Universidad Autónoma de Santo Domingo- UASD
Nombres: María Fernanda Jiménez Moreta
Matricula: 100476112
Materia: CONTABILIDAD II
Profesor: Judith Del Carmen Cabrera Santiago
Tema: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS
Los pagos anticipados representan erogaciones que la empresa efectúa por servicios que se van a
recibir o por bienes que se van a consumir. Son activos porque son pagos que aún no se han
devengado como un gasto ya que se consumirán en el transcurso de periodos diferentes; cuando
son consumidos o devengados se deben reflejar como gastos de operación. Los ejemplos de
pagos anticipados más comunes son los siguientes:
• Rentas.
• Intereses.
• Primas de seguros y fianzas.
• Regalías. • Impuestos y derechos.
• Muestras y literatura médica.
• Papelería y artículos de oficina.
• Material publicitario.
El objetivo es asegurar la adquisición de bienes y servicios, de los que la empresa obtiene el
derecho de consumirlos o utilizarlos, según sea el caso, y por lo cual espera recibir beneficios en
un periodo determinado de tiempo, que puede ser a corto o largo plazo, por lo que son
considerados como un activo propiedad de la empresa.
Desde un punto de vista práctico, los gastos anticipados son aquellos que suponen un
desembolso previo a recibir un servicio o adquirir un producto. Sin embargo, desde el punto de
vista contable, para las empresas posee un significado más amplio.
El gasto anticipado, como elemento contable, se reconoce en el momento en el que dentro de un
acuerdo, una parte sufre una disminución patrimonial que se orienta al pago o compensación por
un servicio o producto que no se va a recibir de manera inmediata.
Existen modelos diferentes dentro del sector empresarial, de aplicación para los gastos
anticipados que tienen que ver con los periodos de cobertura en las pólizas de cumplimiento de
negocio o con los modelos de relación contractual entre partes. Generalmente, los gastos
anticipados se realizan sobre acuerdos muy definidos y con parámetros contractuales estrictos en
cuanto al cumplimiento de la recepción de servicio o producto.
Otra variable a tener en cuenta es que los gastos anticipados no representan necesariamente el
total del coste del servicio o producto por el que se generan. De hecho, en determinados entornos
comerciales es común la solicitud de pago en adelanto de una parte o porcentaje en un acuerdo
contractual o de venta. Dependiendo de los periodos de cumplimiento, en el módulo de
contabilidad de la empresa estos gastos anticipados repercuten de una manera u otra.
Los gastos anticipados en la contabilidad de la empresa
El concepto básico de los gastos anticipados en el ámbito de la empresa tiene que ver con el
momento de recibir el servicio o producto por el que se abona un importe. Un buen ejemplo de
esto lo podemos tener aplicado al ámbito del marketing.
Cuando abonamos una campaña concreta que sucede en un plazo de tiempo inmediato
enmarcado en un contexto contractual, no tiene por qué considerarse gasto anticipado. Sin
embargo, si contratamos una campaña de marketing de larga duración con acciones diversas en
el tiempo que no se van a concretar inmediatamente, estamos ante un gasto anticipado.
En todo este proceso interviene lo que se denomina, en contabilidad, principio de devengo y
aplicación de la periodicidad contable. El principio de devengo, que es uno de los principios
básicos en contabilidad, viene a decir que un ingreso y un gasto deben imputarse en el ejercicio
al que corresponda de manera independiente a la fecha de pago o de cobro.
Siguiendo con el ejemplo anterior, si en el año 2018 hubiéramos realizado un gasto anticipado de
marketing en una campaña orientada a tener su incidencia en el año 2020, el gasto debería ser
imputado a este ejercicio 2020 aunque el pago se haya realizado en 2018.
La importancia de esto es clave si tenemos en cuenta que las imputaciones que se realizan a un
ejercicio fiscal concreto son las que se tienen en cuenta para los cálculos de beneficio o pérdida.
Por tanto, en este caso, aunque el gasto se realizó en el año 2018, la imputación a efectos de
beneficios o pérdidas se realizaría teóricamente con relación al ejercicio de 2020.
Y aquí surge la figura de la periodificación contable. Esto sería un proceso en el que es posible
asignar los ingresos y los gastos a los ejercicios en los que deberían surtir efecto si estos no
coinciden con el de su fecha de cobro, o de pago.
Operativa contable en los gastos anticipados
Aunque pueden existir variaciones, y la generalidad no es absoluta en este caso, habitualmente
ante un gasto anticipado lo operativa contable podría ser la siguiente.
Cuando se produce el gasto, este se añade en el asiento que corresponda dentro del grupo seis
(compras y ventas) de la contabilidad de la empresa. Cuando se cierra el año, se hace un asiento
en el que se “elimina” del ejercicio aquella parte del gasto que se considere imputable al año
siguiente. En este asiento es donde se carga la cuenta 480 (gastos anticipados) y se abona la del
grupo seis que se haya utilizado con el importe que corresponde al ejercicio siguiente.
Para completar este ciclo, en el año siguiente se cargará la cuenta del grupo seis con abono a la
480 y de esta forma se imputará el gasto a la cuenta de resultados a la que realmente
corresponde.
Aunque no se trata de una operativa compleja desde el punto de vista de la comprensión, menos
para los departamentos contables de las empresas, es cierto que los gastos anticipados están en el
origen de muchas confusiones cuando la imputación a los diferentes ejercicios fiscales no se
define claramente.
Es por ello que, habitualmente, ante la necesidad de realizar pagos por anticipado, las
condiciones contractuales o los acuerdos puntuales de prestación de servicios o adquisición de
bienes, busca señalar claramente los plazos de entrega y recepción. Estos elementos son clave,
como hemos visto, para determinar los periodos de imputación correctos del gasto anticipado.
¿Las empresas hacen pagos y cobros anticipados?
En las empresas comúnmente se efectúan pagos por anticipado, como son los seguros que paga
por asegurar algunos activos, rentas del local o edificio o estacionamiento, etcétera o cuando le
otorgan un préstamo puede ser que los intereses se los cobren anticipadamente, y otros casos que
veremos en esta sesión, pero por hacer estos pagos adelantados la empresa tiene el derecho a
recibir un beneficio futuro y conforme vaya pasando el tiempo, los convierte en gastos
deducibles de sus ingresos. Así como hace pagos anticipados, también en ocasiones puede hacer
cobros por anticipados, por lo que le genera la obligación de prestar un servicio que al final
cuando pase el tiempo estos cobros se convierten en ganancias.
Los pagos y cobros hechos por anticipado, cuando ya va transcurriendo el tiempo o se van
devengando, se tienen que efectuar ajustes a los saldos finales de esta cuenta y dichos ajustes se
pueden hacer en la hoja de trabajo, la misma que sirve para determinar saldos ajustados y obtener
nuevos saldos con los que se elaboran los estados financieros.
¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?
Hoy en día, y mientras la mayoría de las contabilidades en Colombia estén obligadas a utilizar
el Plan Único de Cuentas de comerciantes (ya están pretendiendo eliminar futuramente tal
obligación; consulta un editorial reciente sobre el tema), la utilización del PUC para la
contabilización y amortización de los “gastos pagados por anticipado” es uno de los muchos
casos interesantes para analizar.
En efecto, cuando en una empresa se incurren en los denominados “gastos pagados por
anticipado” (arriendos, seguros, etc.), no hay complicaciones ni dudas sobre la cuenta en la cual
se deben hacer los respectivos débitos de tales valores. El PUC nos indica que las cuentas a
utilizar serían las reseñadas con los códigos 170505 hasta 170595.
La “amortización” de los gastos pagados por anticipado
Sin embargo, la parte delicada vendrá cuando de esos valores debitados inicialmente en esas
cuentas antes mencionadas, se deban empezar a hacerle los
respectivos créditos (“amortizaciones”) con miras a afectar las respectivas cuentas del gasto
(cuentas que inician con el códigos 5) o costo (cuentas que inician con el código 73) en el Estado
de Resultados.
Es delicada tal parte, por cuanto las instrucciones del actual PUC indicarían que esas
amortizaciones se harían a lo largo de todas las distintas cuentas el costo o gasto , según
corresponda la naturaleza del respectivo gasto pagado por anticipado, y no a una única cuenta
que se llame “Amortizaciones”.
Así, si el gasto pagado por anticipado se debitó inicialmente en la cuenta “170505-Intereses”,
entonces su amortización iría en la cuenta “530520-Intereses”. O si el inicialmente se debitó en
la cuenta “170525-Arriendos”, entones su amortización iría en la cuenta “5120-Arriendos”.
No sería viable utilizar la cuenta “5165-Amortizaciones”, al fijarnos en las subcuentas de dicha
cuenta “ 5165” nos damos cuenta que allí solo se registrarían las amortizaciones que proceden
desde otras cuentas, distintas de la cuenta 1705 (a la cuenta “ 5165” llegarían las amortizaciones
de las cuentas “16- intangibles”, o “1710-cargos diferidos”, etc).
BIBLIOGRAFIAS
https://www.sdelsol.com/glosario/gastos-anticipados/
Gastos pagados por anticipado Archivo de recursos de aprendizaje
