ENTRE
CÓRDOBA
GOBIERNO DE LA PROVINCIA DE
TODOS
MÓDULO 4: Estilo Administrativo
Estilo Administrativo
Introducción
Durante esta capacitación comenzamos interiorizándonos sobre la
comunicación, específicamente sobre la comunicación interna de toda
organización.
Luego profundizamos sobre un tema transversal a todas las prácticas e
imprescindible a la hora de realizar una comunicación efectiva el
lenguaje no sexista.
En el apartado siguiente fuimos abordando temas específicos de
redacción. Y, finalmente, vamos a trabajar en aquellos documentos
formales que se suelen utilizar en la Administración Pública Provincial
(APP).
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Como agentes de la APP recibimos y enviamos escritos que requieren
una comprensión adecuada. Producimos textos administrativos con
distintos formatos, relativamente fijos, como notas, memos, dictámenes,
disposiciones, informes, resoluciones, entre otros.
El objetivo de esta capacitación es lograr un uso lo más uniforme posible
del estilo utilizado en la confección de documentos escritos. Para que
estén organizados visualmente en base a los mismos criterios y escritos
en un lenguaje administrativo claro, preciso, adecuado y ajustado a la
realidad. Es decir, pretende ser una herramienta de utilidad práctica en la
tarea diaria de todas las personas que ejercen un rol dentro de la APP.
Antes de pasar a cada formato en particular voy a aclarar dos puntos
importantes: la normativa vigente y los canales de comunicación
escrita.
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Normativa
Al investigar la reglamentación vigente sobre este tema, encontré que a
nivel nacional existe el Decreto Nacional 336/2017 sobre “Lineamientos
para la redacción y producción de documentos administrativos”.
En él se nombran y explican de manera muy breve diferentes formatos de
textos administrativos y estilos de redacción de casos y trámites puntuales.
Incluí su contenido en los siguientes apartados donde vamos a
profundizar sobre cada texto de manera particular.
Les invito a leer el Decreto en el siguiente link:
Les recuerdo abrir, como ventana emergente, los documentos que llevan a leer
material fuera de este módulo, haciendo clic con el botón secundario del
mouse sobre la imagen y/o el link.
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Con respecto a nuestra provincia se encuentran vigentes el Decreto
Provincial N° 8522/79 “Sistema General de Ordenamiento de la Gestión
Administrativa” y su anexo N°3875/80. En los mismos encontramos
puntos que requieren ser actualizados y otros que desde sus usos y
costumbres ya fueron reemplazados.
Les invito a leer los documentos que encontrarán en la bibliografía al
final de este módulo:
- Decreto Nacional 336/2017
- Decreto Provincial 8522/79
- Anexo 3875/80
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Con el fin de brindarles herramientas concretas que les permitan
posicionarse de manera segura frente a cualquier texto administrativo,
ya sea que lo reciban o deban enviarlo, realicé un compendio de
características y pasos para reconocerlos y redactarlos.
Para este compendio solicité información a la Universidad Nacional de
Córdoba e investigué en varios sitios de la web.
En el caso de necesitar profundizar aún más sobre algún texto
administrativo les sugiero revisar la bibliografía complementaria y/o
realizar una búsqueda variada que les permita ampliar la información.
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Canales de comunicación escrita
Desde la incorporación de las TIC dentro de la APP y frente a una política
pública orientada al cuidado del medio ambiente, el uso e intercambio
de papel se volvió algo obsoleto y evitable.
Por ambas razones los canales más utilizados son aquellos que permiten
una comunicación activa, precisa y comprobable.
Este es el caso de los mails y grupos de WhatsApp, entre otros que ya
mencionamos en los módulos anteriores.
Pero existen características y formas generales de los diferentes textos
administrativos que debemos tener en cuenta ya que no cambian,
aunque los medios por donde se transmiten los mensajes sí lo hagan.
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Por ejemplo, antes en la Administración, las notas se escribían en
máquinas de escribir; ahora se escriben en computadora, el soporte deja
de ser el papel y el texto está digitalizado. Como sabemos, hace ya unos
años que los smartphones e internet cambiaron la manera de
comunicarnos y, por ende, de escribir. Hay también efectos de las TIC que
amplían la dimensión visual de los textos.
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Documentos Administrativos
Un aspecto básico y clave para una comunicación oficial exitosa es la
identificación, para ello es necesario desarrollar una identidad
claramente reconocible. Para avanzar en tal sentido se debe contar entre
otras cosas, con pautas comunes a la hora de producir documentos que
serán de conocimiento público.
Es decir, los textos administrativos deben presentar según su tipo un
mismo diseño, respetando al máximo todas las características que lo
componen, porque es a través de nuestras comunicaciones, que el
público interno y externo nos identifica y construye una imagen de
quiénes somos y hacia dónde vamos.
Entre los textos administrativos que se utilizan con mayor frecuencia
encontramos:
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Notas
Memo
Dictamen
Informe – Informe de Gestión
Resolución
Disposición
Expediente Electrónico
Proyecto de Decreto
Protocolos
Manuales o Instructivos
Programas
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Profundizaremos sobre las características de aquellos que utilizamos con
más frecuencia, reconociendo que dentro de las áreas de gobierno varía
el uso de los mismos.
Cabe aclarar que podemos encontrar, tanto en la web como dentro de
Word, plantillas de cada uno de los documentos anteriormente
mencionados; que, si bien facilitan el proceso de escritura no se debe
perder de vista que son estructuras generales y no expresan la identidad
de la organización, en nuestro caso la APP.
Nota
Una nota administrativa es un enunciado estable porque tiene una
estructura gramatical fija y un vocabulario específico. Se trata de la
herramienta textual más utilizada dentro de APP.
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Debe tener claridad, precisión, agilidad, persuasión y prudencia. Y abordar
un solo tema. Cuando se desprenda la necesidad de tratar un tema distinto
al que le diera origen, el nuevo asunto se iniciará por nota separada.
Su elaboración es compleja. Tiene un desarrollo, es organizada y explicita
sus propósitos, situación y tema. También se adapta a variaciones que se
efectivizan debido a los cambios tecnológicos.
En una nota administrativa se encuentran los siguientes elementos:
Logo
Fecha y lugar
Encabezado
Datos de la persona destinataria
Cuerpo de texto
Firma del remitente
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Características:
1- Tiene carácter personal y genera mayor proximidad en la interacción.
2- Se trata de un tipo de texto con estilo conversacional y natural. Esto significa
que no deben usarse palabras rebuscadas, complicadas o ceremoniosas.
3- Su lenguaje es directo y su estructura es fija.
4- Es un tipo de texto no normativo de transmisión de información.
5- El propósito de una nota puede ser muy variado. A través de este medio podemos:
a) Expresar sentimientos.
b) Convencer a alguien.
c) Dar cierta información.
d) Expresar desacuerdo sobre un asunto.
e) Solicitar o explicar algo.
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Estructura
La nota se estructura en tres párrafos:
1- En el primero se plantea el tema y se da cuenta de los objetivos de
la persona que la emite y el tema central de la nota. Lo más
recomendable es ir directamente al grano. Que en la primera frase se
conozca el asunto del escrito. Se debe explicar de forma clara y breve el
asunto, utilizando el trato de "usted", sin caer en excesivos formalismos
como "excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente" “lo saludamos con
distinguida consideración”, entre otros.
2- En el segundo se fundamenta. Es decir, se brindan los detalles
acerca del tema que se presenta en la nota. Aquí se deben exponer los
datos precisos sin caer en apreciaciones personales. Se recomienda
exponer las ideas de forma gradual, progresiva y ordenada.
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Ello requiere tener en claro prioridades e importancia, siendo esencial la
intención tanto de lo que se quiere comunicar como de la respuesta que
se espera obtener.
3- En el tercero se cierra y saluda una retirada corta, envuelta de
respeto y sencillez, abre las puertas a una nueva comunicación.
Al comenzar una nota es correcto escribir:
”Me dirijo a usted”
”A fin de”
”Para”
”En respuesta a”
”Con el fin de”
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Identificación o encabezamiento
1. Utilizar el membrete con logos que identifiquen a la Dirección
General a la cual pertenece. No olvidarse de incluir la leyenda establecida
cada año por Decreto para la papelería oficial.
2. Incluir lugar y fecha; la persona destinataria; empleo de la
palabra “Presente” (si se entrega en mano propia) o “S/ D” (su despacho)
(si llega a través de mesa de entrada o por correo).
Ejemplos:
Sra. Directora de la Escuela Superior de Comercio Manuel Belgrano
Prof. Lic. Juana Pérez
Presente
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Sr. director de la Escuela Superior de Comercio Manuel Belgrano
Prof. Lic. Juan Pérez
S_____ /____ D
3. Luego del encabezamiento, las notas deben iniciarse con "Me
dirijo a usted", dejando un renglón libre desde la mención de la persona
destinataria.
4. Para finalizar el texto, utilizar fórmulas como: “Saludo a usted
atentamente”, escritas sin abreviar.
Fuente:
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Memorándum (o memorando o memo)
Un memorándum es un mensaje escrito que se usa para comunicar
algo de manera interna; se trata de un anuncio breve que sirve para
recordar una actividad o un tema en específico. Normalmente está
dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la
organización. A menudo la gente suele referirse a él como «memo», es
decir, con su forma abreviada.
Este documento asegura que la comunicación interna sea eficiente, ya
que una comunicación eficiente requiere redacción clara, y de esto
dependerá que la información sea transmitida de manera correcta. Una
de las principales características de este documento es que se solicita el
registro de quien lo envía y de quien lo recibe.
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Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada a todas
las partes involucradas en una misma organización.
Si bien es cierto que desde la introducción del correo electrónico se ha
reducido el uso de los memorandos, muchas organizaciones los siguen
utilizando de manera digital para destacar aspectos importantes que se
necesitan comunicar entre oficinas y a personas específicas. Su finalidad
es que todas las personas cuenten con información oficial de la
organización que facilite la toma de decisiones.
Para reconocer cuándo usar un memorándum en lugar de un correo
electrónico, se debe valorar la información que se necesita comunicar: si
se trata de una propuesta detallada, un informe importante, una
recomendación, una política nueva o una reunión extraordinaria
importante. Una vez detectado el propósito es momento de redactarlo.
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En cuanto al formato, es conveniente tener en cuenta que el uso de
dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental para
varias tareas laborales, por eso es recomendable hacerlo en un formato
que las personas puedan descargar fácilmente. Además, se debe
asegurar que acceder a él sea un proceso sencillo, incluso desde un
smartphone, y que quienes lo consulten no tengan la necesidad de
buscarlo en la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Un PDF podría ser el mejor formato, ya que se puede agregar como
archivo adjunto y les permitirá a quienes lo lean conservar el documento
en sus dispositivos. Claro que serán las circunstancias las que determinen
cuál de todos los diferentes tipos de formato y diseño de memorándum
se requiere. Finalmente, hay que asegurarse que la información escrita
sea clara, breve y concisa. Una buena redacción hará que su lectura sea
fácil y el mensaje sea transmitido y comprendido.
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Estructura
1. Fecha y lugar de emisión.
2. Persona destinataria o destinatarias
3. Tema del cual trata
4. Mensaje: Es el cuerpo del memorándum. Debe ser claro, breve y directo.
5. Firma y sello de validez
Tipos de Memorándum o Memo
Existen diferentes tipos de memorándum, sin embargo, el objetivo es
transmitir un mensaje de manera rápida y efectiva.
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Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la
mayor cantidad de personas posibles un cambio de política, el ingreso
de una nueva persona a la organización, un acontecimiento o evento,
como un día feriado o una reunión extraordinaria.
Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe
dejar espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar
que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, personas
involucradas, nombres, vigencia, etc.
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De aclaración
Se utiliza cuando es necesario atender una inquietud o cuando las
personas responsables de un área han descubierto que circula cierta
información errónea. Este tipo de memo puede ser la solución para
disipar cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión, tendrá que
compartirse después de que un memo informativo hizo su primera ronda.
Social
Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es
anunciar un evento recreativo, como un viaje para las personas que
trabajan en la organización a modo de premio; compartir buenas noticias
de la vida fuera de la empresa con consentimiento de las personas
involucradas, por ejemplo, que alguien está por jubilarse o acaba de saber
que será padre o madre; o recordar alguna fecha especial, como un
cumpleaños.
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De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está
dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos,
cuando se advierte que no se siguen ciertos lineamientos ya
establecidos o cuando se desea recordar el procedimiento para llevar a
cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una
o varias personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O
también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de
que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso
de viáticos.
De respuesta
Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser
que se trate del seguimiento de un proyecto y la consulta fuese si es
posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor.
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De estado
A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita
que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se
redacta para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a
mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de
supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana,
por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por hacer.
Fuente:
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Dictamen
Un dictamen es un documento que emite un órgano de consulta.
Contiene su opinión basada en las normas jurídicas de aplicación y en la
jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir. Tiende a orientar a la
autoridad que debe resolver un caso particular.
Dentro de la APP existen áreas como Fiscalía General de la Gobernación
que emiten, cotidianamente, este tipo de documentos.
Informe
Un informe es un documento que versa sobre un asunto determinado. Es
decir, da a conocer una situación para favorecer la toma de decisiones.
En la APP se realizan múltiples informes: semanales, mensuales, luego de
la implementación de un programa, al finalizar una gestión, entre otros.
A modo de ejemplo profundizaremos sobre el Informe de Gestión.
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Informe de gestión
Un informe de gestión es un documento que incluye las actividades de
coordinación, gestión, administración y dirección que se han
efectuado durante un período de tiempo determinado. Aunque
depende del tipo de actividades que refleje, lo más habitual es que se
realice trimestral, semestral, anualmente o al finalizar un periodo de
tiempo determinado; como es el caso de los cuatro años de gestión de
gobierno.
Está concebido como parte de una filosofía de transparencia y de
rendición de cuentas y, por eso mismo, es especialmente útil para conocer
cuestiones específicas, como finanzas, capacidad estructural, nuevas
oportunidades, entre otras. Lo ideal es que lo realice una persona o un
equipo de trabajo que esté vinculado a la actividad de la que se trate.
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Uno de los aspectos más importantes de los informes de gestión es que
superen el ámbito de la organización. Es decir, que agentes externos
conozcan la existencia del documento para poder valorarlo en uno u
otro sentido, por ejemplo, las administraciones públicas, los organismos
de control o, incluso, la ciudadanía.
Estructura
1- Encabezado: Para empezar la redacción del informe, quien redacta debe
tener en cuenta información básica en relación a ciertos aspectos que
hacen a su marco o contexto. Dichos aspectos son:
Tipo de documento.
Período correspondiente de la gestión.
Área que lo elabora.
Organización a la que pertenece.
A quién o a quiénes va dirigido.
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2. Introducción: Se trata de un texto breve en el que deben quedar claros
los motivos por los que se lleva a cabo la redacción del documento, cuál es
su objetivo principal, con qué herramientas o recursos se ha realizado y
quiénes lo han hecho. Es una ampliación de los puntos enunciados en el
encabezado.
3. Desarrollo del informe: También se le denomina cuerpo del
documento. En él, se desarrolla el contenido del texto, cuya extensión,
complejidad y profundidad dependerán de los objetivos con que se haya
concebido su redacción y de la naturaleza de las actividades que se
retraten.
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4. Conclusiones y recomendaciones: Es una exposición concreta. Sobre
las conclusiones, es necesario mencionar brevemente aquellos aspectos
relevantes que ha dejado la elaboración del informe y que pueden ayudar
a quien lee a tener una visión sintética de todo el proceso. En cuanto a las
recomendaciones, deben ser realistas y útiles para la implementación de
mejoras en los procesos descritos o la elaboración de documentos futuros
y similares al que se presenta.
Fuente:
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Resolución
Se trata de un documento que contiene una medida que dictan las
personas que ejercen cargos jerárquicos como Ministros/as, Jefa/e de
Gabinete de Ministras/os, Secretarios/as de Ministerios o de la Gobernación
u otras autoridades facultadas para ello. Las decisiones que la autoridad
adopta tienen que ir razonadas y justificadas. Cuando sea suscripto por dos
o más autoridades recibirá el nombre de Resolución Conjunta.
Estructura
Su esquema constructivo es semejante al de algunos textos jurídicos. La
persona redactora de una resolución administrativa parte de una
realidad dada (los antecedentes de los hechos), la analiza a la luz de las
normas jurídicas o administrativas vigentes (los fundamentos de
derecho) y finalmente formula su decisión.
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En el texto, la decisión va introducida por construcciones o fórmulas
como: “en virtud de lo expuesto” o “por cuanto antecede”. La decisión se
formula a través de verbos como: resolver, disponer, acordar.
Las resoluciones se escriben en tercera persona del singular, sólo en el
anverso de la hoja y se dividen en cuatro partes:
Lugar y fecha de emisión: Se coloca a dos interlíneas de la última
línea del membrete y a partir del centro del espacio dispuesto para la
escritura. El lugar se escribe con mayúscula sostenida, sin abreviar y
seguido de coma. La fecha se coloca a continuación con el sello
fechador una vez firmado el documento.
El “Visto”: Comprenderá la palabra VISTO con mayúscula sostenida,
en el margen izquierdo y luego, en el renglón siguiente, el texto
correspondiente sin signos de puntuación entre el VISTO y el texto.
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El visto es el lugar donde se asientan las bases para redactar la
medida, y donde se citan los preceptos y las normas aplicables para
la decisión.
El “Y Considerando”: Las palabras Y CONSIDERANDO se escriben
con mayúscula sostenida en el margen izquierdo y a dos renglones
libres de la última línea del VISTO, luego se colocan dos puntos; y en
el renglón siguiente, con interlineado sencillo, se escriben los
párrafos que integran el CONSIDERANDO. Cada párrafo empieza con
la palabra “Que” (con mayúscula inicial). En él se expresan los motivos
del acto. Por qué es necesario adoptar la medida. Por esta razón, es
indispensable que esté escrito de forma clara y concisa.
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La parte “dispositiva”: Comprende la expresión "Por ello", con
mayúscula inicial en “Por”; la denominación del cargo del/la
funcionario/a que emite la norma con mayúscula sostenida y las
palabras RESUELVE o DISPONE, también con mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos y ubicada debajo del nombre del cargo.
Finalmente se expresa la medida tomada.
Disposición
La disposición es un documento que contiene una decisión emanada
de una autoridad administrativa con jerarquía sobre cuestiones o
asuntos de su competencia. Cuando sea suscripto por dos o más
autoridades recibirá el nombre de Disposición Conjunta.
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Expediente Electrónico
Un expediente electrónico es, a grandes rasgos, un conjunto ordenado
de documentos electrónicos del sistema de gestión documental
electrónica, relacionados con la resolución de un trámite. Todos los
documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán
que ser previamente generados en forma electrónica, o bien, si existieran
en papel u otro formato, deberán ser digitalizados.
A continuación, les invito a leer la Ley Provincial N° 10.618 de
“Procedimiento Administrativo.”
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Proyecto de Decreto
El proyecto de decreto es un documento que contiene la propuesta de
una decisión a adoptar por el Poder Ejecutivo, que constituye un acto
unilateral, de alcance individual o general.
Protocolos
Un protocolo es un reglamento o una serie de instrucciones que se fijan
por tradición o por convenio; es posible emplear la noción en diferentes
contextos. Puede ser un documento o una normativa que establece cómo se
debe actuar en ciertos procedimientos. De este modo, recopila conductas,
acciones y técnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones.
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Manuales o Instructivos
Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar y
registrar información en forma sistémica y organizada. Un manual,
además, es el conjunto de direcciones o instrucciones que se proponen
guiar o mejorar la eficiencia de las tareas a realizar.
Programas
Un programa es un conjunto de pasos lógicos escritos en un lenguaje
de programación y/o planificación que nos permite realizar una tarea
específica.
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Estructura
Programar presupone dar respuesta a diez preguntas básicas:
1- ¿QUÉ se quiere hacer?; Es decir, la naturaleza del programa y el tipo
de actividades a realizar.
2-
¿POR QUÉ se va a hacer?; También refiere a la naturaleza del
programa, y, particularmente, a los problemas que suscita.
3- ¿PARA QUÉ se va a hacer?; son los objetivos del programa.
4- ¿CUÁNTO se va a hacer?; se expresan los objetivos de manera
cuantitativa, en metas.
5- ¿CÓMO se va a hacer?; se especifican las actividades, tareas y las
medidas que se tomarán para llevar a cabo el programa.
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6- ¿DÓNDE se va a hacer?; se trata de la localización física y ubicación
en el espacio.
7- ¿CUÁNDO se va a hacer?; se trata de la ubicación en el tiempo de
las tareas, la calendarización.
8- ¿A QUIÉNES va dirigido?; quienes serán las personas destinatarias
o beneficiarias.
9- ¿CON QUÉ se va a hacer?; los recursos materiales o financieros.
10- ¿QUIÉNES lo van a hacer?; se trata de los recursos humanos con
los que se cuenta para llevar a cabo el programa.
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