¿Qué es una auditoría?
Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de
una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. Según la ISO
(Organización Internacional de Normalización) es un proceso sistemático
independiente y documentado que permite obtener evidencia de auditoría y
realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida son alcanzados
los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a
revisar).
La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se
desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de
mejora. Realizar una auditoría empresarial es el equivalente a realizar un
examen médico a una persona, donde a partir de una evidencia o "examen" se
pueden detectar fallas, promover mejoras y reunir información objetiva del
estado de la organización para tomar decisiones.
Características de las auditorías
El ejercicio de auditar siempre se debe identificar por ser:
Objetiva, esto significa que debe estar basada en hechos reales,
sustentables y con evidencia, actuando en su desarrollo con una actitud
mental independiente e imparcial.
Sistemática, ya que se desarrolla bajo una serie de pasos y etapas, que se
deben ejecutar en un orden lógico para lograr el objetivo final.
Profesional y la transparente porque será un proceso desarrollado por un
auditor, una persona, el cual debe tener la capacidad de informar lo que se
halle en la auditoría sin ningún juicio de valor e independencia.
¿Porqué son importantes la auditorías?
Este proceso en las empresa juega un papel muy importante y no debemos
olvidar que los objetivos de las auditorias siempre deben estar alineadas con los
objetivos de las alta dirección. A continuación te enumeramos 4 razones del
porqué son importantes las auditorías:
1. Te ayudarán a tener una excelente calidad en los procesos que manejes ya
sean internos o externos.
2. Es muy importante para los directivos de las empresas tener información
verídica, fiable, para que puedan analizar los pasos a seguir, ya que la
información que nos arroja una auditoría es la base para tomar decisiones
que nos permitan tener mayor éxito y crecimiento.
3. Una auditoría hace responsable a los equipos de las empresas en ordenar y
mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias
operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones.
4. Permiten también estudiar si se están cumpliendo o no las normativas
legales.
Tipos de auditoria
Aunque todavía existen personas que perciben la auditoría como algo negativo
para su proceso, la realidad es todo lo contrario porque con esta revisión y
evaluación el líder de proceso y las personas que lo integran pueden identificar
aquellas actividades que no están ejecutándose de acuerdo con los lineamientos o
según lo esperado, y de esta forma corregir lo que haya a lugar para mejorar el
rendimiento en los procesos, aumentar la productividad y eficacia, y mantener
alineada la compañía frente a su estrategia, objetivos y propósito.
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Son muchos los aspectos que se pueden auditar en una empresa, es decir, se
pueden analizar los diferentes controles de un área puntual o de una cadena de
procesos de la que se tenga interés en conocer el momento actual para analizar si
las actividades planeadas se están haciendo correctamente o si son susceptibles
de mejora, también se puede auditar el cumplimiento de la empresa frente a una
buena práctica, una norma legal o fiscal.
Por tanto existen diversos tipos de auditoría que se ejecutan de acuerdo a la
naturaleza y procesos que se desean evaluar. A continuación mencionamos 11
tipos de auditorías más usados y también te relacionamos contenido que te puede
ayudar a ampliar esta información:
Interna
Externa
Operativa
Fiscal
Ambiental
Pública
Informática
Integral
Lee también: Recordemos los tipos y fases generales de una auditoría.
Auditorias del Sistema de Gestión
¿Cómo reviso mi sistema de gestión a través de las
auditorías?
Considerando la auditoría como una herramienta importante para alcanzar los
resultados de la empresa; la auditoría a sistemas de gestión basados o no en
estándares ISO (Organización Internacional de Normalización) es una actividad
muy común en aquellas organizaciones comprometidas con mejorar
continuamente. Pero ¿cómo se empieza?, ¿con quién debo contar para realizar
esta actividad?, ¿qué debo hacer? A continuación te explicamos cómo:
Etapas de una auditoría
1) Planeación
Es muy importante diseñar un plan de auditoría, la etapa de planeación es el 60%
del proceso, por tanto se requiere que esta actividad sea tratada como de alto
valor. Este plan de auditoría debe iniciar con un objetivo y alcance claramente
definidos; qué tipo de auditoría se va realizar, ¿qué procesos?, ¿qué controles o
actividades? ¿qué normas?, ¿cuál metodología?. Luego de tener esta información
detallada y entendida por los interesados, se debe conformar el equipo auditor
con la experiencia necesaria para ejecutar la auditoría, estos integrantes pueden
ser internos o externos y también deben tener un claro entendimiento del objetivo
y alcance de la auditoría.
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Teniendo el equipo conformado, se detallan las actividades a ejecutar en la
auditoría, las pruebas y sus fechas correspondientes. Esta información
regularmente se detalla en un cronograma de auditorías.
CRONOGRAMA DE AUDITORIAS
Este documento es la guía para la ejecución de la auditoría donde por lo general
se detalla la siguiente información:
Procesos a auditar
Preguntas, pruebas o criterios a aplicar
Responsables
Fechas de inicio y fin
Recursos a utilizar
Fecha real de auditoría
Estado
Hallazgos documentados
Resultados y observaciones
2) Preparación
En esta etapa de la auditoría ya está conformado y claro el auditor líder y su
equipo. Ellos se encargan de diseñar la lista de chequeo para cada proceso que se
va a revisar, esta lista es clave, ya que aquí se va a llevar la evaluación y registro
de todo lo que sea imprescindible recolectar, información de calidad de cada
proceso.
LA LISTA DE CHEQUEO
Es un formato característico de las auditorías que debe ser diseñado con el
objetivo de disminuir diferencias de pensamiento o errores “humanos” que se
puedan presentar y evitar que se dejen de evaluar o verificar aspectos clave e
importantes de la auditoría.
Las funciones principales de la lista de chequeo son las de integrar, ordenar
información, recolectar, registrar la documentación de evidencias, controlar el
cumplimiento de actividades y verificar que no se pase nada por alto.
A continuación podrás consultar listas de chequeo de algunas normas que te
pueden ayudar y servir de guía:
Lista de chequeo ISO 9001:2015 para auditar la fase de planificación
Diagnóstico y lista de chequeo del Sistema de Gestión Ambiental
ISO14001:2015
3) Ejecución
La ejecución es el desarrollo de la auditoría, aquí es donde llevas a la acción todo
lo definido en las etapas anteriores. Aquí, sigues el cronograma, diligencias las
listas de chequeo, recolectas la evidencia y sigues la metodología definida con el
equipo de trabajo. Luego de ejecutar estas actividades, o en paralelo, se inicia la
construcción del informe de hallazgos y recomendaciones para consolidar el
informe final, las conclusiones generales y recomendaciones pertinentes.
INFORME DE HALLAZGOS Y
RECOMENDACIONES
Este es un documento que contiene el detalle y el resultado final de todo el
trabajo realizado en la auditoría. Allí se comunican los hallazgos, es decir
aquellos hechos detectados en el ejercicio de la auditoría y pueden hacer
referencia a deficiencias, faltas, pero también, a necesidades de cambio y
fortalezas.
En este informe, los hallazgos deben
estar asociados a un criterio de la lista de chequeo y a soportes o evidencias de la
situación actual encontrada.
Por otro lado, una de las partes del informe de hallazgos que generan alto valor
en los informes, son las recomendaciones. Muchas veces nos enfocamos en
detallar y justificar minuciosamente los hallazgos y nos quedamos cortos en las
recomendaciones que hacemos para mejorar o corregir esas situaciones
encontradas.
Es importante que al momento de redactar las recomendaciones que hacemos
frente a los hallazgos, revisemos las prácticas líderes, casos de éxito de otras
áreas que realizan la misma actividad, o de otras empresas, revisar estudios y
benchmarking, para que las recomendaciones que se describan en el informe de
auditoría sean de peso y de verdad generen alto valor en la toma de decisiones de
la compañía.
Los capítulos regulares que componen un informe de auditoría son los siguientes:
Objetivos de la auditoria
Alcance y procesos auditados
Identificación del cliente de la auditoria
Identificación del equipo auditor y auditados
Fechas y ubicaciones
Criterios de auditoria
Hallazgos de la auditoria
Conclusiones y recomendaciones de la auditoría
Declaración de cumplimiento de los criterios
Otras anotaciones
4) Finalización y seguimiento
Esta etapa de la auditoría es clave para que el ejercicio de auditoría genere valor
a la estrategia y procesos de la compañía. La finalización y entrega del informe
final es un hito importante, de alguna forma es un cierre formal de auditoría que
transmite el mensaje de "con esto nos vamos" es fotografía tomada al estado
actual de la organización para ser analizada, y con ello, abrir la puerta a los
cambios reales, es decir cuando se toman decisiones a cerca de las acciones que
se implementarán para mejorar los hallazgos identificados en la auditoría.
ACCIONES DE MEJORAS O TAMBIÉN LLAMADAS
ACCIONES CORRECTIVAS
La norma ISO 9001:2015 define una acción correctiva como: “la acción para
eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir"
Adicionalmente las acciones de mejora generadas a partir de una auditoría, son
útiles para mejorar preventivamente los procesos, afinarlos y alinearlos de forma
más coherente y adecuada a las necesidades reales de la organización.
Asegurar que la mejora sea continua en la empresa es un proceso de constancia y
disciplina en su seguimiento y ejecución, recordemos que los diagnósticos,
auditorías o inspecciones generan alto valor cuando a raíz de ellos se ejecutan
cambios reales en la organización.
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