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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO VERSIÓN: 14

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

REVISÓ APROBÓ
GERENTE DE DESARROLLO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORGANIZACIONAL.

Rómulo Muñoz Echeverry Luis Carlos Londoño Vargas

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TABLA DE CONTENIDO

1. GENERALIDADES ................................................................................................................................. 5
1.1. INFORMACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ............................ 5
1.1.1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 5
1.1.2. ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ..................................... 5
1.1.3. RESPONSABILIDADES DEL MANUAL ........................................................................................ 5
1.2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL .................................................................................................. 5
1.2.1. LOCALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COMUNICACIÓN ......................................................... 5
1.2.2. ORGANIGRAMA ................................................................................................................................ 6
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES ............................................................................................................... 6
2.1. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................. 6
2.2. APLICACIÓN ...................................................................................................................................... 7
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................................................... 7
3.1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .............................................................. 7
3.1.1. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................. 8
3.1.1.1. POLÍTICA DE CONTROL DE CIGARRILLO, ALCOHOL Y DROGAS ..................................... 8
3.1.1.2. POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL .................................................................................................. 8
3.1.1.3. POLÍTICA DE PREPARACIÓN, PREVENCIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ... 8
3.2. OBJETIVOS ........................................................................................................................................ 9
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG). ................................................................................. 10
4.1 REQUISITOS GENERALES ................................................................................................................. 10
4.2 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ...................................................................................................... 11
4.2.1 Generalidades .................................................................................................................................... 11
4.2.2 Manual del Sistema Integrado de Gestión. ................................................................................. 12
4.2.3 Creación y actualización. ................................................................................................................ 12
4.2.4 Control de la información documentada. .................................................................................... 12
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN....................................................................................... 12
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ................................................................................................... 12
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE ....................................................................................................................... 13
5.3 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. ................................................................. 14
5.4 PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................... 14
5.4.1 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión. ............................................................................. 15
5.4.2 Planificación y cambios del Sistema Integrado de Gestión. .................................................. 15
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN .............................................................. 15
5.5.1 Responsabilidad y autoridad .......................................................................................................... 16
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5.5.2 Alta Dirección. .................................................................................................................................... 16

5.5.3 Comunicaciones ................................................................................................................................ 17
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ......................................................................................................... 18
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS .............................................................................................................. 19
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS ............................................................................................................... 19
6.2 TALENTO HUMANO ............................................................................................................................. 19
6.2.1 Generalidades .................................................................................................................................... 19
6.3 INFRAESTRUCTURA ............................................................................................................................ 21
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO .................................................................................................................. 21
6.5. ASPECTOS AMBIENTALES .............................................................................................................. 21
6.6. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
21
6.7. DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE. ........................... 21
7. OPERACIÓN.............................................................................................................................................. 22
7.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ............................................................................. 22
7.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................................................ 22
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio .................... 22
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio ............................... 22
7.2.3 Comunicación con el cliente .......................................................................................................... 22
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS............................................... 23
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo ........................................................................................... 23
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo ................................................................... 23
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo .............................................................................................. 23
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo ................................................................................................... 23
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo ............................................................................................. 23
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo ................................................................................................ 23
7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo ........................................................................ 23
7.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE. ........................................................................................................................................ 24
7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios .......................................................................... 24
7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios ........................................................... 24
7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos .......................................................... 24
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ............................................................................ 24
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio ....................................................... 24
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio .................. 25
7.5.3 Identificación y trazabilidad ............................................................................................................ 25
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7.5.4 Propiedad perteneciente a clientes o proveedores externos. ............................................... 25

7.5.5 Preservación del producto y/o servicio ....................................................................................... 25
7.6 EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN .............................................................................. 25
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .................................................................................................. 25
8.1 GENERALIDADES .......................................................................................................................... 25
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ........................................................................................................ 26
8.2.1 Satisfacción del cliente ................................................................................................................. 26
8.2.2 Auditoría Interna ............................................................................................................................. 26
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos ................................................................................ 27
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio ............................................................... 27
9. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES ..................................................................... 27
9.1 ANÁLISIS DE DATOS..................................................................................................................... 27
10. MEJORA ............................................................................................................................................ 28
10.1 Mejora continua .............................................................................................................................. 28
10.2 Acción correctiva ........................................................................................................................... 28
11. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO. ................................................... 28
16. ANEXOS ................................................................................................................................................. 30
17. SERVIDORES QUE PARTICIPARON EN LA CONSTRUCCIÓN Y REVISIÓN ....................... 30
18. HISTORIAL ........................................................................................................................................... 30
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1. GENERALIDADES

1.1. INFORMACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

1.1.1. OBJETIVO
Describir el Sistema Integrado de Gestión implementado por la Gobernación del Meta,
cumpliendo los lineamientos de las normas técnicas ISO 9001:2015 (CALIDAD), ISO 14001:2015
(SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL), ISO 45001:2018 (SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO). buscando garantizar la satisfacción de los requerimientos de la comunidad, la
prevención de la contaminación y protección al medio ambiente, la prevención de lesiones y
enfermedades por ocasión del trabajo, cumpliendo con los objetivos misionales y la eficacia,
eficiencia y efectividad en su gestión.

1.1.2. ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

El manual describe los elementos y la estructura del Sistema Integrado de Gestión, los procesos
identificados, sus productos e interrelaciones.

El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Meta se ha desarrollado de conformidad

con los requisitos establecidos por las normas técnicas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO
45001:2018.

1.1.3. RESPONSABILIDADES DEL MANUAL

La responsabilidad por el mantenimiento, divulgación y actualización de este manual está a cargo
del Representante de la Dirección y el Líder del proceso de Mejoramiento Continuo.

1.2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

1.2.1. LOCALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Las instalaciones de la Gobernación del Meta, se encuentran ubicadas en Colombia, en la ciudad
de Villavicencio, en las siguientes direcciones:

SEDES GOBERNACIÓN DEL META

Secretarías y Dependencia Dirección Teléfono
Carrera 33 N° 38-45
PBX: (+57) 8 6818500 Línea
Sede Principal Plaza Libertadores –
Gratuita: 018000129202
Centro.
Calle 37 No. 41 - 80 Barzal
Secretaría de Salud 6620157- 6620140
Alto
Gerencia de Servicios Administrativos Cra. 23 N. 33-117 B.
Gerencia de Servicio al Ciudadano y San Francisco
6702977
Gestión Documental (Archivo
Departamental.)
Camino ganadero, vía
Secretaría de Derechos Humanos y kirpas, antigua granja
314 3205677
Paz campo alegre, enseguida
policía metropolitana.
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La Gobernación del Meta dispone de:

PBX: (+57) 8 6818500
Línea Nacional Gratuita: 01 8000 129 202

Se cuenta con una página Web: www.meta.gov.co. Existe Gerencia de Servicio al Ciudadano y
Gestión Documental para la recepción de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos ubicada en
la Gobernación del Meta o también se pueden comunicar por el correo electrónico:
[email protected]

1.2.2. ORGANIGRAMA

2. ALCANCE Y EXCLUSIONES

2.1. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Implementación de políticas públicas y prestación de servicios en el nivel central de Departamento

del Meta en pro de la Salud, Educación, Desarrollo social, Agrario, Económico, Gestión ambiental,
Vivienda, Seguridad y orden público, Atención a víctimas de conflicto armado y Equidad de género.

El alcance cubre las siguientes sedes en las que la administración central de la Gobernación del
Meta presta sus servicios:
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Secretarías y Dependencia Dirección Teléfono

Carrera 33 N° 38-45
PBX: (+57) 8 6818500 Línea
Sede Principal Plaza Libertadores –
Gratuita: 018000129202
Centro.
Calle 37 No. 41 - 80 Barzal
Secretaría de Salud 6620157- 6620140
Alto
Gerencia de Servicios Administrativos Cra. 23 N. 33-117 B.
Gerencia de Servicio al Ciudadano y San Francisco
6702977
Gestión Documental (Archivo
Departamental.)
Camino ganadero, vía
Secretaría de Derechos Humanos y kirpas, antigua granja
314 3205677
Paz campo alegre, enseguida
policía metropolitana.

2.2. APLICACIÓN

Todos los requisitos de las normas: ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 son aplicables
al Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Meta.

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

3.1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

En el marco del Plan de Desarrollo 2020-2023 “Hagamos grande al Meta” y dando aplicabilidad a la
cultura de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, la Gobernación del Meta se
compromete a recuperar y fortalecer integralmente el campo desde lo productivo, social, ambiental,
tecnológico, infraestructura y seguridad, siendo eficaz con los requisitos de las partes interesadas,
en especial con la población vulnerable y cumpliendo los requisitos legales que aplican a la
administración pública.

Prevenir lesiones y deterioro de la salud, proporcionando condiciones de trabajo seguras y

saludables para eliminar peligros y reducir riesgos psicosociales, biomecánicos, químicos,
biológicos, públicos, fenómenos naturales y de seguridad vial, asociados a las actividades realizadas
por los servidores, independientemente de su tipo de vinculación y centro de trabajo, a través de la
implementación de controles y programas de seguridad y salud en el trabajo. Así mismo, nuestro
compromiso se enmarca en la participación y consulta de los servidores públicos y sus
representantes.

Proteger el ambiente y prevenir la contaminación durante la prestación del servicio, con el desarrollo
de acciones eficaces que mitiguen los impactos ambientales provenientes de emisiones,
vertimientos, residuos, consumo de energía y agua.
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3.1.1. POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1.1.1. POLÍTICA DE CONTROL DE CIGARRILLO, ALCOHOL Y DROGAS

El uso, manejo o distribución de sustancias controladas, al igual que el consumo de alcohol o el

ingreso a las instalaciones de la Gobernación del Meta, bajo los efectos de las mismas, serán
consideradas inadecuadas se remitirán a la Oficina de Control Disciplinario Interno.

Para la Gobernación del Meta es de interés institucional, un ambiente de trabajo libre de

sustancias psicoactivas, alucinógenas, enervantes o que creen dependencia como el cigarrillo o
el alcohol, por el efecto nocivo que estas generan en la salud de los servidores y en el
desempeño laboral.

3.1.1.2. POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL

La Gobernación del Meta se compromete a identificar riesgos e implementar acciones dirigidas

mejorar la seguridad vial en sus operaciones, con el fin de preservar la integridad física, mental
y social de los actores viales de la entidad, a través de la implementación, mantenimiento y
mejora continua del Plan Estratégico de Seguridad Vial y en cumplimiento de la normatividad
proporcionando el recurso humano, técnico y económico necesario.

3.1.1.3. POLÍTICA DE PREPARACIÓN, PREVENCIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La Gobernación del Meta con el ánimo de velar por la seguridad y bienestar de los trabajadores
de nuestra Institución y así mismo cumplir la legislación Colombiana se compromete a diseñar e
implementar el plan de emergencias y contingencias, para evitar que actividades desarrolladas
en la Institución ocasionen amenazas a la salud de los trabajadores, contratistas, visitantes o
comunidad en general.

Las directivas de la Gobernación tendrán la responsabilidad de mantener y garantizar

condiciones de trabajo seguras para sus trabajadores y contratistas e implementará las
actividades y procedimientos necesarios que promueva, facilite y proteja la integridad física de
los trabajadores, visitantes, comunidad, procesos e instalaciones físicas.

La Gobernación del Meta desarrollará procesos de capacitación y adiestramiento a todos sus

trabajadores, capacitación específica a los integrantes de las distintas brigadas de emergencia
con el fin de controlar y minimizar los riesgos inherentes a cada una de las actividades,
destinando los recursos que sean necesarios para dar cumplimiento a esta política, a las
recomendaciones y a cada objetivo entablado en este plan de emergencias.

La Gobernación del Meta, tendrá la responsabilidad de ejecutar simulacros con el fin de entrenar
a los servidores de las diferentes sedes y en los diferentes tipos de emergencias que se puedan
presentar según los resultados de los análisis de vulnerabilidad.
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3.2. OBJETIVOS

1. Generar desarrollo en los sectores de agricultura, comercio, industria, trabajo, ciencia e

innovación, minas y energía.

Procesos: Promoción y Desarrollo Agropecuario – Competitividad y Desarrollo Económico –

Minas y Energía

2. Realizar acciones enfocadas a conservar la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos,

garantizando el ordenamiento ambiental territorial.

Proceso: Recurso Ambiental

3. Fortalecer el goce efectivo de derechos en educación, salud, protección social, vivienda e

inclusión social, especialmente a quienes tienen necesidades y condiciones específicas.

Procesos: Educación – Salud – Desarrollo Social - Vivienda – Gestión para la Educación

Superior – Derechos Humanos y Paz – Equidad de Género y Familia

4. Asegurar la gobernanza, la seguridad, la convivencia, la prevención de desastres, el apoyo

a la gestión y la apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Procesos: Gobernabilidad y Atención a Desastres – Tecnologías de la Información – Servicio

al Ciudadano y Gestión Documental – Comunicaciones – Gestión Financiera – Gestión
Jurídica – Gestión del Talento Humano – Gestión de Recursos Físicos – Bienes y Servicios.

5. Planear, controlar y evaluar los procesos para la mejora continua y el cumplimiento de los
requisitos del sistema integrado de gestión.

Procesos: Direccionamiento y Planeación - Monitoreo y evaluación – Mejoramiento Continuo

6. Proteger a los servidores públicos de lesiones y deterioro de la salud a través de la continua

identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles eficaces
asociados a riesgos locativos, químicos, biológicos, biomecánicos, por movimientos
repetitivos, posturas prolongadas y fenómenos naturales.

7. Proteger los componentes ambientales: aire, suelo, flora, fauna, seres humanos y agua,
durante la prestación del servicio en la entidad, a través de la concientización y el consumo
responsable de recursos y la adecuada disposición final de los residuos.
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4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG).

4.1 REQUISITOS GENERALES

La Gobernación del Meta ha establecido, documentado, implementado y mantiene su Sistema

Integrado de Gestión, mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo
con los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
de la siguiente manera:

• Determina los procesos de su Sistema Integrado de Gestión necesarios que le permiten cumplir
la función que se le ha asignado, a través de un Mapa de Procesos; en donde se tienen
identificados cuatro (4) tipo de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

MAPA DE PROCESOS

• En el mapa se determina la interacción de los procesos en el ciclo de la Gestión Integral a partir

de los requerimientos de sus partes interesadas y para su satisfacción al recibir los servicios
prestados.

• Determina la secuencia de los procesos, la cual se encuentra establecida en las

caracterizaciones definidas para cada proceso, enmarcadas en el ciclo PHVA.

• Determina los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como
el control de los procesos sean eficaces y eficientes.

• Asegura la disponibilidad de los recursos necesarios, los cuales se encuentran identificados en

las caracterizaciones de cada proceso y en las respectivas fichas técnicas de objetivos.

• Realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.

• Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de los procesos.

• Establece controles sobre los riesgos identificados y valorados que pueden afectar la
satisfacción del cliente, las partes interesadas y el logro de los objetivos del sistema integrado
de gestión.

• Los procesos que lideran los mecanismos para la consulta y participación de los servidores
públicos son Mejoramiento Continuo y Gestión del Talento humano.

• Los riesgos se encuentran identificados en el mapa de riesgos de cada proceso. Para su

administración se documentó el procedimiento denominado “P-ES-05 Administración del
Riesgo” y el F-ES-05 tomando como referencia la Guía de la Administración del Riesgo del
DAFP.

• Así mismo se desarrollan actividades para comprender a la entidad, su contexto, las partes
interesadas y sus requisitos.
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En el mapa de procesos se identifican:

TIPO DE PROCESO CANTIDAD

ESTRATÉGICO 1
MISIONAL 13
APOYO 7
EVALUACIÓN 2
TOTAL 23

4.2 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

4.2.1 Generalidades
La documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Meta incluye lo siguiente:

a. Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión, los cuales se encuentran descritos en
este manual en los numerales 3.1. y 3.2. respectivamente.
b. Manual del Sistema Integrado de Gestión.
c. Además de los procedimientos exigidos por las normas, la Gobernación del Meta cuenta con
documentos, incluidos los registros, requeridos para el cumplimiento de sus funciones,
permitiendo asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos.
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d. Información documentada requerida por las normas Internacionales ISO 9001:2015, ISO
14001:2015, ISO 45001:2018 y las demás que la entidad decida implementar y que se
encuentre en el alcance del presente manual.

4.2.2 Manual del Sistema Integrado de Gestión.

4.2.3 Creación y actualización.

Mediante el procedimiento P-MC-04 se dan las directrices para identificar y describir los documentos
(Titulo, Fecha, Proceso, Consecutivo, Código, etc.)

Los documentos se establecen en idioma español-castellano y su diseño se establece de acuerdo

con las necesidades de cada proceso.

Las directrices para revisar y aprobar los documentos teniendo en cuenta su adecuación y
conveniencia se encuentran en dicho procedimiento.

4.2.4 Control de la información documentada.

La Gobernación del Meta, controla los documentos del Sistema Integrado de Gestión, según lo
establecido en el procedimiento P-MC-04 Control de Información Documentada en el cual se
establece la metodología para el control de documentos y registros, asegurando que los documentos:
• Estén disponibles y sean idóneos para su uso, donde y cuando se necesiten;
• Estén protegidos adecuadamente;
• Asegurar su adecuada distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento,
preservación, control de cambios, conservación y disposición.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la Gobernación del Meta, proporciona evidencia de su compromiso con el

desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, así como con la mejora continua
de su eficacia, eficiencia y efectividad, a través de las siguientes actividades:

a. Comunicaciones dirigidas a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones
públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos de las partes
interesadas como los legales.

b. El establecimiento de la Política del Sistema Integrado de Gestión, la cual es mencionada en

el numeral 3.1. de este manual. Así mismo esta política es compatible con el contexto y la
dirección estratégica de la entidad.

c. El establecimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, los cuales se

mencionan en el numeral 3.2. de este Manual. Así mismo estos objetivos son compatibles
con el contexto y la dirección estratégica de la entidad.
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d. Realizando revisiones por la Dirección.

e. Suministrando los recursos necesarios para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

f. Rindiendo cuentas con relación a la eficacia del Sistema Integrado de Gestión como parte
de su responsabilidad y obligación.

g. Asegurando la integración de los requisitos del sistema integrado de gestión en los procesos
de la entidad.

h. Desarrollando actividades que promuevan el uso del enfoque a procesos y el pensamiento

basado en riesgos.

i. Informando los incidentes, peligros, riesgos y oportunidades relacionados con el Sistema

Integrado de Gestión.

j. Asegurando la participación y consulta de los trabajadores en el Sistema Integrado de

Gestión.

k. Asegurando que el Sistema Integrado de Gestión alcance los resultados previstos.

l. El desarrollo de actividades y directrices que comprometan, dirijan y apoyen a las personas

para contribuir a la eficacia del sistema integrado de gestión.

m. Promoviendo la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

n. Apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités pertinentes al Sistema Integrado

de Gestión.

o. Apoyando otros roles pertinentes de la dirección para demostrar su liderazgo.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

Por ser una entidad pública, se debe asegurar de forma paralela el cumplimiento de los requisitos
legales bajo los que se rige, junto con la satisfacción de las necesidades del cliente.

El nivel de satisfacción del cliente y/o partes interesadas se determina a través de encuestas y
de la recepción y control de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentadas por los
mismos.

La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente a través
de:

• La determinación, comprensión y cumplimiento de los requisitos del cliente, así mismo

como los legales y reglamentarios aplicables.
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• La determinación y consideración de los riesgos y oportunidades que pueden afectar a

la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción
del cliente.

5.3 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

El Departamento del Meta ha establecido la Política del Sistema Integrado de Gestión (ver
numeral 3.1 de este manual) y garantiza que esta cumple con los siguientes requisitos:

a. Es adecuada y apropiada a la misión de la entidad, así como al propósito y contexto de la

organización, apoyando así la planeación estratégica.

b. Es coherente con el Plan de Desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo,

el sistema de control interno y los planes estratégicos establecidos. Incluye el compromiso
de cumplir con los requisitos aplicables y de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema Integrado de Gestión, ya que expresa la importancia de conocer las
necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

c. Proporciona un marco de referencia para establecer los objetivos del Sistema Integrado de
Gestión que se presentan en el numeral 3.2 de este manual.

d. Es conocida y comprendida por todo el personal de la entidad. La Política del Sistema

Integrado de Gestión se comunica a través del Manual del Sistema Integrado de Gestión,
por medio de plegables, retablos ubicados en diferentes sitios de la entidad y es publicada
en la página web de la gobernación.

e. Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades,

productos y servicios. Así mismo es coherente a la naturaleza y escala de los riesgos de
seguridad y salud en el trabajo de la organización.

f. Es revisada para su continua adecuación durante las revisiones anuales por parte de la
dirección.

g. Incluye un compromiso con mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestión, prevenir

la contaminación, proteger el medio ambiente, prevenir lesiones y enfermedades para
eliminar peligros y reducir riesgos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

h. Es comunicada a todas las personas que trabajan bajo control de la organización, con la
intención de que sean conscientes de sus obligaciones individuales de seguridad y salud en
el trabajo.

i. Incluye un compromiso para la participación y consulta de los trabajadores en el Sistema

Integrado de Gestión.

j. Se mantiene como información documentada a través del presente manual. Así mismo se
implementa y mantiene.

5.4 PLANIFICACIÓN
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5.4.1 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

La Alta Dirección de la Gobernación del Meta, plantea los objetivos del Sistema Integrado de
Gestión, soportados en la Política; definiendo indicadores para cada objetivo.

Adicionalmente se ha creado una ficha técnica para planificar el cumplimiento de los objetivos,
en esta se puede determinar para cada uno de estos que:

• Son coherentes con la política del Sistema Integrado de Gestión.

• Son medibles.
• Tienen en cuenta los requisitos aplicables.
• Son pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la
satisfacción del cliente y partes interesadas.
• Son objeto de seguimiento.
• Se comunican.
• Se actualizan según corresponda.
• Se determina qué se va a hacer, qué recursos se requerirán, quién será el responsable,
cuándo se finalizará, cómo se evaluarán los resultados.

5.4.2 Planificación y cambios del Sistema Integrado de Gestión.

La planificación y revisión del sistema, contempla la definición del mapa de procesos, las
caracterizaciones, procedimientos, disponibilidad de recursos e información, indicadores,
designación del representante de la dirección (Secretario Administrativo), generación de acciones
para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua y mantener la integridad del sistema
cuando se planifiquen e implementen cambios en éste.

Dentro de la planificación, también se realiza la revisión de la Plataforma Estratégica de la

Gobernación del Meta (Misión, Visión, Política del Sistema Integrado de Gestión y Objetivos), así
como los requerimientos del cliente, las partes interesadas y la incidencia de los cargos en el
Sistema Integrado de gestión.

5.4.3 Planificación de los cambios.

Se cuenta con el F-DE-07 MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS, en el cual se determina:

• Propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.

• La integridad del sistema de gestión.
• La disponibilidad de recursos.
• La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

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5.5.1 Responsabilidad y autoridad

La Gobernación del Meta tiene definidas las responsabilidades y autoridades del personal de la
entidad, las cuales se encuentran descritas en el manual específico de funciones y competencias
laborales. Así mismo las responsabilidades se encuentran descritas en cada uno de los
procedimientos definidos por la entidad.

Las responsabilidades y autoridades son comunicadas mediante actos administrativos dirigidos

a los servidores públicos.

Se ha establecido el documento de planificación de los roles, responsabilidades y autoridades F-

MC-13 MATRIZ DE ROLES Y AUTORIDADES, en donde a cada rol del Sistema Integrado de
Gestión se le definen niveles de autoridad así:

Descripción de Siglas
Responsable de ejecución E
Responsable de Aprobación A
Persona a consultar C
Persona a informar cuando sea el caso I
No aplica responsabilidad N/A

5.5.2 Alta Dirección.

La Alta Dirección de la Gobernación del Meta ha designado como representante de la dirección
para el Sistema Integrado de Gestión al Secretario (a) Administrativo(a).

El representante de la dirección tiene la responsabilidad y la autoridad para:

a. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el

Sistema Integrado de Gestión.

b. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y de

cualquier necesidad de mejora.
c. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los
niveles de la entidad.

Los Secretarios de Despacho, Directores, Jefes de Oficina y Gerentes, como líderes de los procesos
de la entidad, son agentes impulsadores que apoyan y facilitan la implementación, mantenimiento y
mejora del Sistema Integrado de Gestión.

No. PROCESO LÍDER

ESTRATÉGICOS
1 DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN • GOBERNADOR
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No. PROCESO LÍDER

• SECRETARIO PRIVADO
• SECRETARIO ADMINISTRATIVO
• DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
DEPARTAMENTAL
MISIONALES
2 EDUCACIÓN SECRETARIO DE EDUCACIÓN
GESTIÓN PARA LA EDUCACIÓN DIRECTOR PARA EL FOMENTO DE LA
3
SUPERIOR EDUCACIÓN SUPERIOR
4 DESARROLLO SOCIAL SECRETARIO SOCIAL
• SECRETARIO DE GOBIERNO Y SEGURIDAD
GOBERNABILIDAD Y ATENCIÓN DE
5
DESASTRES • DIRECTOR PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO
DE DESASTRES
PROMOCIÓN Y DESARROLLO SECRETARIO DE AGRICULTURA Y
6
AGROPECUARIO DESARROLLO RURAL
7 SALUD SECRETARIO DE SALUD
8 RECURSO AMBIENTAL SECRETARIO DE AMBIENTE
9 MINAS Y ENERGÍA SECRETARIO DE MINAS Y ENERGÍA
SECRETARIO DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS
10 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
DE INFORMACIÓN
SECRETARIO DE LA MUJER, LA FAMILIA Y LA
11 EQUIDAD DE GÉNERO Y FAMILIA
EQUIDAD DE GÉNERO
12 DERECHOS HUMANOS Y PAZ SECRETARIO DE DERECHOS HUMANOS Y PAZ
13 VIVIENDA SECRETARIO DE VIVIENDA
COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO SECRETARIO DE COMPETITIVIDAD Y
14
ECONÓMICO DESARROLLO ECONÓMICO
APOYO
SERVICIO CIUDADANO Y GESTIÓN GERENTE DE SERVICIO AL CIUDADANO Y
15
DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL
• SECRETARIO DE COMUNICACIONES
16 COMUNICACIONES
• JEFE DE OFICINA DE PROTOCOLO
17 GESTIÓN FINANCIERA SECRETARIO DE HACIENDA
• SECRETARIO JURÍDICO
18 GESTIÓN JURÍDICA • JEFE DE CONTROL DISCIPLINARIO
INTERNO.
• GERENTE DE TALENTO HUMANO
19 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO • GERENTE DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
20 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS GERENTE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
21 BIENES Y SERVICIOS GERENTE DE ASUNTOS CONTRACTUALES
EVALUACIÓN
22 MONITOREO Y EVALUACIÓN JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
23 MEJORAMIENTO CONTINUO GERENTE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

5.5.3 Comunicaciones
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En el Sistema Integrado de Gestión se tiene definido el proceso de Comunicación, con el objetivo

de fomentar en los servidores públicos el sentido de pertenencia, trabajo en equipo y compromiso
con la entidad, creando estrategias de comunicación interna y externa que permitan conocer las
actividades que se desarrollan para el fortalecimiento del talento humano, así como los planes,
programas, proyectos, y ejecuciones que adelanta la administración para el cumplimiento de los
logros misionales y las actividades propias del sistema integrado de gestión de la entidad.
También está orientada al fortalecimiento con las otras entidades.

La Gobernación del Meta cuenta con un Plan de Comunicaciones en donde se estipulan

estrategias de comunicación interna como: Página Web, Intranet, Chat Interno, Carteleras
informativas, Correo Institucional, Circulares, Boletines Internos.

Algunas de las mejoras que se pueden percibir al implementar este plan de comunicación son:
• Proporciona el marco general para las acciones de comunicación dentro de la entidad.
• Incrementa el valor de la comunicación dentro de la administración.
• Abre la oportunidad para el debate interno y puede someter a revisión las decisiones.
• Permite el monitoreo, el control y la evaluación.
• Permite la anticipación y el enfoque proactivo.
• Facilita la jerarquización de las prioridades en las acciones programadas.

Este plan de comunicaciones permite determinar:

• Qué se comunicará.
• Cuándo comunicar.
• A quién comunicar.
• Cómo comunicar.
• Quién comunica.

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Alta Dirección de la Gobernación del Meta, revisa anualmente el Sistema Integrado de

Gestión, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
continua.

Se incluyen en la revisión la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar

cambios, incluyendo la Política y los Objetivos, así como el desempeño de los procesos y la
conformidad del producto y/o servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas y los
resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad.

Se deja constancia de los resultados de la revisión mediante acta, que incluye las decisiones y
acciones relacionadas con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado
de gestión y sus procesos, la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente, de las
partes interesadas y las necesidades de recursos de cada entrada a la revisión.

Las entradas que se contemplan son:

• Estado de acciones de las revisiones por la dirección previas.

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• Cambios de cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema Integrado

de Gestión.
• La adecuación de recursos.
• La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.
• Información sobre el desempeño y eficacia del sistema integrado de gestión, incluidas
las tendencias relativas a:

o La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas

pertinentes.
o El grado en que se han logrado los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
o El desempeño de los procesos y conformidad de productos y servicios.
o Las no conformidades y acciones correctivas.
o Los resultados de seguimiento y revisión.
o Los resultados de auditorías.
o La consulta y participación de los trabajadores.
o El desempeño de proveedores externos
• Política del Sistema Integrado de Gestión
• Descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Descripción de los principales elementos del SG SST y su interacción, así como la
referencia a los documentos relacionados
• Documentos incluyendo los registros del SG SST
• Documentos, incluyendo los registros determinados por la Gobernación del Meta,
necesarios para asegurar el SG SST
• Desempeño ambiental de la organización
• Cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros
requisitos relacionados con los aspectos ambientales.
• Recomendaciones para la mejora.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

La Gobernación del Meta con el propósito de proveer productos y/o servicios con las
características de calidad requeridas por los clientes, proporciona los recursos necesarios para
mantener y mejorar continuamente la eficiencia, la eficacia y la efectividad del Sistema Integrado
de Gestión.

El Comité Directivo y el Representante de la Dirección mediante el análisis de los resultados de

las revisiones del sistema, determinan la necesidad de gestionar nuevos recursos cuando se
requiera.

6.2 TALENTO HUMANO

6.2.1 Generalidades
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La Gobernación del Meta garantiza que los servidores públicos que participan en cada uno de
los procesos de la entidad son competentes con base en la educación, formación y/o experiencia.
El manual de funciones especifica las competencias requerida para cada cargo.

6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia

La Gobernación del Meta, realiza las siguientes actividades para dar cumplimiento a este numeral
de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.

a. Determina la competencia necesaria de los servidores públicos que realizan trabajos que
afectan la calidad del servicio, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y
de Competencias, adoptado por la entidad.

b. Proporciona la formación que se ha detectado como necesaria para los servidores públicos
de la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Plan Institucional de Capacitación tal como
se indica en el Procedimiento P-TH-08 Capacitación y Formación a Servidores Públicos.

c. Evalúa la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones de formación a través de la

Evaluación del Desempeño del Personal y también a través de la medición de Acuerdos de
Gestión.

d. Mantiene los registros de la educación, formación y/o experiencia de los servidores públicos
que hacen parte del alcance del Sistema Integrado de Gestión.

La Gobernación del Meta determina las competencias, educación, formación y/o experiencia, de los
funcionarios que planifican y controlan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
así:

Cargo Experiencia Educación Habilidades Formación

Liderazgo Inducción, reinducción al
Secretario Profesional
3 años Trabajo en equipo sistema integrado de
Administrativo especializado
gestión
Liderazgo Inducción, reinducción al
Gerente de Desarrollo Profesional
2 años Trabajo en equipo sistema integrado de
Organizacional especializado
gestión
Liderazgo Inducción, reinducción al
Profesional
Trabajo en equipo sistema integrado de
Profesional Universitario 2 años especializado
gestión
en SST
Curso 50 horas SG-SST

Así mismo la entidad se asegura que las personas que realizan el trabajo tomen conciencia de:
• Política del Sistema Integrado de gestión.
• Los objetivos.
• Contribución a la eficacia del sistema integrado de gestión, incluidos los beneficios de una
mejora del desempeño.
• Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.
• Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales
relacionados, asociados con su trabajo.
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• Incidentes y los resultados de investigaciones, que sean pertinentes para ellos.

• La capacidad de alejarse de situaciones de trabajo que consideren que presentan un peligro
inminente y serio para su vida o su salud, así como las disposiciones para protegerles de las
consecuencias indebidas de hacerlo.

6.3 INFRAESTRUCTURA

La Gobernación del Departamento del Meta, dispone permanentemente de los recursos para
que el equipo de trabajo esté en capacidad de cumplir con el alcance del Sistema Integrado de
Gestión y con las expectativas de sus clientes y partes interesadas.

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO

La Gobernación del Meta cuenta con áreas adecuadas para el correcto desempeño de las labores
asignadas a cada uno de sus servidores públicos.

Se cuenta con el ambiente de trabajo en cada proceso para garantizar que el servicio que se
preste este enfocado en satisfacer al cliente.

6.5. ASPECTOS AMBIENTALES

Se cuenta con la matriz de aspectos ambientales F-TH-53, en la cual se identifican todos los
elementos de las actividades, productos y servicios de la Gobernación del Meta que puede
controlar y de aquellos en los que puede influir y sus impactos ambientales asociados, desde la
perspectiva de ciclo de vida.

Esta determinación de aspectos ambientales tiene en cuenta:

a. Los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados y las actividades, productos y
servicios nuevos o modificados.
b. Las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles.

Así mismo, se determinan los aspectos ambientales que tengan o puedan tener un impacto ambiental
significativo mediante el uso de criterios establecidos.

6.6. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Se ha planificado la matriz de peligros F-TH-59, basada en el procedimiento P-TH-23 en el cual se

desarrollan todos los requisitos del apartado 6.1.2.1 de la norma ISO 45001:2018.

6.7. DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE.

La entidad ha establecido el P-TH-24 PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE

REQUISITOS LEGALES el cual se desarrolla y consolida dentro de la matriz de cumplimiento de
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requisitos legales aplicables al SIG F-TH-56 en el desarrollo del apartado 6.1.3 en cuanto a
determinación de los requisitos y 9.1.2 denominado evaluación del cumplimiento.

7. OPERACIÓN

7.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

La Gobernación del Meta presta sus servicios de acuerdo con lo evidenciado en el mapa de
procesos, las caracterizaciones y los demás documentos que conforman el Sistema Integrado de
Gestión que definen las actividades a realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los
requisitos de la entidad, del cliente, de las partes interesadas, del producto y de la Ley.

Durante la planificación de la prestación del servicio, la entidad realiza las siguientes actividades:

a. Revisa la pertinencia de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. Igualmente

determina los requisitos relacionados con el producto y/o servicio.

b. Determina la necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos

específicos para el servicio.

c. Determina las actividades requeridas de verificación, seguimiento e inspección para el

servicio, así como los criterios para la aceptación del mismo.

d. Determina los registros necesarios para proporcionar evidencia, que los procesos de
prestación y el servicio resultante, cumplen los requisitos definidos previamente.

El resultado de esta planificación se presenta en los registros de control en cada proceso.

7.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Los requisitos necesarios para la prestación del servicio son definidos por el cliente, las partes
interesadas y por la entidad, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requerimientos de
carácter legal que debe cumplir la entidad.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

La Gobernación del Meta garantiza la revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o
servicio.

Cada uno de los procesos evalúa aquellos casos en los que los requisitos del servicio se vean
afectados por nuevas normas, modificación de las existentes, estableciendo responsables y
plazos para estudiar en detalle los nuevos requisitos y la manera como se adaptarán a los
procesos del Sistema Integrado de Gestión.

7.2.3 Comunicación con el cliente

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A través del proceso de Servicio Ciudadano y Gestión Documental la entidad garantiza el

trámite oportuno, de las solicitudes internas y externas como peticiones, quejas, reclamos,
derechos de petición y sugerencias de acuerdo a las disposiciones legales vigentes radicadas
por las partes interesadas (Entes, Comunidad en general, entre otras), las cuáles se recepcionan
a través de medios como: presenciales, oficios, llamadas telefónicas, página web, correo
electrónico, formatos de quejas, reclamos y sugerencias.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

La planificación del diseño y desarrollo de la entidad está constituida por el diseño de las
políticas públicas de los diferentes sectores misionales de la entidad.

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

Las entradas en general que son requisito del diseño de políticas en la entidad, se describen en
el Procedimiento, Formulación, Coordinación, Implementación y Evaluación de la Política Pública
P-PE-26.

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

Se deben cumplir con los requisitos para desarrollar las etapas de la política pública, consultar
el Procedimiento, Formulación, Coordinación, Implementación y Evaluación de la Política Pública
P-PE-26.

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo

Una vez diseñado el documento se obtiene como resultado un borrador para la revisión, teniendo
en cuenta: la viabilización por parte de los actores involucrados y revisión por el ente superior.

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

Para asegurarse que el diseño de las políticas cumpla con los requisitos de la entrada, se debe
verificar que la política esté diseñada teniendo en cuenta la planificación inicial. Verificar que los
requisitos previamente se hayan cumplido y se evidencie en el Documento de Política elaborado.

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

Consulta previa para validación del documento de política: La validación se hace por parte del
Gobernador del Meta, Gerente, Director o Secretario de Despacho.

Se debe poner a consideración de la comunidad, la sociedad civil, los entes territoriales, el

documento de política antes de ser divulgado. (Cuando así se requiera).

Nota: Cuando se trate de elaborar documentos CONPES debe seguirse la metodología definida
por el Departamento Nacional de Planeación.

7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo

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El control es realizado por los actores definidos en la identificación y definición de herramientas

de medición para evaluar el impacto de la política, una vez se esté desarrollando, es decir en su
ejecución.

Elaborada y aprobada la Política, el Secretario, Director o Gerente realiza las actividades de

seguimiento garantizando la ejecución conforme de lo planificado, la optimización de los recursos
y el impacto generado.

El cumplimiento de éste numeral se planifica en el “Procedimiento formulación, coordinación,

implementación y evaluación de la política pública”, ejecutado por los procesos misionales que
deben diseñar políticas.

7.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE.

7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios

La Gobernación del Meta cuenta con el Proceso de Bienes y Servicios ajustado a la normatividad
vigente que garantiza el suministro de bienes y servicios conforme a lo establecido, donde se
evidencia la información requerida y los parámetros de verificación.

Se cuenta con Manual de Contratación, procedimientos y demás documentos necesarios para

realizar esta actividad dentro de la Entidad.

7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios

Cada dependencia define los productos y/o servicios a adquirir que afectan la calidad de la
prestación de los servicios, previstos dentro del plan anual de adquisiciones.

7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos

La Gobernación del Meta, se asegura que la adquisición de bienes cumpla con los requisitos
expresados en el contrato mediante el procedimiento Entradas de Elementos al Almacén P-RF-
07 si es el caso, verificando la conformidad de los suministros una vez entregados.

Los criterios para esta verificación son el cumplimiento de cantidades solicitadas y

especificaciones acordadas (referencia, parámetros de calidad y especificaciones técnicas, entre
otros).

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

Para garantizar que los servicios se prestan bajo condiciones controladas, la gobernación del
Meta cuenta con un Mapa de Procesos en el que se definen claramente las interrelaciones; los
cuales se controlan mediante el cumplimiento de los procedimientos e instructivos que contienen
la información que describen las características del servicio.
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7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

La Gobernación del Meta valida los procesos mediante:

• La confirmación del cumplimiento de lo contemplado en cada contrato de la entidad
formulado por los procesos.
• La confirmación de la idoneidad del personal que participa en cada proyecto y programa
que desarrollan los procesos, cumpliendo con el plan de desarrollo del departamento.
• La aplicación de los procedimientos con sus registros que permiten el seguimiento y la
operación de los programas y proyectos.
• La revalidación de los procesos en la entidad se realiza mediante la revisión de
indicadores de gestión, acciones preventivas y correctivas y comités técnicos que
realiza cada proceso.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

Los procesos realizan la identificación y trazabilidad a través de los registros establecidos para
la ejecución de sus diferentes procedimientos e identificados en las tablas de registros; de
acuerdo con lo reglamentado en el procedimiento control de documentos y registros P-MC-04 y
las tablas de retención documental adoptadas por la gobernación del Meta.

7.5.4 Propiedad perteneciente a clientes o proveedores externos.

Teniendo en cuenta que la entidad debe cuidar los bienes entregados a la Institución para
custodia o para uso permanente, la Gobernación del Meta sigue los lineamientos requeridos
para controlar su estado, seguridad y responsabilidad sobre los mismos, mientras estén a cargo
de la entidad y retornan al cliente y/o a los proveedores externos.

7.5.5 Preservación del producto y/o servicio

Los criterios definidos para la preservación del producto están establecidos en el procedimiento
preservación de los bienes existentes en bodega P-RF-12, el cual fundamenta las actividades y
acciones a realizar para garantizar la correcta verificación, manipulación, clasificación,
valoración, protección y control de los elementos a cargo de la Gerencia de servicios
administrativos.

7.6 EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

La Gobernación del Meta en su proceso de Salud, cuenta con los elementos necesarios para
controlar las actividades involucradas en la operación, calibración y mantenimiento de los
equipos utilizados en las mediciones, llevadas a cabo en los diferentes procedimientos que los
involucran.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES
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La Gobernación del Meta realiza los procesos de medición y seguimiento a través de los
indicadores de gestión descritos en los procesos misionales, de apoyo, evaluación y estratégico.
Además, cuenta con las auditorías internas.

A través de las revisiones periódicas, la Dirección analiza los datos de las mediciones obtenidas
e implementa acciones de mejoramiento con el ánimo de evidenciar la EFICACIA, EFICIENCIA
Y EFECTIVIDAD del Sistema Integrado de Gestión. Para la revisión, análisis y mejora se cuentan
con las siguientes herramientas:

• Revisión por la dirección del Sistema Integrado de Gestión.

• Auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión.
• Análisis de quejas y reclamos de los usuarios.
• Control del producto y/o servicio conforme.
• Aplicación de acciones correctivas y preventivas.
• Análisis obtenidos de los indicadores de gestión (análisis de datos).
• Seguimiento al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
• Los riesgos identificados por los procesos (mapa de riesgos por proceso).
• Encuesta de percepción a clientes internos y externos.
• Matriz de aspectos ambientales.
• Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles

Esta medición y análisis de datos le permite a la gobernación del Meta:

Analizar y demostrar la conformidad del servicio prestado con la política del sistema
integrado de gestión de la Institución y con los requerimientos del cliente.

Garantizar el correcto funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión en términos de

eficacia, eficiencia y efectividad.

Tomar acciones encaminadas al mejoramiento continuo del sistema y de los productos y/o
servicios.

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1 Satisfacción del cliente

La Gobernación del Meta mide periódicamente el cumplimiento de los requisitos del cliente por
medio de:

- Encuestas de calificación y evaluación del servicio.

- Radicación de peticiones, quejas, reclamos.
- Buzón de sugerencias.

Estos resultados una vez entregados son analizados y sirven para emprender acciones
correctivas y preventivas que ayuden a la mejora continua en los procesos Institucionales.

8.2.2 Auditoría Interna

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La auditoría Interna es tercerizada para garantizar la objetividad y transparencia.

La programación de las auditorías se realiza dos veces al año, una Auditoría Interna y una
Auditoría Externa.

Las auditorías internas se programan teniendo en cuenta que se efectué un ciclo completo, en
un período de un año.

En la programación se tienen en cuenta los elementos del Sistema Integrado de Gestión que
han presentado dificultades, resultados no satisfactorios, actividades de difícil control y
seguimiento, cambios tecnológicos y organizacionales, entre otros. Anualmente se llevan a cabo
auditorías a todos los procesos.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

El seguimiento y la medición de los procesos, se realiza a través de indicadores de gestión, de
eficacia, eficiencia y efectividad.

Durante las revisiones por la dirección, y con la información de entrada para la misma, también
se evalúa el desempeño de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, para verificar que
éstos están en capacidad de alcanzar los resultados planificados, de lo contrario se toman
acciones de acuerdo con el Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio

En la prestación del servicio, cada proceso tiene establecido controles, que permitan verificar el
cumplimiento de las especificaciones; los procedimientos establecen los puntos en donde deben
realizarse dichos controles.

Adicionalmente se han definido indicadores por medio de los cuales se mide el cumplimiento de
los requisitos asociados al servicio.

9. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Meta para el control del servicio
establece, implementa y mantiene un procedimiento de control del producto y/o servicio no
conforme.

De igual forma, cuentan con registros que permiten establecer el producto o servicio detectado
como no conforme, la causa de la no conformidad y su uso. Se estableció la Matriz de no
conformes por proceso F-MC-08 para guiar a los líderes de proceso y a todos los servidores a
prever las no conformidades asociadas a su proceso y a los demás.

Estos registros son utilizados para análisis e implementación de acciones correctivas y

preventivas.

9.1 ANÁLISIS DE DATOS

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La Gobernación del Meta realiza el análisis y la gestión de los datos apropiados para demostrar la
idoneidad y la del Sistema Integrado de Gestión, para evaluar donde se puede realizar mejora
continua.

El análisis de datos se da a través de:

a. Los resultados de las encuestas de satisfacción de cliente
b. La conformidad de los requisitos del producto y/o servicio.
c. Las características y tendencias de los procesos y de los productos y/o servicio, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas y correctivas.
d. La evaluación y reevaluación de los proveedores se efectúa mediante los formatos establecidos
en el proceso de bienes y servicios

10. MEJORA

10.1 Mejora continua

La Gobernación del Meta, refleja su compromiso con el mejoramiento continuo, revisando
periódicamente sus actividades y su Sistema Integrado de Gestión a través de una buena gestión
de la política del sistema integrado gestión, los objetivos del sistema, las acciones correctivas y
preventivas, las revisiones por la alta dirección y en el seguimiento que raliza cabo proceso.

10.2 Acción correctiva

La Gobernación del Meta cuenta con un procedimiento de Acciones Correctivas, en el cual se
describen los pasos a seguir para identificar y solucionar las causas de los problemas que afectan
la calidad del servicio; puede identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales
o potenciales del Sistema, con el fin de establecer las actividades y criterios generales para definir e
implantar las acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir.

11. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO.

A través del documento F-DE-08 se determina el DOFA institucional. Este es el producto de evaluar
los factores externos e internos de la entidad. Posterior a esta segmentación se determinan las
acciones para atender las oportunidades.

La organización mediante este documento determina las cuestiones externas e internas que son
pertinentes para su propósito y dirección estratégica, y que afectan la capacidad de logro de los
resultados previstos del sistema.

Se realiza seguimiento y revisión de la información. Este documento se construye a través del

análisis del plan de desarrollo departamental de la vigencia.

12. COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES

INTERESADAS
La entidad identifica a las partes interesadas pertinentes con el Sistema Integrado de Gestión a
través de F-DE-01 “Ficha técnica de objetivos”. En este documento se identifican las partes
interesadas por cada proceso, así como las actividades que se realizarán para satisfacer dichos
requisitos.
Este documento se construye a través del análisis del Plan de Desarrollo Departamental vigente.
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13. ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Este requisito se divide en dos elementos: Uno asociado a los riesgos, cuya identificación se
determina en el formato de mapa de riesgos F-ES-05. Para las oportunidades se han planificado dos
documentos debidamente coordinados, uno es el DOFA institucional F-DE-08, en el cual se identifica
las oportunidades y las respectivas acciones, así mismo la ficha técnica de objetivos F-DE-01
contempla la identificación de las partes interesadas para cada objetivo del sistema integrado de
gestión.
Estas acciones permitirán que la entidad:
• Asegure que el sistema integrado de gestión pueda lograr sus resultados previstos.
• Aumente los efectos deseables.
• Prevenga o reduzca efectos no deseados y,
• Logre la mejora continua.
Así mismo, la entidad planifica acciones para abordar los riesgos y oportunidades, siendo estas
proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y servicios.

14. PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

A través del documento F-DE-07, la entidad planifica los cambios cuando se determina dicha
necesidad.
La entidad considera para estos cambios:
• Propósitos de los cambios y sus consecuencias potenciales.
• La integridad del sistema integrado de gestión.
• La disponibilidad de recursos.
• La asignación y/o reasignación de responsabilidades y autoridades

15. CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

La Gobernación del Meta, determina los conocimientos necesarios para la operación de los procesos
y para lograr las conformidades de los productos y servicios. Estos documentos se han puesto a
disposición de acuerdo a dicha necesidad.

Se han establecido documentos para determinar estos conocimientos:

• Informes de gestión de las vigencias anteriores.

• Informes de auditoría interna, de control interno y de órganos de control, así como los
respectivos planes de mejoramiento de vigencias anteriores.
• Plan institucional de capacitación.
• Comités técnicos, entre otros de acuerdo con su misionalidad.
• Informes y actas de empalme.
• Publicación de documentos en la página web.

Así mismo cada objetivo del sistema Integrado de Gestión determinado en las fichas técnicas de
objetivos F-DE-01, identifica los conocimientos mínimos que se deben utilizar, para la realización de
las actividades de cada objetivo.
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DE GESTIÓN
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16. ANEXOS
Al presente Manual se adjuntan los siguientes documentos teniendo en cuenta que su distribución
es en medio magnético, en formato PDF en la página Web de la Gobernación.

MAPA DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DESPLIEGUE DE OBJETIVOS

17. SERVIDORES QUE PARTICIPARON EN LA CONSTRUCCIÓN Y REVISIÓN

Nombre Cargo Área

Rómulo Muñoz Gerente de Desarrollo Gerencia de Desarrollo
Echeverry Organizacional Organizacional
Myriam Lucia Peña Gerencia de Desarrollo
Profesional Especializado
Parada Organizacional
Aura María Vega Profesional Universitario - Gerencia de Desarrollo
Palacios Seguridad y Salud en el Trabajo Organizacional
Oscar Eduardo Rey Brigadista de Emergencia Gerencia de Desarrollo
Atuesta Gobernación del Meta Organizacional
Andrés Joaquín Saravia Gerencia de Desarrollo
Profesional Universitario
Mojica Organizacional
Ivonne Jahayra Perea Asesor en Prevención por
ARL Colmena
Hernández Proyecto de Riesgos Laborales
Se realizó socialización, participación y consulta de la política y objetivos con los procesos a través
de reuniones virtuales.

18. HISTORIAL
VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Se ajusta teniendo en cuenta denominación de cargos y
05 21/08/2013
ajuste a documentos
Se cambia el nombre de Manual de calidad a Manual del
Sistema de Gestión Integral, teniendo que en el Plan de
06 18/11/2016 Desarrollo 2016-2019, se contemplan otros sistemas de
gestión y se actualizan los requisitos de la según la norma ISO
9001:2015.
07 28/02/2017 Se modifica el alcance del Sistema Integrado de Gestión.
Se actualiza la política y objetivos del Sistema Integrado de
08 18/01/2018 Gestión y se incluyen directrices generales de seguridad y
salud en el trabajo.
Se eliminaron los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009
y el F-DE-03 “Requisitos de las partes interesadas”. Se
09 14/08/2018
actualizaron los requisitos del SG SST pasando de la norma
OHSAS 18001:2007 a la ISO 45001:2018.
Se actualizó la Política del SIG, unificando los criterios frente a otras
políticas. Como resultado se le incluyeron los compromisos para: 1)
10 30/08/2019 Proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la
prevención del deterioro de salud; 2) Eliminar peligros y reducir los
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riegos de seguridad y salud en el trabajo y 3) Garantizar la consulta

y participación de los trabajadores y sus representantes.
Se actualizó el organigrama y el Mapa de Procesos del Sistema
Integrado de Gestión V4, los cuales fueron actualizados teniendo en
cuenta la nueva estructura organizacional de Entidad.
Se incluye el numeral 2.2 Alcance del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información, se complementa el numeral 2.3
Aplicación incluyendo lo pertinente a la norma ISO 27001:2013 y
11 30/11/2019 además de incluye el numeral 2.4 que hace mención a las
EXCLUSIONES del SGSI para la Administración Departamental
teniendo en cuenta el anexo A de la misma norma.
Se ajusta política y objetivo con el fin de dar un compromiso para
proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la
prevención del deterioro de la salud; un compromiso para eliminar los
12 26/06/2020 peligros y reducir los riesgos para la SST e Incluir el compromiso para
la consulta y la participación de los trabajadores y de los
representantes de los trabajadores.
Armonización del Sistema Integrado de Gestión con el Plan de
13 03/07/2020 Desarrollo 2020-2023 “Hagamos grande al Meta”. Política y
objetivos.
Se adiciona los capítulos de 3.1.1. Politicas del Sistema integrado de
14 21/09/2020 Gestion con el fin de controlar bajo un mismo las políticas que hacen
parte del Sistema Integrado de Gestion

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado de documentos.