Profesor: Daniel Miranda Sala
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EII224-ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS ORGANIZACIONALES
UNIDAD 2: EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN
¿Que es la Administración?
La Administración es un proceso
permanente y sistemático que a
través de acciones coordinadas e
interrelacionadas cumplen
eficientemente determinados
objetivos.
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Solo para efectos pedagógicos las partes de este proceso serán analizadas por separado
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LOS DIFERENTES
NIVELES ORGANIZACIONALES
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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL
Alta Habilidades
dirección de concep-
tualizacíón y
diseño
Mandos
medios Habilidades
humanas
Habilidades
técnicas
Supervisores
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL
Habilidades
La Habilidad de Conceptualización: es la capacidad para percibir el de concep-
panorama general, distinguir los elementos más significativos de una tualizacíón y
diseño
situación y comprender las relaciones entre ellos.
La habilidad de diseño: es la capacidad para resolver problemas en
beneficio de la empresa.
La Habilidad Humana: es la capacidad para trabajar con individuos, Habilidades
esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de humanas
condiciones donde las personas se sientas protegidas y libres de
expresar sus opiniones.
La Habilidad Técnica: es la posesión de conocimientos y
destrezas en actividades que suponen la aplicación de
métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo Habilidades
tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas técnicas
específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con
herramientas y sus supervisores deben poseer la
capacidad de enseñarlos a usarlas.
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PROCESO ADMINISTRATIVO
En la práctica, el proceso administrativo no incluye cuatro conjuntos aislados o
poco conexos de actividades, sino un grupo de funciones interrelacionadas.
PLANEAR
TOMA
CONTROLAR DE ORGANIZAR
DECISIONES
DIRIGIR
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LA PLANIFICACIÓN
PRINCIPIOS DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN
PARA QUE LA PLANIFICACIÓN SEA EFECTIVA, ES NECESARIO TENER PRESENTE
3 PRINCIPIOS:
1. FLEXIBILIDAD:
Los planes deben tener flexibilidad ya que si son inflexibles o estáticos,
pierde importancia por alejarse cada vez mas de la realidad. Acá el control
es la función reguladora de los planes.
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LA PLANIFICACIÓN
PRINCIPIOS DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN
PARA QUE LA PLANIFICACIÓN SEA EFECTIVA, ES NECESARIO TENER PRESENTE
3 PRINCIPIOS:
2. COMPROMISO:
Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso
de todos quienes intervienen en el cumplimiento de los
objetivos. Ej. que los vendedores participen en la formulación
de planes de venta.
3. CONTRIBUCIÓN:
Los planes deben ser una contribución hacia el
propósito central de la empresa. Deben estar
debidamente encaminados e integrados con
los objetivos centrales de la organización, sino
la planificación se torna antieconómica e
inútil.
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LA PLANIFICACIÓN
LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN
LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES CONOCER
TALES COMO:
1. POCA EXACTITUD: será poco exacto si se toman o consideran para la planificación pocas
variables o datos, así como también, si son pocos reales. Lo que se pretende no es “adivinar” el
futuro ya que siempre habrá un margen de lo planificado a lo que realmente ocurrió. Lo
importante es que ese rango o margen este en niveles tolerantes. Tampoco implica que
coincidir con lo planeado ya que puede ser coincidencia.
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LA PLANIFICACIÓN
LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN
LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES
CONOCER TALES COMO:
2. CUANDO TENEMOS POCOS ANTECEDENTES: dificulta la planeación cuando no
tenemos antecedentes estadísticos en que basar nuestro plan como son las
ventas de años anteriores, nivel de producción, ausentismo laboral, ciclos
económicos, inflación, índices salariales, etc.
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LA PLANIFICACIÓN
LIMITACIONES DE LA PLANIFICACIÓN
LA PLANEACIÓN NO ESTÁ LIBRE DE LIMITACIONES Y DIFICULTADES QUE SON UTILES
CONOCER TALES COMO:
3. NO CONSIDERAR LO EVIDENTE: es necesario considerar cuando se realiza una
planeación que las metas deben explicitarse de un modo claro y lo mas preciso
posible, a fin de no caer en malas interpretaciones. Es decir, lo que interpreto
uno difiere de lo que interpretó otro. Esto se traduce que los planes si no están
registrados (escritos) y difundidos, los trabajadores no tendrán claridad del
rumbo al cual se quiere ir.
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LA PLANIFICACIÓN
Creado por: TIPOS DE PLANES
El fundador, el consejo Declaración de la Misión
directivo o la alta
administración.
La alta administración y la Objetivos Planes Estratégicos
administración de mandos Estratégicos
medios.
La administración de
Objetivos Planes Operativos
mandos medios y la alta
Operativos
administración.
TIPOS DE PLANES
➾ Los planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y
administradores de mandos medios. Es el plan general de la
organización.
➾ Los planes operativos indican como serán implantados los planes
estratégicos mediante las actividades diarias.
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LA PLANIFICACIÓN
PLANEACION ESTRATÉGICA
Es el proceso continuo y sistemático de
evaluar la naturaleza del negocio,
mediante un análisis interno y externo
de la empresa, definiendo los objetivos
a largo plazo, identificando metas
cuantificables, desarrollando estrategias
para lograr los objetivos y las metas, y
distribuyendo los recursos para realizar
dichas estrategias.
PLANEACION OPERATIVA
Es el proceso formular la planeación a corto plazo, el cual se utiliza como
instrumento anual para hacer realidad los planes estratégicos.
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TIPOS DE PLANES
Misión o Propósito
Visión
Objetivos o metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
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1.- MISIÓN
En la misión se identifica la función o tarea básica de
una empresa.
◼ Algunas veces la misión se sustenta en valores
corporativos.
◼ Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a sí misma y a quienes la
integran y rodean.
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Misión
La Misión responde a la siguiente pregunta:
¿Cuál es nuestro negocio?
❑ Define el propósito de la empresa. Su razón de ser.
❑ Define que tipo de organización que somos y a quienes servir.
❑ Distingue una organización de otras similares.
❑ Es clave para definir objetivos y formular estrategias.
❑ Debe conjugar los intereses de los stakeholders.
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Misión de varias empresas
Supermercados LIDER
Hacer accesible los bienes y servicios básicos a todos
los chilenos en todo el país. Alimentos, Hogar,
Vestuario y Crédito.
Supermercados JUMBO pone a tu alcance, un gran
surtido de productos nacionales e importados con el
objetivo de satisfacer todas tus necesidades,
manteniendo la atención y servicio que lo caracterizan.
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Hay un imperativo mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía para
satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá
evolucionar el negocio para que pueda crecer y prosperar.
Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio
actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas
condiciones del mercado, etc... Deben hacer algunas consideraciones fundamentales
acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la
clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.
2.- VISIÓN
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Los gerentes y los ejecutivos deben estar de acuerdo con la visión principal que la
empresa intenta lograr en el largo plazo.
La Visión responde a la siguiente pregunta:
¿Qué queremos llegar a ser?
Una visión clara proporciona los elementos para definir una misión integral.
La visión debe ser corta, formada de preferencia por una oración y desarrollada
por tantos gerentes como sea posible.
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FACTORES IMPORTANTES A TOMAR EN CUENTA
PARA DEFINIR LA VISIÓN
En vez de ofrecer …. Ofrezca ….
Ropa Apariencia atractiva.
Comodidad para mis pies y placer al
Zapatos
caminar.
Juguetes Imaginación y aventura para los niños.
Seguridad, comodidad, alegría y un
Una casa
espacio atractivo.
Libros Horas de placer y conocimiento.
Entretención, comodidad,
Tablet / Ipad
transportabilidad.
Un espacio para disfrutar de la
Café
conversación.
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Visión: Ejemplos
"Ser la mejor experiencia
Llegar a ser la institución de restaurantes de
financiera más poderosa,
servicial, global e inalcanzable
servicio rápido del
que haya existido nunca mundo"
“Fabricar productos de
excelencia que “Seremos
proporcionen placer a reconocidos
millones de fumadores 2020 como la
adultos” empresa que
2015 potencia un
2010
mejor vivir”
2005
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3.- OBJETIVOS O METAS
• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una
u otra actividad.
• Representan el fin que se persigue a corto plazo.
• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables
objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto,
cuándo.
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3.- OBJETIVOS O METAS
Ejemplo:
Comparar el personal médico que trabaja en los hospitales públicos y clínicas privadas de la V región, VII
región y RM, con respecto a su calidad de vida, durante el año 2017-2018.
Verbo: comparar
Evento de estudio: calidad de vida
Unidad de estudio: personal médico
Temporalidad: años 2017 y 2018.
Contexto: hospitales y clínicas privadas de la V, VII región y RM
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4.- ESTRATEGIAS
Es un esquema que contiene la determinación de los objetivos o
propósitos de largo plazo de la organización y los cursos de
acción a seguir, así como la asignación de los recursos que la
organización debe usar para alcanzar aquellos objetivos, tomando
en cuenta las restricciones del medio ambiente.
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4.- ESTRATEGIAS
• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a
largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de
acción y la asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento.
• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos
y poner en práctica la misión.
“Medios para alcanzar un fin”
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5.- POLÍTICAS
• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o
encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en
problemas.
• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez
que se presenta.
• Permiten delegar autoridad sin perder control.
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6.- PROCEDIMIENTOS
• Permiten establecer un método para
el manejo de actividades futuras.
• Consisten en secuencias cronológicas
de las acciones requeridas.
• Son guías de acción, no de
pensamiento, en las que se detalla la
manera exacta en que debe realizarse
algo.
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7.- REGLAS
Exponen acciones u omisiones específicas, no
sujetas a la discrecionalidad de las personas.
Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada
realización u omisión de una acción.
La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas
orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero
en las reglas no se permite la discrecionalidad.
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8.- PROGRAMAS
• Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos por
emplear y otros elementos necesario
para llevar a cabo un curso de acción
dado.
• Generalmente se apoyan en
presupuestos.
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9.- PRESUPUESTOS
• Es una formulación de resultados expresados
en términos numéricos.
• Puede expresarse en términos monetarios o de
unidades físicas (tiempo, unidades de
producto, etc.).
• Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas empresas.
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
Hay diferentes pasos de planificación que difieren de acuerdo a cada
autor. Para esta ocasión veremos el mencionado por los autores Koontz
y Weihrich.
CONSTA DE 8 PASOS:
1. ATENCIÓN AL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO.
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS.
3. DESARROLLO DE PREMISAS O SUPUESTOS.
4. DETERMINACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN (LAS ALTERNATIVAS).
5. EVALUACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN.
6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.
7. FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS (O PLANES DE APOYO).
8. TRASLADO DE PLANES A CIFRAS.
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
1. ATENCIÓN AL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS:
Responder a preguntas como:
•Dónde se quiere estar?
•Qué se desea hacer y cuándo?
•Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,
operacionales, individuales, etc.
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
Es el arte de
pronosticar
condiciones
internas y externas
en que se operará
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
4. IDENTIFICACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN:
• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas.
5. EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS:
Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de
las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea
alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la
empresa (paso 1).
6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN:
Se toma una decisión.
Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de
acción.
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PASOS O ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
7. FORMULACIÓN DE PLANES DE APOYO:
⚫ Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico
⚫ Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de
materiales, plan de capacitación, etc.
8. CUANTIFICAR LOS PLANES A TRAVÉS DE PRESUPUESTO:
Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo,
estados financieros, inversiones de capital, entre otros
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