5.

LAS 5 FUNSIONES ADMINISTRATIVAS EN UNA EMPRESA

Las funciones administrativas son aquellas actividades o deberes que todo administrador debe
emplear para lograr mejores resultados a corto y a largo plazo en una organización. Estas son
universales, por lo que todo administrador puede implementarlas en su trabajo.

Este concepto fue introducido por Henry Fayol en su libro «Administration Industrielle et
Generale» en el año 1916. En este, Fayol identificó 5 funciones administrativas básicas:

1. Planear

2. Organizar

3. Dirigir

4. Coordinar

5. Controlar

5.1 Planificación

El administrador es el encargado de planear las actividades que pretende realizar, para de esta
manera, llevar a cabo los objetivos fundamentales. Esto permitirá que un futuro se pueda
lograr de forma satisfactoria los resultados deseados.

En esta, se deben establecer los objetivos y fijar las estrategias a seguir para alcanzarlos. Así
mismo los planes y la coordinación de todas las actividades de la organización a dicho
planeamiento.

Esta planificación debe ser precisa y debe reinar la unidad, además debe ser continua y flexible
en cierta forma. En el proceso de planificación se deben tener en cuenta las experiencias
anteriores, para de esta manera, evitar todos los problemas que se presentaron
anteriormente.

Pasos en el proceso de planeación

La realización de todas las tareas que llevan a una buena construcción de la planeación,
implican tener un conocimiento adecuado de la forma como se van a ejecutar las
acciones dentro de los procesos, adicionando, coordinadamente, las herramientas
motivacionales y laborales adecuadas para el crecimiento del conocimiento del empleado
y por ende de la institución. Entre los pasos a seguir dentro del proceso de planeación se tiene:
Análisis situacional: Proceso que utilizan los planificadores, dentro del tiempo y recursos
disponibles, para recabar, interpretar y resumir toda la información relevante para la
planeación que se está considerando…”

Metas y planes alternativos: Meta propósito o fin que la dirección desea

alcanzar……..Planes, acciones o medios que los Gerentes pretenden utilizar para lograr las
metas de la organización…”.

Evaluación de metas y planes: Se considera la implicación de planes alternativos en el

cumplimiento de las metas. Respecto de las metas, cuando se toman las decisiones hay que
tener en cuenta la incidencia de ventajas y desventajas situacionales en las diferentes
metas; se desarrollan nuevas opciones o se mejoran las existentes.

Selección de metas y planes: Se asocian al escenario, se busca la mejor opción,

narrativa que describe un conjunto particular de condiciones futuras; contribuye a dar
mayor flexibilidad, se presentan respuestas rápidas y evita crisis”.

Implementación: Cuando los directamente ejecutores de las metas están enterados de cómo
se estructuraron y se planearon las mismas. Para que la implementación se desarrolle en
forma exitosa, debe ser conectada desde el principio con todos los sistemas
organizacionales, en especial, con el que tiene que ver con la motivación del desempeño del
recurso humano y sus recompensas.

Monitoreo y control: Son pasos esenciales para el éxito, ya que para dar cumplimiento a las
metas se requiere del monitoreo de los procesos y ubicar puntos de control, con el fin de
detectar a tiempo debilidades y tomar acertadamente las medidas correctivas.

Componentes de la planificación

La planificación estratégica es el proceso de determinar cómo una organización puede

hacer el mejor uso posible de sus recursos (fuerza de trabajo, capital, clientes, etc.) en
el futuro. Mediante la planificación estratégica se define la estrategia o dirección,
estableciendo las posibles vías mediante las cuales se puedan seguir cursos de acción
particulares, a partir de la situación actual. La planificación suele hacerse en base
alguna(s) de estas preguntas: 1) “qué hacemos”, 2) “para quién lo hacemos” y 3)
“como sobresalimos”.

Tu plan estratégico es un documento dinámico que deberás revisar y actualizar de vez en

cuando. No importa si estás creando un plan por primera vez o modificando uno actual: hay
una serie de elementos que debes incluir en tu plan organizacional.

Crea una declaración de visión

Esta es una descripción de las aspiraciones que tiene tu organización. Quizá sea el objetivo que
motivó inicialmente la creación de tu empresa.

La visión pretende dar una dirección a tu negocio al describir el objetivo a largo plazo que la
empresa quiere alcanzar. En otras palabras, es por lo que deseas que tu empresa sea
reconocida o con lo que deseas que se le relacione en el futuro.

Tu declaración de visión debe ser corta y sencilla. No es necesario utilizar mucha jerga
empresarial ni palabras ostentosas para indicar hacia dónde quieres que se dirija tu empresa.
Por ejemplo, observa la declaración de visión de Google: “Proporcionar acceso a la información
del mundo en un solo clic”.

Esta declaración de visión es concisa, fácil de leer y de entender. Y no puede negarse que esta
empresa haya tenido éxito.

Redacta tu declaración de misión

La declaración de misión describe por qué existe la empresa. La declaración de misión se utiliza
para respaldar tu visión y explica el propósito de la empresa en términos sencillos. En esta
puede definirse la cultura, los valores y ética, y el programa de la empresa.

Una declaración de misión debe ser fácil de entender para que los empleados puedan
mantenerse enfocados en lo que necesitan hacer para alcanzar los objetivos establecidos. Por
ejemplo, Google utiliza un lenguaje simple para respaldar su visión: “Organizar la información
del mundo para que resulte universalmente accesible y útil”.
Esta declaración de misión indica claramente que proporcionar acceso a la información no es
suficiente. La información debe organizarse para que sea más útil para los usuarios y debe ser
accesible para todo el mundo.

Tu declaración de misión ayuda a tus empleados a comprender sus roles y por qué se les
asignan tareas específicas. Sin una declaración de misión, tus empleados deben interpretar el
“por qué” de la visión de la empresa, lo que podría dar lugar a estrategias e ideas
contradictorias para el desarrollo futuro.

Establece los objetivos

Un objetivo empresarial es el resultado específico que tu empresa pretende alcanzar. Una

meta describe un resultado amplio; un objetivo empresarial es un paso medible que hay que
dar para alcanzar esa meta.

 Por ejemplo, una de tus metas podría ser mantener la productividad de los empleados.
Tus objetivos para alcanzar esa meta pueden incluir la capacitación de los empleados,
el mantenimiento de los equipos y la compra de nuevos equipos para asegurarse de
que dispones de los recursos necesarios para que se realice el trabajo.

Por lo general, los objetivos se establecen para alcanzar metas a largo plazo que pueden tomar
varios años.

Desarrolla estrategias

Tus estrategias definen tus planes a largo plazo que seguirás para que puedas alcanzar tus
objetivos prioritarios. Tus estrategias también pueden describir los proyectos, programas y
pasos específicos que tu empresa y tus empleados tomarán para llevar a cabo tus objetivos.

Es posible que necesites una estrategia distinta para cada objetivo, dependiendo del alcance y
la complejidad. Las estrategias son específicas y generalmente solo se comparten dentro de
una organización. Después de todo, no querrás revelar tu plan estratégico a la competencia.
Etapas de la planificación

Las etapas de la planeación incluyen obtener información sobre los posibles escenarios y
anticipar el plan de acción que debe seguirse ante cada uno. La planeación es el primer paso
que debe darse en la administración y/o gestión de cualquier organización.

En este sentido, planear es razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad de una idea
de negocio. En la planeación debe tomarse en cuenta la cultura organizacional que existe o
que se desea cultivar en la empresa, porque eso determinará que se escoja una u otra
estrategia.

Investigación de entorno

Una etapa de suma importancia es la de investigación, porque permite recabar información de

valor sobre el pasado y el presente de la empresa, para predecir posibles escenarios futuros.

Una de las metodologías más populares para realizar esta aproximación al entorno interno y
externo de la empresa es la matriz DOFA. Se trata de una herramienta útil para identificar las
debilidades (D), oportunidades (O), fortalezas (F) y amenazas (A) de un negocio.

Identificar estos elementos le permitirá a los ejecutivos aprovechar las fortalezas para sacar
partido de las oportunidades y para mitigar las amenazas.

También resulta útil conocer las debilidades para trabajar en estas a fin de eliminarlas en la
medida de lo posible.

En esta investigación también deben identificarse los factores internos o externos que pueden
afectar positiva o negativamente la operación de la organización.

Ejemplo

Una conocida empresa dedicada a la venta de camisetas se decide a crear y vender también
calcetines. Aunque con las camisetas le ha ido bien, este nuevo producto resulta toda una
incógnita a la hora de saber que acogida tendrá entre el público.

Para ello, la empresa encarga una matriz DOFA, donde se determinará los pros y contras de
lanzar esta novedosa prenda.
Establecer objetivos

Con la información recopilada en la etapa de investigación, se tienen elementos para

establecer los objetivos del negocio.

Esto significa que se definen y perfilan los resultados que se espera obtener en un tiempo
determinado. Los esfuerzos y recursos tanto humanos como materiales se invertirán en esas
metas que escojan.

Ejemplo

Siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa textil establece cuánto le va a suponer producir
los calcetines y qué número de ventas debe tener para que el producto sea viable
económicamente.

Definir estrategias

Una vez que se decide el punto de llegada es momento de definir el modo en el que se
alcanzará ese punto.

La estrategia es fundamental para el logro de los objetivos. Debe ser consensuada entre los
directivos y debe tomar en cuenta todos los factores posibles.

La estrategia debe ser firme y al mismo tiempo flexible, para que haya ocasión de ajustarla a
las condiciones del entorno.

Otro aspecto clave en este punto es la comunicación de la estrategia seleccionada a todos los
colaboradores de la empresa, para que todos conozcan su rol en el camino hacia la meta.

Es conveniente que se contemplen estrategias alternativas para hacer frente a distintos

escenarios.

Ejemplo

La empresa textil ha decidido lanzar al mercado los calcetines. Teniendo en cuenta que su
mayor mercado se da en países nórdicos donde la climatología suele ser fría, establecen el
tejido de la prenda (lana) o la altura (tallo alto).
Además, deciden poner como fecha de lanzamiento justo antes de Navidad, ya que puede ser
un buen momento para poner el producto en el mercado debido al mayor consumo de esas
fechas.

Elaborar políticas institucionales

Con la estrategia seleccionada y los objetivos claros se puede decidir cuáles son los criterios
que regirán la acción.

Determinar políticas específicas permite delegar la autoridad y delimitan con claridad los
procedimientos. Además, implican los valores empresariales y agilizan procesos.

Las políticas institucionales proporcionan objetividad, continuidad y estabilidad en la toma de

decisiones, al tiempo que facilitan que el personal nuevo se involucre.

Ejemplo

Al crearse un nuevo producto en el que se pondrá mucho esfuerzo para que obtenga éxito, la
empresa establece una serie de protocolos y responsabilidades entre los encargados, jefes de
departamentos y empleados finales.

Por ejemplo, el departamento de creatividad podría pasar a ser dirigido por dos jefes, uno
dedicado a las camisetas y otro a los calcetines.

Definir un cronograma

Teniendo objetivos claros y una estrategia definida, es hora de asignar un plazo a la acción. Eso
se logra con un cronograma; se le pone fecha al logro de los objetivos.

Es una especie de calendario de actividades. Lo ideal es que sea una estimación prudente pero
realista del tiempo que tomará realizar cada tarea. Este gráfico debe integrar las tareas
grandes y pequeñas en un orden cronológico.

Hay una matriz ideada en el siglo XX por Henry Laurence Gantt, que permite visualizar las
distintas fases de un proyecto con claridad en una línea de tiempo. Se aprecia el punto de
inicio y fin de cada tarea.

Ejemplo
La empresa aprueba la creación del producto en marzo y decide iniciar el proyecto en mayo.
Para entonces deberá estar constituido el equipo que se encargará de desarrollar la línea de
calcetines.

En octubre deberá estar presentado y aprobado el proyecto y en noviembre se fabrican 10.000

unidades para que estén listas para su venta el 8 de diciembre, justo antes de Navidad.

Estimar o calcular el presupuesto

En esta fase de la planeación el objetivo es conocer el costo que implica llevar a cabo la
estrategia seleccionada. Al cronograma de actividades se le suma el costo por actividad.

También se deben detallar todos los recursos que se invertirán y todo cuanto debe producirse
para cumplir los objetivos.

En este momento también se decide el precio del bien o el servicio que se ofrecerá, así como
las ganancias estimadas. En este caso también debe haber cierta flexibilidad para lidiar con las
posibles desviaciones y/o pérdidas.

Ejemplo

En este aspecto, contabilidad determinará el coste de cada pareja de calcetines y cuánto

debería ser el precio de venta al público para lograr los objetivos que se formularon en el
segundo punto de planeación.

Si, por ejemplo, se determina que el precio de coste de cada pareja es de 4€ y se quiere ganar
un 50% a cada par, la empresa deberá venderlos a 6€.

Definir mecanismos de control

Cada una de las fases del proceso de planeación requiere de un indicador que permita calificar
el cumplimiento o no de tal fase. Es necesario tener parámetros de evaluación del
cumplimiento de cada una de estas.

Ejemplo

Durante el proceso, habrá una persona encargada de que todo se vaya cumpliendo. Servirá
además de enlace para informar a gerentes y tendrá potestad de redefinir cualquier aspecto
que no funcione.
 Por ejemplo, si debido a un problema externo la fabricación de calcetines se retrasa un par de
semanas, el encargado deberá decidir si el lanzamiento se mantiene con menos unidades o se
retrasa para fechas posteriores con todo el stock.

5.2 Organización

La organización del trabajo es fundamental, ya que así podrán ordenar las actividades que se
llevarán a cabo para que la estructura de la empresa sea sólida. Además, este proceso también
incluye, seleccionar personal capacitado para llevar a cabo estas labores de trabajo.

También, se deben organizar las herramientas a utilizar, qué tareas hay que hacer, quién y
cuándo las hace y quién llevará el proceso de toma de decisiones.

Importancia

La organización desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito en cualquier

gestión empresarial. Una adecuada organización de la empresa proporciona los métodos para
que las tareas se realicen de una manera correcta, reduciendo así los costos, evitando la
lentitud y la duplicidad de esfuerzos al determinar las responsabilidades de cada trabajador.
De alguna manera, esto también contribuye a emplear mejor los recursos y medios
disponibles. Es preciso, además, conocer lo que implica cada puesto y si acarrea un gasto
innecesario. Todo ello se encuadra dentro de la necesidad de una correcta organización de la
empresa.

La organización es de mucho interés en las empresas, los motivos son:

 Ayuda a lograr los objetivos planteados.

 Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
 Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la
empresa.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Proceso de la organización (pasos)

El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir
responsabilidades y autoridad a las personas. El proceso de organización comprende cuatro
etapas principales:

Etapa N°1: Análisis de los Objetivos y del Trabajo

Etapa N°2: División del Trabajo

Etapa N°3: Definición de Responsabilidades y Autoridad

Etapa N°4: Diseño de la Estructura Organizacional

Análisis de los objetivos y del trabajo

Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr, en esta etapa debe
analizarse ¿qué?, ¿cómo?, ¿Cuándo? Y ¿Para qué? se intenta lograr.

Los empresarios casi siempre emplean la gestión de desempeño para tener un seguimiento de
los objetivos y analizar la efectividad en general de los logros de la empresa.

División del trabajo

La división del trabajo es la etapa por el que una tarea se divide en partes o unidades, en cada
una se atribuye a una persona o grupo de personas, cada unidad realiza una parte del trabajo
total, que es necesaria para alcanzar los objetivos. Dentro de las empresas las unidades de
trabajo se les llaman genéricamente departamentos.

La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como
ensamblar equipos grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes
tipos de clientes en distintos lugares.

Definición de responsabilidades y Autoridad

Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las responsabilidades, que son
las obligaciones o deberes de las personas para realizar las tareas o actividades. El conjunto de
tareas de las que una persona se responsabiliza se llama cargo. Por lo general, un
departamento es un conjunto de cargos.

Después de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o unidades de

trabajo. La autoridad es el derecho legal que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el
comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o
funcionarios, dependiendo del tipo de organización.

La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de

organización: jerarquía y amplitud de control.

Diseño de la Estructura Organizacional

La estructura organizacional señala quiénes realizan las funciones y tareas que les competen
en la empresa y cómo esas personas se relacionan entre sí.

La estructura organizacional considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los

cargos y las obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:

La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales

se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa

El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas
apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al convencional. Tenemos un
video de este tema el cual lo dejaremos el enlace en la descripción.

Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades
de la estructura organizacional y que la definición de las responsabilidades, las funciones y las
competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional

El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento o la

reubicación de personal que puede traer consigo el diseño de una nueva estructura
organizacional, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos y a la vez asegurar que estos
cuenten con una adecuada carga

La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal que todos los
colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos o proceso puedan
coordinar esfuerzos por medio de las líneas de comunicación
5.3 Dirección

Definición

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de

todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones,
ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila
simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

La dirección debe ser llevada a cabo por el administrador, para que de esta manera, los
trabajadores realicen las actividades propuestas y así alcanzar las metas previstas. A su vez,
deben comunicar a los empleados, cuáles son los objetivos y las políticas por las que se rige la
empresa.

Deben brindar guía y orientación al personal encargado de las labores de trabajo, teniendo en
cuenta el respeto, el liderazgo y la motivación correctos.

Elementos para el logro de los objetivos por parte de la dirección.

La Dirección es una fase clave dentro del proceso administrativo porque consiste en ejecutar
todas aquellas actividades que fueron planeadas en un inicio para alcanzar los objetivos de una
organización. Ésta fase de la Administración de Negocios es importante porque a través de ella
se logra motivar al capital humano, se pone en práctica lo establecido en la planeación y
organización, además de que se toman decisiones relevantes para lograr que la empresa
alcance sus propósitos en el futuro.
 Cada día que pasa, el entorno en el que se desenvuelven las empresas es más complejo, pues
los consumidores son más exigentes con lo que necesitan, la competencia aumenta, la
economía es cambiante y el gobierno crea nuevas leyes que regulan a las organizaciones. Ante
este escenario, es primordial que el encargado de la Administración de Negocios sepa
coordinar eficientemente a sus equipos de trabajo para que juntos puedan conducirse hacia el
éxito.

Muchas veces, los obstáculos se encuentran dentro de la misma organización, es por ello que a
continuación se mencionan los elementos clave que todo líder debe tomar en cuenta cuando
dirige su empresa:

Liderazgo: implica motivar y ayudar a los integrantes de la organización a trabajar con

entusiasmo para alcanzar el éxito colectivo. El líder debe ser creador de ambientes favorables
para que sus seguidores den lo mejor de sí mismos y se sientan parte importante de la
empresa.

Motivación: consiste en estimular positivamente a los empleados para que realicen su trabajo
con entusiasmo y buena actitud. El líder deberá ayudarlos a creer en sí mismos para que logren
los objetivos organizacionales, pero también los individuales.

Comunicación: es importante que exista una comunicación efectiva que permita a los
trabajadores contribuir al cumplimiento de los objetivos, para ello, el líder debe relacionarse
con empatía, dar confianza a sus colaboradores y asegurarse de consolidar una buena cultura
laboral.

Ejecución y supervisión de resultados: la supervisión es muy valiosa, pues mediante ella se

orienta la acción de los colaboradores para que realicen sus actividades de manera efectiva y
puedan alcanzar los objetivos propuestos.

Toma de decisiones: es una de las funciones más importantes que realiza el administrador,
consiste elegir el mejor curso de acción de entre varias alternativas con la finalidad de lograr
los objetivos establecidos.

5.4 Coordinación

Definición
La coordinación se basa en enlazar los procedimientos con las actividades que se llevan a cabo
en la empresa para que así estas se complementen y favorezca el trabajo de cada uno de los
empleados.

Objetivos

El objetivo de la coordinación es unificar todo lo que se realiza para que se cumplan los
objetivos generales y las metas propuestas por la empresa.

Importancia

Es importante destacar, que la coordinación fortalece la cultura organizacional, reduce

conflictos entre departamentos y genera una adecuada colaboración entre todos los
miembros de la empresa. Por lo tanto, la coordinación es vital en la estructura de
cualquier organización.

Además, la coordinación determina la forma cómo se divide el trabajo dentro de la

empresa y la forma cómo deberá realizarse. Por ello, debe efectuarse de una forma
adecuada.

Modalidades de la coordinación.

Dada por sentada la importancia de la coordinación en la empresa o institucción, surge

la interrogante de cómo vamos a desarrollar el proceso inherente a la integración de
esos esfuerzos cooperativos para el logro de los objetivos de la organización. La
dotrina sustenta distintos criterios de coordinación. Unos consideran como métodos
de coordinación los procesos de planificación, la creación de comisiones y la
celebración de reuniones y conferencias. Otros, representantes de la gran mayoría,
consideran dos tipos de coordinación internamente relacionados. Existen dos maneras
básicas de coordinar:

 Por organización, es decir, por la inter-relación de las distintas divisiones de

trabajo dentro de una estructura, basada en al autoridad, de manera que el
trabajo pueda ser coordinado por medio de órdenes e instrucciones que los
superiores dan a sus subordinados y que extienden la coordinación desde el
vértice hasta las bases generales de la estructura”
 Por medio el dominio de una idea, es decir mediante la aparición y desarrollo de
una unificación de propósitos, en las mentes de quienes emprenden algo
mancomunadamente, de manera que cada trabajador adoptará sus tareas a las de
otros, con la habilidad y el entusiasmo necesarios”.

Etapas de la coordinación

Tipos de coordinación en una empresa.

La coordinación es la combinación de todos los esfuerzos, actividades y fuerzas que

operan e interactúan dentro y fuera de la empresa. Entre las Líneas En función del
alcance, la coordinación puede ser interna o externa.

Coordinación interna y externa:

Coordinación interna:

La coordinación interna existe dentro de la empresa entre las diferentes unidades. La

coordinación es necesaria entre los individuos de un grupo, departamento, entre los
departamentos de la empresa, entre las sucursales, plantas, secciones y otras partes
de una empresa.

Todas las funciones de la dirección deben estar coordinadas en sí mismas. Por ejemplo,
los planes de todos los departamentos deben estar integrados en una empresa. Del
mismo modo, la organización de las personas resultará satisfactoria si se coordina
adecuadamente. La determinación de las necesidades de mano de obra y su
reclutamiento, selección y colocación serían satisfactorios si existe una coordinación
adecuada dentro de una empresa.

Por último, la función de control, que regula la dirección de la empresa, implica la

medición del rendimiento, la corrección de las desviaciones negativas y el
aseguramiento del cumplimiento de los planes.

Coordinación externa:
 Una empresa debe aspirar a satisfacer las necesidades de la comunidad. Para cumplir
los objetivos sociales de una empresa, es indispensable una coordinación adecuada y
eficaz fuera de la organización. Estas fuerzas deben ser reconocidas en el momento
oportuno y deben ser prevenidas para crear un ambiente propicio para el buen
funcionamiento de la empresa.

5.5 Control

El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los

planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas
necesarias. Permite que las actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor
manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a
partir de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a futuro.

El control está relacionado con el papel que cumple el administrador de evaluar e inspeccionar
que se lleven a cabo de manera correcta las actividades que se deben realizar en la empresa,
además, este debe estar muy pendiente cuando no se acaten las normas y se desvíen de los
objetivos de la misma, así como corregir los errores que se produzcan.

Elementos

Los elementos de control de una empresa pueden variar de acuerdo a las necesidades de esta
y el sistema de control de gestión del que estemos hablando, pues para cada área de la
compañía puede aplicarse un sistema distinto. Aun así, si la idea es mejorar la eficiencia y
productividad en un área específica existen elementos de control de procesos que deben estar
siempre presentes.

 Plan de desarrollo

Es el planteamiento de etapas y procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos

planteados. Para elaborarlo, la organización debe evaluar con ayuda de software cuál es su
estado actual, cómo se está desempeñando el equipo y cuáles son los aspectos a mejorar, para
así reducir los riesgos de pérdida capital.

 Mapa de procesos

Los mapas de procesos facilitan la identificación de las operaciones y actividades que se llevan
a cabo dentro de la empresa, su peso en la búsqueda de los objetivos y por ende, su relevancia
dentro de la organización, lo cual supone un ahorro de costes en el proceso.
 Recolección de información

Dentro de los elementos de control interno, la recolección de información es sumamente

importante. Este componente comprende el sistema de seguimiento encargado de
registrar y reportar cómo se están desarrollando las operaciones y actividades de interés.
De esta forma, obtener datos confiables y concretos de los procesos para su evaluación.

 Recursos humanos

Otro de los elementos de control de una empresa esenciales es el talento humano, poco
lograría una organización si se descuida el bienestar social y capacitación de su equipo.
Por lo tanto, para llevar un adecuado control de procesos se debe impulsar el trabajo
colaborativo, búsqueda de soluciones y la cultura de la innovación por parte de cada
miembro.

 Recursos tecnológicos

Este elemento comprende el hardware y software necesario para la ejecución de

procesos. Lo ideal es que se implementen equipos especializados en el área en que se
desenvuelve la empresa, para así garantizar la cobertura de las necesidades específicas de
la organización y un desarrollo óptimo.

 Sistemas de evaluación

Como parte de los elementos de control administrativo, los sistemas de evaluación son
aquellos instrumentos que permiten de forma efectiva analizar los resultados obtenidos y
las desviaciones que se pudieron haber presentado durante el desarrollo de la etapa o
proyecto en general. Esto dará paso a la toma de decisiones pertinentes y el
planteamiento de nuevas acciones.

Importancia.

El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y
puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los
planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan
los trabajadores en el ámbito laboral.

El control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que:

 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve el aseguramiento de la calidad.
  Protege los activos de la empresa.
 Se garantiza el cumplimiento de los planes.
 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se
repitan.
 Es el fundamento para el proceso de planeación.

Etapas del control.

El control administrativo comprende 4 fases. Cada una de ellas es de gran importancia para
que el proceso sea eficiente:

 Determinar estándares y objetivos: en este primer paso se debe establecer el

objetivo de la medición, determinando cuáles son los valores que se esperan obtener
al realizar la evaluación del proceso. A partir de ellos se sabrá si el proceso ha
resultado o no.
 Hacer la evaluación: tomando en cuenta los valores que se esperan, según lo
establecido en los estándares, se realiza la evaluación del proceso o actividad.
 Comparar los valores: una vez que se tiene la medición, es posible comparar los
valores con los estándares o mediciones anteriores, para determinar si se está
haciendo bien o no.
 Retroalimentación y toma de decisiones: según el resultado al comparar los valores,
se podrán hacer ajustes en los procesos. El objetivo es corregir las debilidades y
asegurarse de mantener las fortalezas del control administrativo.

6. LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA:

Definición.

La actividad empresarial es un proceso cuyos objetivos son comerciales o industriales para el

beneficio de cualquier empresa. Por consiguiente, la definición de actividad empresarial, se
entiende como el desarrollo de cualquier compañía con el fin de conseguir incrementar sus
ganancias y su potencial en un mercado competitivo. En función de la tipología de la empresa,
encontraremos diversas actividades empresariales según las características de la misma.
Tipos de actividad empresarial

Las actividades empresariales se ocupan del desarrollo del negocio y en la organización de la

empresa, y son los derivados, entre otros, de las siguientes actividades: extractivas, mineras,
de fabricación, confección, construcción, comercio al por mayor y al por menor, servicios de
alimentación, transporte, hostelería, telecomunicaciones, etc. Los principales tipos de
actividades empresariales son:

Actividades de Producción

Las actividades de producción incluyen todas las actividades necesarias para la fabricación de
un producto o prestar un servicio. Son una función esencial del negocio, porque sin un
producto o servicio a vender, una empresa no tiene razón de ser.

Las actividades de producción siempre van a girar en torno a la adquisición de recursos o

materias primas, la conversión de esos recursos en algo que vender y la programación y el
control del proceso de conversión.

Actividades de marketing

Sin clientes para sus productos o servicios, una empresa no puede mantenerse a flote. Por lo
tanto, la comercialización es otra actividad empresarial crucial para el desarrollo empresarial.

Las actividades de marketing establecen el rendimiento de los productos y servicios de una

empresa. También, la fijación de precios adecuados, los mejores canales de distribución y
envasado, análisis de los consumidores y del mercado.

Actividades Financieras

El resultado final: El dinero hace posible el negocio. Las actividades financieras son necesarias
para levantar un cimiento para la seguridad de una empresa. Esto se traduce en la garantía de
sus operaciones futuras.

Las Finanzas miden las operaciones para crear pronósticos que predicen la capacidad de una
empresa para cumplir con los retos del futuro. La creación de presupuestos, la asignación de
 fondos en toda la empresa, la determinación de las inversiones, la protección de los activo.
También se incluyen, la gestión del crédito y la preparación de informes financieros son
actividades de financieras. Las empresas importantes suelen preparar el balance de situación,
que muestra los activos y pasivos de una empresa, así como la cuenta de resultados.

7. LA MISIÓN Y VISIÓN EMPRESARIAL

La misión

Definición.

La misión de una empresa es el motivo por el que existe dicha empresa, su razón de ser. Indica
la actividad que realiza la empresa. Suele plasmarse en una declaración escrita (una frase o un
párrafo) que refleja la razón de ser de la empresa.

La misión es la respuesta que la empresa da cuando se pregunta: ¿Quiénes somos? y ¿Qué

hacemos? Debe diferencia la empresa de la competencia y mostrar su valor y su hacer único
en el mercado.

Puede incluir una descripción de producto/servicios, mercados, cultura empresarial y metas

financieras de la compañía.

Para qué existe. Debe ser una frase inspiradora, que hable del fin último de sus actividades. En
qué mejora el mundo gracias a las actividades de la compañía. Proporciona a la empresa y a
sus miembros una referencia válida en cuanto su propia identidad.

Qué interrogantes plantea la misión

Para definir la misión de una empresa, nos ayudará responder algunas de las siguientes
preguntas:

 ¿Qué hacemos?
 ¿Cuál es nuestro negocio?
 ¿A qué nos dedicamos?
 ¿Cuál es nuestra razón de ser?
 ¿Quiénes son nuestro público objetivo?
 ¿Cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?
 ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?
 ¿Qué nos diferencia de nuestros competidores?

Además de contestar a las anteriores preguntas, una misión de una empresa correctamente
formulada siempre debe contar con las siguientes características:

1. Clara y sencilla.
2. Debe indicar a que se dedica la empresa.
3. Diferencia a la empresa de sus competidores.
4. Tiene que ser fácil de recordar para los empleados y los clientes.

Cómo elaborar la misión

Finalidad:

La Meta empresarial debe estar establecida con objetivos claros a cumplir. Debe estar
diseñada de forma que funcione constantemente dentro de la empresa aun en periodos largos
de funcionamiento. Esta seguirá funcionando aun si los empleados o designados llegan a
cambiar.

Elaboración:

Al preparar la misión de la empresa es asertivo considerar las siguientes incógnitas; ¿Qué

posición tengo en este momento como empresa?, ¿Hasta dónde pretendo llegar y de qué
manera puedo llegar hasta allí? Con esos pensamientos sobre la mesa, se puede lograr una
misión basada en la personalidad de la empresa y su planificación a futuro.

Ámbito:

Es muy importante considerar el entorno y factores que pudiesen alterar la misión de la

empresa. Por lo tanto, al elaborar dicha misión es necesario blindarla contra situaciones que
pudiesen alterar la finalidad de la empresa. Así mismo, es pertinente que algunos aspectos de
la misión pudiesen ser modificados si fuese necesario sin afectar los propósitos mayores, es
decir que se busque elaborar una misión que pueda adaptarse y hacerle frente a cambios en el
entorno que le rodea.

Ideología:

Cada empresa tiene una forma de pensar y actuar distinta a otras, cada una de estas formas,
deben estar implícitas en todos los miembros que la conforman. La ideología de la empresa
estará implícita en la misión y responderá a puntos como los valores y creencias de sus
integrantes, teniendo en cuenta que, con tales principios se puede formular un objetivo
empresarial correcto.

Originalidad:

Quizás no resulte sencillo, pero es muy importante que el objetivo y sentir de la empresa sea
diferente y factiblemente más comprometedora que otras compañías, de manera que la
misión empresarial resalte y sea acorde con la entidad en sí.

Es muy significativo plantearse fines reales y en los que la empresa tenga influencia, así como
también exponer ideales probables, no exponer una fantasía pero si una misión que el cliente
se sienta a gusto e identificado, y que pueda sentir que la empresa puede proveer los servicios
que este requiera, sean directos o indirectos, por lo cual tales metas deben ser factibles en
cualquier plazo que llegase a transcurrir con los clientes y esto se traduce en que los clientes
decidan permanecer fieles a través del tiempo.

Para qué sirve la misión de la empresa

 Te va a ayudar a mantener claridad, foco y orientación. Si sabes cuál es tu propósito, es

más difícil que te desvíes hacia cuestiones que no te interesan.
 Te permite tomar mejores decisiones. Déjame que te cuente una historia corta para
plasmar mejor este punto. Suelen proponerme a menudo colaboraciones. Normalmente,
aunque pudieran proporcionarme ingresos, las descarto con facilidad, porque no están
alineadas con la misión de mi empresa. Decisión estratégica que puedo tomar en
segundos, gracias a tener bien claro cuál es el propósito de mi negocio.
 Va a facilitar la transmisión del concepto de tu empresa. Podrás decir en menos de 30
segundos a qué te dedicas de una forma que todo el mundo lo entienda.
 Como consecuencia del punto anterior, todo tu mensaje de marca estará orientado y
partirá de la misma base. Algo imprescindible para tu posicionamiento.
 Es un elemento inspirador y motivador. Te recuerda día a día por qué y para qué haces lo
que haces.

La visión:
Definición.
La Visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de los demás,
significa visualizar, ver con los ojos de la imaginación, en términos del resultado final que se
pretende alcanzar.

La declaración de visión, ya sea en el plano personal o como componente del proceso de

administración estratégica de una organización, es un complemento de la misión, la cual
puede ser entendida como la brújula, esa herramienta que otorga la confianza de que se
marcha en el sentido correcto, así, la visión podría asimilarse al telescopio con el cual se define
el rumbo a seguir. La visión responde a la pregunta ¿en qué me quiero convertir? (en el plano
personal) o ¿en qué quiero que se convierta mi empresa? (en el plano empresarial).

Cómo elaborar la visión.

Para redactar la visión debemos usar las preguntas frecuentes:

 ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?

 ¿Cómo seremos en el futuro?
 ¿Qué haremos en el futuro?
 ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?

Se recomienda que al momento de elaborar la visión de una empresa tomes en

cuenta:

 Sea clara y entendible

 Que sea atractiva e inspiradora
 Que se redacte en una sola oración
 Que sea realista
 Que sea recordable
Para qué sirve la visión de la empresa.
Crear una visión empresarial y una misión es un trabajo difícil, pero es algo que no debemos
dejar para después.

¿Por qué?

Porque tener una visión y misión empresarial establecida ayuda a tener visibilidad de todo
lo que afecta personalmente a cada empleado, a un nivel profesional y emocional. Y eso
estimula el compromiso.
Las personas con una misión y visión clara, bien establecida y comunicada no solo saben a
dónde van, sino que saben por qué lo hacen.