Gestión de Almacenes e Inventarios Prof.
Marly Cavia
Inventarios
El inv entar io ti ene c om o propósito f undam ental provee r a l a empres a de
mate rial es nece sari os, para su co ntin uo y regu lar desenv o lv im iento, es decir, el
inv entario t ien e un pape l v ital para f uncionam iento acorde y cohere nte dent ro de l
proceso de produc ción y de e sta forma afrontar la demanda.
Los inventar ios t ienen un valor, particularm ente en com pañías ded icadas a
las compras o a las ventas y su va lor siem pre se m uestra por el la do de l os
activos e n e l Balanc e General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos
cantidades mejor ( la co nclusión correcta por razones equivocadas y un a f orm a
extraña de tratar u n verdadero activo) . Los q ue ven los inventa ri os c omo
mate rial es de producción t iene una m iopía s im ilar. Por lo general cre en que
mient ras más, mejor.
Concepto de Inventario
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
empresa para comercializar con aquellos, permitiendo la compra y venta o
la fabricación primero antes de venderlos, en un período económico
determinados. D eb en aparecer en el grupo de activ os c ircu lantes.
Es uno de los act ivo s m ás grandes exist entes en una em presa. El inve ntario
aparec e tanto en el balance general c om o en el esta do de resu ltad os. En e l
balance General, el inv entar io a m enudo es el activo corriente más grand e. En
el estado de res ult ado, el inventario final se resta del c osto de m ercancías
dis pon ibles p ara l a venta y así pod er determ inar el cost o de las m ercancías
vend idas dura nte un periodo determ inado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización . Los inventarios
com prenden, a dem ás de las m aterias pr im as, productos en proceso y pr oduct os
term inados o m ercancías p ara la venta, los m ateriales, rep uestos y acc esorios
para ser consum idos en la producción de bien es f abricados para la venta o en la
prestac ión d e serv ic ios; em paques y env ases y los i nventarios en tránsito.
La conta bi lidad par a los inv entar ios f orm a parte muy im portante para los
sistem as de conta bi lidad de m ercancías, porqu e la venta del inventario es e l
corazón del ne goci o. El inv entar io e s, por lo gen eral, el activo m a yor en sus
balances genera les, y los gast os por in ventarios, llam ados costo de m ercancías
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vend idas, son usual mente el gasto m ayor en el est ado de resultados.
Objetivos
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la
empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así
evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Perm itiendo satisf acer
correctam ente las n ecesidades de la em presa, a las c uales de be p erm anecer
constant em ente adaptado. Por lo tanto la gest ió n de inventar ios debe s er
atentam ente control ada y vigil ada.
Administración De Inventarios
Con cepto
Es la ef ic ienc ia e n el manej o adecuado del re gist ro, de la rotación y
evalua ción del in venta rio de acuerdo a com o se cl as if ique y qu é tipo de
inv entario te nga la em presa, ya qu e a través de esto determ inarem os los
resulta dos (ut ilidade s o pérdidas), pudie ndo establecer la sit uac ión f inanc ier a de
la em presa y las m edidas nec esarias para m ejorar o m antener dicha s ituación.
Finalidad de la Administración de Inventarios
La adm inistrac ión de inventari o im plic a la determ inació n de la cantidad de
inventario qu e d eberá m antenerse, la fecha e n que de berán coloca rs e los
pedidos y las cantidades de unidades a ordena r.
Exi sten dos f actores im portantes que s e tom an en cuenta para con ocer lo que
im plic a la adm inistració n de inventario:
1. Minimización de la inversión en invent ario s
El inventa rio mínimo es cero, a em presa podrá no tener ninguno y prod uc ir
sobre ped ido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas,
puesto que deb e sat isf acer de inm ediato las dem andas de lo s client es o en caso
contrari o e l ped id o pasar a a los com petidores que pu edan hacerlo, y de ben
contar con inve ntarios para ase gurar los program as d producción. La empresa
procura mini mizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
Ejem plo: al tener un m illó n invertido e n inv entar io im plica que se ha ten ido
que obtener es e capita l a su costo act ual a sí com o pagar los sueldos de los
em pleados y las cue ntas de los proveed ores. Si el cost o f ue del 10 % a l costo de
f inanci am iento d el inventar io s erá de 100.000 al año y la em presa tendrá que
soportar los cost os i nherent es al alm acenam iento de l inve nta rio.
2. Afronta ndo la demanda
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Si la f inalida d de la administración de inventa rio f uera solo m inim izar l as
ventas satisfacie ndo la de manda, la em presa alm acenaría c antidad es
exces ivam ente grandes del product o y así no inc luiría en los costos asociados
con una alta s atisfa cción ni la pérdida de un c liente etc. Sin em bargo res ulta
extremadamente costoso te ner inventar ios estáti cos para liz ando un capital que
se podría em plear c on provecho.
La em presa debe de term inar el nivel apropiado de inv entarios en térm inos
de la opción entre lo s benef icios que se esperan, n o inc urrie ndo en f altantes y el
costo de m antenim iento del inventar io que se requiere.
Importancia
La adm inistración d e inventario, se centr a en cuatro aspectos básicos:
1. Cua ntas uni dades deberían ordena rs e o produc irse en un mom ento dado.
2. En qué momento de berían ord enarse o p roducirse el i nvent ario.
3. Que a rtículos del inventa rio m erecen una atenc ión especial.
4. Pued e uno prot ege rse contra los cambios en los costos de los artículos de l
inv entar io.
El inventario perm ite ganar tiem po ya que n i la pro ducción ni la entrega
pueden s er instantáneas, se debe c ontar con e xistencia del p roducto a las
cuales se puede r ec urrir rápidam ente para qu e la venta real no te nga qu e es perar
hasta qu e term ine el cargo proc eso de producción.
Este pe rmite hacer frente a la compet encia, s i la em presa no sat isf ace la
dem anda del c liente sé ira con la com petenc ia, esto hace que la em presa no solo
alm acene invent ario suficiente para sat isfacer la dem anda que se espera, si no
una cantidad adic io nal para satisface r la demanda ines perada.
El inventario permite reduci r los costos a que da lugar a la f alta de
conti nuida d en el proceso de producción. Adem ás de ser una protección cont ra
los aument os de precios y co ntra la es casez de m ateria prim a.
Si la em presa prov ee un s ig nif icat ivo aum ento de prec io en las m aterias
prim as básic as, tendrá que pens ar en alm acenar una ca ntidad s uf icie nte al
precio m as baj o que predom ine en el m ercado, esto tiene com o consecuenc ia una
conti nuac ión norm al de la s operaci ones y una bu ena destre za de inv entar io.
La adm inistrac ión de invent ario es p rim ordial dentro de un proc eso de
producc ión ya que e xisten d iv ersos proc edim ientos que nos va a garanti zar como
em presa, lograr la satisf acc ión para ll egar a obtener u n n ivel óptim o de
producc ión.
Sin em bargo es nec esario m antener alg ún tipo de inventario porque:
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1 . La demanda no se puede p ronosticar con certeza.
2 . Se requiere de u n ciert o tiempo para conv ertir un producto de tal
mane ra que se pue da vender.
La admini stración de inventario requi ere de una coordinación entre los
departam entos de ventas, compras, produ cción y finanzas; un a falta de
coordinaci ón nos podría l levar a l f racaso f inanciero.
En conclus ión la m eta de la administración d e inventa rio es prop orc ionar
los inventari os nec esa rios para s osten er las operac io nes en el má s bajo costo
posible. En ta l s enti do el prim er paso que debe se gu irse para determ inar el nivel
óptimo de inventario son los costos que interv ienen en su c om pra y su
m antenim iento, y qu e poster iorm ente, en qué punto s e pod rían m inim izar estos
costos.
Características y Análisis del Inventario
Es necesario rea lizar un análisis de las part idas qu e com ponen el
inv entario. Debem os id ent if icar cuáles s on las etap as que se pres entara n e n el
proceso de producci ón:
• Mate ria Prima
• Productos en proce so
• Productos te rminados
• Suminist ros, re puestos
En c aso de m ateria prim a, esta es im portada o na cional, s i es loca l exist en
prob lem as de aba ste cim iento, si es im portada e l tiem po de a provis io nam iento. La
obso lesc enc ia de lo s in ventarios, t anto por nueva te cnología com o por desga ste
tiem po de rotación, tiene n seg uro contra incontin enc ias, deberá realizarse la
ins pecc ión vis ual de d icha m ercadería. Se debe sabe r la forma de
contabiliza ción de los inventarios. Correcta valori za ción de la m oneda
em pleada para su co ntabil ización.
Se debe conocer la política de admini stración d e los inv entarios: con
quienes se abastec en, que tan seg uro es , preocupac ión por tener baj os prec ios y
m ejor calida d; cuant os m eses de ventas m antienen en m ateria pr im a, productos
en pro ces os y productos terminados ; cual es la rotac ión de los inventarios
f ijada o determ inada .
Áreas involu crada s e n la adm inistrac ió n:
Ge re nte de Producc ión,
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Ge re nte de Ma rketing,
Ge re nte de Venta s o Finanz as, etc.
Com o se realiza el control de los inventa rios en forma manual o
computarizada. Tec nología em pleada.
Natura leza y liqu idez de los inventarios , características y naturale za de l
producto, c aracterí sticas del m ercado, canales de d istribu ci ón, analizar la
evoluc ión y la tendenci a.
Técnicas de Administración de Inventarios
Los m étodos com únm ente em pleados en le m anejo de inventarios s on:
• El s istem a ABC.
• El m odelo bás ico de cantidad e conóm ico de pedido CEP.
El Sistema ABC
Una em presa que em plea esté sist em a debe dividir su inv entario en tres
grupos: A, B, C.
En los p roducto s “ A” se ha c oncentrad o la máxi ma inversi ón.
El grupo “B” está form ado por los artículo s q ue sigue n a los “ A” en c uant o a l a
magnitud de la inve rsión.
Al grupo ” C” lo com ponen en s u m ayo ría, una gr an ca ntid ad de productos que
solo requie ren de una pequeña inve rsión.
La división de su inventario en produ ctos A, B y C per m ite a una em presa
determ inar el nivel y tipos de proc edim ientos de c ontro l de inventario necesarios.
El control de los pro ductos “A” d ebe ser el m ás cuidad oso d ada la m agnitud de la
inv ersión com prendida, en tant o los producto s “B” y”C” estarían sujetos a
procedim ientos de c ontrol m enos estrict os.
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Modelo Básico de Cantidad Económica de Pedidos
Uno d e los instrumentos m ás elab orad os para d eterm inar la cantidad de
pedido óptimo de una artícu lo de inv entario es el modelo básico de cantida d
económi ca de pedido CEP. Este m odelo puede ut ili zarse para controlar l os
artículos “ A” de la s em presas, pues tom a en consideración d iv ersos costos
operac io nales y f ina ncieros, determ ina la cantida d de pedi do que minimiza los
costos de inventa ri o total.
El est udio de este m ode lo abarca:
1) los costos básicos. 2) Un método gráfi co.
Costos Básicos. Ex cluye nd o el costo real de la m ercancía, los costos que or ig ina
el inventario pue den div idirse en tres gra ndes grupos: costos de pedido,
costos de mante ni miento de inventa ri o y costo tot al.
Costos de Pedi dos. Incluye los ga stos administ rativos fijos para f orm ular y
recibir un pedido, esto es, el costo de elabora r una orden de compra, de
efectuar los lí mites resultantes, de recibir y controlar u n pedido c ont ra s u
factura. Lo s costo s de pedidos se f orm ulan norm alm ente en térm inos de u nidad es
m onetarias por pedi do.
Costos de Manteni miento de In venta rio: Estos son los costos va riable s por
unidad res ultantes de m antener un artículo de inve ntario durante un perio do
específico.
En estos costos se f ormulan en térm inos de unidades moneta rias por
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unidad y por pe riodo. Los costos de este tipo presenta n elem entos com o los
costos de almacenaje, costos de seguro, de det erioro, de obsole scencia y el
m ás im portante el costo de oportunida d, que surg e al inm ovi lizar f ondos de la
em presa en el inv ent ario.
Por ejemplo, los costos de mantenimiento del inventario podrían representar el 35 % del
valor del inventario analizado como sigue:
Almacenaje 10 %
Seguros 2%
Deterioro y obsolescencia 3%
Costo de oportunidad del dinero 20%
35%
Los costos de mantenimiento del inventario aumentan al aumentar la cantidad que se recibe en cada pedido
por que en cada compra se tiene más inventario disponible que se debe almacenar, asegurar y financiar.
Costos Tot ales. Se def ine com o la sum a del costo del pedido y el co sto
de inventa rio. En el m odelo (CEP), el costo total es m uy i m portante ya que su
objetivo es det erm inar el m onto pedido que lo m inim ice.
Método Gráfico. El objetivo e nunciado de l sist em a CEP co ns iste en
determ inar e l m onto de ped ido qu e reduzca al m ínim o el costo tota l del inve ntario
de la em presa.
Esta cant idad económ ica de pedido puede presentars e en f orm a gráf ica
represent ando l os montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje
y, el costo tot al mínimo se r epres enta en e l punto señalado com o CEP. El CEP
se enc uentra en el punto en que s e cor tan
la línea de costo d e pedi do y la línea de
costo de m antenim iento en inventario.
La f unción de co sto de pedi do varía
en f orm a inversa con la cantidad de
pedido. Esto signif ica que a m edida q ue
aum enta el m onto de pedido su cost o de
pedido d ism inuye p or pedido. Los costos
de m antenim iento de inventario se
relacionan directam ente con las cant idades
de ped ido. Cuanto m ás grande sea el m onto del ped id o, ma yor será e l inve ntario
prom edio, m ayor ser á el costo de m antenim iento de inv entar io.
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Control de Inventario
Los diversos aspect os de la res pons ab ilidad sobr e los invent arios afectan a
m uchos departam entos y cada un o de és tos ej erce c ierto gra do d e co ntrol sobre
los prod uctos, a m edi da que los m ismos se m ueven a través de los dist intos
proceso s de inv en tarios. Todos esto s controles que abarcan, desde el
procedim iento para desarrollar pres upuestos y pron óst icos de ve ntas y
producc ión hasta la operación d e un sistem a de costo por el departam ento de
contabilidad para la determ inació n d e c ostos de los inventarios, constitu ye el
sistem a del contro l interno de los inv entarios, la s f uncio nes genera les s on:
Plane ami ento, compra u obte nción, recepción, almacenaje, producción,
embarques y c ontabilidad.
Planeamiento
La bas e par a p lanea r la pro ducc ión y estim ar las nec es idades en c uanto a
inv entarios, la co nst ituye el presupue sto o pronostic o de ventas. Este debe ser
desarro llado por el departam ento de ventas.
Compra u Obtención
En l a f unción de com pras:
Cont rol de producción, que con sist e en determinar los tipos y cantid ades
de mat eria les que se quier en.
Compras, que con siste en co locar la orden de com pra y m antener la
vigilancia necesaria sobre l a entrega op ortuna del material.
Rece pción
Debe ser responsa ble de:
• La a cepta ci ón de los m ateriales r ecibidos, despu és que es tos ha yan s ido
contados, inspeccionados en c uanto a su ca lidad y com parados c on u na
copia apro bada de la orden de c om pra.
• La prelac ión de inf orm es de recepción p ara regi strar y not if icar la rece pc ión
y aceptac ión.
• La entrega o envío de la s parti das recibidas, a los a lm acenes (depósito s) u
otros lu gares d eterm inados.
Al macenaje
Las materi as primas d ispon ib les par a ser proces ada s, así com o los
productos termina dos, en custo dia de un dep artam ento de alm acenes. La
respons ab ilidad so br e los inventarios en los alm acenes in cl uye lo s igu ie nte:
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a. Comprobación de las ca ntidades que se reciben para determ inar que
son correcta.
b. Fac ilitar almacenaj e adecuado, com o m edida de prot ecc ión c ontra los
elem entos y l as extracci ones no autor izadas.
c. Extrac ción de material es contra la pr esentación de aut orizaciones de
salid a para pro ducc ión o em barque.
Producción
Los m ateriales en proceso s e encuentra n, genera lm ente bajo control f ísico,
control interno de los inve ntarios, inclu ye lo siguiente:
a. La información sobre el movimiento de la producc ión y los inventar ios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, mate riales dañados,
de m odo que las cantida des y costos correspond ientes de los inve ntari os.
Pued an ser d eb idam ente ajustados en lo s registros.
La inf orm ación ráp ida y precisa de pa rte de la f ábric a, c onstitu ye una
neces idad para el debido f uncionam iento del s istem a de costo y l os
procedim ientos de c ontrol d e producc ión.
Emba rques
Todos los em barques, incluyéndose aquellas parti das que n o f orm an parte
de los inve ntarios, deb en ef ectuarse, basánd ose en órdenes de e mba rque ,
debidam ente aprobadas y preparadas independient emente.
Conta bilidad
Con respecto a los inventarios, es m antener cont rol cont able sobre los
costos de los inventarios, a m edida que los m ateriales se m ueven a través de
los pr ocesos de adquisición, producción y venta. Es decir la adm inistración del
inv entario se refier e a la d eterm inac ió n de la cantidad de inventari o que se
debe ría mantener, la f echa en que se d eberán c olocar las órdenes y la cantidad
de unida des q ue se deberá ordenar cad a vez.
Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades (ganancias).
Tipos de Inventarios
Los inve ntarios s on im portantes para l os f abricant es e n general, v aria
am pliam ente entre los distintos grupos de industrias. La com posición de e sta
parte d el act ivo es una gran variedad de artículos, y es pro eso que se h an
clas if icado de ac uer do a su ut il ización en los s ig uientes t ipo s:
• Inventarios de m ateria pr im a
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• Inventarios de producción en proceso
• Inventarios de productos term inados
• Inventarios de m ateria les y sum inistros
Inventarios de materia prima
Com prende los elem entos bás icos o principales que entran en la
ela borac ión del pro ducto. En toda act ividad in dustrial ex is ten una v arieda d de
artículos ( materia pri ma) y mate riales, los que serán s om etidos a un proceso
para obtener al f ina l un articulo te rmin ado. A los m ateriale s que intervien en en
m ayor grado en la pr oducción se les c ons ider a “Materia Pri ma”, ya qu e su uso se
hace en cant idades los suf icientem ente importantes del pro ducto acabado.
Inventarios de Productos en Proceso:
El invent ario d e pr oductos en pro ceso cons iste en todos los artículos o
elem entos que se util izan en el actual proceso de producción. Es decir, son
productos parc ia lm ente term inados q ue se enc uentran en un grado interm edio de
producc ión y a l os cuales se les ap lico la labor dir ecta y g astos i ndirectos
inh erentes al pr oces o de producción en u n m omento dado.
Una d e las caract erísticas del inventar io s de producto en proceso es q ue va
aum entando el va lor a m edida que se es transf orm ado de m ateria prim a en el
producto term inado com o consecuencia del proces o de pro ducción.
Inventarios de Productos Terminados:
Com prende estos, los artículo s tran sf eridos p or el departam ento de
producc ión a l alma cén de product os terminados; alcanzado su grado de
term inación total y que a la hora de la tom a f ísica d e inv en tarios se enc uentren
aun en los a lm acenes. El nive l de inventarios de produc tos term inado s va a
depender d irectam ente de las vent as, es decir su niv el esta d ado por la d em anda.
Inventarios de Mate riales y Suminist ros
En e l in ventario d e m ateriales y sum inis tros se inc lu ye:
• Mate rias pri mas secunda rias, sus es pe cif icac iones v arían según el tipo
de industria, un eje mplo; para la indust ria c ervecer a es: sa les para e l
tratam iento de agua.
• Artí culos de consumo dest inados para ser usa dos en la operació n d e la
industria, dentro de estos artícu los de consum o los m ás im portantes s on
los dest inados a las operaci ones , y están form ados por los
com bustibles y lubri cantes, estos en la i ndustri a tie ne gran relevanc ia.
• Los artíc ulos y materiales de repa ración y manteni mi ento d e las
m aquinar ias y apar atos operat ivos, los artículos de re para ción por su
gran vo lum en necesitan ser controladores adec uadam ente, la existenc ia
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de estos v arían en rela ci ón a sus nece sidades.
Inventario de Segu ridad
Este tipo de inventario es utili zado para impe dir la inte rru pción en e l
aprovisi onamiento caus ado por de mo ras en la entrega, o por e l a umento
imprevisto de la demanda durante un per iodo de reabastecim iento, la
im portancia del m ism o está ligada al nivel de s ervicio, la fluctuación de l a
demanda y la vari ac ión de las de mo ras de la ent re ga.
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