COSTES Y PLAZOS

MS PROJECT 2010

TEMA 3
 Costes y plazos

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 Project 2010

INDICE

INDICE........................................................................................................................................................................... 3

1. DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO ................................................................................. 5

1.1 . Utilización del Gantt detallado ............................................................................................................................. 6

2. SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN DE TAREAS ........................................................................................................ 7

2.1 Creación de un plan de referencia (Línea de Base) .............................................................................................. 8

2.2 Utilización de la tabla Seguimiento ........................................................................................................................ 8
2.3 Utilización del panel Programación ....................................................................................................................... 9
2.4 Utilización de campos de Variación ..................................................................................................................... 10
2.5 Seguimiento de costes reales.............................................................................................................................. 11
2.6 Establecimiento de acumulación de costos por recurso ...................................................................................... 11
2.7 Predeterminación de la acumulación de costos por recurso ............................................................................... 12
2.8 Información prevista, programada, real y restante .............................................................................................. 13
2.9 Información prevista o de línea de base .............................................................................................................. 13
2.10 Información programada.................................................................................................................................... 14
2.11 Información de Variación ................................................................................................................................... 15
2.12 Información real ................................................................................................................................................. 16
2.13 Información restante .......................................................................................................................................... 18
2.14 Ajustar la cantidad total del trabajo restante ...................................................................................................... 18
2.15 Ajustar el trabajo restante día a día ................................................................................................................... 20
2.16 Comparar cantidades de trabajo actuales con las del plan original ................................................................... 21
2.17 Completar el estado de trabajo actual de las tareas.......................................................................................... 21
2.18 Comprobar las asignaciones de trabajo de tareas ............................................................................................ 22
2.19 Comprobar las asignaciones de trabajo de recursos......................................................................................... 23
2.20 Utilización de filtros de tareas y recursos .......................................................................................................... 23
2.21 Utilización de informes de seguimiento ............................................................................................................. 25
2.22 Ciclo de un proyecto .......................................................................................................................................... 26
2.23 Análisis del seguimiento del plan original .......................................................................................................... 27
2.24 Exportar datos de línea temporal a Excel (Project 2003) .................................................................................. 27
2.25 Informes Visuales (Project v. > 2003) ................................................................................................................ 29

3. PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS Y TABLAS EN MS PROJECT ...................................................................... 30

3.1 Introducción ......................................................................................................................................................... 30

3.2 Inserción de columnas personalizadas en una tabla ........................................................................................... 31
3.3 Nombrado de campos personalizados ................................................................................................................ 32
3.4 Aplicación de fórmulas a columnas personalizadas ............................................................................................ 33
3.5 Modificar la plantilla global a través del Organizador. ......................................................................................... 36

4. DETERMINACIÓN DEL OBJETIVO DE PRODUCCIÓN DIARIA NECESARIA DE CADA TAREA. ..................... 37

5. MEDICIÓN DE RENDIMIENTO A PIE DE OBRA. .................................................................................................. 37

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 Costes y plazos

5.1 Tabla “Rendimiento” ............................................................................................................................................ 37

6. COMPARACIÓN DE DATOS MEDIDOS A PIÉ DE OBRA CON DATOS OBJETIVO ........................................... 38

6.1 Tabla “Seguimiento a Pie de Obra” ..................................................................................................................... 38

7. ALERTAS SOBRE POSIBLES RETRASOS. INDICADORES GRÁFICOS ........................................................... 39

7.1 Introducción ......................................................................................................................................................... 39

7.2 Aplicación de indicadores gráficos a un campo personalizado ........................................................................... 40

8. ADICIÓN DE ANOTACIONES, FORMAS Y FLECHAS A LOS DIAGRAMAS ...................................................... 43

8.1 Adición de notas a tareas y recursos................................................................................................................... 45

9. COMPARAR DIFERENTES VERSIONES DE UN PROYECTO. ............................................................................ 46

10. ACTUALIZACIÓN DE DIAGRAMAS. LÍNEAS DE PROGRESO.......................................................................... 49

10.1 Utilización de líneas de progreso....................................................................................................................... 49

10.2 . Inserción de líneas de progreso en el diagrama .............................................................................................. 49
10.3 Edición de líneas de progreso ........................................................................................................................... 51

11. REPROGRAMACIÓN DE PROYECTOS. ESTIMACIÓN DE NUEVOS PLAZOS DE FINALIZACIÓN. ............... 52

12. USO DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LA ABSORCIÓN DE POSIBLES RETRASOS ......................... 52

13. ADICIÓN DE COSTES PREVISTOS EN MS PROJECT. ..................................................................................... 53

14. USO DEL % FÍSICO COMPLETADO COMO ALTERNATIVA AL % COMPLETADO......................................... 55

14.1 Actualizar el porcentaje (%) físico completado .................................................................................................. 55

14.2 Analizar el rendimiento con el porcentaje (%) físico completado ...................................................................... 56

15. DETERMINACIÓN DE COSTES REALES ........................................................................................................... 57

15.1 Recolección de datos reales.............................................................................................................................. 57

16. EL MÉTODO DEL VALOR ACUMULADO. .......................................................................................................... 57

16.1 El método del valor acumulado (Earned Value) ................................................................................................ 57

16.2 Tabla “Valor Acumulado” ................................................................................................................................... 58
16.3 Análisis del Valor Acumulado ............................................................................................................................ 60

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 Project 2010

1. DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

La Ruta Crítica del Proyecto es la determinada por las llamadas Tareas Críticas, que son
aquellas tareas cuyo retraso o modificación en el tiempo conlleva un retraso o
modificación de todo el proyecto. Las tareas críticas se deducen por la vinculación que
mantienen con el resto de Tareas. Project es capaz de detectar la Ruta Crítica de un proyecto
en función de los vínculos entre tareas.

Para hallar la Ruta Crítica:

Formato -> Asistente para diagramas de Gantt->Siguiente -> Ruta Crítica -> Siguiente...
Dar Formato

En ese momento, el diagrama presentará este aspecto, mostrándose la ruta crítica por medio
de barras de color rojo:

La Ruta Crítica permite discernir lo importante de lo accesorio. Las barras de color rojo no
pueden moverse, pero sí (hasta cierto punto) las de color azul. Para poder ver el grado de

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 Costes y plazos

libertad que tenemos a la hora de mover las barras, podemos utilizar la vista Gantt Detallado,
que muestra el margen de demora total, que representa el número total de días que puedo
mover o estirar hacia la derecha una barra no crítica (azul) hasta convertirla en crítica (roja):

Si insertamos en la tabla de la izquierda una columna nueva (selecciono una columna ->Botón
Dcho.->Insertar) y escojo la columna ‘Margen de demora total’, puedo ver esto:

1.1 . Utilización del Gantt detallado

La vista Gantt detallado (Ver -> Más Vistas -> Gantt detallado) permite detectar el retraso
de comienzo (posposición) de cada tarea con respecto a la línea de base, mostrándolo a la
izquierda de cada barra, si éste existiera, así como el margen de demora permisible de las
tareas no críticas, reflejado a la derecha :

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También podríamos introducir el retraso de comienzo, así como el margen de demora

permisible de las tareas no críticas, reflejado a la derecha, en cualquier diagrama de barras,
personalizándolo a través de botón derecho -> Estilos de barra. El texto que aparece a la
izquierda de la barrita es la Variación de comienzo.

También podemos combinar la tabla Variación, descrita anteriormente, con un Gantt

personalizado que refleje estos datos, para detectar posibles retrasos.

2. SEGUIMIENTO DE EJECUCIÓN DE TAREAS

El seguimiento de la ejecución de las tareas del proyecto se apoya en los diagramas y tablas
elaborados durante la fase de planificación anterior.

Requiere realizar los siguientes pasos:

 Creación de un plan de referencia (Línea de Base).

 Utilización de la tabla Seguimiento.

 Utilización de la barra Seguimiento (opcional).

 Utilización de campos de Variación.

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2.1 Creación de un plan de referencia (Línea de Base)

La Línea de Base, como ya hemos visto, es una ‘fotografía’ del estado de la programación del
proyecto en un momento dado, para compararlo con estados futuros.

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario
crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

Como vimos en el módulo 2, se puede crear un plan de referencia o Línea de Base por medio
de:

Proyecto -> Programación -> Establecer Línea Base -> Establecer Línea Base

2.2 Utilización de la tabla Seguimiento

Para facilitar el seguimiento de la ejecución existen tablas, vistas y herramientas diseñadas a

tal efecto. Comenzamos por la tabla Seguimiento, que puede introducirse a través de:

Vista -> Datos -> Tablas -> Seguimiento

Vemos la columna ‘% completado’, la más importante, dado que refleja la evolución de la

ejecución de cada tarea.

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Vemos que aparece una barrita de color negro, en el Diagrama de Gantt, que representa la
proporción de tarea completada a una fecha determinada, y depende directamente del
valor correspondiente en la columna % completado.

2.3 Utilización del panel Programación

Podemos registrar manualmente el porcentaje completado de cada tarea en ella, o bien a

través de la barra de herramientas ‘Seguimiento’, donde vemos unos porcentajes de tarea
completada:

Si seleccionamos una o varias tareas, y pulsamos uno de esos botones con porcentaje, vemos
que cambia el dato del % completado, de modo que aparece una barrita negra sobre cada
barra, que representa ese porcentaje de tarea completada:

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 Costes y plazos

2.4 Utilización de campos de Variación

Si hemos guardado línea de base, podemos utilizar más adelante campos de tipo Variación
para comparar el estado actual del diagrama con la previsión guardada en la línea de base.

Existe una tabla, denominada Variación, que muestra tan sólo variaciones de comienzo y fin,
pero podemos mostrar el resto de campos seleccionando una columna, y recurriendo a botón
derecho -> insertar columna, llegando a visualizar todas las variaciones, que son:

 Variación de duración.

 Variación de comienzo.

 Variación de fin.

 Variación de trabajo.

 Variación de costo.

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2.5 Seguimiento de costes reales

El seguimiento de costes va por un camino distinto. Tan sólo se realizará si estamos

encargados de la gestión de los recursos, por lo que es obligatorio dar de alta esos recursos en
la hoja de recursos, asignándoles tasas determinadas por unidad de tiempo.

Una vez definidos, los asignamos a diferentes tareas, y con ello, podremos realizar un
seguimiento del coste de las mismas.

2.6 Establecimiento de acumulación de costos por recurso

El seguimiento de la ejecución se basa, por defecto, en el llamado ‘% completado’ que

representa el porcentaje de tarea completado hasta la fecha con respecto al total de la
misma. Este porcentaje da lugar al Coste Real de lo ejecutado hasta el momento.

Esto se debe a la acumulación de costos por prorrateo, que se encuentra en la ficha

Información del Recurso:

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2.7 Predeterminación de la acumulación de costos por recurso

La predeterminación en la acumulación de costos de los recursos puede cambiarse a través

de:

Archivo -> Opciones -> Programación -> Opciones de cálculo para este proyecto

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2.8 Información prevista, programada, real y restante

Tenemos, para cada tarea, cinco datos que permiten analizar el progreso al realizar el
seguimiento de las mismas: comienzo, fin, duración, trabajo y costo.

Los cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y evaluar el progreso del
proyecto.

Para cada tarea puede haber cuatro diferentes estados de la información que contengan
diferentes tipos de datos:

 Previsto ó planeado (según la línea de base).

 Programado (estado actual de la barra).

 Real (anotación que se actualiza a medida que el proyecto avanza).

 Restante (calculado a partir de programado - real).

El contenido de estos campos puede a veces coincidir o ser diferente.

Las variaciones entre determinados campos pueden examinarse para obtener información útil
para el seguimiento. Es por ello que se hace referencia a estos campos como campos de
seguimiento.

2.9 Información prevista o de línea de base

La información planeada también se conoce como de línea de base.

Estos datos aparecerán en el momento en que guarde por primera vez la línea de base. Si
no hago esto, esto valores no existirán en el proyecto.

Los campos que contienen información de línea de base son

 Comienzo previsto.

 Fin previsto.

 Duración prevista.

 Trabajo previsto.

 Costo previsto.

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 Costes y plazos

Si activamos la tabla línea de base, a través de Ver -> Tablas -> Más tablas -> Línea de base,
sobre el Gantt de seguimiento, que muestra la línea de base (barras de color gris), veremos
los datos de la misma sobre la tabla.

2.10 Información programada

La información programada es la información actualizada acerca de las tareas. Está

reflejada por el estado actual de las barras.

Los campos que contienen información programada son:

 Comienzo.

 Fin.

 Duración.

 Trabajo.

 Costo.

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Al comenzar un proyecto, la información programada es similar o incluso idéntica a la

información de línea de base planificada. No obstante, a medida que se van completando
las tareas, podremos realizar ajustes e introducir información real.

En el caso de tareas finalizadas (100% completado), la información programada es la misma

que la información real.

2.11 Información de Variación

Si guardamos una línea de base, podremos aprovechar los cálculos de los campos de
variación. Los campos de variación, por defecto, son:

 Variación de duración.

 Variación de comienzo.

 Variación de fin.

 Variación de trabajo.

 Variación de costo.

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 Costes y plazos

Podemos utilizar los campos de variación para llamar la atención sobre aquellas con cierta
posposición o con presupuesto sobrepasado.

La información programada actual se compara con la información programada original, que

quedó guardada en la línea de base. El campo Variación muestra la diferencia calculada entre
la información prevista y la programada.

Por ejemplo, el campo Variación de trabajo muestra la diferencia entre los campos Trabajo
previsto y Trabajo programado.

2.12 Información real

La información real refleja el modo en el que las tareas se llevan a cabo finalmente. Al
principio existe una proyección planeada de duración, trabajo, costo y fechas de comienzo y fin.

La información real permite saber el costo real, hasta una fecha dada, de una tarea, (número
de horas de trabajo y materiales que se han empleado en ella realmente), así como las fechas
reales de comienzo y fin.

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La información real se introduce en campos como:

 Comienzo real.

 Fin real.

 Duración real.

 Trabajo real.

 Costo real.

Si introducimos la información real en uno o dos campos, el resto de la información real puede
calcularse automáticamente.

El dato del costo real (a fecha dada), que depende del trabajo real (realizado hasta una fecha
determinada), tan sólo aparecerá si hemos asignado recursos con tasas a las tareas.

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 Costes y plazos

2.13 Información restante

En el caso de las tareas que aún no hayan empezado o las tareas en curso, existen campos
de:

 Duración restante.

 Trabajo restante.

 Costo restante.

Estos campos muestran la cantidad de tiempo y costo que queda antes de que la tarea esté
completada.

Para las tareas que aún no han comenzado, el contenido del campo Trabajo restante es el
mismo que el del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el trabajo restante se
calcula restando el trabajo real al trabajo programado.

Si necesitamos realizar un seguimiento minucioso del trabajo, quizás porque tengamos una
fecha límite especialmente ajustada, podemos realizar cambios en el trabajo restante de una
tarea en curso con el nivel de precisión que deseemos.

Podemos ajustar todo el trabajo restante de una vez o ajustarlo día a día.

2.14 Ajustar la cantidad total del trabajo restante

Podemos ajustar la cantidad total del trabajo restante si el total es lo que más nos interesa y
puede aceptar los efectos de otros factores de la programación Por ejemplo, si el aumento
del trabajo total restante no ocasiona la sobreasignación de un recurso, podemos utilizar este
método, que consiste en anotar directamente el trabajo restante en el campo Restante de la
tabla Trabajo.

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2.15 Ajustar el trabajo restante día a día

También podemos ajustar el trabajo restante día a día para definir el perfil del trabajo restante
y adaptarlo a las necesidades de la programación. Por ejemplo, supongamos que al aumentar
el trabajo restante se agregan dos días a una tarea y se produce la sobreasignación de un
recurso en el segundo día. Podríamos evitar la sobreasignación si agregásemos más trabajo al
primer día.

1. En el menú Ver, hacemos clic en Uso de tareas.

2. Con los botones de zoom, ajustamos el nivel de escala temporal a Días.

3. En el menú Formato, elegimos Detalles y hacemos clic en Trabajo.

4. En la sección de parte de horas de la vista, escriba la nueva cantidad de trabajo.

restante para ese día en el campo Trabajo.

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 Project 2010

2.16 Comparar cantidades de trabajo actuales con las del plan original

A medida que realicemos un seguimiento del progreso a lo largo del proyecto, podremos
revisar las diferencias entre el trabajo previsto, el programado y el real. Esto nos ayudará a
evaluar si el trabajo del proyecto está progresando según sus previsiones.

Si hemos guardado una línea de base, el campo Variación muestra la variación calculada entre
el trabajo previsto y el programado, es decir, la diferencia entre los campos de línea de base y
Trabajo.

2.17 Completar el estado de trabajo actual de las tareas

El campo % de trabajo completado, situado a la derecha de la tabla, expresa la siguiente

fórmula:

Porcentaje de trabajo completado = (Trabajo real / Trabajo) * 100

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 Costes y plazos

En principio, este campo equivale al campo ya mencionado de % completado, pero, mientras

aquel se basa en la duración programada de la tarea, este se basa en el trabajo programado.
El % de trabajo completado depende directamente del anterior, y viceversa

Podemos cambiar el dato del % de trabajo completado, a medida que los trabajos avanzan.

2.18 Comprobar las asignaciones de trabajo de tareas

Podemos examinar si las tareas y los recursos asignados a ellas están utilizando más o
menos trabajo del previsto mediante la vista Uso de tareas con la tabla Trabajo aplicada.

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 Project 2010

2.19 Comprobar las asignaciones de trabajo de recursos

También puedo examinar si los recursos y las asignaciones están utilizando más o menos
trabajo del previsto mediante la vista Uso de recursos con la tabla Trabajo aplicada.

La fila de resumen muestra los valores de trabajo totales para cada recurso, mientras que las
entradas en cursiva muestran los valores individuales para cada asignación.

2.20 Utilización de filtros de tareas y recursos

Existen filtros para tareas, que se pueden ver en el Diagrama de Gantt o similares, a través
de Vista -> Datos -> desplegable Filtros:

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 Costes y plazos

Consisten en un desplegable de filtros en la barra Formato, que pueden mostrar, por ejemplo,
en el caso de tareas, sólo tareas retrasadas o pospuestas o tareas con presupuesto
sobrepasado.

Para desactivar el filtro basta con usar la opción Todas las tareas.

La ventana Hoja de recursos también dispone de filtros para recursos, específicos para esa
vista.

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2.21 Utilización de informes de seguimiento

Existen, así mismo, informes de seguimiento en Proyecto -> Informes -> Informes, como
Costos -> Flujo de Caja o Recursos o tareas con presupuesto sobrepasado, o
Asignaciones -> Recursos sobreasignados que permiten hacer algo similar a los filtros, pero
de cara al papel:

Algunos informes, como el de Recursos con presupuesto sobrepasado, pueden sustituirse

con la impresión directa de una tabla filtrada, comprobando su aspecto con Archivo ->
Vista Preliminar.

Otros informes, como el de Flujo de caja, realizan una serie de cálculos sobre los datos que
presentan, con lo que no es posible sustituirlos por tablas filtradas.

Estos filtros e informes de seguimiento ayudan a la determinación de los ajustes a realizar para
corregir las desviaciones en la programación y en los recursos.

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 Costes y plazos

2.22 Ciclo de un proyecto

Expresa la necesidad de retroalimentar el proyecto con las revisiones surgidas del seguimiento
del mismo.

Cuando se cierra el plan original, se establece una Línea de Base. La Línea de Base es una
copia del plan original.

Cuando la fase de planificación se cierra y comienza la ejecución del proyecto,

monitorizamos y grabamos el progreso real del proyecto, comparándolo con la línea de base.

El progreso se imprime y evalúa a medida que el proyecto avanza.

El plan puede cambiarse añadiendo o borrando actividades y ajustando duraciones y recursos

restantes. Publicamos el plan revisado a medida que el progreso del proyecto continúa:

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 Project 2010

2.23 Análisis del seguimiento del plan original

El ciclo del proyecto, que acabamos de citar, se basa en los siguientes aspectos:

Realimentación de la programación con valores reales para obtener una planificación que
incorpore el estado real del proyecto.

Comprobación de utilización de recursos.

La existencia de desviaciones puede revelar una subestimación de las necesidades reales

de recursos del proyecto y requerir el recalculo del proyecto para obtener un nuevo
presupuesto más ajustado a la realidad.

Comparación de la planificación basada en valores reales con el plan original.

Determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programación y en

los recursos.

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario
crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

2.24 Exportar datos de línea temporal a Excel (Project 2003)

Nota: Este procedimiento sólo está disponible en la versión 2003, Siendo sustituido por los
informes visuales, que veremos más adelante, en la 2007.

Si abro la barra "Análisis" -> Analizar datos de escala temporal en Excel -> Con ello se
introduce la variable tiempo, y el resultado será una tabla con un gráfico, que lleva la variable
tiempo en sentido horizontal, y en vertical, lo que queramos.

El resultado será un fichero "[Link]", que podemos renombrar.

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 Costes y plazos

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 Project 2010

2.25 Informes Visuales (Project v. > 2003)

Es un procedimiento nuevo de exportación de datos, que aparece en la v.2007. Si queremos

exportar datos de línea temporal, tendremos que usar informes visuales del tipo Flujo de caja.

Son plantillas de Exportación de informes de tabla dinámica de Excel, listos para retocar o
modificar, y sacar gráficos de ellos.

Los informes visuales permiten expresar los datos de las diferentes tablas de Project como
gráficos de Microsoft Excel o Microsoft Visio, al estar basados en plantillas creadas en esas
aplicaciones, si tenemos instaladas una de ellas, o ambas.

Es requisito indispensable tener al menos una de ellas instalada (el caso de Excel es el más
frecuente), para poder utilizar este tipo de Informes.

Para utilizar informes visuales, iremos a Informes -> Informes Visuales, de modo que aparecerá
este cuadro:

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 Costes y plazos

3. PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS Y TABLAS EN MS PROJECT

3.1 Introducción

Antes de personalizar una tabla o vista, conviene que la guardemos con otro nombre, ya que
Project guarda automáticamente los cambios que realicemos sobre ellas.

Para ello -> ver -> más tablas (o vistas) -> copiar -> doy un nombre ->activo 'mostrar en el
menú'.

Una vista se compone de una tabla y diagrama. Ambos pueden personalizarse.

Si personalizo un diagrama, lo podré guardar como vista.

Una tabla se compone de campos o columnas, que también podré personalizar.

Al terminar de personalizar, debería guardar los cambios a la plantilla Global, por medio del
organizador. Esto debe hacerse siempre, sin excepción

Además de la ingente colección de campos predefinidos que ofrece Project para añadirlos a
las tablas, se permite la creación de campos personalizados, que realicen operaciones con
los datos que ofrecen ambos tipos de campos.

Estos campos personalizados permiten mejorar la planificación y el seguimiento de los

proyectos, adaptando los parámetros de Project a los parámetros que usamos habitualmente
en nuestro trabajo.

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 Project 2010

3.2 Inserción de columnas personalizadas en una tabla

Existen numerosos campos vacantes, en función del tipo de dato a mostrar, como son
fecha1…20, número 1…20, duración 1…20, costo 1…20, etc.

Estos campos serán invocados siempre al pinchar el título de una columna cualquiera,
colocándose delante (a la izquierda) de la columna seleccionada, por medio de:

Botón derecho -> Insertar Columna

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 Costes y plazos

En el cuadro que aparece, definición de columna, escogemos una columna de tipo número
(Número 1 a 20), costo (Costo 1 a 20), etc., en el desplegable Nombre de Campo, pudiendo
agregar un título de columna con la opción correspondiente:

Esta acción simplemente agrega una columna vacía, nueva, en la tabla, columna que recibirá
más adelante el resultado de una operación o fórmula, que detallaremos más adelante, al
personalizarlo.

La columna recibirá el título indicado y aparecerá totalmente vacía.

3.3 Nombrado de campos personalizados

El campo personalizado debería nombrarse correctamente, para facilitar su localización a la

hora de insertarlo en una tabla, o a la hora de crear una fórmula con dicho campo. Para ello,
acudiremos de nuevo a botón derecho -> Personalizar campo y pulsamos el botón Cambiar
nombre, de manera que escribiremos aquí el nuevo nombre:

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 Project 2010

De modo que aparece el siguiente cuadro:

El nuevo nombre pasará a primer lugar, manteniéndose el nombre antiguo entre paréntesis,
para indicar que se trata de un campo personalizado, de manera que el nombre final del campo
será:

TRAB. ESTIMADO (Número 6)

Esta operación es fundamental para imponer un orden en la personalización de campos.

3.4 Aplicación de fórmulas a columnas personalizadas

Si utilizamos, por ejemplo, un campo de tipo número para anotar el rendimiento de las
partidas, y otro campo personalizado, también de tipo número para recoger el dato de la
medición, podré medir el Trabajo estimado (en horas) de la ejecución de las tareas,
añadiendo un campo personalizado de este modo:

Para agregar funcionalidad a esta nueva columna, la pincharemos por su título, y haremos:

Botón derecho -> Personalizar campos

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 Costes y plazos

De modo que aparecerá el siguiente cuadro, en el que seleccionaremos la columna recién

creada del Trabajo estimado, y definiremos su contenido por medio del botón fórmula:

De modo que si recogemos la medición de la partida en el campo Número 1, y el

rendimiento de la misma en Número 2, la fórmula tendrá este aspecto:

En lugar de escribir la fórmula, podemos añadir ingredientes a la misma desde la opción

Campo de la parte inferior, de este modo:

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 Project 2010

Al terminar de crear la fórmula, y pulsar Aceptar, veremos esta advertencia, que simplemente
trata de avisar sobre la sustitución de los datos actuales que presenta la columna:

Al terminar de aceptar la fórmula, veremos el aspecto que presenta:

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 Costes y plazos

3.5 Modificar la plantilla global a través del Organizador.

Al terminar de personalizar, debería guardar los cambios a la plantilla Global, por medio del
organizador. Esto debería hacerse siempre, sin excepción.

Podemos guardar el campo en la Plantilla Global ([Link]), que es la que utiliza Project
al iniciarse, a través de:

Herramientas -> Organizador -> Campos,

para su inserción en cualquier tabla de cualquier proyecto.

Si personalizo campos, tablas, diagramas y vistas, deberé ir guardando, por este orden, cada
elemento personalizado a la plantilla global, y de manera inmediata, ya que de lo contrario,
olvidaremos en qué fichero o proyecto realizamos la personalización que queremos guardar.

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 Project 2010

4. DETERMINACIÓN DEL OBJETIVO DE PRODUCCIÓN DIARIA

NECESARIA DE CADA TAREA.
Para hallar la producción diaria necesaria, basándonos en un dato inicial de rendimiento,
procedente de una estimación de rendimientos, podemos hacer una fácil conversión para hallar
la producción diaria necesaria para alcanzar los plazos estimados. Esta producción diaria
necesaria servirá de patrón para realizar el seguimiento de nuestro proyecto.

5. MEDICIÓN DE RENDIMIENTO A PIE DE OBRA.

5.1 Tabla “Rendimiento”

Esta tabla se utiliza, durante la fase de planificación de un proyecto, para hallar las barras del
diagrama en función de la MEDICION y el RENDIMIENTO. Puede servir para hallar la
DURACIÓN ESTIMADA INICIAL, que podemos copiar en la DURACIÓN de MS Project – o
bien copiar el TRABAJO ESTIMADO en el TRABAJO de MS Project - y con ello hallar las
barras del diagrama y, sobre todo, la PRODUCCIÓN DIARIA NECESARIA, para saber a qué
atenernos en un futuro:

DATOS A ESCRIBIR

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 Costes y plazos

TRAB EST (h) = MED x REND

DUR EST INI = ((MED*REND)/EQ)/ 8

PROD DIA NEC = MED / DUR EST INI

6. COMPARACIÓN DE DATOS MEDIDOS A PIÉ DE OBRA CON DATOS

OBJETIVO

6.1 Tabla “Seguimiento a Pie de Obra”

Esta tabla se UTILIZA, durante la fase de ejecución de un proyecto, para actualizar las barras
del diagrama en función de la PRODUCCION DIARIA –podemos utilizar, como referencia, la
PRODUCCION DIARIA NECESARIA, hallada antes- , que dará lugar a una DURACION
ESTIMADA ACTUALIZADA. Esta duración la podemos copiar en la DURACIÓN de MS
Project, para actualizar el diagrama. La mera comparación, restando esta duración, con la
DURACION ESTIMADA INICIAL dará lugar a un posible RETRASO (o ADELANTO, si éste es
negativo).

Podemos habilitar un campo con indicadores gráficos, denominado ALERTA, que evalúe el
valor del retraso y presente una serie de símbolos, en función del mismo.

DATOS A ESCRIBIR

DATOS DE LA TABLA ANTERIOR

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 Project 2010

DUR EST ACT = MED / PROD DIA

RETR (retraso estimado) = DUR EST ACT – DUR EST INI

ALERTA = RETR, pero con indicadores gráficos.

7. ALERTAS SOBRE POSIBLES RETRASOS. INDICADORES

GRÁFICOS

7.1 Introducción

Los indicadores gráficos son símbolos que podemos usar en campos personalizados,
símbolos que aparecerán en determinadas situaciones. El valor calculado en un campo
personalizado puede ser sustituido por un símbolo, si así lo elegimos. Este símbolo suele servir
como aviso sobre un valor alcanzado, para llamar la atención sobre ese valor registrado o
calculado.

La práctica habitual consiste en llamar, y no sustituir, a los valores un campo personalizado

desde otro campo, que será el que lleve los indicadores.

Las notas y símbolos pueden agregarse directamente sobre el diagrama, a través de la

barra de herramientas dibujo, o bien sobre las tablas de tareas, en el Diagrama de Gantt, y en
la Hoja de Recursos, a través de Información de la tarea e Información del recurso
respectivamente, de modo que podrán verse a través de la columna Indicadores.

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 Costes y plazos

7.2 Aplicación de indicadores gráficos a un campo personalizado

Podemos introducir indicadores gráficos en un campo personalizado, a través de Botón

derecho -> Personalizar campos -> Indicadores gráficos…:

Aparece la pantalla indicadores gráficos, que permite introducir una prueba o evaluación del
dato (mayor o menor que, entre, etc.), un valor para esa prueba, y una imagen
correspondiente a esa prueba y valor.

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 Project 2010

Como hemos mencionado antes, la práctica habitual consiste en llamar, y no sustituir, a los
valores un campo personalizado desde otro campo, que será el que lleve los indicadores.

Esa llamada a otro campo podemos realizarla desde el botón Fórmula…, llamando al campo
personalizado desde el menú Campos, de este modo:

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 Costes y plazos

Si llamamos, desde un campo personalizado con indicadores gráficos, al campo Costo fijo, e
imponemos, para una prueba mayor que, y un valor de 1000, una imagen de un círculo rojo (la
primera disponible en la lista de imágenes), el campo tendrá este aspecto:

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 Project 2010

8. ADICIÓN DE ANOTACIONES, FORMAS Y FLECHAS A LOS

DIAGRAMAS
Por medio de insertar -> Dibujo, se abre la barra de herramientas dibujo, con la que
podemos agregar anotaciones (cuadros de texto) sobre el propio diagrama, insertando así
mismo flechas para enlazar estas notas a determinadas barras:

Esto no tiene nada que ver con la adición de notas a una determinada tarea, que realizamos
en la información de la tarea, pestaña notas, de modo que aparecerá en la columna
indicadores de la tabla de la izquierda.

También podemos llamar la atención sobre una determinada tarea insertando una forma, cuya
silueta podemos controlar y cuyo relleno podemos desactivar, de este modo:

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 Costes y plazos

Además, podemos adjuntar a la tarea o a una determinada fecha del diagrama la forma
insertada en el diagrama, por medio del siguiente cuadro, que aparece al hacer doble ‘clic’
sobre la tarea o al pulsar el botón Adjuntar a la tarea de la barra de herramientas dibujo:

La opción Adjuntar a la escala temporal sirve para anclar a una fecha determinada la forma
insertada, de forma que podamos evitar desplazamientos accidentales de la misma.

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 Project 2010

8.1 Adición de notas a tareas y recursos

Podemos adjuntar notas a tareas y recursos en las ventanas correspondientes.

Si en el Diagrama de Gantt, una tarea determinada debe dividirse o posponerse por un motivo
determinado, podemos agregarle una nota, haciendo doble ‘clic’ sobre ella, de modo que
entramos en la Información de la tarea, en la pestaña notas:

De modo que si sobrevolamos la hojita que aparece en el campo Indicadores, veremos esto:

Pero si la anotación se refiere al recurso, en lugar de a la tarea, iremos a la Hoja de recursos,

y haremos doble ‘clic’ sobre el recurso, de forma que aparecerá la Información del recurso:

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 Costes y plazos

De modo que si sobrevolamos la hojita que aparece en el campo Indicadores (que también
está disponible en la hoja de recursos), veremos esto:

9. COMPARAR DIFERENTES VERSIONES DE UN PROYECTO.

Esta macro predefinida, nueva a partir de la v. 2003, que compara dos ficheros, ´que
representan distintas versiones, o modificados, de un mismo proyecto. Si acudimos al primer
botón de la barra ‘Comparar versiones de un proyecto’, veremos este cuadro:

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 Project 2010

Para que funcione correctamente, debo tener la misma definición de campos y tablas en ambos
proyectos, si no, la macro fallará.

Necesito ir a Herr -> Opciones -> Seguridad para cambiar el nivel de Seguridad de macros
(medio-bajo) para que funcione bien, y, en la v.2007,(y las ultimas Releases de la 2003), hay
que activar la opción 'Permitir cargar formatos de archivo con formatos no
predeterminados o heredados'

Así mismo, debo limitar el número de campos de las tablas a comparar,

Dado que la macro también fallará con esto.

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 Costes y plazos

Si utilizamos como tabla de comparación una tabla que lleve más de 8 campos (aprox) la
macro dará error, y habrá que reducir el número de columnas, dejando solamente las
esenciales, o bien utilizar otra tabla con menor número de campos.

Al imprimir el informe de comparación, el intervalo de fechas que abarca el diagrama no es el

adecuado, en ese caso, voy Archivo -> Imprimir -> Escala Temporal -> Fechas ->Modifico
Fechas -> Vista Previa.

El resultado será algo con un aspecto similar a éste:

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 Project 2010

10. ACTUALIZACIÓN DE DIAGRAMAS. LÍNEAS DE PROGRESO.

10.1 Utilización de líneas de progreso

Para crear una representación visual del progreso de un proyecto a una fecha dada, se pueden
mostrar líneas de progreso en el diagrama de Gantt.

Para una fecha de progreso determinada (o la fecha de estado) de un proyecto, Microsoft

Project dibuja una línea de progreso por medio de una línea quebrada vertical, conectando las
tareas en curso y las tareas que deberían haber comenzado, creando un gráfico en el diagrama
de Gantt con picos hacia la izquierda en el caso del trabajo que está retrasado respecto a la
programación:

Los picos hacia la izquierda, cuanto más afilados o apuntados son, reflejan mayor retraso
acumulado, para una determinada tarea.

10.2 . Inserción de líneas de progreso en el diagrama

Para insertar una línea de progreso en el Gantt, puedo agregar el botón Línea de Progreso a
la barra de herramientas de acceso rápido.

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 Costes y plazos

Aparece un extraño cursor con una línea quebrada vertical, que solicita que pinchemos un
día determinado del diagrama, para dibujar la línea que indica los retrasos acumulados en una
fecha dada.

Vemos que cada uno de los picos que apunta a la izquierda refleja retraso con respecto a la
fecha en que se traza la línea de progreso, y ese pico a la izquierda no apunta al final de la
barra azul de la tarea, sino al final de la barra negra que expresa el % completado.

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 Project 2010

10.3 Edición de líneas de progreso

Para editar las líneas de progreso presentes en el diagrama, puedo hacer doble ‘clic’ en alguna
de ellas, o recurrir a:

Aquí puedo decidir si elimino, modifico u oculto las líneas de progreso en el diagrama.

Si activo la opción Mostrar siempre la línea de progreso actual, con la opción inferior En la
fecha actual, aparecerá una línea de progreso de color rojo, que irá variando
automáticamente cada día, según avanza la terminación de las tareas:

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 Costes y plazos

11. REPROGRAMACIÓN DE PROYECTOS. ESTIMACIÓN DE NUEVOS

PLAZOS DE FINALIZACIÓN.
Project es capaz de actualizar el estado de un proyecto, rompiendo las barras de tareas no
concluidas, si fuese necesario, manteniendo en su lugar el tramo de barra completado.

Para esto, iré a:

Herr. -> Seguimiento -> Actualizar Proyecto -> Reprogramar a... (Fecha)

Si hemos utilizado líneas de progreso, de cara a una reunión de fecha dada,

La fecha de reprogramación debería coincidir con la de la reunión.

Nota: conviene realizar la reprogramación sobre copia.

12. USO DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LA ABSORCIÓN DE

POSIBLES RETRASOS
Existe la posibilidad de Insertar proyectos preprogramados para resolver incidencias o
contingencias acaecidas durante la ejecución del proyecto.

La finalidad de estos proyectos es resolver la contingencia lo antes posible, asegurando un

nivel de seguridad aceptable en la ejecución de la misma y los accesos necesarios.

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 Project 2010

La inserción de estos planes de contingencia es sumamente sencilla, a través de Insertar ->

Proyecto. Habrá que vincular de algún modo alguna de sus tareas con la que corresponda de
nuestro proyecto.

Conviene tener dichos proyectos programados previamente, para perder el mínimo tiempo
posible a la hora de insertarlos en nuestro proyecto.

13. ADICIÓN DE COSTES PREVISTOS EN MS PROJECT.

Podemos establecer un Costo fijo en MS Project, por medio del campo del mismo nombre, al
margen de la asignación de los recursos a las partidas, costo que puede prorratearse en la
línea de tiempo, si así lo deseamos. Esto permite ahorrar un considerable tiempo en el trazado
del seguimiento de un proyecto, ya que evita tener que recurrir a la definición y asignación de
recursos, y permite que indiquemos los costes previstos extraídos directamente de un
presupuesto:

Algunos informes, como el denominado Flujo de Caja, del apartado Costos, permiten
prorratear directamente ese Costo fijo anotado en función de la unidad de tiempo escogida, de
modo que podemos hallar el coste total previsto mensual del proyecto de manera directa. Es
como un diagrama de Gantt donde las barras son los importes mensuales previstos:

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 Costes y plazos

Pero la verdadera utilidad de este informe reside en su última fila, donde aparecen los totales
mensuales de costes previstos del proyecto, costes que nos van a permitir tener un patrón
de seguimiento periodificado, fundamental para realizar un seguimiento de costes de todo el
proyecto:

Vemos que la adición de Costes a mano se debe realizar en el campo Costo fijo, siendo
aconsejable no realizarlo en el campo Costo, ya que éste depende directamente de los

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 Project 2010

recursos, no de una estimación directa, y perderemos el dato escrito al asignar recursos en esa
tarea.

14. USO DEL % FÍSICO COMPLETADO COMO ALTERNATIVA AL %

COMPLETADO.

14.1 Actualizar el porcentaje (%) físico completado

El campo % físico completado muestra un valor escrito de porcentaje completado que se

puede utilizar como alternativa al % completado, ya que este último, al depender directamente
de la duración programada (actual) de la barra, puede ver alterado su valor en un momento
dado.

El campo % físico completado es completamente independiente de esa duración, y es su

comparación con el % completado la que da una idea del rendimiento de la ejecución de
las tareas, factor este muy utilizado en construcción.

Ejemplo. Un proyecto para construir una pared de piedra consiste en 100 piedras apiladas en
cinco filas. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para
colocar la segunda se necesitan 25 ya que hay que levantar las piedras una fila más, así que
se necesita algo más de tiempo. Para la tercera fila se necesitarán 30 minutos, para la cuarta
35 y para la última 40 (150 minutos en total). Después de colocar las tres primeras filas, se
puede decir que el proyecto tiene el 60 por ciento físico completado (ha colocado 60 piedras de
100). Sin embargo, sólo ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en términos de
duración, el trabajo sólo tiene un 50 por ciento completado.

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 Costes y plazos

14.2 Analizar el rendimiento con el porcentaje (%) físico completado

En el caso anterior decimos que el rendimiento varía según las circunstancias de ejecución de
la tarea, dentro de una misma tarea (rendimiento no homogéneo), y esto ha de tenerse en
cuenta a efectos de seguimiento en la terminación de las tareas.

Por tanto, si se trata de verificar exactamente la proporción de tarea realizada en un momento

dado, usaremos mejor este % físico completado, que expresa precisamente eso.

Hemos visto antes que el % completado y el % de trabajo completado dependen

directamente el uno del otro, con lo que podríamos usar uno u otro, según las circunstancias.

Por ejemplo, si en la excavación de una zanja, dividimos el % físico completado por el %

completado, y este cociente es uno, podemos decir que el rendimiento de la tarea es el
esperado, es decir que la zanja va avanzando satisfactoriamente según las horas de trabajo
invertidas en ella.

Si ese cociente da un valor menor de uno, el rendimiento será menor del esperado
inicialmente, ya que la zanja no avanza según el ritmo previsto, al tener menos proporción de
zanja excavada que lo que las horas de trabajo invertidas parecen expresar.

Este rendimiento puede compensarse más adelante si las circunstancias de la tarea lo

permiten, si no fuese posible, habría que inyectar recursos para intentar acabar la zanja en un
tiempo razonable.

Si ese cociente da un valor mayor de uno, el rendimiento será mayor del esperado
inicialmente, y acabaremos la zanja antes del tiempo de ejecución previsto, al tener mayor
proporción de zanja excavada que lo que las horas de trabajo invertidas intentan expresar.

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 Project 2010

15. DETERMINACIÓN DE COSTES REALES

15.1 Recolección de datos reales

Es necesaria una recolección periódica de datos reales, a pie de obra, para poder analizar
correctamente el desarrollo del proyecto y tomar las decisiones oportunas:

 Determinación de la periodicidad del seguimiento. Podrá ser diario, semanal,

quincenal o mensual, en función de la duración y naturaleza de las actividades.

 Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente.

 Determinación de la información a recoger para cada actividad. La más habitual

es:

o Fecha de inicio y finalización real

o Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas

o Recursos utilizados y gastos reales

Es importante que la información recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del
proyecto.

16. EL MÉTODO DEL VALOR ACUMULADO.

16.1 El método del valor acumulado (Earned Value)

El análisis del valor ganado es un método para medir el rendimiento del proyecto de
acuerdo con el coste actual del proyecto y la actualización (progreso) de los diagramas. Indica
la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de
trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o los
recursos.

En el análisis del valor acumulado hay tres valores principales:

 El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en

el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos asignados a esas
tareas más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina costo
presupuestado del trabajo programado (CPTP). El CPTP es el costo previsto
hasta la fecha de estado elegida.

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 Costes y plazos

 El costo real necesario para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de
estado. Se trata del costo real del trabajo realizado (CRTR). Por regla general,
Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.

 El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos

monetarios. Realmente es el valor acumulado del trabajo realizado y se denomina
costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). Este valor se calcula para cada
tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).

El campo % físico completado muestra un valor escrito de porcentaje completado

que se puede utilizar como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado
del trabajo realizado). Este campo también se conoce como % completado del valor
acumulado.

El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que
puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

16.2 Tabla “Valor Acumulado”

Esta tabla se utiliza, durante la fase de SEGUIMIENTO de un proyecto, para analizar el

seguimiento económico de la tarea, en función del avance (% completado) y las horas de
trabajo consumidas, en relación con las previstas, para ese grado de avance.

Podemos mostrar esta tabla a través de:

Ver -> Tabla -> más tablas...-> Valor acumulado

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 Project 2010

Esta tabla muestra los siguientes tres campos principales:

CPTP: Costo programado del trabajo programado

Depende de la línea de base y la fecha de estado

CRTR: Costo real del trabajo realizado

Depende del % completado, el estado actual del proyecto y la fecha de estado

-CPTR Costo programado del trabajo realizado (Valor acumulado):

Depende de: los dos anteriores

Se añaden a estos dos campos de variación, que dependen de ellos:

-VP: Variación de la Programación: CPTR-CPTP

Si la tarea no varía respecto de la línea de base, la fecha de estado y el %completado

deberían ir de la mano. Si no, será distinta de cero.

VC: Variación del Costo: CPTR-CRTR

Por último, tenemos tres campos adicionales, que pueden ser útiles para realizar diversas
estimaciones:

-CEF: Costo estimado al finalizar

Es una proyección del valor del CRTR al 100% completado.

-CPF: Costo presupuestado al finalizar

Es una proyección del valor del CPTR al 100% completado.

-VAF: Variación en finalización –

Muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo presupuestado al finalizar) o costo previsto y el
valor CEF (Costo estimado al finalizar) para una tarea:

VAF=CPF-CEF

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 Costes y plazos

16.3 Análisis del Valor Acumulado

Para analizar el valor acumulado, podemos utilizar, en la barra de herramientas Análisis, el

botón Añadir datos de escala temporal en Excel, pero en este caso, escogeremos los tres
valores principales descritos en nuestro método:

El resultado final constará de tres curvas, cada una con un color determinado. La evaluación
periódica del estado de esas curvas da una idea del estado de la ejecución del proyecto en un
momento determinado.

El gráfico resultante puede ser así:

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 Project 2010

Vemos que el Valor acumulado aparece representado por la línea roja. Si nos acercamos,
podremos ver, para un día determinado, la Variación de Costo (VC), que es la separación
vertical entre las líneas roja y azul, y la variación de programación (VP), que es la separación
vertical entre las líneas roja y verde:

VC

VP

Si la variación de costo es positiva, el costo de la tarea está actualmente por debajo de la

cantidad presupuestada o prevista y los costos reales son inferiores a los costos previstos para
el nivel actual de conclusión de la tarea.

Si la variación de costo es negativa, el costo de la asignación está actualmente por encima del
presupuesto y los costos reales son superiores a los costos previstos para el nivel actual de
conclusión en la tarea.

Si la VP es positiva, la tarea va por delante de la programación en términos de costo.

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 Costes y plazos

Si la VP es negativa, la tarea va por detrás de la programación en términos de costo.

La VP se expresa en unidades de moneda, las mismas utilizadas en el campo VC (variación de

costo del valor acumulado). De este modo, se facilita el trazado de la VP y la VC en el mismo
gráfico:

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