Administración de proyectos: qué es, fases, objetivos, ejemplos
La administración de proyectos es cumplir con el ejercicio del inicio, planificación,
ejecución, control y cierre del trabajo de un equipo para así satisfacer razones concretas de
éxito y alcanzar objetivos específicos en el momento señalado. Por tanto, es la aplicación
de habilidades, técnicas, conocimientos y herramientas para programar actividades que
satisfagan los requisitos de un proyecto.
Un proyecto es un trabajo transitorio diseñado para generar un resultado, servicio o
producto único, con un comienzo y una terminación definidos, que se emprende para lograr
objetivos y metas notables, para conseguir generalmente un valor agregado o un cambio
beneficioso.
La cualidad temporal de los proyectos discrepa con las operaciones rutinarias del negocio,
que son actividades sencillas iterativas, semipermanentes o permanentes, para producir
servicios o productos.
No tener un proceso para administrar los proyectos puede resultar en pérdida de tiempo,
pérdida de dinero y un rendimiento deficiente.
Fases de la administración de proyectos
Iniciación
La fase de iniciación determina la naturaleza y el alcance del proyecto. Se necesita entender
el entorno empresarial y también asegurar que los controles necesarios estén incorporados
en el proyecto.
Los documentos de iniciación del proyecto son una serie de escritos que se utilizan para
crear una normativa durante la duración del proyecto. Estos incluyen:
– Propuesta del proyecto: idea detrás del proyecto, objetivo general, duración.
– Alcance del proyecto: dirección y seguimiento del proyecto.
– Estructura desglosada del trabajo: una escala del trabajo a realizar, hasta las tareas diarias.
– Matriz de asignación de responsabilidades: roles y responsabilidades alineados con los
resultados.
– Análisis de las necesidades y requerimientos del negocio frente a objetivos medibles.
– Revisión de las operaciones actuales.
– Carta del proyecto, incluyendo costos, tareas, entregables y cronogramas.
Planificación
El objetivo principal es planificar de forma apropiada el tiempo, los costos y los recursos
para estimar el trabajo necesario y así gestionar eficazmente el riesgo durante la ejecución
del proyecto. Consiste en determinar la metodología a seguir de administración de
proyectos.
– Identificar los entregables y crear las estructuras desglosadas del trabajo.
– Identificar las actividades necesarias para completar esos entregables y así conectar esas
actividades con una secuencia lógica.
– Estimar el requerimiento de recursos para las actividades.
– Estimar el tiempo y costo de las actividades.
– Desarrollo del cronograma y presupuesto.
– Planificación de riesgos.
– Obtener la aprobación formal para comenzar a trabajar.
Ejecución
Durante la ejecución, se debe saber cuáles son los plazos planificados que se deben
ejecutar. La fase de ejecución garantiza que los entregables del plan de administración del
proyecto se hagan en consecuencia.
Esta fase implica la asignación, coordinación y gestión adecuadas de los recursos humanos
y cualquier otro recurso, como materiales y presupuestos. El resultado de esta fase son los
entregables del proyecto.
Documentación del proyecto
Para mantener el presupuesto, el alcance, la eficacia y también el ritmo, un proyecto debe
tener documentos físicos relacionados con cada tarea específica.
Con la documentación correcta, es fácil ver si se cumplen o no los requerimientos de un
proyecto. La documentación proporciona información sobre lo que ya se ha completado
para ese proyecto.
Si se realiza correctamente, la documentación puede ser la columna vertebral del éxito de
un proyecto.
Monitoreo y control
Consiste en los procesos que se realizan para observar la ejecución del proyecto, de modo
de poder identificar problemas potenciales de manera oportuna y se puedan tomar medidas
correctivas cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.
Se observa y se mide el desempeño del proyecto para identificar variaciones en el plan de
gestión del proyecto.
También proporciona retroalimentación entre las diferentes fases del proyecto, con el
objeto de implementar acciones preventivas o correctivas para que se cumpla con el plan de
administración del proyecto.
Cierre
Contiene la finalización formal del proyecto y su aceptación. Las actividades
administrativas incluyen la documentación de las lecciones aprendidas. Consiste en
finalizar todas las actividades de todo el conjunto de procesos para cerrar formalmente el
proyecto.
También se incluye en esta fase la revisión posterior a la ejecución. Esta es una fase vital
para que el equipo del proyecto aprenda de las experiencias y lo aplique en proyectos
futuros.
Se deben observar en el proyecto las cosas que funcionaron bien y analizar las cosas que no
funcionaron para así generar lecciones aprendidas.
Objetivos de la administración de proyectos
El objetivo de la administración de proyectos es realizar un proyecto cabal que satisfaga los
objetivos del cliente.
Desarrollar exitosamente las fases del proyecto
Un proyecto, independientemente de su tamaño, generalmente involucra cinco fases
distintivas de igual importancia: Iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control,
cierre.
El desarrollo y ejecución sin problemas y sin interrupciones de todas las fases anteriores
garantizan el éxito de un proyecto.
Comunicar eficientemente
Siempre se debe tener en cuenta que el éxito o el fracaso de un proyecto depende en gran
medida del trabajo en equipo. Por tanto, la clave del éxito siempre está en la colaboración.
Para este fin, establecer una buena comunicación es de gran importancia. Por un lado, la
información se debe articular de manera clara y completa, para que todo el mundo la
entienda totalmente. Por otro lado, se debe tener la capacidad de escuchar y recibir
comentarios constructivos.
Lograr el objetivo principal del proyecto
Se debe completar el objetivo principal del proyecto dentro del tiempo estimado, con la
calidad esperada y dentro del presupuesto considerado.
Optimizar los insumos necesarios asignados y su aplicación para cumplir con los objetivos
predefinidos del proyecto es un asunto donde siempre hay espacio de mejora.
Se pueden reformar y actualizar todos los procesos y procedimientos para mejorar la
sostenibilidad de un proyecto y también para dirigir al equipo a través del proceso de
cambio estratégico.
Producir un proyecto que siga los objetivos del cliente
Esto podría significar que se necesite atender y reformar la visión del cliente, o negociar
con ellos en relación con los objetivos del proyecto, para convertirlos en metas factibles.
Satisfacer las expectativas del cliente y mantenerlo feliz no solo conduce a una
colaboración exitosa, que puede ayudar a eliminar sorpresas durante la ejecución del
proyecto, sino que también garantiza la sostenibilidad en el futuro.
Ventajas de la administración de proyectos
La principal ventaja de la administración de proyectos es que ayuda a gestionar los
proyectos de manera eficaz. Esto permite resolver problemas más rápidamente.
Mayor eficiencia en la prestación de servicios
La administración de proyectos proporciona una hoja de ruta que se sigue fácilmente y
lleva a la finalización del proyecto. Después de que se sabe dónde evitar los baches, es
lógico pensar que se va a trabajar de manera más inteligente y eficiente.
Satisfacción del cliente
Siempre que se termine un proyecto a tiempo y por debajo del presupuesto, el cliente se va
contento. Y un cliente feliz es alguien que se verá de nuevo.
La administración inteligente de proyectos proporciona las herramientas que permiten que
continúe esta relación cliente/administrador.
Mayor efectividad en la prestación de servicios
Las mismas estrategias que permitieron completar con éxito un proyecto también servirán
muchas veces para otros proyectos.
Mejora el crecimiento y desarrollo dentro del equipo
Los resultados positivos no solo generan respeto, sino que a menudo inspiran al equipo de
proyectos a continuar buscando formas de rendir de manera más eficiente.
Mayor flexibilidad
Quizás uno de los mayores beneficios de la administración de proyectos es que permite la
flexibilidad. Una administración segura del proyecto permite trazar la estrategia que se
desea llevar a cabo para que el proyecto se complete.
Sin embargo, la belleza de tal organización es que si se descubre una trayectoria más
inteligente para tomar, se puede tomar. Para muchas empresas pequeñas y medianas, solo
esto vale el precio de admisión.
Aumento de la evaluación de riesgos
Cuando todos los jugadores están alineados y la estrategia está en su lugar, saltarán los
riesgos potenciales para dar una bofetada.
La administración de proyectos proporciona una bandera roja en el momento adecuado:
antes de comenzar a trabajar en la finalización del proyecto.
