EJECUTIVO COMERCIAL Y DE SERVICIO AL CLIENTE

NIVEL 12°
Docente: Nelvi Lorena Vásquez Espinoza
Curso Lectivo 2024

COLEGIO TÉCNICO PROFESIONAL DE LIBERIA

Especialidad: Ejecutivo Comercial Y De Servicio Al Cliente
Sub-Área: Destrezas Digitales para el procesamiento y archivo de la información en físico y electrónico
Unidad de Estudio: Herramientas Digitales como Soporte a Gestiones Administrativas, Comerciales y
Sociales.
Resultado de Aprendizaje #3: Elaborar bases de datos mediante la ejecución de operaciones de
manipulación de la información.

ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

1. Campos: Es un valor o dato de la tabla. Cuando existen varios campos diseñados

estratégicamente, producen información, esta información es almacenada en una tabla.
2. Registros: Es un conjunto de datos, referentes a un mismo objeto, sujeto o asunto, implícitamente
estructurados en una tabla.
3. Llaves: Son campos únicos que se encuentran en las tablas. Existen dos tipos:
 Llave Primaria: También llamada clave primaria o clave principal. Hace referencia a un
campo único que identifica a cada registro en una tabla, por tanto, impide incluir datos
duplicados.
 Llave Foránea: Es un dato de una tabla que coincide con la llave primaria de otra tabla,
lo cual permite realizar relaciones entre tablas, de esta manera permite que la información
se relaciones de manera coherente.
4. Relaciones: Una relación es vincular una o más tablas, con el fin de tener más acceso a la
información y permitir el flujo de datos, que se comuniquen entre tablas.
Las relaciones son importantes por qué una vez creadas una serie de diferentes tablas dentro de la
base de datos, se necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe combinar esa
información.
Después de crear una serie de tablas, se procede a definir las relaciones entre las tablas. Una vez
realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información
de varias tablas a la vez.
5. Tabla: Es un grupo de datos sobre un tema específico, como cliente o proveedores. Se debe
utilizar una tabla diferente para cada tema, esto significa que se almacenan los datos sólo una vez,
lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.

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6. Formularios: Se utilizan para varios propósitos, ingresar y editar datos de una forma fácil y
sencilla, para crear paneles de control que activen otros formularios, consultas, informes, entre
algunos.
7. Consultas: Se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de una tabla de formas diferentes
de acuerdo con las necesidades del usuario. También pueden utilizarse como el origen de
registros para formularios e informes.
8. Informes: Es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso, dado que tiene el
control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, se puede mostrar la información en la
manera que desee verla.

Entorno
1. Menús:
 Archivo: como en los demás programas de Office, en este menú se encuentran las
opciones para crear un documento nuevo, abrir un documento ya creado, guardar, guardar
como, imprimir, entre otros.

 Inicio: se encuentran herramientas como: pegar, cortar, copiar, así como el formato de la
fuente, ordenar y filtrar, trabajo con los registros y buscar o reemplazar.

 Crear: Este menú es muy utilizado, ya que desde allí podemos utilizar las diferentes
herramientas que nos brinda Access, como por ejemplo crear: tablas, formularios,
informes y consultas.

 Datos externos: nos permite importar y exportar diferentes tipos de documentos, lo cual
nos facilita el trabajo en la base de datos.

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  Herramientas de Base de Datos: En este menú encontramos algunas herramientas que
nos proporciona Access, como es el caso de las macros y las relaciones, utilizadas para
vincular las tablas que contiene la base de datos.

 Ayuda:

 Campos de la Tabla: Nos facilita el trabajo con tablas, esto nos permitirá asignarles
formato a las tablas de la base de datos y así delimitar el tipo de información que
necesitamos ingresar.

 Tabla: Nos permite el trabajo directo con las tablas.

 Ventana de trabajo: la ventana de Microsoft Access está dividida por los siguientes
componentes:

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Trabajo con:

Tablas:
Las tablas es una herramienta que permite el almacenamiento de datos. A continuación, se describe los
pasos para la creación y manipulación de tablas:

Creación de Tablas

Una vez, creada la base datos estamos listos para crear las tablas, la primera vez Access crea una tabla
nueva por defecto llamada tabla1. Podemos trabajar con esa tabla o podemos eliminar y crearla nueva si
así lo deseamos.

Al lado izquierdo de la ventana se observará un panel llamado como panel de exploración, donde
visualizarán los nombres de las tablas ya creadas. Ejemplo tabla1.

En
el

área de trabajo se observará la vista de hoja de datos, donde se puede visualizar los campos y registro que
se vayan creando.

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Para poder agregar tablas adicionales, utilizar la pestaña crear y la opción de tabla, la misma creará una
nueva tabla y la ubicará dentro del panel de exploración.

Para crear o modificar los campos y registros de una tabla se puede realizar desde la vista de hoja de datos
o desde la vista de diseño, donde este último permite una mejor precisión para definir los campos.

Creación de Tablas desde la vista hoja de datos

Para crear una tabla realizar los siguientes pasos:

a) ¡Defina la información que desea almacenar sobre dicha tabla; clientes, facturas, cuentas etc.
Como sus campos y registros a almacenar.
b) Por defecto el Access agrega por primera vez un campo llamado ID. Tome en cuenta que la
primera fila (Encabezado), se definen los nombres de los campos que se desea agregar en la tabla.
Debajo del nombre del campo se agregan todos los registros de datos que la tabla tendrá que
almacenar.

Creación de Tablas desde la vista diseño

Esta vista facilita la asignación de formato a la tabla y los datos que se ingresarán.

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Para su utilización vaya al icono ver y luego seleccione Vista Hoja de datos:

En

donde se indica nombre del campo, se le debe asignar un título al campo y en el espacio que indica tipo de
datos se debe dar formato a los datos que se ingresarán, esto de acuerdo con su naturaleza y considerando
lo siguiente:

 Texto: Almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar
operaciones aritméticas) letras o cualquier símbolo. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
 Numéricos Almacena números destinados a realizar operaciones. Existen de varios tipos,
principalmente, enteros (sin decimales) y reales (con decimales).
 Hay cinco tamaños: Byte: para almacenar el rango de 0 a 255. Entero: para el rango entre -32768
y 32767. Entero largo: para el rango entre -[Link] y [Link]. Simple: para números
decimales entre el -3.4 x 10 38 y el 3.4 x 10 38 con decimales. Doble: para números entre el -1797
x 10 38 con decimales
 Fecha/Hora: Almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de
esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y otra.
Existe la fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.
 Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que
se añade un registro. No se puede modificar manualmente. Solo un campo de un registro puede
ser de este tipo de dato.
 Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso,
blanco-negro.
 Memos Son campos alfanuméricos de longitud limitada en 64.000 caracteres. Este tipo de campo
es útil cuando queremos almacenar una gran cantidad de texto.
 Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
 Objeto Ole: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, imágenes creadas en otras
aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.
 Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
 Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido del campo
con una secuencia de números comenzando con el 1, 2, 3,…… (Access permite sólo un campo
con este tipo de dato.)

La descripción de campo es opcional para que el usuario dé una breve descripción del campo que está
definiendo. Esta descripción aparece en la barra de estado cuando se muestra un formulario.

Propiedades del campo

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En Access se pueden declarar las siguientes propiedades para un determinado campo:
1. Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255.
2. Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P. Ejemplo monetario,
fecha, etc....), como se vio anteriormente.
3. Máscara de Entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para facilitarnos la
introducción de los datos o también se puede definir nuestro propio formato. Por ejemplo,
podemos introducir una fecha tecleando sólo los números del día, mes y año, y Access nos
colocará automáticamente las barras de separación. 12/abr/2023. El asistente de máscara solo se
utiliza en tipos de campos texto o fecha, para los tipos de datos numéricos y monedas se debe de
escribir la máscara manualmente. Si el usuario desea definir una máscara debe de tomar en cuenta
los caracteres que se muestran en la siguiente tabla:
CARACTERES PARA MÁSCARAS DE ENTRADA

Carácter Definición

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no

permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo

Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada opcional).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en

Lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en
La máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el
Signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal

(por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Ejemplos de Valores

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 4. Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios, sino se
pone se utilizará el nombre del campo.
5. Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite
a menudo para no tener que teclearlo.
6. Regla de validación: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos según unos criterios.
P. Ejemplo,
podemos obligar a (000) 000-0000 (206) 555-0248 que se
introduzcan datos
numéricos (999) 999-9999 (206) 555-0248 ( ) 555-0248
inferiores a una cantidad
(<= 20, Entre 10 y (000) AAA - AAA (206) 555-INS 20,
>=10 y <= 100)
7. Texto de #999 -20 2000
validación: cuando se
incumplen las reglas de validación al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde
aquí podemos definir el texto que se desea que aparezca en este caso. (Por ejemplo: “Digite de
nuevo el valor, recuerde que debe estar entre 10 y 100”).
8. Requerido: si esta opción está en Sí, el usuario está obligado a introducir datos, o sea que no
puede dejar el valor del campo de un registro sin digitar algún valor.
9. Permitir longitud cero: si esta opción está en Sí, se permite la introducción de cadenas de
longitud cero. Indexado: los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer
que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.
10. Agregar Nuevos Campos: Para agregar un nuevo campo dar un clic en la opción de insertar que
aparece dentro de la pestaña diseño de tabla.
11. Ingreso de Registros: Si desea escribir datos (Registros) dentro de los campos
ya existentes, colóquese debajo del nombre del campo y escriba la información
necesaria. Tome en cuenta que los registros se escriben por filas y de manera
ordenada. Para moverse entre los diferentes registros de los campos, utilice las
fechas direccionales, clic izquierdo del Mouse o la tecla TAB. Si desea borrar un
registro, colóquese encima del dato y presionar la tecla de SUPR (Suprimir), si
desea deshacer el cambio, inmediatamente utilice la tecla de ESC (Escape),
para volver al estado anterior.

12. Guardar una tabla: Para guardar una tabla, utilizar la opción de guardar que aparece dentro de
las opciones rápidas o en la pestaña inicio. Escribir el nombre de la tabla nueva y aceptar. El
nombre de la tabla se visualizará en el panel de exploración.
13. Cerrar una tabla: Para cerrar una tabla, utilizar el botón de cerrar localizado en la parte superior
derecha de la ventana.

Formularios: Los formularios son herramientas utilizadas para la digitación, visualización y modificación
de información que existe dentro de una tabla, además, los formularios se pueden utilizar para crear
paneles de control.

Creación de Formularios

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Dentro de la pestaña crear se encuentra las opciones de creación de un formulario, una forma rápida de
crear es:

 Entrar al panel de exploración.

 Seleccionar una tabla o consulta.
 Dar un clic en la pestaña crear.
 Seleccionar y dar un clic en las opciones de formulario, la misma va a generar a partir de la tabla o
consulta un formulario automático en base a todos los campos de la misma. Si está relacionada
con otra tabla, el formulario se genera en base a todas las tablas que necesiten.

Si desea modificar el formulario utilizar la pestaña formato. En la misma se encontrará opciones de

formato de fuente, formato para las cajas de texto y de relleno del formulario, como estilos
predeterminados de autoformato.

Otra forma de crear un formulario es mediante el asistente para crear un formulario, en asistente realice
los siguientes pasos:

 Entrar a la pestaña crear.

 Clic en Asistente para formularios.
 En la primera ventana, seleccione la tabla o consulta a utilizar.
 Agregue los campos utilizando el símbolo de >, el orden como se agreguen, es el orden como se
mostrará en el formulario.
 En la segunda ventana, seleccione el tipo de distribución (columnas, tabular, justificado).
Principalmente está opción ayuda a acomodar y da la forma como se visualizará los campos e
información dentro del formulario.
 En la última ventana, colocar un título para el formulario, tome en cuenta que el título asignado,
es el nombre como se guardará el formulario.
 Un clic en Finalizar.

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Modificación de Formularios
Para modificar el diseño del formulario, realice los siguientes pasos:
 Entrar al panel de exploración.
 Seleccionar el formulario a modificar.
 Dar un clic derecho y escoger la opción vista de diseño.
 Utilizar la paleta de herramientas de Controles.
 Guardar el formulario.

Para agregar controles en la vista de diseño como el uso de botones de acción, realice los siguientes pasos:
 Clic en la cinta diseño de formulario.
 Seleccionar el botón que requiere.
 Dibújelo en el área del formulario.

 Seleccione la acción que desea que realice dicho botón o control.

 Indicar si la etiqueta del botón debe aparecer con imagen o texto.
 Escribir un nombre para el Botón.
 Clic en Finalizar.

Nota: Para manipular cualquier control, ingrese a modo vista de diseño, y para ejecutarlo ingrese a
modo vista de formulario.

Eliminación de formularios

Para eliminar un formulario realice los siguientes pasos:

 Entrar al panel de exploración.
 Seleccionar el nombre del formulario. Tome en cuenta que el formulario debe de estar
cerrado.
 Clic derecho y eliminar.
 Al mensaje de confirmación, elija acepta.

Consultas
Una consulta es una herramienta que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, entre otros,
pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Las
consultas se pueden crear por medio del asistente o por medio de la vista de diseño.

Creación de consultas con asistente

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Utilícela cuando desee consultar toda la información de una tabla específica. Para iniciar el proceso realice
los siguientes pasos:
 Entrar a la pestaña crear.
 Seleccione la opción de Asistente para consulta.
 En la primera ventana del asistente, seleccione la consulta sencilla.
 Buscar los campos de una tabla o de una consulta que el usuario desea visualizar.
 Seleccione los campos a agregar y utilizar las flechas ( > ) para insertar los campos deseados. Se
puede seleccionar campos de una o de varias tablas. Solamente los campos agregados en el panel
de la derecha son los que se mostrarán en la consulta.
 En la tercera pantalla, se escoger los detalles o resumen que se desea ver en la consulta. Si se
escoge la opción de resumen, hay que tomar en cuenta que los campos utilizados para esta opción
son campos tipo numérico o de moneda. De los campos a resumir se puede obtener una sumatoria,
promedio, número máximo o mínimo.
 En la cuarta pantalla, se escoge algún tipo de agrupamiento que se desee dar en el momento de
mostrar la información de la consulta.
 En la última ventana se agrega un nombre a la consulta. Escoger si se desea abrir o modificar la
consulta en vista de diseño.
 Un clic en finalizar.

Creación de consultas desde la vista de diseño

Utilice esta consulta cuando desee consultar toda o parte de la información de una o varias tablas. Esta
consulta ayuda grandemente al diseño de su propia selección y extracción de datos. Para ello puede
utilizar criterios para mostrar una información más exacta.
Existen diferentes tipos de consulta las cuales son de selección, creación de tabla, anexar, eliminación,
actualización, referencia cruzada, totales o de parámetro.

Consulta con uso de Parámetros

La consulta con uso de parámetros, no es exactamente un tipo de consulta, sino una opción para utilizarse
dentro de la sección de criterios, por ende se puede utilizar en cualquier consulta de las antes ya
mencionadas.
Su principal característica es que no se declara un dato específico en el criterio. Ejemplo buscar provincias
San José o Alajuela o números mayores a 50 (> 50). Sino que con el uso de parámetros deja el criterio
abierto, esto significa que en el momento de ejecutar la consulta el usuario puede especificar cuál dato es
el que desea buscar.

Se debe seguir el siguiente proceso:

 Entrar a la pestaña crear.

 Seleccione la opción de Diseño de consulta.

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  Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razón no sabe dónde se encuentran los
campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
 Agregar los campos que se desean utilizar en la consulta.
 Seleccionar el tipo de consulta que se desea utilizar. Ejemplo una consulta de selección.

 Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la información, y
especificar exactamente cuáles son los datos que se desean observar.

Si dentro de los criterios va a utilizar parámetros siga los siguientes pasos.

 Ubíquese en el campo que desea agregar un parámetro.

 Dentro del criterio utilizar paréntesis cuadrados [ ], dentro de la misma escriba una frase que guía
al usuario para saber qué es lo que se debe de digitar.
 Tome en cuenta que la información que se escriba dentro del paréntesis, no puede ser igual al
nombre de algún campo que se haya declarado en alguna tabla de la base de datos. Ejemplo:
[Escriba un Producto:]

 Ejecutar la consulta desde la opción de ejecutar ubicado en la pestaña diseño. En el momento de

ejecutar el Access mostrará una pantalla donde pedirá el valor por el cual se desea filtrar la
consulta. Tome en cuenta que la frase que muestra el cuadro, es la misma que se digitó en los
paréntesis cuadrados en la sección de criterios.

 Salvar la consulta desde la opción

de guardar ubicado en la barra rápida.

Modificación de consultas

Para modificar el diseño de una consulta, realice los siguientes pasos:

 Entrar al panel de exploración.

 Seleccionar el nombre de la consulta a modificar.
 Dar un clic derecho y escoger la opción vista de diseño.
 Realizar los cambios que sean necesarios.
 Guardar la consulta.

Ejecución de consultas

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Para ejecutar una consulta en cualquier momento, realice los siguientes pasos:

 Entrar al panel de exploración.

 Seleccionar el nombre de la consulta a ejecutar.
 Dar un clic derecho y escoger la opción de abrir (Otra manera de ejecutar es dar un doble clic
encima del nombre de la consulta).

Eliminación de consultas
Para eliminar una consulta realice los siguientes pasos:

 Entrar al panel de exploración.

 Seleccionar el nombre de la consulta. Tome en cuenta que la consulta debe de estar cerrada.
 Clic derecho y escoger la opción de eliminar.
 Al mensaje de confirmación, elija aceptar.

Impresión
En las bases de datos por lo general lo que se imprime es el informe, el cual es un objeto diseñado para dar
formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla o consulta.

Creación de Informes. Los informes están basados en los campos de una tabla o de una consulta.
Para crear un informe, realice los siguientes pasos:

 Entrar a la pestaña crear.

 Clic en la opción de Asistente para informes.

 En la primera ventana, seleccione la tabla o consulta que se basará la información para el informe.
 Agregue los campos utilizando el símbolo de >, el orden como se agreguen, es el orden como se
mostrará en el informe.
 En la segunda ventana, indique como desea ver los datos. Está opción permite crear una
agrupación de primer nivel en base a una tabla. La opción solamente se utiliza si el informe está
basado en campos de diferentes tablas.
 En la tercera ventana, indique el nivel de agrupamiento. Está opción permite crear un
agrupamiento por medio de algún campo de la tabla. Ejemplo: agrupar una lista de clientes por
medio del campo Provincia.
 La cuarta ventana, indique los criterios de ordenamiento. Permite ordenar la información hasta
con un total de 4 diferentes ordenamientos.

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  La quinta ventana, indique el diseño del informe (distribución de los datos) y orientación (vertical
u horizontal). Ofrece la manera cómo el informe se presentará y cómo los datos se visualizarán.
 La sexta ventana, seleccione el estilo del informe. Permite escoger un tipo de autoformato para
decorar el informe mismo.
 La séptima ventana, se indica el nombre del título que tenga el informe. Tome en cuenta que el
título asignado, es el nombre como se guardará el informe.
 Un clic en finaliza

Operaciones Básicas

Exportar e importar datos

Posesionarse en la pestaña “datos externos”:

Para importar, seleccionar en nuevo origen de datos y allí elegir el tipo de dato que se desea traer, se
pueden documentos en Excel, otras bases de datos, archivos de la web, entre otros.
En el caso de exportar, también se tienen varias opciones como documentos en Excel, pdf, enviar por
correo electrónico, realizar un documento textual, entre otros.

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