Contabilidad
Marchant, L. (2019). Contabilidad [apunte]. Chile;
Universidad Andrés Bello.
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Contabilidad
Prefacio
El objetivo de un contador es registrar, organizar y presentar la información en los estados financieros, el
de un auditor es velar porque la información sea correcta y el de un ingeniero comercial es hacer uso de
ella para su gestión.
Los ingenieros comerciales hacemos uso de la contabilidad como un sistema de información que apoya
los procesos de planificación, control y toma de decisiones. Por tanto, más que aprender cómo registrar
la información contable, debemos comprenderla, interpretarla y saber hacer uso de ella cuando estemos
a cargo de las empresas.
El apunte parte por enfatizar primero la importancia que tiene la contabilidad para el ingeniero comercial
(empresa y contabilidad y estados financieros) y luego se ven los sistemas de registros y temas contables
específicos. El apunte finaliza haciendo una breve reseña del nuevo lenguaje contable que incorporan las
Normas Internacionales de Información Financiera o NIIF (IFRS en inglés).
En cada uno de los temas tratados, en la medida que estos lo permitan, no solo se ve el registro contable,
sino que se busca que el alumno sea capaz de interpretar y usar la información, además de que efectúe
análisis simples que permitan desarrollar su capacidad analítica.
Empresa y contabilidad
Objetivos de aprendizaje:
Después de estudiar esta unidad, podrás:
1. Explicar la importancia que tiene la información en la toma de decisiones.
2. Distinguir la información que se requiere tanto del entorno de una empresa como del interior
de la misma.
3. Explicar qué es la contabilidad y la importancia que tiene para los ejecutivos de una empresa.
4. Conocer las fortalezas y debilidades de la información contable.
5. Comprender cómo se puede utilizar la información contable en la gestión de las empresas.
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A. Introducción
El hombre es un ser racional que tiene necesidades múltiples, para satisfacerlas requiere de recursos, los
que, generalmente, son escasos, de forma que así se genera el problema económico. Para solucionarlo, el
hombre se organiza y se informa para sacar el mejor provecho posible de los recursos con que cuenta. A
la actividad realizada a fin de satisfacer las necesidades se le denomina actividad económica.
Los mercados normalmente constituyen un buen mecanismo para organizar la actividad económica. En
una economía de mercado, las decisiones del planificador central, típico de las economías socialistas, son
sustituidas por las decisiones de millones de personas y de hogares. Las empresas deciden a quién van a
contratar y qué van a producir. Las personas deciden en qué empresas van a trabajar y qué van a comprar
con su dinero.
Aunque los mercados suelen ser un buen mecanismo para organizar la actividad económica, hay dos
grandes razones por las que el Estado interviene en la economía: fomentar la eficiencia y la equidad, es
decir, aumentar la torta económica y cambiar la forma en la que se distribuye.
En el mundo actual, en el que existe un crecimiento y desarrollo permanente, las empresas buscan la
ejecución de sus funciones en forma eficiente, eficaz y económica. En un sistema capitalista la empresa
tiene como objetivo principal obtener utilidades, pero estas utilidades no se obtienen por obra de magia,
dijimos que la empresa debe ser:
• Eficiente, es decir, lograr los objetivos al menor costo posible.
• Eficaz, es decir, lograr el objetivo en el tiempo estipulado.
En el logro de sus objetivos debe tener el menor costo alternativo (economicidad).
B. La empresa y los sistemas de información
1. La empresa y la necesidad de información
Una empresa es una unidad económico-social integrada por elementos humanos, materiales y técnicos,
que tiene como objetivo obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y
servicios. Para el logro de la utilidad es fundamental una buena gestión.
Gestionar una empresa significa conducirla planificando sus actividades, organizar sus recursos, dirigir a
las personas y controlar que lo planificado se cumpla, a fin de adaptarla a las realidades del mercado. Para
lograr una gestión eficiente es fundamental contar con sistemas de información.
Heráclito: “Nada es permanente, excepto el cambio”
La frase anterior configura muy bien el ambiente que deben enfrentar hoy las empresas. Los continuos
cambios de los factores externos e internos que la afectan influyen sus operaciones diarias de tal forma
que un manejo inadecuado de estas condiciones podría llevar a la organización a su desaparición.
La situación anterior explica por qué los sistemas de información “confiables” pasan a ser uno de los
activos más valiosos que puede tener una empresa. Informarse a tiempo y entender los cambios prepara
a los ejecutivos a tomar decisiones eficientes, efectivas y de bajo costo.
Los administradores deben estar atentos al conjunto de factores que le afectan, pues existen amenazas
que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar sus cualidades.
Tenemos, así, por un lado:
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• El medioambiente interno o aquellos factores como el personal, la estructura, sus políticas y
recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos.
• El medioambiente externo, más complejo, conformado por factores ajenos al dominio interno de
los gestores y, por tanto, requiere una vigilancia permanente.
Es muy común que las empresas utilicen sistemas de información estratégicos, lo que se entiende como
el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la
organización y a su plan, para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de
sus rivales.
En conclusión, los sistemas de información están orientados esencialmente a usuarios de nivel gerencial.
Les permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información
interna y externa a la misma.
2. Contabilidad
A la contabilidad se le suele llamar “el lenguaje de los negocios”. Es un sistema de información que registra
en términos monetarios las transacciones que realiza una organización, con el objetivo de facilitar la toma
de decisiones.
Entre otras definiciones, se dice que la contabilidad es una técnica que anota o registra en forma
sistemática la actividad económica de una organización, con el objetivo de proporcionar información a
los distintos niveles de la administración para organizarla, dirigirla, planificar y tomar decisiones; como así
también, para satisfacer requerimientos de otras personas o sectores interesados.
La definición anterior nos ayuda a entender varios aspectos de la contabilidad:
a) Es un sistema de información utilizado por los ejecutivos en la gestión de la empresa.
b) Registra los “hechos económicos” de una empresa. Se entiende por hecho económico aquellos
acontecimientos que afectan la empresa en términos monetarios. Por ejemplo: ventas de
productos, compra de mercaderías, pago de sueldos, monto de los créditos recibidos, etcétera.
c) No es su propósito registrar el efecto, sobre la empresa, de variables externas. Por ejemplo:
modificaciones en el tipo de cambio del dólar, nuevas políticas tributarias, cambios de tecnología,
estrategias seguidas por la competencia, etcétera.
d) No registra importantes acontecimientos internos en la empresa porque estos no tienen carácter
monetario. Por ejemplo: el clima laboral de la empresa, nivel de capacitación de los trabajadores,
etcétera.
e) Hay varios usuarios de la información contable: Ejecutivos, instituciones financieras, socios de la
empresa, potenciales inversionistas, el Estado, etcétera.
f) De acuerdo al usuario al que dirige la información, la contabilidad se subdivide en:
• Contabilidad financiera: Proporciona información orientada a terceras personas relacionadas
con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etcétera, a fin de
facilitar sus decisiones.
• Contabilidad de gestión o administrativa: También llamada “contabilidad de costos”, proporciona
información de apoyo a las necesidades de los administradores de las organizaciones. Su
objetivo es facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Permite que las
empresas logren un liderazgo de costos o una diferenciación que las distinga de otras empresas.
• Contabilidad fiscal: Facilita información orientada a dar cumplimiento a las obligaciones
tributarias de las organizaciones.
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g) Desde el punto de vista de la gestión de una empresa, hay dos debilidades de la información
contable:
• Cómo la contabilidad registra lo que ocurre en el interior de la empresa, pues no sirve para
informarse de los factores que afectan la empresa desde el exterior.
• Cómo la contabilidad registra solo hechos de carácter monetario, pues hay que utilizar otros
sistemas de información para enterarse de los factores cualitativos internos que están
afectando la empresa.
3. Importancia de la contabilidad en la gestión de las empresas
Para que una empresa funcione adecuadamente es necesario tener una buena visión de negocio
y controlar una multitud de factores. La contabilidad es fundamental en la gestión de los ejecutivos
porque, al proporcionar información de los “hechos Económicos”, permite evaluar resultados, controlar,
diagnosticar y medir la evolución del negocio, tomar decisiones, etcétera.
A través del reporte contable “Gastos por gerencia”, informe originado por la contabilidad de gestión,
podremos observar cómo esta rama de la contabilidad apoya a los ejecutivos de las organizaciones en sus
funciones de planificación, control y toma de buenas decisiones. Generalmente, esta planilla se origina
tomando coma base el organigrama de la empresa.
Utilicemos el organigrama de una empresa cualquiera:
Gerencia general
Gerencia de Gerencia de
Gerencia de RRHH Gerencia de finanzas
marketing producción
Personal Contabilidad Ventas Departamento 1
Investigación de
Remuneraciones Tesorería Departamento 2
mercados
Cada una de las unidades de la empresa requiere de recursos que utilizan para realizar sus funciones. Los
encargados de las unidades y la administración general de la empresa tienen la responsabilidad de tomar
decisiones y de controlar los gastos de la organización, no pueden darse el lujo de estar desinformados
respecto al uso y monto de recursos utilizados: cuánto se gasta, en qué se gasta y quién gasta.
La contabilidad puede entregar información de apoyo a los ejecutivos a fin de que puedan cumplir con
sus funciones administrativas. Entre otros, puede entregar, como dijimos anteriormente, la información
de los gastos por gerencia.
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Gastos por gerencias (pesos): marzo de 2019
Ítem de gasto Gerencia RRHH Gerencia de Gerencia de Gerencia de Total
finanzas marketing producción
Sueldos 1.000 1.000 2.000 5.000 9.000
Formularios 50 100 300 50 500
Capacitación 0 300 500 200 1.000
Servicio 70 80 50 1.200 4.300
Depreciación 300 500 500 3.000 4.300
Gtos. Grales. 300 500 500 3.000 4.300
…….
Total 2.000 3.000 4.000 12.000 21.000
Este reporte se entrega al gerente general de la empresa a fin de que:
a) Esté informado de:
• Cuánto se gasta en la empresa y quién los gasta: La empresa está gastando $21.000
de los cuáles $12.000 son gastados por la gerencia de producción, $4.000 por la
gerencia de marketing, etcétera.
• En qué se gasta: La mayor parte de los gastos se realiza en sueldos $9.000, pero
también hay un monto importante en gastos de depreciación $4.300, etcétera.
b) Pueda planificar: Solicitar presupuestos, es decir, proyectar los gastos de la empresa a
partir de la información histórica.
c) Pueda controlar: La información de la planilla permite controlar el nivel de gastos por
ítems, por unidad o del total de la organización. El control se perfecciona incluso más si
se compara el gasto real con la meta propuesta (presupuesto). Hay tres instancias de
control, lo que se gasta hoy se puede comparar con lo histórico, con lo que se gasta en
otras unidades o empresas y con lo que se proyectó gastar.
d) Pueda tomar decisiones: Por ejemplo, se puede decidir si cierta actividad realizada en
la empresa se sigue efectuando internamente o se contrata servicios de terceros para
realizarla. La información permite hacer comparaciones para ver lo que es más conveniente.
Así como el informe de gastos por gerencias, se emiten una infinidad de reportes financieros
que toman como base la información contable, por ejemplo, informes diseñados para ver cómo
se comportan las ventas de una empresa, cuál es el producto o servicio que entrega una mayor
rentabilidad al negocio, etcétera.
Conclusión: La importancia de la contabilidad para los ingenieros comerciales radica en que es
un sistema de información que los apoya en la gestión de las empresas.
