,06%
corrientes
Transferencias
58 y donaciones 0,79% 1,07% 0,74% 1,42% 0,69% 1,28% 0,74% 1,26%
corrientes
Gastos de
inversión
Gastos en
71 Personal para 15,53% 19,82% 11,69% 20,52% 15,45% 25,86% 14,22% 22,07%
Inversión
Bienes y
73 Servicios para 18,51% 14,74% 12,31% 17,08% 12,69% 16,30% 14,50% 16,04%
Inversión
Obras
75 36,91% 34,45% 55,91% 31,35% 49,05% 21,82% 47,29% 29,21%
Publicas
Otros Gastos
77 0,81% 0,59% 0,52% 0,53% 0,54% 0,44% 0,62% 0,52%
de Inversión
Transferencias
78 y Donaciones 2,51% 3,61% 1,93% 3,67% 2,04% 3,89% 2,16% 3,72%
de Inversión
Gastos de
Capital
Activos de
84 Larga 2,62% 0,86% 1,18% 0,67% 2,52% 0,75% 2,11% 0,76%
Duración
Inversiones
87 0,05% 0,07% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02% 0,02%
Financieras
Aplicación
del
financiamient
o
Amortización
96 2,08% 1,67% 1,32% 1,03% 0,70% 1,30% 1,37% 1,33%
Deuda Pública
Pasivo
97 2,55% 3,34% 1,92% 2,31% 1,89% 3,59% 2,12% 3,08%
Circulante
Total 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores
En el análisis de brechas del presente trabajo se ha previsto realizar en la cuenta de

Dirección de Obras Públicas del GAD Municipal, debido a que tiene la mayor asignación

presupuestaria para proyectos de inversión en el período 2017 – 2019, en promedio

representa el 93,1% del total presupuestado, y que se encuentra dentro de las cuentas de
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 61

“Gastos de Inversión/Obras Públicas”. La tabla 22 muestra el porcentaje del presupuesto

asignado en la cuenta.

Tabla 22. Asignación Presupuestaria de la Cuenta de Obra Pública en el Período

2017 -2019

Presupuesto Porcentaje Presupuesto Porcentaje Presupuesto Porcentaje Promedio

Cuenta Denominación Codificado asignación Codificado asignación Codificado asignación de
2017 2017 2018 2018 2019 2019 asignación
Dirección de
Gestión de
Turismo,
Social,
Cultura y
Deportes
75 Obras Publicas 97.679,94 1,35% 85.658,00 0,58% - - 0,6%
Dirección de
Gestión de
Planificación
y Proyectos
75 Obras Publicas 1.044.178,73 14,42% 315.510,00 2,15% 266.602,00 2,24% 6,3%
Dirección de
Obras 0,00% 0,0%
Públicas
75 Obras Publicas 6.098.779,25 84,23% 14.297.751,00 97,27% 11.630.948,00 97,76% 93,1%
Total 7.240.637,92 100,00% 14.698.919,00 100,00% 11.897.550,00 100,00% 100,00%
Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal
Elaborado por: Autores
La Dirección de Obras Públicas al poseer la mayor asignación presupuestaria, en este

caso, también posee el mayor porcentaje de presupuesto no devengado, como se puede ver en

la tabla 23, con un promedio para el período 2017 – 2019 del 86,17% del monto total.

Tabla 23. Presupuesto no Devengado para Obra Pública en el período 2017 -2019

Presupuesto Porcentaje Presupuesto Porcentaje Presupuesto Porcentaje

Promedio
no no no no no no
Cuenta Denominación no
devengado devengado devengado devengado devengado devengado
devengado
2017 2017 2018 2018 2019 2019
Dirección de
Gestión de
Turismo,
Social,
Cultura y
Deportes
Obras
75 78.493,18 3,08% 692,52 0,007% - - 1,03%
Publicas
Dirección de
Gestión de
Planificación
y Proyectos
Obras
75 910.267,81 35,71% 259.312,88 2,48% 20.630,96 0,23% 12,80%
Publicas
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 62

Dirección de
Obras
Públicas
Obras
75 1.560.393,81 61,21% 10.212.201,81 97,52% 9.095.759,42 99,77% 86,17%
Publicas

Total 2.549.154,80 100,00% 10.472.207,21 100,00% 9.116.390,38 100,00% 100,00%

Fuente: Dirección Financiera del GAD Municipal La Troncal

Elaborado por: Autores

La Dirección de Obras Públicas tiene a su cargo “Dirigir, coordinar, supervisar y

analizar las actividades técnicas y los procesos de formulación, ejecución, seguimiento,

monitoreo y evaluación de políticas, planes, programas y proyectos de construcciones y

mantenimiento, y fiscalización de obras”, el cual a su vez posee los subprocesos:

Fiscalización, Áreas Verdes y Espacios Saludables, Obras e Infraestructura y Transporte y

Mantenimiento. Todos los aspectos indicados en el análisis indican que el área de Obras

Públicas es de gran relevancia para la Municipalidad y donde se ejecutan las obras de

infraestructura vial y comunitaria que se traducen en una mejora de la calidad de vida de la

ciudadanía

[Link] Análisis de la Causa – Efecto de la Necesidad del Negocio.

El análisis de causa – efecto es el proceso de descubrir las causas raíz de los

problemas para identificar soluciones adecuadas. Para nuestro caso de estudio, esta técnica es

usada para descubrir las posibles causas de la necesidad del negocio, esto es el mejoramiento

de la ejecución presupuestaria.

El análisis Causa – Efecto realizado posee un enfoque de las operaciones dentro de las

perspectivas: procesos, recursos humanos, herramientas informáticas y de gestión, e

infraestructura. El diagrama de causa – efecto que se presenta en la figura 13, fue

desarrollado por los autores de este trabajo en base al conocimiento general de administración

pública, y también se incluyeron causas que se levantaron mediante entrevistas al personal de

los diferentes departamentos del GAD Municipal La Troncal.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 63

Figura 13. Diagrama Causa – Efecto de la Necesidad de Negocio

Herramientas
Informaticas y de Procesos
Gestión
Necesidad de procesos y políticas para para la
formulación, evaluación y gestión integral de Necesidad de procesos y políticas para la gestión
iniciativas de proyectos de inversión integral y estandarizada de riesgos de proyectos de
inversión
Iniciativas de proyectos de inversión no son
formulados y evaluados adecuadamente
Necesidad de una herramienta Necesidad de una metodología común para la
informática que permita una gestión de riesgos de los proyectos de inversión
Gestión Integral de Proyectos
Necesidad de procesos y políticas para Necesidad de procesos y políticas para el seguimiento y
Necesidad de plantillas y formatos para las etapas de contratación pública de control integral y estandarizada de proyectos de
estandarizados para la Gestión de proyectos de inversión inversión
Proyectos Necesidad de una metodología común para el
Necesidad de una metodología común para
las etapas de contratación pública de seguimiento y control de los proyectos de inversión
proyectos de inversión
Baja ejecución presupestaria en
proyectos de inversión
Necesidad de capacitación del personal en gestión de
Necesidad de equipos informáticos proyectos , administración de contratos , leyes
reglamentos y normativas de contratación pública Alta rotación de personal involucrado en
gestion de proyectos

Imcumplimiento de los planes de capacitación

Contratación de personal sin perfil adecuado
para gestión de proyectos
Necesidad de equipos topográficos
y herramientas Recursos humanos sin el perfil adecuado que
dirigen los proyectos de inversión
Necesidad de recursos humanos para la
Contratación de personal sin perfil adecuado dirección y ejecución de proyectos de
para gestión de proyectos inversión

Infraestructura Recursos
Humanos

Elaboración: Autores
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 64

[Link] Evaluación de las Capacidades Actuales e Identificación de Brechas.

Al no contar el GAD Municipal con el elemento de entrada “Arquitectura

Empresarial”, según el proceso definido en la Figura 12 (Diagrama Entrada/Salida de Evaluar

las Brechas en las Capacidades) se recopiló información sobre los procesos, recursos

humanos, infraestructura y herramientas informáticas, y luego en conjunto con los resultados

de las entrevistas realizadas se determinaron las brechas que corresponden.

La información que sirvió para realizar la evaluación fue la siguiente:

• Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal La Troncal

• Portafolio de productos y servicios

• Estructura Organizacional

• Perfil y capacidades de los cargos

• Plan y ejecución de Capacitación del Talento Humano

• Entrevistas

La tabla 24 muestra la causa probable del problema y la identificación de las brechas

Tabla 24. Identificación de Brechas

Causa Probable del ID

Perspectiva Brecha
Problema Brecha
Si bien cada uno de los Departamentos maneja la fase
Necesidad de procesos y Preparatoria, y luego envían la documentación a la
políticas para la gestión Unidad de Compras Públicas para la fase
integral y estandarizada de las B-P-01 Precontractual, Contractual y Post contractual o
etapas de contratación pública evaluativa, no se posee de lineamientos para una
de proyectos de inversión gestión integral y estandarizada de las etapas de
Procesos

contratación.
Cada Departamento realiza el seguimiento y control
de sus proyectos sobre la base de lineamientos,
Necesidad de procesos y
experiencia y prácticas, usando herramientas y
políticas para el seguimiento y
técnicas propias; sin embargo, no se tiene establecido
control integral y B-P-02
lineamientos aplicables a toda la Municipalidad para
estandarizada de proyectos de
una gestión integral, a excepción de los proyectos que
inversión
son financiados por el Banco de Desarrollo del
Ecuador
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 65

Necesidad de procesos y
Los Departamentos no aplican análisis cualitativos ni
políticas para la gestión
cuantitativos como técnica estándar para la gestión de
integral y estandarizada de B-P-03
riesgos en proyectos, y para mitigar han aplicado
riesgos de proyectos de
ciertas medidas preventivas.
inversión
Las iniciativas de proyectos se dan: 1) De la
ciudadanía, quienes al sentir la necesidad ofician al
Necesidad de procesos y Alcalde para que se considere en el presupuesto del
políticas para la formulación, ejercicio fiscal; y 2) Del personal directivo y/u
evaluación y gestión integral B-P-04 operativo, quienes al recorrer el cantón recogen las
de iniciativas de proyectos de peticiones de los ciudadanos. Pero la Municipalidad
inversión no cuenta con procesos, ni lineamientos para la
formulación, evaluación, priorización y gestión de
iniciativas de proyectos.
Al ser el PDOT un instrumento de planificación que
Necesidad de procesos y
contiene las directrices principales del GAD
políticas para la gestión
Municipal respecto de las decisiones estratégicas de
integral del Plan de Desarrollo B-P-05
desarrollo y que permiten la gestión concertada y
y Ordenamiento Territorial
articulada del territorio, éste no cuenta con
(PDOT)
lineamientos definidos para una gestión integral.
Cada Departamento elabora el Plan Anual de
Contrataciones, que se publica en el Portal de
Compras Públicas hasta el 15 de enero del presente
Necesidad de procesos y
año, donde se considera presupuestos y cronogramas
procedimientos estandarizados
B-P-06 para la contratación de obras y servicios. Sin
que permitan generar Planes
embargo, cuando se realiza la planificación para la
de Proyecto
ejecución de los proyectos, estos no siguen una
metodología estándar, más bien siguen una estructura
según los profesionales involucrados.
Necesidad o Incumplimiento Según documentación disponible en la Jefatura de
de los Planes de Capacitación Recursos Humanos de los últimos 3 años, se observa
en gestión de proyectos, que ha existido solo capacitación en Contratación
B-RH-
administración de contratos, Pública, para ciertos Directores y Jefes de Área, no
01
leyes, reglamentos y existe evidencias de capacitaciones a personal técnico.
Recursos Humanos

normativas de contratación Además, no se registra capacitaciones en Gestión de

pública Proyectos y Portafolios.
Según el Plan Anual de Recursos Humanos en
Necesidad de recursos promedio se contratan 8 profesionales técnicos para
humanos para la dirección y B-RH- los diferentes Departamentos para que administren
ejecución de proyectos de 02 contratos o gestionen proyectos, y son contratados por
inversión tiempo definido según requerimiento del Director
Departamental.
En los perfiles de los puestos existen actividades y
Contratación de personal sin
B-RH- responsabilidades para la gestión de proyectos, se
perfil adecuado para gestión
03 asume que el personal contratado debe cumplir con
de proyectos
los perfiles mínimos requeridos por la Municipalidad.
Herramientas Informáticas

De las consultas realizadas a los diferentes Directores

Necesidad de una herramienta
B-HIG- Departamentales, se concluye que la Municipalidad
informática que permita una
01 no cuenta con una herramienta informática para
Gestión Integral de Proyectos
y de Gestión

gestionar el ciclo de vida de los proyectos.

No hay constancia de documentación como plantillas
o formatos estandarizados para la gestión de
Necesidad de plantillas y
B-HIG- proyectos a nivel de Municipalidad, sin embargo,
formatos estandarizados para
02 cada Departamento maneja sus
la Gestión de Proyectos
propios formatos y plantillas necesarios para su
gestión.
ctura
Infra
estru

Necesidad de equipos
B-I-01 Cada profesional dispone de un equipo informático
informáticos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 66

Necesidad de equipos Cada departamento dispone de equipos topográficos y

B-I-02
topográficos y herramientas de herramientas necesarias para sus funciones

[Link].1 Priorización de Brechas

El GAD Municipal cuenta con recursos limitados, por lo tanto, es necesario priorizar

las brechas identificadas, la tabla 25 muestra la escala de valoración con las que se ha

evaluado.

Tabla 25. Escala de Valoración y Priorización de Brechas

Evaluación Promedio Valor Prioridad de Brechas

Muy Bajo 1 Se descarta

Bajo 2 Se descarta

Medio 3 Se analiza su inclusión

Alto 4 Se acepta
Muy Alto 5 Se acepta

A continuación, la tabla 26 muestra el resultado de la priorización de las brechas.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 67

Tabla 26. Resultados de la Priorización

Causa Probable del ID Nivel de Nivel de Valor Prioridad

Perspectiva Brecha Impacto Urgencia Evaluación
Problema Brecha Impacto Urgencia promedio de Brecha
Si bien cada uno de los
Departamentos maneja la fase
Necesidad de procesos
Preparatoria, y luego envían la
y políticas para la
documentación a la Unidad de
gestión integral y
Compras Públicas para la fase Muy Muy
estandarizada de las B-P-01 5 5 5 Muy Alto Se acepta
Precontractual, Contractual y Post Alto Alto
etapas de contratación
contractual o evaluativa, no se posee
pública de proyectos de
de lineamientos para una gestión
inversión
integral y estandarizada de las etapas
de contratación.
Cada Departamento realiza el
seguimiento y control de sus
Procesos

proyectos sobre la base de

Necesidad de procesos
lineamientos, experiencia y prácticas,
y políticas para el
usando herramientas y técnicas
seguimiento y control Muy Muy
B-P-02 propias; sin embargo, no se tiene 5 5 5 Muy Alto Se acepta
integral y estandarizada Alto Alto
establecido lineamientos aplicables a
de proyectos de
toda la Municipalidad para una
inversión
gestión integral, a excepción de los
proyectos que son financiados por el
Banco de Desarrollo del Ecuador
Necesidad de procesos Los Departamentos no aplican análisis
y políticas para la cualitativos ni cuantitativos como
gestión integral y técnica estándar para la gestión de Muy
B-P-03 Alto 4 5 4,5 Muy Alto Se acepta
estandarizada de riesgos riesgos en proyectos, y para mitigar Alto
de proyectos de han aplicado ciertas medidas
inversión preventivas.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 68

Las iniciativas de proyectos se dan: 1)

De la ciudadanía, quienes al sentir la
necesidad ofician al Alcalde para que
Necesidad de procesos se considere en el presupuesto del
y políticas para la ejercicio fiscal; y 2) Del personal
formulación, evaluación directivo y/u operativo, quienes al Muy
B-P-04 Alto 5 4 4,5 Muy Alto Se acepta
y gestión integral de recorrer el cantón recogen las Alto
iniciativas de proyectos peticiones de los ciudadanos. Pero la
de inversión Municipalidad no cuenta con
procesos, ni lineamientos para la
formulación, evaluación, priorización
y gestión de iniciativas de proyectos.
Al ser el PDOT un instrumento de
planificación que contiene las
Necesidad de procesos
directrices principales del GAD
y políticas para la
Municipal respecto de las decisiones
gestión integral del Plan
B-P-05 estratégicas de desarrollo y que Alto Alto 4 4 4 Alto Se acepta
de Desarrollo y
permiten la gestión concertada y
Ordenamiento
articulada del territorio, éste no cuenta
Territorial (PDOT)
con lineamientos definidos para una
gestión integral.
Cada Departamento elabora el Plan
Anual de Contrataciones, que se
publica en el Portal de Compras
Públicas hasta el 15 de enero del
Necesidad de procesos presente año, donde se considera
y procedimientos presupuestos y cronogramas para la
Muy
estandarizados que B-P-06 contratación de obras y servicios. Sin Medio 5 3 4 Alto Se acepta
Alto
permitan generar Planes embargo, cuando se realiza la
de Proyecto planificación para la ejecución de los
proyectos, estos no siguen una
metodología estándar, más bien
siguen una estructura según los
profesionales involucrados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 69

Según documentación disponible en

Necesidad o
la Jefatura de Recursos Humanos de
Incumplimiento de los
los últimos 3 años, se observa que ha
Planes de capacitación
existido solo capacitación en
en gestión de proyectos,
B-RH- Contratación Pública, para ciertos Muy Muy
administración de 5 5 5 Muy Alto Se acepta
01 Directores y Jefes de Área, no existe Alto Alto
contratos, leyes,
evidencias de capacitaciones a
reglamentos y
personal técnico. Además, no se
normativas de
registra capacitaciones en Gestión de
Recursos Humanos

contratación pública
Proyectos y Portafolios.
Según el Plan Anual de Recursos
Humanos en promedio se contratan 8
Necesidad de recursos profesionales técnicos para los
humanos para la B-RH- diferentes Departamentos para que Muy
Medio 3 5 4 Alto Se acepta
dirección y ejecución de 02 administren contratos o gestionen Alto
proyectos de inversión proyectos, y son contratados por
tiempo definido según requerimiento
del Director Departamental.
En los perfiles de los puestos existen
Contratación de actividades y responsabilidades para
personal sin perfil B-RH- la gestión de proyectos, se asume que
Alto Alto 4 4 4 Alto Se acepta
adecuado para gestión 03 el personal contratado debe cumplir
de proyectos con los perfiles mínimos requeridos
por la Municipalidad.
Herramientas Informáticas y de Gestión

De las consultas realizadas a los

Necesidad de una diferentes Directores
herramienta informática Departamentales, se concluye que la
B-HIG- Muy
que permita una Municipalidad no cuenta con una Alto 5 4 4,5 Muy Alto Se acepta
01 Alto
Gestión Integral de herramienta informática para
Proyectos gestionar el ciclo de vida de los
proyectos
No hay constancia de documentación
como plantillas o formatos
Necesidad de plantillas estandarizados para la gestión de
y formatos B-HIG- proyectos a nivel de Municipalidad, Muy
Medio 3 5 4 Alto Se acepta
estandarizados para la 02 sin embargo, cada Departamento Alto
Gestión de Proyectos maneja sus
propios formatos y plantillas
necesarios para su gestión.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 70

Infraestructura
Necesidad de equipos Cada profesional dispone de un Muy Muy Se
B-I-01 1 1 1 Muy Bajo
informáticos equipo informático bajo Bajo descarta
Cada departamento dispone de
Necesidad de equipos
equipos topográficos y de Muy Se
topográficos y B-I-02 Muy bajo 1 1 1 Muy Bajo
herramientas necesarias para sus bajo descarta
herramientas
funciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 71

2.3.3 Capacidades Requeridas

A partir de las brechas identificadas en el numeral [Link] se procede a identificar

nuevas capacidades, y son evaluadas para determinar si es necesario o no añadir capacidades

adicionales que contribuyan en la solución de la necesidad de negocio. La tabla 27 muestra la

identificación de nuevas capacidades en función de las brechas.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 72

Tabla 27. Identificación de Nuevas Capacidades Respecto a las Brechas

Causa Probable del ID Prioridad ID-

Perspectiva Brecha Evaluación Nueva Capacidad
Problema Brecha de Brecha Capacidad
Replantear el orgánico funcional como
el manual de funciones acorde a las
Si bien cada uno de los Departamentos CP-01
reales necesidades del GAD Municipal
maneja la fase Preparatoria, y luego
Necesidad de procesos y acorde con sus competencias.
envían la documentación a la Unidad de
políticas para la gestión Crear procesos y políticas que
Compras Públicas para la fase
integral y estandarizada permitan realizar una gestión integral y
B-P-01 Precontractual, Contractual y Post Muy Alto Se acepta
de las etapas de CP-02 estandarizada de las etapas de
contractual o evaluativa, no se posee de
contratación pública de contratación pública de proyectos de
lineamientos para una gestión integral y
proyectos de inversión inversión a nivel de Municipalidad
estandarizada de las etapas de
Implementar una metodología de
contratación.
CP-03 control y gestión de presupuestos y
proyectos.
Cada Departamento realiza el
Procesos

seguimiento y control de sus proyectos

sobre la base de lineamientos, Crear procesos y políticas que
Necesidad de procesos y
experiencia y prácticas, usando permitan realizar un seguimiento y
políticas para el
herramientas y técnicas propias; sin control integral y estandarizado del
seguimiento y control
B-P-02 embargo, no se tiene establecido Muy Alto Se acepta CP-04 desempeño de los proyectos de
integral y estandarizada
lineamientos aplicables a toda la inversión, considerando indicadores de
de proyectos de
Municipalidad para una gestión integral, monitoreo y control a nivel de
inversión
a excepción de los proyectos que son Municipalidad
financiados por el Banco de Desarrollo
del Ecuador
Necesidad de procesos y Los Departamentos no aplican análisis
Crear procesos y políticas, para incluir
políticas para la gestión cualitativos ni cuantitativos como
de manera integral y estandarizada la
integral y estandarizada B-P-03 técnica estándar para la gestión de Muy Alto Se acepta CP-05
Gestión de Riesgos en los proyectos de
de riesgos de proyectos riesgos en proyectos, y para mitigar han
inversión a nivel de Municipalidad
de inversión aplicado ciertas medidas preventivas.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 73

Las iniciativas de proyectos se dan: 1)

De la ciudadanía, quienes al sentir la
necesidad ofician al Alcalde para que se
Necesidad de procesos y considere en el presupuesto del ejercicio
políticas para la fiscal; y 2) Del personal directivo y/u Crear procesos y políticas, para
formulación, evaluación operativo, quienes al recorrer el cantón formular, evaluar y priorizar iniciativas
B-P-04 Muy Alto Se acepta CP-06
y gestión integral de recogen las peticiones de los de proyectos a nivel de la
iniciativas de proyectos ciudadanos. Pero la Municipalidad no Municipalidad
de inversión cuenta con procesos, ni lineamientos
para la formulación, evaluación,
priorización y gestión de iniciativas de
proyectos
Al ser el PDOT un instrumento de
planificación que contiene las
Necesidad de procesos y
directrices principales del GAD
políticas para la gestión
Municipal respecto de las decisiones
integral del Plan de
B-P-05 estratégicas de desarrollo y que Alto Se acepta CP-07 En proceso de ejecución
Desarrollo y
permiten la gestión concertada y
Ordenamiento Territorial
articulada del territorio, éste no cuenta
(PDOT)
con lineamientos definidos para una
gestión integral.
Cada Departamento elabora el Plan
Anual de Contrataciones, que se publica
en el Portal de Compras Públicas hasta
el 15 de enero del presente año, donde Crear procesos, procedimientos y
Necesidad de procesos y
se considera presupuestos y herramientas para la planificación,
procedimientos
cronogramas para la contratación de previo a la ejecución del proyecto, y
estandarizados que B-P-06 Alto Se acepta CP-08
obras y servicios. Sin embargo, cuando definir un formato estándar para la
permitan generar Planes
se realiza la planificación para la generación del Plan del Proyecto a
de Proyecto
ejecución de los proyectos, estos no nivel de la Municipalidad
siguen una metodología estándar, más
bien siguen una estructura según los
profesionales involucrados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 74

Según documentación disponible en la

Necesidad o
Jefatura de Recursos Humanos de los
Incumplimiento de los
últimos 3 años, se observa que ha Actualizar conocimientos en gestión de
Planes de capacitación
existido solo capacitación en proyectos, en administración de
en gestión de proyectos,
B-RH- Contratación Pública, para ciertos contratos, en leyes, reglamentos y
administración de Muy Alto Se acepta CP-09
01 Directores y Jefes de Área, no existe resoluciones de contratación pública a
contratos, leyes,
evidencias de capacitaciones a personal todo el personal que está relacionado
reglamentos y
técnico. Además, no se registra con proyectos
normativas de
capacitaciones en Gestión de Proyectos
Recursos Humanos

contratación pública
y Portafolios.
Según el Plan Anual de Recursos
Humanos en promedio se contratan 8
Necesidad de recursos profesionales técnicos para los
humanos para la B-RH- diferentes Departamentos para que
Alto Se acepta CP-10 No requiere
dirección y ejecución de 02 administren contratos o gestionen
proyectos de inversión proyectos, y son contratados por tiempo
definido según requerimiento del
Director Departamental.
En los perfiles de los puestos existen
actividades y responsabilidades para la
Contratación de personal
B-RH- gestión de proyectos, se asume que el
sin perfil adecuado para Alto Se acepta CP-11 No requiere
03 personal contratado debe cumplir con
gestión de proyectos
los perfiles mínimos requeridos por la
Municipalidad.
Informáticas y de

De las consultas realizadas a los

Herramientas

Implementar una herramienta

Necesidad de una diferentes Directores Departamentales,
Gestión

informática para facilitar las tareas de

herramienta informática B-HIG- se concluye que la Municipalidad no
Muy Alto Se acepta CP-12 planificación, monitorización y control
que permita una Gestión 01 cuenta con una herramienta informática
de proyectos a nivel de toda la
Integral de Proyectos para gestionar el ciclo de vida de los
Municipalidad
proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 75

Crear plantillas y formatos

estandarizados a nivel de
Municipalidad para la gestión integral,
No hay constancia de documentación
que considere: acta de constitución,
como plantillas o formatos
planes, levantamiento y análisis de
Necesidad de plantillas y estandarizados para la gestión de
requisitos, análisis de interesados,
formatos estandarizados B-HIG- proyectos a nivel de Municipalidad, sin
Alto Se acepta CP-13 identificación y tratamiento de riesgos,
para la Gestión de 02 embargo, cada Departamento maneja
control de cambios, etc. Toda la
Proyectos sus
documentación debe constar en un
propios formatos y plantillas necesarios
repositorio para lo cual la
para su gestión.
Municipalidad deberá implementar la
infraestructura tecnológica
correspondiente.
Necesidad de equipos Cada profesional dispone de un equipo Se
infraestructura

B-I-01 Muy Bajo CP-14 No requiere

informáticos informático descarta

Necesidad de equipos Cada departamento dispone de equipos

Se
topográficos y B-I-02 topográficos y de herramientas Muy Bajo CP-15 No requiere
descarta
herramientas necesarias para sus funciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 76

Un compendio de las capacidades requeridas (estratégicas y operativas) que satisfaría

la Necesidad del Negocio, y los entregables del proyecto que permitirían reducir las brechas

identificadas se presentan en la tabla 28.

Tabla 28. Capacidades Requeridas y Entregables del Proyecto para Cerrar las
Brechas

ID- Entregables del proyecto para

Nueva Capacidad
Capacidad cerrar las brechas
1 Estratégicas
Replantear el orgánico funcional como el manual de
Rediseño del Orgánico Funcional por
CP-01 funciones acorde a las reales necesidades del GAD
procesos y del Manual de Funciones
Municipal acorde con sus competencias.
Definición, desarrollo e
Implementar una metodología de control y gestión de implementación de un modelo
CP-03
presupuestos y proyectos. metodológico para la gestión de
proyectos.
2 Operativas

Definición, desarrollo e
Crear procesos y políticas que permitan realizar una
implementación de políticas y
gestión integral y estandarizada de las etapas de
CP-02 procesos para una gestión integral y
contratación pública de proyectos de inversión a nivel
estandarizada de las etapas de
de Municipalidad.
contratación pública.

Crear procesos y políticas que permitan realizar un

Definición, desarrollo e
seguimiento y control integral y estandarizado del
implementación de políticas y
CP-04 desempeño de los proyectos de inversión, considerando
procesos para el seguimiento y control
indicadores de monitoreo y control a nivel de
estandarizado de proyectos.
Municipalidad.
Definición, desarrollo e
Crear procesos y políticas, para incluir de manera implementación de políticas y
CP-05 integral y estandarizada la gestión de riesgos en los procesos para la incorporación
proyectos de inversión a nivel de Municipalidad. estandarizada de la gestión de riesgos
en los proyectos de inversión.
Definición, desarrollo e
Crear procesos y políticas, para formular, evaluar y
implementación de políticas y
CP-06 priorizar iniciativas de proyectos a nivel de la
procesos para formular, evaluar y
Municipalidad.
priorizar iniciativas de proyectos.
Definición, desarrollo e
Crear procesos, procedimientos y herramientas para la
implementación de procesos,
planificación, previo a la ejecución del proyecto, y
CP-08 procedimientos y herramientas para la
definir un formato estándar para la generación del Plan
planificación de proyectos, previo a la
del Proyecto a nivel de la Municipalidad.
ejecución de proyectos
Definición de contenidos y
Actualizar conocimientos en gestión de proyectos, en
capacitación en gestión de proyectos y
administración de contratos, en leyes, reglamentos y
CP-09 portafolios, en administración de
resoluciones de contratación pública a todo el personal
contratos, en leyes, reglamentos y
que está relacionado con proyectos.
resoluciones de contratación pública.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 77

Definición e implementación de una

Implementar una herramienta informática para facilitar
herramienta informática para las tareas
CP-12 las tareas de planificación, monitorización y control de
de planificación, monitorización y
proyectos a nivel de toda la Municipalidad.
control de proyectos.
Crear plantillas y formatos estandarizados a nivel de
Definición y desarrollo de plantillas y
Municipalidad para la gestión integral, que considere:
formatos para la gestión de proyectos.
acta de constitución, planes, levantamiento y análisis de
Estos documentos deben ser
requisitos, análisis de interesados, identificación y
CP-13 considerados en un repositorio, para el
tratamiento de riesgos, control de cambios, etc. Toda la
efecto, la Municipalidad implementará
documentación debe constar en un repositorio para lo
la infraestructura tecnológica
cual la Municipalidad deberá implementar la
correspondiente.
infraestructura tecnológica correspondiente.

De la tabla 28 se deduce que existen varios entregables que tienen afinidad unos con

otros, por lo que a continuación se agrupan según un diagrama de afinidad que se muestra en

la tabla 29.

Tabla 29. Afinidad de los Entregables

Implementación de una Implementación de una

metodología para gestión de metodología para gestión
Entregables
portafolios en el GAD de proyectos en el GAD
Municipal La Troncal Municipal La Troncal

Rediseño del Orgánico Funcional por procesos

Aplica Aplica
y del Manual de Funciones

Definición, desarrollo e implementación de

políticas y procesos para formular, evaluar y Aplica
priorizar iniciativas de proyectos.
Definición, desarrollo e implementación de un
modelo metodológico para la gestión de Aplica Aplica
proyectos.
Definición, desarrollo e implementación de
políticas y procesos para una gestión integral y
Aplica Aplica
estandarizada de las etapas de contratación
pública.
Definición, desarrollo e implementación de
políticas y procesos para el seguimiento y Aplica Aplica
control estandarizado de proyectos.
Definición, desarrollo e implementación de
políticas y procesos para la incorporación
Aplica Aplica
estandarizada de la gestión de riesgos en los
proyectos de inversión.
Definición, desarrollo e implementación de
procesos, procedimientos y herramientas para
Aplica Aplica
la planificación de proyectos, previo a la
ejecución.
Definición e implementación de una
herramienta informática para las tareas de
Aplica Aplica
planificación, monitorización y control de
proyectos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 78

Definición y desarrollo de plantillas y formatos

para la gestión de proyectos. Estos documentos
deben ser considerados en un repositorio, para Aplica Aplica
el efecto, la Municipalidad implementará la
infraestructura tecnológica correspondiente.

Definición de contenidos y capacitación en

gestión de proyectos y portafolios, en
administración de contratos, en leyes, Aplica Aplica
reglamentos y resoluciones de contratación
pública.

De la agrupación realizada en la tabla 29, una definición de alto nivel de la solución

es: “Implementación de una metodología de Gestión de Proyectos y Portafolios; y

capacitación en Gestión de Proyectos y Portafolios, Administración de Contratos y

Contratación Pública en el GAD Municipal La Troncal” en el anexo 1 se puede apreciar las

brechas que abarca la solución de alto nivel.

2.4 Determinación del Enfoque (alternativa) de la Solución

Tiene como propósito el determinar el enfoque de la solución más factible para

satisfacer la necesidad de negocio con el detalle suficiente para permitir la definición del

alcance de la solución. Por lo que es necesario identificar los enfoques posibles, determinar

los medios a través de los cuales se entregará la solución y evaluar si la organización es capaz

de implementar y usar eficazmente una solución de esa naturaleza (International Institute of

Business Analysis, 2009). La figura 14 presenta este proceso.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 79

Figura 14. Diagrama de Entrada/Salida de Determinar el Enfoque de la Solución

ENTRADAS TAREA S ALIDA

Determinar el
Necesidad de Capacidades Enfoque de la
enfoque de la
Negocio requeridas solución
solución

Activos de los
Procesos de la
Organización

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del
Análisis Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá

2.4.1 Generación de las Alternativas de Enfoque de Solución

Para satisfacer los objetivos del negocio y cubrir la mayoría de las brechas

identificadas en las capacidades se ha planteado la solución: “Implementación de una

metodología de Gestión de Proyectos y Portafolios; y capacitación en Gestión de Proyectos y

Portafolios, Administración de Contratos y Contratación Pública en el GAD Municipal de La

Troncal”.

En la tabla 30 se puede visualizar las brechas y las capacidades que son cubiertas con

las 2 alternativas planteadas:

1. Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en el

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.

2. Implementación de una metodología de gestión de proyectos y portafolios por

personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 80

Tabla 30. Capacidades Requeridas y Entregables del Proyecto para Cerrar las Brechas

Alternativas de solución
Alternativa 1: Análisis y
Diseño de una Oficina de
Dirección de Proyectos (PMO),
en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de
Perspectiva
ID ID- La Troncal.
Brechas de las Nueva Capacidad
Brecha Capacidad
Brechas
Alternativa 2: Implementación
de una metodología de gestión
de proyectos y portafolios por
personal del Gobierno
Autónomo Descentralizado
Municipal de La Troncal.
De las consultas realizadas a los diferentes Directores Implementar una herramienta informática
B-HIG- Departamentales, se concluye que la Municipalidad para facilitar las tareas de planificación,
CP-12 Alternativas 1 y 2

Herramientas Informáticas y de Gestión

01 no cuenta con una herramienta informática para monitorización y control de proyectos a
gestionar el ciclo de vida de los proyectos nivel de toda la Municipalidad

Crear plantillas y formatos estandarizados a

nivel de Municipalidad para la gestión
integral, que considere: acta de constitución,
No hay constancia de documentación como plantillas
planes, levantamiento y análisis de
o formatos estandarizados para la gestión de
requisitos, análisis de interesados,
B-HIG- proyectos a nivel de Municipalidad, sin embargo,
CP-13 identificación y tratamiento de riesgos, Alternativas 1 y 2
02 cada Departamento maneja sus
control de cambios, etc. Toda la
propios formatos y plantillas necesarios para su
documentación debe constar en un
gestión.
repositorio para lo cual la Municipalidad
deberá implementar la infraestructura
tecnológica correspondiente.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 81

Replantear el orgánico funcional como el

manual de funciones acorde a las reales
CP-01 -
Si bien cada uno de los Departamentos maneja la fase necesidades del GAD Municipal acorde con
Preparatoria, y luego envían la documentación a la sus competencias.
Unidad de Compras Públicas para la fase Implementar una metodología de control y
CP-03 Alternativas 1 y 2
B-P-01 Precontractual, Contractual y Post contractual o gestión de presupuestos y proyectos.
evaluativa, no se posee de lineamientos para una Crear procesos y políticas que permitan
gestión integral y estandarizada de las etapas de realizar una gestión integral y estandarizada
contratación. CP-02 de las etapas de contratación pública de -
proyectos de inversión a nivel de
Municipalidad
Cada Departamento realiza el seguimiento y control
de sus proyectos sobre la base de lineamientos, Crear procesos y políticas que permitan
experiencia y prácticas, usando herramientas y realizar un seguimiento y control integral y
técnicas propias; sin embargo, no se tiene establecido estandarizado del desempeño de los
B-P-02 CP-04 Alternativas 1 y 2
lineamientos aplicables a toda la Municipalidad para proyectos de inversión, considerando

Procesos
una gestión integral, a excepción de los proyectos indicadores de monitoreo y control a nivel
que son financiados por el Banco de Desarrollo del de Municipalidad
Ecuador

Los Departamentos no aplican análisis Crear procesos y políticas, para incluir de

cualitativos ni cuantitativos como técnica estándar manera integral y estandarizada la Gestión
B-P-03 CP-05 Alternativas 1 y 2
para la gestión de riesgos en proyectos, y para de Riesgos en los proyectos de inversión a
mitigar han aplicado ciertas medidas preventivas. nivel de Municipalidad

Las iniciativas de proyectos se dan: 1) De la

ciudadanía, quienes al sentir la necesidad ofician al
Alcalde para que se considere en el presupuesto del
ejercicio fiscal; y 2) Del personal directivo u Crear procesos y políticas, para formular,
B-P-04 operativo, quienes al recorrer el cantón recogen las CP-06 evaluar y priorizar iniciativas de proyectos a Alternativas 1 y 2
peticiones de los ciudadanos. Pero la Municipalidad nivel de la Municipalidad
no cuenta con procesos, ni lineamientos para la
formulación, evaluación, priorización y gestión de
iniciativas de proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 82

Cada Departamento elabora el Plan Anual de

Contrataciones, que se publica en el Portal de
Compras Públicas hasta el 15 de enero del presente Crear procesos, procedimientos y
año, donde se considera presupuestos y cronogramas herramientas para la planificación, previo a
B-P-06 para la contratación de obras y servicios. Sin CP-08 la ejecución del proyecto, y definir un Alternativas 1 y 2
embargo, cuando se realiza la planificación para la formato estándar para la generación del Plan
ejecución de los proyectos, estos no siguen una del Proyecto a nivel de la Municipalidad
metodología estándar, más bien siguen una estructura
según los profesionales involucrados.

Recursos Humanos
Según documentación disponible en la Jefatura de
Recursos Humanos de los últimos 3 años, se observa Actualizar conocimientos en gestión de
que ha existido solo capacitación en Contratación proyectos, en administración de contratos, en
B-RH-
Pública, para ciertos Directores y Jefes de Área, no CP-09 leyes, reglamentos y resoluciones de Alternativas 1 y 2
01
existe evidencias de capacitaciones a personal contratación pública a todo el personal que
técnico. Además, no se registra capacitaciones en está relacionado con proyectos
Gestión de Proyectos y Portafolios.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 83

Las tablas 31 y 32, presentan las fases de cada alternativa y el detalle de sus entregables.

Tabla 31. Definición de Entregables de la Alternativa 1

Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal La Troncal.
Fase Entregables
Diseño de la estructura y funciones de una PMO en base al nivel de madurez
Rediseño del Orgánico Funcional y del Manual de Funciones
Definición y desarrollo de políticas y procesos para una gestión integral y estandarizada
de las etapas de contratación pública
Definición y desarrollo de políticas y procesos para formular, evaluar y priorizar
iniciativas de proyectos
Definición y desarrollo de políticas y procesos para el seguimiento y control
estandarizado de proyectos.
Definición de una estructura y procesos de gobernanza para la gestión de portafolios
Consultoría para la
gestión de proyectos y Definición y desarrollo de procesos, procedimientos y herramientas para la
portafolios planificación de la ejecución proyectos.
Definición y desarrollo de políticas y procesos para la incorporación de la gestión de
riesgos estandarizada en los proyectos de inversión.
Capacitación en gestión de proyectos y portafolios, en administración de contratos, en
leyes, reglamentos y resoluciones de contratación pública.
Definición y desarrollo de plantillas y formatos para la gestión de proyectos y
portafolios.
Definición de una herramienta informática para las tareas de planificación,
monitorización y control de proyectos y portafolios.
Conformación de la PMO según resultado de la consultoría
Implementación por
parte de la PMO Implementación de los entregables de la consultoría para gestión de proyectos y
portafolios

Tabla 32. Definición de Entregables de la Alternativa 2

Alternativa 2: Implementación de una metodología de gestión de proyectos y portafolios por personal del
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.
Fase Entregables
Definición y desarrollo de políticas y procesos para una gestión integral y estandarizada
de las etapas de contratación pública
Definición y desarrollo de políticas y procesos para formular, evaluar y priorizar
iniciativas de proyectos
Definición y desarrollo de políticas y procesos para el seguimiento y control
estandarizado de proyectos.
Consultoría para la
gestión de proyectos y Definición de una estructura y procesos de gobernanza para la gestión de portafolios
portafolios Definición y desarrollo de procesos, procedimientos y herramientas para la
planificación de la ejecución proyectos.
Definición y desarrollo de políticas y procesos para la incorporación de la gestión de
riesgos estandarizada en los proyectos de inversión
Capacitación en gestión de proyectos y portafolios, en administración de contratos, en
leyes, reglamentos y resoluciones de contratación pública
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 84

Definición y desarrollo de plantillas y formatos para la gestión de proyectos y

portafolios
Definición de una herramienta informática para las tareas de planificación,
monitorización y control de proyectos y portafolios
Implementación por Implementación de los entregables de la consultoría para gestión de proyectos y
personal del GAD portafolios
Municipal

2.4.2 Descripción de las Alternativas de la Solución

Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),

en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.

Esta alternativa consiste en la contratación de una consultoría, para el diseño de la

estructura y funciones de una PMO, la definición y desarrollo de políticas, procesos,

herramientas y formatos, como también la definición de la herramienta informática para las

tareas de planificación, monitorización y control de proyectos y portafolios. Además, la

capacitación en gestión de proyectos y portafolios, en administración de contratos, en leyes,

reglamentos y resoluciones de contratación pública. Los entregables de la consultoría

servirían de insumo para la conformación de una PMO, y también serán insumo para la PMO,

la cual realizaría la implementación de la metodología.

Alternativa 2: Implementación de una metodología de gestión de proyectos y

portafolios por personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.

Esta alternativa consiste en la contratación de una consultoría, la cual cumplirá con el

alcance definido en la alternativa 1, a excepción del diseño de la estructura y funciones de

una PMO. Los entregables de la consultoría servirían de insumo para la implementación de la

metodología de gestión de proyectos y portafolios, la cual sería realizada por personal

existente del GAD Municipal La Troncal.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 85

2.4.3 Evaluación de Factibilidad de Cada Alternativa de Solución

Antes de definir la alternativa que mejor satisfaga la necesidad del negocio, se debe

evaluar la factibilidad de cada una de las alternativas realizando los siguientes análisis:

brechas, legal, organizacional, económico, tiempo de implementación y riesgos.

[Link] Análisis legal.

Mediante el análisis legal se pretende determinar si existen normas legales que

impidan la ejecución u operación de las alternativas propuestas, y también determinar que

procedimientos legales se deben seguir. A continuación, se realiza una revisión de las

principales normas que rigen al GAD Municipal La Troncal y como impactan a las

alternativas planteadas.

[Link].1 Marco legal

El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

establece:

“Art. 53.- Naturaleza jurídica. - Los gobiernos autónomos descentralizados

municipales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política,

administrativa y financiera. Estarán integrados por las funciones de participación

ciudadana; legislación y fiscalización; y, ejecutivas previstas en este Código, para el

ejercicio de las funciones y competencias que le corresponden.

(…)

Art. 57.- Atribuciones del concejo municipal. - Al concejo municipal le corresponde:

(…)

f) Conocer la estructura orgánico funcional del gobierno autónomo descentralizado

municipal;
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 86

g) Aprobar u observar el presupuesto del gobierno autónomo descentralizado

municipal, que deberá guardar concordancia con el plan cantonal de desarrollo y con

el de ordenamiento territorial; así como garantizar una participación ciudadana en el

marco de la Constitución y la ley. De igual forma, aprobará u observará la liquidación

presupuestaria del año inmediato anterior, con las respectivas reformas;

(…)

Art. 60.- Atribuciones del alcalde o alcaldesa. - Le corresponde al alcalde o alcaldesa:

(…)

g) Elaborar el plan operativo anual y la correspondiente proforma presupuestaria

institucional conforme al plan cantonal de desarrollo y de ordenamiento territorial,

observando los procedimientos participativos señalados en este Código. La proforma

del presupuesto institucional deberá someterla a consideración del concejo municipal

para su aprobación;

h) Decidir el modelo de gestión administrativa mediante el cual deben ejecutarse el

plan cantonal de desarrollo y el de ordenamiento territorial, los planes de urbanismo y

las correspondientes obras públicas;

i) Resolver administrativamente todos los asuntos correspondientes a su cargo;

expedir previo conocimiento del concejo, la estructura orgánico - funcional del

gobierno autónomo descentralizado municipal; nombrar y remover a los funcionarios

de dirección, procurador síndico y demás servidores públicos de libre nombramiento y

remoción del gobierno autónomo descentralizado municipal;

(…)

Art. 215.- Presupuesto ….

El presupuesto de los gobiernos autónomos descentralizados deberá ser elaborado

participativamente, de acuerdo con lo prescrito por la Constitución y la ley. Las

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 87

inversiones presupuestarias se ajustarán a los planes de desarrollo de cada

circunscripción, los mismos que serán territorializados para garantizar la equidad a su

interior.

Todo programa o proyecto financiado con recursos públicos tendrá objetivos, metas y

plazos, al término del cual serán evaluados.

(…)

Art. 338.- Estructura administrativa. - Cada gobierno regional, provincial,

metropolitano y municipal tendrá la estructura administrativa que requiera para el

cumplimiento de sus fines y el ejercicio de sus competencias y funcionará de manera

desconcentrada. La estructura administrativa será la mínima indispensable para la

gestión eficiente, eficaz y económica de las competencias de cada nivel de gobierno, se

evitará la burocratización y se sancionará el uso de cargos públicos para el pago de

compromisos electorales.

Cada gobierno autónomo descentralizado elaborará la normativa pertinente según las

condiciones específicas de su circunscripción territorial, en el marco de la Constitución

y la ley.”

La Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública establece:

“Art. 40.- Montos y Tipos de Contratación. - La celebración de contratos de consultoría

se sujetará a las siguientes disposiciones:

1. Contratación directa: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o

igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del

presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. La selección,

calificación, negociación y adjudicación la realizará la máxima autoridad de la Entidad

Contratante de acuerdo con el procedimiento previsto en el Reglamento a la Ley;

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 88

2. Contratación mediante lista corta: Cuando el presupuesto referencial del contrato

supere el fijado en el número anterior y sea inferior al valor que resulte de multiplicar el

coeficiente 0,000015 por el monto del presupuesto inicial del Estado correspondiente al

ejercicio económico; y,

3. Contratación mediante concurso público: Cuando el presupuesto referencial del

contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015

por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio

económico.

(…)

Art. 41.- Criterios de Selección para Consultoría. - Los servicios de consultoría serán

seleccionados sobre la base de criterios de calidad y costo. Las ofertas de consultoría

serán presentadas en dos (2) sobres separados, el primero contendrá los aspectos

técnicos sobre los que se evaluará la calidad y, el segundo, los aspectos económicos,

sobre los que se calificará el costo.

Los procesos de selección se efectuarán entre consultores de la misma naturaleza; así

entre consultores individuales, entre firmas consultoras, o entre organismos que puedan

atender y estén en capacidad jurídica de prestar servicios de consultoría.

Los procedimientos de contratación incluirán las siguientes etapas: calificación,

selección, negociación y adjudicación.

(…)

Art. 42.- Comisión Técnica. - Para la realización de concursos públicos y contratación

por lista corta, la dependencia, entidad u organismo respectivo conformará, en cada

caso, una Comisión Técnica que tome a su cargo y responsabilidad el llevar adelante

los procesos previstos para cada concurso, la que deberá actuar de conformidad con los
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 89

pliegos aprobados para el efecto. De ser necesario se podrá conformar una o más

subcomisiones de apoyo a la Comisión Técnica.

Corresponde a la máxima autoridad de cada dependencia o entidad que convoque al

concurso de consultoría, aprobar en armonía con esta Ley y su Reglamento general, los

Pliegos, Términos de Referencia, presupuesto referencial y demás documentos del

concurso. Son atribuciones de la Comisión Técnica, calificar, seleccionar y negociar

con los consultores oferentes.”

Las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado establece:

“200-04 Estructura organizativa

La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el

cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos

organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los

controles pertinentes.

(…)

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización

actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez

que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras

y servidores.

(…)

200-06 Competencia profesional

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como

elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores,

acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.

(…)
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 90

Los directivos de la entidad especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de

competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas

correspondientes. Así mismo, los programas de capacitación estarán dirigidos a

mantener los niveles de competencia requeridos.

(…)

402 Administración Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control

(…)

En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los

principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y

estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y

especificación, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos

del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las

metas fiscales.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto consiste en seleccionar y

ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y

actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de

los recursos disponibles.

(…)

406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el

presupuesto correspondiente.

El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios

incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 91

planificación de la institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan

constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el

régimen especial, establecidos en la ley.

(…)

407-06 Capacitación y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la

capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en

todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.

Los directivos de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de

Talento Humano y el área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas),

determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de capacitación del personal,

las que estarán relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al

mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, así

como al desarrollo de la entidad.

El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado

por la máxima autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de

las servidoras y servidores y estará directamente relacionada con el puesto que

desempeñan

(…)

408-01 Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones

financieras y socioeconómicas que permiten tomar la decisión de realizar o no una

inversión para la producción de obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 92

determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo

concluya y pase a formar parte de la economía del país.

El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: pre-inversión e inversión, es

decir,

estudios y ejecución

(…)

Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación económica

o financiera avala su continuación se pasará a la etapa de inversión que es la ejecución

del proyecto ya sea por contrato o por administración directa.

(…)

408-02 Estudios de pre-inversión de los proyectos

Todos los proyectos de obra pública deben estar respaldados por los estudios de pre-

inversión, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y

los criterios de evaluación que se utilizarán para seleccionar los más ventajosos,

dependerán de la naturaleza, complejidad y monto de la inversión.

(…)

408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto

Toda institución que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnóstico, donde

se defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes

y servicios a ofrecer, quiénes se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las

alternativas de solución que se vislumbran.

La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser

satisfecha, ligada a los objetivos de la institución, como consecuencia de planes de

desarrollo, de políticas generales o para complementar otros proyectos.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 93

Se incluirán las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el análisis se

pueda determinar si desde el punto de vista técnico, la idea inicial a de continuarse y, en

consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse, postergarse o

abandonarse”

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal, según lo establece el

Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (2010), son

personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera;

sobre la cual, el Alcalde deberá elaborar el plan operativo anual y la correspondiente

proforma presupuestaria institucional conforme al plan cantonal de desarrollo y de

ordenamiento territorial. La proforma del presupuesto institucional deberá someterla a

consideración del concejo municipal para su aprobación, además expedir previo

conocimiento del concejo, la estructura orgánico - funcional del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal. En concordancia, las Normas de Control Interno de la

Contraloría General del Estado (2009) señalan que la máxima autoridad debe crear una

estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el

logro de los objetivos organizacionales, y que en la formulación del presupuesto debe

considerar de entre varios aspectos, los principios de eficiencia y eficacia, de tal manera que

vincule los objetivos del plan con la administración de los recursos, tanto en el aspecto

financiero como en las metas fiscales, además la programación de la ejecución presupuestaria

se basa en la selección y ordenamiento de las asignaciones de fondos para cada programa y

proyecto, con el fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

Según lo indicado, la normativa legal bajo análisis propende a que los Gobiernos

Autónomos Descentralizados Municipales consideren en su gestión la ejecución eficiente del

presupuesto y la optimización de recursos, por lo que no hay base legal que impida la
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 94

implementación de la solución planteada, puesto que está pensada para mejorar los aspectos

que la normativa legal exige, sino más bien

[Link].2 Factibilidad de la Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección

de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La
Troncal.
En esta alternativa de solución, la contratación de una consultoría deberá observar lo

dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), su

Reglamento General y las Resoluciones del Servicio Nacional de Contratación Pública

(SERCOP). Además, las Normas de Control Interno (2009) señalan que previo a desarrollar

un proyecto, se debe definir el problema a solucionar; así mismo, la idea de proyecto debe

estar ligada a los objetivos de la institución. También para esta alternativa, se requeriría de la

implementación de una PMO, lo que va a generar ciertos cambios en la estructura

organizacional. En relación, las Normas de Control Interno señalan que la máxima autoridad

debe crear una estructura que apoye efectivamente el logro de los objetivos estratégicos, por

lo que deberá ser aprobado por el Concejo Municipal sobre la base del proyecto presentado

por el Alcalde.

El presente proyecto está sustentado por lo que exige las Normas de Control Interno,

y se encuentra alineado con los objetivos estratégicos de la Municipalidad, así como también

está definido el problema a solucionar, además el proceso de contratación debe observar la

normativa de la LOSNCP, su Reglamento General y más Resoluciones del SERCOP, según

lo indicado no existe un aspecto legal que impida la ejecución de esta alternativa.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 95

[Link].3 Factibilidad de la Alternativa 2: Implementación de una metodología de gestión

de proyectos y portafolios por personal del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal La Troncal.
Según lo expuesto para la Alternativa 1, la Contratación de una Consultoría deberá

observar lo dispuesto en la LOSNCP, su Reglamento General y las Resoluciones del Servicio

Nacional de Contratación Pública, también aplica lo indicado en las Normas de Control Interno

para el desarrollo de proyectos.

De igual forma que el caso anterior, considerando que el proceso de contratación de la

Consultoría debe observar lo estipulado en la LOSNCP, su Reglamento General y más

resoluciones del SERCOP, no existe un aspecto legal que impida la ejecución de esta

alternativa 2.

[Link] Análisis Organizacional.

Con el análisis organizacional se pretende determinar que estructura de organización

es necesaria para la ejecución de cada alternativa de solución y su futura operación, también

se determinará los recursos humanos, muebles y enseres, equipos y sistemas informáticos, los

costos relacionados y los tiempos de ejecución.

[Link].1 Análisis de la Alternativa 1.

Para la ejecución de la alternativa 1 que corresponde a: “Análisis y Diseño de una

Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal La Troncal”, se ha definido dos etapas:

✓ Consultoría para la gestión de proyectos y portafolios, e

✓ Implementación por parte de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Adicionalmente, en la etapa de operación la PMO estaría encargada de ejecutar las

nuevas actividades que se deriven de la implementación de la metodología para la gestión de

proyectos y portafolios definidos en la Fase de Consultoría. En vista que esta alternativa va a

ser implementada por una PMO, a continuación, se realizará un descripción teórica y

posterior se define sus funciones y la estructura organizacional.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 96

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Según la Guía del PMBOK (2017), “Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es

una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados

con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de

soporte para la dirección de proyectos hasta la propia dirección de uno o más proyectos”

(p.48).

Tipos de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

A continuación, se presenta algunas propuestas de autores y organizaciones

reconocidas en la gestión de proyectos, referente a los tipos de oficinas de gestión proyectos

que pueden implementarse en el GAD Municipal La Troncal.

▪ Modelo de Kent Crawford

Figura 15. Tipos de PMO definidos por Kent Crawford

Oficina de Control de
Unidad de Negocio PMO PMO Estratégica
Proyectos
- Entidad que normalmente - Esta ubicada a nivel de - Considera a la organización
gestiona proyectos individuales división o unidad de negocio. con múltiples unidades de
grandes y complejos. - Su desafío es integrar una gran negocios, múltiples
- Se centra específicamente en cantidad de proyectos múltiples departamentos de soporte tanto
un proyecto, pero ese proyecto de diferentes tamaños, desde en la unidad de negocios como a
es tan grande y tan complejo que pequeñas iniciativas a corto nivel corporativo, y proyectos
requiere múltiples cronogramas, plazo que requieren pocos en curso dentro de cada unidad
que pueden necesitar integrarse recursos hasta múltiples - Una oficina de proyectos de
en un cronograma general del proyectos. Tipo 2 (PMO de Unidad de
programa - El valor de la PMO es que Negocio) no tendría autoridad
- Puede tener varios directores comienza a integrar recursos a para priorizar proyectos desde
de proyecto, cada uno de los nivel organizacional. la perspectiva corporativa, sin
cuales es responsable de forma - Permite a una organización embargo, la gerencia
independiente de un cronograma determinar cuándo existe corporativa debe seleccionar los
de proyecto individual. escasez de recursos y tener proyectos que mejor respalden
suficiente información al los objetivos corporativos
alcance de la mano para tomar estratégicos
decisiones sobre si contratar o - Proporciona la coordinación y
contratar recursos adicionales la amplia perspectiva necesaria
para seleccionar, priorizar y
monitorear proyectos y
programas que
contribuyen al logro de la
estrategia corporativa.

Fuente: Crawford, 2006

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 97

▪ Modelo de John Reiling

Figura 16. Tipos de PMO definidos por John Reiling

PMO de apoyo PMO de Control PMO Directiva

- Generalmente provee: soporte - Este tipo de PMO no sólo da - Este tipo de PMO “toma el
en el esquema de “especialista soporte sino que asegura que se mando” sobre los proyectos a
por demanda”, plantillas, apliquen las metodologías, través de los recursos y
mejores prácticas y acceso a plantillas, formatos y gobierno, experiencia en Gerencia de
información. de acuerdo con lo establecido Proyectos.
- Este tipo de PMO puede por la PMO. - Los gerentes de Proyecto
funcionar en organizaciones - Este tipo de PMO funciona hacen parte de la PMO y son
donde los proyectos son adecuadamente si cuenta con el asignados a cada proyecto.
ejecutados satisfactoriamente apoyo suficiente de la dirección - Es efectiva en organizaciones
con bajo nivel de control y por y si el nivel de control grandes que requieren soporte en
lo tanto un nivel. adicional es establecido ofrece mejoras a la diversas áreas.
innecesario organización.

Fuente: Reiling, 2008

▪ Modelo de Casey y Wendy Peck

Figura 17. Tipos de PMO definidos por William Casey y Wendy Peck

Estación meteorológica Torre de control Bolsa de recursos

(WeatherStation) (Control Tower) (Resource Pool)
- Realiza monitoreo. - Mejora la calidad de procesos - Contrata a los gerentes de
- Informa de la situación. de gestión. Proyecto.
- No influye en los proyectos. - Define y mejora estándares. - Gestiona a los gerentes de
- Mantiene una base de - Proporciona soporte y guías Proyecto.
datos de estimados y reales, para el uso de estándares. - Forma a los gerentes de
documentación y lecciones - Vigila el seguimiento. Proyecto de la empresa.
aprendidas. - Establece estándares para - Posee una bolsa de recursos
- Genera reportes sobre los Gerencia de Proyectos en todas clasificados por perfiles y
datos almacenados. las áreas de conocimiento. conocimientos.
- Tiene capacidad para - Ofrece consultoría en cómo - Logra una adecuada asignación
responder a las siguientes seguir los estándares definidos: de los recursos según su perfil.
preguntas: capacitación, talleres y - Mejora el nivel de los recursos
¿Cuál es el progreso a nivel entrenamiento. en los proyectos.
de hitos? - Realiza auditorías de uso de los
¿Cuánto se ha gastado contra lo estándares.
presupuestado? - Realiza mejora continua de los
¿Cuál es el mayor riesgo actual y estándares definidos.
cuáles son los principales de la
▪ situación?
Fuente: Casey & Peck, 2001

▪ Modelo de Project Management Institute (PMI)

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 98

Figura 18. Tipos de PMO definidos Project Management Institute (PMI)

PMO de apoyo PMO de Control PMO Directiva

- Se caracterizan por su grado - Ejercen un grado de control - Ejerce un grado de control
de control reducido sobre los moderado sobre los proyectos. elevado sobre los proyectos.
proyectos. - Se encargan de proporcionar - Asume las funciones de
- Sus servicios son soporte y verificar el soporte y control de los
suministrados cuando el cumplimiento de las proyectos, pero además asumen
proyecto lo solicite, metodologías en el desarrollo la dirección de los mismos.
proporcionando plantillas, de los proyectos, el uso de - Los directores de proyecto
mejores prácticas, capacitación, plantillas, formularios y son asignados por la PMO y
acceso a la información y herramientas específicas y que rinden cuentas a ella.
lecciones aprendidas de otros cumplan con los marcos de
proyectos. gobernanza.
- Sirven como un repositorio de
información de proyectos.
Fuente: Guía del PMBOK, 2017

Definición del Tipo de PMO a Implementar

Para la definición a alto nivel del tipo de PMO que el GAD Municipal La Troncal

debe implementar, se toma en cuenta los siguientes criterios: el nivel de madurez en gestión

de proyectos, la cantidad de proyectos en la organización, los principales clientes y cuál es el

problema o necesidad priorizada por la organización.

a) Nivel de madurez en gestión de proyectos en el GAD Municipal La Troncal

En la actualidad existen una gran cantidad de modelos de madurez en gestión de

proyectos, para el presente análisis utilizaremos el Prado Project Management Maturity

Model (Prado - PMMM) del MMGP®., modelo que fue desarrollado por Darci Prado basado

en su experiencia de más de 30 años en la gerencia de proyectos (Prado, 2010). Su objetivo es

evaluar la madurez en gestión de proyectos considerando lo siguiente:

▪ Existencia de cinco niveles diferentes de madurez.

▪ Inclusión de los procesos, las personas, la tecnología y la estrategia.

▪ Estándares PMBOK® del PMI® y ICB® del IPMA®

A continuación, se realiza una descripción de cada nivel:

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 99

Nivel 1 - Inicial: La organización está en sus etapas de gestión de proyectos, llevados a

cabo temprano en su mayoría por la intuición, contando con "buena voluntad" de los

individuos o de "mejor esfuerzo". Por lo general, no hay una planificación y seguimiento es

inexistente. No existen procedimientos estandarizados.

Nivel 2 - Conocido: La organización emprendió iniciativas de formación en gestión de

proyectos y compró un software especializado PM. Algunas iniciativas aisladas para

estandarizar los procedimientos se pueden encontrar, pero su uso todavía se restringe.

Nivel 3 - Estandarizado: Los procedimientos se estandarizan y se publican, y se utilizan

en todos los proyectos. Una metodología esta disponibles y en uso, con los sistemas

informáticos que se utilizan como una parte de ella. También hay una estructura organizativa

viable y adecuada - para el sector y sus proyectos - en su lugar. Alineación con las estrategias

de negocio es buscado.

Nivel 4 - Gestionado: Los procesos implementados anteriormente están consolidados y

los temas (anomalías) se resolvieron. Análisis de causa raíz de las desviaciones meta del

proyecto (en tiempo, costo, alcance y calidad) se ha realizado, las contramedidas y acciones

correctivas fueron desplegadas y se aplica con éxito. Los proyectos están alineados con el

negocio de la organización.

Nivel 5 - Optimizado: Planificación y procesos de ejecución (tiempo, costo, alcance y

calidad) se optimizaron y produjeron nuevas mejoras de rendimiento. La ejecución del

proyecto se optimiza con el uso de la vasta experiencia, conocimiento y actitud personal

(disciplina, liderazgo, etc.), así como una excelente base de datos de las mejores prácticas.

Tasa de éxito se acerca al 100%. La organización se basa fielmente en sus profesionales y

toma los desafíos de alto riesgo.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 100

Figura 19. Niveles de Madurez en Gestión de Proyectos

Fuente: Prado (2010)

Con la finalidad de determinar el nivel de madurez de gestión de proyectos del GAD

Municipal La Troncal, se procedió a aplicar el “Cuestionario de Evaluación de la Madurez”

(Prado, 2014) a los Jefes Departamentales y se obtuvieron los siguientes resultados:

Figura 20. Nivel de Madurez en Gestión de Proyectos del GAD Municipal La

Troncal

Puntos Perfil de adherencia

Nivel
obtenidos 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
2 20
3 22
4 38
5 10
Total 90

Evaluación final: (100+90) /100 = 1.90

El puntaje obtenido (1.90) ubica al GAD Municipal La Troncal en un nivel de

madurez cercano a 2 denominado “Conocido”, que representa el nivel de conocimiento

inicial en gestión de proyectos, con las siguientes características:

▪ Conocimiento introductorio sobre la Gestión de Proyectos;

▪ El uso de herramientas de introducción (SW) para las actividades de secuenciación;

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 101

▪ Iniciativas aisladas para la planificación y el control de algunos proyectos;

▪ Cada profesional trabaja con sus propios formatos y plantillas, evidenciando la falta

de un sistema que abarque una metodología, estandarizando procesos de gestión de

proyectos, herramientas y plantillas; y

▪ Está iniciando el despertar de una conciencia de la importancia de la implementación

de cada uno de los componentes de un sistema para la gestión de proyectos.

b) Cantidad de Proyectos en el GAD Municipal La Troncal

El GAD Municipal La Troncal, para el año 2019 planificó 112 proyectos detallados en

la tabla 33, siendo el Departamento de Obras Publicas con 64 proyectos y el Departamento de

Educación y Cultura con 39 proyectos las áreas que manejaron la mayor cantidad, lo que

representó el 92% del total de proyectos.

Tabla 33. Cantidad de Proyectos en el GAD Municipal de La Troncal

Monto USD DOP DPP DAD DFI DEC DTE DAS TOTAL
1.000,00 - 99.999,00 48 2 2 2 37 0 1 92
100.000,00 - 499.999,00 13 1 0 0 2 1 0 17
500.000,00 - 999.999,00 1 0 0 0 0 0 0 1
˃ 1'000.000,000 2 0 0 0 0 0 0 2
Total 64 3 2 2 39 1 1 112

Fuente: GAD Municipal La Troncal

c) Principales Clientes de la PMO
La necesidad de incrementar la ejecución presupuestaria es de relevancia para el GAD

Municipal, y por ende tratar de cumplir con los objetivos estratégicos de la organización. A

partir de esto, se considera que los principales clientes de la PMO son:

▪ Alcalde
▪ Directores Departamentales

d) Identificación del Problema

Del análisis realizado en el numeral 2.2.3 (Definición de la Necesidad del Negocio) se

indicó que: “… existe un bajo nivel de ejecución presupuestaria con respecto a la

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 102

programación anual, por lo que se requiere de soluciones que logren el mejoramiento de las

estadísticas presupuestarias actuales, contribuyendo de esta manera al cumplimiento del

objetivo estratégico “Construir un gobierno que brinde una administración eficiente y

efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la sociedad participe y propicie su

desarrollo”, y mediante la ejecución de los programas y proyectos al logro de los demás

objetivos estratégicos y metas señalados en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial,

en alineamiento a los objetivos del Plan Nacional Toda una Vida y de la política nacional”.

Según lo manifestado, este es el problema identificado y servirá para definir el modelo de

PMO de alto nivel.

Una vez analizado los criterios para la definición de la PMO de alto nivel, se

considera que el modelo a implementar a corto plazo en el GAD Municipal es una “PMO de

Control”, bajo la concepción de Casey & Peck, similar a Reiling y también al de Project

Management Institute. Este modelo de PMO actuará dando soporte, vigilando y coordinando

con los Directores Departamentales y de proyectos la aplicación de la metodología, plantillas,

formatos y que cumplan con los marcos de gobernanza.

A largo plazo, se pretende que la PMO evoluciones a una de tipo directiva y que tenga

el nivel de asesorar directamente al Alcalde, y se encargaría de generar iniciativas

individuales, aprobación de presupuestos, planes, programas, proyectos, dar soporte y

control, capacitación y mejoramiento continuo a todas las áreas que conforman el GAD

Municipal.

Funciones de la PMO de Control

Las funciones de la “PMO de Control”, se definen tomando como referencia las

citadas por Hobbs y Aubry (2010), y son:

▪ Reportar el estatus de proyectos y portafolios a la dirección;

▪ Desarrollar e implementar una metodología estándar de gestión de proyectos y

portafolios;
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 103

▪ Monitorear y controlar el rendimiento de los proyectos y portafolios;

▪ Desarrollar las competencias del personal;

▪ Implementar y operar los sistemas de información de gestión de proyectos y

portafolios;

▪ Proveer asesoría a las direcciones;

▪ Coordinar e integrar los proyectos en el portafolio; priorizar los proyectos y

reequilibrarlos según sea necesario;

▪ Gestionar los riesgos y beneficios de los proyectos;

▪ Desarrollar y mantener un tablero de control de proyectos;

▪ Promocionar la gestión de proyectos dentro de la organización;

▪ Implementar y gestionar la base de datos de lecciones aprendidas; y

▪ Monitorear y controlar el rendimiento de la PMO.

Estructura de la PMO de Control

En la actualidad la Dirección de Planificación y Proyectos tiene como misión:

“Articular la formulación de Proyectos, planes y presupuestos en sus diferentes niveles y

ámbitos, para consolidación de obra pública, en base al Plan de Desarrollo y Ordenamiento

Territorial, el control urbano y rural, competencias de tránsito y la cooperación nacional e

internacional optimizando el presupuesto del GADMLT”; y entre sus principales funciones se

encuentran:

▪ Dirigir y supervisar los procesos de seguimiento y evaluación del cumplimiento del

Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, los Planes Operativos Anuales, y los

demás planes, proyectos y programas aprobados;

▪ Coordinar la formulación de la proforma del presupuesto y sus reformas;

▪ Coordinar la definición e identificación del financiamiento para la ejecución de los

planes, programas y proyectos institucionales;

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 104

▪ Definir, desarrollar y aplicar estrategias, metodologías concertadas y

participativas, procedimientos e instrumentos para la formulación, ejecución,

monitoreo y evaluación de planes, programas y proyectos; y

▪ Realizar evaluación de efecto e impacto de los planes, programas y proyectos del

GAD Municipal La Troncal.

Considerando las funciones y estructura actual de la Dirección de Planificación y

Proyectos, ésta sería el Departamento para albergar a la “PMO de Control”, pues potenciaría

las áreas de evaluación y seguimiento, y de planes y proyectos. Debo indicar que este criterio

debe ser analizado con mayor detalle, pues debe incluirse dentro de los entregables del

proyecto en caso de que la Alternativa 1 sea seleccionada.

Figura 21. Estructura Organizacional de la PMO de Control.

Director de
Planificación y
Proyectos

Jefe de PMO

Técnico de Técnico de
Proyectos 1 Proyectos 2
Fuente: Elaboración propia

Estimación de las actividades

Una estimación de las actividades para cada una de las etapas definidas para la

alternativa 1 se presentan en la tabla 34.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 105

Tabla 34. Estimación de las Actividades de la Alternativa 1

Etapa Actividades
Fase preparatoria
Elaboración de los Términos de Referencia (TDR)
Elaboración de Estudio de Mercado y determinación del presupuesto referencial
Emisión de certificación del PAC
Emisión de certificación presupuestaria
Elaboración pliegos de contratación de consultoría
Elaboración de la Resolución de aprobación de pliegos, autorización de inicio del
proceso y designación del delegado del proceso.
Fase precontractual
Publicación del proceso en el portal de Compras Públicas
Elaboración de acta de preguntas, respuestas y aclaraciones
Consultoría para la Elaboración de acta de recepción de ofertas
gestión de proyectos y Elaboración de acta de apertura de ofertas
portafolios Elaboración de acta de evaluación de ofertas
Elaboración acta de negociación de oferta
Elaborar informe de recomendación de adjudicación
Elaboración de la Resolución de Adjudicación
Fase contractual
Elaboración del contrato con la Consultoría
Elaboración de acta de designación del Administrador de Consultoría
Elaboración de orden de pago por anticipo
Elaboración de acta de inicio de la Consultoría
Ejecución de la Consultoría
Elaboración de informes de ejecución de la consultoría
Elaboración de acta de entrega recepción de la Consultoría
Aprobación de la PMO
Implementación por Contratación de personal
parte de la PMO Adquisición de muebles y equipos
Implementación de los procesos (entregables de la consultoría)

La implementación de la alternativa 1 sería realizada por una PMO, así como

también, en la etapa de operación la PMO será la organización encargada de ejecutar las

nuevas actividades que se deriven de la implementación de los procesos, políticas, técnicas y

herramientas, conforme el diseño de la PMO y la hoja de ruta de implementación que serán

entregadas por la Consultoría.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 106

Evaluación del Recurso Humano Existente

La Evaluación del Recurso Humano existente se realiza en función de las actividades

de cada etapa del proyecto y en correspondencia con las actividades que desempeñan

actualmente en el GAD Municipal, a continuación, en la tabla 35 se presenta la respectiva

evaluación:

Tabla 35. Evaluación del Recurso Humano – Alternativa 1

Porcentaje de
Etapas Fases Recursos humanos Área
tiempo disponible
Director Planificación DPM 40%
Director de Obras Públicas DOP 40%
Fase preparatoria Director Financiero DFM 25%
Jefe de Compras Publicas DAM 25%
Alcalde DAM 10%
Consultoría para la Jefe de Compras Públicas DAM 20%
gestión de proyectos Fase precontractual Asistente de Compras Públicas DAM 30%
y portafolios Comisión Técnica CMT 30%
Asesor Jurídico AJM 10%
Asistente de Asesoría Jurídica AJM 30%
Fase Contractual Secretario del Concejo SCM 10%
Administrador de la Consultoría ADC 50%
Consultoría CONS 100%
Director Administrativo DAM 20%
Jefe de Recursos Humanos DAM 30%
Aprobación de la Asesor Jurídico ASJ 10%
PMO Asistente de Asesor Jurídico ASJ 20%
Alcalde ALC 10%
Concejo Municipal (7 concejales) CMT 10%
Director Administrativo DAM 20%
Implementación por Contratación de
Personal Jefe de Recursos Humanos DAM 30%
personal del GAD
Municipal Alcalde ALC 10%
Director Administrativo DAM 10%
Adquisición de Asistente del Director Administrativo DAM 20%
muebles y equipos Jefe de Compras Públicas DAM 10%
Asistente de Compras Públicas DAM 20%
Jefe PMO DPM 100%
Implementación de los
Técnico de proyectos 1 DPM 100%
procesos
Técnico de proyectos 2 DPM 100%

La evaluación que se presenta en la tabla 35, fue realizada considerando los siguientes

criterios y supuestos:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 107

• El Director Administrativo, de entre varias atribuciones y responsabilidades, tiene a

su cargo supervisar la ejecución del presupuesto y coordinar y dar seguimiento la

ejecución del POA de los departamentos, razón por la cual se lo ha considerado en el

presente análisis, para la ejecución de las funciones de dirección de las etapas.

• Los miembros del equipo de proyecto para las actividades de las diferentes fases, en

el GAD Municipal son los líderes de los procesos que se tienen en los respectivos

departamentos.

• El tiempo disponible de los recursos humanos para la ejecución del proyecto fue

estimado en función del manual de funciones, donde se especifica el tiempo

aproximado que toman las actividades relacionadas a las funciones de interés.

Además, el porcentaje de tiempo disponible tiene el supuesto de que serán asignados

en su totalidad para la ejecución del proyecto.

Definición de la Estructura Organizacional

Para la ejecución de la alternativa 1, el tipo de estructura organizacional que aplicaría

será del tipo “matricial equilibrada”, en esta estructura el director de proyecto no tiene

autoridad plena para la toma de decisiones ni el financiamiento del proyecto porque la

influencia sobre el proyecto está dividida también con los Jefes Departamentales. También,

todos los miembros del equipo se mantienen dentro de la estructura funcional del GAD

Municipal La Troncal, y para este caso el Director del Proyecto sería designado por el

Alcalde. En la figura 22, se presenta la estructura organizacional.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 108

Figura 22. Estructura Organizacional del Proyecto – Alternativa 1

EQUIPO DEL
PROYECTO

Dirección Jefe
Administrativa Departamental

Dirección de
Jefe
Planificación y
Departamental
Proyectos
Alcaldía
Dirección de Obras Jefe
Públicas Departamental

Dirección de
Jefe
Educación y
Departamental
Cultura

Realizado por: Autores

Estimación de tiempos y costos de ejecución.

Con la finalidad de realizar una estimación del tiempo que tomaría la ejecución de la

alternativa 1, se ha considerado los siguientes criterios y supuestos:

▪ Para las fases preparatoria y precontractual se ha estimado el tiempo de acuerdo con

consultas realizadas a los Jefes Departamentales y Jefe de Compras Públicas.

▪ Para la fase contractual, se ha tomado en cuenta la información obtenida de

propuestas realizadas por Consultoras, se estima que el tiempo de ejecución del

diagnóstico, diseño y propuesta de la metodología de gestión de proyectos y

portafolios y la estructura de una PMO, podría durar aproximadamente 145 días.

▪ Las actividades de la etapa de consultoría para la gestión de proyectos y portafolios

corresponden al 68.75% del tiempo total del proyecto, mientras que la etapa de

implementación el 31.25%.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 109

▪ Las actividades relacionadas a la implementación de la metodología, correspondería

el equipo PMO, quienes dispondrán del 100% de tiempo laborable.

Con los considerandos indicados, el tiempo de ejecución de la alternativa 1 se presentan a

continuación en la tabla 36:

Tabla 36. Estimación del Tiempo de Ejecución de la Alternativa 1

Estimación
Etapa Fases
(días)
Fase preparatoria 5
Consultoría para la gestión
de proyectos y portafolios
Fase precontractual 15
Fase contractual 145
Aprobación de la PMO
Contratación de personal 15
Implementación por parte
de la PMO Adquisición de muebles y equipos
Despliegue de los procesos
(entregables de la consultoría)
60
Total (aproximado) 240

Debido a la participación del personal interno para el desarrollo de las fases

preparatoria, precontractual y contractual y también tomando en cuenta que la

implementación sería ejecutada por el equipo PMO, se realiza una estimación del costo que

representaría para el GAD Municipal La Troncal la ejecución de la alternativa 1,

determinándose que asciende al valor de USD 140.631,36.

Tabla 37. Estimación del Costo de Ejecución de la Alternativa 1

Etapas Fases Recursos humanos Costos USD

Director Planificación
Director de Obras Públicas
Fase preparatoria Director Financiero 724,53
Jefe de Compras Públicas
Consultoría para la
Alcalde
gestión de proyectos
y portafolios Jefe de Compras Públicas
Fase precontractual Asistente de Compras Públicas 994,60
Comisión Técnica
Asesor Jurídico
Fase Contractual 2673,10
Asistente de Asesoría Jurídica
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 110

Secretario del Concejo

Administrador de la Consultoría
Consultoría 110.000,00
Director Administrativo
Jefe de Recursos Humanos
Aprobación de la Asesor Jurídico
1.139,13
PMO Asistente de Asesor Jurídico
Alcalde
Concejo Municipal (7 concejales)
Director Administrativo
Implementación por Contratación de
Jefe de Recursos Humanos 235,73
personal del GAD Personal
Municipal Alcalde
Director Administrativo
Adquisición de Asistente del Director Administrativo
264,27
muebles y equipos Jefe de Compras Públicas
Asistente de Compras Públicas
Jefe de PMO 10.056,00
Implementación de los
Técnico de proyectos 1 7.272,00
procesos
Técnico de Proyectos 2 7.272,00

Total (aproximado) 140.631,36

También se presentan los costos de operación de la Alternativa 1, donde tenemos los

costos estimados del recurso humano para la conformación de la PMO, como también la

estimación de costos de muebles y enseres, y de los equipos y sistemas informáticos

necesarios para su desempeño.

Tabla 38. Costos de Recursos Humanos, Muebles, Equipos y Sistemas de

Oficina de la Alternativa 1.

Costo Anual
Descripción Nivel Cantidad
USD
Jefe de PMO Profesional 1 20.112,00
Técnico de proyectos 1 Profesional 1 14.544,00
Técnico de proyectos 2 Profesional 1 14.544,00
Total, costo anual de recursos humanos 49.200,00

Costo Unitario Costo Total

Descripción Cantidad
USD USD
Muebles y enseres 3 1200 3.600,00
Equipos y sistemas informáticos 3 2300 6.900,00
Total, muebles, equipos y sistemas de oficina 10.500,00
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 111

Factibilidad de la Alternativa 1
Según análisis realizado, se puede determinar que existe capacidad en el GAD

Municipal para la ejecución de la etapa de Consultoría, mientras que, para la etapa de

implementación de los procesos, se requiere la conformación de una PMO. Con estas

consideraciones, se estima un tiempo de ejecución de aproximadamente 240 días laborables.

Para la etapa de operación, el equipo PMO enfocaría todo su trabajo en la gestión de

proyectos y portafolios.

[Link].2 Análisis de la Alternativa 2.

Para la ejecución de la alternativa 2 que corresponde a: “Implementación de una

metodología de gestión de proyectos y portafolios por personal del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal La Troncal”, se ha definido dos etapas:

✓ Consultoría para la gestión de proyectos y portafolios, e

✓ Implementación por parte del personal del GAD Municipal La Troncal.

La diferencia con la alternativa 1 es que la etapa de implementación sería realizada

por personal interno del GAD Municipal, así como también en la etapa de operación,

quienes estarán encargados de ejecutar las nuevas actividades que se deriven de la

implementación de la metodología que se define en la fase de la Consultoría. La

estimación de las actividades se presenta a continuación:

Tabla 39. Estimación de las Actividades de la Alternativa 2

Fase Actividades
Fase preparatoria
Elaboración de los Términos de Referencia (TDR)
Elaboración de Estudio de Mercado y determinación del presupuesto referencial
Consultoría para la Emisión de certificación del PAC
gestión de proyectos y Emisión de certificación presupuestaria
portafolios Elaboración pliegos de contratación de consultoría
Elaboración de la Resolución de aprobación de pliegos, autorización de inicio del
proceso y designación del delegado del proceso.
Fase precontractual
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 112

Publicación del proceso en el portal de Compras Públicas

Elaboración de acta de preguntas, respuestas y aclaraciones
Elaboración de acta de recepción de ofertas
Elaboración de acta de apertura de ofertas
Elaboración de acta de evaluación de ofertas
Elaboración acta de negociación de oferta
Elaborar informe de recomendación de adjudicación
Elaboración de la Resolución de Adjudicación
Fase contractual
Elaboración del contrato con la Consultoría
Elaboración de acta de designación del Administrador de Consultoría
Elaboración de orden de pago por anticipo
Elaboración de acta de inicio de la Consultoría
Ejecución de la Consultoría
Elaboración de informes de ejecución de la consultoría
Elaboración de acta de entrega recepción de la Consultoría
Elaboración de la Resolución de aprobación de la estructura de Gobierno y de
inicio de implementación
Implementar las políticas y procesos de gobierno
Implementación por Implementar y socializar los procesos y procedimientos
personal del GAD Socializar y entregar instructivos, manuales, plantillas, y demás documentos.
Municipal La Troncal Seleccionar proyectos piloto para aplicación de la metodología
Implementar la metodología en proyectos piloto
Realizar ajustes a la metodología y a los procesos
Realizar ensayos de formulación, evaluación y priorización de proyectos

Evaluación del Recurso Humano existente

La Evaluación del Recurso Humano existente para la fase de Consultoría es similar

que la realizada para la alternativa 1, y se diferencia únicamente en la fase de

implementación, donde las actividades serán realizadas por el personal interno del GAD

Municipal.

Tabla 40. Evaluación del Recurso Humano de la Alternativa 2

Porcentaje de
Etapas Fases Recursos humanos Área Tiempo
Disponible
Director Planificación DPM 40%
Director de Obras Públicas DOP 40%
Fase preparatoria Director Financiero DFM 25%
Consultoría Jefe de Compras Publicas DAM 25%
para la gestión Alcalde DAM 10%
de proyectos y Jefe de Compras Públicas DAM 20%
portafolios Asistente de Compras
Fase precontractual
Públicas DAM 30%
Comisión Técnica CMT 30%
Fase Contractual Asesor Jurídico AJM 10%
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 113

Asistente de Asesoría
Jurídica AJM 30%
Secretario del Concejo SCM 10%
Administrador de la
Consultoría ADC 50%
Consultoría CONS 100%
Director Administrativo DAM 20%
Elaboración de la Resolución de Jefe de Recursos Humanos DAM 30%
aprobación de la estructura de
Asesor Jurídico ASJ 10%
Gobierno y de inicio de
implementación Asistente de Asesor Jurídico ASJ 20%
Alcalde ALC 10%
Implementar las políticas y
procesos de gobierno. Director Administrativo DPM 20%
Implementar y socializar los
procesos y procedimientos.
Implementación Socializar y entregar
por personal del instructivos, manuales, Director de Planificación y
GAD DAM 20%
plantillas, y demás documentos. Proyectos
Municipal Seleccionar proyectos piloto
para aplicación de la
metodología
Implementar la metodología en Director de Obras Publicas DOP 20%
proyectos piloto
Realizar ajustes a la metodología
y a los procesos
Realizar ensayos de formulación, Directora de Educación y
DEC 20%
evaluación y priorización de Cultura
proyectos

La evaluación de la información presentada en la tabla 40, utilizarían los mismos

criterios y supuestos definidos en la evaluación realizada para la información presentada en la

tabla 35.

Definición de la Estructura Organizacional

De igual manera, que para la ejecución de la alternativa 1, el tipo de estructura

organizacional que aplicaría será del tipo “matricial equilibrada”, ya que todos los miembros

del equipo se mantienen dentro de la estructura funcional de la organización. Para la

ejecución de la alternativa 2, la estructura organizacional del proyecto es la misma que la

propuesta en la figura 18.

Estimación de tiempos y costos de ejecución.

La estimación del tiempo para la ejecución de la alternativa 2, fue realizado

considerando los siguientes criterios y supuestos:

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 114

▪ Para la etapa de consultoría, con sus fases preparatoria, precontractual y contractual,

de igual manera que en la alternativa 1, se ha estimado el tiempo de acuerdo con las

consultas realizadas a Directores Departamentales, Jefe de Compras Públicas y según

propuestas realizadas por Consultoras.

▪ Para la etapa de implementación de la metodología, las actividades relacionadas

recaerían en los miembros del equipo del proyecto de la figura 11, y se estima que, en

promedio, dispondrían del 20% del tiempo laborable.

Según los considerandos, el tiempo de ejecución de la alternativa 2, se presenta en la tabla

41.

Tabla 41. Estimación del Tiempo de Ejecución de la Alternativa 2

Estimación
Etapa Fases
(días)
Fase preparatoria 5
Consultoría para la gestión
de proyectos y portafolios
Fase precontractual 15
Fase contractual 145
Elaboración de la Resolución de aprobación de la
estructura de Gobierno y de inicio de
implementación

Implementar las políticas y procesos de gobierno

Implementar y socializar los procesos y
procedimientos
Implementación por Socializar y entregar instructivos, manuales, 150
personal del GAD plantillas, y demás documentos.
Municipal
Seleccionar proyectos piloto para aplicación de la
metodología
Implementar la metodología en proyectos piloto

Realizar ajustes a la metodología y a los procesos

Realizar ensayos de formulación, evaluación y
priorización de proyectos
Total (aproximado) 315

Para la estimación de los costos de la alternativa 2, se ha considerado la participación

del personal interno del GAD Municipal en las etapas de consultoría e implementación,

dando un valor total de USD 133.995,36.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 115

Tabla 42. Estimación del Costo de Ejecución de la Alternativa 2

Costos
Etapas Fases Recursos humanos
USD
Director Planificación
Director de Obras Públicas
Fase preparatoria Director Financiero 724,53
Jefe de Compras Públicas
Alcalde
Consultoría para Jefe de Compras Públicas
la gestión de
Fase precontractual Asistente de Compras Públicas 994,60
proyectos y
portafolios Comisión Técnica
Asesor Jurídico
Asistente de Asesoría Jurídica
2.673,10
Fase Contractual Secretario del Concejo
Administrador de la Consultoría
Consultoría 110.000,00
Director Administrativo
Jefe de Recursos Humanos
Elaboración de la Resolución de
Asesor Jurídico
aprobación de la estructura de
Asistente de Asesor Jurídico 1.139,13
Gobierno y de inicio de
implementación Alcalde
Concejo Municipal (7
concejales)

Implementar las políticas y procesos Director Administrativo

de gobierno.
Implementación Implementar y socializar los procesos
por personal del y procedimientos.
GAD Municipal Socializar y entregar instructivos, Director de Planificación y
manuales, plantillas, y demás Proyectos
documentos.
Seleccionar proyectos piloto para 18.464,00
aplicación de la metodología
Implementar la metodología en Director de Obras Publicas
proyectos piloto
Realizar ajustes a la metodología y a
los procesos
Realizar ensayos de formulación, Directora de Educación y
evaluación y priorización de proyectos Cultura

Total (aproximado) 133.995.36

Factibilidad de la Alternativa 2

Del análisis realizado para la alternativa 2, se puede determinar que existe capacidad

en el GAD Municipal para la ejecución de las etapas de Consultoría e Implementación. Con

estas consideraciones y también en función del tiempo disponible del recurso humano, se

estima un tiempo de ejecución de aproximadamente 315 días laborables.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 116

Para la etapa de operación, debido a las múltiples actividades del recurso humano,

existe la probabilidad de que algunas actividades debido a la implantación de la metodología

no sean ejecutadas correctamente o en su totalidad, lo que provocaría deficiencias en los

procesos, y como consecuencia se tendrá resultados no satisfactorios y los beneficios serán

mínimos.

[Link] Análisis Económico.

El análisis económico busca definir, mediante la comparación de los beneficios y

costos estimados de un proyecto, si es rentable la inversión que demanda su implementación

(Sapag, 2011). También se puede considerar la determinación de formas eficientes o de bajo

costo de utilizar los recursos (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, 2012). Según

esto, con el presente análisis se busca determinar si la inversión de cada alternativa de

solución es económicamente factible o no.

[Link].1 Análisis de la Alternativa 1.

El análisis de la alternativa 1, inicia con la determinación de los beneficios como

consecuencia de la implementación de la PMO. Según el Project Management Institute

(2018) en su encuesta mundial sobre dirección de proyectos (Pulse of the Profession de PMI),

manifiesta que, el tener implementado una PMO en una organización aporta importantes

beneficios tales como: el 69% de los proyectos cumplen con los objetivos del proyecto.

Además, el 57% cumplen con su presupuesto y el 52% cumplen con el cronograma que

fueron definidos inicialmente.

Un proyecto interno, tal como la implementación de la PMO, busca mantener y/o

mejorar la productividad de la organización, lo que se pretende con él, es lograr el objetivo

por el cual se realizó la inversión. (Sapag, 2007).

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 117

Beneficios de la implementación por una PMO

Para el desarrollo del presente análisis se hará uso de las cédulas presupuestarias que

corresponden a los años 2017, 2018 y 2019, y se tomará la información referente al

presupuesto codificado y devengado de obras públicas.

Tabla 43. Presupuesto Codificado y Devengado para Obra Pública en el Período

2017 -2019
Presupuesto Años
de obra Promedio
pública 2017 2018 2019
Codificado 7.240.637,92 14.698.919,00 11.897.550,00 11.279.035,64
Devengado 4.691.483,12 4.226.711,79 2.781.159,62 3.899.784,84
Fuente: GAD Municipal La Troncal
Realizado por: Autores

En este periodo de análisis, se tiene un presupuesto promedio codificado de USD

11.279.035,64 y un promedio devengado de USD 3.899.784,84, este último valor tiene por

objetivo ser incrementado con la implementación de la PMO.

Para la determinación de los beneficios, se toma en referencia el estudio realizado por

The State of the PMO 2012, donde se indica que con la implementación de una PMO se

pueden generar ahorros de 15% por proyecto (del costo total). Según esto, una alternativa

conservadora para los cálculos económicos puede considerarse ahorros del 10 % anual, este

valor será considerado para la Alternativa 1 y como una referencia del beneficio económico

que podría alcanzar. Con lo indicado, en el año 1 de operación del proyecto se tendrá un

beneficio (ahorro) para el GAD Municipal de USD 389.978,48.

Costos de la implementación de una PMO

El análisis de los costos que corresponden a la alternativa 1, se presentan en la tabla

44 donde se incluyen los valores del recurso humano para las fases de preparación,
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 118

precontractual, contractual y de implementación, también los costos referenciales de

consultoría, y los costos relacionados a muebles, enseres, equipos y sistemas informáticos.

Tabla 44. Presupuesto de Inversiones

Alternativa 1
Descripción
USD
Muebles y enseres 3.600,00
Equipos y sistemas informáticos 6.600,00
Costo de Consultoría 110.000,00
Costo del Recurso Humano 30.631,36
Total de la inversión 150.831,36

Para la determinación de los costos de operación, es necesario considerar que, en la

sección de Análisis Organizacional, en el numeral [Link].1, se realizó la definición de los

costos anuales que corresponden a los recursos humanos por la implementación de la PMO.

Adicionalmente, se considera una capacitación del equipo PMO, por lo que se tiene una

capacitación de 3 personas (mínimo 40 horas) a un costo promedio de USD 1.200,00,

también se incluyen los costos de servicios básicos y de mantenimiento.

Tabla 45. Costos de Operación

Alternativa 1
Descripción
USD
Costo anual de recursos humanos 49.200,00
Costo anual de capacitaciones 3.600,00
Costo anual de servicios básicos 1.440,00
Costo anual de mantenimiento 500,00
Total costos de operación 54.740,00

Evaluación Económica
A continuación, se presenta el Flujo de Inversión proyectado para la implementación

de la PMO en el GAD Municipal La Troncal.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 119

Tabla 46. Flujo de Caja de la Alternativa 1

Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Proyección anual del presupuesto para
proyectos de obra pública codificados 11,279,035.64 11,842,987.42 12,435,136.79 13,056,893.63 13,709,738.31
Proyección anual del presupuesto para
proyectos de obra pública ejecutados 3,899,784.84 4,289,763.33 4,718,739.66 5,190,613.63 5,709,674.99
Ingresos
Ahorro por PMO 389,978.48 428,976.33 471,873.97 519,061.36 570,967.50
Egresos
Inversión por PMO -150,831.36
Costos de operación -54,740.00 -54,740.00 -54,740.00 -54,740.00 -54,740.00
Flujo de proyecto -150,831.36 335,238.48 374,236.33 417,133.97 464,321.36 516,227.50

Con una tasa de descuento del 12%, se obtiene una VAN de USD 1.331.741,31 y una

relación Beneficio/Costo de 4,83.

[Link].2 Análisis de la Alternativa 2.

En el análisis de la alternativa 2, los beneficios que se generan se deben a la

implementación de la metodología de gestión de proyectos y portafolios por personal del

GAD Municipal La Troncal.

Beneficios de la implementación por personal del GAD Municipal La Troncal

De igual manera al análisis realizado para la alternativa 1, se considera la información

de la tabla 21 que muestra el presupuesto codificado y devengado para la obra pública, y sus

respectivos presupuestos promedios codificados de USD 11.279.035,64 y devengado de USD

3.899.784,84.

Los beneficios de esta alternativa, al considerar los riesgos por procesos deficientes

que se puedan dar, debido a que el personal asignado también tiene otras asignaciones

propias de sus cargos actuales, por lo que los beneficios (ahorro) se obtendrán de una manera

escalonada debido a la curva de aprendizaje, es así como en el primer año de funcionamiento

será del 2% y se incrementará anualmente en la misma proporción hasta llegar al 10% en el

año 5.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 120

Costos de la implementación por personal del GAD Municipal La Troncal

Los costos que corresponden a la alternativa 2 se presentan en la tabla 47, donde

constan los costos que corresponden al recurso humano y de la consultoría, no se incluyen los

costos relacionados a muebles, enseres, equipos y sistemas informáticos, debido a que será

implementado por personal interno del GAD Municipal La Troncal.

Tabla 47. Presupuesto de Inversiones de la Alternativa 2

Alternativa 2
Descripción
USD
Costo de Consultoría 110.000,00
Costo del Recurso Humano 23.995,36
Total de la inversión 133.995,36

Los costos de operación de esta alternativa corresponden solo los costos por

capacitación del personal interno, se considera en promedio capacitar 20 personas (mínimo

40 horas) a un costo promedio de USD 900,00.

Tabla 48. Costos de Operación de la Alternativa 2

Alternativa 2
Descripción
USD
Costo anual de capacitaciones 18.000,00

Total costos de operación 18.000,00

Evaluación Económica
El Flujo de Inversión proyectado para la implementación de la metodología por

personal interno del GAD Municipal se presenta en la tabla 49.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 121

Tabla 49. Flujo de Caja de la Alternativa 2

Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Proyección anual del presupuesto para
proyectos de obra pública codificados 11,279,035.64 11,842,987.42 12,435,136.79 13,056,893.63 13,709,738.31
Proyección anual del presupuesto para
proyectos de obra pública ejecutados 3,899,784.84 4,289,763.33 4,718,739.66 5,190,613.63 5,709,674.99
Ingresos
Ahorro sin PMO 77,995.70 171,590.53 283,124.38 415,249.09 570,967.50
Egresos
Inversión por PMO -133,995.36
Costos de operación -18,000.00 -18,000.00 -18,000.00 -18,000.00 -18,000.00
Flujo de proyecto -133,995.36 59,995.70 153,590.53 265,124.38 397,249.09 552,967.50

Con una tasa de descuento del 12%, se obtiene una VAN de USD 796.951,54 y una relación

Beneficio/Costo de 3,90.

[Link].3 Resultados de la Factibilidad Económica

▪ Del análisis realizado se determina que las dos alternativas generan un VAN positivo

y una relación Beneficio/Costo mayor a la unidad, según esto el GAD Municipal La

Troncal puede invertir en cualquiera de las alternativas.

▪ El VAN de la alternativa 1 es USD 1.331.741,31 y de la alternativa 2 es USD

796.951,54; esto muestra que la alternativa 1 es más rentable.

▪ La relación Beneficio/Costo de la alternativa 1 es 4,83 y de la alternativa 2 es 3,90,

con esto se observa que, los beneficios generados por la alternativa 1 es mejor.

[Link] Análisis de Riesgos.

Riesgo es un evento (o condición incierta) que podría ocurrir y generar un impacto

positivo (una oportunidad) o negativo (una amenaza) en un proyecto, afectando al menos uno

de los objetivos del proyecto (PMI, 2017), para nuestro proyecto el objetivo medible será el

incremento en la ejecución presupuestaria anual. En este plan se realiza un análisis cualitativo

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 122

de los riesgos, que implica analizar los riesgos y evaluar la probabilidad de que ocurran y que

impacto habría si ocurrieran.

[Link].1 Rangos de Calificación de los Riesgos.

Los rangos de calificación de los riesgos en probabilidad e impacto se presentan en la

tabla 50.

Tabla 50. Rangos de Calificación de los Riesgos para Probabilidad e Impacto

Probabilidad
Calificación Rango Descripción
Alta > 70% El riesgo muy probablemente ocurrirá
Media 35% - 70% El riesgo podría ocurrir
Baja ˂ 35% El riesgo ocurriría de vez en cuando
Impacto
Alta >7 Impacto alto en el objetivo del proyecto
Media 3,5 - 7 Impacto medio en el objetivo del proyecto
Baja ˂ 3,5 Impacto leve en el objetivo del proyecto

Matriz de Probabilidad e Impacto

Una matriz de probabilidad e impacto es una cuadricula para vincular la probabilidad

de ocurrencia de cada riesgo con su impacto sobre los objetivos del proyecto en caso de que

ocurra dicho riesgo (PMI, 2017).

Figura 23. Matriz de Probabilidad e Impacto

Alta
Probabilidad

Baja Media

Baja Media Alta

Impacto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 123

[Link].2 Identificación y Evaluación de los Riesgos.

Se presenta a continuación las tablas 51 y 52, que contienen la identificación y la

evaluación de los riesgos, donde se toma en cuenta la probabilidad de ocurrencia y su

impacto que tendrá para las alternativas 1 y 2.

Tabla 51. Evaluación de los Riesgos de la Alternativa 1

ID Riesgo Categoría Probabilidad Impacto Calificación

Debido a que los Directores Departamentales

son de libre remoción, se podría dar el cambio
A1- del promotor del proyecto a uno que posea un
Gestión 40% 8 3,2
R01 enfoque distinto a la solución planteada, lo que
ocasionaría falta de apoyo y que el proyecto no
se ejecute exitosamente.
Debido a las múltiples funciones que
demandan los Directores Departamentales, se
puede dar una falta de disponibilidad del
A1-
personal involucrado en la etapa de Gestión 35% 7 2,45
R02
contratación, lo que conllevaría a retrasos en la
entrega de información afectando el
cronograma del proyecto.
Debido a una deficiente comunicación interna,
podría generar retrasos en la aprobación de la
A1-
PMO por parte del Concejo Municipal, lo que Organización 35% 6 2,1
R03
ocasionaría un retraso en el cronograma de
implementación del proyecto
Debido a la contratación del recurso humano
sin certificación en gestión de proyectos o
A1- portafolios, o sin experiencia, podría generar Recursos
50% 7 3,5
R04 una deficiente implementación, ocasionando Humanos
resultados no favorables durante la operación
del proyecto.
Debido al nivel de madurez en la gestión de
proyectos y portafolios del GAD Municipal, es
probable que la implementación de la
A1-
metodología en gestión de proyectos y Organización 70% 9 6,3
R05
portafolios no se ajuste adecuadamente a las
necesidades de la organización, lo que
ocasionaría que el proyecto no agregue valor.
Debido a la cultura organizacional, es probable
que el personal de los diferentes
A1- Departamentos que hará uso de la mejora que
Organización 70% 8 5,6
R06 entrega el proyecto sea reacio al cambio, lo que
ocasionaría que el proyecto no logre los
resultados deseados.
Calificación del Riesgo del Proyecto 3,86
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 124

Tabla 52. Evaluación de los Riesgos de la Alternativa 2

ID Riesgo Categoría Probabilidad Impacto Calificación

Debido a que los Directores Departamentales

son de libre remoción, se podría dar el cambio
A2- del promotor del proyecto a uno que posea un
Gestión 40% 8 3,2
R01 enfoque distinto a la solución planteada, lo que
ocasionaría falta de apoyo y que el proyecto no
se ejecute exitosamente.
Debido a las múltiples funciones que
demandan los Directores Departamentales, se
puede dar una falta de disponibilidad del
A2-
personal involucrado en la etapa de Gestión 35% 7 2,45
R02
contratación, lo que conllevaría a retrasos en la
entrega de información afectando el
cronograma del proyecto.
Debido a una deficiente comunicación interna,
podría generar retrasos en la aprobación de la
A2- nueva estructura de Gobierno por parte del
Organización 35% 6 2,1
R03 Concejo Municipal, lo que ocasionaría un
retraso en el cronograma de implementación
del proyecto
Debido a la implementación de la alternativa
por personal interno sin certificación en
gestión de proyectos o portafolios, o sin
A2- Recursos
experiencia en uso de una metodología, podría 80% 9 7,2
R04 Humanos
generar una deficiente implementación,
ocasionando resultados no favorables durante
la operación del proyecto.
Debido a las nuevas actividades que debe
cumplir el personal por la implementación de
la metodología de gestión de proyectos o
portafolios, algunas podrían ser ejecutadas
A2- Recursos
deficientemente e inclusive no ser ejecutadas 40% 5 2
R05 Humanos
durante la operación,
lo que ocasionaría que el proyecto no logre los
resultados esperados en la evaluación
económica.
Debido al nivel de madurez en la gestión de
proyectos y portafolios del GAD Municipal, es
probable que la implementación de la
A2-
metodología en gestión de proyectos y Organización 70% 9 6,3
R06
portafolios no se ajuste adecuadamente a las
necesidades de la organización, lo que
ocasionaría que el proyecto no agregue valor.
Debido a la cultura organizacional, es probable
que el personal de los diferentes departamentos
A2- que hará uso de la mejora que entrega el
Organización 70% 8 5,6
R07 proyecto sea reacio al cambio, lo que
ocasionaría que el proyecto no logre los
resultados deseados.
Calificación del Riesgo del Proyecto 4,12
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 125

[Link] Análisis de Mercado.

El análisis de mercado es una recopilación de datos sobre clientes, competidores, y el

mercado en el que nos queremos desarrollar. Del análisis de estos datos se sacan otras

informaciones como las tendencias del mercado, el posicionamiento de la empresa, del

producto, etc., la cual sirve para tomar decisiones. El presente análisis no es desarrollado en

este proyecto, debido a que el GAD Municipal no va a desarrollar un producto específico

para colocar en el mercado externo, sino más bien es un producto de mejora dirigido al

cliente interno.

[Link] Análisis Técnico.

El estudio técnico tiene como objetivo, verificar la posibilidad técnica de elaboración

del producto, y en donde además se presenta la determinación del tamaño óptimo de la

planta, determinación de la localización óptima de la planta, ingeniería del proyecto y análisis

organizativo, administrativo y legal. El estudio técnico no se realiza en forma aislada de los

demás estudios existentes, y debido a la solución planteada, este análisis no es desarrollado.

[Link] Análisis Social.

El análisis social de un proyecto trata de identificar, medir y valorar los beneficios y

costos de un proyecto, con la finalidad de determinar la rentabilidad en términos sociales. El

presente análisis al ser un proyecto que tiene como objetivo incrementar la ejecución

presupuestaria está dirigido a clientes internos del GAD Municipal, sin embargo la baja

ejecución presupuestaria, ha generado un impacto social negativo en la comunidad. En el

período de análisis 2017 - 2019, se dejaron de ejecutar obras de alcantarillado sanitario y

pluvial, de agua potable, de adoquinados y obras complementarias, etc. Esto generó un déficit

de obra pública del 61.03% en promedio, ocasionando un impacto social negativo a la

población en general de La Troncal. Además la no ejecución de obras de alcantarillado, ha

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 126

hecho que las aguas residuales sean descargadas directamente a canales y esteros, lo que ha

ocasionado una contaminación ambiental del sector.

[Link] Análisis Ambiental.

El análisis ambiental, busca identificar, cuantificar y valorar los distintos impactos

ambientales de un proyecto tanto del corto plazo como del largo plazo, sobre las especies

vivas y especies físicas del entorno del proyecto. En el presente estudio, las alternativas de

solución planteadas no representan impacto ambiental significativo, razón por la que el

análisis no es desarrollado.

2.4.4 Determinación de la Alternativa de Solución más Viable

Para nuestro caso de análisis, y al contar con dos opciones viables de solución, estas

son priorizadas mediante una evaluación multicriterio. “La teoría de evaluación multicriterio

comprende un conjunto de teorías, modelos y herramientas de apoyo a la toma de decisiones,

aplicable no sólo al análisis de inversiones sino a una amplia gama de problemas en la gestión

tanto privada como pública” (Arancibia et al., 2005, p.6).

La evaluación multicriterio plantea una forma de integrar adecuadamente diferentes

criterios de decisión para lograr una toma de decisiones más rápida y eficiente, lo que

permitirá a la organización una elevación de su desempeño.

Las 2 alternativas de solución que serán analizadas son las siguientes:

• Alternativa 1: “Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),

en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal.”

• Alternativa 2: “Implementación de una metodología de gestión de proyectos y

portafolios por personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La

Troncal.”

[Link] Criterios de Selección.

Los criterios seleccionados y sus respectivos pesos son los siguientes:

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 127

Tabla 53. Criterios de Selección y Peso

Criterio Descripción Peso

Brechas Determina el nivel de cumplimiento de las brechas definidas en el análisis 20%

Determina el nivel de complicaciones con respecto a temas legales o
Legal 10%
regulatorios
Determina el nivel de complejidad de acuerdo con las condiciones
Organizacional declaradas en el análisis organizacional para la implementación de la 15%
alternativa
Determina el nivel de retorno financiero de acuerdo con las condiciones
Económico 25%
detalladas en el análisis económico
Tiempo de implementación Determina el tiempo de ejecución de las alternativas 5%
Determina el nivel de riesgos de acuerdo con las condiciones detalladas en
Riesgos 25%
el estudio de riesgos

[Link] Escala de Evaluación.

Luego de ser sometidas a los criterios de selección, se procederá con la evaluación de

cada alternativa con respecto a la escala con una evaluación del 1 al 5, según lo siguiente:

Tabla 54. Escala de Evaluación

Evaluación Descripción
1 Es altamente peor la alternativa seleccionada
2 Es ligeramente peor la alternativa seleccionada
3 Están en un mismo nivel de cumplimiento
4 Es ligeramente mejor la alternativa seleccionada
5 Es altamente mejor la alternativa seleccionada

El valor ponderado se calculará utilizando la siguiente formula:

𝑃𝑒𝑠𝑜𝑥(𝐸𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑐𝑖ó𝑛 − 1)
𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 =
5
Para la selección de la mejor alternativa, se totalizará y se tomará la de mayor

calificación.

[Link] Matriz de Priorización de Alternativas.

La tabla 55, muestra el resumen de criterios con el detalle de los hallazgos del análisis

anterior para la priorización de cada alternativa de solución:

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 128

Tabla 55. Resumen de Hallazgos para la Priorización de las Alternativas de Solución

Alternativas de solución #Brechas Legal Organizacional Económico Tiempo Riesgos

Alternativa 1: Análisis y Diseño de No existe un

una Oficina de Dirección de aspecto legal que
8/13 Para la etapa de operación, el equipo PMO enfocaría todo VAN=$1.331.741,31 240
Proyectos (PMO), en el Gobierno impida la 3,86
brechas su trabajo en la gestión de proyectos y portafolios. Beneficio/costo=4,83 días
Autónomo Descentralizado ejecución de esta
Municipal La Troncal alternativa

Para la etapa de operación, debido a las múltiples

Alternativa 2: Implementación de
No existe un actividades del recurso humano, existe la probabilidad de
una metodología de gestión de
aspecto legal que que algunas actividades debido a la implantación de la
proyectos y portafolios por 8/13 VAN= $796.951,54 315
impida la metodología no sean ejecutadas correctamente o en su 4,12
personal del Gobierno Autónomo brechas Beneficio/costo=3,90 días
ejecución de esta totalidad, lo que provocaría deficiencias en los procesos, y
Descentralizado Municipal La
alternativa como consecuencia se tendrá resultados no satisfactorios y
Troncal
los beneficios serán mínimos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 129

Considerando los hallazgos encontrados en la tabla 55, a continuación, se muestra los

resultados de la evaluación para la priorización de alternativas en la tabla 56.

Tabla 56. Matriz de Priorización de Alternativas

Evaluación Ponderación
Criterio Peso Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 1 Alternativa 2
Brechas 20% 5 5 20% 20%
Legal 10% 5 5 10% 10%
Organizacional 15% 4 3 11% 8%
Económico 25% 4 3 19% 13%
Tiempo 5% 5 4 5% 4%
Riesgos 25% 5 4 25% 19%
Total 100% 90% 73%

De la priorización realizada en la tabla 56, se determina que la Alternativa 1 es la

opción más viable conforme los criterios planteados y las ponderaciones establecidas.

2.5 Definición del Alcance de la Alternativa de Solución más Viable

La finalidad de esta tarea es conceptualizar la solución seleccionada con suficiente

detalle para permitir a los interesados del GAD Municipal, entender cuáles nuevas

capacidades de negocio e iniciativas se entregarán (International Institute of Business

Analysis, 2009). En la siguiente figura se presenta el proceso respectivo:

Figura 24. Diagrama de Entrada/Salida de Definir el Alcance de la Solución

ENTRADAS TAREA SALIDA

Definir el
Necesidad de Capacidades Alcance de la
alcance de la
Negocio requeridas solución
solución

Supuestos y Enfoque de la
limitaciones solución

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del
Análisis Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 130

La solución seleccionada como más viable es: “Análisis y Diseño de una Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La

Troncal”, misma que considera la conformación dentro de la estructura organizativa del

GAD Municipal de una PMO, y esta sería la encargada de implementar la metodología para

la gestión de proyectos y portafolios, en función de los entregables producto de la consultoría.

Esta solución planteada consiste en dos fases, la de consultoría y la de

implementación. En la fase de consultoría se realizará el diseño de la estructura y funciones

de la PMO, la definición de políticas, procesos, técnicas y herramientas, formatos y plantillas,

y la herramienta informática para las tareas de planificación, monitorización y control de

proyectos y portafolios. Además, la capacitación en gestión de proyectos y portafolios, en

administración de contratos, en leyes, reglamentos y resoluciones de contratación pública. La

fase de implementación la realizará el equipo de la PMO, quienes recibirán los entregables de

la consultoría y procederán a la implementación. En la tabla 57, se detallan los principales

entregables del alcance de la solución.

Tabla 57. Principales Entregables de la Solución

Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal La Troncal
Fase Entregables
Diseño de la estructura y funciones de una PMO en base al nivel de madurez
Rediseño del Orgánico Funcional y del Manual de Funciones
Definición y desarrollo de políticas y procesos para una gestión integral y
estandarizada de las etapas de contratación pública
Definición y desarrollo de políticas y procesos para formular, evaluar y priorizar
iniciativas de proyectos
Definición y desarrollo de políticas y procesos para el seguimiento y control
estandarizado de proyectos.
Consultoría para la
gestión de proyectos y Definición de una estructura y procesos de gobernanza para la gestión de portafolios
portafolios Definición y desarrollo de procesos, procedimientos y herramientas para la
planificación de la ejecución proyectos.
Definición y desarrollo de políticas y procesos para la incorporación de la gestión de
riesgos estandarizada en los proyectos de inversión.
Capacitación en gestión de proyectos y portafolios, en administración de contratos,
en leyes, reglamentos y resoluciones de contratación pública.
Definición y desarrollo de plantillas y formatos para la gestión de proyectos y
portafolios.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 131

Definición de una herramienta informática para las tareas de planificación,

monitorización y control de proyectos y portafolios.
Conformación de la PMO según resultado de la consultoría
Implementación por
parte de la PMO Implementación de los entregables de la consultoría para gestión de proyectos y
portafolios
Fuente: Elaboración propia

2.6 Definición del Caso de Negocio

Definir el caso de negocio tiene como propósito, determinar si una organización

puede justificar la inversión requerida para entregar la solución propuesta, para lo cual,

describe la justificación del proyecto en términos del valor a ser añadido al negocio como

resultado de la solución desplegada, en comparación con el costo de desarrollar y operar la

solución (International Institute of Business Analysis, 2009). El proceso se presenta a

continuación:

Figura 25. Diagrama de Entrada/Salida de definir el Caso de Negocio

ENTRADAS TAREA SALIDA

Necesidad de Alcance de la Definir el caso Caso de

Negocio Solución de negocio Negocio

Preocupación
Supuestos y
de los
limitaciones
interesados

Fuente: International Institute of Business Analysis. (2009). La Guía para el Conocimiento del Análisis
Empresarial (Guía BABOK). Toronto, Canadá
Definición del problema

De análisis realizado a la ejecución presupuestaria de los gastos de inversión del GAD

Municipal se tiene el 68,43% para el año 2017 y decrece a 45, 55% para el año 2018 y

45,00% para el 2019, está baja ejecución presupuestaria se ve reflejado en un déficit de obra

pública, y esto ha generado reclamos y malestar de la ciudadanía del cantón. Todo esto

influye al no cumplimiento del objetivo estratégico “Construir un gobierno que brinde una
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 132

administración eficiente y efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la sociedad

participe y propicie su desarrollo”

Análisis de la situación

El análisis Causa – Efecto nos permite determinar las causas raíz de los problemas y

poder identificar las soluciones adecuadas, este análisis se desarrolló dentro de las

perspectivas: procesos, recursos humanos, herramientas informáticas y de gestión, e

infraestructura y esto ha permitido determinar las capacidades requeridas que contribuirían,

desde la estrategia hasta las operaciones, al mejoramiento de la gestión para el incremento de

la ejecución presupuestaria.

Para las nuevas capacidades requeridas se definieron los entregables del proyecto que

ayudan a cerrar las brechas, y estos se agruparon mediante una tabla de afinidad en los

siguientes componentes de la solución:

▪ Implementación de una metodología para gestión de portafolios en el GAD Municipal

La Troncal;

▪ Implementación de una metodología para gestión de proyectos en el GAD Municipal

La Troncal; y

Definidos los componentes principales, una definición de alto nivel de la solución es:

“Implementación de una metodología de Gestión de Proyectos y Portafolios; y capacitación

en Gestión de Proyectos y Portafolios, Administración de Contratos y Contratación Pública

en el GAD Municipal La Troncal”.

Recomendación

Para poder entregar la solución planteada, se ha determinado dos alternativas de

enfoque de solución que son:

▪ Alternativa 1: Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en

el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal; y

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 133

▪ Alternativa 2: Implementación de una metodología de gestión de proyectos y

portafolios por personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La

Troncal.

La alternativa 1, consiste en la contratación de una consultoría para el diseño de la

estructura y funciones de una PMO, para el rediseño del orgánico funcional y del manual de

funciones; y la definición y desarrollo de políticas, procesos, herramientas y formatos para la

gestión de proyectos y portafolios, etc. También la capacitación en gestión de proyectos y

portafolios, en administración de contratos, en leyes, reglamentos y resoluciones de

contratación pública. La conformación de la PMO se dará de acuerdo con los entregables de

la consultoría, y también servirán de insumo para la implementación de la metodología.

La alternativa 2, igualmente trata de la contratación de una consultoría que cumplirá

con el alcance definido en la alternativa 1, a excepción del diseño de la estructura y funciones

de una PMO, y la implementación de la metodología de gestión de proyectos y portafolios se

dará en base a los entregables de la consultoría y será realizada por personal existente del

GAD Municipal La Troncal.

Las dos alternativas citadas, fueron evaluadas para determinar su factibilidad legal,

organizacional, económica y de riesgos; y no se requirió las evaluaciones de las factibilidades

de mercado, técnica, social y ambiental, debido a que es un proyecto interno para mejorar la

gestión de la organización.

Del análisis legal y considerando el marco normativo establecido por el Código

Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, la Ley Orgánica del

Sistema de Contratación Pública, su Reglamento y Resoluciones; y las Normas de Control

Interno de la Contraloría General del Estado se concluye que no hay base legal que impida la

implementación de la solución planteada, sino más bien propende a que el GAD Municipal

La Troncal realice una gestión eficiente del presupuesto y la optimización de sus recursos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 134

Del análisis organizacional y bajo los supuestos citados, se determina que existe

capacidad en el GAD Municipal para la ejecución de la etapa de Consultoría, que incluye las

fases preparatoria, precontractual y contractual, tanto para Alternativa 1 y Alternativa 2, la

diferencia radica en la etapa de implementación de la metodología, que para el caso de la

Alternativa 1 será mediante una PMO y para la Alternativa 2 con personal interno del GAD

Municipal. Las 2 alternativas consideran una estructura organizacional del proyecto del tipo

matricial equilibrada, y según una estimación de alto nivel, la ejecución del proyecto podría

llevar aproximadamente 240 días para la alternativa 1 y de 315 días para la alternativa 2.

Debo indicar que para la Alternativa 2, debido a múltiples actividades del recurso humano

existe la probabilidad de que algunas actividades en la etapa de operación no sean ejecutadas

correctamente o en su totalidad.

Del análisis económico se determina que las dos alternativas generan un VAN

positivo y la relación Beneficio/Costo mayor que la unidad, los que significa que se podrá

realizar la inversión en cualquiera de las dos alternativas, sin embargo, considerando una tasa

de descuento del 12%, la alternativa 1 tiene un VAN de USD 1.331.741,31 y una relación

Beneficio/Costo de 4,83, que es mayor a de la alternativa 2 que tiene un VAN de USD

796.951,54 y una relación Beneficio/Costo de 3,90.

En el análisis de riesgos se identificaron y se realizó la evaluación cualitativa,

tomando en cuenta la probabilidad de ocurrencia y su impacto para las 2 alternativas,

obteniéndose una calificación del riesgo de 3,86 para la Alternativa 1 y de 4,2 para la

Alternativa 2; ambos valores son considerados como un nivel medio de riesgo, por tanto,

ambas alternativas son factibles con distintos niveles de riesgos, que deberán ser controlados

durante la planificación del proyecto.

Evaluación
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 135

De las evaluaciones realizadas a las Alternativas 1 y 2 se determina que ambas son

factibles en los ámbitos legal, organizacional, económico y de riesgos; sin embargo, de la

priorización realizada considerando diversos criterios, se determinó que la Alternativa 1, con

una ponderación total del 90%, es la mejor opción y cumple con la necesidad del negocio y

con los objetivos estratégicos, por lo tanto, a ésta se califica como la opción más viable.

Los beneficios esperados con la implementación de la opción más viable: “Análisis y

Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), en el Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal La Troncal” son:

1. Estandarizar la metodología, los procedimientos, herramientas y plantillas para la

gestión de los proyectos y portafolios;

2. Contar con información histórica de proyectos, y un repositorio digital para registrar

patrones, evidenciar lecciones aprendidas, y así tener una base de datos con

información actualizada para futura toma de decisiones;

3. Lograr un ahorro en tiempo y costos, mediante la capacitación continua al personal

involucrado en el ciclo de vida del proyecto;

4. Minimizar los riesgos y su impacto para la organización;

5. Estandarizar el monitoreo y control de los proyectos;

6. Se establecerán procesos y procedimientos estandarizados para el personal que

formula y gestiona proyectos, logrando controlarlos y monitorearlos con mayor

efectividad. De esta manera se asegurará el cumplimiento del proceso de gestión de

proyectos por parte de todos los involucrados. Esto logrará una disminución en la

elaboración de contratos complementarios, dado que la triple restricción estará mejor

definida previo al inicio del proyecto; y

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 136

7. Incrementará la eficiencia en la utilización de recursos destinados a proyectos de

inversión, llevando un control adecuado sobre los mismos y respondiendo de manera

favorable a informes de auditoría.

Para implementar la opción propuesta se requiere de una inversión aproximada de

USD 150.831,36. Según la solución y el enfoque determinado en el desarrollo del presente

caso de negocio, el nombre del proyecto que se plantea es: “Análisis y Diseño de una Oficina

de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión

Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 137

3 Gestión de Proyectos
3.1 Acta de Constitución
El Acta de Constitución del Proyecto es un documento que autoriza formalmente la

existencia de un proyecto, y confiere al director de proyectos la autoridad para asignar los

recursos de la organización a las actividades del proyecto (PMI, 2017). A continuación, se

detalla el acta de constitución del proyecto.

Acta de Constitución

Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de
Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de
PMO-DP-GADMLT-01
Planificación y Gestión Territorial del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”

Patrocinador Director del Proyecto

Alcalde del Cantón La Troncal Director de Planificación

Fecha de Inicio del Proyecto Fecha de Fin del Proyecto

17 de enero de 2022 26 de diciembre de 2022

Propósito y Justificación del Proyecto

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal La Troncal (GADMLT) es una Institución Pública
con autonomía política, administrativa y financiera, su área de influencia es cantonal. Entre sus
principales competencias exclusivas está el de planificar el desarrollo cantonal y formular los
correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la planificación nacional,
regional, provincial y parroquial, con el fin de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural.

Los gastos codificados del GAD Municipal La Troncal, en el año 2017 llegaron a $19’618.375,83, y
para el 2019 ascendieron a $24’255.864,51, en este periodo se tiene un incremento promedio anual del
13.14%, en cambio los gastos devengados para el mismo período tienen un decrecimiento del -3.22%.

Crecimiento Crecimiento Crecimiento

Denominación 2017 2018 2019
2018 2019 Promedio
Codificado 19.618.375,83 26.291.539,00 24.255.864,51 34,01% -7,74% 13,14%
Devengado 13.618.068,80 13.482.487,41 12.747.400,67 -1,00% -5,45% -3,22%
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 138

El grupo más representativo es el de gastos de inversión con un promedio del 78,80% del total de gastos,
que “son los recursos destinados al incremento patrimonial del Estado, mediante actividades
operacionales de inversión, comprendido en programas sociales o proyectos institucionales de ejecución
de obra pública” (Ministerio de Finanzas., 2018).

Analizando el avance presupuestario de los gastos de inversión (grupo de gastos más representativos,
78,80% del total de gastos), presenta valores de 68,43% para el 2017, y decrece a 45, 55% para el año
2018 y 45,00% para el 2019, lo que se ve reflejado en un déficit de obra pública en el cantón.
Avance Avance
Codificado Devengado Avance Codificado Devengado Codificado Devengado
Denominación Diciembre Diciembre
2017 2017 Diciembre 2017 2018 2018 2019 2019
2018 2019
Gastos corrientes 3,618,149.97 2,838,612.30 78.45% 3,475,511.00 3,078,185.34 88.57% 3,666,463.80 3,321,345.24 90.59%
Gastos de
14,570,499.45 9,971,021.31 68.43% 21,651,635.96 9,863,337.42 45.55% 19,349,479.62 8,706,683.53 45.00%
inversión
Gastos de Capital 522,027.43 125,823.20 24.10% 310,788.04 90,726.09 29.19% 612,201.00 96,160.42 15.71%
Aplicación del
907,698.98 682,611.99 75.20% 853,604.00 450,238.56 52.75% 627,720.09 623,211.48 99.28%
financiamiento
Total 19,618,375.83 13,618,068.80 69.41% 26,291,539.00 13,482,487.41 51.28% 24,255,864.51 12,747,400.67 52.55%

Los índices de inversión del GAD Municipal La Troncal para el período 2017 – 2019 son:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 139

Los gastos de inversión, con respecto al total del gasto que consta en el Presupuesto Municipal para el
período 2017 - 2019, se ejecutaron en promedio en el orden del 41,41%; en tanto que, éstos con respecto
al valor presupuestado fueron ejecutados en el 52.99% , y de estos gastos ejecutados en inversión, el
40,62% corresponde a obra pública y la diferencia al rededor del 59,38% comprende gastos en personal
y bienes de consumo; en tanto que, el monto ejecutado en obra pública con respecto a lo presupuestado
en obras representa el 38,97%, es decir no se cumplió con la ejecución en obra pública para el periodo
transcurrido, esta falta de ejecución del 61,03.%, ha afectado el cumplimiento del objetivo estratégico
“Construir un gobierno que brinde una administración eficiente y efectiva, que trabaje activamente,
permitiendo que la sociedad participe y propicie su desarrollo” que, a su vez está alineado a los Objetivos
de Desarrollo (ODS), a los objetivos del Plan Nacional Toda una Vida (PNTV) y a la política nacional
“Fortalecer las capacidades de los Gobiernos Autónomos”.

Objetivos del Proyecto

Objetivo general:
- Diseñar una Oficina de Dirección de Proyectos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
La Troncal, en un plazo no mayor a 12 meses con un costo máximo de $170.653,50
Objetivos específicos:
- Realizar el diagnóstico para determinar la gestión actual de proyectos dentro del GAD Municipal La
Troncal.
- Inventariar los activos y los procesos del GAD Municipal La Troncal relacionados a la gestión de
proyectos.
- Aplicar las buenas prácticas de acuerdo con la Guía PMBOK® del PMI.
- Evaluar el grado de madurez en la gestión de proyectos en el GAD Municipal La Troncal
- Definir factores críticos de éxito y criterios de éxito para la alineación estratégica de la PMO.
- Determinar las necesidades actuales del GAD Municipal La Troncal desde las perspectivas de
proyectos y como organización.
- Proponer un plan de operación de la PMO para el GAD Municipal La Troncal.
- Proponer la metodología para la gestión de proyectos para el GAD Municipal La Troncal.
Requisitos de alto nivel
- Fortalecer la gestión de proyectos del GAD Municipal La Troncal.
- Mejorar el control y monitoreo de la gestión de costos y tiempos de los proyectos.
- Mejorar los indicadores de ejecución presupuestaria.
- Formalizar el área y funciones de la PMO en el GAD Municipal La Troncal.
- Desarrollar nuevas capacidades al personal municipal.
Supuestos
- Contratistas cumplen con el contrato, pliegos, términos de referencia y más documentos
precontractuales.
- No existen recortes presupuestarios durante el ciclo de vida del proyecto.
- El equipo de proyecto se mantiene hasta el cierre de este.
- Los interesados clave apoyan la ejecución del proyecto.
- Se contará con el apoyo del personal involucrado del GAD Municipal La Troncal.
Restricciones
Las restricciones del proyecto son:
- El presupuesto no podrá exceder los $175.980.
- La duración máxima del proyecto será de 12 meses.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 140

- Todo proceso de adquisición o contratación de bienes y servicios deberá cumplir con la Ley
Orgánica de Contratación Pública, Reglamento y Resoluciones.
Riesgos de alto nivel
- El cambio de los Directores Departamentales puede afectar el tiempo, costos o alcance del proyecto.
- La falta de asignación presupuestaria por parte del GAD Municipal puede generar retrasos en el
proyecto.
- La cultura organizacional puede dificultar los cambios y mejoras en la gestión de proyectos.
- La gestión de proyectos emergentes puede generar retrasos en el proyecto.
- La inestabilidad económica a nivel país e Institucional puede provocar una reasignación de recursos
que no consideren la gestión del proyecto.
Cronograma de Hitos

EDT Nombre de tarea Comienzo Fin Hito

[Link] PMO Aprobada vie 21/1/22 vie 21/1/22 Sí
[Link] Arranque formal del proyecto mar 25/1/22 mar 25/1/22 Sí
[Link] Planificación del Proyecto realizado vie 18/3/22 vie 18/3/22 Sí
[Link] Adquisiciones cerradas mie 21/9/22 mie 21/9/22 Sí
1.4.5 Proyecto Finalizado lun 26/12/22 lun 26/12/22 Sí
2.3.3 Consultoría contratada mie 20/4/22 mie 20/4/22 Sí
3.2.4 Diseño de la PMO realizada mar 3/5/22 mar 3/5/22 Sí
3.3.3 PMO implementada mar 17/5/22 mar 17/5/22 Sí
3.4.9 Procesos Diseñados mie 6/7/22 mie 6/7/22 Sí
4.5 Herramienta de proyectos implementada mar 7/6/22 mar 7/6/22 Sí
5.4 Capacitaciones realizadas mar 19/7/22 mar 19/7/22 Sí
7.5 Procesos Desplegados vie 23/12/22 vie 23/12/22 Sí

Presupuesto Estimado
El presupuesto estimado del proyecto es $ 175.980
Lista de Interesados

ID INT NOMBRE INTERESADO CARGO

INT01 Ing. Rómulo Alcívar Alcalde

INT02 Sr. Byron Avilés Concejal
INT03 Sra. Emma Almeida Concejal
INT04 Ab. Lourdes Bravo Concejal
INT05 Arq. Mario Crespo Concejal
INT06 Ing. Diana Ortiz Concejal
INT07 Sr. José Peralta Concejal
INT08 Ec. Remigio Vázquez Concejal
INT09 Arq. Juan Urgilez Director de Planificación
INT10 Ing. Patricio Cajas Director de Obras Públicas
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 141

INT 11 Ing. Elio Rojas Director Financiero

INT 12 Lcdo. Danny López Director Administrativo
INT 13 Ec. Diana Cumbe Directora de Cultura
INT 14 Ing. Carlos Zúñiga Director de Gestión Ambiental
INT 15 Dr. Wilson Rodas Secretario del Concejo
INT 16 Dr. Rodrigo Idrobo Asesor Jurídico
INT 17 Ing. Jean Carlos Jefe de Compras Públicas
INT 18 Ing. Juan Garzón Jefe de Talento Humano
Jefe de Plan de Desarrollo y
INT 19 Arq. Paul Calle
Ordenamiento Territorial
INT 20 Ing. Iván Romero Jefe de Sistemas Informáticos
Requisitos de aprobación del Proyecto
Para la aprobación final del proyecto deben cumplirse con las fases de Consultoría definidas en el
contrato y más documentos precontractuales, y con la Implementación por parte de la PMO de los
entregables de la consultoría para la gestión de proyectos y portafolios.
Nivel de Autoridad del Director del Proyecto

Área de autoridad Nivel de autoridad

Decisión de personal Bajo

Gestión de presupuesto Medio
Decisiones técnicas Alto
Resolución de conflicto Alto
Uso de reserva de contingencia Nulo
Decisiones sobre recursos, materiales y equipos Alto
Firmas de Responsabilidad
Patrocinador: Firma:
Cliente: Firma:
Director del Proyecto: Firma:

3.2 Integración
3.2.1 Plan para la Dirección del Proyecto
Plan para la Dirección de Proyectos
SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),

dentro de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno PMO-DP-GADMLT-01
Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”

Ciclo de vida del proyecto y enfoque multifase

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 142

Descripción detallada del ciclo de vida del proyecto y consideraciones de enfoque multifase (cuando
los resultados del fin de una fase influyen o deciden el inicio o cancelación de la fase subsecuente o
del proyecto completo).

Ciclo de vida del proyecto Enfoques multifase

Fase del Proyecto

(Segundo nivel de Entregable principal Consideraciones para Consideraciones para el
descomposición de de la Fase la iniciación de Fase cierre de Fase
EDT)

Aprobación de la PMO Finaliza una vez que el

Acta de constitución Inicia una vez que se
proyecto se encuentre en
formalice el acta de
Plan para la dirección proceso de
constitución
del proyecto implementación

Elaborar Informes de
desempeño del trabajo
Inicia una vez que se Finaliza una vez que el
Aprobar Entregables inicie el desarrollo del proyecto se encuentre en
Recopilar la proyecto proceso de cierre
Información de
Gestión del desempeño del trabajo
Proyecto Cerrar Adquisiciones
Actualizar los
documentos del
proyecto
Transferir el resultado Inicia una vez que los Una vez que se recopilen
final. entregables sean las firmas de aceptación de
Realizar el Informe aprobados formalmente los entregables.
final
Actualizar los activos
de los procesos de la
organización.
Documentos de la etapa Termina cuando se firma
Inicia con la aprobación el contrato con el
Contratación de la preparatoria
del presupuesto para el proveedor seleccionado y
Consultoría Etapa Precontractual desarrollo del estudio se realiza el pago del
Contrato anticipo respectivo
Inicia una vez que se El cierre se considera una
Informe de Diagnóstico formalice el contrato vez que se verifiquen los
Organizacional con el proveedor y se entregables y se realice el
realiza el pago de acta de entrega - recepción
Diseño de la PMO anticipo definitiva
Análisis y Diseño de El inicio se considera
la PMO cuando se desarrolla la
Concluye con la
presentación y se emite
Implementación de la contratación del personal
la solicitud de
PMO requerido para la
aprobación para la
conformación de la PMO.
conformación de la
PMO
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 143

Diseño de los procesos

para la gestión de El cierre se considera una
Proyectos y Portafolios Inicia con la vez que se verifiquen los
Definición de la contratación de los entregables y se realice el
herramienta informática proveedores acta de entrega - recepción
para la Gestión de definitiva
Proyectos y Portafolios
Selección y
Adquisición de la
Implementación de herramienta web
Inicia con la Cierra con la capacitación
la herramienta para Configuración de la
Herramienta Web adquisición de la dictada a los usuarios que
la Gestión de
herramienta utilizaran la herramienta
Proyectos y Creación de Usuarios y seleccionada. web
Portafolios Password
Manual de la
herramienta
Capacitaciones de los
nuevos procesos
Capacitaciones sobre la Inicia una vez que sean
gestión de proyectos y aceptados los Finaliza con el listado de
Capacitación Portafolios entregables y se cuente usuarios que han aprobado
con el acta de entrega la capacitación.
Capacitación de uso de
firmada.
la herramienta para la
gestión de Proyectos y
Portafolios
Selección de proyectos
Piloto Inicia con la definición
de los proyectos a los Finaliza con el informe de
Implementación Ejecutar procesos en
que se les implementará ajustes a los procesos que
Piloto proyectos Piloto
las metodologías y tengan observaciones.
Informe de ajustes de la procesos desarrollados.
Implementación
Despliegue de la
metodología para la
definición de la
Gobernanza
Despliegue de la
metodología para la Se iniciará una vez que
La conclusión se considera
formulación de se han agendado las
una vez que se emita el
Despliegue de proyectos reuniones con los
informe de despliegue en
Procesos Despliegue de la encargados para la
todos los departamentos y
metodología para la revisión de los procesos
áreas definidas.
selección y priorización actuales.
de proyectos
Despliegue de la
metodología para la
Gestión de Proyectos
Plan de Gestión del Informe de evaluación Se inicia con una
La conclusión se considera
Cambio del cambio evaluación de brechas
una vez desplegados los
Organizacional organizacional sobre el cambio
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 144

Selección de organizacional, y se procesos con todas las

facilitadores del cambio ejecuta en conjunto con novedades resueltas.
la implementación
Programa de piloto.
comunicación del
cambio
Capacitación del
cambio organizacional
Programa de
gamificación para
reconocimiento
Procesos de Gestión de Proyectos
Proceso Uso en el tiempo Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
Análisis de datos
Una sola vez, al inicio
Plan de Gestión de Alcance Reuniones
del proyecto
Toma de decisiones
Recopilación de datos
Análisis de datos
Reuniones
Método de diagramación
Una sola vez, al inicio por precedencia
Plan de Gestión de Cronograma
del proyecto
Estimación análoga
Toma de decisiones
Método de ruta crítica
Juicio de Expertos
Una sola vez, al inicio Análisis de datos
Plan de Gestión de Costos
del proyecto Reuniones
Estimación análoga
Juicio de Expertos
Recopilación de datos
Una sola vez, al inicio Análisis de datos
Plan de Gestión de Calidad
del proyecto Planificación de pruebas e
inspección
Reuniones
Juicio de Expertos
Representación de datos
Estimación análoga
Reuniones
Una sola vez, al inicio
Plan de Gestión de Recursos Habilidades
del proyecto
interpersonales y de
equipo
Asignación previa
Equipos Virtuales
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 145

Juicio de Expertos
Análisis de requisitos de
comunicación
Modelos de comunicación
Habilidades
Periódicamente a lo interpersonales y de
Plan de Gestión de las Comunicaciones equipo
largo del proyecto
Tecnología de la
comunicación
Reuniones
Presentación de informes
del proyecto
Juicio de Expertos
Análisis de datos
Una sola vez, al inicio Reuniones
Plan de Gestión de Riesgos
del proyecto Recopilación de datos
Listas Rápidas
Reuniones
Juicio de Expertos
Recopilación de datos
Análisis de datos
Análisis de selección de
Una sola vez, al inicio
Plan de Gestión de Adquisiciones proveedores
del proyecto
Reuniones
Habilidades
interpersonales y de
equipo
Juicio de Expertos
Recopilación de datos
Análisis de datos
Representación de datos
Periódicamente a lo Reuniones
Plan de Gestión de Interesados
largo del proyecto
Habilidades de
comunicación
Habilidades
interpersonales y de
equipo
Juicio de Expertos
Herramientas de control de
Periódicamente a lo cambios
Plan de Gestión de cambios
largo del proyecto Análisis de datos
Toma de decisiones
Reuniones
Plan de gestión de la configuración Reuniones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 146

Periódicamente a lo PMIS (sistema informático

largo del proyecto de gestión de proyectos)
Plan de Gestión de Cambios
Ver Plan de Gestión de Cambios
Plan de Gestión de la Configuración:
Ver Plan de Gestión de la Configuración
Gestión de Líneas Base
A) Monitoreo de costo, cronograma y estimaciones:
Costo
(Mal)
Estamos por
CV<0
encima del
presupuesto
Variación de costo (CV) CV=EV-AC
(Bien)
Estamos por
CV>0
debajo del
presupuesto
(Mal)
Ineficiencia
CPI<1
en el uso de
recursos
Índice de desempeño del presupuesto (CPI) CPI=EV/AC
(Bien)
eficiencia en
CPI>1
el uso de
recursos

Nos indica cuan excedidos

o por debajo de la línea
Valor relativo CV CV%=CV/EV
base del presupuesto nos
encontramos

Cronograma
(Mal) Vamos
con retraso
SV<0
respecto a la
planificación
Variación del cronograma (SV) SV=EV-PV (Bien) Vamos
por delante
SV>0 con respecto a
la
planificación
(Mal)
Ineficiencia
SPI<1
en el uso del
tiempo
Índice de desempeño del cronograma (SPI) SPI=EV/PV
(Bien)
eficiencia en
SPI>1
el uso del
tiempo
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 147

Nos indica cuanto atraso o

adelanto tenemos con
Valor relativo SV SV%=SV/PV
respecto a la línea base del
cronograma
Estimaciones
Estimado a la conclusión EAC=BAC/CPI
Estimación hasta la conclusión ETC=EAC-AC
EACT=(BAC/SPI)/(BAC/
Tiempo estimado para culminar
MESES)
Variación al término VAC=BAC-EAC

B) Curva S del Proyecto.

Curva S del proyecto

$180.000
$160.000
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-

Costos acumulados

Revisiones de gestión:
Tipo de Revisión
Contenido Frecuencia Detalle
de Gestión
Revisión del Acta de Después de cada Reunión convocada por el
Reuniones de
Reunión Anterior. reunión Director de Proyecto.
coordinación del
Equipo del Se informará el estado de
Presentación de
Proyecto. Al finalizar un hito los pendientes del
entregables.
proyecto.
Deberán estar presentes
Revisión del Acta de
Semanal todos los miembros del
Reunión de Reunión Anterior.
equipo del proyecto.
información del
Revisar el informe
Estado del Proyecto. Informe de estado del
Semanal semanal del estado del
proyecto.
proyecto.

Planes subsidiarios y línea base: Definición de línea base y planes subsidiarios que se adjuntan
dentro de los documentos para la gestión del proyecto

Línea base Planes subsidiarios

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 148

Documento Tipo de plan Adjunto (si/no)

Plan de gestión de
Si
alcance
Plan de gestión de
Línea base del alcance. Si
requisitos
Plan de gestión de
Si
cronograma
Plan de gestión de
Si
costos
Plan de gestión de
Si
Línea base del cronograma calidad
Plan de
involucramiento de Si
interesados
Plan de gestión de
Si
recursos
Plan de gestión de
Si
comunicaciones.
Línea base del costo.
Plan de gestión de
Si
riesgos.
Plan de gestión de
Si
adquisiciones.

3.2.2 Plan de Gestión de Cambios

De acuerdo con el (PMI, 2017, pág. 88); el Plan de gestión de cambios describe el

modo en que se autorizarán e incorporarán formalmente las solicitudes de cambio durante el

proyecto. Además de las responsabilidades y autoridad de cada rol, a continuación, se detalla

el referido plan:

Plan de Gestión de Cambios

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de
Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de Planificación
PMO-DP-GADMLT-01
y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de La Troncal”
Roles de la gestión de cambios
Roles que se necesitan para operar la gestión de cambios
Rol Responsabilidades Niveles de autoridad
Aprueba los cambios previamente
Patrocinador revisados y validados por el Total y único
comité de control de cambios
Verificar y validar los cambios
Comité de Control de Autorizan o descartan las solicitudes de
solicitados conforme al Plan de
Cambios cambio
Proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 149

Evaluar los impactos que pueden

Brinda observaciones y criterios sobre
Director del Proyecto generar las solicitudes de cambio
las solicitudes de cambios
presentadas
Recopilar y generar las solicitudes
Asistente de
de cambio para la revisión del Emite las solicitudes de cambio
Planificación
Director de Proyecto
Interesados Solicitar cambios Solicitan los cambios
Tipos de cambios
1. Acción
El Director del Proyecto puede aprobarlo y coordinar su ejecución.
correctiva:
2. Acción
El Director del Proyecto puede aprobarlo y coordinar su ejecución.
preventiva:
3. Reparación de El encargado de supervisar la calidad tiene la autoridad para aprobar y
defecto: coordinar su ejecución.
4. Cambio al plan
Debe pasar por el Proceso General de Gestión de Cambios
de proyecto:
Proceso general de gestión de cambios
Solicitud de Verificar y Evaluar Solicitudes Toma de decisión, Implementación el
Cambios: de Cambios: cambio y conclusión del proceso:
El Asistente de Planificación
recepta y genera el documento de
solicitud de cambio, el Director
El interesado que del Proyecto analizará y evaluará
requiera un cambio la solicitud de cambio. Si el
debe completar la cambio solicitado no afecta a la
Solicitud de Cambio línea base del proyecto, tiene la
y entregarlo al autoridad de aceptar o rechazar.
Asistente de Caso contrario, el Director del
En caso de ser aprobado un cambio, se
Planificación Proyecto enviará la solicitud de
realizarán las actualizaciones a todos los
cambio al Comité de Control de
documentos del Proyecto (planes y
Cambios para una nueva
otros) que se vean afectados.
evaluación.
Inmediatamente, se informa a todos los
El Comité de Control de Cambios
involucrados sobre los cambios según lo
de este proyecto estará
establezca el Plan de Gestión de
Únicamente el conformado por el Patrocinador, el
Comunicaciones.
Patrocinador puede Director Administrativo y el
solicitar cambios al Director de Obras Públicas,
alcance del proyecto quienes analizarán y revisarán las
siempre que no solicitudes de cambio, para luego
sobrepase el tiempo y verificar que no afecte o varíe los
costo definido en la objetivos del proyecto. Caso
Acta de Constitución. contrario, evaluarán el impacto y
finalmente decidirán la aprobación
o rechazo del cambio.
Plan de contingencia ante solicitudes de cambio urgentes
1. Registrar la Solicitud de Cambio
El Director del 2. Verificar la Solicitud de Cambio
Proyecto tiene la 3. Evaluar Impactos
autoridad para
ejecutar el Plan de 4. Tomar Decisión
Contingencia. 5. Implantar el Cambio
6. Formalizar el Cambio
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 150

7. Ejecutar Decisión del Comité

8. Concluir el Cambio
Herramientas de gestión de cambios
Ms Project
Software WBS Pro
Excel
Procedimientos Procedimientos establecidos en el Plan de Gestión de Cambios
Formatos de gestión de cambios
Solicitudes de Cambio
Formatos
Registro de Solicitudes de Cambio

[Link] Formato de Solicitud de Cambios

Para la solicitud formal de cambios se utilizará el siguiente formato que luego será

aprobado por el comité de control de cambios:

Formato de Solicitud de Cambio

Título del Proyecto:
Persona que solicita el cambio:
Fecha Preparada:
Número de cambio:
Categoría de cambio:
Alcance
Requisitos
Calidad
Costo
Calendario
Documentos
Descripción detallada del cambio propuesto

Justificación del cambio propuesto

Impactos del cambio

Incremento Disminución Modificar

Alcance
Descripción:

Incremento Disminución Modificar

Calidad
Descripción

Incremento Disminución Modificar

Requisitos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 151

Descripción

Incremento Disminución Modificar

Costo
Descripción

Incremento Disminución Modificar

Calendario
Descripción

Riesgo Alto Riesgo Bajo Riesgo Medio

Impacto a los interesados

Descripción

Documentos del proyecto

Comentarios
Aprobar Aplazar Rechazar
Disposición

Justificación
Firmas del comité de cambios
Nombre Rol Firma Fecha

3.2.3 Plan de Gestión de la Configuración

De acuerdo con el (PMI, 2017, pág. 88); el Plan de gestión de la configuración

describe la manera en que la información sobre los elementos del proyecto, así como cuáles

elementos serán registrados y actualizados de modo que el producto, servicio o resultado de

proyecto se mantenga consistente y/u operativo. Para el actual proyecto el control de la

configuración será documental y buscará asegurar que no se realicen desvíos en los productos

de la consultoría, como se desarrolla a continuación:

Plan de Gestión de la Configuración

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro

de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno PMO-DP-GADMLT-01
Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”

Roles de la gestión de la configuración

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 152

Nombre del Rol Responsabilidades Nivel de Autoridad

Total autoridad sobre el
Supervisa el proceso de la Gestión
Director del Proyecto proyecto y los procesos
de Configuración
involucrados.
Autoridad para
Ejecuta la Gestión de implementar las acciones
Encargado de la Configuración
Configuración de Gestión de la
Configuración

Auditar todo el proceso de

la Gestión de la
Audita el proceso de la Gestión de
Inspector de Calidad configuración según lo
la Configuración
establecido para el
desarrollo del proyecto.

Consultar la información de
El nivel de autoridad
Miembros del Equipo del Proyecto Gestión de la Configuración y los
depende de cada miembro
procesos.

Plan de documentación
Retención
Formato Disponibilidad Recuperació
Seguridad de de
Documentos (E=Electrónico Amplia n de
Acceso Informaci
C=Copia impresa) Necesaria Información
ón
Durante
Acta de Para todos los Disponible Guardado en
E, C todo el
Constitución Interesados sólo Lectura disco interno
proyecto
Plan para la Durante
Para todos los Disponible Guardado en
Dirección del E, C todo el
Interesados sólo Lectura disco interno
Proyecto proyecto
Informe del Durante
Para todos los Disponible Guardado en
estado del E, C todo el
Interesados sólo Lectura disco interno
proyecto proyecto
Durante
Aceptación de Para todos los Disponible Guardado en
E, C todo el
entrega Interesados sólo Lectura disco interno
proyecto
Durante
Solicitudes de Para todos los Disponible Guardado en
E, C todo el
Cambio Interesados sólo Lectura disco interno
proyecto
Registro de Durante
Para todos los Disponible Guardado en
Solicitudes de E, C todo el
Interesados sólo Lectura disco interno
Cambio proyecto
Durante
Acta de Cierre Para todos los Disponible Guardado en
E, C todo el
del Proyecto Interesados sólo Lectura disco interno
proyecto
Informe de Durante
Para todos los Disponible Guardado en
Cierre de E, C todo el
Interesados sólo Lectura disco interno
Proyecto proyecto
Ítems de configuración (CI):
Categoría Fuente Formato
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 153

Fase del 1=Físico P=Proyecto

Proyecto 2=Documento C=Consultor
(Segundo nivel Entregable Observaci
3=Formato E=Empresa
de principal de la Fase ones
descomposición 4=Registro
de EDT)
Aprobación de la Firmado y
2 P PDF
PMO Aprobado
Acta de constitución 4 E Físico, PDF Firmado

Plan para la dirección Firmado y

2 P PDF
del proyecto Aprobado
Elaborar Informes de
Informativ
desempeño del 2 E PDF
o por mail
trabajo
Firmado y
Aprobar Entregables 3 P PDF
Aprobado
Recopilar la
Información de Firmado y
2 P PDF
1 Gestión del desempeño del Aprobado
Proyecto trabajo
Físico, PDF,
Cerrar Adquisiciones 2 P Aprobado
portal web
Actualizar los
Físico, PDF, Firmado y
documentos del 2 E
portal web Aprobado
proyecto
Transferir el Físico, PDF, Firmado y
2 E
resultado final. portal web Aprobado
Realizar el Informe
2 C Físico, PDF -
final
Actualizar los activos
de los procesos de la 2 C Físico, PDF Aprobado
organización.
Documentos de la
2 C, P PDF Aprobado
etapa preparatoria
2 Contratación
Físico, PDF, Firmado y
de la Etapa Precontractual 4 C
Power Point Aprobado
Consultoría
Firmado y
Contrato 2 C Físico, PDF
Aprobado
Informe de
Físico, PDF, Firmado y
Diagnóstico 2 E
portal web Aprobado
Organizacional
Físico, PDF, Firmado y
Diseño de la PMO 2 E
3 Análisis y portal web Aprobado
Diseño de la Implementación de la Físico, PDF, Firmado y
1 E
PMO PMO portal web Aprobado
Diseño de los
procesos para la Físico, PDF, Firmado y
2 P
gestión de Proyectos portal web Aprobado
y Portafolios
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 154

Definición de la
herramienta
Físico, PDF, Firmado y
informática para la 2 E, P
portal web Aprobado
Gestión de Proyectos
y Portafolios
Selección y
Físico, PDF, Firmado y
4 Adquisición de la 1 E, P
portal web Aprobado
Implementación herramienta web
de la Configuración de la Físico, PDF, Firmado y
4 C
herramienta Herramienta Web Power Point Aprobado
para la Gestión Creación de Usuarios 2 C Físico, PDF
Firmado y
de Proyectos y y Password Aprobado
Portafolios Manual de la Físico, PDF, Firmado y
2 E
herramienta portal web Aprobado
Capacitaciones de los Físico, PDF, Firmado y
2 E
nuevos procesos Power Point Aprobado
Capacitaciones sobre
la gestión de Físico, PDF, Firmado y
1 E
proyectos y Power Point Aprobado
5 Capacitación Portafolios
Capacitación de uso
de la herramienta
Físico, PDF, Firmado y
para la gestión de 4 C
Power Point Aprobado
Proyectos y
Portafolios
Selección de Firmado y
2 C Físico, PDF
proyectos Piloto Aprobado
6
Ejecutar procesos en Firmado y
Implementación 2 E Físico, PDF
proyectos Piloto Aprobado
Piloto
Informe de ajustes de Firmado y
2 E Físico, PDF
la Implementación Aprobado
Despliegue de la
metodología para la Firmado y
1 E Físico, PDF
definición de la Aprobado
Gobernanza
Despliegue de la
metodología para la Firmado y
4 C Físico, PDF
formulación de Aprobado
proyectos
Despliegue de la
7 Despliegue de metodología para la
Firmado y
Procesos selección y 2 C Físico, PDF
Aprobado
priorización de
proyectos

Despliegue de la
E Firmado y
metodología para la 2 Físico, PDF
Aprobado
Gestión de Proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 155

Informe de
evaluación del Firmado y
2 E Físico, PDF
cambio Aprobado
organizacional
Selección de
facilitadores del 4 E Físico Firmado
8 Plan de cambio
Gestión del Programa de
Firmado y
Cambio comunicación del 2 E PDF
aprobado
Organizacional cambio
Capacitación del
Físico, PDF, Firmado y
cambio 2 E
Power Point Aprobado
organizacional
Programa de
Firmado y
gamificación para 2 E PDF
Aprobado
reconocimiento
Gestión del cambio
Ver Plan de Gestión de Cambios
Contabilidad de estado y métricas de configuración

La Información y los documentos del proyecto serán almacenados en una carpeta con la identificación
desarrollada en el cronograma de trabajo y lo mismo se aplica para la organización de las subcarpetas.

Verificación y auditorías de configuración

Las verificaciones y auditorías de la configuración serán bisemanales, realizadas por el Inspector de
Calidad y donde se comprobará:
* Integridad de la información de la configuración del proyecto.
* Integridad del proceso de la configuración.
* Exactitud histórica de los ítems de la configuración.

3.2.4 Ciclo de Vida

De acuerdo con el libro “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía

del PMBOK” PMI, sexta edición, Project Management Institute (2017, pág. 19) “El ciclo de

vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto”, la tabla 57 muestra

las características de las cuatro categorías de ciclos de vida que puede tener un proyecto

(Guía práctica de ágil, 2017) y la tabla 58 describe cada una de las categorías de ciclos de

vida del proyecto.

Tabla 58. Características de los Ciclos de Vida del Proyecto

Características de los ciclos de vida del proyecto

Enfoque Requisitos Actividades Entrega Meta
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 156

Realizados una vez para todo

Predictivo Fijos Única Gestionar costos
el proyecto
Repetitivo hasta que este
Iterativo Dinámicos Única Corrección de la solución
correcto
Frecuentes
Realizados una vez para un
Incremental Dinámicos más Velocidad
incremento dado
pequeñas
Valor para cliente
Repetidos hasta que este Pequeñas mediante entregas
Ágil Dinámicos
correcto frecuentes frecuentes y
retroalimentación

Tabla 59. Descripción de los Ciclos de Vida del Proyecto

Ciclo de vida Descripción

El alcance, tiempo y el costo se determinan en las fases tempranas del ciclo de
Predictivo vida. Los cambios en el alcance se gestionan cuidadosamente. También se les
denomina ciclo de vida en cascada

El alcance del proyecto se determina tempranamente, pero las estimaciones de

tiempo y costo se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión
Iterativo
del producto. Las iteraciones desarrollan el producto a través de una serie de
ciclos repetidos, mientras que los incrementos añaden funcionalidad al producto.

El entregable se produce a través de una serie de iteraciones, que añaden

Incremental funcionalidad. Solo después de la iteración final se puede considerar que el
entregable ha sido completado.
Son agiles, iterativos o incrementales. El alcance detallado se define y se aprueba
Adaptativos antes del comienzo de una iteración. También se los conoce como ciclos de vida
agiles.
Es una combinación del predictivo y uno adaptativo. Los elementos que se
conocen detalladamente o tienen requisitos fijos siguen un ciclo de vida
Hibrido
predictivo y aquellos elementos que evolucionan con el pasar del tiempo siguen
un ciclo de vida adaptativo.

Debido a las características y descripción, al presente proyecto se le define un ciclo de

vida predictivo, basado en las características de gestión necesarios para el desarrollo del

proyecto en el GAD Municipal del cantón La Troncal.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 157

3.2.5 Informe de Proyecto

Durante el desarrollo del proyecto, existe la necesidad de adquirir información sobre

el estado del proyecto, con el fin, de realizar una adecuada gestión en el pasar del tiempo. La

tabla 60 muestra el formato del informe del proyecto.

Tabla 60. Modelo de Informe del Proyecto

INFORME DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto:
Código del Proyecto:
Fecha:
Nombre de la Persona que desarrolla el informe:
Línea Base
Nombre del Hito:
Progreso:
Fecha Inicio:
Fecha Fin:

Ejecución:
Descripción:
Fecha Inicio:
Fecha Fin:
Variaciones respecto al plan
Descripción:
Tiempo:
Costo:
Ejecución Presupuestaria
Descripción:
Planificado:
Real:
Riesgos
Descripción:
Proximidad:
Impacto:
Tiempo:
Costo:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 158

3.2.6 Cierre de Proyecto

Cerrar el proyecto, fase o contrato es el proceso de finalizar todas las actividades

involucradas, con lo cual, se realiza una sola vez y se incluye todo lo desarrollado hasta ese

momento. La tabla 61 muestra el formato de cierre del proyecto.

Tabla 61. Modelo de Cierre del Proyecto

CIERRE DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto:
Siglas del proyecto:
Fecha:
Director de Proyecto:
Patrocinador del Proyecto:
Cronograma
Fecha inicio programada: Fecha inicio real: Beneficios Generados: Observaciones

Aceptación de entregables del proyecto

No. Entregable Aceptado (Si/No) Pendientes

Observaciones:
Plan de acción de lecciones aprendidas
No. Descripción

Cierre de contratos

Nombre del
Cod. De Contrato Estado Observaciones
Proveedor

Documentos generados en el Proyecto

No. Descripción Ubicación

Observaciones del Proyecto

No. Descripción

Cierre administrativo
Descripción Completado (Si/No/Pendiente)
Informes de desempeño compartidos
Informes individuales
Capacitaciones
Recursos liberados
Entrega de todos los entregables
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 159

Entrega de toda la documentación

Socialización de la finalización del proyecto
Documentos del proyecto Completado (Si/No/Pendiente)
Todas las aceptaciones recibidas
Informe de lecciones aprendidas archivado
Cierre del contrato
Informe final del proyecto
Todos los documentos del proyecto archivados.
Director de Proyecto Completado (Si/No/Pendiente)

Reunión de cierre con el patrocinador

Plan de desarrollo personal actualizado.

Firmas
Elaborador / Revisado
Nombre Rol en el proyecto Fecha Firma
/ Aprobado

3.3 Gestión de Interesados

3.3.1 Registro de Interesados

[Link] Información de identificación

De acuerdo con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 507) se identifica a los interesados periódicamente a fin de analizar y documentar

información relevante sobre sus intereses, participación, interdependencias, influencia y

posible impacto en el éxito del proyecto. A continuación, en la tabla 62, se muestra el registro

de interesados, los cuáles son internos y participan en las diferentes gestiones relacionadas al

proyecto:
 DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 160

Tabla 62. Registro de Interesados

REGISTRO DE INTERESADOS

NOMBRE UBICACIÓN/
ID INT CARGO ORGANIZACIÓN ROL Contacto
INTERESADO PROCESOS

Ing. Rómulo GAD DE LA 072-

INT01 Alcalde Gobernante Patrocinador
Alcívar TRONCAL 420240
Sr. Byron GAD DE LA 072-
INT02 Concejal Gobernante Aprobadores
Avilés TRONCAL 420240
Sra. Emma GAD DE LA 072-
INT03 Concejal Gobernante Aprobadores
Almeida TRONCAL 420240
Ab. Lourdes GAD DE LA 072-
INT04 Concejal Gobernante Aprobadores
Bravo TRONCAL 420240
Arq. Mario GAD DE LA 072-
INT05 Concejal Gobernante Aprobadores
Crespo TRONCAL 420240
GAD DE LA 072-
INT06 Ing. Diana Ortiz Concejal Gobernante Aprobadores
TRONCAL 420240
GAD DE LA 072-
INT07 Sr. José Peralta Concejal Gobernante Aprobadores
TRONCAL 420240
Ec. Remigio GAD DE LA 072-
INT08 Concejal Gobernante Aprobadores
Vázquez TRONCAL 420240
Arq. Juan Director de GAD DE LA Agregadores Director del 072-
INT09
Urgilez Planificación TRONCAL de Valor Proyecto 420240

Ing. Patricio Director de GAD DE LA Agregadores Miembro 072-

INT10
Cajas Obras Públicas TRONCAL de Valor del Equipo 420240

Director GAD DE LA Habilitantes de 072-

INT 11 Ing. Elio Rojas Control
Financiero TRONCAL Apoyo 420240

Lcdo. Danny Director GAD DE LA Habilitantes de Miembro 072-

INT 12
López Administrativo TRONCAL Apoyo del Equipo 420240

Ec. Diana Directora de GAD DE LA Agregadores Miembro 072-

INT 13
Cumbe Cultura TRONCAL de Valor del Equipo 420240
Director de
Ing. Carlos GAD DE LA Agregadores 072-
INT 14 Gestión Control
Zúñiga TRONCAL de Valor 420240
Ambiental
Dr. Wilson Secretario del GAD DE LA Habilitantes de 072-
INT 15 Asesor
Rodas Concejo TRONCAL Apoyo 420240

Dr. Rodrigo Asesor GAD DE LA Habilitantes de 072-

INT 16 Asesor
Idrobo Jurídico TRONCAL Asesoría 420240
 DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 161

Jefe de
GAD DE LA Habilitantes de 072-
INT 17 Ing. Jean Carlos Compras Colaborador
TRONCAL Apoyo 420240
Públicas
Jefe de
Ing. Juan GAD DE LA Habilitantes de 072-
INT 18 Talento Colaborador
Garzón TRONCAL Apoyo 420240
Humano
Jefe de Plan de
Desarrollo y GAD DE LA Agregadores 072-
INT 19 Arq. Paúl Calle Colaborador
Ordenamiento TRONCAL de Valor 420240
Territorial
Jefe de
Ing. Iván GAD DE LA Habilitantes de 072-
INT 20 Sistemas Colaborador
Romero TRONCAL Apoyo 420240
Informáticos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 162

[Link] Información de Evaluación

Se efectuaron entrevistas con interesado a fin de conocer los requisitos específicos del proyecto y sus expectativas; luego se valora el

poder (nivel de autoridad para decidir en el proyecto), interés (nivel de preocupación sobre las restricciones del proyecto) e influencia (capacidad

de influir en los resultados del proyecto) calificándolos como 1 (muy bajo), 2 (bajo), 3 (medio), 4 (alto) y 5 (muy alto), finalmente se añade la

fase de mayor interés para cada involucrado; dando resultado la tabla 63 Información de Evaluación de los Interesados.

Tabla 63. Información de Evaluación de los Interesados

Información de Evaluación
NOMB UBICACI
Fase de
RE ORGANIZACI ÓN/ Contac ID Expectativas Pod Inter Influen
ID INT CARGO ROL Requisitos Mayor
INTER ÓN PROCESO to Req Principales er és cia
Interés
ESADO S
Cumplir
Que se
con la
ejecute en
Ing. ejecución
GAD DE LA Gobernant Patrocina 072- REQ- obras el 7 Despliegue
INT 01 Rómulo Alcalde dor 420240
presupuesta 5 5 5
de Procesos
TRONCAL e 01 100% del
Alcívar ria del
presupuesto
GAD
asignado.
Municipal
Sr.
GAD DE LA Gobernant Aprobado 072- Que el Que se
INT 02 Byron Concejal 5 4 4
TRONCAL e res 420240 proyecto incremente
Avilés
REQ- ayude a el porcentaje 7 Despliegue
Sra. 02 devengar de ejecución de Procesos
Emma GAD DE LA Gobernant Aprobado 072- los presupuestari
INT 03 Concejal res 420240
5 4 4
Almeid TRONCAL e presupuesto a
a
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 163

Ab. s
GAD DE LA Gobernant Aprobado 072- asignados.
INT 04 Lourdes Concejal res 420240
5 4 4
TRONCAL e
Bravo
Arq.
GAD DE LA Gobernant Aprobado 072-
INT 05 Mario Concejal 5 4 4
TRONCAL e res 420240
Crespo
Ing.
GAD DE LA Gobernant Aprobado 072-
INT 06 Diana Concejal res 420240
5 4 4
TRONCAL e
Ortiz

Sr. José GAD DE LA Gobernant Aprobado 072-

INT 07 Concejal 5 4 4
Peralta TRONCAL e res 420240

Ec.
Remigi
GAD DE LA Gobernant Aprobado 072-
INT 08 o Concejal res 420240
5 4 4
TRONCAL e
Vázque
z
Que el Que se
proyecto implemente
Arq. Director de Agregador Director cumpla con la
GAD DE LA 072- REQ- Todas las
INT 09 Juan Planificació es de del
420240
el alcance, metodología 4 5 5
Fases
TRONCAL Proyecto 03
Urgilez n Valor costo y de proyectos
tiempo en el GAD
estimado. Municipal
Que se
implemente Que se
la incremente
Ing. Director de Agregador Miembro
GAD DE LA 072- REQ- Metodologí el % de Todas las
INT 10 Patricio Obras es de del 4 5 5
TRONCAL 420240 04 a de ejecución de Fases
Cajas Públicas Valor Equipo
Gestión de proyectos d
Proyectos y inversión
portafolios
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 164

Ahorro en la
Que el ejecución de
proyecto se los proyectos 2
Ing. Habilitante
Director GAD DE LA 072- REQ- ejecute de y que se Contratación
INT 11 Elio s de Control 4 3 3
Financiero TRONCAL 420240 05 acuerdo incremente de la
Rojas Apoyo consultoría
con el costo la ejecución
contratado presupuestari
a
Que el
personal Que la PMO 2
contratado forme parte Contratación
Lcdo. Director Habilitante Miembro de la
GAD DE LA 072- REQ- para la del
INT 12 Danny Administrat s de del
420240
4 5 5 consultoría
TRONCAL Equipo 06 PMO Departament 3 Análisis y
López ivo Apoyo
cumpla los o de Diseño de la
perfiles del Planificación PMO
puesto
Que la PMO
contribuya
con
Ec. Agregador Miembro
Directora GAD DE LA 072- herramientas Todas las
INT 13 Diana es de del
420240
4 5 5
Fases
de Cultura TRONCAL Equipo para la
Cumbe Valor Que se
gestión de
considere la
los proyectos
cultura
REQ- sociales
organizacio
07 Que la PMO
nal para la 7 Despliegue
contribuya
definición de Procesos
con
Ing. Director de Agregador de la PMO 8 Plan de
GAD DE LA 072- herramientas
INT 14 Carlos Gestión es de Control 4 4 3 Gestión del
TRONCAL 420240 para la
Zúñiga Ambiental Valor Cambio
gestión de Organizacio
los proyectos nal
ambientales
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 165

2-Fase de
Que el contratación
Dr. Habilitante proyecto de la
Secretario GAD DE LA 072- Que la
INT 15 Wilson s de Asesor
420240 cumpla con 4 3 2 consultoría
del Concejo TRONCAL Contratista 3 Análisis y
Rodas Apoyo la ley de
cumpla con Diseño de la
contratació
REQ- el contrato y PMO
n pública,
08 más 2-Fase de
su contratación
documentos
Dr. Habilitante reglamento de la
Asesor GAD DE LA 072- precontractu
INT 16 Rodrigo s de Asesor y más 4 3 2 consultoría
Jurídico TRONCAL 420240 ales
Idrobo Asesoría resolucione 3 Análisis y
s Diseño de la
PMO
Que se
complete el
Ing. Jefe de Habilitante proceso 2-Fase de
GAD DE LA Colaborad 072- contratación
INT 17 Jean Compras s de precontractu 3 2 1
TRONCAL or 420240 de la
Carlos Públicas Apoyo Que la al y se firme consultoría
contratació el acta de
REQ- n cumpla adjudicación
09 con la 3 Análisis y
normativa Que el Diseño de la
Ing. Jefe de Habilitante vigente equipo PMO PMO
GAD DE LA Colaborad 072- 8 Plan de
INT 18 Juan Talento s de or 420240
que tenga un 3 2 1
Gestión del
TRONCAL
Garzón Humano Apoyo alto Cambio
desempeño Organizacio
nal
Jefe del
Capacitació
Plan de Que la PMO
n al
Arq. Desarrollo Agregador aporte al
GAD DE LA Colaborad 072- REQ- personal en 7 Despliegue
INT 19 Paul y es de or 420240
desarrollo 3 2 1
de Procesos
TRONCAL 10 gestión de
Calle Ordenamien Valor territorial de
proyectos y
to la Troncal
portafolios
Territorial
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 166

Que las
herramienta Que el 4
s de gestión sistema de Implementac
de gestión de ión de la
Jefe de herramienta
Ing. Habilitante proyectos proyectos se
Sistemas GAD DE LA Colaborad 072- REQ- para la
INT 20 Iván s de or 420240
cumplan pueda 3 1 1
Gestión de
Informático TRONCAL 11
Romero Apoyo con los integrar a la Proyectos y
s
estándares plataforma Portafolios
de informática 7 Despliegue
seguridad municipal de Procesos
informática
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 167

[Link] Nivel de Participación de los Interesados

Se efectúa una matriz para conocer la participación de los interesados, donde se

refleja el nivel compromiso actual con el proyecto y el nivel deseado, como se muestra en la

tabla 64 Participación de los Interesados, de acuerdo con las brechas presentada se deberán

establecer estrategias para llegar al nivel deseado.

Tabla 64. Participación de los Interesados

Clasificación de Interesados
Externo (E) /

NIVEL DE COMPROMISO (C= NIVEL ACTUAL/D=

Interno (I)

NOMBRE NIVEL DESEADO)

ID INT
INTERESADO
Apoyador
Desconocedor Resistente Neutral Partidario
Activo
INT01 Ing. Rómulo Alcívar I C,D
INT02 Sr. Byron Avilés I C,D
INT03 Sra. Emma Almeida I C,D
INT04 Ab. Lourdes Bravo I C,D
INT05 Arq. Mario Crespo I C,D
INT06 Ing. Diana Ortiz I C,D
INT07 Sr. José Peralta I C,D
INT08 Ec. Remigio Vázquez I C,D
INT09 Arq. Juan Urgilez I C,D
INT10 Ing. Patricio Cajas I C,D
INT 11 Ing. Elio Rojas I C D
INT 12 Lcdo. Danny López I C,D
INT 13 Ec. Diana Cumbe I C D
INT 14 Ing. Carlos Zúñiga I C D
INT 15 Dr. Wilson Rodas I C D
INT 16 Dr. Rodrigo Idrobo I C D
INT 17 Ing. Jean Carlos I C D
INT 18 Ing. Juan Garzón I C D
INT 19 Arq. Paul Calle I C D
INT 20 Ing. Iván Romero I C D
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 168

3.3.2 Análisis de Clasificación de los Interesados

[Link] Clasificación de los Interesados.

La clasificación de interesados se realiza utilizando la metodología basada en las

matrices de Interés – Influencia (figura 26) y de Poder – Interés (figura 27), que nos darán

pautas para establecer estrategias de relación y comunicación según los niveles de

importancia, de la influencia y del grado de autoridad que tiene cada interesado en las

decisiones y desarrollo del proyecto.

Figura 26. Estrategias de relación y comunicación según interés - influencia

Alto Involucrar Aliados Estratégicos

INFLUENCIA

Bajo Informar Mostrar Consideración

Bajo Alto
INTERÉS

Figura 27. Estrategias de relación y comunicación según poder – interés

Alto Mantener Informados Gestionar Atentamente

INTERÉS

Bajo Monitorear Mantener Satisfecho

Bajo Alto
PODER

[Link] Clasificación gráfica en matrices

En la clasificación gráfica de los interesados según el interés – influencia, mostrada en

la figura 28, se observa que de los 20 interesados la mayoría son aliados estratégicos, a 4 es
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 169

necesario informarlos y a 2 mantener satisfechos. De la misma manera, en la figura 29 se

observa la clasificación gráfica según poder – interés, donde es necesario gestionar

atentamente a 16 interesados y mantener satisfechos a 4.

Figura 28. Clasificación gráfica de interesados en matriz influencia – interés

Figura 29. Clasificación gráfica de interesados en matriz poder – interés

Tabla para identificación de interesados en la clasificación gráfica

NOMBRE
ID INT Poder Interés Influencia
INTERESADO
CARGO ROL

INT 01 5 5 5 Ing. Rómulo Alcívar Alcalde Patrocinador

INT 02 5 4 4 Sr. Byron Avilés Concejal Aprobadores

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 170

INT 03 5 4 4 Sra. Emma Almeida Concejal Aprobadores

INT 04 5 4 4 Ab. Lourdes Bravo Concejal Aprobadores

INT 05 5 4 4 Arq. Mario Crespo Concejal Aprobadores

INT 06 5 4 4 Ing. Diana Ortiz Concejal Aprobadores

INT 07 5 4 4 Sr. José Peralta Concejal Aprobadores

INT 08 5 4 4 Ec. Remigio Vázquez Concejal Aprobadores

Director de Director del
INT 09 4 5 5 Arq. Juan Urgilez Proyecto
Planificación
Director de Obras Miembro del
INT 10 4 5 5 Ing. Patricio Cajas Equipo
Públicas
INT 11 4 3 3 Ing. Elio Rojas Director Financiero Control

Director Miembro del

INT 12 4 5 5 Lcdo. Danny López
Administrativo Equipo
Miembro del
INT 13 4 5 5 Ec. Diana Cumbe Directora de Cultura Equipo
Director de Gestión
INT 14 4 4 3 Ing. Carlos Zúñiga Control
Ambiental
INT 15 4 3 2 Dr. Wilson Rodas Secretario del Concejo Asesor

INT 16 4 3 2 Dr. Rodrigo Idrobo Asesor Jurídico Asesor

Jefe de Compras
INT 17 3 2 1 Ing. Jean Carlos Colaborador
Públicas
Jefe de Talento
INT 18 3 2 1 Ing. Juan Garzón Colaborador
Humano
Jefe de Plan de
Desarrollo y
INT 19 3 2 1 Arq. Paul Calle Colaborador
Ordenamiento
Territorial
Jefe de Sistemas
INT 20 3 1 1 Ing. Iván Romero Colaborador
Informáticos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 171

[Link] Estrategias para el involucramiento de los interesados

Con la clasificación de interesados se desarrollan tres tipos de estrategias de gestión para la relación y comunicación a favor del proyecto,

que se detallan en la tabla 65.

Tabla 65. Estrategias para el Involucramiento de los Interesados del Proyecto

ESTRATEGIAS PARA EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de
Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La PMO-DP-GADMLT-01
Troncal”
Cumplimiento de Estrategia
Estrategia
para
NOMBRE Po In Expectativa para gestión
gestión de
Estrategia de
ID ID Expectativas Influe Priori de acuerdo gestión a
INTERES CARGO ROL Requisitos de ter con el
acuerdo
favor del
INT Req Principales ncia dad Parcia con el
ADO r és Si No interés e proyecto
l influencia
poder e
interés
Cumplir
con la Que se
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Ing. Aliados
INT Patrocin REQ presupues obras el 100% ar
Rómulo Alcalde ador
5 5 5 Alto X estratégic
01 -01 taria del del Atentam
Alcívar os
GAD presupuesto ente
Municipa asignado.
l
Que el Gestion
Que se Aliados
INT Sr. Byron Aprobad proyecto ar
Concejal ores
incremente el 5 4 4 estratégic
02 Avilés ayude a Atentam
REQ porcentaje de os
devengar Alto X ente Mediante
-02 ejecución
Sra. los Aliados comunicac
INT Aprobad presupuestari Gestion
Emma Concejal presupues 5 4 4 estratégic ión
03 ores a ar
Almeida tos os formal,
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 172

asignados Atentam notificar la

. ente fecha de
Gestion inicio y fin
Ab. Aliados
INT Aprobad ar del
Lourdes Concejal 5 4 4 estratégic
04 ores Atentam proyecto.
Bravo os
ente Los
Gestion objetivos,
Arq. Aliados personal
INT Aprobad ar
Mario Concejal ores
5 4 4 estratégic involucrad
05 Atentam
Crespo os o, costos,
ente
Gestion recursos,
Ing. Aliados beneficios,
INT Aprobad ar
Diana Concejal ores
5 4 4 estratégic levantamie
06 Atentam
Ortiz os nto de
ente
Gestion informació
Aliados ny
INT Sr. José Aprobad ar
Concejal ores
5 4 4 estratégic documenta
07 Peralta Atentam
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ente
Gestion aprobació
Ec. Aliados n.
INT Aprobad ar
Remigio Concejal 5 4 4 estratégic
08 ores Atentam
Vázquez os
ente
Que el Adicional
proyecto Que se mente
Director cumpla implemente la Gestion informar
Director Aliados sobre
INT Arq. Juan de REQ con el metodología ar
del 4 5 5 Alto X estratégic
09 Urgilez Planificac Proyecto -03 alcance, de proyectos Atentam avances
os quincenale
ión costo y en el GAD ente
tiempo Municipal se
estimado. informar
Que se finalizació
Que se Gestion n de fases.
Ing. Director Miembr implemen Aliados
INT REQ incremente el ar
Patricio de Obras o del te la 4 5 5 Alto X estratégic
10 -04 % de Atentam Comunica
Cajas Públicas Equipo Metodolo os
ejecución de ente r los
gía de
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 173

Gestión proyectos d costos del

de inversión servicio,
Proyectos mediante
y memorand
portafolio o oficial.
s
Que el
Ahorro en la
proyecto
ejecución de
se ejecute
los proyectos Gestion
Director de Aliados
INT Ing. Elio REQ y que se ar
Financier Control acuerdo 4 3 3 Medio X estratégic
11 Rojas -05 incremente la Atentam
o con el os
ejecución ente
costo
presupuestari
contratad
a
o
Que el
personal
Que la PMO
contratad
forme parte Gestion
Lcdo. Director Miembr o para la Aliados
INT REQ del ar
Danny Administr o del PMO 4 5 5 Medio X estratégic
12 Equipo -06 Departamento Atentam
López ativo cumpla os
de ente
los
Planificación
perfiles
del puesto
Que la PMO
Que se
contribuya
considere
con Gestion
la cultura Aliados
INT Ec. Diana Directora Miembr REQ herramientas ar
o del organizac 4 5 5 Medio X estratégic
13 Cumbe de Cultura Equipo -07 para la Atentam
ional para os
gestión de los ente
la
proyectos
definición
sociales
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 174

de la Que la PMO
PMO contribuya
Director
con Gestion
Ing. de Aliados
INT herramientas ar
Carlos Gestión Control 4 4 3 Medio X estratégic
14 para la Atentam
Zúñiga Ambienta os
gestión de los ente
l
proyectos
ambientales
Gestion Comunica
Dr. Secretario Que el Mostrar r las fases
INT ar
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15 Atentam del
Rodas Concejo cumpla ción proyecto:
Que la ente
con la ley avance,
Contratista
de fallos,
cumpla con el
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REQ contrato y
ón problemas
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pública, Gestion y
Dr. documentos Mostrar
INT Asesor su ar propuestas
Rodrigo Asesor precontractual 4 3 2 Bajo X considera
16 Jurídico reglament Atentam de
Idrobo es ción
o y más ente solución
resolucio en las
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semanales.
Que se
complete el
Mantene
Jefe de Que la proceso
INT Ing. Jean Colabor r
Compras ador contrataci precontractual 3 2 1 Bajo X Informar
17 Carlos Satisfec
Públicas ón y se firme el
REQ ho
cumpla acta de
-09 adjudicación
con la Mediante
normativa Que el equipo Mantene memorand
Jefe de
INT Ing. Juan Colabor vigente PMO que r o hay que
Talento 3 2 1 Bajo X Informar
18 Garzón ador tenga un alto Satisfec indicar la
Humano
desempeño ho necesidad
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 175

Capacitac de
Jefe de ión al gestionar
Plan de personal Que la PMO correctame
Mantene
Desarroll en gestión aporte al nte los
INT Arq. Paul Colabor REQ r
oy ador
de desarrollo 3 2 1 Bajo X Informar costos,
19 Calle -10 Satisfec
Ordenami proyectos territorial de recursos y
ho
ento y la Troncal dar un
Territorial portafolio seguimient
s o a los
Que las procesos.
herramien
Que el
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sistema de
gestión de
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Jefe de proyectos Mantene
proyectos se
INT Ing. Iván Sistemas Colabor REQ cumplan r
ador
pueda 3 1 1 Bajo X Informar
20 Romero Informáti -11 con los Satisfec
integrar a la
cos estándare ho
plataforma
s de
informática
seguridad
municipal
informáti
ca
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 176

[Link] Modelo de Prominencia

Se utilizó el modelo de prominencia para determinar una priorización de interesados

según su grado de poder, legitimidad y urgencia de los interesados, determinándose que el

patrocinador (Alcalde), aprobadores (Concejales) y el Director del Proyecto son los

interesados definitivos y a los cuales se les otorgará una prioridad sobre los demás debido a

sus altas expectativas, los demás interesados del grupo de dominantes y dependientes se

atenderán según las estrategias planteadas anteriormente, cabe indicar que no hay interesados

en los cuadrantes de demandantes y peligrosos lo que es ventajoso para la gestión de

interesados del proyecto.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 177

Nombre del proyecto SIGLAS DEL PROYECTO

"Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos
(PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión
PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
La Troncal"

PODER

Durmientes

Peligrosos Dominantes LEGITIMIDAD

URGENCIA Control
Asesores
Definitivos
Patrocinador
Aprobadores
Demandantes Discrecionales
Director del proyecto

Dependientes
Miembros del Equipo
Colaboradores

3.3.3 Plan de Gestión de Interesados

De acuerdo con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 509) el Plan de involucramiento de los interesados que lo hemos llamado Plan de gestión

de interesados mostrado en la tabla 66, identifica las estrategias de gestión y las acciones

necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz.

Tabla 66. Plan de Gestión de Interesados

Plan de gestión de interesados

Nombre del proyecto SIGLAS DEL PROYECTO
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 178

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de
Planificación y Gestión Territorial del Gobierno PMO-DP-GADMLT-01
Autónomo Descentralizado Municipal de La
Troncal”
La identificación de interesados del proyecto

La identificación de interesados del proyecto se realizará de la siguiente manera:

1) Posterior a la aprobación del Acta de Constitución del Proyecto, se deben reunir el Director de proyecto
con el Patrocinador y los miembros del equipo del proyecto para identificar los interesados internos y
externos del Proyecto.
2) El Director de proyecto recopilará la información necesaria por parte de los interesados del proyecto
considerando sus expectativas, requerimientos y canales de comunicación a utilizarse con cada uno de ellos,
y definirá el rol que tendrá cada uno de ellos dentro del proyecto junto con el nivel de autoridad.
3) Llenará la información siguiente en el Registro de Interesados:
ID INT Código de identificación
Nombre Interesado Nombre del Interesado
Cargo Cargo que ocupa en la institución
Organización Organización a la que pertenece
Ubicación / Procesos Ubicación dentro de la organización
Rol Rol que ocupa en el proyecto
Contacto Contacto
La clasificación de interesados del proyecto
La clasificación de los interesados la llevará a cabo el Director del Proyecto de la siguiente manera:
1) Luego de identificar a los interesados del proyecto recopilará la información de los requisitos y las
expectativas de cada interesado.
2) Luego se evaluará el nivel de poder, interés e influencia que tengan sobre el proyecto.
3) Se clasificará los interesados de acuerdo con los niveles de poder, interés e influencia obtenidos.
4) Se registrará la información de la fase de mayor interés de cada interesado.
5) Llenará la información siguiente en el Registro de clasificación de Interesados
ID Req Código de identificación del requisito
Requisitos Descripción del requisito
Expectativas Principales Expectativa del interesado
Nivel de Poder del Interesado (calificación del 1 muy bajo, 2 bajo, 3
Poder
medio, 4 alto, 5 muy alto)
Interés Nivel de interés (calificación del 1 al 5)
Influencia Nivel de influencia (calificación del 1 al 5)
Fase de Mayor Interés Fase de mayor importancia para el interesado
Nivel de participación de los interesados
Luego de aprobar y clasificar a los interesados, el Director del Proyecto debe determinar el nivel de
participación que tiene cada interesado dentro del proyecto, llenando la matriz correspondiente con la
siguiente información:
Externo (E) / Interno (I) Identificación si el interesado es interno o externo a la organización
Nivel de compromiso del interesado (C= NIVEL ACTUAL/D= NIVEL
Nivel de compromiso
DESEADO)
Desconocedor Interesado que está en desacuerdo con el desarrollo del proyecto
Resistente Interesado que se encuentra resistente al desarrollo del proyecto
Neutral Interesado que no tiene compromiso con el proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 179

Partidario Interesado que está comprometido con el desarrollo del proyecto

Interesado que está altamente comprometido con el desarrollo del
Apoyador Activo
proyecto
Estrategia para el involucramiento de la gestión de los interesados
Luego de aprobar, clasificar y definir los niveles de participación para cada interesado el Director del
Proyecto formulará la estrategia de gestión a favor del proyecto para cada grupo de interesados y según los
valores obtenidos de interés, poder e influencia, como se muestra a continuación:
Estrategia para Estrategia
Poder Interés Influencia Interés
gestión para gestión
Gestionar Aliados
Alto Alto Alto Alto
Altamente Estratégicos
Mantener
Alto Bajo Alto Bajo Involucrar
Satisfecho
Mantener Mostrar
Bajo Alto Bajo Alto
Informado Consideración
Bajo Bajo Monitorear Bajo Bajo Informar
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 180

[Link] Requisitos de Información de Interesados

Los requisitos de información y comunicación para los interesados se obtuvieron por el Director del Proyecto del Registro de Interesados

con base a los requerimientos y expectativas de cada uno y considerando las estrategias a favor del proyecto, además se tomaron en cuenta las

políticas de comunicación del GAD Municipal de La Troncal; la referida matriz de la tabla 67 se utilizará como insumo para el proceso de

planificar la gestión de las comunicaciones.

Tabla 67. Requisitos de Información de Interesados

Requisitos de Información de Interesados

Identificación Plan de Comunicaciones

Frecuencia

Método

Medio
NOMBRE
ID INT CARGO Mensaje Comunicacional Contenido
INTERESADO

Recibirá información sobre el

Es necesario mantenerlo
porcentaje de avance del proyecto Presentación
informado de todos los avances
respecto a la línea base del alcance, Formal Informe
INT 01 Ing. Rómulo Alcívar Alcalde del proyecto, las decisiones
costo y tiempo; se enviará un resumen
Mensual
Verbal Email
tomadas y las novedades en caso
de hitos desarrollados y pendientes para Oficio
de ocurrir.
la toma de decisiones integrales.
INT 02 Sr. Byron Avilés Concejal
INT 03 Sra. Emma Almeida Concejal
INT 04 Ab. Lourdes Bravo Concejal Es necesario comunicar para Recibirá detalle del proyecto, Reunión
obtener la aprobación de actividades pendientes que requieran Formal por video conferencia
INT05 Arq. Mario Crespo Concejal estatutos y normativa relacionada toma de decisiones para la aprobación y
Mensual
escrito email
INT 06 Ing. Diana Ortiz Concejal al proyecto. conformación de la PMO Oficio
INT 07 Sr. José Peralta Concejal
INT 08 Ec. Remigio Vázquez Concejal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 181

Recibirá detalle de los procedimientos

Los entregables del proyecto que se deban modificar, nueva Reunión
Director de deben ser conocidos metodología desarrollada y diseño de Formal por video conferencia
INT 09 Arq. Juan Urgilez oportunamente y aprobados por nuevas adecuaciones que se deban hacer
Semanal
escrito email
Planificación
el Director de Planificación. en el GAD, y en general del avance de Oficio
todos los entregables de la consultoría.
Por ser parte del equipo del
Recibirá los nuevos procesos de Reunión
Director de proyecto deberá recibir Formal por
INT 10 Ing. Patricio Cajas planificación, estudio y porcentaje de Semanal video conferencia
Obras Públicas información del avance y avance del proyecto
escrito
email
entregables del proyecto.
Reunión
Director Participa en el proceso de pago a Recibirá información relativa al proceso Formal por
INT 11 Ing. Elio Rojas la consultoría de pagos a la consultoría
Semanal
escrito
video conferencia
Financiero email
Participa en el proceso de
contratación de la consultoría. Recibirá información relativa al proceso
de contratación.
Director Formal Video conferencia,
INT 12 Lcdo. Danny López Por ser parte del Comité de Recibirá los nuevos procesos de Semanal
Verbal Presentación
Administrativo Cambios del proyecto deberá planificación, estudio y porcentaje de
recibir información del avance y avance del proyecto
entregables del proyecto.
Existirán procesos que pueden
Directora de Formal Video conferencia,
INT 13 Ec. Diana Cumbe ser ejecutados para proyectos de Recibirá información sobre el Semanal
Verbal Presentación
Cultura obras de cultura porcentaje de avance del proyecto
respecto a la línea base del alcance,
Director de Existirán procesos que pueden tiempo y costo; y los beneficios del
Informal
INT 14 Ing. Carlos Zúñiga Gestión ser ejecutados para proyectos de proyecto. Semanal
Verbal
Reunión
Ambiental obras ambientales

Es necesario comunicar para

Secretario del obtener la aprobación de Recibirá el porcentaje de avance del Informal
INT 15 Dr. Wilson Rodas estatutos y normativa relacionada proyecto.
Mensual
Verbal
Reunión
Concejo
al proyecto.

La metodología debe cumplir Recibirán información sobre los

Asesor Informal
INT 16 Dr. Rodrigo Idrobo con los lineamientos legales parámetros jurídicos que cumple la Mensual
Verbal
Reunión
Jurídico vigentes metodología.

Jefe de La metodología debe apegarse a Recibirán información sobre el

Formal Presentación,
INT 17 Ing. Jean Carlos Compras los procesos de Compras contenido de información para cumplir Mensual
Escrito Email
Públicas Públicas los procesos de compras públicas.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 182

Jefe de La implementación del proyecto No tiene necesidad de recibir

INT 18 Ing. Juan Garzón Talento requiere de nuevo recurso información sobre el desarrollo del No aplica No aplica No aplica
Humano humano. proyecto
Jefe de Plan de Los colaboradores
administrativos sean No tiene necesidad de recibir
Desarrollo y
INT 19 Arq. Paul Calle acompañados en la información sobre el desarrollo del No aplica No aplica No aplica
Ordenamiento implementación piloto y proyecto
Territorial capacitados.
Jefe de La implementación del proyecto No tiene necesidad de recibir
INT 20 Ing. Iván Romero Sistemas requiere de sistemas informáticos información sobre el desarrollo del No aplica No aplica No aplica
Informáticos específicos proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 183

[Link] Seguimiento de Gestión de Interesados

El seguimiento de gestión de interesados desarrollado en la tabla 68, es la frecuencia mínima para obtener información sobre la

aplicación de las estrategias de gestión a favor del proyecto, a fin de obtener la retroalimentación adecuada de los involucrados en el proyecto.

Tabla 68. Seguimiento de Gestión de Interesados

Seguimiento de Gestión de Interesados

Externo (E) /
ESTRATEGIA

Interno (I)
ESTRATEGIA PARA
PARA GESTIÓN ESTRATEGIA DE
NOMBRE Priorida GESTIÓN DE
ID INT CARGO ROL DE ACUERDO
ACUERDO CON
GESTIÓN A FAVOR Seguimiento
INTERESADO d CON INTERÉS E DEL PROYECTO
PODER E INTERÉS
INFLUENCIA
Aliados Gestionar Mediante
INT 01 Ing. Rómulo Alcívar Alcalde Patrocinador Alto I Mensual
estratégicos Atentamente comunicación formal,
Aliados Gestionar notificar la fecha de
INT 02 Sr. Byron Avilés Concejal Aprobadores I inicio y fin del
estratégicos Atentamente
proyecto. Los
Aliados Gestionar objetivos, personal
INT 03 Sra. Emma Almeida Concejal Aprobadores I
estratégicos Atentamente involucrado, costos,
Aliados Gestionar recursos, beneficios,
INT 04 Ab. Lourdes Bravo Concejal Aprobadores I
estratégicos Atentamente levantamiento de
Alto información y Mensual
Aliados Gestionar
INT 05 Arq. Mario Crespo Concejal Aprobadores I documentación de
estratégicos Atentamente
aprobación.
Aliados Gestionar
INT 06 Ing. Diana Ortiz Concejal Aprobadores I
estratégicos Atentamente
Aliados Gestionar Adicionalmente
INT 07 Sr. José Peralta Concejal Aprobadores I informar sobre
estratégicos Atentamente
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 184

Aliados Gestionar avances quincenales e

INT 08 Ec. Remigio Vázquez Concejal Aprobadores I informar finalización
estratégicos Atentamente
Director de fases.
de Director del Aliados Gestionar
INT 09 Arq. Juan Urgilez Alto I Comunicar los costos Semanal
Planifica Proyecto estratégicos Atentamente
ción del servicio, mediante
memorando oficial.
Director
Miembro del Aliados Gestionar
INT 10 Ing. Patricio Cajas de Obras Alto I Semanal
Equipo estratégicos Atentamente
Públicas
Director
Aliados Gestionar
INT 11 Ing. Elio Rojas Financie Control Medio I Semanal
estratégicos Atentamente
ro
Director
Miembro del Aliados Gestionar
INT 12 Lcdo. Danny López Administ Medio I Semanal
Equipo estratégicos Atentamente
rativo
Director
Miembro del Aliados Gestionar
INT 13 Ec. Diana Cumbe a de Medio I Semanal
Equipo estratégicos Atentamente
Cultura
Director
de
Aliados Gestionar
INT 14 Ing. Carlos Zúñiga Gestión Control Medio I Semanal
estratégicos Atentamente
Ambient
al
Secretari Comunicar las fases
Mostrar Gestionar
INT 15 Dr. Wilson Rodas o del Asesor Bajo I del proyecto: avance, Mensual
consideración Atentamente
Concejo fallos, riesgos,
problemas y
Asesor Mostrar Gestionar propuestas de
INT 16 Dr. Rodrigo Idrobo Asesor Bajo I Mensual
Jurídico consideración Atentamente solución en las
reuniones semanales.
Jefe de Mediante memorando
INT 17 Ing. Jean Carlos Compras Colaborador Bajo I Informar Mantener Satisfecho hay que indicar la Bimensual
Públicas necesidad de
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 185

Jefe de gestionar
INT 18 Ing. Juan Garzón Talento Colaborador Bajo I Informar Mantener Satisfecho correctamente los Bimensual
Humano costos, recursos y dar
Jefe de un seguimiento a los
Plan de procesos.
Desarroll
oy
INT 19 Arq. Paul Calle Colaborador Bajo I Informar Mantener Satisfecho Bimensual
Ordenam
iento
Territori
al
Jefe de
Sistemas
INT 20 Ing. Iván Romero Colaborador Bajo I Informar Mantener Satisfecho Bimensual
Informát
icos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 186

3.4 Alcance
3.4.1 Plan de Gestión de Alcance

De acuerdo con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 134) el plan de gestión del alcance especifica cómo serán definidos, validados y

controlados el alcance del proyecto del producto, en la tabla 69 se detalla el referido plan.

Tabla 69. Plan de Gestión del Alcance

Plan de Gestión del Alcance

Nombre del Proyecto Siglas Proyecto
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),
dentro de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del PMO-DP-GADMLT-01
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”
Proceso para Elaborar y Aprobar el Enunciado detallado del Alcance
1.-Firmar el Acta de Constitución en conjunto con la asignación del Director del Proyecto antes de
elaborar el enunciado del alcance del proyecto.
2.- El Director del Proyecto es el responsable de elaborar la descripción del enunciado del alcance
del Proyecto de forma detallada.

3.-Para la elaboración del enunciado del alcance se deberá tomar en cuenta el Acta de Constitución,
Documentos, Requisitos, Información de Interesados en base al Plan de Gestión de Requisitos.

4.-Desarrollado el enunciado del alcance, se debe compartir la información al Patrocinador, de

acuerdo con lo establecido en el Plan de Comunicación, para la aprobación respectiva.
5.- El Patrocinador debe revisar y aprobar el enunciado del alcance. Luego se debe receptar las
firmas de aceptación por parte del Patrocinador y del Director del Proyecto e inmediatamente
agregarlo al Plan de Dirección.
6.-Caso contrario de existir una discrepancia con el enunciado del alcance, se deberán reunir el
Patrocinador y el Director del Proyecto para coordinar las correcciones solicitadas para después
evaluar la aprobación final del documento con las correspondientes firmas e incorporación al Plan
de Dirección de Proyectos.
Proceso para Elaborar y Aprobar la Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
1. La EDT del proyecto será elaborada por el Director del Proyecto, en conjunto con el equipo de
trabajo asignado; quienes se basarán en el Enunciado del Alcance del Proyecto.
2. La EDT del proyecto será estructurada por fases, en donde se identificará los entregables
necesarios, para luego ser desglosadas en paquetes de trabajo o entregables más pequeños de manera
que se pueda determinar tiempo, calidad y costos necesarios para llevar a cabo el trabajo.
3. La EDT del proyecto se graficará con el software WBS Schedule Pro, que se adjuntará al Plan
de Gestión del Alcance. Luego, el Director del Proyecto lo compartirá al Patrocinador para su
respectiva aprobación, bajo los requerimientos estipulados en el Plan de Comunicación.
4. Al momento que la EDT sea aprobada por el Patrocinador y del Director del Proyecto,
inmediatamente será anexado al Plan de Dirección y será parte del repositorio documental.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 187

5. En caso de que la EDT no sea aprobada, se procederá a reunirse el Patrocinador y el Director

del Proyecto para realizar las correcciones necesarias y finalmente cuente con su posterior
aprobación final, con las firmas pertinentes. En casos extraordinarios, el Director del Proyecto
podría reunirse nuevamente con los interesados para revisar y luego modificar el EDT antes de ser
presentado al Patrocinador.
Proceso para elaborar y aprobar el Diccionario EDT
1. La EDT debe estar aprobada por el Patrocinador y Director del Proyector.
2. El Director del Proyecto debe reunirse con los interesados para determinar las características y
detalles de cada uno de los paquetes de trabajo o entregables.
3. El desarrollo del Diccionario de la EDT debe ser anexado al Plan de Gestión del alcance.
4. Luego de desarrollar el Diccionario de la EDT, el Director del Proyecto debe enviarlo al
Patrocinado para su respectiva revisión y aprobación, según las directrices del Plan de
Comunicación.
5. Si el Diccionario de la EDT es aprobado, se procederá a recopilar las firmas correspondientes
del Patrocinador y del Director del Proyecto, e inmediatamente será anexado al Plan de Dirección.
6. En caso de que el Diccionario de la EDT no sea aprobado, se procederá a reunirse el
Patrocinador y el Director del Proyecto para realizar las correcciones necesarias y después realizar
su aprobación final, con las firmas respectivas. En casos extraordinarios, el Director del Proyecto
podría reunirse nuevamente con los interesados para revisar y luego modificar el Diccionario de la
EDT antes de ser presentado al Patrocinador.
Proceso para verificar el cumplimiento del Alcance del proyecto
1. El Director del Proyecto organizará periódicamente reuniones para recibir los informes del
proyecto donde se describen las actividades realizadas por parte del equipo.
2. La información sobre los paquetes de trabajo determinados en la EDT, que servirán como base
para elaborar el informe de avance del proyecto.
3. Este informe de avance del proyecto contendrá las actividades ejecutadas o en ejecución de los
paquetes de trabajo o entregables.
Proceso para evaluar y controlar los cambios del proyecto

1. La persona que requiera un cambio en el alcance deberá completar la Solicitud de Cambio y

entregarlo al Asistente de Planificación.
2. El Asistente de Planificación recepta y genera el documento de solicitud de cambio, el
Director del Proyecto analizará y evaluará la solicitud de cambio. Si el cambio solicitado no afecta a
la línea base del proyecto, tiene la autoridad de aceptar o rechazar. Caso contrario, el Director del
Proyecto enviará la solicitud de cambio al Comité de Control de Cambios para una nueva
evaluación.
3. El Comité de Control de Cambios de este proyecto estará conformado por el Patrocinador,
Director Administrativo y el Director de Obras Públicas, quienes analizarán y revisarán las
solicitudes de cambio, para luego verificar que no afecte o varíe los objetivos del proyecto. Caso
contrario, evaluarán el impacto y finalmente decidirán la aprobación o rechazo del cambio.
4. En caso de ser aprobado un cambio, se realizarán las actualizaciones a todos los documentos
del Proyecto (planes y otros) que se vean afectados. Inmediatamente, se informa a todos los
involucrados sobre los cambios según lo establezca el Plan de Gestión de Comunicaciones.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 188

[Link] Plan de Gestión de los Requisitos

El Plan de Gestión de los Requisitos describe cómo se analizarán, documentarán y

gestionarán los requisitos del proyecto y del producto, acorde a la “Guía de Fundamentos

para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 137).

Plan de Gestión de Requisitos

Siglas
Nombre del Proyecto
Proyecto
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la PMO-DP-
Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado GADMLT
Municipal de La Troncal” -01
Proceso para Recopilación de Requisitos
1. Para definir los requisitos principales de la PMO en el GAD Municipal se deben reunir el
patrocinador o su delegado y el Director del Proyecto. Dichos requisitos serán los que definan el
funcionamiento del proyecto.
2. Para establecer con más detalle los requisitos de la PMO en el GAD Municipal, el Director del
Proyecto debe organizar entrevistas o reuniones con los principales involucrados.

3. Se recolectará todos los puntos de vista desde la perspectiva del interesado con el objetivo de
determinar las características necesarias (requisitos) que debe disponer el proyecto en su etapa de
ejecución, la persona encargada de realizar la recopilación es el Director del Proyecto.
Proceso para Documentar los Requisitos
La documentación de los requisitos será recopilada y registrada por el Director del Proyecto y debe
contar con:
1. Id INT: Código de identificación del interesado.
2. Requisitos: es la característica que los interesados requieren que sea parte del producto o
servicio final del proyecto.
3. Interesado: persona que requiere una característica en el proyecto.
4. Prioridad: nivel de importancia que se deberá tomar en cuenta al momento de planificar e
implementar el proyecto. Se debe evaluar bajo las perspectivas de poder del interesado en el
requerimiento y el impacto que tiene en todo el proyecto.
5. Cargo: se indica el cargo que está ejerciendo en el GAD Municipal del cantón La Troncal
6. Cumplimiento de expectativas: Detalla la expectativa que tiene el interesado con respecto al
requisito.
7. Id REQ: Código de identificación del requisito.
Matriz de Trazabilidad
Los requisitos serán registrados mediante una matriz de trazabilidad por parte del Director
del Proyecto y debe contar con:
1. Id Req: Código de identificación del requisito
2. Requisito: es la característica que los interesados requieren que sea parte del producto o
servicio final del proyecto.
3. Componente: conjunto de paquetes de trabajo del proyecto
4. Lista de entregables: lista de a entregables que conformen los componentes.
5. Objetivos: objetivos de los entregables.
6. Prioridad: nivel de importancia de los entregables. Se lo clasificará como Alto, Medio o Bajo.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 189

7. Criterio de Aceptación: métrica para comprobar el cumplimiento del requisito durante la

implementación del proyecto.
8. Método de Validación: se indicará el método que permitirá verificar que se cumplió con el
requisito solicitado.
9. KPI´s calidad: indicadores que permitan cuantificar el cumplimiento de los entregables
10. Umbrales: especifica los rangos a los que puede llegar el KPI.
11. Responsable: persona asignada para hacer efectivo el cumplimiento de los indicadores.
12. Costo de inspección de calidad: indicará el costo de la inspección.
Proceso para Gestionar los Cambios de los Requisitos
1. La persona que requiera un cambio en el alcance deberá completar la Solicitud de Cambio y
entregarlo al Asistente de Planificación.
2. El Asistente de Planificación recepta y genera el documento de solicitud de cambio, el Director
del Proyecto analizará y evaluará la solicitud de cambio. Si el cambio solicitado no afecta a la línea
base del proyecto, tiene la autoridad de aceptar o rechazar. Caso contrario, el Director del Proyecto
enviará la solicitud de cambio al Comité de Control de Cambios para una nueva evaluación.
3. El Comité de Control de Cambios de este proyecto estará conformado por el Patrocinador, el
Director Administrativo y el Director de Obras Públicas, quienes analizarán y revisarán las
solicitudes de cambio, para luego verificar que no afecte o varíe los objetivos del proyecto. Caso
contrario, evaluarán el impacto y finalmente decidirán la aprobación o rechazo del cambio.
4. En caso de ser aprobado un cambio, se realizarán las actualizaciones a todos los documentos del
Proyecto (planes y otros) que se vean afectados. Inmediatamente, se informa a todos los
involucrados sobre los cambios según lo establezca el Plan de Gestión de Comunicaciones.

3.4.2 Enunciado del Alcance

Acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág.

137) el enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables

principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto.

El enunciado del alcance del presente proyecto comprende de la descripción del

alcance, los criterios de aceptación, los entregables, las exclusiones y los supuestos, los

cuales se desarrollarán en los cinco numerales detallados a continuación:

[Link] Descripción del Alcance

Descripción del alcance del proyecto

Nombre del Proyecto Siglas Proyecto

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión
PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
de La Troncal”
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 190

El proyecto consiste en la conformación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en el GAD

Municipal del cantón La Troncal, y en la implementación de una metodología de gestión de
proyectos y portafolios, mediante la aplicación de políticas, mejoramiento de procesos, técnicas,
herramientas, formatos, plantillas, estandarización y capacitación.

Para el desarrollo del proyecto se requiere la contratación de un consultor externo que se encargará
de desarrollar la metodología considerando e integrando los procesos internos existentes en el GAD
Municipal de La Troncal y basándose en las Guías del PMI. Los entregables de la consultoría
servirán para conformar la Oficina para la Gestión de Proyectos y Portafolios, incorporando los
nuevos procesos, softwares, recursos humanos y demás elementos necesarios para su
funcionamiento.
Los nuevos procesos desarrollados serán incorporados de manera progresiva a los procesos
existentes en el GAD Municipal basados en el nivel de madurez de la organización. Los nuevos
formatos de los documentos serán incorporados progresivamente y se utilizarán en el desarrollo de
los nuevos proyectos. Las herramientas informáticas serán incorporadas a los sistemas existentes del
GAD Municipal. A medida que se vayan utilizando los nuevos procesos, formatos o herramientas
informáticas se realizará una capacitación y un acompañamiento hasta que todos los proyectos se
gestionen con estos elementos.

El proyecto considerará entre varios aspectos, la eficiencia en la gestión de proyectos, con lo cual
brindará información oportuna y detallada para la toma de decisiones en lo que respecta a las
inversiones de la organización. La implementación considerará la utilización del proceso de Gestión
de cambio de manera que la conformación de la PMO sea sostenible.

A lo largo del desarrollo e implementación del proyecto, se promoverá la cultura de gestión de

riesgos para fomentar el desarrollo de estrategias para mitigar los riesgos a medida que se gestionen
los proyectos y portafolios. Durante la fase de implementación se realizará una capacitación y un
acompañamiento hasta que adopten todas las fases de la metodología.

La metodología considerará para la estandarización los siguientes elementos:

Metodología para la formulación de proyectos
Metodología para la selección y priorización de proyectos
Metodología para la definición de la Gobernanza
Metodología para la planificación
Metodología para el seguimiento y control
Metodología para la gestión de riesgos
Plantillas y formatos para la gestión de proyectos
Metodología para la gestión de cambios
La consultoría realizará una capacitación sobre los nuevos procesos, metodología y herramientas
desarrolladas para la gestión de proyectos al personal contratado para la PMO y además se realizará
la capacitación académica respecto a los estándares y herramientas tecnológicas para la gestión de
proyectos a las personas involucradas y quienes estén encargadas en el desarrollo de proyectos en el
GAD Municipal.
En la implementación piloto se considera la introducción de los procesos desarrollados a los que
posee actualmente el GAD Municipal, posteriormente se realizará una selección de proyectos los
cuales se ejecutarán como piloto y se emitirá un informe de ajuste, finalmente se realiza el
despliegue de las metodologías en cada área y departamento según la gestión y responsabilidades
correspondientes.
Se incluye a la gestión de cambio organizacional como una herramienta para una transformación
positiva y motivación de los colaboradores a través de programas de reconocimiento que consisten
en la gamificación.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 191

[Link] Criterios de Aceptación

Criterios de aceptación
Concepto Criterios de aceptación
Los entregables del proyecto deben cumplir con los requisitos descritos por los
interesados del proyecto, en donde se contemplan características funcionalidad y
practicidad de la metodología.
Los listados, formatos, plantillas, etc. deben desarrollarse con un mismo estándar,
con la codificación indicada por el GAD Municipal.
Los nuevos procesos deben tener la codificación correspondiente, con un formato
estándar y se debe ingresar en el repositorio documental del GAD Municipal.
La licitación y contrato debe tomar como base los lineamientos indicados en los
términos de referencia y se debe realizar bajo el procedimiento de compras
públicas del GAD Municipal
El desarrollo de la consultoría debe realizarse contemplando los procesos actuales
y estándares legislativos que debe cumplir el GAD Municipal
Técnicos
La metodología debe realizarse bajo estándares internacionales para la gestión de
proyectos y portafolios.
El diseño de la PMO debe realizarse contemplando su funcionalidad en la
estructura organización del GAD Municipal, tomando en cuenta las normas
legales vigentes.
Las capacitaciones deben contemplar una fase de evaluación y se considera que
ha sido completa una vez que se brinde formación a todo el personal del GAD
Municipal que implementara la metodología.
Las herramientas informáticas que sean necesarias para la gestión de proyectos,
deben ser compatibles con los sistemas existentes en el GAD Municipal
La incorporación de los nuevos procedimientos de la PMO y la metodología
deben realizarse antes de que se efectué la selección de los proyectos Pilotos.
Fases completadas al 100%.
Todos los entregables documentados y receptados con las firmas de aceptación.
De Calidad
Incorporación del 100% de los procesos desarrollados para la gestión de
portafolios y proyectos
El patrocinador es la persona encargada de dar la aprobación y aceptación de
Administrativos todos los entregables, quien validará en conjunto con el director del proyecto y el
equipo cada entregables del proyecto.
Comercial Cumplimiento de los términos de referencia

Los interesados deben tener conocimiento del funcionamiento de los nuevos

Sociales
procesos y la metodología para la gestión de proyectos y portafolios.

[Link] Entregables del Proyecto

Entregables del proyecto:
Entregables principales Productos entregables
1.1 Inicio
1.2 Planificación
1 Gestión del Proyecto
1.3 Monitoreo y control
1.4 Cierre
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 192

2.1 Documentos de la etapa preparatoria

2.1.1 Elaboración de términos de referencia y presupuesto
referencial
2.1.2 Certificación Presupuestaria
2.1.3 Elaboración y Aprobación de Pliegos
2 Contratación de la 2.2 Etapa Precontractual
Consultoría 2.2.1 Publicación en el portal de compras públicas
2.2.2 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones
2.2.3 Recepción y calificación de ofertas
2.2.4 Informe de comisión técnica
2.2.5 Resolución y Publicación de Adjudicación
2.3 Contrato

3.1 Informe de Diagnóstico Organizacional

3.2 Diseño de la PMO
3.2.1 Estructura y funciones de la PMO
3.2.2 Lista de Responsabilidades y Perfiles del Personal para
la PMO
3.3 Implementación de la PMO
3.3.1 Selección y contratación de personal
3.3.2 Adecuación de Oficina para la PMO
3.4 Diseño de los procesos para la gestión de Proyectos y
Portafolios
3.4.1 Metodología para la formulación de proyectos
3 Análisis y Diseño de la 3.4.2 Metodología para la selección y priorización de
PMO proyectos
3.4.3 Procesos para la definición de la Gobernanza
3.4.4 Metodología para la planificación
3.4.5 Metodología para el seguimiento y control
3.4.6 Metodología para la gestión de riesgos
3.4.7 Plantillas y formatos para la gestión
3.4.8 Metodología para la gestión de cambios
3.5 Definición de la herramienta informática para la Gestión de
Proyectos y Portafolios
3.5.1 Listado Priorizado de alternativas de herramientas Web
3.5.2 Presupuesto de adquisición
3.5.3 Listado de Usuarios

4.1 Selección y Adquisición de la Herramienta Web

4 Implementación de la
4.2 Configuración de la Herramienta Web
herramienta para la Gestión
4.3 Creación de Usuarios y Password
de Proyectos y Portafolios
4.4 Manual de la herramienta

5.1 Capacitaciones de los nuevos procesos

5.2 Capacitaciones sobre la gestión de proyectos y Portafolios
5 Capacitación
5.3 Capacitación de uso de la herramienta para la gestión de
Proyectos y Portafolios

6.1 Selección de proyectos Piloto

6 Implementación Piloto 6.2 Ejecución de procesos en proyectos Piloto
6.3 Informe de ajustes de la Implementación
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 193

7.1 Despliegue de la metodología para la selección y priorización

de proyectos
7.1.1 Concejo Municipal para la Gestión de Portafolios
7.1.2 Departamento Financiero para la Gestión de Portafolios
7.1.3 Departamento de Planificación para la Gestión de
proyectos
7.2 Despliegue de la metodología para la definición de la
Gobernanza
7.2.1 Alcaldía Municipal para la Gestión de Portafolios
7.2.2 Departamento de Planificación para la Gestión de
proyectos
7.3 Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos
7 Despliegue de Procesos
7.3.1 Departamento de Obras Públicas
7.3.2 Departamento de Educación y Cultura
7.3.3 Departamento de Planificación
7.3.4 Departamento Administrativo
7.3.5 Departamento Financiero
7.3.6 Departamento de Ambiente
7.3.7 Departamento de Territorio
7.4 Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos
7.4.1 Departamento de Obras Publicas
7.4.2 Departamento de Educación y Cultura
7.4.3 Departamento de Planificación
7.4.4 Departamento de Ambiente

8.1 Informe de evaluación del cambio organizacional

8.2 Selección de facilitadores del cambio
8 Plan de Gestión del
8.3 Programa de comunicación del cambio
Cambio Organizacional
8.4 Capacitación del cambio organizacional
8.5 Programa de gamificación para reconocimiento

[Link] Exclusiones del proyecto

EXCLUSIONES

Internos a la Para el desarrollo de la metodología se excluyen el análisis de los presupuestos

organización que no pertenecen a inversión pública.
Externos a la Se excluye la implementación de nuevos procedimientos ocasionados por
organización cambios gubernamentales y/o legislativos.

[Link] Supuestos del proyecto

Supuestos del proyecto:
ID Descripción
El recurso humano destinado al equipo del proyecto dispone del tiempo programado para
SUP-01
el desarrollo del proyecto
El director y el equipo del proyecto pueden hacer uso de todos los recursos, así como de
SUP-02
las instalaciones, necesarios para el desarrollo de la metodología.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 194

SUP-03 Se mantienen las normativas legales vigentes.

SUP-04 Se mantienen los procesos legislativos vigentes
SUP-05 No se realizan cambios gubernamentales o de estructurales del GAD Municipal
SUP-06 Existe la tecnología en la organización para hacer uso de la metodología desarrollada
Se cuenta con el tiempo y la participación de los involucrados para el levantamiento de
SUP-07
información, entrevistas, reuniones.
Se cuenta con el tiempo y la participación de los involucrados para el dictado de las
SUP-08
capacitaciones
No se realizarán cambio de funciones o responsabilidades del director y del equipo que
SUP-09
desarrolla el proyecto.
SUP-10 Se cuenta con el presupuesto para el desarrollo del proyecto
Se cuenta con el presupuesto para la contratación del personal y la compra de los recursos
SUP-11
necesarios para la conformación de la PMO

SUP-12 Se cuenta con el espacio físico y el presupuesto necesario para la adecuación de la PMO

Talento Humano cuenta con colaboradores que conocen sobre gestión del cambio y
SUP-13
programas de gamificación para el reconocimiento
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 195

3.4.3 Estructura de Desglose de Trabajo

El proyecto se compone de siete paquetes de trabajo que se detallan en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) descrita a
continuación:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 196

3.4.4 Diccionario de la EDT

El Diccionario de la EDT es un documento que proporciona información detallada

sobre los entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la

Estructura de Desglose de Trabajo, acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (PMI, 2017, pág. 162); a continuación, se desarrolla el referido documento:

Tabla 70. Diccionario de la EDT

Diccionario de la EDT
Nombre del Proyecto Siglas Proyecto

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),

dentro de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del PMO-DP-GADMLT-01
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”

1. Fase de gestión del proyecto

Código
ID 1 1.1
EDT
Costo
Denominación de Tarea Inicio $973,55
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 6.88 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador mar 25/1/22
Límite
Descripción del Procesos realizados para definir el proyecto y la autorización para
Entregable: desarrollarlo
Requisitos del Procesos alineados a las expectativas de los interesados y el propósito
Entregable: del proyecto
Los documentos serán desarrollados por el director y el equipo del
Consideraciones
proyecto, se debe considerar el costo por la participación de los
Contractuales:
interesados para elaborar su contenido.
Se deben desarrollar los siguientes documentos:
Acta de constitución
Registro de supuestos
Criterios de Aceptación: Registro de Interesados
Solicitudes de Cambio
Actualización al plan para la dirección del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto

Código
ID 2 1.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Planificación $6.293,00
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 37.38 días
Estimada
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 197

Fecha
Aprobador Patrocinador vie 18/3/22
Límite
Descripción del Procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen, pulen los
Entregable: objetivos y desarrollan los procesos para alcanzar los objetivos.
Requisitos del El requisito clave consiste en definir la línea de acción para completar
Entregable: el proyecto.
Los documentos serán desarrollados por el director y el equipo del
Consideraciones
proyecto, se debe considerar el costo por la participación de los
Contractuales:
interesados para elaborar su contenido.

Se deben desarrollar los siguientes documentos:

Plan para la dirección del proyecto
Plan para la gestión del alcance
Plan de gestión de los requisitos
Documentación de requisitos
Matriz de trazabilidad de requisitos
Enunciado del alcance del proyecto
Actualización a los documentos del proyecto
Línea Base del alcance
Plan de gestión del cronograma
Lista de actividades
Lista de hitos
Solicitudes de cambio
Criterios de Aceptación:
Línea Base del cronograma
Cronograma del proyecto
Plan de gestión de los costos
Estimaciones de costos
Línea Base de costos
Plan de gestión de calidad
Métricas de calidad
Plan de gestión de los recursos
Requisitos de recursos
Plan de gestión de las comunicaciones
Plan de gestión de riesgos
Plan de gestión de las adquisiciones
Plan de involucramiento de los interesados

Código
ID 3 1.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Monitoreo y Control $121.522,68
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 166.88 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador mie 21/9/22
Límite
Descripción del Procesos necesarios para hacer seguimiento, analizar y regular los
Entregable: avances y desempeño del proyecto.

Requisitos del Procesos para la recolección de datos, producción de medidas, informar

Entregable: y difundir la información del desempeño
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 198

Los documentos serán desarrollados por el director y el equipo del

Consideraciones
proyecto, se debe considerar el costo por la participación de los
Contractuales:
interesados para elaborar su contenido.

Se deben desarrollar los siguientes documentos:

Informes de desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Solicitudes de cambio aprobadas
Entregables aceptados
Criterios de Aceptación:
Información de desempeño del trabajo
Pronostico del cronograma
Pronósticos de costos
Mediciones de control de calidad
Entregables verificados
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Adquisiciones cerradas

Código
ID 4 1.4
EDT
Costo
Denominación de Tarea Cierre $2.184,88
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 141.25 días
Estimada
Fecha lun
Aprobador Patrocinador
Límite 26/12/22
Descripción del
Proceso de finalización de todas las actividades del proyecto.
Entregable:
Requisitos del Este proceso se realiza una sola vez o en puntos predefinidos del
Entregable: proyecto.
Los documentos serán desarrollados por el director y el equipo del
Consideraciones
proyecto, se debe considerar el costo por la participación de los
Contractuales:
interesados para elaborar su contenido.

Se deben desarrollar los siguientes documentos:

Actualizaciones a los documentos del proyecto
Criterios de Aceptación: Transferencia del resultado final.
Informe final
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

Código
ID 5 2.1.1
EDT
Elaboración de términos de referencia y Costo
Denominación de Tarea $153,92
presupuesto referencial Estimado
Duración
Responsable Asistente de Planificación 4 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director de Planificación jue 24/3/22
Límite
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 199

Documento que contiene el sustento legal, las especificaciones técnicas,

Descripción del
objetivos y estructura de cómo ejecutar la consultoría; y presupuesto
Entregable:
referencial.
Requisitos del Los términos de referencia deben considerar el cumplimiento del
Entregable: proceso de compras y la normativa legal vigente.
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
El documento deberá considerar los requisitos de cada entregable por
Criterios de Aceptación: parte de la consultoría. Debe tener aprobación previa del Equipo de
proyecto.

Código
ID 6 2.1.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Certificación Presupuestaria y PAC $265,60
Estimado
Asistente de Presupuesto, Asistente de Duración
Responsable 2 días
Compras Publicas Estimada
Director Financiero, Jefe de Compras Fecha
Aprobador mar 22/3/22
Publicas Límite
Documentos que certifica la disponibilidad presupuestaria y la
Descripción del existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
Entregable: obligaciones derivadas de la contratación; y que constan en el Plan
Anual de Contratación
Requisitos del Debe constar en número de partida presupuestaria y estar sustentada en
Entregable: la normativa legal aplicable
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
Debe estar sustentada en los artículos 115 y 116 del Código de
Criterios de Aceptación:
Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

Código
ID 7 2.1.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Elaboración y Aprobación de Pliegos $53,48
Estimado
Duración
Responsable Asistente de Obras Públicas 1 día
Estimada
Fecha
Aprobador Equipo del Proyecto, Alcalde vie 25/3/22
Límite
Documento precontractual elaborado y aprobado para el procedimiento
Descripción del
de consultoría, que se sujetará al modelo establecido por el Servicio
Entregable:
Nacional de Contratación Pública
Requisitos del Debe constar la elaboración y la aprobación de los pliegos
Entregable: desarrollados
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
Cumplir con el modelo establecido por el SERCOP y Firmado
Criterios de Aceptación:
digitalmente por el Alcalde
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 200

Código
ID 8 2.2.1
EDT
Costo
Denominación de Tarea Publicación en SERCOP $27,92
Estimado
Duración
Responsable Jefe de Compras Públicas 2 días
Estimada
Fecha
Aprobador Equipo del Proyecto mar 29/3/22
Límite
El proceso de contratación debe constar en el Sistema Oficial de
Descripción del Contratación Pública y debe contener: 1) La Descripción del Proceso,
Entregable: 2) Las fechas de control del proceso, 3) Detalle del producto, 4)
Parámetros de Calificación y 5) Archivos del Proceso

Requisitos del Debe contener el Objeto del Proceso y su código, como también el
Entregable: listado de autoridades que ordenan el gasto

Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
Debe cumplir con los parámetros de la publicación del Sistema
Criterios de Aceptación:
Nacional de Contratación Pública

Código
ID 9 2.2.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Preguntas, Respuestas y Aclaraciones $577,20
Estimado
Duración
Responsable Comisión Técnica 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Equipo del Proyecto vie 1/4/22
Límite

Descripción del Documento que contiene el Acta de Preguntas, Respuestas y

Entregable: Aclaraciones del proceso de Consultoría

Requisitos del El documento debe tener como fecha límite de respuestas, la fecha que
Entregable: consta en el calendario del proceso

Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.

El documento debe estar firmado electrónicamente por los miembros de

Criterios de Aceptación:
la Comisión Técnica

Código
ID 10 2.2.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Recepción y calificación de ofertas $992,96
Estimado
Duración
Responsable Comisión Técnica 4 días
Estimada
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 201

Fecha
Aprobador Equipo del Proyecto jue 7/4/22
Límite
Descripción del Documentos que contiene el Acta de Apertura y de Calificación de
Entregable: Ofertas
Requisitos del El documento debe tener como fecha límite el que consta en el
Entregable: calendario del proceso
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
El documento debe estar firmado electrónicamente por los miembros de
Criterios de Aceptación:
la Comisión Técnica

Código
ID 11 2.2.4
EDT
Costo
Denominación de Tarea Informe de comisión técnica $577,20
Estimado
Duración
Responsable Comisión Técnica 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Equipo del Proyecto mar 12/4/22
Límite
El documento debe contener el acta de negociación de los términos
Descripción del
técnicos y contractuales y de los ajustes económicos que se deriven de
Entregable:
tal negociación.

Requisitos del En el documento debe constar el nombre del proponente que obtenga el
Entregable: mayor puntaje ponderado de la oferta técnica y económica
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
El documento debe estar firmado electrónicamente por el delegado del
Criterios de Aceptación:
proceso y del proveedor

Código
ID 12 2.2.5
EDT
Costo
Denominación de Tarea Resolución y Publicación de Adjudicación $848,40
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador vie 15/4/22
Límite
Descripción del El documento debe contener la Resolución de Adjudicación del
Entregable: Proceso de Consultoría
Requisitos del En el documento debe contener los considerandos y los puntos de
Entregable: resolución
Consideraciones Documento desarrollado debe considerar los costos por el uso de los
Contractuales: recursos y el tiempo de participación del personal.
Criterios de Aceptación: El documento debe estar firmado electrónicamente por el Alcalde

Código
ID 13 2.3
EDT
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 202

Costo
Denominación de Tarea Contrato $303,92
Estimado
Duración
Responsable Jefe de compras 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 20/4/22
Límite
Descripción del
Desarrollo del contrato para el proveedor seleccionado
Entregable:
Requisitos del
Contrato debe contemplar los términos de referencia.
Entregable:
La elaboración del documento por el jefe de compras debe considerar
Consideraciones
los costos por el uso de los recursos y el tiempo de participación del
Contractuales:
personal.
El documento debe considerar los términos de referencia, debe contar
Criterios de Aceptación: con las respectivas firmas de autorización y desarrollarse bajo el
proceso de comprar públicas.

Código
ID 14 3.1
EDT
Dentro de
Costo
Denominación de Tarea Informe de Diagnóstico de la organización costo de
Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 5 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 27/4/22
Límite
Descripción del Documentos que describen el estado de la organización respecto a la
Entregable: madurez y los procesos para el desarrollo de los proyectos.

Requisitos del El entregable debe contar con un detalle de análisis sustentado y

Entregable: descrito detalladamente

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El documento debe estar desarrollado bajo procesos de evaluación

Criterios de Aceptación:
internacional.

Código
ID 15 3.2.1
EDT
Dentro de
Costo
Denominación de Tarea Estructura y funciones de la PMO costo de
Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 2 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 29/4/22
Límite
Descripción del Documento que describe el tipo de estructura de la PMO que se
Entregable: requiere en el GAD Municipal y las funciones que desarrollaría.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 203

Requisitos del
La documentación debe basarse en los estándares descritos por el PMI
Entregable:
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El documento debe contar con la estructura y las funciones que

Criterios de Aceptación:
desarrollaría la PMO.

Código
ID 16 3.2.2
EDT
Dentro de
Lista de Responsabilidades y Perfiles del Costo
Denominación de Tarea costo de
Personal para la PMO Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 2 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 29/4/22
Límite
Descripción del Documento que describe las responsabilidades de la PMO y perfiles de
Entregable: personal necesario para conformar el área.
La documentación debe basarse en los estándares descritos por el PMI,
Requisitos del
considerar los procesos internos y emitir el listado de responsabilidades
Entregable:
de la PMO y perfiles de personal necesario para conformar el área.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
El documento consiste en un listado de responsabilidades para la PMO
Criterios de Aceptación: consensuadas con el patrocinador, adicionalmente debe contener un
detalle de perfiles del personal que puedan conformar el área.

Código
ID 17 3.3.1
EDT
Costo
Denominación de Tarea Selección y contracción de personal $1.144,43
Estimado
Duración
Responsable Jefe de Recursos Humanos 9.88 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mar 17/5/22
Límite
Descripción del Consiste en el proceso de selección y contratación del personal que
Entregable: conformara la PMO en el GAD Municipal

Requisitos del Personal contratado debe tener experiencia mínima de 2 años, tener
Entregable: formación sobre la gestión de proyectos.

Consideraciones Se considera los costos por la gestión para la contratación del nuevo
Contractuales: personal para la PMO en el GAD Municipal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 204

El personal contratado debe tener experiencia mínima de 2 años, con

Criterios de Aceptación:
certificación PMP o maestría en gestión de proyectos.

Código
ID 18 3.3.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Adecuación de Oficina para la PMO $75,08
Estimado
Duración
Responsable Jefe de compras 1 día
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 4/5/22
Límite
Consiste en el proceso de selección y adquisición de muebles, enceres y
Descripción del
equipos informáticos para el personal que conformara la PMO en el
Entregable:
GAD Municipal
Las adquisiciones deben considerar ofertas de marcas y/o empresas
Requisitos del
reconocidas y de alta calidad. Las adecuaciones se deben realizar
Entregable:
conforme lo acordado con los responsables del proyecto.
Consideraciones Se considera los costos de los muebles, enceres y equipos necesarios
Contractuales: para el funcionamiento de la PMO
Criterios de Aceptación: Los equipos deben ser o contemplar los requisitos establecidos.

Código
ID 19 3.4.1
EDT
Metodología para la formulación de Costo
Denominación de Tarea $73,89
proyectos Estimado
Duración
Responsable Proveedor 11 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 1/6/22
Límite
Descripción del
Desarrollo de los procesos para la formulación de proyectos.
Entregable:
Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento
Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan

Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 20 3.4.2
EDT
Metodología para la selección y Costo
Denominación de Tarea $73,89
priorización de proyectos Estimado
Duración
Responsable Proveedor 8 días
Estimada
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 205

Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 27/5/22
Límite
Descripción del Desarrollo del proceso para seleccionar y priorizar los proyectos dentro
Entregable: de un conjunto de alternativas.
Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento
Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan

Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 21 3.4.3
EDT
Procesos para la definición de la Costo
Denominación de Tarea $106,80
Gobernanza Estimado
Duración
Responsable Proveedor 12 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 17/6/22
Límite
Descripción del Desarrollo del proceso para determinar la gobernanza que regirá en el
Entregable: desarrollo de un proyecto gestionado en el GAD Municipal.

Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento

Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo, se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan
Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 22 3.4.4
EDT
Costo
Denominación de Tarea Metodología para la planificación $106,80
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 6 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto jue 9/6/22
Límite
Descripción del
Desarrollo del proceso para planificar el desarrollo de los proyectos.
Entregable:

Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento

Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 206

El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan

Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 23 3.4.5
EDT
Costo
Denominación de Tarea Metodología para el seguimiento y control $106,80
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 6 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto lun 27/6/22
Límite
Descripción del Desarrollo del proceso para realizar el seguimiento y control de los
Entregable: proyectos gestionados en el GAD Municipal.
Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento
Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan
Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 24 3.4.6
EDT
Costo
Denominación de Tarea Metodología para la gestión de riesgos $106,80
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 6 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto lun 27/6/22
Límite
Descripción del Desarrollo del proceso para realizar la gestión de riesgos de los
Entregable: proyectos gestionados en el GAD Municipal.
Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento
Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan
Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 25 3.4.7
EDT
Costo
Denominación de Tarea Plantillas y formatos para la gestión $140,96
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 7 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 6/7/22
Límite
Descripción del Desarrollo de plantillas y formatos de los documentos para realizar la
Entregable: gestión de los proyectos en el GAD Municipal.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 207

Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento

Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan
Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 26 3.4.8
EDT
Costo
Denominación de Tarea Metodología para la gestión de cambios $106,80
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 6 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mar 5/7/22
Límite
Descripción del Desarrollo del proceso para la gestión de cambios que debe ser
Entregable: ejecutado durante el desarrollo de los proyectos en el GAD Municipal.

Requisitos del El proceso desarrollado debe estar basado en un procedimiento

Entregable: internacional y tomando en cuenta los procesos internos.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El proceso debe estar detallado y descrito de tal manera que lo puedan

Criterios de Aceptación:
utilizar las personas que desarrollan los proyectos en el GAD Municipal

Código
ID 27 3.5.1
EDT
Listado Priorizado de alternativas de Costo
Denominación de Tarea $40,99
herramientas Web Estimado
Duración
Responsable Proveedor 4 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto lun 23/5/22
Límite
Consiste en el desarrollo de un listado priorizado de alternativas de
Descripción del
herramientas web que pueden ser utilizados para la gestión de
Entregable:
proyectos.

Requisitos del El listado debe priorizar las herramientas web que permitan gestionar
Entregable: de acuerdo con los procesos establecidos por el PMI.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 208

Las herramientas web deben permitir gestionar de acuerdo con los

procesos establecidos por el PMI.
Criterios de Aceptación: Las herramientas web deben tener mínimo 2 años de operación.
Las herramientas web deben tener buenas reseñas por parte de los
usuarios que lo han utilizado.

Código
ID 28 3.5.2
EDT
Dentro de
Costo
Denominación de Tarea Presupuesto de adquisición costo de
Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto jue 26/5/22
Límite
Descripción del Consiste en el listado detallado de los costos por la adquisición de las
Entregable: herramientas web priorizadas para la gestión de proyectos.

Requisitos del El listado debe contener el detalle de todos los costos de las licencias,
Entregable: las fortalezas y debilidades de cada una de las opciones.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se generan por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

El listado debe contener el costo de la licencia y el tiempo de vigencia.

Debe contener las funciones y/o bondades de cada herramienta.
Criterios de Aceptación: Debe contener las fortalezas y debilidades de cada herramienta
Debe contener un resumen de las versatilidades y funcionalidades más
relevantes de cada herramienta.

Código
ID 29 3.5.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Listado de Usuarios $75,29
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 4.13 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto lun 9/5/22
Límite
Descripción del Consiste en el listado detallado de los usuarios que deben utilizar la
Entregable: herramienta web

Requisitos del El listado debe contener el detalle de todos los usuarios que deben
Entregable: utilizar la herramienta web.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 209

El listado debe contener el detalle de las personas que utilizaran la

herramienta web.
Criterios de Aceptación:
El listado debe indicar la profesión del usuario y el detalle de todos los
softwares que actualmente utiliza.

Código
ID 30 4.1
EDT
Selección y Adquisición de la Herramienta Costo
Denominación de Tarea $146,76
Web Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 2 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador lun 30/5/22
Límite
Descripción del
Consiste en la selección y la adquisición de la herramienta web
Entregable:
Se debe desarrollar un informe donde se detallen las razones y el
Requisitos del método de selección de la herramienta. La adquisición de la
Entregable: herramienta debe realizarse conforme el procedimiento de compras
públicas.
Consideraciones Se considera el costo de la adquisición de la herramienta web
Contractuales: seleccionada

El informe de selección debe contener el método y aprobaciones para la

adquisición de la herramienta web.
Criterios de Aceptación:
La adquisición de la herramienta debe realizarse conforme el
procedimiento de compras públicas.

Código
ID 31 4.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Configuración de la Herramienta Web $69,80
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 2 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mie 1/6/22
Límite
Descripción del Consiste en la configuración de la herramienta web para que pueda ser
Entregable: utilizado en los servidores y equipos del GAD Municipal.

Requisitos del Se debe realizar la configuración de la herramienta e instalación en los

Entregable: equipos del GAD Municipal.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
Se debe configurar la página y los equipos para que puedan funcionar
Criterios de Aceptación:
con los sistemas del GAD Municipal.

Código
ID 32 4.3
EDT
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 210

Costo
Denominación de Tarea Creación de Usuarios y Password $27,92
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 2.63 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 3/6/22
Límite
Descripción del Consiste en la creación de los usuarios y contraseña para las personas
Entregable: autorizadas a utilizar la herramienta.

Se debe realizar la creación de los usuarios y contraseña para las

Requisitos del
personas autorizadas. La herramienta debe permitir el acceso
Entregable:
únicamente desde un equipo conectado en la red del GAD Municipal

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

Se debe entregar los usuarios y contraseñas a los usuarios autorizados

Criterios de Aceptación: La herramienta únicamente debe permitir el acceso a los usuarios
conectados desde la red del GAD Municipal.

Código
ID 33 4.4
EDT
Costo
Denominación de Tarea Manual de la herramienta $29,82
Estimado
Duración
Responsable Proveedor 4 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mar 7/6/22
Límite
Descripción del Consiste en la creación de un manual para que los usuarios puedan
Entregable: utilizar la herramienta adquirida.
Requisitos del
El manual debe ser claro y de fácil entendimiento.
Entregable:
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.

Se debe entregar un manual con imágenes y una descripción clara,

Criterios de Aceptación:
concisa y sencilla para los usuarios.

Código
ID 34 5.1
EDT
Dentro de
Costo
Denominación de Tarea Capacitaciones de los nuevos procesos costo de
Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 4.5 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mar 12/7/22
Límite
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 211

Descripción del Programación, contenido y listado de personal para las capacitaciones

Entregable: sobre los nuevos procesos

Requisitos del La programación debe ser realizada a todos los involucrados y personal
Entregable: que desarrolla proyectos en el GAD Municipal
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
Las capacitaciones deben contener material de apoyo, evaluación y
listado de participantes.
Criterios de Aceptación:
La capacitación se da por aprobada con una evaluación del 80% de la
nota y asistencia del 90%

Código
ID 35 5.2
EDT
Dentro de
Capacitaciones sobre la gestión de Costo
Denominación de Tarea costo de
proyectos y Portafolios Estimado
consultoría
Duración
Responsable Proveedor 4.5 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto mar 19/7/22
Límite
Descripción del Programación, contenido y listado de personal para las capacitaciones
Entregable: académicas sobre la gestión de proyectos.

Requisitos del La programación debe ser realizada a todos los involucrados y personal
Entregable: que desarrolla proyectos en el GAD Municipal.
Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe
Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
Las capacitaciones deben contener material didáctico de apoyo basados
en los procesos del PMI, evaluación y listado de participantes.
Criterios de Aceptación:
La capacitación se da por aprobada con una evaluación del 80% de la
nota y asistencia del 90%

Código
ID 35 5.3
EDT

Dentro de
Capacitación de uso de la herramienta para Costo
Denominación de Tarea costo de
la gestión de Proyectos y Portafolios Estimado
consultoría

Duración
Responsable Proveedor 3.5 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director del proyecto vie 10/6/22
Límite

Descripción del Programación, contenido y listado de personal para las capacitaciones

Entregable: para usar la herramienta web para la gestión de proyectos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 212

Requisitos del La programación debe ser realizada a todos los involucrados y personal
Entregable: que desarrolla proyectos en el GAD Municipal.

Los costos están definidos para el proveedor, sin embargo se debe

Consideraciones
considerar el costo que se genera por la participación de los
Contractuales:
involucrados.
Las capacitaciones deben contener material de apoyo para enseñar
cómo se utiliza la herramienta, se debe realizar una evaluación y se
Criterios de Aceptación: debe emitir el listado de participantes que aprobaron el curso.
La capacitación se da por aprobada con una evaluación del 80% de la
nota y asistencia del 90%

Código
ID 36 6.1
EDT
Costo
Denominación de Tarea Selección de proyectos Piloto $225,62
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 2.75 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador vie 15/7/22
Límite
El entregable consiste en la selección de proyectos en Piloto, lo que
Descripción del
quiere decir, que se serán los primeros proyectos que se ejecutarán con
Entregable:
la nueva metodología
Requisitos del Realizar la selección de los proyectos que serán desarrollando con la
Entregable: nueva metodología elaborada en la consultoría.
Consideraciones Se consideran los costos por el uso de los recursos humanos,
Contractuales: financieros, materiales y equipos para su desarrollo.
Se acepta el entregable con un informe detallado sobre los proyectos
Criterios de Aceptación: seleccionados para ser desarrollados en Piloto con la nueva
metodología.

Código
ID 37 6.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Ejecución de procesos en Piloto $1.503,04
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 44 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador jue 15/9/22
Límite
El entregable corresponde a la implementación de los nuevos procesos
Descripción del
en Piloto, lo que quiere decir, que los proyectos seleccionados serán los
Entregable:
primeros que se ejecutarán con la ejecución de los nuevos procesos

Requisitos del Desarrollar los proyectos seleccionados con los nuevos procesos
Entregable: desarrollados en la consultoría.

Consideraciones Se consideran los costos por el uso de los recursos humanos,

Contractuales: financieros, materiales y equipos para su desarrollo.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 213

Se acepta el entregable con un informe detallado sobre los procesos

Criterios de Aceptación: ejecutados en Piloto durante el desarrollo de los proyectos
seleccionados

Código
ID 38 6.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Informe de ajustes de la Implementación $232,84
Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 4 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador mie 21/9/22
Límite
Descripción del Consiste en un informe que detalla cómo se desenvolvió la ejecución
Entregable: piloto de los proyectos y los nuevos procesos desarrollados.

Requisitos del
El informe debe contar con documentos que respalden todo lo descrito.
Entregable:

Consideraciones Se consideran los costos por el uso de los recursos humanos,

Contractuales: financieros, materiales y equipos para su desarrollo.

El informe debe contar con una breve reseña del desarrollo de los
Criterios de Aceptación: proyectos y la ejecución de los procesos Piloto, observaciones y
recomendaciones de mejora.

Código
ID 39 7.1.1
EDT
Implementación en la Alcaldía Municipal Costo
Denominación de Tarea $354,08
para la Gestión de Portafolios Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 6.25 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador jue 29/9/22
Límite

Descripción del Despliegue de la metodología para la selección y priorización en la

Entregable: Alcaldía Municipal para la Gestión de Portafolios

El Despliegue de la metodología para la selección y priorización se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos y portafolios de alto nivel.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 40 7.1.2
EDT
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 214

Implementación en el Departamento de Costo

Denominación de Tarea $383,45
Planificación para la Gestión de proyectos Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7.25 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador vie 30/9/22
Límite

Descripción del Despliegue de la metodología para la selección y priorización en el

Entregable: Departamento de Planificación para la Gestión de proyectos

El Despliegue de la metodología para la selección y priorización se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos y portafolios de alto nivel.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 41 7.2.1
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $737,80
Obras Públicas Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 6.88 días
Estimada
Fecha mar
Aprobador Patrocinador
Límite 11/10/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento de Obras Públicas
El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se
Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 42 7.2.2
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $686,84
Educación y Cultura Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7.88 días
Estimada
Fecha mie
Aprobador Patrocinador
Límite 12/10/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento de Educación y Cultura
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 215

El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 43 7.2.3
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $575,07
Planificación Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 8.88 días
Estimada
Fecha mar
Aprobador Patrocinador
Límite 25/10/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento de Planificación

El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 44 7.2.4
EDT
Implementación en el Departamento Costo
Denominación de Tarea $737,80
Administrativo Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 6.88 días
Estimada
Fecha vie
Aprobador Patrocinador
Límite 21/10/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento Administrativo
El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se
Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 45 7.2.5
EDT
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 216

Implementación en el Departamento Costo

Denominación de Tarea $662,58
Financiero Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador jue 3/11/22
Límite
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento Financiero
El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se
Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.

Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD

Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 46 7.2.6
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $737,80
Ambiente Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador jue 3/11/22
Límite
Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el
Entregable: Departamento de Ambiente

El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 47 7.2.7
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $858,20
Territorio Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha lun
Aprobador Patrocinador
Límite 14/11/22

Descripción del Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos en el

Entregable: Departamento de Territorio
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 217

El Despliegue de la metodología para la formulación de proyectos se

Requisitos del
debe desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 48 7.3.1
EDT
Implementación en el Concejo Municipal Costo
Denominación de Tarea $1.387,24
para la gestión de Portafolios Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 8 días
Estimada
Fecha jue
Aprobador Patrocinador
Límite 24/11/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la selección y priorización de
Entregable: proyectos en el Concejo Municipal para la Gestión de Portafolios
Despliegue de la metodología para la selección y priorización de
Requisitos del
proyectos se debe desarrollar con el listado de personas específicas que
Entregable:
desarrollan proyectos y portafolios de alto nivel.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 49 7.3.2
EDT
Implementación en el Departamento Costo
Denominación de Tarea $405,85
Financiero para la Gestión de Portafolios Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha mie
Aprobador Patrocinador
Límite 23/11/22

Descripción del Despliegue de la metodología para la selección y priorización de

Entregable: proyectos en el Departamento Financiero para la Gestión de proyectos

El Despliegue de la metodología para la selección y priorización de

Requisitos del
proyectos se debe desarrollar con el listado de personas específicas que
Entregable:
desarrollan proyectos y portafolios de alto nivel.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 218

Código
ID 50 7.3.3
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $774,44
Planificación para la Gestión de proyectos Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador lun 5/12/22
Límite
Despliegue de la metodología para la selección y priorización de
Descripción del
proyectos en el Departamento de Planificación para la Gestión de
Entregable:
proyectos
El despliegue de la metodología para la selección y priorización de
Requisitos del
proyectos se debe desarrollar con el listado de personas específicas que
Entregable:
desarrollan proyectos y portafolios de alto nivel.

Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD

Contractuales: Municipal.

Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente

Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 51 7.4.1
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $684,92
Obras Publicas Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha mie
Aprobador Patrocinador
Límite 14/12/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos en el
Entregable: Departamento de Obras Publicas

El Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos se debe

Requisitos del
desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 52 7.4.2
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $737,80
Educación y Cultura Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha mie
Aprobador Patrocinador
Límite 14/12/22
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 219

Descripción del Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos en el

Entregable: Departamento de Educación y Cultura Publicas

El Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos se debe

Requisitos del
desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 53 7.4.3
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $637,80
Planificación Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha vie
Aprobador Patrocinador
Límite 23/12/22
Descripción del Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos en el
Entregable: Departamento de Planificación

El Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos se debe

Requisitos del
desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente
Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 54 7.4.4
EDT
Implementación en el Departamento de Costo
Denominación de Tarea $631,00
Ambiente Estimado
Duración
Responsable Director del proyecto 7 días
Estimada
Fecha vie
Aprobador Patrocinador
Límite 23/12/22

Descripción del Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos en el

Entregable: Departamento de Ambiente

El Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos se debe

Requisitos del
desarrollar con el listado de personas específicas que desarrollan
Entregable:
proyectos.
Consideraciones Se considera los costos por la gestión del despliegue en el GAD
Contractuales: Municipal.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 220

Se acepta el entregable una vez que al final del despliegue se cuente

Criterios de Aceptación: con un informe de conformidad firmado por las personas involucradas
en el proceso.

Código
ID 55 8.1
EDT
Informe de evaluación del cambio Costo
Denominación de Tarea $167,52
organizacional Estimado
Duración
Responsable Jefe de Talento Humano 3 días
Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador lun 11/7/22
Límite
Descripción del Informe con el análisis del cambio organizacional del proyecto,
Entregable: Recomendaciones y esquema del plan del cambio organizacional

Requisitos del Se realizará un análisis de brechas de situación inicial y la situación

Entregable: deseada con respecto al cambio, y recomendaciones para cerrarlas.

Consideraciones
Considerar el uso de costos y tiempo presupuestados
Contractuales:

El documento debe tener el análisis de brechas, recomendaciones, y un

Criterios de Aceptación:
esquema del plan de gestión del cambio.

Código
ID 56 8.2
EDT
Costo
Denominación de Tarea Selección de facilitadores del cambio $398,40
Estimado
Director del proyecto, Jefe de talento Duración
Responsable 3 días
humano Estimada
Fecha
Aprobador Patrocinador vie 22/7/22
Límite
Descripción del Informe con la identificación y funciones de los facilitadores del
Entregable: cambio de las direcciones municipales

Requisitos del La selección se realizará con base en el perfil de habilidades,

Entregable: experiencia e influencia en los grupos de trabajo

Consideraciones
Considerar el uso de costos y tiempo presupuestados.
Contractuales:

El documento debe tener la lista de facilitadores del cambio para las

Criterios de Aceptación:
áreas municipales del proyecto.

Código
ID 57 8.3
EDT
Costo
Denominación de Tarea Programa de comunicación del cambio $335,04
Estimado
Duración
Responsable Jefe de Talento Humano 6 días
Estimada
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 221

Fecha
Aprobador Director de Proyectos lun 1/8/22
Límite
Descripción del Documento que indica los mensajes de gestión de cambio, canales,
Entregable: quienes y cuándo los deben comunicar, así como la audiencia objetivo.

Requisitos del Debe contener la estructura de mensajes y canales acordes a la cultura

Entregable: organizacional; debe articularse con el plan de dirección del proyecto.
Consideraciones
Considerar el uso de costos y tiempo presupuestados.
Contractuales:

El programa debe contener acciones para todas las fases de gestión de

Criterios de Aceptación:
proyectos

Código
ID 58 8.4
EDT
Costo
Denominación de Tarea Capacitación del cambio organizacional $83,76
Estimado
Duración
Responsable Jefe de Talento Humano 1.63 días
Estimada
Fecha
Aprobador Director de Proyectos mar 2/8/22
Límite
Descripción del Programación, contenido y listado de personal para la formación en
Entregable: nuevos procesos

Requisitos del
Debe articularse con la capacitación de proyectos
Entregable:

Consideraciones
Considerar el uso de costos y tiempo presupuestados.
Contractuales:

Criterios de Aceptación: Contener material de apoyo escrito y audio visual

Código
ID 59 8.5
EDT
Programa de gamificación para Costo
Denominación de Tarea $3.947,12
reconocimiento Estimado
Duración
Responsable Jefe de Talento Humano 102.63 días
Estimada
Fecha vie
Aprobador Patrocinador
Límite 23/12/22
Descripción del Documento para evaluar la participación de involucrados, y la
Entregable: definición del proceso y técnica de gamificación
Requisitos del El documento debe contener al menos 2 técnicas de gamificación para
Entregable: implementar en el proceso de cambio
Consideraciones
Considerar el uso de costos y tiempo presupuestados.
Contractuales:

Criterios de Aceptación: El programa debe estar aprobado por alcaldía

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 222

3.4.5 Matriz de Trazabilidad de Requisitos

La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requisitos del producto con los entregables que los satisfacen y ayuda a centrarse en los

resultados finales, acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 93); a continuación, se desarrolla el

referido documento en la tabla 71:

Tabla 71. Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Compon

Priorida
EDT- EDT-
ID Req: ID INT: EDT- EDT- EDT-Método de
ente

Entregables Descripción EDT-Criterio de Aceptación

d
Requisitos ROL Responsable Aprobador Validación
principales del entregable
1.1 Documento 1.1 Se deben desarrollar los siguientes documentos: Acta de constitución,
REQ-01 que autoriza la Registro de supuestos, Registro de Interesados, Solicitudes de Cambio,
Cumplir con iniciación del Actualización al plan para la dirección del proyecto, Actualizaciones a
INT 01
la ejecución proyecto los documentos del proyecto
Patrocinador
presupuestaria 1.2 Procesos que 1.2 Se deben desarrollar los siguientes documentos: Plan para la
INT02
del GAD establecen el dirección del proyecto, Plan para la gestión del alcance, Plan de gestión 1.1 Procesos alineados a
Aprobador
Municipal alcance total del de los requisitos, Documentación de requisitos, Matriz de trazabilidad de las expectativas de los
INT03
RED-02 Que esfuerzo, definen, requisitos, Enunciado del alcance del proyecto, Actualización a los interesados y el propósito
Aprobador
el proyecto pulen los documentos del proyecto, Línea Base del alcance, Plan de gestión del del proyecto
INT04
ayude a objetivos y cronograma, Lista de actividades, Lista de hitos, Solicitudes de cambio, 1.2 El requisito clave
1 Gestión del Proyecto

Aprobador 1.1 Director 1.1

devengar los 1.1 Inicio desarrollan los Línea Base del cronograma, Cronograma del proyecto, Plan de gestión de consiste en definir la línea
INT05 del proyecto Patrocinador
presupuestos 1.2 procesos para los costos, Estimaciones de costos, Línea Base de costos, Plan de gestión de acción para completar
Aprobador 1.2 Director 1.2
asignados. Planificación alcanzar los de calidad, Métricas de calidad, Plan de gestión de los recursos, el proyecto.
INT06 del proyecto Patrocinador
REQ-03 Que 1.3 objetivos. Alto Requisitos de recursos, Plan de gestión de las comunicaciones, Plan de 1.3 Procesos para la
Aprobador 1.3 Director 1.3
el proyecto Monitoreo y 1.3 Procesos gestión de riesgos, Plan de gestión de las adquisiciones, Plan de recolección de datos,
INT07 del proyecto Patrocinador
cumpla con el control necesarios para involucramiento de los interesados producción de medidas,
Aprobador 1.4 Director 1.4
alcance, costo 1.4 Cierre hacer 1.3 Se deben desarrollar los siguientes documentos: Informes de informar y difundir la
INT08 del proyecto Patrocinador
y tiempo seguimiento, desempeño del trabajo, Solicitudes de cambio, Actualizaciones al plan información del
Aprobadores
estimado. analizar y regular para la dirección del proyecto, Actualizaciones a los documentos del desempeño
INT 09
REQ-04 Que los avances y proyecto, Solicitudes de cambio aprobadas 1.4 Este proceso se realiza
Director del
se desempeño del Entregables aceptados, Información de desempeño del trabajo, Pronostico una sola vez o en puntos
Proyecto
implemente la proyecto. del cronograma, Pronósticos de costos, Mediciones de control de calidad, predefinidos del proyecto.
INT 10
Metodología 1.4 Proceso de Entregables verificados, Actualizaciones a los activos de los procesos de
Miembro
de Gestión de finalización de la organización, Adquisiciones cerradas
del Equipo
Proyectos y todas las 1.4 Se deben desarrollar los siguientes documentos: Actualizaciones a los
portafolios actividades del documentos del proyecto, Transferencia del resultado final, Informe final,
proyecto. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 223

Componente

Prioridad
EDT-
ID Req: ID INT: EDT-Entregables EDT-
Responsa EDT-Descripción del entregable EDT-Criterio de Aceptación EDT-Método de Validación
Requisitos ROL principales Aprobador
ble

2.1
2.1.1
Documentos de la
Asistente 2.1.1 Documento que contiene el sustento
etapa preparatoria
de legal, las especificaciones técnicas,
2.1.1 2.1.1 Los términos de referencia
Planificaci objetivos y estructura de cómo ejecutar la
Elaboración de 2.1.1 El documento deberá considerar deben considerar el
ón 2.1.1 consultoría; y presupuesto referencial.
términos de los requisitos de cada entregable por cumplimiento del proceso de
2.1.2 Director de 2.1.2 Documentos que certifica la
referencia y parte de la consultoría. Debe tener compras y la normativa legal
Asistente Planificación disponibilidad presupuestaria y la existencia
presupuesto aprobación previa del Equipo de vigente.
de 2.1.2 presente o futura de recursos suficientes
referencial proyecto. 2.1.2 Debe constar en número
Presupues Director para cubrir las obligaciones derivadas de la
2.1.2 2.1.2 Debe estar sustentada en los de partida presupuestaria y estar
to, Financiero, contratación; y que constan en el Plan Anual
Certificación artículos 115 y 116 del Código de sustentada en la normativa legal
Asistente Jefe de de Contratación
Presupuestaria y Orgánico de Planificación y Finanzas aplicable
REQ-08 de Compras 2.1.3 Documento precontractual elaborado
PAC Públicas 2.1.3 Debe constar la
Que el Compras Públicas y aprobado para el procedimiento de
2 Contratación de la Consultoría

2.1.3 2.1.3 Cumplir con el modelo elaboración y la aprobación de

proyecto Públicas 2.1.3 consultoría, que se sujetará al modelo
Elaboración y establecido por el SERCOP y Firmado los pliegos desarrollados
cumpla con 2.1.3 Equipo del establecido por el Servicio Nacional de
Aprobación de digitalmente por el Alcalde 2.2.1 Debe contener el Objeto
la ley de INT 15 Asistente Proyecto, Contratación Pública
Pliegos 2.2.1 Debe cumplir con los parámetros del Proceso y su código, como
contratación Asesor de Obras Alcalde 2.2.1 El proceso de contratación debe
2.2 Etapa del publicación del Sistema Nacional también el listado de autoridades
pública, su INT 16 Públicas 2.2.1 constar en el Sistema Oficial de
Precontractual de Contratación Pública que ordenan el gasto
reglamento y Asesor 2.2.1 jefe Equipo del Contratación Pública y debe contener: 1) La
2.2.1 Bajo 2.2.2 El documento debe estar firmado 2.2.2 El documento debe tener
más INT 17 de Proyecto Descripción del Proceso, 2) Las fechas de
Publicación en el electrónicamente por los miembros de como fecha límite de respuestas,
resoluciones Colaborador Compras 2.2.2 control del proceso, 3)Detalle del producto,
portal de compras la Comisión Técnica la fecha que consta en el
REQ-09 INT 18 Públicas Equipo del 4)Parámetros de Calificación y 5) Archivos
públicas 2.2.3 El documento debe estar calendario del proceso
Que la Colaborador 2.2.2 Proyecto del Proceso
2.2.2 firmado electrónicamente por los 2.2.3 El documento debe tener
contratación Comisión 2.2.3 2.2.2 Documento que contiene el Acta de
Preguntas, miembros de la Comisión Técnica como fecha límite el que consta
cumpla con Técnica Equipo del Preguntas, Respuestas y Aclaraciones del
Respuestas y 2.2.4 El documento debe estar firmado en el calendario del proceso
la normativa 2.2.3 Proyecto proceso de Consultoría
Aclaraciones electrónicamente por el delegado del 2.2.4 En el documento debe
vigente Comisión 2.2.4 2.2.3 Documentos que contiene el Acta de
2.2.3 proceso y del proveedor constar el nombre del
Técnica Equipo del Apertura y de Calificación de Ofertas
Recepción y 2.2.5 El documento debe estar firmado proponente que obtenga el
2.2.4 Proyecto 2.2.4 El documento debe contener el acta
calificación de electrónicamente por el Alcalde mayor puntaje ponderado de la
Comisión 2.2.5 de negociación de los términos técnicos y
ofertas 2.3 El documento debe considerar los oferta técnica y económica
Técnica Patrocinador contractuales y de los ajustes económicos
2.2.4 términos de referencia, debe contar con 2.2.5 En el documento debe
2.2.5 2.3 que se deriven de tal negociación.
Informe de las respectivas firmas de autorización y contener los considerandos y los
Director Director del 2.2.5 El documento debe contener la
comisión técnica desarrollarse bajo el proceso de puntos de resolución
del proyecto Resolución de Adjudicación del Proceso de
2.2.5 comprar públicas. 2.3 Contrato debe contemplar
proyecto Consultoría
Resolución y los términos de referencia.
2.3 Jefe 2.3 Desarrollo del contrato para el
Publicación de
de proveedor seleccionado
Adjudicación
compras
2.3 Contrato
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 224

Prioridad
3 Análisis y Diseño de la PMO Compone
ID Req: ID INT: EDT-Entregables EDT- EDT- EDT-Descripción del

nte
principales
EDT-Criterio de Aceptación EDT-Método de Validación
Requisitos ROL Responsable Aprobador entregable

3.1 El documento debe estar

3.1 Documentos que
desarrollado bajo procesos de 3.1 El entregable debe contar con un
3.1 Informe de describen el estado de la
evaluación internacional. detalle de análisis sustentado y
Diagnóstico organización respecto a la
3.2.1 El documento debe contar con descrito detalladamente
REQ-01 Organizacional 3.1 Director del madurez y los procesos
3.1 Proveedor la estructura y las funciones que 3.2.1 La documentación debe basarse
Cumplir con 3.2 Diseño de la PMO proyecto para el desarrollo de los
3.2.1 desarrollaría la PMO. en los estándares descritos por el PMI
la ejecución INT 01 3.2.1 Estructura y 3.2.1 Director proyectos.
Proveedor Alto 3.2.2 El documento consiste en un 3.2.2 La documentación debe basarse
presupuestaria Patrocinador funciones de la PMO del proyecto 3.2.1 Estructura y
3.2.2 listado de responsabilidades para la en los estándares descritos por el PMI,
del GAD 3.2.2 Lista de 3.2.2 Director funciones de la PMO
Proveedor PMO consensuadas con el considerar los procesos internos y
Municipal Responsabilidades y del proyecto 3.2.2 Lista de
patrocinador, adicionalmente debe emitir el listado de responsabilidades
Perfiles del Personal para Responsabilidades y
contener un detalle de perfiles del de la PMO y perfiles de personal
la PMO Perfiles del Personal para
personal que puedan conformar el necesario para conformar el área.
la PMO
área.
REQ-09 Que
la
contratación
cumpla con la
normativa
3.3.1 Consiste en el
3 Análisis y Diseño de la PMO

vigente
INT 17 proceso de selección y
REQ-06 Que 3.3.1 Personal contratado debe tener
Colaborador contratación del personal
el personal experiencia mínima de 2 años, tener
INT 18 que conformara la PMO 3.3.1 El personal contratado debe
contratado formación sobre la gestión de
Colaborador 3.3 Implementación 3.3.1 Jefe de en el GAD Municipal tener experiencia mínima de 2 años,
para la PMO 3.3.1 Director proyectos.
INT 12 de la PMO Recursos 3.3.2 Consiste en el con certificación PMP o maestría en
cumpla los del proyecto 3.3.2 Las adquisiciones deben
Miembro 3.3.1 Selección y Humanos proceso de selección y Medio gestión de proyectos.
perfiles del 3.3.2 Director considerar ofertas de marcas y/o
del Equipo contracción de personal 3.3.2 Jefe de adquisición de muebles, 3.3.2 Los equipos deben ser o
puesto del proyecto empresas reconocidas y de alta
INT 15 3.3.2 Adecuación compras enceres y equipos contemplar los requisitos
REQ-08 Que calidad. Las adecuaciones se deben
Asesor de Oficina para la PMO informáticos para el establecidos.
el proyecto realizar conforme lo acordado con los
INT 16 personal que conformara
cumpla con la responsables del proyecto.
Asesor la PMO en el GAD
ley de
Municipal
contratación
pública, su
reglamento y
más
resoluciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 225

Component

Prioridad
EDT- EDT-
ID Req: ID INT: EDT-Entregables EDT-Descripción EDT-Método de
Respons Aprobado EDT-Criterio de Aceptación

e
Requisitos ROL principales del entregable Validación
able r

3.4.1 Desarrollo de los

procesos para la 3.4.1 El proceso debe estar detallado y descrito
formulación de de tal manera que lo puedan utilizar las personas
3.4 Diseño de los proyectos. que desarrollan los proyectos en el GAD
3.4.1
procesos para la gestión de 3.4.2 Desarrollo del Municipal
Director del
Proyectos y Portafolios proceso para 3.4.2 El proceso debe estar detallado y descrito
proyecto 3.3.1 al 3.3.11 El
3.4.1 Metodología seleccionar y priorizar de tal manera que lo puedan utilizar las personas
3.4.2 proceso desarrollado debe
para la formulación de los proyectos dentro de que desarrollan los proyectos en el GAD
Director del estar basado en un
proyectos un conjunto de Municipal
proyecto procedimiento
INT 02 3.4.2 Metodología 3.4.1 alternativas. 3.4.3 El proceso debe estar detallado y descrito
3.4.3 internacional y tomando
REQ-02: Que el Aprobador para la selección y Proveedor 3.4.3 Desarrollo del de tal manera que lo puedan utilizar las personas
Director del en cuenta los procesos
proyecto ayude a INT03 priorización de proyectos 3.4.2 proceso para que desarrollan los proyectos en el GAD
proyecto internos.
devengar los Aprobador 3.4.3 Procesos para Proveedor determinar la Municipal
3.4.4 3.5.1 El listado debe
presupuestos INT04 la definición de la 3.4.3 gobernanza que regirá 3.4.4 El proceso debe estar detallado y descrito
3 Análisis y Diseño de la PMO

Director del priorizar las herramientas

asignados. Aprobador Gobernanza Proveedor en el desarrollo de un de tal manera que lo puedan utilizar las personas
proyecto web que permitan
REQ-03: Que el INT05 3.4.4 Metodología 3.4.4 proyecto gestionado en que desarrollan los proyectos en el GAD
3.4.5 gestionar de acuerdo a los
proyecto cumpla Aprobador para la planificación Proveedor el GAD Municipal. Municipal
Director del procesos establecidos por
con el alcance, INT06 3.4.5 Metodología 3.4.5 3.4.4 Desarrollo del 3.4.5 El proceso debe estar detallado y descrito
proyecto el PMI.
costo y tiempo Aprobador para el seguimiento y control Proveedor proceso para planificar de tal manera que lo puedan utilizar las personas
3.4.6 Las herramientas web
estimado. INT07 3.4.6 Metodología 3.4.6 el desarrollo de los Alto que desarrollan los proyectos en el GAD
Director del deben tener buenas
REQ-04: Que se Aprobador para la gestión de riesgos Proveedor proyectos. Municipal
proyecto reseñas por parte de los
implemente la INT08 3.4.7 Plantillas y 3.4.7 3.4.5 Desarrollo del 3.4.6 El proceso debe estar detallado y descrito
3.4.7 usuarios que lo han
Metodología de Aprobadores formatos para la gestión Proveedor proceso para realizar el de tal manera que lo puedan utilizar las personas
Director del utilizado.
Gestión de INT 09 3.4.8 Metodología 3.4.8 seguimiento y control que desarrollan los proyectos en el GAD
proyecto 3.5.2 El listado debe
Proyectos y Director del para la gestión de cambios Proveedor de los proyectos Municipal
3.4.8 contener el detalle de
portafolios Proyecto 3.5 Definición de la 3.5.1 gestionados en el GAD 3.4.7 El proceso debe estar detallado y descrito
Director del todos los costos de las
REQ-05: Que el INT 10 herramienta informática para Proveedor Municipal. de tal manera que lo puedan utilizar las personas
proyecto licencias, las fortalezas y
proyecto se ejecute Miembro del la Gestión de Proyectos y 3.5.2 3.4.6 Desarrollo del que desarrollan los proyectos en el GAD
3.5.1 debilidades de cada una
de acuerdo con el Equipo Portafolios Proveedor proceso para realizar la Municipal
Director del de las opciones.
costo contratado INT 11 3.5.1 Listado 3.5.3 gestión de riesgos de 3.4.8 El proceso debe estar detallado y descrito
proyecto 3.5.3 El listado debe
Control Priorizado de alternativas de Proveedor los proyectos de tal manera que lo puedan utilizar las personas
3.5.2 contener el detalle de
herramientas Web gestionados en el GAD que desarrollan los proyectos en el GAD
Director del todos los usuarios que
3.5.2 Presupuesto de Municipal. Municipal
proyecto deben utilizar la
adquisición 3.4.7 Desarrollo de 3.5.1 3.5.2 3.5.3 El listado debe contener el
3.5.3 herramienta web.
3.5.3 Listado de plantillas y formatos de detalle de las personas que utilizaran la
Director del
Usuarios los documentos para herramienta web.
proyecto
realizar la gestión de El listado debe indicar la profesión del usuario y
los proyectos en el el detalle de todos los softwares que actualmente
GAD Municipal. utiliza.
3.4.8 3.5.1 3.5.2 3.5.3
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 226

Prioridad
Compone
ID Req: ID INT: EDT-Entregables EDT- EDT- EDT-Descripción del EDT-Criterio de

nte
EDT-Método de Validación
Requisitos ROL principales Responsable Aprobador entregable Aceptación

4.1 El informe de selección

debe contener el método y

4 Implementación de la herramienta para la Gestión de

aprobaciones para la
4.1 Consiste en la selección adquisición de la herramienta
4.1 Se debe desarrollar un informe
REQ-07 Que y la adquisición de la web.
donde se detallen las razones y el
se considere la herramienta web La adquisición de la
método de selección de la herramienta.
cultura 4.2 Consiste en la herramienta debe realizarse
La adquisición de la herramienta debe
organizacional 4.1 Selección y configuración de la conforme el procedimiento de
realizarse conforme el procedimiento
Proyectos y Portafolios
para la Adquisición de la 4.1 herramienta web para que compras públicas.
INT 13 de compras públicas.
definición de Herramienta Web Patrocinador pueda ser utilizado en los 4.2 Se debe configurar la
Miembro 4.1 Director 4.2 Se debe realizar la configuración de
la PMO 4.2 Configuración 4.2 Director servidores y equipos del página y los equipos para que
del Equipo del Proyecto la herramienta e instalación en los
REQ-11 Que de la Herramienta del proyecto GAD Municipal. puedan funcionar con los
INT 14 4.2 Proveedor Medio equipos del GAD Municipal.
las Web 4.3 Director 4.3 Consiste en la creación sistemas del GAD Municipal.
Control 4.3 Proveedor 4.3 Se debe realizar la creación de los
herramientas 4.3 Creación de del proyecto de los usuarios y 4.3 Se debe entregar los
INT 20 4.4 Proveedor usuarios y contraseña para las personas
de gestión de Usuarios y Password 4.4 Director contraseña para las usuarios y contraseñas a los
Colaborador autorizadas. La herramienta debe
proyectos 4.4 Manual de la del proyecto personas autorizadas a usuarios autorizados
permitir el acceso únicamente desde un
cumplan con herramienta utilizar la herramienta. La herramienta únicamente
equipo conectado en la red del GAD
los estándares 4.4 Consiste en la creación debe permitir el acceso a los
Municipal
de seguridad de un manual para que los usuarios conectados desde la
4.4 El manual debe ser claro y de fácil
informática usuarios puedan utilizar la red del GAD Municipal.
entendimiento.
herramienta adquirida. 4.4 Se debe entregar un
manual con imágenes y una
descripción clara, concisa y
sencilla para los usuarios.
5.1 Programación, 5.1 Las capacitaciones deben
contenido y listado de contener material de apoyo,
personal para las evaluación y listado de
5.1 La programación debe ser realizada
5.1 Capacitaciones capacitaciones sobre los participantes.
a todos los involucrados y personal que
de los nuevos procesos nuevos procesos 5.2 Las capacitaciones deben
desarrolla proyectos en el GAD
5.2 Capacitaciones 5.2 Programación, contener material didáctico de
5 Capacitación

REQ-10 5.1 Director Municipal

sobre la gestión de contenido y listado de apoyo basados en los procesos
Capacitación del proyecto 5.2 La programación debe ser realizada
proyectos y 5.1 Proveedor personal para las del PMI, evaluación y listado
al personal en INT 19 5.2 Director a todos los involucrados y personal que
Portafolios 5.2 Proveedor capacitaciones académicas Alto de participantes.
gestión de Colaborador del proyecto desarrolla proyectos en el GAD
5.3 Capacitación de 5.3 Proveedor sobre la gestión de 5.3 Las capacitaciones deben
proyectos y 5.3 Director Municipal.
uso de la herramienta proyectos. contener material de apoyo
portafolios del proyecto 5.3 La programación debe ser realizada
para la gestión de 5.3 Programación, para enseñar cómo se utiliza la
a todos los involucrados y personal que
Proyectos y contenido y listado de herramienta, se debe realizar
desarrolla proyectos en el GAD
Portafolios personal para las una evaluación y se debe
Municipal.
capacitaciones para usar la emitir el listado de
herramienta web para la participantes que aprobaron el
gestión de proyectos. curso.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 227

Prioridad
Compone
EDT-
ID Req: ID INT: EDT- EDT- EDT-Descripción del EDT-Criterio de

nte
Entregables EDT-Método de Validación
Requisitos ROL Responsable Aprobador entregable Aceptación
principales
6.1 El entregable consiste
en la selección de proyectos
en Piloto, lo que quiere
decir, que se serán los 6.1 Se acepta el entregable con
primeros proyectos que se un informe detallado sobre los
ejecutaran con la nueva proyectos seleccionados para
metodología ser desarrollados en Piloto con 6.1 Realizar la selección de los
6 Implementación Piloto
6.1 Selección de 6.2 El entregable la nueva metodología. proyectos que serán desarrollando con
REQ-04 Que se proyectos Piloto 6.1 Director del corresponde a la 6.2 Se acepta el entregable con la nueva metodología elaborada en la
implemente la 6.2 Ejecución de proyecto implementación de los un informe detallado sobre los consultoría.
INT 10 6.1 Patrocinador
Metodología de procesos en 6.2 Director del nuevos procesos en Piloto, procesos ejecutados en Piloto 6.2 Desarrollar los proyectos
Miembro 6.2 Patrocinador Alto
Gestión de proyectos Piloto proyecto lo que quiere decir, que los durante el desarrollo de los seleccionados con los nuevos procesos
del Equipo 6.3 Patrocinador
Proyectos y 6.3 Informe de 6.3 Director del proyectos seleccionados proyectos seleccionados desarrollados en la consultoría.
portafolios ajustes de la proyecto serán los primeros que se 6.3 El informe debe contar con 6.3 El informe debe contar con
Implementación ejecutaran con la ejecución una breve reseña del documentos que respalden todo lo
de los nuevos procesos desarrollo de los proyectos y descrito.
6.3 Consiste en un informe la ejecución de los procesos
que detalla cómo se Piloto, observaciones y
desenvolvió la ejecución recomendaciones de mejora.
piloto de los proyectos y los
nuevos procesos
desarrollados.
7.1 Despliegue
INT 02 de la metodología 7.1.1 Despliegue de la
Aprobador para la selección y metodología para la
INT03 priorización de selección y priorización en
Aprobador proyectos el Concejo Municipal para
7 Despliegue de Procesos

REQ-02 Que el
INT04 7.1.1 la Gestión de Portafolios
proyecto ayude a
Aprobador Concejo Municipal 7.1.2 Despliegue de la 7.1.1, 7.1.2 y 7.1.3 Se acepta
devengar los 7.1.1 Director 7.1.1, 7.1.2 y 7.1.3 El Despliegue de la
INT05 para la Gestión de metodología para la el entregable una vez que al
presupuestos del proyecto 7.1.1 metodología para la selección y
Aprobador Portafolios selección y priorización en final del despliegue se cuente
asignados. 7.1.2 Director Patrocinador priorización se debe desarrollar con el
INT06 7.1.2 el Departamento Financiero Alto con un informe de
REQ-03 Que el del proyecto 7.1.2 Patrocinador listado de personas específicas que
Aprobador Departamento para la Gestión de conformidad firmado por las
proyecto cumpla 7.1.3 Director 7.1.3 Patrocinador desarrollan proyectos y portafolios de
INT07 Financiero para la Portafolios personas involucradas en el
con el alcance, del proyecto alto nivel.
Aprobador Gestión de 7.1.3 Despliegue de la proceso.
costo y tiempo
INT08 Portafolios metodología para la
estimado.
Aprobador 7.1.3 selección y priorización en
INT 09 Departamento de el Departamento de
Director del Planificación para la Planificación para la
Proyecto Gestión de Gestión de proyectos
proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 228

Componente

Prioridad
ID Req: EDT-Entregables EDT- EDT- EDT-Criterio de EDT-Método de
ID INT: ROL EDT-Descripción del entregable
Requisitos principales Responsable Aprobador Aceptación Validación

INT 02
REQ-02
Aprobador
Que el 7.2 Despliegue de la 7.2.1 y 7.2.2 El
INT03
proyecto 7.2.1 y 7.2.2 Se
7 Despliegue de Procesos
ayude a
Aprobador metodología para la Despliegue de la
INT04 7.2.1 Despliegue de la metodología acepta el entregable
devengar los definición de la metodología para la
Aprobador para la definición de la Gobernanza en una vez que al final
presupuestos Gobernanza definición de la
INT05 7.2.1 Director 7.2.1 la Alcaldía Municipal para la Gestión del despliegue se
asignados. 7.2.1 Alcaldía Gobernanza se debe
Aprobador del proyecto Patrocinador de Portafolios cuente con un
REQ-03
INT06
Municipal para la Alto desarrollar con el
Que el 7.2.2 Director 7.2.2 7.2.2 Despliegue de la metodología informe de
Aprobador Gestión de Portafolios listado de personas
proyecto del proyecto Patrocinador para la definición de la Gobernanza en conformidad firmado
INT07 7.2.2 específicas que
cumpla con el Departamento de Planificación para por las personas
Aprobador Departamento de desarrollan proyectos y
el alcance, la Gestión de proyectos involucradas en el
costo y
INT08 Planificación para la portafolios de alto
Aprobador proceso.
tiempo Gestión de proyectos nivel.
INT 09 Director
estimado.
del Proyecto
7.3.1 Despliegue de la metodología
para la formulación de proyectos en el
7.3 Despliegue de la
Departamento de Obras Públicas
metodología para la
INT 02 7.3.2 Despliegue de la metodología
REQ-02 formulación de 7.3.1 Director 7.3.1
Aprobador para la formulación de proyectos en el
Que el proyectos del proyecto Patrocinador
INT03 Departamento de Educación y Cultura 7.3.1 , 7.3.2, 7.3.3,
proyecto 7.3.1 Departamento 7.3.2 Director 7.3.2 7.3.1 , 7.3.2, 7.3.3,
7.3.3 Despliegue de la metodología 7.3.4, 7.3.5 , 7.3.6 y
7 Despliegue de Procesos

Aprobador
ayude a de Obras Públicas del proyecto Patrocinador 7.3.4, 7.3.5 , 7.3.6 y
INT04 para la formulación de proyectos en el 7.3.7 Se acepta el
devengar los 7.3.2 Departamento 7.3.3 Director 7.3.3 7.3.7 El Despliegue de
Aprobador Departamento de Planificación entregable una vez
presupuestos de Educación y Cultura del proyecto Patrocinador la metodología para la
INT05 7.3.4 Despliegue de la metodología que al final del
asignados.
Aprobador 7.3.3 Departamento 7.3.4 Director 7.3.4 formulación de
REQ-03
INT06
para la formulación de proyectos en el Alto despliegue se cuente
Que el de Planificación del proyecto Patrocinador proyectos se debe
Aprobador Departamento Administrativo con un informe de
proyecto 7.3.4 Departamento 7.3.5 Director 7.3.5 desarrollar con el
INT07 7.3.5 Despliegue de la metodología conformidad firmado
cumpla con Administrativo del proyecto Patrocinador listado de personas
Aprobador para la formulación de proyectos en el por las personas
el alcance, 7.3.5 Departamento 7.3.6 Director 7.3.6 específicas que
costo y
INT08 Departamento Financiero involucradas en el
Aprobador Financiero del proyecto Patrocinador desarrollan proyectos.
tiempo 7.3.6 Despliegue de la metodología proceso.
INT 09 Director 7.3.6 Departamento 7.3.7 Director 7.3.7
estimado. para la formulación de proyectos en el
del Proyecto de Ambiente del proyecto Patrocinador
Departamento de Ambiente
7.3.7 Departamento
7.3.7 Despliegue de la metodología
de Territorio
para la formulación de proyectos en el
Departamento de Territorio
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 229

Prioridad
Compone
ID Req: ID INT: EDT-Entregables EDT- EDT- EDT-Descripción del EDT-Criterio de EDT-Método de

nte
Requisitos ROL principales Responsable Aprobador entregable Aceptación Validación

INT 02
7.4.1 Despliegue de la
Aprobador 7.4 Despliegue de
metodología para la Gestión de
INT03 la metodología para
Proyectos en el Departamento
REQ-02 Que Aprobador la Gestión de
de Obras Publicas

7 Despliegue de Procesos
el proyecto INT04 Proyectos
7.4.2 Despliegue de la
ayude a Aprobador 7.4.1 7.4.1 Director 7.4.1 7.4.1, 7.4.2 ,7.4.3 y 7.4.4 7.4.1, 7.4.2 ,7.4.3 y 7.4.4
metodología para la Gestión de
devengar los INT05 Departamento de del proyecto Patrocinador Se acepta el entregable El Despliegue de la
Proyectos en el Departamento
presupuestos Aprobador Obras Publicas 7.4.2 Director 7.4.2 una vez que al final del metodología para la
de Educación y Cultura
asignados. INT06 7.4.2 del proyecto Patrocinador despliegue se cuente con Gestión de Proyectos se
Públicas Alto
REQ-03 Que Aprobador Departamento de 7.4.3 Director 7.4.3 un informe de debe desarrollar con el
7.4.3 Despliegue de la
el proyecto INT07 Educación y Cultura del proyecto Patrocinador conformidad firmado por listado de personas
metodología para la Gestión de
cumpla con el Aprobador 7.4.3 7.4.4 Director 7.4.4 las personas involucradas específicas que desarrollan
Proyectos en el Departamento
alcance, costo INT08 Departamento de del proyecto Patrocinador en el proceso. proyectos.
de Planificación
y tiempo Aprobador Planificación
7.4.4 Despliegue de la
estimado. INT 09 7.4.4
metodología para la Gestión de
Director Departamento de
Proyectos en el Departamento
del Ambiente
de Ambiente
Proyecto
8.1 Informe con el análisis del
cambio organizacional del 8.1 El documento debe
8.1
8 Plan de Gestión del Cambio Organizacional

proyecto, Recomendaciones y tener el análisis de

8.1 Informe de Jefe de Talento 8.1
esquema del plan del cambio brechas, recomendaciones,
evaluación del Humano Revisión del informe con
REQ-07 Que organizacional y un esquema del plan de
cambio 8.2 8.1 recomendaciones
se considere la 8.2 Informe con la gestión del cambio.
organizacional Jefe de Talento Patrocinador aplicables
cultura identificación y funciones de 8.2 El documento debe
8.2 Selección de Humano 8.2 8.2
organizacional INT 13 los facilitadores del cambio de tener la lista de
facilitadores del Director del Patrocinador Revisión de evaluación
para la Miembro las direcciones municipales facilitadores del cambio
cambio proyecto 8.3 técnica de facilitadores
definición de la del Equipo 8.3 Documento que indica los para las áreas municipales
8.3 Programa de 8.3 Director del seleccionados
PMO INT 14 mensajes de gestión de cambio, Alto del proyecto.
Control comunicación del Jefe de Talento proyecto 8.3
REQ-09 Que canales, quienes y cuándo los 8.3 El programa debe
INT 18 cambio Humano 8.4 Revisión documental
la contratación deben comunicar, así como la contener acciones para
Colaborador 8.4 Capacitación del 8.4 Director del 8.4
cumpla con la audiencia objetivo. todas las fases de gestión
cambio Jefe de Talento proyecto Revisión de material de
normativa 8.4 Programación, contenido y de proyectos
organizacional Humano 8.5 apoyo proporcionado
vigente listado de personal para la 8.4 Contener material de
8.5 Programa de 8.5 Patrocinador 8.5
formación en nuevos procesos apoyo escrito y audio
gamificación para Jefe de Talento Revisión documental de
8.5 Documento para evaluar la visual
reconocimiento Humano aprobación.
participación de involucrados, 8.5 El programa debe estar
y la definición del proceso y aprobado por alcaldía
técnica de gamificación
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 230

3.5 Cronograma

3.5.1 Plan de Gestión de Cronograma

De acuerdo con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 181) el Plan de gestión de cronograma mostrado en la tabla 72, establece los criterios y

las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.

Tabla 72. Plan de Gestión de Cronograma

PLAN DE GESTIÓN DE CRONOGRAMA

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de
PMO-DP-
la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
GADMLT-01
Descentralizado Municipal de La Troncal”
Definición de Actividades

Para realizar la definición de actividades del proyecto se deberá tener la Línea Base de Alcance que
sirve como fuente de datos para el desarrollo del plan.

El Director de Proyecto, por medio de reuniones realizará las siguientes actividades:

- Analizarán la Estructura de Desglose de trabajo (EDT)
- Listarán los entregables del Proyecto
- Definirán las actividades para completar cada uno de los entregables

La Lista de Hitos una vez que han sido definidos y acordados por los interesados clave será
aprobada por el Patrocinador del Proyecto

Proceso de Secuenciar Actividades

Para realizar el proceso de secuenciar las actividades del proyecto se deberá contar con el Plan de
Gestión del Cronograma, Línea Base de Alcance y el Listado de Actividades y se lo desarrollará
conforme a lo descrito a continuación:

- Determinar la secuencia lógica de las actividades para su ejecución definiendo actividades

predecesoras y sucesoras.
- Una vez se tenga determinada la secuencia se procederá a establecer las dependencias como:

a) FC: Fin a Comienzo

b) CF: Comienzo a fin
c) CC: Comienzo a Comienzo
d) FF: Fin a fin
- Las actividades pueden ser adelantadas o retrasadas, se deberán colocar con la siguiente sintaxis:
(# de la tarea antecesora) (dependencia) (+ o – )(número de días), por ejemplo 7CC+4d
Es decir; una vez que comience la actividad 7 la siguiente actividad iniciará 4 días después.

Estimación de Recursos de Actividades

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 231

La estimación de recursos de actividades del proyecto se necesita la información del Plan de Gestión
de Recursos, Línea base de Alcance, Listado de Hitos.

El proceso de estimación se realizará como se indica a continuación:

- Reconocer el tipo de Recurso (Material, Costo, Trabajo)

- definir la cantidad del recurso necesario
- Se asignará los recursos a cada una de las actividades que se necesite, utilizando la herramienta
informática MS. Project

Costos de los recursos:

El recurso tipo Material se define con el nombre del recurso y su costo por unidad. ($/u)
El recurso tipo Costo se define con el nombre del recurso y su costo por uso. ($)
El recurso tipo Trabajo se define con el nombre del recurso y su costo por hora ($/h)

La estimación de recursos será realizada a nivel de cada actividad a través de una estimación
análoga de proyectos similares.

Estimación de Duración de Actividades

Para realizar la estimación de duración de actividades del proyecto se deberá considerar la información
del Plan de Gestión del Cronograma, Línea Base del Alcance, Lista de Actividades y Lista de Hitos.

A continuación se describe el procedimiento a seguir para realizar la estimación de la duración de las

actividades:

- El Director del Proyecto en conjunto con el equipo de trabajo, expertos, y de ser posible consultando
con los responsables de cada una de las tareas, realizarán la estimación de la duración de las
actividades, utilizando una estimación análoga basada en su experiencia y de datos históricos que
estén disponibles

- Estimar la duración, tomando en cuenta los recursos con los que se dispone y el alcance de la tarea
- Consultar la disponibilidad de los recursos para las reservas respectivas
- La estimación determinada será colocada en el MS Project para la estimación de la duración total
del proyecto
- Los hitos tendrán una duración de 0 días.

Proceso de Desarrollo de Cronograma

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 232

Para este proceso se deberá considerar la información del Plan de Gestión del Cronograma, Línea
Base del Alcance, Lista de Actividades, Lista de Hitos y la Estimación de la duración, y Diagrama
de Red del Proyecto.

El desarrollo del cronograma se realizará utilizando el software MS Project, tomando en cuenta el

siguiente procedimiento:

- Colocar la Información de la EDT en MS Project

- Agregar la lista de actividades de cada uno de los paquetes de trabajo
- Secuenciar de manera lógica las actividades según las dependencias establecidas
- Crear y agregar los recursos en cada una de las actividades según corresponda
- Agregar la duración estimada para cada una de las actividades
- Determinar la Ruta Crítica del proyecto
- El cronograma deberá ser aprobado por el patrocinador del Proyecto
- El cronograma aprobado deberá ser informado a los interesados claves.

De presentarse problemas durante el desarrollo del proyecto que comprometa el cumplimiento de los
objetivos del proyecto, se deberá utilizar técnicas de compresión de cronograma para recuperar
tiempos y asegurar la realización de los objetivos.

Se podrá ejecutar:
- Intensificación o Crashing del cronograma: que consiste la asignación de una cantidad mayor de
recursos para disminuir la duración de las actividades.
- Ejecución Rápida o Fast Tracking del cronograma: que consiste en realizar actividades en paralelo.
Control de Cronograma:

El Control del Cronograma tiene la finalidad de monitorear el estado de avance de cada una de las
actividades de nuestro proyecto, y en caso de que exista variación o desvío en alguna actividad se
pueda tomar medidas preventivas.

Para esto se utilizará el método del Cronograma Ganado para obtener los siguientes indicadores:
- Variación de Cronograma
(SV) = Valor Ganado (EV) – Valor Planificado (PV).
SV= EV - PV < 0.
- Índice de Desempeño de Cronograma
(SPI) = Valor Ganado (EV) /Valor Planificado (PV).
SPI= EV/PV > 1.

Los indicadores obtenidos serán compartidos en los avances y reuniones de proyecto de acuerdo a la
frecuencia definida en el plan de comunicaciones, de existir una variación mayor al 10% con
respecto a la Línea Base se procederá a realizar una solicitud de cambio.

Solicitudes de Cambio
En los casos donde se presente una solicitud de cambio el Director de Proyecto deberá realizar su
análisis para determinar el impacto que se generaría con respecto al cronograma y los costos del
proyecto.

Los cambios serán informados al Comité de Control de Cambios, solicitando la aprobación o

negación de estos. Los cambios aceptados serán informados a los involucrados del proyecto.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 233

3.5.2 Cronograma
De acuerdo con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 217) el cronograma es la salida de un modelo

de programación que presenta actividades vinculadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos. Este programa debe contener, como

mínimo las fechas de inicio y de finalización planificadas para cada actividad, en la figura 30 se muestra el cronograma para el primer nivel de

las actividades.

Figura 30. Cronograma del Proyecto

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 234

3.5.3 Línea Base del Cronograma

De acuerdo con la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág.

217) una línea base de cronograma consiste en la versión aprobada de un modelo de

programación que sólo puede cambiarse mediante procedimientos formales de control de

cambios y que se utiliza como base de comparación con los resultados reales. En la figura 31

se encuentra la línea base de cronograma establecida para el proyecto.

Figura 31. Línea Base del Cronograma

4.500 horas

4.000 horas

3.500 horas

3.000 horas
TRABAJO (HORAS)

2.500 horas

2.000 horas

1.500 horas

1.000 horas

500 horas

0 horas
28/11/22
10/1/22
24/1/22
7/2/22
21/2/22
7/3/22
21/3/22
4/4/22
18/4/22
2/5/22
16/5/22
30/5/22
13/6/22
27/6/22
11/7/22
25/7/22
8/8/22
22/8/22
5/9/22
19/9/22
3/10/22
17/10/22
31/10/22
14/11/22

12/12/22
26/12/22

Trabajo acumulado restante Trabajo real acumulado restante

Trabajo acumulado restante previsto

3.5.4 Estimación de Duración de las Actividades

La estimación de la duración de las actividades señala la cantidad de esfuerzo de

trabajo requerido, el tiempo requerido y los recursos; se utilizó el método de estimación

análoga tanto para las actividades realizadas por el GAD de la Troncal y las ejecutadas por la

Consultora debido a la experiencia con que se cuenta en la implantación de la PMO y el

despliegue de la metodología.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 235

Pred
Nombres de los
EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin eceso
recursos
ras

Análisis y Diseño de una Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la
0 Dirección de Planificación y Gestión 245,88 días lun 17/1/22 lun 26/12/22
Territorial del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de La Troncal

1 Gestión del Proyecto 245,88 días lun 17/1/22 lun 26/12/22

1.1 Inicio 6,88 días lun 17/1/22 mar 25/1/22
1.1.1 Aprobación de la PMO 4,38 días lun 17/1/22 vie 21/1/22

Desarrollar el informe de requerimiento

[Link] 2 días lun 17/1/22 mar 18/1/22 Arq. Juan Urgilez [50%]
de PMO
Desarrollar el informe de RRHH para
[Link] 1 día mie 19/1/22 mie 19/1/22 4 Ing. Juan Garzón
PMO
Desarrollar el informe para el consejo
[Link] 1 día jue 20/1/22 jue 20/1/22 5 Dr. Wilson Rodas
Municipal
Ing. Rómulo Alcívar; Sr.
Byron Avilés; Sr. José
Peralta; Sra. Emma
[Link] Aprobar la PMO 4 horas vie 21/1/22 vie 21/1/22 6 Almeida; Arq. Mario
Crespo; Ec. Remigio
Vázquez; Ing. Diana
Ortiz; Ab. Lourdes Bravo
[Link] PMO Aprobada 0 días vie 21/1/22 vie 21/1/22 7
1.1.2 Acta de constitución 2,25 días vie 21/1/22 mar 25/1/22
Arq. Juan Urgilez [20%];
Ec. Diana Cumbe [50%];
[Link] Desarrollar el acta de constitución 2 días vie 21/1/22 mar 25/1/22 3 Ing. Patricio Cajas [20%];
Lcdo. Danny López
[50%]
[Link] Registrar los supuestos 1 día vie 21/1/22 lun 24/1/22 10CC Ec. Diana Cumbe
[Link] Registrar los Interesados 1 día lun 24/1/22 mar 25/1/22 11 Lcdo. Danny López

10; Ing. Rómulo Alcívar; Arq.

[Link] Aprobar el Acta de constitución 2 horas mar 25/1/22 mar 25/1/22
11; 12 Juan Urgilez

[Link] Arranque formal del proyecto 0 días mar 25/1/22 mar 25/1/22 13
1.2 Planificación 37,38 días mar 25/1/22 vie 18/3/22
1.2.1 Plan para la dirección del proyecto 37,38 días mar 25/1/22 vie 18/3/22
[Link] Plan para la gestión del alcance 4 días mar 25/1/22 lun 31/1/22
Arq. Juan Urgilez [20%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
Elaborar el documento de Enunciado
[Link].1 1 día mar 25/1/22 mie 26/1/22 9 Ing. Patricio Cajas [25%];
del Alcance
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
Desarrollar el plan de gestión del
[Link].2 1 día mie 26/1/22 jue 27/1/22 18 Ing. Patricio Cajas [25%];
alcance
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
[Link].3 Elaborar EDT preliminar 1 día jue 27/1/22 vie 28/1/22 19 Ing. Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]
Ing. Rómulo Alcívar
[Link].4 Aprobar el plan de gestión del alcance 8 horas vie 28/1/22 lun 31/1/22 20 [25%]; Arq. Juan Urgilez
[25%]
[Link] Plan de gestión de los requisitos 6 días lun 31/1/22 mar 8/2/22
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 236

Arq. Juan Urgilez [25%];

Ec. Diana Cumbe [25%];
[Link].1 Documentar de requisitos 2 días lun 31/1/22 mie 2/2/22 17 Ing. Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
Desarrollar el plan de gestión de
[Link].2 2 días mie 2/2/22 vie 4/2/22 23 Ing. Patricio Cajas [25%];
requisitos
Lcdo. Danny López
[25%]
Ing. Rómulo Alcívar
Aprobar el plan de gestión de
[Link].3 2 horas vie 4/2/22 vie 4/2/22 24 [25%]; Arq. Juan Urgilez
requisitos
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
Desarrollar la Matriz de trazabilidad
[Link].4 16 horas lun 7/2/22 mar 8/2/22 25 Ing. Patricio Cajas [25%];
de requisitos
Lcdo. Danny López
[25%]
[Link] Plan de gestión del cronograma 7,88 días mie 9/2/22 vie 18/2/22
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
Desarrollar el plan de gestión del
[Link].1 2 días mie 9/2/22 jue 10/2/22 22 Ing. Patricio Cajas [25%];
cronograma
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
[Link].2 Elaborar la Lista de actividades 2 días vie 11/2/22 lun 14/2/22 28 Ing. Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe [25%];
[Link].3 Elaborar la Lista de hitos 1 día mar 15/2/22 mar 15/2/22 29 Ing. Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]

Arq. Juan Urgilez [25%];

Ec. Diana Cumbe [25%];
[Link].4 Elaborar el Cronograma del proyecto 16 horas mie 16/2/22 jue 17/2/22 30 Ing. Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]

Ing. Rómulo Alcívar

Aprobar el plan de gestión del
[Link].5 8 horas vie 18/2/22 vie 18/2/22 31 [25%]; Arq. Juan Urgilez
cronograma
[25%]
[Link] Plan de gestión de los costos 4,88 días lun 21/2/22 vie 25/2/22

Arq. Juan Urgilez [50%];

Desarrollar el plan de gestión de los Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días lun 21/2/22 mar 22/2/22 27
costos Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Arq. Juan Urgilez [50%];

Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].2 Estimar los costos 2 días mie 23/2/22 jue 24/2/22 34
Patricio Cajas [50%];
Lcdo. Danny López

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Diana Cumbe; Ing.
[Link].3 Elaborar la Línea Base de costos 4 horas vie 25/2/22 vie 25/2/22 35
Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Aprobar el plan de gestión de los Ing. Rómulo Alcívar; Arq.

[Link].4 2 horas vie 25/2/22 vie 25/2/22 36
costos Juan Urgilez

[Link] Plan de gestión de calidad 2,5 días vie 25/2/22 mie 2/3/22

Arq. Juan Urgilez [50%];

Desarrollar el plan de gestión de Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días vie 25/2/22 mar 1/3/22 33
calidad Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 237

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Diana Cumbe; Ing.
[Link].2 Desarrollar las Métricas de calidad 4 horas mar 1/3/22 mie 2/3/22 39
Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Ing. Rómulo Alcívar; Arq.

[Link].3 Aprobar el plan de gestión de calidad 2 horas mie 2/3/22 mie 2/3/22 40
Juan Urgilez

[Link] Plan de gestión de los recursos 2,63 días mie 2/3/22 lun 7/3/22

Arq. Juan Urgilez [50%];

Desarrollar el plan de gestión de los Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días mie 2/3/22 vie 4/3/22 38
recursos Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Diana Cumbe; Ing.
[Link].2 Levantar los Requisitos de recursos 4 horas vie 4/3/22 vie 4/3/22 43
Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Aprobar el plan de gestión de los Ing. Rómulo Alcívar; Arq.

[Link].3 2 horas lun 7/3/22 lun 7/3/22 44
recursos Juan Urgilez

[Link] Plan de gestión de las comunicaciones 2,13 días lun 7/3/22 mie 9/3/22
Arq. Juan Urgilez [50%];
Desarrollar el plan de gestión de las Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días lun 7/3/22 mie 9/3/22 42
comunicaciones Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
Aprobar el plan de gestión de las Ing. Rómulo Alcívar; Arq.
[Link].2 2 horas mie 9/3/22 mie 9/3/22 47
comunicaciones Juan Urgilez
[Link] Plan de gestión de riesgos 2,25 días mie 9/3/22 vie 11/3/22
Arq. Juan Urgilez [50%];
Desarrollar el plan de gestión de Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días mie 9/3/22 vie 11/3/22 46
riesgos Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq.
[Link].2 Aprobar el plan de gestión de riesgos 2 horas vie 11/3/22 vie 11/3/22 50
Juan Urgilez
[Link] Plan de gestión de las adquisiciones 2 días vie 11/3/22 mar 15/3/22
Arq. Juan Urgilez [50%];
Desarrollar el plan de gestión de las Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 días vie 11/3/22 mar 15/3/22 49
adquisiciones Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
Aprobar el plan de gestión de las Ing. Rómulo Alcívar; Arq.
[Link].2 2 horas mar 15/3/22 mar 15/3/22 53
adquisiciones Juan Urgilez
Plan de involucramiento de los
[Link] 2,25 días mie 16/3/22 vie 18/3/22
interesados
Arq. Juan Urgilez [50%];
[Link]. Desarrollar el plan de involucramiento Ec. Diana Cumbe; Ing.
2 días mie 16/3/22 jue 17/3/22 52
1 de los interesados Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
[Link]. Aprobar el plan de involucramiento de Ing. Rómulo Alcívar; Arq.
2 horas vie 18/3/22 vie 18/3/22 56
2 los interesados Juan Urgilez
[Link] Planificación del Proyecto realizado 0 días vie 18/3/22 vie 18/3/22 55
1.3 Monitoreo y control 166,88 días mar 1/2/22 mie 21/9/22
Arq. Juan Urgilez; Ec.
Elaborar Informes de desempeño del Diana Cumbe; Ing.
1.3.1 2 horas mar 1/2/22 mar 1/2/22 14
trabajo Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq.
1.3.2 Aprobar Entregables 4 horas mar 1/2/22 mar 1/2/22 60 Juan Urgilez; Ing. Carlos
Zúñiga; Ing. Elio Rojas
Ec. Diana Cumbe; Ing.
Recopilar la Información de desempeño
1.3.3 1 día mar 1/2/22 mar 1/2/22 60CC Patricio Cajas [50%];
del trabajo
Lcdo. Danny López
1.3.4 Cerrar Adquisiciones 110,63 días mie 20/4/22 mie 21/9/22

Gestionar pago del anticipo (50%) de la Arq. Juan Urgilez; Ing.

[Link] 4 horas mie 20/4/22 mie 20/4/22 62; 85
consultoría Jean Carlos; Ing. Carlos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 238

Zúñiga; Ing. Elio Rojas;

Consultoría [$45.000,00]

Arq. Juan Urgilez; Ing.

Gestionar pago de avance (25%) de la 64; Jean Carlos; Ing. Carlos
[Link] 4 horas mar 19/7/22 mar 19/7/22
consultoría 174 Zúñiga; Ing. Elio Rojas;
Consultoría [$22.500,00]
Arq. Juan Urgilez; Ing.
Gestionar pago de avance (25%) de la 65; Jean Carlos; Ing. Carlos
[Link] 4 horas mie 21/9/22 mie 21/9/22
consultoría 188 Zúñiga; Ing. Elio Rojas;
Consultoría [$22.500,00]
Arq. Juan Urgilez; Ing.
Jean Carlos; Ing. Carlos
[Link] Gestionar pago de la herramienta web 4 horas mar 7/6/22 mar 7/6/22 160 Zúñiga; Ing. Elio Rojas;
Proveedor Herramienta
Web [$20.000,00]
Arq. Juan Urgilez; Ing.
Jean Carlos; Ing. Carlos
Gestionar el pago de la Compra de
[Link] 2 horas mie 4/5/22 mie 4/5/22 120 Zúñiga; Ing. Elio Rojas;
muebles y enseres para la PMO
Muebles para PMO
[$3.600,00]
Arq. Juan Urgilez; Ing.
Jean Carlos; Ing. Carlos
Gestionar el pago de la Compra de
[Link] 2 horas mie 4/5/22 mie 4/5/22 121 Zúñiga; Ing. Elio Rojas;
equipos y sistemas informáticos
Equipo Informático para
PMO [$6.900,00]
64;
65;
[Link] Adquisiciones cerradas 0 días mie 21/9/22 mie 21/9/22 66;
67;
68; 69
1.4 Cierre 141,25 días vie 10/6/22 lun 26/12/22
Ec. Diana Cumbe; Ing.
1.4.1 Actualizar los documentos del proyecto 1 día mie 21/9/22 jue 22/9/22 188 Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
1.4.2 Transferir el resultado final. 75,75 días vie 10/6/22 lun 26/9/22

Arq. Juan Urgilez [50%];

Verificar entregables de los procesos de Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link] 2 días jue 22/9/22 lun 26/9/22 72
la PMO Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

[Link] Verificar entregables de capacitación 26,75 días vie 10/6/22 mar 19/7/22

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Verificar entregables de capacitación Diana Cumbe; Ing.
[Link].1 2 horas mar 12/7/22 mar 12/7/22 175
de nuevos procesos Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Verificar entregables de capacitación Diana Cumbe; Ing.
[Link].2 2 horas mar 19/7/22 mar 19/7/22 179
académica de gestión de proyectos Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Arq. Juan Urgilez; Ec.

Verificar entregables de capacitación Diana Cumbe; Ing.
[Link].3 2 horas vie 10/6/22 vie 10/6/22 183
de herramienta web Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

1.4.3 Realizar el Informe final 3,25 días lun 26/9/22 jue 29/9/22

Arq. Juan Urgilez [50%];

Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link] Realizar un Informe ejecutivo 1 día lun 26/9/22 mar 27/9/22 74
Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López

Arq. Juan Urgilez [50%];

Ec. Diana Cumbe; Ing.
[Link] Validar el entregable principal 2 días mar 27/9/22 jue 29/9/22 80 Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López; Ing.
Rómulo Alcívar [10%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 239

Ec. Diana Cumbe; Ing.

[Link] Elaborar el acta de entrega 4 horas jue 29/9/22 jue 29/9/22 81 Patricio Cajas; Lcdo.
Danny López
Ec. Diana Cumbe; Ing.
Actualizar los activos de los procesos de 188;
1.4.4 1 día vie 23/12/22 lun 26/12/22 Patricio Cajas; Lcdo.
la organización. 198
Danny López
1.4.5 Proyecto Finalizado 0 días lun 26/12/22 lun 26/12/22 83
2 Contratación de la Consultoría 23 días vie 18/3/22 mie 20/4/22
2.1 Documentos de la etapa preparatoria 5 días vie 18/3/22 vie 25/3/22

Elaboración de términos de referencia y Arq. Juan Urgilez [25%];

2.1.1 4 días vie 18/3/22 jue 24/3/22 15
presupuesto referencial Ing. Patricio Cajas [25%]
Ing. Elio Rojas; Ing. Jean
2.1.2 Certificación Presupuestaria y del PAC 2 días vie 18/3/22 mar 22/3/22 87CC
Carlos
Ing. Rómulo Alcívar
[10%]; Arq. Juan Urgilez
2.1.3 Elaboración y Aprobación de Pliegos 1 día jue 24/3/22 vie 25/3/22 87; 88
[25%]; Ing. Patricio Cajas
[25%]

2.2 Etapa Precontractual 15 días vie 25/3/22 vie 15/4/22

2.2.1 Publicación en SERCOP 2 días vie 25/3/22 mar 29/3/22 86 Ing. Jean Carlos [25%]

Arq. Juan Urgilez [25%];

Ec. Diana Cumbe; Ing.
2.2.2 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones 3 días mar 29/3/22 vie 1/4/22 91
Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
Ing. Jean Carlos; Arq.
Juan Urgilez [25%]; Ec.
2.2.3 Recepción y calificación de ofertas 4 días vie 1/4/22 jue 7/4/22 92 Diana Cumbe; Ing.
Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez [25%];
Ec. Diana Cumbe; Ing.
2.2.4 Informe de comisión técnica 3 días jue 7/4/22 mar 12/4/22 93
Patricio Cajas [25%];
Lcdo. Danny López
Ing. Jean Carlos; Dr.
2.2.5 Resolución y Publicación de Adjudicación 3 días mar 12/4/22 vie 15/4/22 94 Wilson Rodas; Ing.
Rómulo Alcívar
2.3 Contrato 3 días vie 15/4/22 mie 20/4/22
2.3.1 Elaborar contrato 2 días vie 15/4/22 mar 19/4/22 90 Dr. Rodrigo Idrobo
Consultoría; Ing. Rómulo
2.3.2 Suscribir contrato 1 día mar 19/4/22 mie 20/4/22 97
Alcívar
2.3.3 Consultoría contratada 0 días mie 20/4/22 mie 20/4/22 98
3 Análisis y Diseño de la PMO 54,88 días mie 20/4/22 mie 6/7/22
3.1 Informe de Diagnóstico Organizacional 5 días mie 20/4/22 mie 27/4/22
3.1.1 Analizar la organización 2 días mie 20/4/22 vie 22/4/22 85 Consultoría
102C
3.1.2 Evaluar Nivel de madurez 3 días mie 20/4/22 lun 25/4/22 Consultoría
C
3.1.3 Analizar los resultados 1 día lun 25/4/22 mar 26/4/22 103 Consultoría
3.1.4 Elaborar Conclusiones y recomendaciones 1 día mar 26/4/22 mie 27/4/22 104 Consultoría
3.2 Diseño de la PMO 4 días mie 27/4/22 mar 3/5/22
Diseñar la Estructura y funciones de la
3.2.1 2 días mie 27/4/22 vie 29/4/22 101 Consultoría
PMO
Elaborar la Lista de Responsabilidades y 107C
3.2.2 2 días mie 27/4/22 vie 29/4/22 Consultoría
Perfiles del Personal para la PMO C
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 240

Arq. Juan Urgilez [50%];

Consultoría; Ing. Rómulo
Alcívar; Ing. Juan
Garzón; Ab. Lourdes
107; Bravo; Arq. Mario
3.2.3 Aprobar el Diseño de la PMO 1 día vie 29/4/22 mar 3/5/22
108 Crespo; Ec. Remigio
Vázquez; Ing. Diana
Ortiz; Sr. José Peralta;
Sra. Emma Almeida; Sr.
Byron Avilés
107;
3.2.4 Diseño de la PMO realizada 0 días mar 3/5/22 mar 3/5/22 108;
109
3.3 Implementación de la PMO 9,88 días mar 3/5/22 mar 17/5/22
3.3.1 Selección y contratación de personal 9,88 días mar 3/5/22 mar 17/5/22

Ing. Juan Garzón; Lcdo.

[Link] Elaborar y publicar perfiles 2 días mar 3/5/22 jue 5/5/22 106
Danny López

[Link] Receptar hojas de vida 3 días jue 5/5/22 mar 10/5/22 113 Ing. Juan Garzón

Lcdo. Danny López; Ing.

[Link] Entrevistar candidatos 3 días mar 10/5/22 vie 13/5/22 114
Juan Garzón

Ing. Juan Garzón; Lcdo.

[Link] Seleccionar personal 1 día vie 13/5/22 lun 16/5/22 115
Danny López

Ing. Juan Garzón; Ing.

[Link] Contratar jefe de la PMO 2 horas lun 16/5/22 lun 16/5/22 116
Rómulo Alcívar

Ing. Juan Garzón; Ing.

[Link] Contratar analistas para la PMO 5 horas lun 16/5/22 mar 17/5/22 117
Rómulo Alcívar

3.3.2 Adecuación de Oficina para la PMO 1 día mar 3/5/22 mie 4/5/22
112C
[Link] Instalar de muebles y enseres 1 día mar 3/5/22 mie 4/5/22 Ing. Patricio Cajas [25%]
C
120C
[Link] Instalar equipos Informáticos 1 día mar 3/5/22 mie 4/5/22 Ing. Iván Romero
C
112;
3.3.3 PMO implementada 0 días mar 17/5/22 mar 17/5/22
119
Diseño de los procesos para la gestión de
3.4 36 días mar 17/5/22 mie 6/7/22
Proyectos y Portafolios

Metodología para la formulación de

3.4.1 11 días mar 17/5/22 mie 1/6/22
proyectos

Analista 1 PMO [15%];

Desarrollar la Metodología para la Analista 2 PMO [15%];
[Link] 2 días mar 17/5/22 mar 31/5/22 111
Formulación de Proyectos (MFP) Consultoría; Jefe PMO
[15%]

[Link] Revisar y Aprobar MFP 1 día mar 31/5/22 mie 1/6/22 125 Arq. Juan Urgilez [50%]

Metodología para la selección y

3.4.2 8 días mar 17/5/22 vie 27/5/22
priorización de proyectos

Analista 1 PMO [15%];

Desarrollar la Metodología para la 124C Analista 2 PMO [15%];
[Link] 2 días mar 17/5/22 jue 26/5/22
Selección y Priorización de Proyectos (MSPP) C Consultoría; Jefe PMO
[10%]

[Link] Revisar y Aprobar MSPP 1 día jue 26/5/22 vie 27/5/22 128 Arq. Juan Urgilez [50%]

Metodología para la definición de la

3.4.3 12 días mie 1/6/22 vie 17/6/22
Gobernanza

Analista 1 PMO [25%];

Desarrollar la metodología para la 124; Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días mie 1/6/22 jue 16/6/22
definición de la gobernanza (MDG) 127 Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar MDG 1 día jue 16/6/22 vie 17/6/22 131 Arq. Juan Urgilez [50%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 241

3.4.4 Metodología para la planificación 6 días mie 1/6/22 jue 9/6/22

Analista 1 PMO [25%];

Desarrollar de la metodología para la 130C Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días mie 1/6/22 mie 8/6/22
planificación (MP) C Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar MP 1 día mie 8/6/22 jue 9/6/22 134 Arq. Juan Urgilez [50%]
Metodología para el seguimiento y
3.4.5 6 días vie 17/6/22 lun 27/6/22
control
Analista 1 PMO [25%];
Desarrollar la metodología para el 130; Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días vie 17/6/22 vie 24/6/22
seguimiento y control (MSC) 133 Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar MSC 1 día vie 24/6/22 lun 27/6/22 137 Arq. Juan Urgilez [50%]
3.4.6 Metodología para la gestión de riesgos 6 días vie 17/6/22 lun 27/6/22

Analista 1 PMO [25%];

Desarrollar la metodología para la 136C Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días vie 17/6/22 vie 24/6/22
gestión de riesgos C Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar MGR 1 día vie 24/6/22 lun 27/6/22 140 Arq. Juan Urgilez [50%]
3.4.7 Plantillas y formatos para la gestión 7 días lun 27/6/22 mie 6/7/22

Analista 1 PMO [25%];

136; Analista 2 PMO [25%];
[Link] Desarrollar plantillas 2 días lun 27/6/22 jue 30/6/22
139 Consultoría; Jefe PMO
[25%]

Analista 1 PMO [25%];

Analista 2 PMO [25%];
[Link] Desarrollar formatos 1 día jue 30/6/22 mar 5/7/22 143
Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar PyF 1 día mar 5/7/22 mie 6/7/22 144 Arq. Juan Urgilez [50%]
3.4.8 Metodología para la gestión de cambios 6 días lun 27/6/22 mar 5/7/22

Analista 1 PMO [25%];

Desarrollar la metodología para la 142C Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días lun 27/6/22 lun 4/7/22
gestión de cambios C Consultoría; Jefe PMO
[25%]

[Link] Revisar y Aprobar MGC 1 día lun 4/7/22 mar 5/7/22 147 Arq. Juan Urgilez [50%]
124;
127;
130;
133;
3.4.9 Procesos Diseñados 0 días mie 6/7/22 mie 6/7/22
136;
139;
142;
146
Definición de la herramienta informática
3.5 16,88 días mar 3/5/22 jue 26/5/22
para la Gestión de Proyectos y Portafolios

Listado Priorizado de alternativas de

3.5.1 4 días mar 17/5/22 lun 23/5/22
herramientas Web

Consultoría; Analista 1
Analizar las herramientas web PMO [10%]; Analista 2
[Link] 2 días mar 17/5/22 jue 19/5/22 112
disponibles PMO [10%]; Jefe PMO
[10%]

Analista 1 PMO [10%];

Elaborar matriz de priorización de Analista 2 PMO [10%];
[Link] 1 día jue 19/5/22 lun 23/5/22 152
herramientas web Consultoría; Jefe PMO
[10%]

3.5.2 Presupuesto de adquisición 3 días lun 23/5/22 jue 26/5/22

[Link] Cotizar herramientas web 2 días lun 23/5/22 mie 25/5/22 151 Consultoría
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 242

Elaborar cuadros comparativos de

[Link] 1 día mie 25/5/22 jue 26/5/22 155 Consultoría
cotizaciones

3.5.3 Listado de Usuarios 4,13 días mar 3/5/22 lun 9/5/22

Analista 1 PMO [25%];

112C Analista 2 PMO [25%];
[Link] Levantar información de usuarios 2 días mar 3/5/22 vie 6/5/22
C Consultoría; Lcdo. Danny
López [25%]

Analista 1 PMO [25%];

Analista 2 PMO [25%];
[Link] Definir usuarios y roles 1 día vie 6/5/22 lun 9/5/22 158 Arq. Juan Urgilez [10%];
Consultoría; Jefe PMO
[25%]

Implementación de la herramienta para la

4 8 días jue 26/5/22 mar 7/6/22
Gestión de Proyectos y Portafolios

Selección y Adquisición de la
4.1 2 días jue 26/5/22 lun 30/5/22
herramienta web

Arq. Juan Urgilez [25%];

Jefe PMO [25%]; Ing.
Patricio Cajas [25%];
4.1.1 Seleccionar la herramienta Web 1 día jue 26/5/22 vie 27/5/22 154
Lcdo. Danny López
[25%]; Ec. Diana Cumbe
[25%]

Ing. Iván Romero [50%];

4.1.2 Adquirir la herramienta web 1 día vie 27/5/22 lun 30/5/22 162
Ing. Jean Carlos [50%]

4.2 Configuración de la Herramienta Web 2 días lun 30/5/22 mie 1/6/22

Ing. Iván Romero [25%];

4.2.1 Configurar la interfaz de la herramienta 1 día lun 30/5/22 mar 31/5/22 161 Proveedor Herramienta
Web

Ing. Iván Romero;

Instalar licencias para el uso de la
4.2.2 1 día mar 31/5/22 mie 1/6/22 165 Proveedor Herramienta
herramienta
Web
4.3 Creación de Usuarios y Password 2,63 días mie 1/6/22 vie 3/6/22

Ing. Iván Romero [25%];

Generar usuarios y claves para el personal
4.3.1 1 día mie 1/6/22 jue 2/6/22 164 Proveedor Herramienta
autorizado
Web

Ing. Iván Romero [25%];

Generar las claves para el personal 168C
4.3.2 1 día mie 1/6/22 vie 3/6/22 Proveedor Herramienta
autorizado C
Web

4.4 Manual de la herramienta 4 días mie 1/6/22 mar 7/6/22

Consultoría; Proveedor
167C Herramienta Web;
4.4.1 Desarrollar el Manual de la herramienta 1 día mie 1/6/22 lun 6/6/22
C Analista 1 PMO [25%];
Analista 2 PMO [25%]

Arq. Juan Urgilez [25%];

4.4.2 Aprobar el Manual 4 horas lun 6/6/22 mar 7/6/22 171
Jefe PMO [25%]
161;
Herramienta para la gestión de proyectos 164;
4.5 0 días mar 7/6/22 mar 7/6/22
implementada 167;
170
5 Capacitación 30 días mar 7/6/22 mar 19/7/22
5.1 Capacitaciones de los nuevos procesos 4,5 días mie 6/7/22 mar 12/7/22
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 243

Realizar la capacitación de los nuevos

5.1.1 3 días mie 6/7/22 lun 11/7/22 123 Consultoría
procesos

5.1.2 Evaluar al personal capacitado 1 día lun 11/7/22 mar 12/7/22 176 Consultoría

Enlistar a las personas que aprobaron la

5.1.3 4 horas mar 12/7/22 mar 12/7/22 177 Consultoría
capacitación

Capacitaciones sobre la gestión de

5.2 4,5 días mar 12/7/22 mar 19/7/22
proyectos y Portafolios

Realizar la capacitación sobre la gestión

5.2.1 3 días mar 12/7/22 vie 15/7/22 175 Consultoría
de proyectos y portafolios

5.2.2 Evaluar al personal capacitado 1 día vie 15/7/22 lun 18/7/22 180 Consultoría

Enlistar a las personas que aprobaron la

5.2.3 4 horas lun 18/7/22 mar 19/7/22 181 Consultoría
capacitación

Capacitación de uso de la herramienta

5.3 3,5 días mar 7/6/22 vie 10/6/22
para la gestión de Proyectos y Portafolios

Realizar la capacitación sobre el uso de la Proveedor Herramienta

5.3.1 2 días mar 7/6/22 jue 9/6/22 160
herramienta Web
Proveedor Herramienta
5.3.2 Evaluar al personal capacitado 1 día jue 9/6/22 vie 10/6/22 184
Web
Enlistar a las personas que aprobaron la Proveedor Herramienta
5.3.3 4 horas vie 10/6/22 vie 10/6/22 185
capacitación Web
175;
5.4 Capacitaciones realizadas 0 días mar 19/7/22 mar 19/7/22 179;
183
6 Implementación Piloto 50,75 días mar 12/7/22 mie 21/9/22
6.1 Selección de proyectos Piloto 2,75 días mar 12/7/22 vie 15/7/22
Analista 1 PMO [25%];
Analista 2 PMO [25%];
Arq. Juan Urgilez [25%];
Jefe PMO [25%]; Ing.
6.1.1 Analizar opciones 1 día mar 12/7/22 mie 13/7/22 175
Patricio Cajas [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%];
Jefe PMO [25%]; Ing.
Patricio Cajas [25%]; Ec.
6.1.2 Asignar pilotos 2 días mie 13/7/22 vie 15/7/22 190
Diana Cumbe [25%];
Lcdo. Danny López
[25%]
Analista 1 PMO [25%];
Analista 2 PMO [25%];
6.2 Ejecutar procesos en proyectos Piloto 44 días vie 15/7/22 jue 15/9/22 189
Jefe PMO [25%];
Consultoría
6.3 Informe de ajustes de la Implementación 4 días jue 15/9/22 mie 21/9/22
Analista 1 PMO [25%];
Analista 2 PMO [25%];
6.3.1 Realizar el Informe de ajustes 2 días jue 15/9/22 lun 19/9/22 192
Jefe PMO [25%];
Consultoría

Analista 1 PMO [25%];

Analista 2 PMO [25%];
6.3.2 Evaluar los cambios propuestos 1 día lun 19/9/22 mar 20/9/22 194 Jefe PMO [25%];
Consultoría; Arq. Juan
Urgilez [25%]

Analista 1 PMO [25%];

Analista 2 PMO [25%];
Arq. Juan Urgilez [25%];
6.3.3 Realizar los ajustes aprobados 1 día mar 20/9/22 mie 21/9/22 195
Consultoría; Jefe PMO
[25%]; Ing. Patricio Cajas
[25%]; Ec. Diana Cumbe
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 244

[25%]; Lcdo. Danny

López [25%]

189;
6.4 Implementación piloto realizada 0 días mie 21/9/22 mie 21/9/22 192;
193
7 Despliegue de Procesos 67,25 días mie 21/9/22 vie 23/12/22

Despliegue de la metodología para la

7.1 7,25 días mie 21/9/22 vie 30/9/22
definición de la Gobernanza

Implementación en la Alcaldía
7.1.1 6,25 días mie 21/9/22 jue 29/9/22
Municipal para la Gestión de Portafolios
Analista 1 PMO [50%];
Revisar los procesos actuales en la
[Link] 2 días mie 21/9/22 vie 23/9/22 188 Analista 2 PMO [50%];
Alcaldía Municipal
Jefe PMO [50%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en la
[Link] 2 días lun 26/9/22 mar 27/9/22 201 Analista 2 PMO [50%];
Alcaldía Municipal
Jefe PMO [50%]

Jefe PMO [50%]; Analista

Realizar implementación de la MDG en
[Link] 2 días mie 28/9/22 jue 29/9/22 202 1 PMO [50%]; Analista 2
la Alcaldía Municipal
PMO [50%]

Implementación en el Departamento de
7.1.2 7,25 días mie 21/9/22 vie 30/9/22
Planificación para la Gestión de proyectos
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%];
200C
[Link] departamento de Planificación para la Gestión 2 días mie 21/9/22 lun 26/9/22 Analista 2 PMO [25%];
C
de Proyectos Jefe PMO [25%]

Analista 1 PMO [50%];

Elaborar informe de revisión en el
Analista 2 PMO [50%];
[Link] Departamento de Planificación para la Gestión 2 días lun 26/9/22 mie 28/9/22 205
Jefe PMO [50%]; Arq.
de Proyectos
Juan Urgilez [50%]

Realizar implementación MDG en el Jefe PMO [50%]; Arq.

[Link] Departamento de Planificación para la Gestión 2 días jue 29/9/22 vie 30/9/22 206 Juan Urgilez [50%]; Ing.
de Proyectos Rómulo Alcívar [50%]

Despliegue de la metodología para la

7.2 30,88 días lun 3/10/22 lun 14/11/22
formulación de proyectos

Implementación en el Departamento de mar

7.2.1 6,88 días lun 3/10/22
Obras Públicas 11/10/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días lun 3/10/22 mar 4/10/22 199 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Obras Públicas
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días mie 5/10/22 jue 6/10/22 210
Departamento de Obras Públicas Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MFP en el mar Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días jue 6/10/22 211
Departamento de Obras Públicas 11/10/22 Rómulo Alcívar [50%];
Ing. Patricio Cajas [50%]
Implementación en el Departamento de mie
7.2.2 7,88 días lun 3/10/22
Educación y Cultura 12/10/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 209C
[Link] 2 días lun 3/10/22 mar 4/10/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Educación y Cultura C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días mie 5/10/22 vie 7/10/22 214
Departamento de Educación y Cultura Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 245

Jefe PMO [50%]; Arq.

Realizar implementación MFP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días lun 10/10/22 mie 12/10/22 215
Departamento de Educación y Cultura Rómulo Alcívar [50%];
Ec. Diana Cumbe [50%]
Implementación en el Departamento de mar
7.2.3 8,88 días jue 13/10/22
Planificación 25/10/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 213;
[Link] 2 días jue 13/10/22 vie 14/10/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Planificación 209
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días lun 17/10/22 jue 20/10/22 218
Departamento de Planificación Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MFP en el mar
[Link] 3 días jue 20/10/22 219 Juan Urgilez [50%]; Ing.
Departamento de Planificación 25/10/22
Rómulo Alcívar [50%]

Implementación en el Departamento
7.2.4 6,88 días jue 13/10/22 vie 21/10/22
Administrativo
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 217C
[Link] 2 días jue 13/10/22 vie 14/10/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento Administrativo C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el mar Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días lun 17/10/22 222
Departamento Administrativo 18/10/22 Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]; Ing.
Realizar implementación MFP en el mar
[Link] 3 días vie 21/10/22 223 Rómulo Alcívar [50%];
Departamento Administrativo 18/10/22
Lcdo. Danny López
[50%]
Implementación en el Departamento mar
7.2.5 7 días jue 3/11/22
Financiero 25/10/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el mar 221;
[Link] 2 días jue 27/10/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento Financiero 25/10/22 217
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días jue 27/10/22 lun 31/10/22 226
Departamento Financiero Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MFP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días lun 31/10/22 jue 3/11/22 227
Departamento Financiero Rómulo Alcívar [50%];
Ing. Elio Rojas [50%]
Implementación en el Departamento de mar
7.2.6 7 días jue 3/11/22
Ambiente 25/10/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el mar 225C
[Link] 2 días jue 27/10/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Ambiente 25/10/22 C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días jue 27/10/22 lun 31/10/22 230
Departamento de Ambiente Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MFP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días lun 31/10/22 jue 3/11/22 231
Departamento de Ambiente Rómulo Alcívar [50%];
Ing. Carlos Zúñiga [50%]
Implementación en el Departamento de
7.2.7 7 días jue 3/11/22 lun 14/11/22
Territorio
Analista 1 PMO [50%];
Revisar los procesos actuales en el 229;
[Link] 2 días jue 3/11/22 lun 7/11/22 Analista 2 PMO [50%];
Departamento de Territorio 225
Jefe PMO [50%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días lun 7/11/22 mie 9/11/22 234
Departamento de Territorio Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 246

Jefe PMO [50%]; Arq.

Realizar implementación MFP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días mie 9/11/22 lun 14/11/22 235
Departamento de Territorio Rómulo Alcívar [50%];
Arq. Paul Calle [50%]

Despliegue de la metodología para la

7.3 15 días lun 14/11/22 lun 5/12/22
selección y priorización de proyectos

Implementación en el Concejo
7.3.1 8 días lun 14/11/22 jue 24/11/22
Municipal para la Gestión de Portafolios
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días lun 14/11/22 mie 16/11/22 208 Analista 2 PMO [25%];
Concejo Municipal
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días mie 16/11/22 lun 21/11/22 239
Concejo Municipal Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]

Jefe PMO [50%]; Arq.

Juan Urgilez [50%]; Ing.
Rómulo Alcívar [50%];
Sra. Emma Almeida
[50%]; Ab. Lourdes
Realizar implementación MSPP en el
[Link] 3 días lun 21/11/22 jue 24/11/22 240 Bravo [50%]; Arq. Mario
Concejo Municipal
Crespo [50%]; Ec.
Remigio Vázquez [50%];
Ing. Diana Ortiz [50%];
Sr. Byron Avilés [50%];
Sr. José Peralta [50%]

Implementación en el Departamento mie

7.3.2 7 días lun 14/11/22
Financiero para la Gestión de Portafolios 23/11/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 238C
[Link] 2 días lun 14/11/22 mie 16/11/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento Financiero C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [25%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [25%];
[Link] 2 días mie 16/11/22 vie 18/11/22 243
Departamento Financiero Jefe PMO [25%]; Arq.
Juan Urgilez [25%]
Jefe PMO [25%]; Arq.
Realizar implementación MSPP en el Juan Urgilez [25%]; Ing.
[Link] 3 días vie 18/11/22 mie 23/11/22 244
Departamento Financiero Rómulo Alcívar [25%];
Ing. Elio Rojas [25%]

Implementación en el Departamento de
7.3.3 7 días jue 24/11/22 lun 5/12/22
Planificación para la Gestión de proyectos
Analista 1 PMO [50%];
Revisar los procesos actuales en el 242;
[Link] 2 días jue 24/11/22 lun 28/11/22 Analista 2 PMO [50%];
Departamento de Planificación de Proyectos 238
Jefe PMO [50%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días lun 28/11/22 mie 30/11/22 247
Departamento de Planificación de Proyectos Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MSPP en el
[Link] 3 días mie 30/11/22 lun 5/12/22 248 Juan Urgilez [50%]; Ing.
Departamento de Planificación de Proyectos
Rómulo Alcívar [50%]

Despliegue de la metodología para la

7.4 14 días lun 5/12/22 vie 23/12/22
Gestión de Proyectos

Implementación en el Departamento de mie

7.4.1 7 días lun 5/12/22
Obras Publicas 14/12/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días lun 5/12/22 mie 7/12/22 237 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Obras Públicas
Jefe PMO [25%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 247

Analista 1 PMO [50%];

Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días mie 7/12/22 vie 9/12/22 252
Departamento de Obras públicas Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar implementación MGP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días vie 9/12/22 mie 14/12/22 253
Departamento de Obras Públicas Rómulo Alcívar [50%];
Ing. Patricio Cajas [50%]

Implementación en el Departamento de mie

7.4.2 7 días lun 5/12/22
Educación y Cultura 14/12/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 251C
[Link] 2 días lun 5/12/22 mie 7/12/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Educación y Cultura C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días mie 7/12/22 vie 9/12/22 256
Departamento de Educación y Cultura Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]

Jefe PMO [50%]; Arq.

Realizar implementación MGP en el Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días vie 9/12/22 mie 14/12/22 257
Departamento de Educación y Cultura Rómulo Alcívar [50%];
Ec. Diana Cumbe [50%]

Implementación en el Departamento de mie

7.4.3 7 días vie 23/12/22
Planificación 14/12/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 255;
[Link] 2 días mie 14/12/22 vie 16/12/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Planificación 251
Jefe PMO [25%]

Analista 1 PMO [50%];

Elaborar informe de revisión en el mar Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días vie 16/12/22 260
Departamento de Planificación 20/12/22 Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]

Jefe PMO [50%]; Arq.

Realizar implementación MGP en el mar
[Link] 3 días vie 23/12/22 261 Juan Urgilez [50%]; Ing.
Departamento de Planificación 20/12/22
Rómulo Alcívar [50%]

Implementación en el Departamento de mie

7.4.4 7 días vie 23/12/22
Ambiente 14/12/22
Analista 1 PMO [25%];
Revisar los procesos actuales en el 259C
[Link] 2 días mie 14/12/22 vie 16/12/22 Analista 2 PMO [25%];
Departamento de Ambiente C
Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];
Elaborar informe de revisión en el mar Analista 2 PMO [50%];
[Link] 2 días vie 16/12/22 264
Departamento de Ambiente 20/12/22 Jefe PMO [50%]; Arq.
Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq.
Realizar incorporación MGP en el mar Juan Urgilez [50%]; Ing.
[Link] 3 días vie 23/12/22 265
Departamento de Ambiente 20/12/22 Rómulo Alcívar [50%];
Ing. Carlos Zúñiga [50%]
199;
208;
7.5 Procesos Desplegados 0 días vie 23/12/22 vie 23/12/22
237;
250
8 Gestión del cambio Organizacional 122.25 días mie 6/7/22 vie 23/12/22
Informe de evaluación del cambio
8.1 3 días mie 6/7/22 lun 11/7/22
organizacional

8.1.1 Levantar información 1 día mie 6/7/22 jue 7/7/22 100 Ing. Juan Garzón

8.1.2 Desarrollar informe 2 días jue 7/7/22 lun 11/7/22 270 Ing. Juan Garzón

8.2 Selección de facilitadores del cambio 3 días mar 19/7/22 vie 22/7/22
Arq. Juan Urgilez; Ing.
8.2.1 Análisis de facilitadores 2 días mar 19/7/22 jue 21/7/22 174
Juan Garzón
Arq. Juan Urgilez; Ing.
8.2.2 Listado de facilitadores 1 día jue 21/7/22 vie 22/7/22 273
Juan Garzón
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 248

8.3 Programa de comunicación del cambio 6 días vie 22/7/22 lun 1/8/22

8.3.1 Planificar la comunicación del cambio 3 días vie 22/7/22 mie 27/7/22 272 Ing. Juan Garzón
Ejecutar del plan de comunicación del
8.3.2 3 días mie 27/7/22 lun 1/8/22 276 Ing. Juan Garzón
cambio
8.4 Capacitación del cambio organizacional 1.63 días lun 1/8/22 mar 2/8/22
Realizar la capacitación del cambio
8.4.1 1 día lun 1/8/22 mar 2/8/22 275 Ing. Juan Garzón
organizacional
8.4.2 Evaluar al personal capacitado 2 horas mar 2/8/22 mar 2/8/22 279 Ing. Juan Garzón

Enlistar a las personas que aprobaron la

8.4.3 2 horas mar 2/8/22 mar 2/8/22 280 Ing. Juan Garzón
capacitación
Programa de gamificación para
8.5 102.63 días mar 2/8/22 vie 23/12/22
reconocimiento
8.5.1 Elaborar el programa de reconocimiento 1 día mar 2/8/22 mie 3/8/22 278 Ing. Juan Garzón

8.5.2 Aprobar el programa de reconocimiento 1 día mie 3/8/22 jue 4/8/22 283 Ing. Rómulo Alcívar

198C
8.5.3 Ejecutar el programa de reconocimiento 67 días mie 21/9/22 vie 23/12/22 Ing. Juan Garzón
C

3.5.5 Ruta Crítica

De acuerdo con la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 227) la ruta crítica se compone de las actividades que cuya variación en su duración,

tendrán un efecto directo en la fecha de finalización del proyecto, con actividades

programadas final a inicio, la ruta crítica se describe en la tabla 73.

Tabla 73. Ruta Crítica

EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

Análisis y Diseño de una Oficina de
Dirección de Proyectos (PMO), dentro
de la Dirección de Planificación y
0 245,88 días lun 17/1/22 lun 26/12/22
Gestión Territorial del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal
de La Troncal
1 Gestión del Proyecto 245,88 días lun 17/1/22 lun 26/12/22

1.4 Cierre 141,25 días vie 10/6/22 lun 26/12/22

Actualizar los activos de los vie

1.4.4 1 día lun 26/12/22 188; 198
procesos de la organización. 23/12/22
lun
1.4.5 Proyecto Finalizado 0 días lun 26/12/22 83
26/12/22
7 Despliegue de Procesos 67,25 días mie 21/9/22 vie 23/12/22
Despliegue de la metodología para
7.2 30,88 días lun 3/10/22 lun 14/11/22
la formulación de proyectos
Implementación en el
7.2.2 7,88 días lun 3/10/22 mie 12/10/22
Departamento de Educación y Cultura
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 249

Revisar los procesos actuales en el

[Link] 2 días lun 3/10/22 mar 4/10/22 209CC
Departamento de Educación y Cultura
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días mie 5/10/22 vie 7/10/22 214
Departamento de Educación y Cultura
Realizar implementación MFP en lun
[Link] 3 días mie 12/10/22 215
el Departamento de Educación y Cultura 10/10/22
Implementación en el jue
7.2.3 8,88 días mar 25/10/22
Departamento de Planificación 13/10/22
Revisar los procesos actuales en el jue
[Link] 2 días vie 14/10/22 213; 209
Departamento de Planificación 13/10/22
Elaborar informe de revisión en el lun
[Link] 2 días jue 20/10/22 218
Departamento de Planificación 17/10/22
Realizar implementación MFP en jue
[Link] 3 días mar 25/10/22 219
el Departamento de Planificación 20/10/22
Implementación en el mar
7.2.5 7 días jue 3/11/22
Departamento Financiero 25/10/22
Revisar los procesos actuales en el mar
[Link] 2 días jue 27/10/22 221; 217
Departamento Financiero 25/10/22
Elaborar informe de revisión en el jue
[Link] 2 días lun 31/10/22 226
Departamento Financiero 27/10/22
Realizar implementación MFP en lun
[Link] 3 días jue 3/11/22 227
el Departamento Financiero 31/10/22
Implementación en el mar
7.2.6 7 días jue 3/11/22
Departamento de Ambiente 25/10/22
Revisar los procesos actuales en el mar
[Link] 2 días jue 27/10/22 225CC
Departamento de Ambiente 25/10/22
Elaborar informe de revisión en el jue
[Link] 2 días lun 31/10/22 230
Departamento de Ambiente 27/10/22
Realizar implementación MFP en lun
[Link] 3 días jue 3/11/22 231
el Departamento de Ambiente 31/10/22
Implementación en el
7.2.7 7 días jue 3/11/22 lun 14/11/22
Departamento de Territorio
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días jue 3/11/22 lun 7/11/22 229; 225
Departamento de Territorio
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días lun 7/11/22 mie 9/11/22 234
Departamento de Territorio
Realizar implementación MFP en
[Link] 3 días mie 9/11/22 lun 14/11/22 235
el Departamento de Territorio
Despliegue de la metodología para lun
7.3 15 días lun 5/12/22
la selección y priorización de proyectos 14/11/22
Implementación en el Concejo
lun
7.3.1 Municipal para la Gestión de 8 días jue 24/11/22
14/11/22
Portafolios
Revisar los procesos actuales en el lun
[Link] 2 días mie 16/11/22 208
Concejo Municipal 14/11/22
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 250

Elaborar informe de revisión en el mie

[Link] 2 días lun 21/11/22 239
Concejo Municipal 16/11/22
Realizar implementación MSPP en lun
[Link] 3 días jue 24/11/22 240
el Concejo Municipal 21/11/22
Implementación en el
jue
7.3.3 Departamento de Planificación para la 7 días lun 5/12/22
24/11/22
Gestión de proyectos
Revisar los procesos actuales en el
jue
[Link] Departamento de Planificación de 2 días lun 28/11/22 242; 238
24/11/22
Proyectos
Elaborar informe de revisión en el
lun
[Link] Departamento de Planificación de 2 días mie 30/11/22 247
28/11/22
Proyectos
Realizar implementación MSPP en
mie
[Link] el Departamento de Planificación de 3 días lun 5/12/22 248
30/11/22
Proyectos
Despliegue de la metodología para
7.4 14 días lun 5/12/22 vie 23/12/22
la Gestión de Proyectos
Implementación en el
7.4.1 7 días lun 5/12/22 mie 14/12/22
Departamento de Obras Publicas
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días lun 5/12/22 mie 7/12/22 237
Departamento de Obras Públicas
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días mie 7/12/22 vie 9/12/22 252
Departamento de Obras públicas
Realizar implementación MGP en
[Link] 3 días vie 9/12/22 mie 14/12/22 253
el Departamento de Obras Públicas
Implementación en el
7.4.2 7 días lun 5/12/22 mie 14/12/22
Departamento de Educación y Cultura
Revisar los procesos actuales en el
[Link] 2 días lun 5/12/22 mie 7/12/22 251CC
Departamento de Educación y Cultura
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días mie 7/12/22 vie 9/12/22 256
Departamento de Educación y Cultura
Realizar implementación MGP en
[Link] 3 días vie 9/12/22 mie 14/12/22 257
el Departamento de Educación y Cultura
Implementación en el mie
7.4.3 7 días vie 23/12/22
Departamento de Planificación 14/12/22
Revisar los procesos actuales en el mie
[Link] 2 días vie 16/12/22 255; 251
Departamento de Planificación 14/12/22
Elaborar informe de revisión en el vie
[Link] 2 días mar 20/12/22 260
Departamento de Planificación 16/12/22
Realizar implementación MGP en mar
[Link] 3 días vie 23/12/22 261
el Departamento de Planificación 20/12/22
Implementación en el mie
7.4.4 7 días vie 23/12/22
Departamento de Ambiente 14/12/22
Revisar los procesos actuales en el mie
[Link] 2 días vie 16/12/22 259CC
Departamento de Ambiente 14/12/22
Elaborar informe de revisión en el vie
[Link] 2 días mar 20/12/22 264
Departamento de Ambiente 16/12/22
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 251

Realizar incorporación MGP en el mar

[Link] 3 días vie 23/12/22 265
Departamento de Ambiente 20/12/22
vie 199; 208;
7.5 Procesos Desplegados 0 días vie 23/12/22
23/12/22 237; 250

3.6 Costos

3.6.1 Plan de Gestión de los Costos

De acuerdo con la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 238) el plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del

proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del

proyecto. Los procesos de gestión de los costos, así como sus herramientas y técnicas

asociadas. El referido plan se desarrolla en la tabla 74.

Tabla 74. Plan de Gestión de los Costos

PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos
(PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión
PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de La Troncal”
Tipos de Estimación del Proyecto
Descripción para cada uno de los tipos de estimación, método y nivel de exactitud.
Tipo de Estimación Método de Estimación Nivel de exactitud
Orden de Magnitud (ROM) Análoga De -25% a +50%
Presupuesto Estimado Análoga De -15% a 20%
Presupuesto Definitivo Paramétrica De -5% a +10%
Unidades de Medida
Descripción para cada uno de los recursos identificados, de las unidades que se utilizarán en las estimaciones
Tipo de Recurso Unidad de Medida
Trabajo (Personal) Costo por hora ($/h)
Material (Materiales o Equipos) Costo por unidad ($/u)
Costo (Servicios y Proveedores) Costo por uso ($)
Umbrales de Control
Alcance
Variación Permitida Acción por Exceso de Tolerancia
Proyecto/Fase/Entregable
Varia de +/-5% del costo
Por entregable Se deberá considerar una acción correctiva
previsto o planificado
Métodos de Medición de Valor Ganado
Alcance
Método de medición Modo de Medición
Proyecto/Fase/Entregable
Gestión de valor ganado
Proyecto Completo Informe de Seguimiento de Avance del Proyecto
(EVM)
Fórmulas de Pronóstico de Valor Ganado:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 252

Tipo de Pronóstico Fórmula Modo de Medición

EAC = AC + (BAC-EV)
Estimación a la Conclusión EAC = BAC/CPI Informe de Seguimiento de Avance del
(EAC) EAC = AC + [(BAC-EV) / Proyecto
(CPI x SPI)]

Niveles de Estimación y de Control

Tipo de Estimación Nivel de Estimación Nivel de control de costos
Presupuesto Estimado Por entregable No aplica
Presupuesto Definitivo Por Tarea / Actividad Por entregable
Proceso de Estimación de Costos
La estimación de los costos para este proyecto será análoga y paramétrica por lo cual se debe contar con el Plan
de Gestión de Costos, Plan de Gestión de la Calidad, Línea base del Alcance, Cronograma del Proyecto y el
Registro de Riesgos y Presupuestos de proyectos similares realizados por la empresa. Se deberá seguir el
siguiente procedimiento:

- Analizar la alternativa respecto a los beneficios de hacer, comprar o contratar

- El Director del Proyecto en conjunto con el equipo de trabajo, expertos, colaboradores y con los responsables
de cada una de las tareas realizarán al inicio la estimación de los costos, utilizando la estimación análoga basada
en su experiencia y de datos históricos que estén disponibles.
- Las estimaciones de costos se realizan al inicio del proyecto y se irán afinando con las cotizaciones para tener
una mayor precisión.
- La estimación determinada será colocada en el MS Project para la estimación total del costo del proyecto.
Proceso de Determinar el Presupuesto

Para este proceso se deberá considerar la información del plan de gestión de los costos, plan de gestión de
recursos, línea base del alcance, cronograma del proyecto, estimaciones de los costos, documentos y acuerdos de
la organización.

Una vez realizado la estimación de los costos para cada una de las actividades se determinará de forma
ascendente los costos de los paquetes de trabajo, cuentas de control y entregables del proyecto.

La “línea base de costos” es el presupuesto aprobado por el patrocinador del proyecto donde se incluyen las
reservas para contingencias, pero no se incluye la reserva de gestión y se determina de la siguiente manera:
• Se determina el “costo estimado” del proyecto utilizando la estimación análoga y paramétrica
• La cuenta de control o línea base de costos será la suma de la “estimaciones de los paquetes de trabajo” más
la “reserva de contingencia” que se obtuvo del análisis cuantitativo de riesgos.

El presupuesto se calcula sumando la “línea base de costos” más la reserva de gestión:

- La “reserva de gestión” para el presente proyecto será del 8% de la línea base de costos, está destinada a cubrir
los riesgos desconocidos.

Una vez se apruebe el presupuesto, este será enviado y socializado a los interesados del proyecto.
El desempeño del proyecto será medido con la línea base de costos y no con el presupuesto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 253

Control de los Costos

El Control de los Costos se realiza con la finalidad de monitorear el estado de avance de cada uno de los costos
de las actividades del proyecto, y en caso de que existiese variación o desvío en alguna actividad, se pueda
analizar y tomar medidas preventivas.

Para esto se utilizará el método del Valor Ganado para obtener los siguientes indicadores:
a) Índice de Rendimiento del Costo (Cost Performance Index, CPI). CPI = EV /AC
b) Índice del Rendimiento hasta Concluir (To Complete Performance Index, TCPI). TCPI = (BAC – EV) / (BAC
– AC).
c) Estimado a la Conclusión (Estimate at Completion, EAC). Es el pronóstico del costo final.
d) Estimado hasta concluir (Estimate to Complete, ETC). ETC = EAC – AC
e) Variación a la Conclusión (Variance at Completion, VAC). VAC = BAC – EAC
f) Índice de Rendimiento del Costo a la Conclusión (Cost Performance Index at Conclusión, CPIAC). CPIAC =
BAC / EAC

Los indicadores obtenidos serán compartidos en los avances y reuniones de proyecto, de existir una variación
mayor al 5% con respecto a la Línea Base se procederá a realizar una solicitud de cambio.
Formatos de Gestión de Costos
Formato Descripción
Se encarga de realizar la descripción de la forma en la cual se
Plan de Gestión de Costos
planificarán, estimarán y controlarán los costos del proyecto.

Línea Base de Costos Presupuesto aprobado del proyecto sin incluir las reservas de gestión

Informe de seguimiento de los costos ejecutados donde se incluyen los

Informes de Avance de Costos
indicadores de la gestión del valor ganado
Sistema de Control de Costos
Semanalmente las personas designadas para esta tarea emitirán un reporte de los costos ejecutados, donde se
detallará el entregable, % de avance, costos ejecutados y será enviado al Director de Proyecto.

Con base, a la información recibida el Director de Proyecto recopilará todos los datos y posteriormente los
consolidará para realizar el ingreso de esta a la herramienta utilizada para este fin, MS Project, para poder
generar los reportes de Estado y Avance del Proyecto que serán emitidos mensualmente para los interesados del
proyecto.
Sistemas de Control de Cambios de Costos
En caso de que se presente una solicitud de cambio el Director de Proyecto deberá realizar su revisión y análisis
con el fin de determinar el impacto que se generaría con respecto a los costos, cronograma y por consiguiente en
el alcance del proyecto.
Los cambios serán informados al Comité de Control de Cambios, en la cual se realizará un nuevo análisis y se
solicitará la aprobación o negación de estos.
Los cambios aceptados serán informados a los involucrados del proyecto y ejecutados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 254

3.6.2 Estimación de Costos del Proyecto

De acuerdo con la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017,

pág. 241) la estimación de costos del proyecto consiste en una evaluación cuantitativa de los

costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad, donde se incluye la

identificación y consideración de diversas alternativas de cálculos de costos.

Para la estimación de costos del proyecto detallada en la tabla 75 se utilizaron la

estimación análoga y paramétrica, en los casos de horas de trabajo del personal municipal se

utilizó la estimación análoga debido y en las tareas realizadas por los proveedores la

estimación fue paramétrica y basado en valores de la contratación pública.

Tabla 75. Estimación de Costos del Proyecto

EDT Nombre de tarea Duración Recursos Estimación Costo

Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección

de Proyectos (PMO), dentro de la Dirección
245.88
0 de Planificación y Gestión Territorial del $155,863.15
días
Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de La Troncal
245.88
1 Gestión del Proyecto $130,974.11
días
1.1 Inicio 6.88 días $973.55
1.1.1 Aprobación de la PMO 4.38 días $547.40
Desarrollar el informe de requerimiento
[Link] 2 días Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $76.96
de PMO
Desarrollar el informe de [Link]. para
[Link] 1 día Ing. Juan Garzón Análoga $55.84
PMO
Desarrollar el informe para el Consejo
[Link] 1 día Dr. Wilson Rodas Análoga $76.96
Municipal
Ing. Rómulo Alcívar; Sr. Byron
Avilés; Sr. José Peralta; Sra.
Emma Almeida; Arq. Mario
[Link] Aprobar la PMO 4 horas Análoga $337.64
Crespo; Ec. Remigio Vázquez;
Ing. Diana Ortiz; Ab. Lourdes
Bravo
[Link] PMO Aprobada 0 días $0.00
1.1.2 Acta de constitución 2.25 días $426.15
Arq. Juan Urgilez [20%]; Ec.
Diana Cumbe [50%]; Ing.
[Link] Desarrollar el acta de constitución 2 días Análoga $215.49
Patricio Cajas [20%]; Lcdo.
Danny López [50%]
[Link] Registrar los supuestos 1 día Ec. Diana Cumbe Análoga $76.96
[Link] Registrar los Interesados 1 día Lcdo. Danny López Análoga $76.96
Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link] Aprobar el Acta de constitución 2 horas Análoga $56.74
Urgilez
[Link] Arranque formal del proyecto 0 días $0.00
1.2 Planificación 37.38 días $6,293.00
1.2.1 Plan para la dirección del proyecto 37.38 días $6,293.00
[Link] Plan para la gestión del alcance 4 días $283.77
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 255

Arq. Juan Urgilez [20%]; Ec.

Elaborar el documento de Enunciado Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].1 1 día Análoga $73.11
del Alcance Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión del Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].2 1 día Análoga $76.96
alcance Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].3 Elaborar EDT preliminar 1 día Análoga $76.96
Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Ing. Rómulo Alcívar [25%];
[Link].4 Aprobar el plan de gestión del alcance 8 horas Análoga $56.74
Arq. Juan Urgilez [25%]
[Link] Plan de gestión de los requisitos 6 días $475.95
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].1 Documentar de requisitos 2 días Análoga $153.92
Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].2 2 días Análoga $153.92
requisitos Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Ing. Rómulo Alcívar [25%];
[Link].3 Aprobar el plan de gestión de requisitos 2 horas Análoga $14.19
Arq. Juan Urgilez [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Desarrollar la Matriz de trazabilidad de Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].4 16 horas Análoga $153.92
requisitos Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
[Link] Plan de gestión del cronograma 7.88 días $595.46
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión del Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].1 2 días Análoga $153.92
cronograma Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].2 Elaborar la Lista de actividades 2 días Análoga $153.92
Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].3 Elaborar la Lista de hitos 1 día Análoga $76.96
Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe [25%]; Ing.
[Link].4 Elaborar el Cronograma del proyecto 16 horas Análoga $153.92
Patricio Cajas [25%]; Lcdo.
Danny López [25%]
Aprobar el plan de gestión del Ing. Rómulo Alcívar [25%];
[Link].5 8 horas Análoga $56.74
cronograma Arq. Juan Urgilez [25%]
[Link] Plan de gestión de los costos 4.88 días $1,057.22
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de los
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
costos
Cajas; Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Diana Cumbe; Ing. Patricio
[Link].2 Estimar los costos 2 días Análoga $307.84
Cajas [50%]; Lcdo. Danny
López
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
[Link].3 Elaborar la Línea Base de costos 4 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $153.92
Lcdo. Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].4 Aprobar el plan de gestión de los costos 2 horas Análoga $56.74
Urgilez
[Link] Plan de gestión de calidad 2.5 días $749.38
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
calidad
Cajas; Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
[Link].2 Desarrollar las Métricas de calidad 4 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $153.92
Lcdo. Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].3 Aprobar el plan de gestión de calidad 2 horas Análoga $56.74
Urgilez
[Link] Plan de gestión de los recursos 2.63 días $749.38
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 256

Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.

Desarrollar el plan de gestión de los
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
recursos
Cajas; Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
[Link].2 Levantar los Requisitos de recursos 4 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $153.92
Lcdo. Danny López
Aprobar el plan de gestión de los Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].3 2 horas Análoga $56.74
recursos Urgilez
[Link] Plan de gestión de las comunicaciones 2.13 días $595.46
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de las
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
comunicaciones
Cajas; Lcdo. Danny López
Aprobar el plan de gestión de las Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].2 2 horas Análoga $56.74
comunicaciones Urgilez
[Link] Plan de gestión de riesgos 2.25 días $595.46
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
riesgos
Cajas; Lcdo. Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].2 Aprobar el plan de gestión de riesgos 2 horas Análoga $56.74
Urgilez
[Link] Plan de gestión de las adquisiciones 2 días $595.46
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de gestión de las
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
adquisiciones
Cajas; Lcdo. Danny López
Aprobar el plan de gestión de las Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].2 2 horas Análoga $56.74
adquisiciones Urgilez
Plan de involucramiento de los
[Link] 2.25 días $595.46
interesados
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Desarrollar el plan de involucramiento
[Link].1 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
de los interesados
Cajas; Lcdo. Danny López
Aprobar el plan de involucramiento de Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
[Link].2 2 horas Análoga $56.74
los interesados Urgilez
[Link] Planificación del Proyecto realizado 0 días $0.00
166.88
1.3 Monitoreo y control $121,522.68
días
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
Elaborar Informes de desempeño del
1.3.1 2 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $76.96
trabajo
Lcdo. Danny López
Ing. Rómulo Alcívar; Arq. Juan
1.3.2 Aprobar Entregables 4 horas Urgilez; Ing. Carlos Zúñiga; Ing. Análoga $190.44
Elio Rojas
Ec. Diana Cumbe; Ing. Patricio
Recopilar la Información de desempeño del
1.3.3 1 día Cajas [50%]; Lcdo. Danny Análoga $38.48
trabajo
López
110.63
1.3.4 Cerrar Adquisiciones $121,216.80
días
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Gestionar pago del anticipo (50%) de la Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] 4 horas Paramétrica $45,143.36
consultoría Elio Rojas; Consultoría
[$45,000.00]
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Gestionar pago de avance (25%) de la Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] 4 horas Paramétrica $22,643.36
consultoría Elio Rojas; Consultoría
[$22,500.00]
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Gestionar pago de avance (25%) de la Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] 4 horas Paramétrica $22,643.36
consultoría Elio Rojas; Consultoría
[$22,500.00]
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] Gestionar pago de la herramienta web 4 horas Paramétrica $20,143.36
Elio Rojas; Proveedor
Herramienta Web [$20,000.00]
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Gestionar el pago de la Compra de Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] 2 horas Paramétrica $3,671.68
muebles y enseres para la PMO Elio Rojas; Muebles para PMO
[$3,600.00]
Arq. Juan Urgilez; Ing. Jean
Gestionar el pago de la Compra de Carlos; Ing. Carlos Zúñiga; Ing.
[Link] 2 horas Paramétrica $6,971.68
equipos y sistemas informáticos Elio Rojas; Equipo Informático
para PMO [$6,900.00]
[Link] Adquisiciones cerradas 0 días $0.00
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 257

141.25
1.4 Cierre $2,184.88
días
Ec. Diana Cumbe; Ing. Patricio
1.4.1 Actualizar los documentos del proyecto 1 día Análoga $230.88
Cajas; Lcdo. Danny López
1.4.2 Transferir el resultado final. 75.75 días $769.60
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Verificar entregables de los procesos de
[Link] 2 días Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $538.72
la PMO
Cajas; Lcdo. Danny López
[Link] Verificar entregables de capacitación 26.75 días $230.88
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
Verificar entregables de capacitación
[Link].1 2 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $76.96
de nuevos procesos
Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
Verificar entregables de capacitación
[Link].2 2 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $76.96
académica de gestión de proyectos
Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez; Ec. Diana
Verificar entregables de capacitación
[Link].3 2 horas Cumbe; Ing. Patricio Cajas; Análoga $76.96
de herramienta web
Lcdo. Danny López
1.4.3 Realizar el Informe final 3.25 días $953.52
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
[Link] Realizar un Informe ejecutivo 1 día Diana Cumbe; Ing. Patricio Análoga $269.36
Cajas; Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez [50%]; Ec.
Diana Cumbe; Ing. Patricio
[Link] Validar el entregable principal 2 días Análoga $568.72
Cajas; Lcdo. Danny López; Ing.
Rómulo Alcívar [10%]
Ec. Diana Cumbe; Ing. Patricio
[Link] Elaborar el acta de entrega 4 horas Análoga $115.44
Cajas; Lcdo. Danny López
Actualizar los activos de los procesos de la Ec. Diana Cumbe; Ing. Patricio
1.4.4 1 día Análoga $230.88
organización. Cajas; Lcdo. Danny López
1.4.5 Proyecto Finalizado 0 días $0.00
2 Contratación de la Consultoría 23 días $3,800.60
2.1 Documentos de la etapa preparatoria 5 días $473.00
Elaboración de términos de referencia y Arq. Juan Urgilez [25%]; Ing.
2.1.1 4 días Análoga $153.92
presupuesto referencial Patricio Cajas [25%]
2.1.2 Certificación Presupuestaria y del PAC 2 días Ing. Elio Rojas; Ing. Jean Carlos Análoga $265.60
Ing. Rómulo Alcívar [10%];
2.1.3 Elaboración y Aprobación de Pliegos 1 día Arq. Juan Urgilez [25%]; Ing. Análoga $53.48
Patricio Cajas [25%]
2.2 Etapa Precontractual 15 días $3,023.68
2.2.1 Publicación en SERCOP 2 días Ing. Jean Carlos [25%] Análoga $27.92
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe; Ing. Patricio
2.2.2 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones 3 días Análoga $577.20
Cajas [25%]; Lcdo. Danny
López
Ing. Jean Carlos; Arq. Juan
Urgilez [25%]; Ec. Diana
2.2.3 Recepción y calificación de ofertas 4 días Análoga $992.96
Cumbe; Ing. Patricio Cajas
[25%]; Lcdo. Danny López
Arq. Juan Urgilez [25%]; Ec.
Diana Cumbe; Ing. Patricio
2.2.4 Informe de comisión técnica 3 días Análoga $577.20
Cajas [25%]; Lcdo. Danny
López
Ing. Jean Carlos; Dr. Wilson
2.2.5 Resolución y Publicación de Adjudicación 3 días Análoga $848.40
Rodas; Ing. Rómulo Alcívar
2.3 Contrato 3 días $303.92
2.3.1 Elaborar contrato 2 días Dr. Rodrigo Idrobo Análoga $153.92
Consultoría; Ing. Rómulo
2.3.2 Suscribir contrato 1 día Análoga $150.00
Alcívar
2.3.3 Consultoría contratada 0 días $0.00
3 Análisis y Diseño de la PMO 54.88 días $2,928.12
3.1 Informe de Diagnóstico Organizacional 5 días $0.00
3.1.1 Analizar la organización 2 días Consultoría Paramétrica $0.00
3.1.2 Evaluar Nivel de madurez 3 días Consultoría Paramétrica $0.00
3.1.3 Analizar los resultados 1 día Consultoría Paramétrica $0.00
3.1.4 Elaborar Conclusiones y recomendaciones 1 día Consultoría Paramétrica $0.00
3.2 Diseño de la PMO 4 días $769.60
Diseñar la Estructura y funciones de la
3.2.1 2 días Consultoría Paramétrica $0.00
PMO
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 258

Elaborar la Lista de Responsabilidades y

3.2.2 2 días Consultoría Paramétrica $0.00
Perfiles del Personal para la PMO
Arq. Juan Urgilez [50%];
Consultoría; Ing. Rómulo
Alcívar; Ing. Juan Garzón; Ab.
Lourdes Bravo; Arq. Mario
3.2.3 Aprobar el Diseño de la PMO 1 día Análoga $769.60
Crespo; Ec. Remigio Vázquez;
Ing. Diana Ortiz; Sr. José
Peralta; Sra. Emma Almeida; Sr.
Byron Avilés
3.2.4 Diseño de la PMO realizada 0 días $0.00
3.3 Implementación de la PMO 9.88 días $1,219.51
3.3.1 Selección y contratación de personal 9.88 días $1,144.43
Ing. Juan Garzón; Lcdo. Danny
[Link] Elaborar y publicar perfiles 2 días Análoga $265.60
López
[Link] Receptar hojas de vida 3 días Ing. Juan Garzón Análoga $167.52
Lcdo. Danny López; Ing. Juan
[Link] Entrevistar candidatos 3 días Análoga $398.40
Garzón
Ing. Juan Garzón; Lcdo. Danny
[Link] Seleccionar personal 1 día Análoga $132.80
López
Ing. Juan Garzón; Ing. Rómulo
[Link] Contratar jefe de la PMO 2 horas Análoga $51.46
Alcívar
Ing. Juan Garzón; Ing. Rómulo
[Link] Contratar analistas para la PMO 5 horas Análoga $128.65
Alcívar
3.3.2 Adecuación de Oficina para la PMO 1 día $75.08
[Link] Instalar de muebles y enseres 1 día Ing. Patricio Cajas [25%] Análoga $19.24
[Link] Instalar equipos informáticos 1 día Ing. Iván Romero Análoga $55.84
3.3.3 PMO implementada 0 días $0.00
Diseño de los procesos para la gestión de
3.4 36 días $822.74
Proyectos y Portafolios
Metodología para la formulación de
3.4.1 11 días $73.89
proyectos
Analista 1 PMO [15%]; Analista
Desarrollar la Metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [15%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $35.41
Formulación de Proyectos (MFP)
PMO [15%]
[Link] Revisar y Aprobar MFP 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
Metodología para la selección y
3.4.2 8 días $73.89
priorización de proyectos
Analista 1 PMO [15%]; Analista
Desarrollar la Metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [15%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $35.41
Selección y Priorización de Proyectos (MSPP)
PMO [10%]
[Link] Revisar y Aprobar MSPP 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
Metodología para la definición de la
3.4.3 12 días $106.80
Gobernanza
Analista 1 PMO [25%]; Analista
Desarrollar la metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
definición de la gobernanza (MDG)
PMO [25%]
[Link] Revisar y Aprobar MDG 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
3.4.4 Metodología para la planificación 6 días $106.80
Analista 1 PMO [25%]; Analista
Desarrollar de la metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
planificación (MP)
PMO [25%]
[Link] Revisar y Aprobar MP 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Paramétrica $38.48
Metodología para el seguimiento y
3.4.5 6 días $106.80
control
Analista 1 PMO [25%]; Analista
Desarrollar la metodología para el
[Link] 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
seguimiento y control (MSC)
PMO [25%]
[Link] Revisar y Aprobar MSC 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
3.4.6 Metodología para la gestión de riesgos 6 días $106.80
Analista 1 PMO [25%]; Analista
Desarrollar la metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
gestión de riesgos
PMO [25%]
[Link] Revisar y Aprobar MGR 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
3.4.7 Plantillas y formatos para la gestión 7 días $140.96
Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] Desarrollar plantillas 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
PMO [25%]
Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] Desarrollar formatos 1 día 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $34.16
PMO [25%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 259

[Link] Revisar y Aprobar PyF 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
3.4.8 Metodología para la gestión de cambios 6 días $106.80
Analista 1 PMO [25%]; Analista
Desarrollar la metodología para la
[Link] 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $68.32
gestión de cambios
PMO [25%]
[Link] Revisar y Aprobar MGC 1 día Arq. Juan Urgilez [50%] Análoga $38.48
3.4.9 Procesos Diseñados 0 días $0.00
Definición de la herramienta informática
3.5 16.88 días $116.28
para la Gestión de Proyectos y Portafolios
Listado Priorizado de alternativas de
3.5.1 4 días $40.99
herramientas Web
Consultoría; Analista 1 PMO
Analizar las herramientas web
[Link] 2 días [10%]; Analista 2 PMO [10%]; Paramétrica $27.33
disponibles
Jefe PMO [10%]
Analista 1 PMO [10%]; Analista
Elaborar matriz de priorización de
[Link] 1 día 2 PMO [10%]; Consultoría; Jefe Paramétrica $13.66
herramientas web
PMO [10%]
3.5.2 Presupuesto de adquisición 3 días $0.00
[Link] Cotizar herramientas web 2 días Consultoría Paramétrica $0.00
Elaborar cuadro comparativo de
[Link] 1 día Consultoría Paramétrica $0.00
cotizaciones
3.5.3 Listado de Usuarios 4.13 días $75.29
Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] Levantar información de usuarios 2 días 2 PMO [25%]; Consultoría; Paramétrica $53.63
Lcdo. Danny López [25%]
Analista 1 PMO [25%]; Analista
2 PMO [25%]; Arq. Juan
[Link] Definir usuarios y roles 1 día Paramétrica $21.66
Urgilez [10%]; Consultoría; Jefe
PMO [25%]
Implementación de la herramienta para la
4 8 días $274.30
Gestión de Proyectos y Portafolios
Selección y Adquisición de la herramienta
4.1 2 días $146.76
web
Arq. Juan Urgilez [25%]; Jefe
PMO [25%]; Ing. Patricio Cajas
4.1.1 Seleccionar la herramienta Web 1 día Análoga $90.92
[25%]; Lcdo. Danny López
[25%]; Ec. Diana Cumbe [25%]
Ing. Iván Romero [50%]; Ing.
4.1.2 Adquirir la herramienta web 1 día Análoga $55.84
Jean Carlos [50%]
4.2 Configuración de la Herramienta Web 2 días $69.80
Ing. Iván Romero [25%];
4.2.1 Configurar la interfaz de la herramienta 1 día Análoga $13.96
Proveedor Herramienta Web
Instalar licencias para el uso de la Ing. Iván Romero; Proveedor
4.2.2 1 día Análoga $55.84
herramienta Herramienta Web
4.3 Creación de Usuarios y Password 2.63 días $27.92
Generar usuarios y claves para el personal Ing. Iván Romero [25%];
4.3.1 1 día Análoga $13.96
autorizado Proveedor Herramienta Web
Generar las claves para el personal Ing. Iván Romero [25%];
4.3.2 1 día Análoga $13.96
autorizado Proveedor Herramienta Web
4.4 Manual de la herramienta 4 días $29.82
Consultoría; Proveedor
Herramienta Web; Analista 1
4.4.1 Desarrollar el Manual de la herramienta 1 día Paramétrica $20.20
PMO [25%]; Analista 2 PMO
[25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Jefe
4.4.2 Aprobar el Manual 4 horas Análoga $9.62
PMO [25%]
Herramienta para la gestión de proyectos
4.5 0 días $0.00
implementada
5 Capacitación 30 días $0.00
5.1 Capacitaciones de los nuevos procesos 4.5 días $0.00
Realizar la capacitación de los nuevos
5.1.1 3 días Consultoría Paramétrica $0.00
procesos
5.1.2 Evaluar al personal capacitado 1 día Consultoría Paramétrica $0.00
Enlistar a las personas que aprobaron la
5.1.3 4 horas Consultoría Paramétrica $0.00
capacitación
Capacitaciones sobre la gestión de
5.2 4.5 días $0.00
proyectos y Portafolios
Realizar la capacitación sobre la gestión de
5.2.1 3 días Consultoría Paramétrica $0.00
proyectos y portafolios
5.2.2 Evaluar al personal capacitado 1 día Consultoría Paramétrica $0.00
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 260

Enlistar a las personas que aprobaron la

5.2.3 4 horas Consultoría Paramétrica $0.00
capacitación
Capacitación de uso de la herramienta
5.3 3.5 días $0.00
para la gestión de Proyectos y Portafolitos
Realizar la capacitación sobre el uso de la
5.3.1 2 días Proveedor Herramienta Web Paramétrica $0.00
herramienta
5.3.2 Evaluar al personal capacitado 1 día Proveedor Herramienta Web Paramétrica $0.00
Enlistar a las personas que aprobaron la
5.3.3 4 horas Proveedor Herramienta Web Paramétrica $0.00
capacitación
5.4 Capacitaciones realizadas 0 días $0.00
6 Implementación Piloto 50.75 días $1,961.50
6.1 Selección de proyectos Piloto 2.75 días $225.62
Analista 1 PMO [25%]; Analista
2 PMO [25%]; Arq. Juan
Urgilez [25%]; Jefe PMO
6.1.1 Analizar opciones 1 día Análoga $43.78
[25%]; Ing. Patricio Cajas
[25%]; Ec. Diana Cumbe [25%];
Lcdo. Danny López [25%]
Arq. Juan Urgilez [25%]; Jefe
PMO [25%]; Ing. Patricio
6.1.2 Asignar pilotos 2 días Análoga $181.84
Cajas[25%];Ec. Diana Cumbe
[25%];Lcdo. Danny López[25%]
Analista 1 PMO [25%]; Analista
6.2 Ejecutar procesos en proyectos Piloto 44 días 2 PMO [25%]; Jefe PMO Paramétrica $1,503.04
[25%];Consultoría
6.3 Informe de ajustes de la Implementación 4 días $232.84
Analista 1 PMO [25%]; Analista
6.3.1 Realizar el Informe de ajustes 2 días 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]; Paramétrica $68.32
Consultoría
Analista 1 PMO [25%]; Analista
2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%];
6.3.2 Evaluar los cambios propuestos 1 día Paramétrica $53.40
Consultoría; Arq. Juan
Urgilez[25%]
Analista 1 PMO [25%] ;Analista
2 PMO [25%];Arq. Juan
Urgilez[25%]; Consultoría; Jefe
6.3.3 Realizar los ajustes aprobados 1 día Análoga $111.12
PMO [25%];Ing. Patricio
Cajas[25%];Ec. Diana Cumbe
[25%];Lcdo. Danny López[25%]
6.4 Implementación piloto realizada 0 días $0.00
7 Despliegue de Procesos 67.25 días $10,992.68
Despliegue de la metodología para la
7.1 7.25 días $737.53
definición de la Gobernanza
Implementación en la Alcaldía
7.1.1 6.25 días $354.08
Municipal para la Gestión de Portafolios
Revisar los procesos actuales en la Analista 1 PMO [50%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $136.64
Alcaldía Municipal 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]
Elaborar informe de revisión en la Analista 1 PMO [50%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $94.76
Alcaldía Municipal 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]
Jefe PMO [50%]; Analista 1
Realizar implementación de la MDG en
[Link] 2 días PMO [50%]; Analista 2 PMO Análoga $122.68
la Alcaldía Municipal
[50%]
Implementación en el Departamento de
7.1.2 7.25 días $383.45
Planificación para la Gestión de proyectos
Revisar los procesos actuales en el
Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] departamento de Planificación para la Gestión de 2 días Análoga $48.12
2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Proyectos
Elaborar informe de revisión en el Analista 1 PMO [50%]; Analista
[Link] Departamento de Planificación para la Gestión 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $76.96
de Proyectos Arq. Juan Urgilez[50%]
Realizar implementación MDG en el Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
[Link] Departamento de Planificación para la Gestión 2 días Urgilez[50%]; Ing. Rómulo Análoga $258.37
de Proyectos Alcívar[50%]
Despliegue de la metodología para la
7.2 30.88 días $4,996.10
formulación de proyectos
Implementación en el Departamento de
7.2.1 6.88 días $737.80
Obras Públicas
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Obras Públicas 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 261

Analista 1 PMO [50%]; Analista

Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $213.60
Departamento de Obras Públicas
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $455.88
Departamento de Obras Públicas Alcívar[50%]; Ing. Patricio
Cajas[50%]
Implementación en el Departamento de
7.2.2 7.88 días $686.84
Educación y Cultura
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Educación y Cultura 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $106.80
Departamento de Educación y Cultura
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $511.72
Departamento de Educación y Cultura Alcívar[50%]; Ec. Diana Cumbe
[50%]
Implementación en el Departamento de
7.2.3 8.88 días $575.07
Planificación
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $54.36
Departamento de Planificación 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $110.47
Departamento de Planificación
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el
[Link] 3 días Urgilez[50%]; Ing. Rómulo Análoga $410.24
Departamento de Planificación
Alcívar[50%]
Implementación en el Departamento
7.2.4 6.88 días $737.80
Administrativo
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento Administrativo 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $213.60
Departamento Administrativo
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $455.88
Departamento Administrativo Alcívar[50%]; Lcdo. Danny
López[50%]
Implementación en el Departamento
7.2.5 7 días $662.58
Financiero
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento Financiero 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $76.96
Departamento Financiero
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $517.30
Departamento Financiero Alcívar[50%]; Ing. Elio
Rojas[50%]
Implementación en el Departamento de
7.2.6 7 días $737.80
Ambiente
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Ambiente 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $213.60
Departamento de Ambiente
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MFP en el Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $455.88
Departamento de Ambiente Alcívar[50%]; Ing. Carlos
Zúñiga[50%]
Implementación en el Departamento de
7.2.7 7 días $858.20
Territorio
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [50%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $136.64
Departamento de Territorio 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $213.60
Departamento de Territorio
Arq. Juan Urgilez[50%]
Realizar implementación MFP en el Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
[Link] 3 días Análoga $507.96
Departamento de Territorio Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 262

Alcívar[50%]; Arq. Paul Calle

[50%]
Despliegue de la metodología para la
7.3 15 días $2,567.53
selección y priorización de proyectos
Implementación en el Concejo
7.3.1 8 días $1,387.24
Municipal para la Gestión de Portafolios
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Concejo Municipal 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $106.80
Concejo Municipal
Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Urgilez[50%]; Ing. Rómulo
Alcívar[50%]; Sra. Emma
Almeida[50%]; Ab. Lourdes
Realizar implementación MSPP en el Bravo [50%]; Arq. Mario
[Link] 3 días Análoga $1,212.12
Concejo Municipal Crespo [50%]; Ec. Remigio
Vázquez[50%]; Ing. Diana
Ortiz[50%]; Sr. Byron
Avilés[50%]; Sr. José
Peralta[50%]
Implementación en el Departamento
7.3.2 7 días $405.85
Financiero para la Gestión de Portafolios
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%];Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento Financiero 2 PMO [25%];Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [25%];Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [25%];Jefe PMO Análoga $106.80
Departamento Financiero
[25%];Arq. Juan Urgilez[25%]
Jefe PMO [25%];Arq. Juan
Realizar implementación MSPP en el Urgilez[25%];Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $230.73
Departamento Financiero Alcívar[25%];Ing. Elio
Rojas[25%]
Implementación en el Departamento de
7.3.3 7 días $774.44
Planificación para la Gestión de proyectos
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [50%];Analista
[Link] 2 días Análoga $136.64
Departamento de Planificación de Proyectos 2 PMO [50%];Jefe PMO [50%]
Analista 1 PMO [50%];Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%];Jefe PMO Análoga $213.60
Departamento de Planificación de Proyectos
[50%];Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%];Arq. Juan
Realizar implementación MSPP en el
[Link] 3 días Urgilez[50%];Ing. Rómulo Análoga $424.20
Departamento de Planificación de Proyectos
Alcívar[50%]
Despliegue de la metodología para la
7.4 14 días $2,691.52
Gestión de Proyectos
Implementación en el Departamento de
7.4.1 7 días $684.92
Obras Publicas
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%];Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Obras Públicas 2 PMO [25%];Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%];Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%];Jefe PMO Análoga $76.96
Departamento de Obras públicas
[50%];Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MGP en el Urgilez[50%];Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $539.64
Departamento de Obras Públicas Alcívar[50%];Ing. Patricio
Cajas[50%]
Implementación en el Departamento de
7.4.2 7 días $737.80
Educación y Cultura
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Educación y Cultura 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO Análoga $213.60
Departamento de Educación y Cultura
[50%];Arq. Juan Urgilez[50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MGP en el Urgilez [50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $455.88
Departamento de Educación y Cultura Alcívar [50%]; Ec. Diana
Cumbe [50%]
Implementación en el Departamento de
7.4.3 7 días $637.80
Planificación
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Planificación 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 263

Analista 1 PMO [50%]; Analista

Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $145.28
Departamento de Planificación
Arq. Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar implementación MGP en el
[Link] 3 días Urgilez [50%]; Ing. Rómulo Análoga $424.20
Departamento de Planificación
Alcívar [50%]
Implementación en el Departamento de
7.4.4 7 días $631.00
Ambiente
Revisar los procesos actuales en el Analista 1 PMO [25%]; Analista
[Link] 2 días Análoga $68.32
Departamento de Ambiente 2 PMO [25%]; Jefe PMO [25%]
Analista 1 PMO [50%]; Analista
Elaborar informe de revisión en el
[Link] 2 días 2 PMO [50%]; Jefe PMO [50%]; Análoga $106.80
Departamento de Ambiente
Arq. Juan Urgilez [50%]
Jefe PMO [50%]; Arq. Juan
Realizar incorporación MGP en el Urgilez [50%]; Ing. Rómulo
[Link] 3 días Análoga $455.88
Departamento de Ambiente Alcívar [50%]; Ing. Carlos
Zúñiga [50%]
7.5 Procesos Desplegados 0 días $0.00
122.25
8 Gestión del cambio Organizacional $4.931,84
días
Informe de evaluación del cambio
8.1 3 días $167,52
organizacional
8.1.1 Levantar información 1 día Ing. Juan Garzón Análoga $55,84
8.1.2 Desarrollar informe 2 días Ing. Juan Garzón Análoga $111,68
8.2 Selección de facilitadores del cambio 3 días $398,40
Arq. Juan Urgilez; Ing. Juan
8.2.1 Análisis de facilitadores 2 días Análoga $265,60
Garzón
Arq. Juan Urgilez; Ing. Juan
8.2.2 Listado de facilitadores 1 día Análoga $132,80
Garzón
8.3 Programa de comunicación del cambio 6 días $335,04

8.3.1 Planificar la comunicación del cambio 3 días Ing. Juan Garzón Análoga $167,52
Ejecutar del plan de comunicación del
8.3.2 3 días Ing. Juan Garzón Análoga $167,52
cambio
8.4 Capacitación del cambio organizacional 1.63 días $83,76
Realizar la capacitación del cambio
8.4.1 1 día Ing. Juan Garzón Análoga $55,84
organizacional
8.4.2 Evaluar al personal capacitado 2 horas Ing. Juan Garzón Análoga $13,96
Enlistar a las personas que aprobaron la
8.4.3 2 horas Ing. Juan Garzón Análoga $13,96
capacitación
Programa de gamificación para 102.63
8.5 $3.947,12
reconocimiento días
8.5.1 Elaborar el programa de reconocimiento 1 día Ing. Juan Garzón Análoga $55,84
8.5.2 Aprobar el programa de reconocimiento 1 día Ing. Rómulo Alcívar Análoga $150,00
8.5.3 Ejecutar el programa de reconocimiento 67 días Ing. Juan Garzón Análoga $3.741,28

3.6.3 Presupuesto del Proyecto y Gestión de Reservas

El presupuesto del proyecto detallado en la figura 32 es de $175.979,89 que se

compone de la línea base de costos de $162.944,34 más un 8% contemplado por la

administración municipal para la reserva de gestión en caso de riesgos que no son conocidos.

Para obtener la línea base de costos (cuenta de control) se consideraron los costos de

los paquetes de trabajo $155,863.15 más la reserva de contingencia $7.081,19 obtenida en el

apartado 3.2.4 Análisis cuantitativo de riesgos.

Figura 32. Presupuesto del Proyecto y Gestión de Reservas

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 264

Presupuesto del Reserva de Gestión

Proyecto
$13.035,55
Cantidad Total
$175.979,89 8% de la línea Base
Línea base de Cuenta de Reserva para contingencias
Costos Control
$7.081,19
$162.944,34 $162.944,34
Estimaciones de Costos de
los Paquetes de Trabajo

$155.863,15

3.6.4 Curva S

La curva S del proyecto se muestra en la figura 33, se observa el costo acumulado del

proyecto durante los doce meses de su duración.

Figura 33. Curva S

Curva S del proyecto

$180.000
$160.000
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$-

Costos acumulados

3.7 Calidad

3.7.1 Plan de Gestión de Calidad

El Plan de gestión de calidad acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (PMI, 2017, pág. 286) es el documento que describe cómo se implementarán las

políticas, procedimientos y pautas aplicables para alcanzar los objetivos de calidad, además
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 265

de describir las actividades y recursos para ejecutarlos; en la tabla 76 se desarrolla el referido

plan:

Tabla 76. Plan de Gestión de Calidad

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro
PMO-DP-
de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
GADMLT-01
Descentralizado Municipal de La Troncal”
Política de calidad

La calidad se enfocará en la satisfacción del cliente, en la mejora continua a lo largo del desarrollo
del proyecto, considerando el cumplimiento de la normativa y procesos vigentes en el GAD
Municipal, Adicionalmente se tomarán en cuenta las consideraciones por parte de los interesados y
miembros del equipo del proyecto que servirán para que los entregables cumplan con las
expectativas del producto final esperado.

Línea base de calidad del proyecto

Frecuencia
Factor de Objetivo de Métrica Para Frecuencia de
Fórmula de
Calidad Calidad Utilizar Reporte
Medición

Cumplimiento % de Entregables
de la línea base cumplimiento terminados /
Alcance Semanal Mensual
del alcance de los Entregables
definido. entregables planificados

Índice de
Cumplimiento
Desempeño
de los tiempos
Tiempo de SPI=EV/PV Semanal Mensual
establecidos en
Cronograma
la línea base
(SPI)

Cumplimiento Índice de
de la línea base Desempeño
Costo CPI=EV/AC Semanal Mensual
de los costos de Costo
definidos. (CPI)

Índice de
Índice de TCPI=
Desempeño
Desempeño del desempeño (BAC-
del trabajo Semanal Mensual
Proyecto menor o igual a EV)/(BAC-
por completar
1 AC)
(TCPI)
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 266

Satisfacción Usuarios
Desempeño del por parte de los % de satisfechos/
Mensual Mensual
entregable usuarios mayor satisfacción Total de
al 80% usuarios
# de
Total de incidencias
Incidencias del % Incidencias resueltas/
Organización Mensual Mensual
producto resueltas Total de
resueltas Incidencias
reportadas
Roles para la gestión de la calidad
Objetivos: Responsable inicial y final de la calidad del proyecto.
Funciones: Será la persona encargada de brindar su aprobación a cada entregable
del proyecto y validará la calidad durante el desarrollo del proyecto.
Nivel de Autoridad: Alta, tiene responsabilidad en la toma de decisiones en
cualquier fase del proyecto.
Rol 1:
Reporta a: El Patrocinador es el Alcalde de La Troncal, reporta al Concejo
Patrocinador
Cantonal.
del Proyecto
Supervisa a: Director del proyecto.
Requisitos de conocimientos: Administración.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, comunicación, resolución de conflictos,
facilitador.
Requisitos de experiencia: Ninguno.
Objetivos: Responsable de garantizar la calidad del proyecto
Funciones: Es la persona encargada de evaluar los entregables del proyecto,
gestionar solicitudes de cambio y registrar los costos directos e indirectos por el
aseguramiento de la calidad.
Nivel de Autoridad: Alta, tiene total responsabilidad sobre los miembros del
equipo del proyecto y del desarrollo de los entregables respecto a su duración,
Rol 2: Director calidad y costo planificado.
del Proyecto Reporta a: Patrocinador del proyecto
Supervisa a: Miembros del Equipo del proyecto
Requisitos de conocimientos: Gestión de proyectos
Requisitos de habilidades: Habilidades interpersonales y de equipo, liderazgo,
toma de decisiones, resolución de conflictos, escucha activa, iniciativa.
Requisitos de experiencia: 2 años en cargos similares.
Objetivos: Responsable de asegurar la calidad de los entregables en función a los
estándares y normas definidas.
Funciones: Asegurar el cumplimiento de las normas y los estándares de calidad,
realizar inspecciones periódicas de calidad.
Rol 3: Nivel de Autoridad: Baja, con mayor nivel de autoridad del personal operativo y
Miembros del de los Proveedores.
Equipo del
Reporta a: Director del proyecto
Proyecto
Supervisa a: Personal operativo / proveedores
Requisitos de conocimientos: Gestión de proyectos y conocimientos técnicos
Requisitos de habilidades: Trabajar en equipo, comunicación, solución de
conflictos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 267

Requisitos de experiencia: 2 años experiencia conforme a su especialidad

Organización para la calidad del proyecto

Documentos normativos para la calidad

Mejora de Procesos
Procedimientos Reuniones de Calidad
Resolución de Problemas
Plan de Gestión de Calidad
Plantillas
Métricas de Calidad
Formatos Plan de Gestión de Calidad
Métricas
Checklists
Acciones Correctivas
Procesos de gestión de la calidad
Enfoque Descripción
Se desarrollará con el monitoreo semanal y el reporte mensual del desempeño del
proyecto, también el seguimiento de los resultados obtenidos durante el proceso de
inspección / auditoría.
Aseguramiento Las observaciones donde se requiera de una mejora o una corrección se
de la Calidad formalizarán mediante el Plan de Gestión de Cambios
Se llevará un seguimiento y control de las solicitudes de cambio, acciones
correctivas, preventivas e incidencias para asegurar su implementación y
efectividad.
Se desarrollará conforme a los resultados de la Conformidad o disconformidad de
los entregables desarrollados.
Control de
Calidad A los entregables con estado de "disconformidad" se les gestionará la mejora
correspondiente hasta poder obtener aceptación o conformidad por parte del
interesado.
Mejora de Se basa en el ciclo PHVA en sus siglas en español, en el cual se consideran los
Procesos siguientes aspectos:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 268

Planificar: Se detectan actividades para mejorar y se establecen metas u objetivos.

Hacer: Se realizan los cambios definidos para introducir la mejora propuesta

Verificar: Se revisa el correcto funcionamiento de la mejora aplicada
Actuar: Se debe evaluar y comparar los resultados con el funcionamiento de las
actividades previo a la implementación de la mejora.
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO),

dentro de la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del PMO-DP-GADMLT-01
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal”
Procedimiento de mejora de procesos
Para realizar la mejora de un proceso por parte de los interesados claves, se debe ejecutar el
siguiente procedimiento:
1.- El interesado deberá indicar el proceso al cual se desea realizar el plan de mejora
2.- El Equipo de mejora determina la oportunidad de mejora para el proceso
3.- Levantar y analizar la información para mejorar el proceso
4.- Determinar y aplicar las acciones de mejora al proceso seleccionado
5.- Verificar el proceso para evidenciar que las acciones de mejora han sido efectivas
6.- Estandarizar las mejoras realizadas para introducirlas en el proceso

3.7.2 Métricas de Calidad del Proyecto

Las métricas de calidad acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (PMI, 2017, pág. 287) describen de manera específica un atributo del producto o

del proyecto, y la manera en que se verificará su cumplimiento; en la tabla 77 se desarrollan

las referidas métricas.

Tabla 77. Métricas de Calidad del Proyecto

Métrica de Calidad del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de
Proyectos (PMO), dentro de la Dirección de
Planificación y Gestión Territorial del Gobierno PMO-DP-GADMLT-01
Autónomo Descentralizado Municipal de La
Troncal”
Factor de calidad relevante
Desempeño del Proyecto
Definición del factor de calidad
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 269

Se encuentra asociado al cumplimiento de la línea base del alcance, tiempo y presupuesto. El

cumplimiento de todos los factores definidos permitirá asegurar satisfacción de los interesados
respecto a los entregables conforme a las expectativas del proyecto.
Propósito de la métrica
La meta fundamental de la métrica es monitorear el desempeño del proyecto en alcance, tiempo y
costos. El proyecto no deberá presentar desviaciones que superen el 10% con respecto a la línea base
de tiempo y costo.
Definición operacional

El Director del Proyecto es el responsable de actualizar los índices de Valor Ganado EVM, donde
están incluidos los índices de desempeño de cronograma y costo. La actualización la realizará con
una frecuencia semanal y los reportes se realizarán de manera mensual con información detallada.

Método de medición
1. Se recopilará información de los avances de valor ganado, fechas de inicio y fin, porcentaje de
trabajo realizado y costo real, los cuales que serán ingresados al software MS Project.

2. Se realizará el cálculo de los índices de desempeño de:

• Cronograma (SPI)
• Costos (CPI)
• Trabajo por completar (TCPI)
3. Con los cálculos realizados de los indicadores de desempeño se realizará un informe de
seguimiento del proyecto
4.- El informe de seguimiento será revisado en conjunto con el Patrocinador para evaluar si se debe
realizar o no medidas correctivas o preventivas.
5.- De realizarse una acción correctiva o preventiva el Director del proyecto será el responsable de
realizar la socialización de las desviaciones tomadas.
Resultado deseado
1. SPI no debe ser menor al 0,90.
2. CPI no debe ser menor al 0,90
3. TCPI debe ser menor o igual a 1.
Enlace con objetivos organizacionales
Se contribuirá con los objetivos de la organización, mismos de los cuales forma parte la
implementación del proyecto y que se enlazan como se indica a continuación:
• Marcar un proceso estándar para la gestión de portafolios y proyectos en el GAD Municipal.
• Aumentar la cantidad de proyectos desarrollados
• Aumentar el presupuesto devengado
• Ahorro en costos de los proyectos
• Mejora en los indicadores de inversión
• Aprendizaje y crecimiento en uso de nuevas metodologías para la gestión de proyectos.
Responsable del factor de calidad
Será el responsable de obtener la rentabilidad
Patrocinador del Proyecto del proyecto y el cumplimiento del alcance,
tiempo y costos.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 270

Será el responsable de la calidad del proyecto,

Director del Proyecto y de promover la mejora continua para lograr
los objetivos planteados.
Responsable de asegurar la calidad de los
Miembros del Equipo del Proyecto entregables en función a los requisitos,
estándares y normas establecidas.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 271

Estándar o
Actividades de Calidad Calidad Calidad
EDT Nombre de tarea Métrica Norma de Responsable
Control Alta Media Baja
Calidad Aplicable

Aprobación a la Aprobación por

1.1 Inicio primera presentación parte del 1 entre 2 y 3 >3
del borrador Patrocinador

Aprobación a la Aprobación por

1.2 Planificación primera presentación parte del 1 entre 2 y 4 >4
del borrador Patrocinador
Director del
PMBOK vigente
Proyecto
Aprobación a la Aprobación por
1.3 Monitoreo y control primera presentación parte del 1 entre 2 y 5 >5
del borrador Patrocinador

Aprobación a la Aprobación por

1.4 Cierre primera presentación parte del 1 entre 2 y 6 >6
del borrador Patrocinador

Formato Standard
Aprobación a la
de la organización Director del Revisión por parte
2.1 Documentos de la etapa preparatoria primera presentación 1 entre 2 y 3 >3
para Proyecto del Jefe de compras
del borrador
procedimientos

Número de
Formato Standard
proveedores
de la organización Director del Revisión por parte
2.2 Etapa Precontractual revisados/Total de 1 entre 2 y 3 >3
para Proyecto del Jefe de compras
proveedores
procedimientos
concursantes

Formato Standard
Aprobación a la
de la organización Director del Revisión por parte
2.3 Contrato primera presentación 1 entre 2 y 3 >3
para Proyecto del Jefe de compras
del borrador
procedimientos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 272

Aprobación a la Revisión por parte

Informe de Diagnóstico Formato del
3.1 primera presentación Proveedor del Director del 1 entre 2 y 3 >3
Organizacional proveedor
del borrador Proyecto

Formato Standard Aprobación por

Aprobación a la
de la organización Director del parte del
3.2 Diseño de la PMO primera presentación <1 entre 2 y 3 >3
para Proyecto Patrocinador de
del borrador
procedimientos Proyecto

Formato Standard Aprobación por

Número de incidencias
de la organización Director del parte del entre 99%
3.3 Implementación de la PMO resueltas/Total de 100% > 90%
para Proyecto Patrocinador de y 90%
incidencias
procedimientos Proyecto
Formato Standard
Número de contratos Aprobación por
de la organización Jefe de Recursos entre 99%
3.3.1 Selección y contratación de personal cerrados vs Contratos parte del Director de 100% > 80%
para Humanos y 80%
pendientes Proyecto
procedimientos
Número de versiones Aprobación por
Metodología para la formulación
3.4.1 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
de proyectos
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

Metodología para la selección y
3.4.2 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
priorización de proyectos
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

Metodología para la definición de
3.4.3 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
la Gobernanza
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

3.4.4 Metodología para la planificación posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

Metodología para el seguimiento y
3.4.5 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
control
borrador Proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 273

Número de versiones Aprobación por

Metodología para la gestión de
3.4.6 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
riesgos
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

Plantillas y formatos para la
3.4.7 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
gestión
borrador Proyecto

Número de versiones Aprobación por

Metodología para la gestión de
3.4.8 posterior al primer PMBOK vigente Proveedor 1 parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
cambios
borrador Proyecto

Formato Standard
Definición de la herramienta Aprobación a la Aprobación por
de la organización Director del
3.5 informática para la Gestión de Proyectos primera presentación parte del Director de 1 entre 2 y 3 >3
para Proyecto
y Portafolios del borrador Proyecto
procedimientos

Formato Standard
Aprobación por
Selección y Adquisición de la de la organización
4.1 Contrato cerrado Jefe de Compras parte del Director de 100% - 0%
herramienta web para
Proyecto
procedimientos

Personal Revisión por parte

Capacitaciones de los nuevos Formato del entre 99%
5.1 capacitado/Total de Proveedor 1 del Director del 100% > 80%
procesos proveedor y 80%
participantes Proyecto

Personal Revisión por parte

Capacitaciones sobre la gestión de Formato del entre 99%
5.2 capacitado/Total de Proveedor 1 del Director del 200% > 80%
proyectos y Portafolios proveedor y 80%
participantes Proyecto

Capacitación de uso de la herramienta Personal Revisión por parte

Formato del entre 99%
5.3 para la gestión de Proyectos y capacitado/Total de Proveedor 2 del Director del 300% > 80%
proveedor y 80%
Portafolios participantes Proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 274

Formato Standard
Número de incidencias Revisión por parte
de la organización entre 99%
6 Implementación Piloto resueltas/Total de Proveedor 1 del Director del 100% > 90%
para y 90%
incidencias Proyecto
procedimientos

Número de proyectos
6.1 Selección de proyectos Piloto 5 entre 5 y 3 >3
seleccionados
Número de versiones Formato Standard
Ejecutar procesos en proyectos Aprobación por
6.2 posterior al primer de la organización Director del 1 entre 2 y 3 >3
Piloto parte del
borrador para Proyecto
Patrocinador
Numero de procedimientos
Informe de ajustes de la entre 1%
6.3 observaciones/Total 0% > 30%
Implementación y 30%
de nuevos procesos

Número de versiones Aprobación por

Despliegue de la metodología para la Director del
7.1 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
definición de la Gobernanza Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en la Alcaldía Director del
7.1.1 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Municipal para la Gestión de Portafolios Proyecto
borrador Patrocinador

Implementación en el Número de versiones Aprobación por

Director del
7.1.2 Departamento de Planificación para la posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Proyecto
Gestión de proyectos borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Despliegue de la metodología para la Director del
7.2 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
formulación de proyectos Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.1 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Departamento de Obras Públicas Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.2 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Departamento de Educación y Cultura Proyecto
borrador Patrocinador
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 275

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.3 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Departamento de Planificación Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.4 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Departamento Administrativo Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.5 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 3 >3
Departamento Financiero Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.6 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 4 >4
Departamento de Ambiente Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del
7.2.7 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 5 >5
Departamento de Territorio Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Despliegue de la metodología para la Director del
7.3 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 6 >6
selección y priorización de proyectos Proyecto
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Concejo Director del
7.3.1 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 7 >7
Municipal para la Gestión de Portafolios Proyecto
borrador Patrocinador

Implementación en el Número de versiones Aprobación por

Director del
7.3.2 Departamento Financiero para la posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 8 >8
Proyecto
Gestión de Portafolios borrador Patrocinador

Implementación en el Número de versiones Aprobación por

Director del
7.3.3 Departamento de Planificación para la posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 entre 2 y 9 >9
Proyecto
Gestión de proyectos borrador Patrocinador
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 276

Número de versiones Aprobación por

Despliegue de la metodología para la Director del entre 2 y
7.4 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 > 10
Gestión de Proyectos Proyecto 10
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del entre 2 y
7.4.1 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 > 11
Departamento de Obras Publicas Proyecto 11
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del entre 2 y
7.4.2 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 > 12
Departamento de Educación y Cultura Proyecto 12
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del entre 2 y
7.4.3 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 > 13
Departamento de Planificación Proyecto 13
borrador Patrocinador

Número de versiones Aprobación por

Implementación en el Director del entre 2 y
7.4.4 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 > 14
Departamento de Ambiente Proyecto 14
borrador Patrocinador

Formato Standard
Entregables Miembro del Aprobación por
de la organización entre 99%
7.5 Procesos Desplegados aceptados/Entregables equipo del parte del Director de 100% > 90%
para y 90%
pendientes proyecto Proyecto
procedimientos

Número de versiones Aprobación por

Plan de Gestión del Cambio Metodología de Jefe de talento Entre 2 y
8 posterior al primer parte del 1 >3
Organizacional talento humano humano 3
borrador patrocinador

Número de versiones Formato de Aprobación por

Informe de evaluación del cambio Jefe de talento Entre 2 y
8.1 posterior al primer informes parte del 1 >3
organizacional humano 3
borrador institucional patrocinador
Número de Jefe de talento
Aprobación por
Selección de facilitadores del facilitadores Metodología de humano Entre 5 y
8.2 parte del >11 <5
cambio seleccionados de cada talento humano Director del 10
patrocinador
área Proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 277

Número de versiones Aprobación por

Programa de comunicación del Jefe de talento Entre 2 y
8.3 posterior al primer PMBOK vigente parte del 1 >3
cambio humano 3
borrador patrocinador

Personal Revisión por parte

Capacitación del cambio Metodología de Jefe de talento entre 99%
8.4 capacitado/Total de del Director del 100% > 80%
organizacional talento humano humano y 80%
participantes Proyecto

Numero de Aprobación por

Programa de gamificación para Metodología de Jefe de talento entre 1%
8.5 observaciones/Total parte del 0% > 30%
reconocimiento talento humano humano y 30%
de nuevos procesos patrocinador
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 278

3.7.3 Formato de Lista de Verificación de la Calidad

Para realizar la verificación de calidad de cada entregable según los parámetros ya

definidos se utilizará el formato detallado en la tabla 78.

Tabla 78. Formato de Lista de Verificación de Calidad

LISTA DE VERIFICACIÓN DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos
(PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión
PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
La Troncal”
Propósito de la lista de verificación de calidad
El propósito de la lista de verificación es el de enlistar los entregables y registrar la conformidad,
observaciones o comentarios que resulten al momento de verificar el estatus de los activos desarrollados
Preparado por:
Fecha de Inspección:
Fecha de elaboración:
Listado de paquetes de trabajo para mediciones de calidad
Conformid Observac
EDT Descripción Métrica Comentarios
ad iones
1.1 Aprobación a la primera
presentación del borrador
1.1 Inicio
1.1 1.2 Aprobación a la primera
1.2 Planificación
1.2 presentación del borrador
1.3 Monitoreo y
1.3 1.3 Aprobación a la primera
control
1.4 presentación del borrador
1.4 Cierre
1.4 Aprobación a la primera
presentación del borrador
2.1 Aprobación a la primera
2.1 Documentos de presentación del borrador
2.1 la etapa preparatoria 2.2 Numero de proveedores
2.2 2.2 Etapa revisados/Total de proveedores
2.3 Precontractual concursantes
2.3 Contrato 2.3 Aprobación a la primera
presentación del borrador
3.1 Informe de
3.1 Aprobación a la primera
Diagnóstico
presentación del borrador
Organizacional
3.1 3.2 Aprobación a la primera
3.2 Diseño de la
3.2 presentación del borrador
PMO
3.3 3.3 Aprobación a la primera
3.3 Implementación
3.3.1 presentación del borrador
de la PMO
3.3.1 Número de contratos
3.3.1 Selección y
cerrados vs Contratos pendientes
contratación de personal
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 279

3.4.1 Metodología
para la formulación de
proyectos
3.4.2 Metodología
3.4.1 Número de versiones
para la selección y
posterior al primer borrador
priorización de
3.4.2 Número de versiones
proyectos
posterior al primer borrador
3.4.3 Metodología
3.4.1 3.4.3 Número de versiones
para la definición de la
3.4.2 posterior al primer borrador
Gobernanza
3.4.3 3.4.4 Número de versiones
3.4.4 Metodología
3.4.4 posterior al primer borrador
para la planificación
3.4.5 3.4.5 Número de versiones
3.4.5 Metodología
3.4.6 posterior al primer borrador
para el seguimiento y
3.4.7 3.4.6 Número de versiones
control
3.4.8 posterior al primer borrador
3.4.6 Metodología
3.4.7 Número de versiones
para la gestión de
posterior al primer borrador
riesgos
3.4.8 Número de versiones
3.4.7 Plantillas y
posterior al primer borrador
formatos para la gestión
3.4.8 Metodología
para la gestión de
cambios
3.5 Definición de la
herramienta informática
3.5 Aprobación a la primera
para la Gestión de
3.5 presentación del borrador
Proyectos y Portafolios
4.1 4.1 Contrato cerrado vs Contrato
4.1 Selección y
pendiente
Adquisición de la
herramienta web
5.1 Capacitaciones
de los nuevos procesos
5.1 Personal capacitado/Total de
5.2 Capacitaciones
participantes
5.1 sobre la gestión de
5.2 Personal capacitado/Total de
5.2 proyectos y Portafolios
participantes
5.3 5.3 Capacitación de
5.3 Personal capacitado/Total de
uso de la herramienta
participantes
para la gestión de
Proyectos y Portafolios
6 Implementación 6 Número de incidencias
Piloto resueltas/Total de incidencias
6.1 Selección de 6.1 Numero de proyectos
6
proyectos Piloto seleccionados
6.1
6.2 Ejecutar procesos 6.2 Número de versiones
6.2
en proyectos Piloto posterior al primer borrador
6.3
6.3 Informe de 6.3 Numero de
ajustes de la observaciones/Total de nuevos
implementación procesos
7.1 Despliegue de la
metodología para la
definición de la
Gobernanza 7.1 Número de versiones
7.1.1 posterior al primer borrador
7.1
Implementación en la 7.1.1 Número de versiones
7.1.1
Alcaldía Municipal para posterior al primer borrador
7.1.2
la Gestión de 7.1.2 Número de versiones
Portafolios posterior al primer borrador
7.1.2
Implementación en el
Departamento de
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 280

Planificación para la
Gestión de proyectos

7.2 Despliegue de la
metodología para la
formulación de
proyectos
7.2.1
Implementación en el
Departamento de Obras
Públicas
7.2.2
Implementación en el
Departamento de 7.2 Número de versiones
Educación y Cultura posterior al primer borrador
7.2.3 7.2.1 Número de versiones
Implementación en el posterior al primer borrador
Departamento de 7.2.2 Número de versiones
Planificación posterior al primer borrador
7.2.4 7.2.3 Número de versiones
Implementación en el posterior al primer borrador
Departamento 7.2.4 Número de versiones
7.2
Administrativo posterior al primer borrador
7.2.1
7.2.5 7.2.5 Número de versiones
7.2.2
Implementación en el posterior al primer borrador
7.2.3
Departamento 7.2.6 Número de versiones
7.2.4
Financiero posterior al primer borrador
7.2.5
7.2.6 7.2.7 Número de versiones
7.2.6
Implementación en el posterior al primer borrador
7.2.7
Departamento de 7.3 Número de versiones
7.3
Ambiente posterior al primer borrador
7.3.1
7.2.7 7.3.1 Número de versiones
7.3.2
Implementación en el posterior al primer borrador
7.3.3
Departamento de 7.3.2 Número de versiones
7.4
Territorio posterior al primer borrador
7.4.1
7.3 Despliegue de la 7.3.3 Número de versiones
7.4.2
metodología para la posterior al primer borrador
7.4.3
selección y priorización 7.4 Número de versiones
7.4.4
de proyectos posterior al primer borrador
7.3.1 7.4.1 Número de versiones
Implementación en el posterior al primer borrador
Concejo Municipal para 7.4.2 Número de versiones
la Gestión de posterior al primer borrador
Portafolios 7.4.3 Número de versiones
7.3.2 posterior al primer borrador
Implementación en el 7.4.4 Número de versiones
Departamento posterior al primer borrador
Financiero para la
Gestión de Portafolios
7.3.3
Implementación en el
Departamento de
Planificación para la
Gestión de proyectos
7.4 Despliegue de la
metodología para la
Gestión de Proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 281

7.4.1
Implementación en el
Departamento de Obras
Publicas
7.4.2
Implementación en el
Departamento de
Educación y Cultura
7.4.3
Implementación en el
Departamento de
Planificación
7.4.4
Implementación en el
Departamento de
Ambiente

7.5 Procesos 7.5 Entregables

7.5
Desplegados aceptados/Entregables pendientes
8 Plan de Gestión del
Cambio Organizacional
8.1 Informe de 8. Número de versiones posterior
evaluación del cambio al primer borrador
organizacional 8.1 Número de versiones
8
8.2 Selección de posterior al primer borrador
8.1
facilitadores del cambio 8.2 Número de facilitadores
8.2
8.3 Programa de seleccionados de cada área
8.3
comunicación del 8.3 Número de versiones
8.4
cambio posterior al primer borrador
8.5
8.4 Capacitación del 8.4 Personal capacitado/Total de
cambio organizacional participantes
8.5 Programa de 8.5 Numero de
gamificación para observaciones/Total de nuevos
reconocimiento procesos
Aprobado
Revisado por:
por:
Fecha de
Fecha de revisión: aprobación
:

3.8 Recursos

3.8.1 Plan de Gestión de Recursos

El plan de gestión de recursos acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (PMI, 2017, pág. 318) proporciona una guía sobre cómo se deberían categorizar,

asignar, gestionar y liberar los recursos del proyecto; en la tabla 79 se desarrollan el

mencionado plan.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 282

Tabla 79. Plan de Gestión de Recursos

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la

PMO-DP-
Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
GADMLT-01
Descentralizado Municipal de La Troncal”

Proceso de identificación y selección de recursos

Para la identificación de los recursos del proyecto es necesario contar con el Acta de Constitución
del Proyecto, Plan de Gestión de la Calidad, Línea Base del Alcance, Cronograma del proyecto,
Documentación de Requisitos, Registro de Riesgos e Interesados e Información de Proyectos
anteriores para definir de forma análoga los recursos necesarios para el desarrollo del presente
proyecto.
Los recursos principales del proyecto se detallan a continuación:
Patrocinador (Alcalde)
Aprobadores (concejales)
Director de Proyecto (Director de Planificación)
Equipo de Proyecto (Director de Obras Públicas, Director Administrativo, Directora de Cultura)
Colaboradores (Jefe de compras públicas, Jefe de Talento Humano, Jefe de plan de desarrollo y
ordenamiento territorial y Jefe de sistemas Informáticos)

Proceso de Adquisición de Recursos

Los Recursos Humanos que serán utilizados en el proyecto podrán ser internos o externos a la
organización
los recursos que forman parte de la organización:
El Patrocinador podrá elegir a los colaboradores que formarán parte del proyecto.
El Director de Proyecto debe indicar al Patrocinador la cantidad de recursos y las actividades que
realizarán cada uno de ellos.
El Patrocinador aprobará las asignaciones de los recursos internos y deberá delegar personal de
apoyo para el área donde se escogió el recurso.
Se debe cumplir la normativa relacionada a talento humano para la asignación y traslado de
colaboradores municipales.
Los recursos que no forman parte de la organización (proveedores):
Se realizará el proceso de selección para escoger al Recurso Humano que cumpla con las
características necesarias para el desarrollo del proyecto.
El Patrocinador aprobará o negará la contratación del recurso humano escogido y se continuará o
cerrará el reclutamiento.
Los recursos físicos serán adquiridos en el proceso de adquisiciones siguiendo con el Plan de Gestión
de las Adquisiciones
Capacitación

En la fase de capacitaciones, se desarrollarán 3 capacitaciones por parte de un proveedor externo:

1.-Capacitaciones de los nuevos procesos para la gestión de proyectos
2.-Capacitaciones académicas sobre la gestión de proyectos y portafolios
3.-Capacitación de uso de la herramienta para la gestión de proyectos y portafolios

Desarrollo del Equipo

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 283

Para desarrollar al equipo se considerará:

Desarrollar habilidades para la gestión de conflictos, motivación, trabajo en equipo
Desarrollo de habilidades para el uso de herramientas informáticas
Capacitaciones
Evaluaciones (individuales y equipo)

Control de Recursos

Los métodos para que los recursos se encuentren disponibles cuando se los necesite son:
Desarrollar habilidades de negociación e influencia
Desarrollo de plan para resolución de conflictos
Evaluaciones de desempeño del trabajo
Uso de sistemas informáticos

Organigrama del Proyecto

El siguiente grafico especifica la estructura organizacional del proyecto:

Asignación de Recursos del Proyecto:

Asignación de Recursos Humanos:
Nombre del Tasa
Designación Rol Tipo Trabajo
recurso estándar
Ing. Rómulo
Alcalde Patrocinador Trabajo $18,75/hora 255,9 horas
Alcívar
Sr. Byron
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Avilés
Sra. Emma
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Almeida
Ab. Lourdes
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Bravo
Arq. Mario
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Crespo
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 284

Ing. Diana
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Ortiz
Sr. José
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Peralta
Ec. Remigio
Concejal Aprobadores Trabajo $9,38/hora 24 horas
Vázquez
Arq. Juan Director de Director del
Proyecto
Trabajo $9,62/hora 560,15 horas
Urgilez Planificación
Ing. Patricio Director de Obras Miembro del
Equipo
Trabajo $9,62/hora 303,45 horas
Cajas Públicas
Ing. Elio
Director Financiero Control Trabajo $9,62/hora 58 horas
Rojas
Lcdo. Danny Miembro del
Director Administrativo Equipo
Trabajo $9,62/hora 400,25 horas
López
Ec. Diana Miembro del
Directora de Cultura Equipo
Trabajo $9,62/hora 360,25 horas
Cumbe

Ing. Carlos Director de Gestión

Control Trabajo $9,62/hora 48 horas
Zúñiga Ambiental

Dr. Wilson
Secretario del Concejo Asesor Trabajo $9,62/hora 32 horas
Rodas
Dr. Rodrigo
Asesor Jurídico Asesor Trabajo $9,62/hora 16 horas
Idrobo
Ing. Jean Jefe de Compras
Colaborador Trabajo $6,98/hora 100 horas
Carlos Públicas
Ing. Juan Jefe de Talento
Colaborador Trabajo $6,98/hora 747 horas
Garzón Humano
Jefe de Plan de
Arq. Paul Desarrollo y
Colaborador Trabajo $6,98/hora 12 horas
Calle Ordenamiento
Territorial
Ing. Iván Jefe de Sistemas
Colaborador Trabajo $6,98/hora 26 horas
Romero Informáticos
Asignación de Recursos No Humanos:
Nombre del recurso Tipo Tasa estándar
Consultoría Costo $ 90.000,00
Herramienta Web Costo $ 20.000,00
Muebles para PMO Material $ 3.600,00
Equipo Informático para PMO Material $ 6.900,00
2
1

1.4
1.3
1.2
1.1
EDT
3.8.2

Inicio

Cierre
Planificación
Gestión del Proyecto

Monitoreo y control

Contratación de la Consultoría
Entregables

Paquetes de Trabajo
Matriz de Asignación de Responsabilidades
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL

A
A
Patrocinador Alcalde
R=Responsable
80) para cada paquete de trabajo que se ejecutará en el proyecto.

A
A
A
Aprobadores Concejal
Tabla 80. Matriz de Asignación de Responsabilidades

A
A
A
Aprobadores Concejal

A
A
A
Aprobadores Concejal
A=Aprueba

A
A
A
Aprobadores Concejal

A
A
A
Aprobadores Concejal

A
A
A

Aprobadores Concejal
A
A
A
C=consultar

Aprobadores Concejal
A
A
A
A
A

Director del Proyecto Director de Planificación

R
R
R
R
R

Miembro del Equipo Director de Obras

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM)

Públicas
R
R
R
R
R

Miembro del Equipo Directora de Cultura

I=Informar

R
R
R
R
R

Miembro del Equipo Director Administrativo

I
C
C
C
C

Control Director Financiero

I
C
C
C
C

Control Director de Gestión

Recursos Humanos

Ambiental
I
I
I

Asesor Secretario del Concejo

I
I
I

Asesor Asesor Jurídico

I
I
I

R
C

Colaborador Jefe de Compras Públicas

I
I
I
I
I

Colaborador Jefe de Talento Humano

I
I
I
I
I

Colaborador Jefe de Plan de Desarrollo

y Ordenamiento
I
I
I
I
I

Colaborador de Sistemas
285

JefeTerritorial
Informáticos
Consultoría Proveedor 1
Una vez conocidos los recursos humanos que intervendrán en el proyecto se elaboró la matriz de asignación de responsabilidades (tabla

Herramienta Web Proveedor 2

Personal para la PMO Colaboradores nuevos

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 286

2.1 Documentos de la etapa preparatoria A R R R I I C

2.1.1 Elaboración de términos de referencia y presupuesto referencial A A A A A A A A R R R R I I R R C

2.1.2 Certificación Presupuestaria y del PAC R I I I I I R C A

2.1.3 Elaboración y Aprobación de Pliegos R I I I I I R C A

2.2 Etapa Precontractual A C I I R

2.2.1 Publicación en SERCOP I C I I R R A
2.2.2 Preguntas, Respuestas y Aclaraciones A R R R C C I

2.2.3 Recepción y calificación de ofertas A R C C I I R

2.2.4 Informe de comisión técnica A R R R C I

2.2.5 Resolución y Publicación de Adjudicación A C C C I I R
2.3 Contrato R C C C I I A
3 Análisis y Diseño de la PMO A A A A A A A A R C C C C C I I I I I R
3.1 Informe de Diagnóstico Organizacional C C C C C C I I R
3.2 Diseño de la PMO A A A A A A A A C I I I I I R
3.2.1 Diseñar la Estructura y funciones de la PMO C I I I R
Elaborar la Lista de Responsabilidades y Perfiles del Personal
3.2.2 A C C C C C I I C R
para la PMO
3.2.3 Aprobar el Diseño de la PMO A A A A A A A A A C C C
3.3 Implementación de la PMO A A A A A A A A A C C C A A
3.3.1 Selección y contratación de personal A A C C C I I I I R
3.3.2 Adecuación de Oficina para la PMO I C C C I I R
Diseño de los procesos para la gestión de Proyectos y
3.4 A A A A A A A C C C C C C I I I I R R
Portafolios

3.4.1 Metodología para la formulación de proyectos A C C C C C I I I I R R

3.4.2 Metodología para la selección y priorización de proyectos A C C C C C I I I I R R

3.4.3 Metodología para la definición de la Gobernanza A C C C C C I I I I R R

3.4.4 Metodología para la planificación A C C C C C I I I I R R
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 287

3.4.5 Metodología para el seguimiento y control A C C C C C I I I I R R

3.4.6 Metodología para la gestión de riesgos A C C C C C I I I I R R

3.4.7 Plantillas y formatos para la gestión A C C C C C I I I I R R

3.4.8 Metodología para la gestión de cambios A C C C C C I I I I R R

Definición de la herramienta informática para la Gestión de

3.5 A C C C C C I I I I R R
Proyectos y Portafolios

3.5.1 Listado Priorizado de alternativas de herramientas Web A C C C C C I I I I R R

3.5.2 Presupuesto de adquisición A C C C C C I I I I R R

3.5.3 Listado de Usuarios A C C C C C I I I I R R
Implementación de la herramienta para la Gestión de
4 A C C C I I R I I
Proyectos y Portafolios

4.1 Selección y Adquisición de la herramienta web A R C C

4.2 Configuración de la Herramienta Web I A R I

4.3 Creación de Usuarios y Password I I I I I I A C R C
4.4 Manual de la herramienta A I C R I
5 Capacitación A I I I R R C
5.1 Capacitaciones de los nuevos procesos A I I I R C

5.2 Capacitaciones sobre la gestión de proyectos y Portafolios A I I I I I R C

Capacitación de uso de la herramienta para la gestión de

5.3 A I I I I I R C
Proyectos y Portafolios

6 Implementación Piloto A A A A A A A A C I I I I I R
6.1 Selección de proyectos Piloto A C C C I I R
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 288

6.2 Ejecutar procesos en proyectos Piloto A C C C I I R

6.3 Informe de ajustes de la Implementación A C C C I I R

7 Despliegue de Procesos A A A A A A A A C C C C C C C C I I I I I R
Despliegue de la metodología para la definición de la
7.1 A I I I I I I C R
Gobernanza

Implementación en la Alcaldía Municipal para la Gestión

7.1.1 A I I I I I I C R
de Portafolios

Implementación en el Departamento de Planificación para

7.1.2 A I I I I I C R
la Gestión de proyectos

Despliegue de la metodología para la formulación de

7.2 A I I I I I I C R
proyectos

7.2.1 Implementación en el Departamento de Obras Públicas I A I I I I C R

Implementación en el Departamento de Educación y

7.2.2 I I A I I I C R
Cultura

7.2.3 Implementación en el Departamento de Planificación A I I I I I C R

7.2.4 Implementación en el Departamento Administrativo I I I A I I C R

7.2.5 Implementación en el Departamento Financiero I I I I A I C R

7.2.6 Implementación en el Departamento de Ambiente I I I I I A C R

7.2.7 Implementación en el Departamento de Territorio I I I I I I A C R

Despliegue de la metodología para la selección y priorización

7.3 A I I I I I I C R
de proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 289

Implementación en el Concejo Municipal para la Gestión

7.3.1 A I I I I I I C R
de Portafolios

Implementación en el Departamento Financiero para la

7.3.2 I I I I A I C R
Gestión de Portafolios

Implementación en el Departamento de Planificación para

7.3.3 A I I I I I C R
la Gestión de proyectos

7.4 Despliegue de la metodología para la Gestión de Proyectos A I I I I I I C R

7.4.1 Implementación en el Departamento de Obras Publicas I A I I I I C R

Implementación en el Departamento de Educación y

7.4.2 I I A I I I C R
Cultura

7.4.3 Implementación en el Departamento de Planificación A I I I I I C R

7.4.4 Implementación en el Departamento de Ambiente I I I I I A C R

Plan de Gestión del Cambio Organizacional

8 A I I I I I I R C C C

Informe de evaluación del cambio organizacional

8.1 A I I I I I I I I R I I C C C
Selección de facilitadores del cambio
8.2 A R I I I I I I I I R I I C
Programa de comunicación del cambio
8.3 A I I I I I I I I R I I C
Capacitación del cambio organizacional
8.4 A I I I I I I I I R I I C
Programa de gamificación para reconocimiento
8.5 A C I I I I I I I I R I I C
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 290

3.8.3 Descripción de Roles

Se han definido cinco roles para agrupar a los participantes en el proyecto, cada uno

de los roles detalla las responsabilidades, funciones, niveles de autoridad, supervisión, y

competencias generales necesarias para un desempeño adecuado en las tareas del proyecto.

Tabla 81. Descripción de Roles

Descripción de Roles
Roles y Responsabilidades
Descripción de Roles y Responsabilidades
Rol 1
Patrocinador (Alcalde)

El Patrocinador es el principal interesado por el éxito del proyecto, brinda

Objetivos del Rol:
soporte, apoyo y aprueba los entregables del proyecto.

Las principales responsabilidades del Patrocinador son:

Aprobación el Acta de Constitución, Enunciado del Alcance, Plan para la
Dirección del Proyecto
Responsabilidades:
Revisión de los informes de avance y seguimiento
Revisión de informe final de proyecto
Aprobación del cierre de proyecto o fase
Las Funciones principales del Patrocinador son:
Dar Inicio al Proyecto
Aprobación de la planificación del Proyecto
Funciones:
Asignar recursos al Proyecto
Aprobar Cambios
Cierre de contratos y proyecto

Niveles de Alta sobre la toma de decisiones referentes al proyecto en materia de recursos

Autoridad (humanos y materiales) asignados, modificaciones de las líneas base.

El Patrocinador del Proyecto es el Alcalde de la Troncal y su gestión puede ser

Reporta a: fiscalizada por el Concejo Municipal, y auditada por otros organismos de
control como la Contraloría General del Estado.
Supervisa a: Director del Proyecto
Requisitos del Rol:
Conocimiento Administración pública
Habilidades: Liderazgo, Comunicación, Resolución de Conflictos, Iniciativa, Facilitador.
Experiencia: No aplica
Otros: No aplica
Rol 2
Director de Proyecto (Director de Planificación)
Es el responsable de llevar a cabo lo relacionado a la gestión del proyecto, éxito
Objetivos del Rol: del proyecto. Se involucra en el proyecto desde su etapa de inicio hasta su
finalización.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 291

El director del proyecto es el responsable de:

Elaborar el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto,
plan de proyecto, informe de avance, seguimiento y cierre del proyecto.
Responsabilidades: Realizar la reunión de coordinación con el equipo de proyecto y patrocinador del
proyecto.
Negociar y firmar contratos con proveedores.
Acta de cierre de proyecto
El director del proyecto tiene la función de:
La planificación, ejecución y control del Proyecto
Revisar las solicitudes de cambio para la Gestión del Control Integrado de
Funciones
Cambios
Gestionar los Recursos del Proyecto
Negociaciones y soluciones de conflictos
Alta, responsabilidad sobre los miembros del equipo del proyecto, personal
Niveles de
operativo, proveedores acerca del cumplimiento de entregables, documentos,
Autoridad:
alcance, duración, calidad y costo planificado.
Reporta a: Patrocinador del Proyecto
Supervisa a: Miembros del Equipo del Proyecto, Personal Operativo, Proveedores
Requisitos del Rol:
Conocimientos: Gestión de Proyectos, administración pública
Habilidades interpersonales y de equipo, liderazgo, Toma de Decisiones,
Habilidades
Resolución de conflictos, Escucha Activa.

Experiencia: 5 años en cargos similares.

Otros: No Aplica
Rol 3
Equipo de Proyecto (Director de Obras Públicas, Director Administrativo, Directora de cultura)

Se encarga de brindar el apoyo necesario durante la ejecución del proyecto para

poder cumplir con los avances del proyecto considerando la programación
Objetivos del Rol: establecida, mantiene las buenas prácticas de proyecto de acuerdo con cada una
de las especialidades de sus miembros. Se encuentran involucrados en el
proyecto desde su inicio hasta el cierre

El equipo del proyecto es el responsable de:

Identificación de Riesgos
Dar seguimiento al proyecto
Responsabilidades:
Verificar la calidad establecida para los entregables
Gestionar solicitudes de cambio
Informar al Director de Proyecto novedades, conflictos, cambios, riesgos

El equipo del proyecto es el responsable de:

Participación en reuniones de coordinación
Reportar novedades encontradas durante la ejecución del proyecto
Funciones:
Realizar el control y seguimiento de los Recursos del Proyecto
Verificar la calidad de los entregables
Reportar el estado del proyecto al director
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 292

Niveles de
Baja, por encima del Personal Operativo y de los Proveedores del Proyecto
Autoridad:

Reporta a: Director del Proyecto

Supervisa a: Personal Operativo y Proveedores
Requisitos del Rol:
Conocimientos: Administración de empresas
Habilidades: Trabajar en equipo, comunicación, solución de conflictos
Experiencia: 3 años experiencia conforme a su especialidad
Otros: No Aplica
Rol 4
Aprobadores (concejales)

Supervisar y aprobar el desarrollo óptimo de las actividades y procesos diarios

Objetivos del Rol:
de las áreas a cargo

Las responsabilidades de los Aprobadores principalmente son:

Organizar las acciones de su equipo de trabajo
Incrementar la productividad
Responsabilidades: Optimización de Recursos
Revisión y aprobación de documentación
Ser el puente de comunicación entre sus colaboradores y superiores en la
organización

Las funciones de los aprobadores principalmente son:

Asignación de tareas a sus colaboradores de acuerdo con sus especialidades
Evaluar el desempeño de los colaboradores de área
Comunicar los objetivos de la organización a sus colaboradores de área
Funciones:
Coordinar con otras áreas para la realización de tareas conjuntas para combinar
esfuerzos
Supervisar y aprobar la incorporación de los entregables
Crear un buen ambiente de trabajo

Niveles de
Alto sobre su departamento y colaboradores de área
Autoridad:
Reporta a: Patrocinador del Proyecto
Supervisa a: Jefes de Área, Colaboradores de área
Requisitos del Rol:
Conocimiento No aplica
Trabajo en equipo, Comunicación, Solución de conflictos, Liderazgo,
Habilidades:
Planificación, Pensamiento Crítico, Control
Experiencia: No aplica
Otros: No aplica
Rol 5
Colaboradores (Jefe de compras públicas, Jefe de Talento Humano, Jefe de plan de desarrollo y
ordenamiento territorial y Jefe de sistemas Informáticos)
Revisar cumplimiento de las actividades a ser realizadas, los procesos, y
Objetivos del Rol: cumplimiento de la normativa legal y regulatoria sobre los procesos operacionales
aplicados en la organización.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 293

Las responsabilidades de los colaboradores principalmente son:

Organizar y Planear las tareas que realizan cada uno de sus colaboradores
Distribución de los recursos
Coordinar esfuerzos de sus colaboradores cuando los aprobadores (concejales)
Responsabilidades:
solicitan cooperación
Dirigir el trabajo de sus colaboradores
Controlar y optimizar el uso de materiales y recursos utilizados
Analizar competencias de los colaboradores conforme a sus perfiles de trabajo

Las funciones de los colaboradores principalmente son:

Organizar el área y formular un plan de trabajo
Analizar los niveles de rendimiento e informar al equipo del proyecto
Funciones:
Velar por la competitividad de su área de trabajo
Elaborar diagnóstico de las necesidades de su área en conjunto con el equipo del
proyecto

Niveles de
Alto sobre sus colaboradores de área
Autoridad:
Reporta a: Aprobadores (Concejales), equipo de proyecto
Supervisa a: Colaboradores de área
Requisitos del Rol:
Conocimientos: Administración de Empresas
Trabajo en equipo, Comunicación, Solución de conflictos, Liderazgo,
Habilidades:
Planificación, Pensamiento Crítico, Control

Experiencia: 2 o 4 años de experiencia de acuerdo con el área de desempeño

Otros: No Aplica

3.8.4 Adquisición del Personal y Recursos del Proyecto

En el presente apartado se desarrolla el método de adquisición del personal y recursos

que intervendrán en el proyecto; en el caso del personal la mayoría es interno por lo tanto son

colaboradores asignados por el patrocinador mediante designaciones administrativas; los

demás recursos son externos por lo tanto se adquirirán mediante contratos; el detalle se

muestra en la tabla 82.

Tabla 82. Adquisición del Personal y Recursos del Proyecto

Adquisición del Personal del Proyecto

Interno
Método de
Nombre del recurso Designación Rol Recurso
Adquisición
Ing. Rómulo Alcívar Alcalde Patrocinador Humano N/A
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 294

Sr. Byron Avilés Concejal Aprobadores Humano N/A

Sra. Emma Almeida Concejal Aprobadores Humano N/A
Ab. Lourdes Bravo Concejal Aprobadores Humano N/A
Arq. Mario Crespo Concejal Aprobadores Humano N/A
Ing. Diana Ortiz Concejal Aprobadores Humano N/A
Sr. José Peralta Concejal Aprobadores Humano N/A
Ec. Remigio Vázquez Concejal Aprobadores Humano N/A
Director del
Arq. Juan Urgilez Director de Planificación Proyecto
Humano N/A

Director de Obras Miembro del

Ing. Patricio Cajas Equipo
Humano N/A
Públicas
Ing. Elio Rojas Director Financiero Control Humano N/A
Miembro del
Lcdo. Danny López Director Administrativo Equipo
Humano N/A
Miembro del
Ec. Diana Cumbe Directora de Cultura Equipo
Humano N/A
Director de Gestión
Ing. Carlos Zúñiga Control Humano N/A
Ambiental
Dr. Wilson Rodas Secretario del Concejo Asesor Humano N/A
Dr. Rodrigo Idrobo Asesor Jurídico Asesor Humano N/A
Jefe de Compras
Ing. Jean Carlos Colaborador Humano N/A
Públicas

Ing. Juan Garzón Jefe de Talento Humano Colaborador Humano N/A

Jefe de Plan de
Arq. Paul Calle Desarrollo y Colaborador Humano N/A
Ordenamiento Territorial

Jefe de Sistemas
Ing. Iván Romero Colaborador Humano N/A
Informáticos
Externo
Método de
Nombre del recurso Designación Rol Recurso
Adquisición
Contrato
Consultoría Proveedor 1 Humano
Proveedor
Personal Nuevo
Personal para la PMO PMO para la PMO
Humano Contrato
Insumos / Contrato
Herramienta Web Proveedor 2
Materiales Proveedor
Capacitaciones de los Incluido en la Contrato
Proveedor 1 Humano
nuevos procesos consultoría Proveedor
Capacitaciones Incluido en la Contrato
Proveedor Humano
Académicas consultoría Proveedor
Capacitaciones de la Incluido con la Contrato
Proveedor Humano
herramienta web Herramienta Web Proveedor
Muebles y enseres para Insumos /
Proveedor 3 Compra
PMO Materiales
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 295

Equipo y sistemas
Proveedor 4 Equipo Compra
Informáticos para PMO

3.9 Comunicaciones

3.9.1 Plan de Gestión de Comunicaciones

El Plan de gestión de comunicaciones acorde a la “Guía de Fundamentos para la

Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 377) describen la forma en que se planificarán,

estructurarán, implementarán y monitorearán las comunicaciones del proyecto para lograr

eficacia; en la tabla 83 se desarrollan las referidas métricas.

Tabla 83. Plan de Gestión de las Comunicaciones

Plan de Gestión de las Comunicaciones

SIGLAS
DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECT
O

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la PMO-DP-

Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo GADMLT-
Descentralizado Municipal de La Troncal” 01

Comunicaciones del Proyecto

Detallado en la Matriz de Comunicaciones del Proyecto
Procedimiento de Gestión de Incidentes
En los casos donde se genere un incidente o polémica durante el desarrollo del proyecto se
procederá de la siguiente manera:
1.- Identificación del incidente o polémica mediante la comunicación por parte del afectado
2.- Ingreso de la información del incidente de manera formal en el "Registro de Incidentes"
3.- Durante las reuniones semanales del equipo del proyecto, se destina un hito para revisar
incidentes o polémicas y se procede a generar una solución y evaluación de alternativas.
4.- Una vez definida la solución se determinará un plazo para la aplicación de las acciones
establecidas
5.- Se registrará la solución en el archivo de "Registro de Control"
6.- Se procederá a dar seguimiento a la alternativa de solución determinada
7.- Se monitoreará la efectividad de la solución a la polémica o incidente.
8.- En los casos donde el incidente no ha podido ser resuelto, el Director de Proyecto junto al
Equipo del proyecto y el patrocinador analizarán suspender temporal o totalmente a los responsables
del incidente.
Actualización del Plan de Comunicaciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 296

La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser realizado considerando lo
siguiente:
1.- En los casos en los cuales exista una solicitud de cambio donde se requiera realizar un cambio en
el Plan para la Dirección del Proyecto
2.- En el caso donde exista un cambio en uno o más miembros del Equipo del Proyecto
3.- Cuando existan cambios de roles asignados a los miembros del Equipo de Proyecto
4.- De generarse la aplicación de una medida correctiva
5.- En el caso de un cambio en el registro de los interesados
6.- En los casos de que existan deficiencias en la comunicación del Proyecto

Para realizar la actualización al Plan de Gestión de las Comunicaciones se deben realizar los
siguientes pasos:

1.- Identificar las necesidades de información

2.- El Director del Proyecto será el responsable de actualizar la Matriz de Comunicaciones
4.- El patrocinador del Proyecto será el responsable de aprobar los cambios en la matriz de
comunicaciones
3.- EL Director del Proyecto será el responsable de actualizar el Plan de Gestión de Comunicaciones
4.- El patrocinador del Proyecto será el responsable de aprobar los cambios en el Plan de Gestión de
Comunicaciones
5.- El Plan y la matriz de Comunicaciones una vez han sido aprobadas deberán ser incluidos en el
Plan para la Dirección del Proyecto y socializado a todas las personas que confirmen el equipo del
proyecto
Guías para Eventos de Comunicación
Reuniones
Para la ejecución de reuniones se deberá:
1.-Coordinar el día, hora y lugar de la reunión.
2.- Enviar convocatoria y agendarla en el horario establecido.
3.- Leer el contenido y los puntos a tratar en la reunión.
4.- Formalizar los compromisos que serán revisados en la próxima reunión
5.- Tratar los temas de incidentes o polémicas
6.- Empezar y concluir la reunión en los tiempos establecidos
7.- Redactar y firmar el acta de reunión por parte de los participantes
8.- Socializar el Acta de la Reunión
Correo Electrónico
Los correos electrónicos deberán contemplar los siguientes puntos:
1.- Deben remitirse a los principales involucrados en el asunto a ser tratado, con copia al Director
del Proyecto y Patrocinador
2.- En el asunto se deberá contener el nombre del Proyecto acompañado del asunto específico a
tratar
3.- Únicamente se podrá utilizar el correo institucional como canal formal de comunicación para
tratar los temas del proyecto
4.- El correo electrónico deberá contener información sobre la recepción y confirmación de lectura
5.- Se deberán adjuntar los archivos correspondientes a cada tema a ser tratado.
Guías para Documentación del Proyecto
Codificación de Documentos
La codificación de los documentos del proyecto se debe realizar tomando en cuenta la siguiente
estructura:
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 297

AAAAA-BBB_CCC
Donde:
AAAAA representa el código abreviado del Proyecto, por ejemplo: PMO-DP-GADMLT-
01=PDG01
BBB representa la abreviatura del tipo de documento, por ejemplo: Acta de Constitución "AC"
CCC representa la versión del documento, por ejemplo: V1, V2,etc

Resultando: PDG01-AC_V1
Almacenamiento de Documentos

1.- Se generará una carpeta en el disco interno compartido del GAD Municipal con el nombre del
proyecto con las siglas del proyecto PMO-DP-GADMLT-01

2.- Todos los miembros del equipo de proyecto colocarán la documentación desarrollada del
proyecto en la carpeta compartida
3.- Los miembros del equipo de proyectos no deberán ingresar archivos basura para no tener
documentación que no sea útil para el proyecto

4.- Las Carpetas virtuales contarán con accesos restringidos mediante las funciones y
responsabilidades que cada uno de los miembros desempeña en el proyecto

5.- El Director de Proyecto es el responsable de consolidar los documentos y almacenar una copia
física y virtual en los archivos de la empresa.

6.- Se firma acta de confidencialidad por parte de todos los miembros del equipo de proyecto
7.- Para personas externas al proyecto, que deseen consultar documentos del proyecto, deberán
generar una solicitud revisada por el Director de Proyecto y ser aprobada por el Patrocinador
Formatos de las comunicaciones
Detallado en la Matriz de Comunicaciones del Proyecto
Diagrama de Información del Proyecto

Guías para el Control de Versiones

Cada uno de los documentos deberá contener la versión del archivo, fecha, aprobación y nombre de
la persona que aprobó

Reportes de desempeño
Los reportes de desempeño deben ser elaborados por el equipo del proyecto y presentados al
Director del proyecto, El Director del proyecto debe desarrollar un reporte consolidado donde se
detalla el estado general del proyecto y será enviado al patrocinador.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 298

Gobierno y Reuniones

El Patrocinador receptara información de alto nivel para la toma de decisiones

EL Director del proyecto receptara información detallada sobre el estado, avances y pendientes del
proyecto
El equipo del proyecto receptara información detalla de los puntos de los que son responsables
Las reuniones del equipo y el director del proyecto se realizarán semanalmente
Las reuniones del Director y el Patrocinador del Proyecto se realizarán Mensualmente.

3.9.2 Reporte de Desempeño

Los reportes de desempeño se utilizarán para comunicar los avances del proyecto en

tiempo, costo y alcance, el contenido del informe será el detallado en el formato de la tabla

84.

Tabla 84. Formato de Reporte de Desempeño del Proyecto

Reportes de Desempeño del Proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de

Dirección de Proyectos (PMO), dentro de la
Dirección de Planificación y Gestión PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de La Troncal”

Contenido del Reporte de desempeño

El propósito del reporte de desempeño es informar de manera clara y concisa los detalles de los
porcentajes de avances, fechas, costos de los entregables y comparaciones con la línea base de
tiempo, costo y alcance.
Contenido de los Reportes de Desempeño
Logo de la organización
Nombre de la organización
Nombre del documento
Nombre del proyecto
1 Carátula
Código del reporte
Versión
Fecha
Nombre de las personas que elaboran el documento
2 Introducción Breve descripción del contenido del reporte
Porcentaje de avance general del cronograma.
Gráfico de porcentaje de avance de cada fase.
Porcentaje de avance de los entregables, fecha de
3 Reporte de avance de cronograma
inicio y fin.
Porcentaje de avance de las tareas en curso, fecha de
inicio y fin.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 299

Porcentaje de avance general de los costos

Gráfico de costos planificados vs lo realizado en
función del tiempo
4 Reporte de avance de costos
Porcentaje de avance de los entregables, costos
actuales, costos planificados y línea base de costos .
Estado de costos
Porcentaje de avance general del trabajo.
5 Reporte de avance de trabajo Gráfico de horas de trabajo de los involucrados.
Gráfico de horas de trabajo por entregable
6 Observaciones Descripción de las observaciones del proyecto
7 Recomendaciones Recomendaciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 300

3.9.3 Matriz de Comunicaciones

Es un documento que detalla la comunicación con los interesados, los medios, formatos, frecuencias y responsables de efectuar el envío y

la recepción, su desarrollo se muestra en la tabla 85.

Tabla 85. Matriz de Comunicaciones

Medio o
Nivel de Método de Formato de Frecuencia de Nivel de
Tipo de Información EDT-Información Responsable Grupo Receptor tecnología de
detalle Comunicación Comunicación Comunicación Sensibilidad
Comunicación
1.1 Director del 1.1 Una vez al
proyecto principio del proyecto
Email
1.1 Inicio 1.2 Director del 1.1 Patrocinador 1.1 Publica Correo electrónico 1.2 Una vez al
Físico
1.2 Planificación proyecto 1.2 Patrocinador 1.2 Interpersonal institucional principio del proyecto
1 Gestión del Proyecto Alto PDF Alto
1.3 Monitoreo y control 1.3 Director del 1.3 Patrocinador 1.3 Interpersonal Documentos 1.3 Una vez al
Word
1.4 Cierre proyecto 1.4 Patrocinador 1.4 Masas Video Llamadas principio del proyecto
Virtual
1.4 Director del 1.4 Una vez al final del
proyecto proyecto
2.1 Director del 2.1 Jefe de
2.1 Documentos de la etapa proyecto compras Documentos Físico
2.1 Interpersonal 2.1 Una vez
2 Contratación de la preparatoria 2.2 Director del 2.2 Jefe de Correo electrónico Pdf
Bajo 2.2 Intrapersonal 2.2 Una vez Medio
Consultoría 2.2 Etapa Precontractual proyecto compras institucional Email
2.3 Publico 2.3 Una vez
2.3 Contrato 2.3 Jefe de 2.3 Director del Video Llamadas Virtual
compras proyecto

3.3.1 Jefe de
3.3.1 Selección y 3.3.1 Director Documentos Físico
Recursos
3 Análisis y Diseño de la contracción de personal del Proyecto 3.3.1 Publico Correo electrónico Pdf 3.3.1 Una vez
Humanos Medio Alto
PMO 3.3.2 Adecuación de Oficina 3.3.2 Director 3.3.2 Publico institucional Email 3.3.2 Una vez
3.3.2 Jefe de
para la PMO del Proyecto Video Llamadas Virtual
compras
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 301

3.4.1 Periódico hasta

3.4 Diseño de los procesos que se culmine el
para la gestión de Proyectos desarrollo
y Portafolios 3.4.2 Periódico hasta
3.4.1 Metodología para la que se culmine el
formulación de proyectos desarrollo
3.4.1 Director
3.4.2 Metodología para la 3.4.3 Periódico hasta
del proyecto
selección y priorización de que se culmine el
3.4.2 Director
proyectos desarrollo
del proyecto
3.4.3 Procesos para la 3.4.4 Periódico hasta
3.4.3 Director
definición de la Gobernanza que se culmine el
del proyecto
3.4.4 Metodología para la 3.4.1 Proveedor 3.4.1 Publico desarrollo
3.4.4 Director
planificación 3.4.2 Proveedor 3.4.2 Publico 3.4.5 Periódico hasta
del proyecto
3.4.5 Metodología para el 3.4.3 Proveedor 3.4.3 Publico que se culmine el
3.4.5 Director
seguimiento y control 3.4.4 Proveedor 3.4.4 Publico Documentos Físico desarrollo
del proyecto
3 Análisis y Diseño de la 3.4.6 Metodología para la 3.4.5 Proveedor 3.4.5 Publico Correo electrónico Word 3.4.6 Periódico hasta
3.4.6 Director Alto Alto
PMO gestión de riesgos 3.4.6 Proveedor 3.4.6 Publico institucional Email que se culmine el
del proyecto
3.4.7 Plantillas y formatos 3.4.7 Proveedor 3.4.7 Publico Video Llamadas Virtual desarrollo
3.4.7 Director
para la gestión 3.4.8 Proveedor 3.4.8 Publico 3.4.7 Periódico hasta
del proyecto
3.4.8 Metodología para la 3.5.1 Proveedor 3.5.1 Publico que se culmine el
3.4.8 Director
gestión de cambios 3.5.2 Proveedor 3.5.2 Publico desarrollo
del proyecto
3.5 Definición de la 3.5.3 Proveedor 3.5.3 Publico 3.4.8 Periódico hasta
3.5.1 Director
herramienta informática para que se culmine el
del proyecto
la Gestión de Proyectos y desarrollo
3.5.2 Director
Portafolios 3.5.1 Periódico hasta
del proyecto
3.5.1 Listado Priorizado de que se culmine el
3.5.3 Director
alternativas de herramientas desarrollo
del proyecto
Web 3.5.2 Periódico hasta
3.5.2 Presupuesto de que se culmine el
adquisición desarrollo
3.5.3 Listado de Usuarios 3.5.3 Periódico hasta
que se culmine el
desarrollo
4.1 Selección y Adquisición 4.1 Jefe de
de la Herramienta Web compras
4.1 Director del
4 Implementación de la 4.2 Configuración de la 4.2 Jefe de 4.1 Interpersonal Documentos Físico 4.1 Una vez
proyecto
herramienta para la Herramienta Web Sistemas 4.2 Intrapersonal Correo electrónico Pdf 4.2 Una vez
4.2 Proveedor 2 Bajo Medio
Gestión de Proyectos y 4.3 Creación de Usuarios y 4.3 Jefe de 4.3 Intrapersonal institucional Email 4.3 Una vez
4.3 Proveedor 2
Portafolios Password Sistemas 4.4 Publico Video Llamadas Virtual 4.4 Una vez
4.4 Proveedor 2
4.4 Manual de la 4.4 Director del
herramienta Proyecto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 302

5.1 Periódico hasta que

se capaciten todos los
5.1 Capacitaciones de los
analistas que
nuevos procesos
5.1 Director del correspondan
5.2 Capacitaciones sobre la
proyecto 5.2 Periódico hasta que
gestión de proyectos y 5.1 Proveedor 5.1 Masas
5.2 Director del se capaciten todos los
5 Capacitación Portafolios 5.2 Proveedor Medio 5.2 Masas Video conferencias Virtual Alto
proyecto analistas que
5.3 Capacitación de uso de 5.3 Proveedor 5.3 Masas
5.3 Director del correspondan
la herramienta para la
proyecto 5.3 Periódico hasta que
gestión de Proyectos y
se capaciten todos los
Portafolios
analistas que
correspondan
6.1 Selección de proyectos 6.1 Director del 6.1 Una vez
Piloto proyecto Documentos Físico 6.2 Periódico hasta
6.1 Patrocinador 6.1 Interpersonal
6.2 Ejecución de procesos en 6.2 Director del Correo electrónico Word desarrollar el proyecto
6 Implementación Piloto 6.2 Patrocinador Alto 6.2 Masas Alto
proyectos Piloto proyecto institucional Email 6.3 Una vez al finalizar
6.3 Patrocinador 6.3 Publico
6.3 Informe de ajustes de la 6.3 Director del Video Llamadas Virtual la ejecución de los
Implementación proyecto proyectos Piloto
7.1 Despliegue de la
metodología para la
selección y priorización de
7.1 Director del
proyectos 7.1 Patrocinador
proyecto
7.1.1 Concejo Municipal 7.1.1
7.1.1 Director 7.1 Publico Documentos Físico 7.1 Una vez
para la Gestión de Patrocinador
del proyecto 7.1.1 Publico Correo electrónico Word 7.1.1 Una Vez
7 Despliegue de Procesos Portafolios 7.1.2 Alto Medio
7.1.2 Director 7.1.2 Publico institucional Email 7.1.2 Una vez
7.1.2 Departamento Patrocinador
del proyecto 7.1.3 Publico Video Llamadas Virtual 7.1.3 Una vez
Financiero para la Gestión 7.1.3
7.1.3 Director
de Portafolios Patrocinador
del proyecto
7.1.3 Departamento de
Planificación para la Gestión
de proyectos
7.2 Despliegue de la
metodología para la
7.2 Director del
definición de la Gobernanza 7.2 Patrocinador
proyecto Documentos Físico
7.2.1 Alcaldía Municipal 7.2.1 7.2 Publico 7.2 Una vez
7.2.1 Director Correo electrónico Word
7 Despliegue de Procesos para la Gestión de Patrocinador Alto 7.2.1 Publico 7.2.1 Una Vez Medio
del proyecto institucional Email
Portafolios 7.2.2 7.2.2 Publico 7.2.2 Una vez
7.2.2 Director Video Llamadas Virtual
7.2.2 Departamento de Patrocinador
del proyecto
Planificación para la Gestión
de proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 303

7.3 Despliegue de la
7.3 Director del
metodología para la 7.3 Patrocinador
proyecto
formulación de proyectos 7.3.1
7.3.1 Director
7.3.1 Departamento de Patrocinador
del proyecto
Obras Públicas 7.3.2
7.3.2 Director 7.3 Publico 7.3 Una vez
7.3.2 Departamento de Patrocinador
del proyecto 7.3.1 Publico 7.3.1 Una vez
Educación y Cultura 7.3.3
7.3.3 Director 7.3.2 Publico Documentos Físico 7.3.2 Una Vez
7.3.3 Departamento de Patrocinador
del proyecto 7.3.3 Publico Correo electrónico Word 7.3.3 Una vez
7 Despliegue de Procesos Planificación 7.3.4 Alto Medio
7.3.4 Director 7.3.4 Publico institucional Email 7.3.4 Una vez
7.3.4 Departamento Patrocinador
del proyecto 7.3.5 Publico Video Llamadas Virtual 7.3.5 Una vez
Administrativo 7.3.5
7.3.5 Director 7.3.6 Publico 7.3.6 Una vez
7.3.5 Departamento Patrocinador
del proyecto 7.3.7 Publico 7.3.7 Una vez
Financiero 7.3.6
7.3.6 Director
7.3.6 Departamento de Patrocinador
del proyecto
Ambiente 7.3.7
7.3.7 Director
7.3.7 Departamento de Patrocinador
del proyecto
Territorio
7.4 Despliegue de la
7.4 Director del
metodología para la Gestión 7.4 Patrocinador
proyecto
de Proyectos 7.4.1
7.4.1 Director
7.4.1 Departamento de Patrocinador 7.4 Publico 7.4 Una vez
del proyecto Documentos Físico
Obras Publicas 7.4.2 7.4.1 Publico 7.4.1 Una vez
7.4.2 Director Correo electrónico Word
7 Despliegue de Procesos 7.4.2 Departamento de Patrocinador Alto 7.4.2 Publico 7.4.2 Una Vez Medio
del proyecto institucional Email
Educación y Cultura 7.4.3 7.4.3 Publico 7.4.3 Una vez
7.4.3 Director Video Llamadas Virtual
7.4.3 Departamento de Patrocinador 7.4.4 Publico 7.4.4 Una vez
del proyecto
Planificación 7.4.4
7.4.4 Director
7.4.4 Departamento de Patrocinador
del proyecto
Ambiente
8.1 Jefe de
8.1 Informe de evaluación
Talento Humano
del cambio organizacional 8.1 Una vez
8.2 Jefe de
8.2 Selección de 8.1 Patrocinador 8.2 Una vez
Talento Humano
facilitadores del cambio 8.2 Patrocinador 8.1 Interpersonal 8.3 Una vez
Director del Documentos Físico
8.3 Programa de 8.3 Director del 8.2 Interpersonal 8.4 Periódico hasta que
8 Plan de Gestión del proyecto Correo electrónico Pdf
comunicación del cambio proyecto Alto 8.3 Interpersonal se capaciten todos los Medio
Cambio Organizacional 8.3 Jefe de institucional Email
8.4 Capacitación del cambio 8.4 Director del 8.4 Masas facilitadores del
Talento Humano Video conferencias Virtual
organizacional proyecto 8.5 Masas cambio
8.4 Jefe de
8.5 Programa de 8.5 Patrocinador 8.5 Periódico cuando se
Talento Humano
gamificación para active el programa
8.5 Jefe de
reconocimiento
Talento Humano
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 304

3.9.4 Plan de Ejecución y Control de las Comunicaciones

El plan de ejecución y control de las comunicaciones detallado en la tabla 86 es un

documento donde se detallan las acciones para controlar que la información del proyecto

mantenga un nivel de control razonable, sea dirigida únicamente a los remitentes autorizados

y se eviten las fugas de información.

Tabla 86. Plan de Ejecución y Control de las Comunicaciones

Plan de Ejecución y control de las Comunicaciones

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de

PMO-DP-
la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
GADMLT-01
Descentralizado Municipal de La Troncal”

Propósito del plan

El plan de ejecución y control de comunicaciones brinda el proceso detallado para que la información
del proyecto alcance únicamente a las personas necesarias y se descarte la fuga de información.

Procedimiento de ejecución de comunicaciones

El procedimiento de ejecución de las comunicaciones toma en cuenta los siguientes puntos:
1.- Identificación y/o desarrollo de la información que se desea trasmitir
2.- Identificación del grupo receptor de la información
3.- Verificar el nivel de detalle que corresponde a la información que se desea trasmitir
4.- Verificar el medio o tecnología que se usará para trasmitir la información
5.- Verificar el formato con el que se debe compartir la información
6.- Identificar la sensibilidad de la información
7.- Identificar la frecuencia a la que se debe difundir la información
8.- Identificar el método adecuado para trasmitir la información
8.- Proceder a compartir la información
Control de las Comunicaciones
El control de las comunicaciones se realizará tomando en cuenta el siguiente proceso:
1.- Verificar cada parámetro establecido en la matriz de comunicaciones.
2.- El envío de correos será únicamente mediante correos institucionales
3.- Las videollamadas deben realizarse por medio de los canales formales de la organización
4.- Las reuniones físicas se realizarán en las áreas autorizadas y que formalmente han sido
reservadas dentro del GAD Municipal
5.- La entrega de información física se debe realizar con sobres manila y que en su parte externa
contengan el nombre de las personas que pertenezcan al grupo receptor.
6.- Los archivos digitales serán compartidos por medio de CD y serán almacenado en el disco
interno del GAD Municipal.
7.- No se enviarán o compartirán archivos en nubes externas a la organización
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 305

3.10 Riesgos

3.10.1 Plan de Gestión de Riesgos

Acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág.

395) los objetivos de la gestión de riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad y/o el

impacto de los riesgos positivos y disminuir la probabilidad o el impacto de los riesgos

negativos, a fin de optimizar las posibilidades de éxito del proyecto. El plan de gestión de

riesgos define cómo realizar las actividades de riesgos y respuestas para el éxito del proyecto.

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

SIGLAS DEL
NOMBRE DEL PROYECTO
PROYECTO
“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), dentro de
PMO-DP-
la Dirección de Planificación y Gestión Territorial del Gobierno Autónomo
GADMLT-01
Descentralizado Municipal de La Troncal”
Procedimiento de Planificación de Respuestas
1.- Para realizar la Planificación de Respuestas, es necesario revisar información de los siguientes
documentos:
Acta de Constitución del Proyecto
Plan para la Dirección del proyecto
Registro de Interesados
Activos de los Procesos de la Organización
2.- Se deben realizar reuniones con los interesados clave para definir el apetito y los umbrales de
riesgos que serán aceptados en el desarrollo del proyecto.

3.- Mediante el uso de las herramientas como Juicio de Expertos, Análisis de Interesados y Reuniones
se identificarán los riesgos del proyecto.
4.- Con ayuda del uso de herramientas se desarrollará el registro de riesgos.
5.- Se realizará el análisis cualitativo de riesgos y de ser necesario el análisis cuantitativo de riesgos
6.- Posteriormente, se procede a planificar la respuesta a los riesgos identificados y analizados en
función a la mejor alternativa ya sea aceptar, mitigar, transferir, evitar.
7.- Se procede a implementar la respuesta a los riesgos de acuerdo con lo planificado
8.- Se realizará el monitoreo de las acciones para determinar su efectividad
Establecimiento de los Umbrales de Riesgo del Proyecto
De acuerdo con las reuniones programadas en las cuales se contará con la intervención del Director
de Proyecto, Patrocinador e Interesados claves para determinar los umbrales de riesgos del proyecto,
se establecerá:
1.- La escala de valoración para los riesgos del proyecto (Medio, Bajo).
2.- Los factores de probabilidad e impacto en el proyecto, están definidos en una escala del 1 al 5
3.- Determinar si afectan de una manera positiva o negativa al proyecto.
Procedimiento de Creación de Registro de los Riesgos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 306

Se debe establecer:
1.- Identificar con un código único a cada uno de los riesgos
2.- Detallar la descripción del Riesgo Identificado
3.-Indicar la categoría del riesgo (Gestión, técnico, interno, externo)
4.-Definir la causa raíz del riesgo
5.-Definir el disparador del riesgo
6.-Incorporar la escala de probabilidad
7.-Incorporar la escala de impacto
8.-Identificar el tipo de riesgo
9.-Incorporar el código EDT del entregable afectado
10.-Identificar el responsable de gestionar el riesgo
Proceso de Análisis Cualitativo de Riesgos

El análisis cualitativo de riesgos debe realizarse con el director del Proyecto y los interesados claves
priorizando los riesgos identificados, evaluando su probabilidad de ocurrencia vs el impacto que
afectarían a los principales entregables del proyecto.

Se define el mapa de calor de los riesgos para identificar la gestión correspondiente a cada zona.
Mediante la multiplicación aritmética entre la probabilidad y el impacto, se identifica si el riesgo es
alto, medio o bajo.
Proceso de Análisis Cuantitativo de Riesgos
El análisis cuantitativo se realiza de ser necesario posterior al análisis cualitativo de riesgos.
El análisis consiste en identificar los riesgos que puedan causar grandes daños, motivo por el cual se
le asigna una cuantificación numérica para determinar la probabilidad e impacto que tendrán en los
objetivos del proyecto.
Se calcula el impacto en función de tiempo y dinero.
Finalmente se calcula la probabilidad en función del tiempo y el costo.
Definición de Escalas para Probabilidad e Impacto
Las escalas de probabilidad e impacto se definen a continuación:
5-Muy Alto
4-Alto
3-Medio
2-Bajo
1-Muy Bajo
Definición de Umbrales y Tolerancias de Riesgos

Para la definición de la tolerancia de los riesgos, se realizará mediante una reunión con los ingresados
claves del proyecto, para que finalmente se dé como resultado el umbral para la clasificación de los
riesgos.

Establecimientos de Mapas de Calor de Riesgos

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 307
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 308

3.10.2 Registro de Riesgos del Proyecto

El registro de riesgos del proyecto acorde a la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 417) captura los

detalles de los riesgos individuales del proyecto que hayan sido identificados, entre estos, la lista de riesgos, sus dueños, la lista de respuestas

potenciales, en la tabla 87 se detalla el registro mencionado.

Tabla 87. Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Código Categoría
Disparador del Tipo de Código EDT Responsable
de Riesgo del Causa Raíz Probabilidad Probabilidad Impacto Severidad
Riesgo Riesgo Afectado del Riesgo
Riesgo Riesgo
Debido a que los cargos
públicos están sujetos a los
cambios políticos externos,
se podría dar una
Reasignación de reasignación de nuevos
nuevos funcionarios funcionarios que pasarían a 1.1 Inicio
Comunicación
que pasarían a reemplazar a varios 3.3 Director del
RG-01 Externo del cambio de Bajo 2 5 10 Negativo
reemplazar a varios interesados del proyecto, y Implementación Proyecto
funcionarios
interesados del en el caso de que no se de la PMO
proyecto. cuenten con el mismo
enfoque, se podría
ocasionar una falta de
apoyo a la ejecución del
proyecto.
La contratación de
2 Contratación
La contratación de personal sin experiencia en
de la
personal sin gestión de proyectos puede Inicio del
Consultoría Jefe de Talento
RG-02 experiencia en Interno ocasionar un efecto proceso de Muy Alto 5 5 25 Negativo
3.3.1 Selección Humano
gestión de contraproducente que contratación.
y contratación
proyectos. afectaría a los objetivos del
de personal
proyecto.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 309

3.4 Diseño
de los procesos
Que la cultura
para la gestión
organización no se alinee a
de Proyectos y
los procesos para la gestión
Que la cultura Portafolios
de proyectos, tomando una
organización no se En cuanto 6.2 Ejecutar
postura reacia hacia la
RG-03 alinee a los procesos Interno sucedan los Alto 4 5 20 Negativo procesos en Patrocinador
implementación de los
para la gestión de retrasos proyectos Piloto
procesos y las
proyectos. 7 Despliegue
metodologías del proyecto,
de Procesos
provocando resultados
8 Gestión del
poco productivos.
cambio
Organizacional
3.4 Diseño
de los procesos
para la gestión
de Proyectos y
Portafolios
5.1
Capacitaciones
Debido a las múltiples
de los nuevos
actividades varias que
procesos
Que los funcionarios cumplen los funcionarios y
5.2
y analistas no analistas que forman parte
Capacitaciones
dispongan de tiempo del grupo de involucrados
sobre la gestión
suficiente para del proyecto, no dispongan En cuanto
de proyectos y
RG-04 participar en las Gestión de tiempo suficiente para sucedan los Bajo 2 4 8 Negativo Patrocinador
Portafolios
reuniones necesarias participar en las reuniones retrasos
5.3
para el desarrollo e necesarias para el
Capacitación de
implementación del desarrollo e
uso de la
proyecto implementación del
herramienta
proyecto, generando
para la gestión
retrasos en las líneas base.
de Proyectos y
Portafolios
6.2 Ejecutar
procesos en
proyectos Piloto
7 Despliegue
de Procesos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 310

Debido a asuntos ajenos al

proyecto, no se asigne a las
personas líderes de los
Falta de
procesos claves que se
Que no se asigne a aprobación de
requieran analizar y se 3.4 Diseño
las personas líderes los recursos
delegue otro personal para de los procesos
de los procesos humanos para el Director del
RG-05 Gestión que esté a disposición a las Bajo 2 3 6 Negativo para la gestión
claves para el equipo del Proyecto
reuniones para el de Proyectos y
desarrollo del proyecto por
desarrollo del proyecto, lo Portafolios
proyecto. parte del
que generaría retrasos en
Patrocinador
las actividades e impacto
en la calidad de los
entregables.

Debido a asuntos internos

A las 2 semanas
del GAD Municipal, puede
Demoras en la de retraso de la
existir demoras en la 3.3
aprobación para la resolución Director del
RG-06 Interno aprobación para la Bajo 2 3 6 Negativo Implementación
conformación de la administrativa de Proyecto
conformación de la PMO, de la PMO
PMO creación de la
lo que generaría retrasos en
PMO
el desarrollo del proyecto.

Debido a la incertidumbre
en la implementación de
Incertidumbre en el
proyectos en Piloto, puede Terminado el
tiempo y costo 6.2 Ejecutar
existir una variación en tiempo para la Director del
RG-07 planificado para la Técnico Muy Bajo 1 4 4 Negativo procesos en
tiempo y costo que ejecución de los Proyecto
implementación de proyectos Piloto
también afectaría al plazo proyectos Piloto
proyectos en Piloto
y costo de la consultoría
del proyecto.
Existe el riesgo que la
Que la estimación
estimación del presupuesto
del presupuesto del 2.2.5
del valor de la consultoría
valor de la Resolución y Jefe de
este por debajo del costo Calificación de
RG-08 consultoría este por Técnico Medio 3 4 12 Negativo Publicación de compras
de las ofertas de los las ofertas
debajo del costo de Adjudicación publicas
proveedores, generando un
las ofertas de los 2.3 Contrato
incremento en el costo del
proveedores.
proyecto.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 311

Debido a agentes externos

que impacten a la sociedad
Incumplimiento del
(emergencia sanitaria y/o
proveedor
decisiones políticas) puede
ocasionado por
generarse el 3.4 Diseño
agentes externos que Inicio de las
incumplimiento del de los procesos Jefe de
impacten a la actividades de
RG-09 Externo proveedor de la Bajo 2 4 8 Negativo para la gestión compras
sociedad las fases 4,5,6,7
consultoría, pudiéndose de Proyectos y publicas
(emergencia y 8.
ocasionarse una Portafolios
sanitaria y/o
cancelación del contrato, lo
decisiones
que impactaría en el
políticas).
tiempo y costo del
desarrollo del proyecto.
Existe el riesgo que debido
a errores propios del 3 Análisis y
proveedor, no cuente con Diseño de la
El proveedor no
los recursos suficientes Inicio de las PMO
cuente con los Jefe de
para desarrollar el actividades de 5
RG-10 recursos suficientes Externo Muy Bajo 1 5 5 Negativo compras
proyecto, lo que genera un las fases 4,5,6,7 Capacitación
para desarrollar el publicas
incumplimiento en los y 8. 6
proyecto
plazos de entrega y Implementación
generando retrasos en la Piloto
ejecución del proyecto.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 312

3.10.3 Análisis Cualitativo

Acorde con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (PMI, 2017,

pág. 419) el análisis cualitativo de riesgos es el proceso de priorizar los riesgos individuales

del proyecto para análisis o acción posterior, evaluando la probabilidad de ocurrencia e

impacto de dichos riesgos, así como otras características; en la tabla 88 se presenta el referido

análisis.

Tabla 88. Análisis Cualitativo de Riesgos del Proyecto

Análisis Cualitativo
Código Categor
Probabili Impac Severida Priorida
de Riesgo Tipo ía del
dad to d d
Riesgo Riesgo
Reasignación de nuevos funcionarios
RG-01 que pasarían a reemplazar a varios Negativo Externo 2 5 10 Medio
interesados del proyecto.
La contratación de personal sin
RG-02 Negativo Interno 5 5 25 Alto
experiencia en gestión de proyectos.
Que la cultura organización no se alinee
RG-03 a los procesos para la gestión de Negativo Interno 4 5 20 Alto
proyectos.
Que los funcionarios y analistas no
dispongan de tiempo suficiente para
RG-04 participar en las reuniones necesarias Negativo Gestión 2 4 8 Bajo
para el desarrollo e implementación del
proyecto
Que no se asigne a las personas líderes
RG-05 de los procesos claves para el desarrollo Negativo Gestión 2 3 6 Bajo
del proyecto.
Demoras en la aprobación para la
RG-06 Negativo Interno 2 3 6 Bajo
conformación de la PMO
Incertidumbre en el tiempo y costo
RG-07 planificado para la implementación de Negativo Técnico 1 4 4 Bajo
proyectos en Piloto
Que la estimación del presupuesto del
valor de la consultoría este por debajo
RG-08 Negativo Técnico 3 4 12 Medio
del costo de las ofertas de los
proveedores.
Incumplimiento del proveedor
ocasionado por agentes externos que
RG-09 Negativo Externo 2 4 8 Bajo
impacten a la sociedad (emergencia
sanitaria y/o decisiones políticas).
El proveedor no cuente con los recursos
RG-10 Negativo Externo 1 5 5 Bajo
suficientes para desarrollar el proyecto
Calificación del riesgo del proyecto 10,4 Medio
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 313

3.10.4 Análisis Cuantitativo

Acorde con la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMI, 2017, pág. 428) realizar el análisis cuantitativo de riesgos es el

proceso de analizar numéricamente el efecto combinado de los riesgos individuales del proyecto identificados y otras fuentes de incertidumbre

sobre los objetivos generales del proyecto; en la tabla 89 se presenta el referido análisis; debiendo indicar que los valores obtenidos no muestran

un elemento de materialidad que afecte significativamente al proyecto y que estarían cubiertos con el plan de respuesta a riesgos.

Tabla 89. Análisis Cuantitativo de Riesgos del Proyecto

Análisis Cuantitativo

Valor Monetario
Registro EDT Impacto Impacto
Esperado
Probabilidad
Código Costo Tiempo Costo Tiempo
Riesgo Código EDT Afectado Tiempo (días) Tiempo Costo Costo ($)
de Riesgo ($) (días) ($) (días)

Reasignación de nuevos
1.1 Inicio 6.88 $973.55 0.42 0.43 0.22 3 209 1.24 $ 88.00
funcionarios que pasarían a
RG-01
reemplazar a varios interesados del
proyecto. 3.3 Implementación
9.88 $1,219.51 0.22 0.65 0.65 6 787 1.37 $ 169.12
de la PMO
2 Contratación de la
23 $3,800.60 0.22 0.43 0.86 10 3269 2.13 $ 702.73
La contratación de personal sin Consultoría
RG-02
experiencia en gestión de proyectos.
3.3.1 Selección y
9.88 $1,144.43 0.22 0.65 0.65 6 738 1.37 $ 158.70
contratación de personal
3.4 Diseño de los
procesos para la gestión
Que la cultura organización no se 36 $822.74 0.17 0.43 0.76 15 625 2.66 $ 107.55
de Proyectos y
RG-03 alinee a los procesos para la gestión Portafolios
de proyectos.
6.2 Ejecutar procesos
44 $1,503.04 0.22 0.86 0.65 38 969 8.14 $ 208.43
en proyectos Piloto
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 314

7 Despliegue de
67.25 $10,992.68 0.22 0.66 0.90 44 9893 9.54 $ 2,127.08
Procesos
3.4 Diseño de los
procesos para la gestión
36 $822.74 0.22 0.32 0.15 12 124 2.50 $ 26.62
de Proyectos y
Portafolios
5.1 Capacitaciones
4.5 $0.00 0.09 0.17 0.15 1 0 0.07 $ -
de los nuevos procesos
Que los funcionarios y analistas no 5.2 Capacitaciones
dispongan de tiempo suficiente para sobre la gestión de 4.5 $0.00 0.10 0.17 0.15 1 0 0.08 $ -
RG-04 participar en las reuniones proyectos y Portafolios
necesarias para el desarrollo e 5.3 Capacitación de
implementación del proyecto uso de la herramienta
3.5 $0.00 0.11 0.17 0.15 1 0 0.06 $ -
para la gestión de
proyectos
6.2 Ejecutar procesos
44 $1,503.04 0.16 0.32 0.65 14 969 2.27 $ 155.11
en proyectos Piloto
7 Despliegue de
67.25 $10,992.68 0.22 0.86 0.86 58 9454 12.43 $ 2,032.55
Procesos
3.4 Diseño de los
Que no se asigne a las personas
procesos para la gestión
RG-05 líderes de los procesos claves para 36 $822.74 0.09 0.43 0.13 15 106 1.33 $ 9.13
de Proyectos y
el desarrollo del proyecto.
Portafolios
Demoras en la aprobación para la 3.3 Implementación
RG-06 9.88 $1,219.51 0.22 0.22 0.22 2 262 0.46 $ 56.37
conformación de la PMO de la PMO

Incertidumbre en el tiempo y costo

6.2 Ejecutar procesos
RG-07 planificado para la implementación 44 $1,503.04 0.22 0.65 0.22 28 323 6.10 $ 69.48
en proyectos Piloto
de proyectos en Piloto
2.2.5 Resolución y
Que la estimación del presupuesto
Publicación de 3 $848.40 0.13 0.17 0.17 1 146 0.07 $ 18.82
del valor de la consultoría este por
RG-08 Adjudicación
debajo del costo de las ofertas de
los proveedores. 2.3 Contrato 3 $303.92 0.17 0.17 0.17 1 52 0.09 $ 8.99
Incumplimiento del proveedor
3.4 Diseño de los
ocasionado por agentes externos
procesos para la gestión
RG-09 que impacten a la sociedad 36 $822.74 0.19 0.22 0.09 8 71 1.50 $ 13.69
de Proyectos y
(emergencia sanitaria y/o decisiones
Portafolios
políticas).
3 Análisis y Diseño de
RG-10 54.88 $2,928.12 0.22 1.72 1.51 94 4407 20.29 $ 947.47
la PMO
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 315

El proveedor no cuente con los 5 Capacitación 30 $0.00 0.06 0.32 0.09 10 0 0.62 $ -
recursos suficientes para desarrollar 6 Implementación
el proyecto 50.75 $1,961.50 0.22 0.86 0.43 44 843 9.38 $ 181.34
Piloto
$ 7,081.19
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 316

3.10.5 Plan de Respuesta de Riesgos

Acorde con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (PMI, 2017, pág. 437) planificar la respuesta a los riesgos es el

proceso de desarrollar opciones, seleccionar estrategias y acordar acciones para abordar la exposición general al riesgo del proyecto, así como

para tratar los riesgos individuales del proyecto; en la tabla 90 se presenta el referido análisis.

Tabla 90. Plan de Respuesta de Riesgos

Plan de Respuesta de Riesgos

Código
Tipo de Responsable Duración Costo
de Riesgo Respuestas Planificadas Fecha Planificada Plan de Contingencia
Respuesta de Respuesta del Plan del Plan
Riesgo
•Aplicar el plan de
gestión de cambios
•Aplicar el plan de
gestión de configuración
• Reforzar el plan de Durante la fase de
Aplicación de plan de
comunicaciones del aprobación de la
Reasignación de nuevos cambios y configuración.
proyecto PMO
funcionarios que pasarían a Director del Confirmar y aprobar los
RG-01 •Confirmar los Aceptar Durante la emisión 1 mes $1.500
reemplazar a varios Proyecto requisitos de los nuevos
requerimientos con los de la resolución
interesados del proyecto. interesados, reforzando el
nuevos interesados Administrativa de
plan de comunicaciones.
claves. creación
•Documentar los
requisitos y la aprobación
por los nuevos
interesados.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 317

•Participar de manera
activa en los procesos de
contratación
•Realizar verificaciones
del proceso de
Durante la fase de
contratación con el
contratación de la Participar y verificar el
responsable.
La contratación de personal consultoría proceso de contratación.
•Revisar, reforzar y Director del
RG-02 sin experiencia en gestión de Mitigar Durante la Selección Reforzar, evaluar y 1 mes $2.000
aprobar la documentación Proyecto
proyectos. y contratación de solicitar la aprobación de
para la capacitación
personal para la las capacitaciones.
•Realizar evaluaciones
PMO
para las capacitaciones
impartidas
•Solicitar la Aprobación
del plan de
capacitaciones.
Confirmar el listado y
• Activar el Plan de
monitorear la
gestión del cambio
Durante la ejecución participación de los
organizacional Jefe de
Que la cultura de la de procesos en facilitadores de cambio y
• Ejecutar el programa de Talento
organización no se alinee a proyectos Piloto su influencia en los
RG-03 comunicación del cambio Evitar Humano 1,5 mes $1.500
los procesos para la gestión Durante el interesados claves.
• Efectuar el programa de Director del
de proyectos. Despliegue de los Fortalecer el programa de
gamificación para Proyecto
procesos gamificación para la
reconocimiento de los
gestión del cambio
colaboradores
organizacional
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 318

Durante el diseño de
los procesos para la
gestión de proyectos
y portafolios
Durante las
capacitaciones de los
Que los funcionarios y
nuevos procesos
analistas no dispongan de
•Asegurar el compromiso Durante las Comprometer la
tiempo suficiente para
de la asistencia de los Equipo del Capacitaciones sobre asistencia de los usuarios
RG-04 participar en las reuniones Evitar 1 mes $500,00
usuarios claves a las Proyecto la gestión de claves a las
necesarias para el desarrollo
capacitaciones. proyectos y capacitaciones.
e implementación del
portafolios
proyecto
Durante la ejecución
de procesos en
proyectos Piloto
Durante el
despliegue de los
procesos
•Realizar verificaciones
funcionales con los
Durante el diseño de
Que no se asigne a las líderes de los procesos Verificación y revisión de
los procesos
personas líderes de los •Gestionar la Revisión y la documentación
RG-05 Mitigar Patrocinador para la gestión de 2 mes $1.000
procesos claves para el aprobación de la desarrollada por parte de
Proyectos y
desarrollo del proyecto. documentación los líderes de los procesos
Portafolios
desarrollada por parte de
los líderes de los procesos
•Participación en el
proceso de aprobación
Demoras en la aprobación Durante la Participación y monitoreo
•Monitoreo del proceso Director del
RG-06 para la conformación de la Aceptar implementación de la del proceso de aprobación 1 mes $1.000
•Involucrar a personas Proyecto
PMO PMO de la PMO.
que apoyen y faciliten el
proceso.
•Realizar verificaciones
Técnicas con personal Monitoreo técnico,
Incertidumbre en el tiempo y
responsable de la Durante la ejecución funcionales, tiempo y
costo planificado para la Director del
RG-07 implementación. Evitar de procesos costo de la 1 mes $1.000
implementación de Proyecto
•Realizar verificaciones en proyectos Piloto implementación de los
proyectos en Piloto
funcionales. proyectos Piloto.
•Realizar revisiones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 319

detalladas de tiempo y
costo con el personal
técnico responsable de la
implementación.

Que la estimación del Durante la emisión

presupuesto del valor de la de la resolución y Costo de la consultoría
•Usar la reserva de Director del
RG-08 consultoría este por debajo Aceptar Publicación de por encima de los 0,5 mes $1.500
contingencia Proyecto
del costo de las ofertas de los Adjudicación estimado.
proveedores. 3.3 Contrato

Incumplimiento del
proveedor ocasionado por •Aplicar el plan de Durante el diseño de
agentes externos que gestión de cambios los procesos para la Imprevisto por agentes
RG-09 Mitigar Patrocinador 1 mes $1.500
impacten a la sociedad •Aplicar el plan de gestión de Proyectos externos
(emergencia sanitaria y/o gestión de configuración y Portafolios
decisiones políticas).

•Definir términos de
referencia con garantía
Durante la fase de
técnica. •Incluir
Análisis y Diseño de
penalidades en el contrato
la PMO
El proveedor no cuente con en los casos de Imprevisto por
Durante la fase de
RG-10 los recursos suficientes para incumplimiento. Transferir Patrocinador incumplimiento del 1,5 mes $2.000
Capacitación
desarrollar el proyecto •Pólizas de buen uso del proveedor
Durante la fase de
anticipo.
Implementación
•Pólizas de fiel
Piloto
cumplimiento del
Contrato
Total del plan de contingencia 11,5 mes $13.500
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 320

3.11 Adquisiciones
3.11.1 Plan de Gestión de Adquisiciones

Acorde con la “Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (PMI, 2017,

pág. 475) el plan de gestión de adquisiciones (tabla 91) contiene las actividades a emprender

durante el proceso de adquisición. Debe contener el tipo de contratación que se empleará y su

fuente de financiamiento, además, la disponibilidad de la financiación debe estar alineada con

el plan de gestión de adquisiciones y el cronograma del proyecto.

Tabla 91. Plan de Gestión de Adquisiciones

Plan de Gestión de Adquisiciones

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

“Análisis y Diseño de una Oficina de Dirección de Proyectos

(PMO), dentro de la Dirección de Planificación y Gestión
PMO-DP-GADMLT-01
Territorial del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de La Troncal”

Adquisiciones del Proyecto

El registro detallado de las adquisiciones del proyecto se encuentra en la Matriz de Adquisiciones del
proyecto.

Procedimiento de Planificación de Adquisiciones

1.- El Director de Proyecto se encarga de realizar la lista de los entregables que se debe conseguir a
través de proveedores externos.
2.- El Director de Proyectos se encarga de generar y obtener la documentación precontractual para las
contrataciones del proyecto.
3.- El área de compras inicia el proceso de compras con la publicación en el portal de compras
públicas del SERCOP.
4.-Se realiza una reunión virtual para realizar el ejercicio de preguntas y respuestas por parte de las
empresas participantes.
5.- Se reciben y se califican las ofertas.
6.- La calificación y selección de proveedores debe hacerse bajo criterios de valoración previamente
establecidos, los que deben ser objetivos y auditables. Estos criterios deben considerar tanto variables
directamente relacionadas con los requerimientos (calidad, servicio, costos, tiempos de entrega, etc.),
como otras variables relevantes que sustenten la oferta del proveedor (solvencia financiera, estructura
organizacional, idoneidad del personal, calidad de instalaciones, políticas laborales, etc.).
7.- Se desarrolla el informe de comisión técnica en la cual se detalla la evaluación de las ofertas.
8.-Se emite la resolución y publicación de la adjudicación.
9.- Todo proveedor seleccionado en el proceso de calificación deberá ser incorporado a los sistemas
informáticos por parte del área encargada de administrar a los proveedores de GAD Municipal.
10.- Se aprueba la contratación de los proveedores o insumos por parte del patrocinador.
11.- Se elabora el contrato para el proveedor seleccionado.
12.- Se realiza el proceso de firma del contrato por las partes.
Formatos estándar para utilizar: Documentos de las Adquisiciones
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 321

1.- Se utilizarán los formatos contenidos en la ley y reglamento de contratación pública y resoluciones
del SERCOP, así mismo se utilizará la plataforma informática del portal de compras públicas.
2.- En todos los procesos de compras públicas debe realizarse la publicación de la adjudicación y
formalizarse mediante la emisión de un contrato bajo los formatos emitidos por la Procuraduría
Síndica Municipal del GAD Municipal de La Troncal.
3.- Los contratos con proveedores deben resguardar de buena forma los intereses presentes y futuros
de la empresa, y deben ser visados por el área legal.

Procedimiento de Administración de Proveedores

1.- Los contratos deberán estar firmados con el proveedor previo al inicio de los trabajos
correspondientes.
2.- Las capacitaciones que necesiten personal externo deberán ser coordinados con 10 días de
anticipación.
3.- Los contratos de compras de muebles y equipos deberán realizarse previo el inicio de las
actividades que lo requieran con 10 días de anticipación
Procedimiento de Establecimiento de Criterios

1.- Satisfacción del usuario final mediante encuestas a los clientes

2.- Control del Desempeño del Proyecto mediante los coeficientes de costos (CPI) y cronograma (SPI)
que sean de responsabilidad de los proveedores
3.- Cumplimiento de hitos relacionados a las adquisiciones

Procedimiento de Administración de Proveedores

1.- Se iniciará con el trabajo una vez firmado el contrato

2.- El Director de Proyecto tiene la responsabilidad de comunicar el inicio de las actividades a cada
uno de los proveedores de manera formal escrita y mediante correo electrónico.
3.- Los contratos deben tener garantías de fiel cumplimento
4.- Los pagos serán realizados en la moneda local
5.- De existir controversias o contratiempos se actuará conforme lo estipulado en el contrato
6.- De darse incumplimiento al contrato se procederá a la terminación por mutuo acuerdo, de manera
unilateral, u otra que se especifique en el contrato.

Roles y Responsabilidades
Responsable de realizar las
Objetivos del Rol: aprobaciones para las adquisiciones
del proyecto
Revisar la preselección realizada por el
Funciones del Rol: Director de Proyecto y aprobar las
adquisiciones del proyecto
Alta, con respecto a las decisiones
Nivel de Autoridad: referentes a las adquisiciones del
proyecto.
Rol 1: Patrocinador del
El Patrocinador del Proyecto es el
Proyecto
Alcalde de la Troncal su gestión puede
Reporta a:
ser fiscalizada por el Concejo
Municipal
Supervisa a: Director del Proyecto.
Requisitos de conocimientos: Administración pública
Liderazgo, Comunicación, Resolución
Requisitos de habilidades:
de Conflictos, Iniciativa, Facilitador.
Requisitos de experiencia: No aplica
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 322

Velar que las adquisiciones del

proyecto se lleven a cabo conforme a
Objetivos del Rol:
los parámetros definidos en tiempo y
costos planificados.
Seleccionar proveedores del mercado
Funciones del Rol: local, cumplir con las adquisiciones
requeridas para el proyecto.
Alta, responsabilidad sobre los
Nivel de Autoridad:
miembros del equipo del proyecto
Rol 2: Director del Proyecto Reporta a: Patrocinador del Proyecto
Miembros del Equipo del Proyecto y
Supervisa a:
proveedores
Gestión de Proyectos, administración
Requisitos de conocimientos:
pública
Habilidades interpersonales y de
equipo, liderazgo, Toma de
Requisitos de habilidades:
Decisiones, Resolución de conflictos,
Escucha Activa.
5 años de experiencia en cargos
Requisitos de experiencia:
similares.
Supervisar el proceso de adquisiciones
Objetivos del Rol: y velar por que se cumpla el proceso
de compras publicas
Revisar la preselección realizada por el
Funciones del Rol: Director de Proyecto y aprobar las
adquisiciones del proyecto
Alto sobre su departamento y
Nivel de Autoridad:
colaboradores de área
Rol 3: Aprobadores Reporta a: Alcalde
Jefes de Área, Colaboradores de área,
Supervisa a:
Proveedores
Requisitos de conocimientos: Administración de Empresas
Trabajo en equipo, Comunicación,
Solución de conflictos, Liderazgo,
Requisitos de habilidades:
Planificación, Pensamiento Crítico,
Control
Requisitos de experiencia: 3 a 5 años de experiencia
Objetivos del Rol: Gestión operativa de los entregables
Desarrollo de entregables conforme a
Funciones del Rol: especificaciones y calidad descrita por
los interesados claves.
Baja, sobre recursos asignados para el
Nivel de Autoridad:
desarrollo del producto.
Rol 4: Proveedores Director del Proyecto, Equipo de
Reporta a:
Proyecto
Supervisa a: Colaboradores asignados
Especialidades acordes a los
Requisitos de conocimientos:
entregables asignados.
Requisitos de habilidades: Trabajar en equipo
Requisitos de experiencia: 4 a 6 años de experiencia
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 323

3.11.2 Matriz de Requisitos de Adquisiciones

La matriz de requisitos de adquisiciones nos muestra las compras que se deben

realizar en el proyecto con un nivel de detalle del requerimiento, el proveedor seleccionado,

el tipo de contrato y el valor respectivo, en la tabla 92 se muestran las cinco adquisiciones

que se realizarán.

Tabla 92. Matriz de Requisitos de Adquisiciones

Matriz de Requisitos de Adquisiciones

Detalle de
EDT Entregable Monto Proveedor Tipo de Contrato
Requerimientos
Contratación Consultoría
Contrato
2 de la $90.000,00 desarrollada bajo los Proveedor 1
Proveedor
Consultoría estándares del PMI
Selección y Personal para la PMO
Colaboradores
3.3.1 contratación $14.231,37 con experiencia en Contrato
nuevos
de personal Gestión de Proyectos
Selección y Herramienta Web que
Adquisición de facilite el Contrato
4.1 $20.000,00 Proveedor 2
la herramienta seguimiento y control Proveedor
web de los proyectos
Instalar de Muebles y enseres
[Link] muebles y $ 3.600,00 para PMO Proveedor 3 Compra
enseres ergonómicos
Equipo y sistemas
Informáticos para
Instalar
PMO con todos los Contrato
[Link] equipos $ 6.600,00 Proveedor 4
programas necesarios Proveedor
informáticos
para gestionar
proyectos
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 324

3.11.3 Enunciado de Trabajo de las Adquisiciones

El enunciado de trabajo de las adquisiciones detallado en la tabla 93, especifica la cantidad de recursos relacionados para que las

adquisiciones se implementen en el proyecto, de manera que se consideren en las horas de trabajo requeridas.

Tabla 93. Enunciado de Trabajo de las Adquisiciones

Enunciado de Trabajo de las Adquisiciones

Unidad de
Precio Precio Final de Monto Por
EDT Entregable Descripción del Requerimiento Medida de Cantidades Cantidad de Horas Requeridas
Referencial Adquisición Contratar
Contratación
Consiste en la adquisición de
Análisis y Diseño de la PMO:
un proveedor que se encargue
359,8 horas
Contratación de la de elaborar los análisis,
2 Servicio 1 $70.000,00 $ 90.000,00 Capacitaciones: 40 horas $ 90.000,00
Consultoría procesos y metodologías para
Implementación Piloto: 325
conformación de la PMO en el
horas
Gad Municipal
Consiste en la contratación del
Selección y nuevo personal para conformar Jefe PMO: 386,5 horas
3.3.1 contratación de la PMO quienes se encargarán Contrato 4 $13.000,00 $ 15.000,00 Analista 2: 299,9 horas $ 14.231,37
personal de gestionar y controlar el Analista 1: 295,9 horas
desarrollo de los proyectos.
Configuración de la
Herramienta Web: 10 horas
Se refiere a la compra de la Creación de Usuarios y
Selección y licencia para la utilización de Password: 4 horas
4.1 Adquisición de la una herramienta web y Licencia 1 $15.000,00 $ 20.000,00 Manual de la herramienta: 5 $ 20.000,00
herramienta web software que facilite la gestión horas Capacitación de uso de
y monitoreo de los proyectos. la herramienta para la
gestión de Proyectos y
Portafolios: 8 Horas
Consiste en la compra de
Instalar de Muebles y enseres necesarios Materiales e Instalar de muebles y
[Link] 4 $ 3.000,00 $ 4.000,00 $ 3.600,00
muebles y enseres para adecuar las oficinas del insumos enseres: 2 horas
personal de la PMO
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 325

Se refiere a la compra de
equipos y sistemas
Instalar equipos informáticos que serán Materiales e Instalar equipos
[Link] 4 $ 5.000,00 $ 7.000,00 $ 6.900,00
informáticos utilizados por el personal de la insumos informáticos: 8 horas
PMO para el desarrollo de los
proyectos.

3.11.4 Evaluación y Selección de Proveedores

Los criterios para evaluación y selección de proveedores se desarrollan en la tabla 94, donde se deben detallar las características mínimas

para calificar al proveedor del servicio o del bien, estos criterios son exigidos por la normativa de compras públicas para la elaboración de los

términos de referencia para la contratación y sirven para la etapa de evaluación y calificación de ofertas, para el presente proyecto se incluyen

criterios de selección de ofertas y experiencia, así como los puntajes para calificación.

Evaluación y Selección de Proveedores

Criterio de Selección Experiencia
Restricciones y Filtros de
EDT Entregable Bajo Medio Alto Bajo Medio Alto Puntaje de Selección
Selección
1 2 3 1 2 3
Proveedor debe ofertar con
una garantía de Experiencia Experiencia
Experiencia
cumplimiento. verificable en verificable en
Soporte Soporte verificable en
Contratación El proveedor debe ofertar Soporte clientes de clientes de
Técnico Técnico clientes de Criterio de Selección +
2 de la con un cronograma de mayor a 6 misma misma
<= 3 entre 3 y misma Experiencia>5
Consultoría trabajo. meses industria industria
meses 6 meses industria entre
Se debe presentar la hoja de menor a 5 mayor a 10
5 y 10 años
vida del personal que años años
desarrollará la consultoría.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 326

Deben presentar hoja de Con

vida Con Maestría
Se debe presentar con Maestría en Gestión Experiencia Experiencia Experiencia
Selección y Con
copias de los certificados en de verificable verificable verificable Criterio de Selección +
3.3.1 contratación certificado
y/o diplomas que posea el Gestión Proyectos menor a 2 entre 2 y 4 mayor a 4 Experiencia>5
de personal PMP
aspirante. de y años años años
Debe ser mayor a los 30 Proyectos Certificado
años PMP
Cumple
Cumple Experiencia Experiencia Experiencia
Selección y Cumple con
con verificable en verificable en verificable en
Adquisición con calidad el
Proveedor debe presentar un calidad el industrias u industrias u industrias u Criterio de Selección +
4.1 de la calidad de trabajo
cronograma de trabajo. trabajo con organizaciones organizaciones organizaciones Experiencia>5
herramienta trabajo <= entre
un 81% o menor a 5 entre 5 y 10 mayor a 10
web 40% 41% y
más años años años
80%
Experiencia Experiencia Experiencia
verificable en verificable en verificable en
Instalar de Se debe detallar el tipo de Garantía Garantía Garantía
industrias u industrias u industrias u Criterio de Selección +
[Link] muebles y material de los muebles y <= 3 entre 3 y mayor a 6
organizaciones organizaciones organizaciones Experiencia>9
enseres enseres. meses 6 meses meses
menor a 2 entre 2 y 4 mayor a 4
años años años
Experiencia Experiencia Experiencia
Se debe detallar las verificable en verificable en verificable en
Instalar Garantía Garantía Garantía
especificaciones técnicas de industrias u industrias u industrias u Criterio de Selección +
[Link] equipos <= 6 entre 6 y mayor a 1
los equipos que serían organizaciones organizaciones organizaciones Experiencia>10
informáticos meses 12 meses año
suministrados. menor a 2 entre 2 y 5 mayor a 5
años años años
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL

327
4 Conclusiones y Recomendaciones

4.1 Conclusiones

El presente proyecto genera las siguientes conclusiones:

▪ El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de La Troncal, goza de autonomía

política, administrativa y financiera y se rige por los principios de solidaridad,

subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana.

▪ En el periodo analizado 2017 – 2019, el GAD Municipal presenta una ejecución

presupuestaria promedio del 57.74% con respecto a la programación anual, por lo que

se requiere de soluciones que logren el mejoramiento de las estadísticas

presupuestarias actuales, y ayuden al cumplimiento del objetivo estratégico “Construir

un gobierno que brinde una administración eficiente y efectiva, que trabaje

activamente, permitiendo que la sociedad participe y propicie su desarrollo”.

▪ Los gastos de inversión representan en promedio el 78,80% del total de gastos, y el

avance presupuestario de los mismos presenta un promedio del 52,99%, lo que se ve

reflejado en un déficit de obra pública en el cantón.

▪ El presente proyecto busca mejorar las capacidades del GAD Municipal con la

finalidad de incrementar la ejecución presupuestaria, por lo que debe desarrollar e

implementar mejores prácticas en gestión de proyectos y portafolios siguiendo como

base la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK).

▪ El desarrollar el plan de gestión de proyectos siguiendo como base la Guía del

PMBOK permitirá a los miembros del equipo los pasos correctos para dirigir la

ejecución, el monitoreo y control, y el cierre del proyecto, logrando así que el

proyecto sea exitoso.

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL

328
▪ Entre los beneficios esperados del presente proyecto, es estandarizar la metodología,

los procedimientos, herramientas y plantillas para la gestión de los proyectos y

portafolios en el GAD Municipal de La Troncal.

4.2 Recomendaciones

El presente proyecto genera las siguientes recomendaciones:

▪ Mejorar la productividad del GAD Municipal con la aplicación de las buenas

prácticas de gestión de proyectos y portafolios y garantizar el cumplimiento del

alcance, costo y tiempo de los proyectos.

▪ Establecer procesos y procedimientos estandarizados para el personal que formula y

gestiona proyectos en el GAD Municipal, y así lograr controlarlos y monitorearlos

con mayor efectividad.

▪ Los costos para implementar la PMO dentro del GAD Municipal deben ser incluidos

en el presupuesto del ejercicio económico 2022 y aprobado por el Concejo Municipal,

y así poder llevar a cabo esta propuesta que beneficiará a la institución y sobre todo al

cumplimiento del objetivo estratégico “Construir un gobierno que brinde una

administración eficiente y efectiva, que trabaje activamente, permitiendo que la

sociedad participe y propicie su desarrollo”

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL

329
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DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL

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DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 331

6 Anexos
Anexo 1.-Relación entre la solución de alto nivel y las brechas

Entregables del proyecto para ID- ID

Solución de alto nivel Afinidad Nueva Capacidad
cerrar las brechas Capacidad Brecha

● Rediseño del Orgánico Replantear el orgánico funcional como el manual

Implementación de una Funcional por procesos y del CP-01 de funciones acorde a las reales necesidades del B-P-01
metodología para Manual de Funciones GAD Municipal acorde con sus competencias.
gestión de portafolios en ● Definición, desarrollo e
el GAD Municipal de Crear procesos y políticas, para formular, evaluar
implementación de políticas y
La Troncal CP-06 y priorizar iniciativas de proyectos a nivel de la B-P-04
procesos para formular, evaluar y
Municipalidad
priorizar iniciativas de proyectos.
● Definición, desarrollo e
implementación de un modelo Implementar una metodología de control y
CP-03 B-P-01
metodológico para la gestión de gestión de presupuestos y proyectos.
Implementación de una proyectos.
metodología de Gestión de ● Definición, desarrollo e
Proyectos y Portafolios; y Crear procesos y políticas que permitan realizar
implementación de políticas y
capacitación en Gestión de una gestión integral y estandarizada de las etapas
procesos para una gestión integral CP-02 B-P-01
Proyectos y Portafolios, de contratación pública de proyectos de inversión
y estandarizada de las etapas de
Administración de Contratos y Implementación de una a nivel de Municipalidad
contratación pública.
Contratación Pública en el GAD metodología para
Municipal de La Troncal Crear procesos y políticas que permitan realizar
gestión de proyectos en ● Definición, desarrollo e
un seguimiento y control integral y estandarizado
el GAD Municipal de implementación de políticas y
CP-04 del desempeño de los proyectos de inversión, B-P-02
La Troncal procesos para el seguimiento y
considerando indicadores de monitoreo y control
control estandarizado de proyectos.
a nivel de Municipalidad
● Definición, desarrollo e
implementación de políticas y Crear procesos y políticas , para incluir de
procesos para la incorporación manera integral y estandarizada la Gestión de
CP-05 B-P-03
estandarizada de la gestión de Riesgos en los proyectos de inversión a nivel de
riesgos en los proyectos de Municipalidad
inversión.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 332

● Definición, desarrollo e Crear procesos, procedimientos y herramientas

implementación de procesos, para la planificación, previo a la ejecución del
procedimientos y herramientas CP-08 proyecto, y definir un formato estándar para la B-P-06
para la planificación de proyectos, generación del Plan del Proyecto a nivel de la
previo a la ejecución. Municipalidad
● Definición e implementación de
Implementar una herramienta informática para
una herramienta informática para
facilitar las tareas de planificación, B-HIG-
las tareas de planificación, CP-12
monitorización y control de proyectos a nivel de 01
monitorización y control de
toda la Municipalidad
proyectos.
Crear plantillas y formatos estandarizados a nivel
● Definición y desarrollo de de Municipalidad para la gestión integral, que
plantillas y formatos para la considere: acta de constitución, planes,
gestión de proyectos. Estos levantamiento y análisis de requisitos, análisis de
documentos deben ser interesados, identificación y tratamiento de B-HIG-
CP-13
considerados en un repositorio, riesgos, control de cambios, etc. Toda la 02
para el efecto, la Municipalidad documentación debe constar en un repositorio
implementará la infraestructura para lo cual la Municipalidad deberá
tecnológica correspondiente. implementar la infraestructura tecnológica
correspondiente.
Capacitación en Gestión ● Definición de contenidos y
Actualizar conocimientos en gestión de
de Proyectos y capacitación en gestión de
proyectos, en administración de contratos, en
Portafolios; y proyectos y portafolios, en B-RH-
CP-09 leyes, reglamentos y resoluciones de contratación
contratación pública en administración de contratos, en 01
pública a todo el personal que está relacionado
el GAD Municipal de leyes, reglamentos y resoluciones
con proyectos
La Troncal de contratación pública.
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 333

Anexo 2.- Cronograma del Proyecto

DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 334
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 335
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 336
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 337
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 338
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 339
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 340
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 341
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 342
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 343
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 344
DISEÑO DE OFICINA PMO EN EL GADM DE LA TRONCAL 345