PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DE 13 METROS LINEALES DE FONDO ACUMULADO

PRODUCIDO POR LA EMPRESA EQUILASER S.A

PROPUESTA PRESENTADA A EQUILASER S.A

PRESENTADO POR:

ARCHIVOS E HISTORIA JAS S.A

Annie Paola Quiñones

Jefer Santiago pineda

Justin Jared Diaz Angarita

BUCARAMANGA, NOVIEMBRE DEL 2023

 1. INTRODUCCIÓN:

La presente propuesta proyecto dirigida a la empresa EQUILASER S.A, se planteó en torno a la visita
realizada por la empresa ARCHIVOS E HISTORIA JAS S.A, resultado de la invitación hecha por parte de sus
administradores, quienes manifiestan interés por mejorar el desarrollo de los procesos archivísticos y la
gestión documental. Se llevo a cabo una primera visita con el propósito de realizar un prediagnóstico
archivístico respecto a la documentación producida por la empresa. También se logró identificar las
diferentes carencias y necesidades presentadas por la empresa para llevar al margen de norma lo
estipulado en la Ley Nacional de Archivos. Esta visita dio oportunidad de realizar esta propuesta de
proyecto de organización documental, creación de herramientas archivísticas y de una asesoría a el
personal

En el presente informe se detallará a fondo cada ítem necesario para llevar a cabo este proyecto.

2. FICHA TÉCNICA

Propuesta Elaborar el organigrama, TRD y organizar la

serie “comprobantes de egreso”
Proponente ARCHIVOS E HISTORIA JAS S.A
Duración
Lugar de ejecución Bucaramanga
Costo total

3. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE

La empresa ARCHIVO E HISTORIA JAS S.A, se encuentra a disposición del público con los servicios
archivísticos que se necesiten además de los servicios de conservación del patrimonio histórico, con el
fin de servirle a la comunidad y corresponder a lo estipulado en las leyes de archivo y conservación
histórica. Su creación se debe a la importancia de los archivos teniendo en base a la ley 594 del 2000 y la
toma de conciencia del valor de estos archivos, también en cuenta del interés general por sobre la
protección, conservación y divulgación del patrimonio cultural histórico.

ARCHIVO E HISTORIA JAS S.A, cuanta con un gran repertorio de profesionales como: archivistas,
historiadores, ingenieros en sistemas, todos certificados en las nuevas tecnologías con el fin de ofrecer
los mejores resultados en su trabajo. Todo el trabajo se realiza bajo las leyes de la normatividad
archivística del país, con ética y eficacia.
 4. JUSTIFICACIÓN

La información es un recurso de gran importancia dentro de las empresas, ya que les permite
un desenvolvimiento eficaz en sus actividades cotidianas. Contar con información precisa y
oportuna es uno de los mayores retos que enfrentan cada día las empresas para ser más aptas
al mercado, por esto se debe disponer de las herramientas que garanticen el uso adecuado de
ésta. Los Sistemas de Gestión Documental permiten ordenar, conservar y disponer
inmediatamente de la información documentada de forma controlada, disminuyendo el gasto
en recursos como papelería, fotocopias, etc.

En base a las irregularidades y anomalías observadas en la visita realizada a las instalaciones de

EQUILASER S.A., y tomando como referencia lo estipulado en la ley 594 de 2000, ley general de archivos
que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, como
también en el acuerdo 02 de 2004 y el acuerdo 39 de 2002. Se ha planteado la presente propuesta que
busca situar al margen de la normatividad archivística la producción documental de esta empresa.

5. PREDIAGNÓSTICO

-Nombre del fondo y series - EQUILASER S.A:

documentadas:  Facturas de venta y de compra
 Comprobantes de egreso
 Recibos de caja
 Reportes técnicos
-Fechas extremas: Fecha de inicio: 2017
Fecha final: 27/09/2023

-Aspectos locativos y de -Los archivos se encuentran en un armario, donde se encuentran los

mobiliario: documentos pertenecientes a los años anteriores, y un archivador,
sonde se encuentra la documentación con fecha del año presente; en
el armario nos encontramos con acetas y cajas de cartón, no
correspondientes a la normatividad archivística, como contenedores
de la documentación.
-Las condiciones ambientales no son las adecuadas para la
conservación de los archivos.
-Algunos documentos presentan deterioro por la resequedad del
ambiente como también contienen grapas.
-Nivel de organización: -La organización del fondo documental se encuentra siguiendo un
ordenamiento cronológico.
-En las acetas y cajas se encuentra una foliación muy precaria y sin
seguir los lineamientos correspondientes a la normatividad
archivística del país.
-La empresa no presenta uso o creación de herramientas
 archivísticas.
-Registro fotográfico:

EVIDENCIA 1. Se evidencia el fondo acumulado de la empresa.

6. OBJETIVO

El objetivo de esta propuesta es adelantar la organización, primeramente, de una de las series de la

empresa EQUILASER S.A, con el fin de seguir avanzando en la organización del fondo acumulado total
realizando las siguientes actividades:

- Ejecutar un plan de organización del fondo acumulado, empezando por una de las series de la
empresa.
- Realizar la organización del fondo acumulado de la empresa, clasificación, ordenación,
organización y foliación.
- Elaborar las TRD, TVD, catálogos, y demás herramientas archivísticas que se necesitan para
cumplir con la normatividad archivística impuesta en el país.
- Realizar una charla informativa sobre la importancia de la archivística y de cómo se debe realizar
el proceso de la organización archivística.
-

7. MARCO CONCEPTUAL

Algunas definiciones para mayor claridad del lector al realizar la lectura de la propuesta:

- ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
- FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.
 - GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
- PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural
- TRD: Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
- CATÁLOGO: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia
documental, los plazos de conservación y la disposición documental.
- SERIE DOCUMENTAL: Documentos organizados de Acuerdo con un sistema de archivo o
conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación del mismo
proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como
consecuencia de cualquier actividad derivada de su producción, recepción o utilización. La serie
también se denomina serie documental.
- SECCIÓN DOCUMENTAL: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.

9-Marco legal

 Acuerdo 02 de 2004. Establece los lineamientos básicos para la organización de Fondos

Acumulados.

 Acuerdo 39 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas

de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

10-Fases de implementación

Fase 1. Organización de 13 metros lineales de documentación producida por las series que
conforman el fondo documental de la empresa.
Fase 2. Exposición y capacitación al personal productor y encargado de la documentación de la
empresa, sobre el proyecto, la normatividad archivística del estado y como aplicarla.

11-Metodologia

Metodología 1: Análisis y Clasificación de Documentos

 Realizar un análisis detallado de la documentación acumulada por EQUILASER S.A.

 Clasificar los documentos en función de su tipo, fecha, relevancia y valor archivístico.
Metodología 2: Organización y Ordenación

 Crear un plan de organización de los documentos, determinando la estructura de carpetas,

etiquetas y sistemas de numeración.
 Ordenar físicamente los documentos siguiendo un sistema lógico y cronológico.
 Establecer un sistema de foliación y etiquetado para facilitar la recuperación de documentos.
 Utilizar materiales y mobiliario adecuado para la conservación de documentos.

Metodología 3: Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración

Documental (TVD)

 Identificar las series documentales y tipos documentales presentes en la documentación de

EQUILASER S.A.
 Definir los plazos de conservación para cada serie documental en las TRD.

Metodología 4: Capacitación del Personal

 Realizar charlas informativas para el personal de EQUILASER S.A. sobre la importancia de la

archivística y la normatividad archivística del país.
 Capacitar al personal encargado de la gestión documental en la correcta aplicación de las TRD y
TVD.
 Fomentar una cultura de archivo adecuada en la empresa.

Metodología 5: Seguimiento y Evaluación

 Establecer un sistema de seguimiento para garantizar que las metodologías se apliquen de

manera efectiva.
 Realizar evaluaciones periódicas para verificar el cumplimiento de las metas y objetivos del
proyecto.

12-Presupuesto

Se anexo la tabla de presupuesto en formato Excel junto con el presente documento

13-Formas de pago

Para los pagos se propone un adelanto del 50%, un segundo pago del 25% con la entrega de la
documentación organizada, y un tercer y final pago del 25% con la finalización de los trabajos
previstos.
14-Forma de contratación
Contrato por prestación de servicios

15-Cronograma de actividades

MES ACTIVIDADES
MES 1 Visita a EQUILASER S.A para el diagnóstico de archivos.
Análisis y clasificación de documentos.
Identificación de series documentales.
Inicio de la creación del plan de organización.
MES 2 Continuación de la creación del plan de organización.
Inicio de la ordenación física de documentos.
Desarrollo de sistema de foliación y etiquetado.
MES 3 Finalización del plan de organización.
Continuación de la ordenación física.
Elaboración de Tablas de Retención Documental. (TRD)
Creación de Tablas de Valoración Documental. (TVD)
Desarrollo de catálogos de series documentales.
MES 4 Realización de una charla informativa sobre archivística.
Capacitación del personal de EQUILASER S.A.
Diseño de la propuesta para presentar a la empresa.
Seguimiento y evaluación del proyecto.

16-Equipo de trabajo

El equipo de trabajo previsto y que hace parte de este proyecto está conformado por tres profesionales
en Historia y archivística de la Universidad Industrial de Santander. Se contratarán mediante OPS, y en
esta ocasión se encuentran organizados de la siguiente manera; un director/coordinador y dos
auxiliares.