MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Código: GTIC-TIC-P04 Versión: 0
Proceso: GESTIÓN DE TIC
Fecha de aprobación: 13-07-2017 Páginas: 1 de 4
Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRATCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES
1. OBJETIVO
Crear y administrar el servicio de correo electrónico institucional
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la creación, reasignación, suspensión, eliminación, de
correos electrónicos para la comunidad institucional.
3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN
Dirección Centro de Información
Tecnología de información y las comunicaciones
4. DEFINICIONES
Correo Electrónico: Servicio que permite recibir y enviar mensajes a través de sistemas
electrónicos.
Correo Institucional: Cuentas de correo sobre la plataforma google suite, con el
domino @[Link], que permite a los usuarios la comunicación externa e interna
relacionado con asuntos de carácter institucional.
Plataforma google suite: Servicio de google que proporciona el uso de diferentes
herramientas dentro de ellas el correo electrónico.
Consola de administración: Herramienta que permite la creación y administración de
las cuentas de correo electrónico institucional.
Programa académico: Son todos los programas Técnicos, Tecnológicos y
Profesionales en modalidad presencial y a distancia ofertados por la institución
Programa Institucional: Son todos los programas institucionales creados para el fortalecimiento
de los programas académicos.
Página web: Documento electrónico que contiene textos, videos, sonidos, imágenes, y
enlaces, que se pueden visualizar a través de un navegador web.
Usuarios: Miembros de la comunidad institucional, personal administrativo, estudiantes,
docentes, y graduandos.
Para la creación de los correos institucionales de los docentes y personal administrativo
es necesario que el director de la escuela o jefe de oficina, envíe un correo electrónico
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Asesor en tecnologías de la información Comité de Gestión y Aseguramiento de la Calidad Rectoría
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES
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5. DOCUMENTOS APLICABLES
Guía uso del correo institucional
6. RESPONSABLE Y APOYO
El responsable de supervisar y velar por el cumplimiento del presente procedimiento es el
equipo soporte.
7. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS
Acuerdo del consejo académico No. 031 de 23 de abril de 2015 por el cual se adopta la
política de tecnología de la información y la comunicación TIC del Instituto Universitario
de la Paz.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales.
Acuerdo 060 de 2011, establece pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas.
Directiva Presidencial 04 de 2012, sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la
política cero papel en la administración pública.
8. CONDICIONES GENERALES
Los usuarios son completamente responsables en el uso del correo institucional
proporcionado por el equipo soporte.
Completado el proceso de activación del correo institucional, el usuario se
responsabiliza de mantener la confidencialidad de su cuenta y contraseña.
Se podrá asignar más de un correo institucional a un usuario, cuando éste sea
responsable de programas académicos e institucionales.
El equipo soporte no se hace responsable de la copia de seguridad de los correos
institucionales.
Para la creación de los correos institucionales de los docentes y personal
administrativo es necesario que el director de la escuela o jefe de oficina, envíe un
correo electrónico solicitando su creación, con nombres completos, modalidad de
contratación (docente), y documento de identidad.
Para la creación de los correos institucionales de los estudiantes nuevos es
necesario que se dirijan a la oficina de Registro y Control.
No se permite el uso del correo institucional para fines comerciales, ni el envío de
correos masivos (spam) que atenten contra el buen funcionamiento de los servicios
de Internet.
La respuesta sobre el usuario y la contraseña de los correos creados para docentes
y personal administrativo se enviará al correo del usuario que realizó la solicitud.
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El tiempo para la creación de las cuentas de correo electrónico una vez recibida la
solicitud será de un día hábil, si el número de cuentas es mayor a 20 será de 3 días
hábiles.
Una vez creado el correo institucional, el usuario propietario (estudiante, docente o
administrativo) deberá cambiar su clave de ingreso.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Recepcionar la solicitud de creación, Equipo soporte
1 reasignación, suspensión, o eliminación del Correo electrónico
correo electrónico institucional
Verificar en la consola de administración si el Consola de
2 Equipo soporte
usuario existe administración
Si la solicitud es de creación y el usuario no
existe, crear y enviar cuenta de correo Equipo soporte
3 electrónico con su respectiva contraseña al Correo electrónico
usuario solicitante
Si el usuario existe, indicar al solicitante el
4 nombre de la cuenta de correo y la contraseña Equipo soporte Correo electrónico
para su actualización.
Si la solicitud es de reasignación, suspensión
5 o eliminación, reasignar, inactivar o eliminar al Equipo soporte
usuario de la consola de administración
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN APROBADO MEDIANTE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
13-07-2017 0 Resolución REC-536-17 Emisión del Documento
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10. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Figura 1. Administración de Correos Institucionales
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