HOJA DE TRABAJO CONTABILIDAD
La hoja de trabajo es una herramienta contrastable también conocida con el nombre
de estado de trabajo, considerada como un borrador de trabajo para el contador, que
facilita al usuario la elaboración de los estados financieros, sirve de guía para hacer con
seguridad y rapidez los asientos de ajustes, a la vez permite analizar los movimientos
en los cargos y abonos.
Estructura
La hoja de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, la cual tiene la
siguiente estructura:
Encabezado: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre
del documento y la fecha del período en el cual se realiza.
Número de orden de las cuentas.
Nombre de las cuentas con su código.
Imagen correspondiente a una hoja de trabajo, formato adecuado y elaboración
completa
A su vez consta de dichas columnas:
Balance de comprobación. Asentada en las dos primeras columnas, en las cuales
se registra la balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean
deudores o acreedores en ambas partes. 1
Ajustes. Compuesta por las columnas quinta y sexta, que se utilizan para anotar los
asientos de ajustes, ya sean cargos o abonos. 1
Saldos ajustados. Las columnas séptima y octava se destinan para anotar los saldos
que quedan en las cuentas como resultado de los asientos de ajuste, en la primera
se asientan los saldos deudores y en la segunda los acreedores. 1
Asientos de Pérdidas y ganancias. Las columnas novena y décima se utilizan para
anotar los asientos de pérdidas y ganancias, en la primera se registran los cargos y
en la segunda los abonos.1
Balance previo al balance general. Las columnas undécima y duodécima se utilizan
para asentar los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los
asientos de pérdidas y ganancias, registrando en la primera de ellas los saldos
deudores y en la segunda, los acreedores. 1
Objetivo
La hoja de trabajo solo la usan los contribuyentes formales, los especiales no son
necesarios. Se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros
contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo
los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados
financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que
logran revelar el comportamiento de una organización.
Balance de comprobación
Balance de comprobación, en ella se observan las sumas correctas de los saldos
deudor y acreedor.
Balance de comprobación
Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que
se elaboran al cierre del período contable, que contiene los movimientos y saldos deudor
y acreedor de las operaciones económicas que afectan o modifican la información
financiera de la entidad.
El objetivo de la balanza de comprobación tiene como finalidad comprobar que el
registro que se ha realizado de las operaciones y la afectación contable de las
transacciones económicas realizadas por una entidad económica en un cierto tiempo,
ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y
del abono.
Ajustes
Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que
tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos
o más cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento
determinado.
Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a
reglas de valuación de los diversos conceptos que integran los estados financieros,
algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida,
considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que
no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos.
Tipos de ajuste
De la cuenta de caja
El saldo de la cuenta de caja al término del ejercicio contable debe coincidir con la
cantidad física existente de efectivo que se encuentre en la misma, para comprobar esto
es necesario realizar un arqueo de caja, que consiste en el recuento físico de billetes,
monedas y comprobantes. 1
De la cuenta almacén
El saldo de la cuenta de almacén representa la existencia de mercancías, dicho saldo
no siempre coincide con el valor del inventario físico, debido a varios motivos como:
Ajustes por mercancías en malas condiciones, una mala asociación de costos gastos
con ingreso, que haya mermas de mercancías, etcétera.
Por pagos y cobros anticipados
El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendrá por el
paso del tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya
pagado.
Por acumulación de activo y pasivo
Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo
contable, deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para así
reconocer contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento
en que se tenga noción del derecho.
Por estimación para cuentas de cobro dudoso
Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que
el pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo. el porcentaje
es del 3% sobre todas las cuentas dudosas de cobro 25
Por depreciaciones y amortizaciones
Este ajuste corresponde a la recuperación del costo de un activo fijo tangible que, a
través del tiempo y del uso, reduce su vida útil y su valor comercial. Esta recuperación
se logra cargando a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta
complementaria de activo, depreciación acumulada.
Para la amortización es similar solo que en este caso se aplican a cargos diferidos en
vez de activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortización
acumulada.
En la depreciación y amortización no se recupera el dinero invertido por dichos activos,
solo se reconoce el costo de los mismos con su precio.
Balance de saldos ajustados
Se elabora mediante el cierre de saldos deudor y acreedor, de las cuentas de la balanza
de comprobación con los ajustes obtenidos durante un período ya sea anual, mensual
y cuyo objetivo es demostrar el saldo real de las cuentas.
Pérdidas y ganancias
Estas cuentas ya no son llamadas pérdidas y ganancias en el 2012 salió la ley de
llamarlos ingresos y gastos llamando a ingresos a ganancias y gastos a las pérdidas
claro que aún no lo han utilizado muchos contadores aún.
Esta cuenta es conocida como la liquidadora, ya que demuestra y registra aumentos y
disminuciones en las cuentas de ingresos, gastos, costos y productos financieros, que
salda al final de un Estado de pérdidas y ganancias, en el cual se puede observar la
utilidad de una entidad económica, comparando sus ventas obtenidas en un cierto
periodo menos sus costos, gastos, productos que hayan ocasionado. ]]período para
demostrar la utilidad o pérdida del ejercicio del cual se esté trabajando, se carga a todas
las cuentas de gastos, costos e ingresos y se abona a la de ventas y productos
financieros si el resultado es deudor significa pérdida y si es acreedor es utilidad.
La hoja de trabajo en contabilidad es un documento interno que se utiliza por el contador
para llevar a cabo las operaciones contables de una empresa. Su creación y uso son
esenciales para la elaboración de los estados financieros y la realización de análisis más
detallados sobre el desempeño financiero de la organización.
La hoja de trabajo contable tiene 6 columnas, denominadas de la siguiente manera:
Columna 1: Entradas, donde se resumen todas las operaciones de la empresa.
Columna 2: Salidas, donde se resumen todas las operaciones de la empresa.
Columna 3: Capital, donde se registran los cambios en el capital de la empresa.
Columna 4: Deudas, donde se registran las deudas de la empresa.
Columna 5: Créditos, donde se registran los créditos de la empresa.
Columna 6: Saldo Total, donde se calcula el total de las entradas menos las salidas
Es importante recordar que la hoja de trabajo no tiene validez legal como documento,
pero es un documento esencial para el seguimiento y la comprensión de los registros
contables 47. En resumen, para utilizar eficientemente la hoja de trabajo en contabilidad,
se recomienda:
Utilizar una plantilla de hoja de trabajo para facilitar la elaboración.
Revisar y corregir los registros contables a partir de la hoja de trabajo.
Recopilar y analizar los datos de la hoja de trabajo para obtener una visión clara de los
resultados financieros de la organización.
