¿Por qué es importante Excel?

5 razones para aprenderlo

Muchas personas creen erróneamente que estudiar Excel es solo útil cuando se sigue la carrera de contabilidad. Si bien,
aquella carrera hace uso de este programa, su utilidad se extiende mucho más allá. Se trata de un software que permite el
análisis de datos en muchas formas y no exclusivamente números.
¿No estás seguro de cuál es la utilidad de ese programa en tu caso? Bien, en el siguiente artículo te mostraremos por qué
es importante Excel independientemente de tu carrera.
1.- Un software útil en cualquier empresa
Una de las más grandes ventajas de aprender Excel es que se trata de un programa que sirve más de un solo propósito.
¿Crees que por la naturaleza de la carrera que sigues no será necesario aprender a usarlo? Bueno, eso no es cierto.
Este programa es ampliamente utilizado en todo tipo de sectores diferentes: desde los más obvios como las finanzas,
administración bancaria y contabilidad, pasando por áreas como administración de empresas y marketing, hasta llegar a
rubros ligados a la tecnología de la información. Incluso las carreras de letras usan Excel para gestionar glosarios
extensos.
Excel te permite crear un esquema horario para el personal de la empresa, gestionar presupuestos, dar seguimiento a
gastos e ingresos, gestionar inventarios, hacer cuadros, visualizaciones y dashboards para representar datos, crear
procesos, etc.
2.- Permite la colaboración a distancia
Hoy en día, Excel posee muchas funciones colaborativas, especialmente si consideramos su compatibilidad con Google
Drive. Estas pueden ayudarte a continuar con el funcionamiento regular de tu empresa sin importar dónde se encuentre el
resto de los colaboradores. Ello resulta especialmente relevante en el contexto actual de pandemia, home office y clases
virtuales.
Con Excel puedes compartir hojas de cálculo, hacer cambios de último momento, modificar fórmulas, alterar cuadros,
hacer que gerentes y colaboradores compartan información y mucho más sin que tengan que encontrarse en el mismo
lugar. Se trata, pues, de una herramienta global que facilita el movimiento libre de datos desde cualquier parte del mundo.
3.- Incrementa tu empleabilidad
Hoy en día, la competencia entre candidatos para un mismo puesto es bastante intensa. Al finalizar una carrera, las
habilidades de los egresados tienden a estar muy emparejadas. Por ello, es necesario alimentar tu CV con habilidades que
te ayuden a distinguirte del resto. Es justo allí donde Excel entra en juego.
¿Quién crees que tenga mayores posibilidades de obtener un determinado empleo: una persona que pone en su CV que
domina Excel o un candidato que puede demostrarlo al tomar una prueba de entrada? La respuesta es obvia. Mientras más
capacitado y más habilidades poseas, más atractivo serás para las empresas.
4.- Aumenta tu productividad
Otro de los beneficios de saber Excel es que puedes aumentar la productividad. Es allí donde se marca la diferencia entre
alguien que solo ha abierto Excel un par de veces en su vida y una persona que es capaz de crear y gestionar decentemente
una hoja de cálculos. Tener la capacidad de manejar bien aquel programa será una habilidad que mostrará tu productividad
en la empresa.
Sí, es cierto que algunas de las fórmulas que se encuentran en este programa pueden ser algo complicadas, especialmente
cuando quieres realizar funciones muy específicas. Sin embargo, aprenderlas no es nada del otro mundo. Con un poco de
paciencia y práctica podrás dominarlas. Además, mucho influirá en ello tu capacidad de utilizar atajos en el teclado.
Serás capaz de trabajar con grandes cantidades de datos, así como clasificarlos, filtrarlos, hacer cálculos, crear gráficos
para la información. Además al ser compatible con otras aplicaciones de Office, Excel te permite compartir o copiar
rápidamente los proyectos en los que trabajes en programas como Word o Power Point.
5.- Un software estándar
¿Por qué estudiar Excel? Bien, imaginemos que trabajas en Administración Bancaria y Financiera. ¿Cuántas horas crees
que pasarás al día en Excel? Así es, muchísimas. Sí, es cierto que se suele utilizar también otros programas
complementarios, pero siempre se hace uso de Excel para trabajar con información de una forma mucho más amigable.
Tanto en finanzas como en otras carreras Excel es la herramienta a utilizar cuando es momento de formular reportes,
cuadros, simulaciones y hacer análisis de datos en escenarios potenciales. Además, cuenta con funciones para tareas
específicas como PMT, IPMT, PPMT, SLN, etc.
¿Te parece que se trata de un programa intimidante? Es cierto que la gran funcionalidad de Excel hace que posea
características muy diversas, lo cual podría dar la impresión de que tiene herramientas interminables. Sin embargo, eso no
es nada que no se solucione mediante un buen curso el cual te permita conocer todo lentamente y desde el principio.

Conoce cuáles son las funciones más importantes en Excel

¿Tu trabajo requiere dominar las hojas de cálculo y piensas estudiar Excel? Si no estás muy familiarizado con ese
programa, entonces es posible que hayas experimentado el disgusto de utilizar la fórmula incorrecta para analizar un
conjunto de datos. Muchas veces pueden pasar horas y horas hasta que finalmente se encuentra la función necesaria.
Excel genera movilidad Laboral, en todas las entrevistas te solicitan dominar Excel básico e intermedio (como mínimo).
Excel es una aplicación de Ofimática, con la que puedes resolver problemas administrativos simples y complejos, cálculos
numéricos, registros, cruce de datos, automatización de procesos, etc. Puedes leer al respecto: Tablas dinámicas, buscarv
(), Macros, Funciones anidadas, Funciones Condicionales, Gráficos, ordenar y agregar información, y un largo etc.

Tabla de Contenidos: 6.- BUSCARV

1.- CONCATENAR 7.- Comparaciones con SI
2.- MAX y MIN 8.- Y
3.- NOMPROPIO 9.- LARGO
4.- INDICE + COINCIDIR 10.- SUMA, CONTAR, PROMEDIO
5.- BUSCAR y HALLAR
1.- CONCATENAR
Si bien la palabra concatenar puede sonar muy elaborada, se trata de una función que, en esencia, te permite combinar
datos en una sola celda. Digamos por ejemplo que tienes un nombre y un apellido en las celdas A1 y A2 respectivamente.
Entonces, puedes ingresar =CONCATENAR(A1,“ ”,A2), lo cual combinará los nombres en una sola celda con las
comillas (“ ”) añadiendo un espacio al medio.
2.- MAX y MIN
Estas son funciones bastante simples que te ofrecen los valores máximos y mínimos. Solo debes ingresar en la columna o
fila con números que quieres buscar y te dará como resultado el MAX o MIN dependiendo de la que utilices. Por ejemplo,
=MAX(A1:A10) te mostrará el máximo valor numérico en aquellas filas.
3.- NOMPROPIO
Esta función es muy útil cuando un conjunto de datos tiene mucho texto en formato extraño que luce mezclado con
mayúsculas en posiciones incorrectas. Por ejemplo, la celda A1 podría mostrar el texto: lisTa De estudiaNteS. En ese caso,
podrías ingresar =NOMPROPIO(A1), lo cual lo cambiaría inmediatamente a Lista de Estudiantes.
4.- INDICE + COINCIDIR
Esta es una de las combinaciones de funciones más utilizadas en Excel cuando se trata de realizar búsquedas. Cuando se
usan en combinación, INDICE y COINCIDIR te permiten extraer valores de un gran conjunto de datos de forma precisa.
El orden que debes seguir es el siguiente: =INDICE(lista de valores, COINCIDIR(lo que deseas buscar, columna,
identificador de orden)). De esta forma, te es posible buscar en toda la hoja de cálculos. banner promo ec
5.- BUSCAR y HALLAR
Estas son dos de las funciones importantes en Excel cuando se necesita aislar texto específico dentro de un conjunto de
datos. Ambos se encuentran listados aquí porque =BUSCAR te da como resultado una coincidencia exacta. Por ejemplo,
si usas =BUSCAR e ingresas la palabra Promedio, solo obtendrás la palabra en exactamente las mismas condiciones en
las que la escribiste: Promedio.
Con =HALLAR ocurre algo diferente. Si ingresas Promedio con esta función, los resultados que obtengas pueden ser
Promedio o promedio, lo cual hace que el rango sea un poco más amplio. Ambas funciones te serán particularmente útiles
cuando busques anomalías en un conjunto de datos.
6.- BUSCARV
Y ya que hablamos de funciones de búsqueda, es necesario mencionar BUSCARV. Tiene una utilidad similar a INDICE +
COINCIDIR, pero solo te permite examinar y devolver un valor correspondiente de otra columna de forma horizontal
(izquierda a derecha).
7.- Comparaciones con SI
Esta te permite obtener un resultado con valores ciertos o falsos, por lo que se trata de una de las funciones lógicas de
Excel. Un ejemplo nos permitirá explicarlo de mejor forma. Un profesor que necesita colocar las notas de un grupo de
alumnos, puede utilizar la función SI para determinar, en base a las calificaciones, quiénes se encuentran aprobados y
quiénes reprobaron.
8.- Y
Esta es otra función lógica de Excel que se encarga de revisar si determinados argumentos son ciertos o falsos. Por
ejemplo, =Y(A1”BIEN”,B2>10) dará como resultado VERDADERO si es que A1 es BIEN y el valor de B2 ES MAYOR
QUE 10. También es posible revisar más valores si los añades con una coma.
9.- LARGO
Esta función te brinda rápidamente el número de caracteres en una celda determinada. LARGO es especialmente útil
cuando se intenta determinar las diferencias entre identificadores únicos, los cuales son bastante extensos y no se
encuentran en orden. Para utilizarla, simplemente debes ingresar =LARGO(seleccionar celda).
10.- SUMA, CONTAR, PROMEDIO
Terminaremos la lista con tres de las funciones más básicas de Excel. Como su nombre sugiere, SUMA te permite sumar
cualquier número de columnas o filas al seleccionarlas o escribir en ellas. Por ejemplo, ingresar =SUMA(A1:A8) sumaría
todos los valores entre las celdas A1 y A8.
De igual forma, CONTAR cuenta el número de celdas en un conjunto que comprende diferentes valores. Por otra parte,
PROMEDIO te muestra el promedio de los números en un determinado número de celdas. Si bien, estas son bastante
básicas, son tres de las principales funciones de Excel.
En cuanto a los diferentes niveles basándome en mi experiencia he realizado la siguiente clasificación.
Distinguiendo 7 categorías:
Principiante
Usa Excel para cálculos simples de sumas y productos principalmente tal como se usuaria una calculadora, también sabe
introducir datos y recopila alguna información en la hoja electrónica.
Básico
En este nivel se usan funciones de Excel sencillas, sobre todo matemáticas, como divisiones, porcentajes, funciones
estadísticas como la Máximos, Mínimos, promedios, Contar, etc. Se utiliza Autosuma. En realizan filtros sencillos a las
bases de datos con el Autofiltro.
Se realiza algún gráficos simples. Se usan cambios de formatos tanto en colores como de letra.
Intermedio
Emplea funciones más avanzadas como pueden financieras, estadísticas, alguna función lógica como SI. Es capaz de
trabajar en forma avanzada con gráficos y editarlos para cambiar el diseño o la información. Utiliza formatos
condicionales. Puede utilizar formularios para introducir datos.

Avanzado
Este usuario tiene un buen nivel de conociendo de las fórmulas de Excel y sus Funciones avanzadas, tales como las de
búsqueda BUSCARV, BUSCARH, lógicas como SI, Y, NO, aplica funciones anidadas. Puede realizar Subtotales, Tablas
Dinámicas y gráficos dinámicos, realiza grabaciones de Macros simples, y Utiliza hábilmente la importación datos desde
Access y de formatos .txt.

Experto
Es un usuario con un excelente nivel de conocimiento de las herramientas de Excel, puede programar con el lenguaje
VBA. Usa funciones matriciales como Sumaproducto, financieras avanzadas como: Van, TIR, Nper. Sabe utilizar
funciones de texto como: Concatenar, Extraer, Carácter, etc. Sabe Importar y Consolidar datos desde gran número de
fuentes externas, usa Programación lineal, cuadrática, etc., con la herramienta Solver y Escenarios. Es capaz de configurar
y automatizar gran parte de su trabajo con la hoja electrónica. Es capaz de programar básicamente en Visual Basic, para
realizar sus propias Macros.

Programador Excel
Es un profesional de la informática con nivel experto y/o avanzado de Excel, usa el programa para obtener cálculos
avanzados, estadísticas, combina Excel con otros programas. Domina la programación con VBA.
Usuario nivel alto en áreas: Finanzas / Contable / Control de Gestión / Gestor Proyectos
A modo de anexo el siguiente nivel de Excel es el deseado para un responsable de un departamento financiero en la
empresa.
Este usuario de Excel puede tener un nivel que bordea entre el Avanzado y el Experto y además usa frecuentemente Excel
en la empresa.
Realiza cálculos financieros y estadísticos con las Planillas de Excel, así mismo emplea las herramientas de análisis para
personalizar sus informes, para esto puede obtener datos de otras aplicaciones, principalmente de los programas de
contabilidad y facturación.

Conoce y emplea fórmulas financieras para el cálculo de préstamos, amortizaciones, realiza ratios a partir de los datos del
balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, Sabe calcular el rendimiento de las inversiones financieras, sabe trabajar con
datos realizando tablas dinámicas frecuente y sin problemas, realiza distintos escenarios en función de las distintas
situaciones que se pueden presentar en el negocio, Importa u exporta datos a la aplicación contable para realizar la
automatización de los asientos de contabilidad.

10 funciones avanzadas de Excel que deberías conocer

SANTANDER Marzo del 2024
Conocer funciones avanzadas de Excel no solo te permite ser mucho más productivo, sino que también puede abrirte
puertas en el mercado laboral. Y es que, en la actualidad, Excel es una de las herramientas informáticas más polivalentes y
utilizadas del mundo, ya que ofrece un gran volumen de funcionalidades que pueden ser empleadas de forma creativa en
casi cualquier sector.
Por esta razón, si en tu currículum ya has añadido que dispones de “conocimientos en Excel nivel usuario”, pero quieres
seguir mejorando tus habilidades en esta útil herramienta, a continuación, te presentamos un listado de funciones
avanzadas de Excel que pueden ayudarte tanto a mejorar tu desempeño laboral como a sacar más partido a esta
herramienta.
1. Insertar o quitar columnas y filas rápidamente
Más que una función avanzada de Excel, la opción de insertar o quitar columnas de forma rápida es un atajo de teclado
que te puede ahorrar mucho tiempo a largo plazo. Esta misma es una de las acciones que más se repite a la hora de
registrar datos en Excel. En este sentido, si bien se suele utilizar el menú contextual o superior para realizar esta acción, lo
cierto es que hay una forma más rápida de hacerlo.
Imagina que quieres añadir una nueva columna entre las columnas A y B. Primero, debes seleccionar la columna B con
CTRL + Barra espaciadora. Para añadir una columna a la izquierda de la columna B, pulsa CTRL + la tecla más (+).
¿Quieres eliminar esta u otra columna? Tan solo selecciónala y pulsa CTRL + la tecla menos (-).

En el caso de las filas, el procedimiento es similar. Para seleccionar una fila, pulsa SHIFT + barra espaciadora. Para
agregar una fila nueva, pulsa CTRL + la tecla más (+), pero, para eliminarla, CTRL + la tecla menos (-).
2. Acceder a la lista desplegable
Esta es una de las funciones avanzadas de Excel más interesantes y prácticas a la hora de trabajar con datos. Gracias a la
validación de datos y las listas desplegables, es posible encontrar un valor determinado dentro de una columna de datos
extensa.
Por ejemplo, si un cliente te pregunta si tienes un producto en concreto, puedes buscarlo de forma rápida en la columna de
datos correspondiente. Para llevar esto mismo a cabo, en una celda nueva, haz clic en "Datos > Validación de datos” del
menú superior, selecciona la opción de lista desplegable y especifica la columna de productos disponibles.
De esta manera, al clicar en la celda creada, en la parte inferior, se desplegará una lista con los productos definidos.
Dentro de esta misma celda, también puedes buscar un valor determinado y, en caso de no encontrarlo, Excel te mostrará
un mensaje de error.

3. Fijar casillas
Uno de los errores más comunes a la hora de aplicar fórmulas avanzadas en Excel aparece cuando se precisa que una
operación se haga siempre con un mismo valor en toda la columna. Es decir, al copiar la fórmula funcional a otras celdas,
esta misma funciona como una referencia relativa y se incrementa en consecuencia.
Por ejemplo, imagina que, en la columna A, tienes un conjunto de precios y, en la columna B, los distintos tipos de IVA.
Si quieres generar una nueva columna con los precios totales después de aplicar un IVA general del 21% en la segunda
columna, puedes utilizar la siguiente fórmula =A1*B1%. Sin embargo, al copiar la fórmula en las siguientes celdas, no
obtendrás el resultado correcto, dado que se irán utilizando otros tipos de IVA.
Si quieres que esto no suceda, debes utilizar la opción de fijar casillas. Para ello, al introducir la casilla del IVA, pulsa F4.
De esta forma, la fórmula quedará =A1*$B$1% y la utilizará para todos los precios con el IVA fijado.

4. Transponer datos
En ocasiones, puede que los datos te lleguen de una forma totalmente contraria a como los quieres trabajar. Por ejemplo,
los datos pueden estar separados por filas, pero a ti te resulta mucho más sencillo trabajar con columnas. Para arreglar esta
situación sin perder tiempo, puedes utilizar la función avanzada de Excel de “Transponer datos”.
Si, por ejemplo, tienes tres filas con una serie de datos en formato horizontal y quieres que estos estén en vertical, primero
tienes que seleccionarlos todos y copiarlos, ya sea con CTRL + C o haciendo un clic con el segundo botón del ratón y
seleccionar la opción de “Copiar”.
A continuación, en el menú superior, encontrarás la opción de “Pegar”. Si pulsas la pequeña flecha que hay abajo del
icono, te saldrán distintas opciones para pegar los datos. En la última opción del primer menú, aparece un icono con dos
flechas que, si pones el ratón encima, te saldrá la posibilidad de "Transponer". Si seleccionas esta opción, los datos se
transpondrán de forma automática.
5. Detectar errores
La función avanzada de Excel “[Link]” te ayudará a detectar los errores de las funciones más comunes. Esta
funcionalidad te evitará tener que estar controlando de manera continua las fórmulas para verificar si el resultado es
correcto. De este modo, no se mostrarán errores genéricos, y te adelantarás a posibles problemas con los cálculos.
Para utilizar “[Link]”, debes pasar a Excel dos argumentos, la operación a revisar y el mensaje que quieres mostrar.
En caso de que la operación no sea posible, la herramienta te mostrará un mensaje de error como, por ejemplo,
"REVISAR". De esta forma, evitas los valores nulos y mantienes tus datos siempre listos.
6. Unir cadenas
Una de las funciones avanzadas de Excel más útiles es la función “UNIRCADENAS”. Esta te permite combinar varias
celdas de texto o caracteres en una sola. Por ejemplo, si tienes el nombre en una columna y el apellido en otra y, por
cualquier motivo, quieres tener todo en una sola celda, puedes utilizar la función “UNIRCADENAS”.
Al introducir la fórmula =UNIRCADENAS, deberás pasarle los argumentos demandados. El primero es el delimitador
que, siguiendo con el mismo ejemplo, podría ser un espacio en blanco (hay que introducirlo con entrecomillado " "). En el
siguiente, “Ignorar_vacios”, podrías poner “verdadero”. A continuación, debes introducir las casillas de los textos que
quieres unir y, al final, te quedará de la siguiente manera:
=UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;TEXTO1;TEXTO2).
Si quieres concatenar el resto de nombres y apellidos, puedes replicar la fórmula.
7. Eliminar duplicados
Otra de las funciones avanzadas de Excel más interesantes a la hora de trabajar con datos es la de eliminar duplicados.
Esta permite detectar los registros duplicados de una columna y eliminarlos. Por ejemplo, en una lista de correos
electrónicos, puedes eliminar aquellos que estén repetidos sin necesidad de revisarlos todos de manera manual.
Para ello, tan solo debes seleccionar la columna donde tienes introducidos los correos electrónicos y utilizar la opción de
“Datos > Quitar duplicados”. Si pulsas “aceptar”, Excel borrará los datos repetidos y te informará de cuántos registros ha
borrado y cuántos valores únicos ha mantenido.
8. Validar datos
Cuando introduces datos en Excel, es muy sencillo equivocarse de tecla o escribir un dato en la fila o columna incorrecta.
Este tipo de errores se pueden acumular a lo largo del tiempo, lo que provocará que Excel funcione de forma errónea. Para
evitar esto, puedes utilizar la funcionalidad de validación de datos.
Imagina que, en la columna A, quieres que tan solo sea posible introducir fechas situadas entre los años 2020 y 2023. Para
conseguirlo, debes seleccionar la primera celda de la columna A y pulsar “Datos > Validación de datos”. Además, en
“Permitir”, selecciona “Fecha”; en “Datos”, pon “Entre”; en “Fecha Inicial”, añade “01/01/2020” y, en “Fecha Final”,
“31/12/2023”. Por último, no olvides marcar la opción "Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración"
para replicar esto mismo en el resto de la columna.
De esta forma, en la columna A, solo se podrán introducir datos entre estas dos fechas. En caso contrario, Excel mostrará
un error, el cual, además, se puede personalizar.
Como puedes ver, la función avanzada de Excel de validación de datos se puede configurar de muchas maneras con el fin
de evitar errores a la hora de introducir datos.
9. Aplicar la suma condicional
La función avanzada de Excel “[Link]()” también puede ser útil en una gran variedad de ocasiones. Esta permite
sumar celdas que cumplan con los criterios que se hayan definido.
Por ejemplo, si quieres sumar todos los precios de la columna A, pero solo aquellos que sean un importe mayor de 100€,
debes utilizar la función de la siguiente forma: =[Link](A1:A100;">100").
El primer argumento es el rango de precios a sumar y, el segundo, la condición que debe cumplir, la cual deberá ir
entrecomillada. Al pulsar “Enter”, obtendrás un resultado en el que solo se habrá realizado el sumatorio de los precios que
cumplan con la condición señalada.
10. Extraer los valores máximos y mínimos
Las últimas funciones que queremos mostrarte son la de “MAX y MIN”. Estas permiten extraer los valores máximos y
mínimos del conjunto de datos seleccionados, algo que puede resultar útil en una gran variedad de campos y puede
ahorrarte una gran cantidad de tiempo.
Para buscar el valor máximo, tan solo tienes que usar la fórmula =MAX(), introduciendo el rango de datos a evaluar entre
paréntesis. Por otro lado, para calcular el valor mínimo, la fórmula es =MIN().
A partir de ellas, es posible encontrar los valores máximos y mínimos de un conjunto de datos, sin necesidad de buscarlos
de forma manual.