ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA ASISTENCIA A LA
DIRECCIÓN
RA5
Explicar cuáles son las normas de protocolo para organizar
reuniones y eventos corporativos determinando los recursos
materiales, humanos y económicos requeridos en la
republica dominicana
Normas de protocolo para organizar reuniones y
eventos corporativos en República Dominicana
Planificación previa:
1. Definir el objetivo:
• Tipo de evento: Reunión, conferencia, seminario, taller, lanzamiento de
producto, etc.
• Público objetivo: Perfiles de los asistentes, cargos, número de invitados.
• Fecha y hora: Considerar disponibilidad del lugar, agenda de los invitados y
eventos relevantes.
• Lugar: Elegir un espacio adecuado al tipo de evento, capacidad y ubicación.
2. Presupuesto:
• Establecer un presupuesto realista: Detallar costos de alquiler del lugar,
catering, decoración, materiales audiovisuales, personal, etc.
• Buscar patrocinios: Si es posible, buscar empresas que puedan financiar parte
del evento.
3. Logística:
• Transporte: Si es necesario, organizar transporte para los invitados.
• Alojamiento: Si el evento es de varios días, reservar alojamiento para los
invitados.
• Material audiovisual: Confirmar disponibilidad y funcionamiento de equipos de
sonido, proyección, etc.
Recursos necesarios:
Materiales:
• Alquiler del lugar
• Decoración
• Material de oficina (papelería, bolígrafos, etc.)
• Material audiovisual
• Catering (bebidas, comidas, etc.)
Humanos:
• Personal de organización (coordinador, logística, etc.)
• Personal de catering
• Seguridad
• Personal de limpieza
Económicos:
• Alquiler del lugar
• Catering
• Material audiovisual
• Personal
• Transporte
• Alojamiento
• Imprevistos
Protocolo:
• Puntualidad: Es fundamental que el evento comience y termine a la hora
indicada.
• Vestimenta: Indicar en la invitación el código de vestimenta adecuado para el
evento.
• Bienvenida y presentación: El anfitrión debe dar la bienvenida a los invitados y
presentar a los oradores o participantes.
• Desarrollo del evento: Seguir el programa establecido y respetar los tiempos de
cada actividad.
• Despedida: Agradecer a los invitados su asistencia y despedirlos cordialmente.
Recomendaciones:
• Contar con un plan de contingencia para imprevistos.
• Designar un responsable de cada área del evento.
• Realizar un ensayo previo del evento.
• Solicitar feedback a los asistentes al finalizar el evento.
En República Dominicana, existen empresas especializadas en la organización de
eventos corporativos que pueden ayudarte a gestionar todos los aspectos del evento.
Elemento de Capacidad 1
En el ámbito público y privado, los actos y eventos se diferencian principalmente en su naturaleza,
propósito y audiencia:
1. Actos y eventos en el ámbito público:
• Estos son organizados por entidades gubernamentales, instituciones públicas o
grupos comunitarios.
• Tienen como objetivo principal servir al interés público, como celebraciones cívicas,
conmemoraciones históricas, eventos deportivos patrocinados por el gobierno, etc.
• La asistencia puede estar abierta al público en general o ser específica para grupos
seleccionados, pero siempre tienen un componente de servicio público.
2. Actos y eventos en el ámbito privado:
• Son organizados por individuos, empresas privadas o organizaciones sin fines de
lucro con intereses privados.
• Suelen tener un propósito específico, como lanzamientos de productos, reuniones
corporativas, fiestas privadas, bodas, entre otros.
• La audiencia está compuesta por invitados seleccionados o empleados de la empresa,
y su objetivo principal es el beneficio de los organizadores o participantes directos.
En resumen, mientras que los actos y eventos en el ámbito público tienen un enfoque en el servicio
público y la participación ciudadana, los del ámbito privado están orientados hacia objetivos
específicos de las empresas o individuos organizadores.
Elemento de Capacidad 2
Distinción de las normas de protocolo en la organización
de reuniones, actos y eventos:
Reuniones:
• Objetivo: Intercambio de información, toma de decisiones, resolución de
problemas, seguimiento de proyectos.
• Formalidad: Puede variar desde informal hasta formal, dependiendo del tipo de
reunión y de los participantes.
• Duración: Puede ser breve (minutos) o extensa (horas).
• Lugar: Oficina, sala de juntas, cafetería, etc.
• Protocolo: Normas básicas de cortesía y respeto, como puntualidad, orden en la
intervención, uso adecuado del lenguaje.
Actos:
• Objetivo: Conmemorar una fecha importante, celebrar un logro, presentar un
premio, etc.
• Formalidad: Suele ser formal, con un programa establecido y un protocolo
específico.
• Duración: Puede variar desde una hora hasta varias horas.
• Lugar: Salón de actos, auditorio, teatro, etc.
• Protocolo: Normas más estrictas de comportamiento y vestimenta, como código
de vestimenta formal, orden de precedencia en la ubicación de los invitados, uso
de títulos y tratamientos oficiales.
Eventos:
• Objetivo: Ampliar la información de las reuniones y actos, a través de actividades
como conferencias, talleres, exposiciones, etc.
• Formalidad: Puede variar desde informal hasta formal, dependiendo del tipo de
evento y de los participantes.
• Duración: Puede ser de un día hasta varios días.
• Lugar: Puede ser en un solo lugar o en varios lugares, dependiendo del tipo de
evento.
• Protocolo: Normas de protocolo específicas para cada tipo de evento, como
reglas de participación, uso de material audiovisual, etc.
En general, las normas de protocolo en la organización de reuniones, actos y eventos
se basan en los siguientes principios:
• Puntualidad: Es fundamental que el evento comience y termine a la hora
indicada.
• Cortesía: Mostrar respeto y consideración hacia todos los participantes.
• Discreción: Evitar hablar en voz alta o hacer comentarios inapropiados.
• Profesionalidad: Mantener una actitud profesional en todo momento.
• Vestimenta: Adecuar la vestimenta al tipo de evento y al código de vestimenta
indicado.
Es importante tener en cuenta que estas son solo algunas de las normas de protocolo
generales. En cada caso, habrá que adaptar el protocolo a las características
específicas del evento.
Aquí hay algunos recursos adicionales que pueden ayudarte a conocer más sobre las
normas de protocolo:
• Asociación Española de Protocolo: [Link]
• Escuela Internacional de Protocolo: [Link]
• Protocolo Empresarial: [Link]
Elemento de Capacidad 3
Distinguir las distintas normas de protocolo en la
organización de reuniones, actos y eventos corporativos en
rd
Distinción de las normas de protocolo en la organización
de reuniones, actos y eventos corporativos en República
Dominicana:
Reuniones:
Formalidad:
• Informal:
o Reuniones de equipo.
o Reuniones brainstorming.
o Seguimiento de proyectos.
• Formal:
o Reuniones con clientes importantes.
o Reuniones con socios o inversores.
o Presentaciones de proyectos.
Duración:
• Breve:
o 15-30 minutos.
o Puesta en común de información rápida.
o Toma de decisiones simples.
• Extensa:
o Más de 30 minutos.
o Discusión de temas complejos.
o Resolución de problemas.
Lugar:
• Oficina:
o Reuniones de equipo.
o Seguimiento de proyectos.
o Reuniones informales.
• Sala de juntas:
o Reuniones formales.
o Presentaciones de proyectos.
o Reuniones con clientes importantes.
Protocolo:
• Normas básicas de cortesía y respeto:
o Puntualidad.
o Saludo cordial.
o Orden en la intervención.
o Uso adecuado del lenguaje.
o Silencio durante las intervenciones.
o Despedida cordial.
• Uso de títulos y tratamientos:
o Licenciado, Doctor, Ingeniero, etc.
o Señor, Señora, Don, Doña.
Actos:
Formalidad:
• Formal:
o Celebraciones de aniversarios.
o Entrega de premios.
o Conferencias magistrales.
o Presentaciones de productos.
Duración:
• Variable:
o De una hora a varias horas.
o Depende del tipo de acto y del programa.
Lugar:
• Salón de actos:
o Actos formales.
o Conferencias.
o Presentaciones.
• Auditorio:
o Actos con gran número de asistentes.
o Conferencias magistrales.
o Presentaciones de productos.
• Teatro:
o Actos culturales.
o Presentaciones artísticas.
Protocolo:
• Normas más estrictas de comportamiento y vestimenta:
o Código de vestimenta formal (traje, vestido de noche).
o Orden de precedencia en la ubicación de los invitados.
o Uso de títulos y tratamientos oficiales.
o Puesta en pie para recibir a las autoridades.
o Aplausos al final del acto.
Eventos:
Formalidad:
• Variable:
o Informal (ferias, talleres).
o Formal (congresos, convenciones).
Duración:
• De un día a varios días:
o Congresos.
o Convenciones.
o Ferias.
Lugar:
• Variable:
o Hotel.
o Centro de convenciones.
o Recinto ferial.
Protocolo:
• Normas específicas para cada tipo de evento:
o Reglas de participación.
o Uso de material audiovisual.
o Acreditación de asistentes.
o Servicio de catering.
En República Dominicana, existen algunas normas de protocolo específicas que se
deben tener en cuenta al organizar reuniones, actos y eventos corporativos:
• Puntualidad: Es muy importante ser puntual en las reuniones, actos y eventos.
• Saludos: Se debe saludar cordialmente a todos los asistentes, utilizando los títulos
y tratamientos adecuados.
• Vestimenta: La vestimenta debe ser adecuada al tipo de evento. En los eventos
formales, se recomienda usar traje o vestido de noche.
• Comportamiento: Se debe mantener un comportamiento correcto y respetuoso
durante todo el evento.
• Despedida: Se debe despedir cordialmente a todos los asistentes.
Es importante tener en cuenta que estas son solo algunas de las normas de protocolo
generales. En cada caso, habrá que adaptar el protocolo a las características
específicas del evento.
Aquí hay algunos recursos adicionales que pueden ayudarte a conocer más sobre las
normas de protocolo en República Dominicana:
• Asociación Dominicana de Empresas de
Eventos: [Link]
• Protocolo Empresarial: [Link]
• Organización de Eventos: [Link]
[Link]
Elemento de Capacidad 4
Describir las fases de un evento, diseñando el proyecto
necesario, de acuerdo con unas directrices definidas en el
ámbito corporativo en RD.
Fases de un evento corporativo en República
Dominicana:
1. Pre-producción:
• Definición del objetivo: ¿Qué se quiere lograr con el evento?
• Determinación del público objetivo: ¿A quién va dirigido el evento?
• Establecimiento del presupuesto: ¿Cuánto se puede gastar en el evento?
• Selección del lugar y fecha: ¿Dónde y cuándo se realizará el evento?
• Diseño del programa: ¿Qué actividades se realizarán en el evento?
• Contratación de proveedores: ¿Quiénes serán los proveedores de los diferentes
servicios necesarios para el evento?
• Planificación de la logística: ¿Cómo se transportarán los asistentes al evento?
¿Dónde se alojarán? ¿Cómo se les dará de comer?
• Solicitud de permisos: ¿Se necesitan permisos especiales para realizar el evento?
2. Producción:
• Montaje del evento: Instalación del escenario, sonido, iluminación, decoración,
etc.
• Prueba de sonido y luces: Asegurarse de que todo funciona correctamente.
• Coordinación del personal: Asegurarse de que todos los que trabajan en el
evento saben lo que tienen que hacer.
• Recepción de los invitados: Dar la bienvenida a los asistentes y entregarles el
material necesario (programas, acreditaciones, etc.).
3. Post-producción:
• Evaluación del evento: ¿Se cumplieron los objetivos? ¿Qué se podría mejorar?
• Agradecimiento a los asistentes: Enviar un correo electrónico o carta de
agradecimiento a los asistentes.
• Pago a proveedores: Pagar a los proveedores que participaron en el evento.
• Cierre del proyecto: Archivar toda la documentación relacionada con el evento.
Diseño del proyecto:
• El diseño del proyecto debe estar basado en las directrices definidas en el
ámbito corporativo en República Dominicana.
• Estas directrices incluyen:
o Normas de seguridad
o Normas de higiene
o Normas de accesibilidad
o Normas de protección del medio ambiente
o Normas de comunicación interna
o Normas de imagen corporativa
Es importante tener en cuenta estas directrices a la hora de diseñar el proyecto para
garantizar que el evento sea seguro, higiénico, accesible, respetuoso con el medio
ambiente, y que esté alineado con la imagen y la cultura de la empresa.
Recursos adicionales:
• Asociación Dominicana de Empresas de
Eventos: [Link]
• Ministerio de Turismo de la República
Dominicana: [Link]
Elemento de Capacidad 5
Identificar las distintas normas de precedencia en el ámbito
corporativo y distinguir sus características básicas en la
republica dominicana
Normas de precedencia en el ámbito corporativo en
República Dominicana:
Las normas de precedencia en el ámbito corporativo son un conjunto de reglas que
establecen el orden de prelación entre las personas que ocupan cargos dentro de una
empresa. Estas normas se basan en diversos criterios, como el cargo que ocupa la persona,
su antigüedad, sus méritos o su rango.
Características básicas de las normas de precedencia corporativa:
• Jerarquía: las normas de precedencia corporativa establecen una jerarquía entre
los cargos dentro de la empresa.
• Formalidad: las normas de precedencia corporativa suelen ser formales y se
rigen por un protocolo específico.
• Flexibilidad: las normas de precedencia corporativa pueden ser flexibles en
algunos casos, dependiendo del contexto.
Ejemplos de normas de precedencia corporativa:
• En el organigrama de la empresa: el CEO tiene precedencia sobre el COO, el
CFO tiene precedencia sobre el CMO, etc.
• En las reuniones: el presidente de la reunión tiene precedencia sobre los demás
asistentes.
• En los eventos corporativos: el CEO de la empresa anfitriona tiene precedencia
sobre los demás invitados.
En República Dominicana, existen algunas normas de precedencia corporativa
específicas que se deben tener en cuenta:
• El cargo: el cargo que ocupa la persona dentro de la empresa es el principal
criterio que se utiliza para determinar la precedencia.
• La antigüedad: en caso de que dos personas ocupen el mismo cargo, la persona
con mayor antigüedad tendrá precedencia.
• Los méritos: los méritos de la persona, como su experiencia o su formación,
también pueden ser un criterio para determinar la precedencia.
• El rango: en algunas empresas, el rango militar o el título nobiliario también
pueden ser un criterio para determinar la precedencia.
Las normas de precedencia corporativa pueden variar de una empresa a otra. Es
importante consultar el protocolo de la empresa para conocer las normas específicas
que se aplican.
Además de las normas generales, existen algunas normas de precedencia específicas
para algunos cargos o situaciones:
• Miembros del consejo de administración: los miembros del consejo de
administración tienen precedencia sobre los demás empleados de la empresa.
• Invitados externos: los invitados externos, como clientes o proveedores, tienen
precedencia sobre los empleados de la empresa de menor rango.
• Damas: en algunos casos, las damas pueden tener precedencia sobre los
caballeros.
Es importante tener en cuenta que las normas de precedencia son solo una guía. En
algunos casos, puede ser necesario hacer excepciones a las normas por razones de
cortesía o de protocolo.
Recursos adicionales:
• Asociación Dominicana de Empresas de
Eventos: [Link]
• Protocolo Empresarial: [Link]
• Organización de Eventos: [Link]
[Link]
•
Elemento de Capacidad 6
Como organizar diferentes tipos de reuniones en el ambito
corporativo teniendo en cuenta los objetivos fijados:
‐ Detallar los recursos materiales y humanos.
‐ Realizar los presupuestos necesarios para su organización
aplicando criterios de optimización.
‐ Definir el protocolo de antes, durante y después de la
celebración de la misma.
‐ Ordenar a una serie de invitados(as) de acuerdo con las
normas de precedencia establecidas.
‐ Determinar la ubicación correcta de los diferentes
elementos: banderas, himnos.
‐ Determinar los tratamientos en la recepción de las
distintas personalidades o autoridades establecidas.
‐ Convocar y confirmar las asistencias en tiempo y forma. ‐
Realizar el seguimiento del proyecto.
‐ Coordinar y definir la logística de la reunión,
documentación, medios audiovisuales, restauración y otros
Organización de reuniones corporativas:
Planificación:
1. Definir los objetivos:
• ¿Qué se quiere lograr con la reunión?
• ¿A quién va dirigida?
• ¿Qué temas se van a tratar?
• ¿Qué decisiones se quieren tomar?
2. Seleccionar el tipo de reunión:
• Reunión informativa
• Reunión de brainstorming
• Reunión de toma de decisiones
• Reunión de seguimiento
• Reunión de evaluación
3. Determinar los recursos:
• Materiales:
o Sala de reuniones
o Equipo audiovisual
o Material de oficina
o Catering
• Humanos:
o Facilitador
o Participantes
o Personal de apoyo
4. Realizar el presupuesto:
• Alquiler de la sala
• Equipo audiovisual
• Material de oficina
• Catering
• Honorarios del facilitador
• Gastos de viaje y alojamiento de los participantes
5. Definir el protocolo:
• Antes de la reunión:
o Enviar la convocatoria con suficiente antelación.
o Incluir la agenda de la reunión.
o Solicitar a los participantes que confirmen su asistencia.
• Durante la reunión:
o Comenzar y terminar la reunión a tiempo.
o Mantener un ambiente de respeto y cordialidad.
o Asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de
intervenir.
• Después de la reunión:
o Enviar un resumen de los puntos clave de la reunión.
o Informar sobre las decisiones tomadas.
o Asignar tareas y responsabilidades.
6. Ordenar a los invitados:
• Normas de precedencia:
o Cargo
o Antigüedad
o Méritos
o Rango
• Ejemplo:
o CEO
o COO
o CFO
o CMO
o Gerentes
o Directores
o Invitados externos
7. Ubicación de elementos:
• Banderas:
o Bandera nacional a la derecha del orador.
o Banderas de las demás organizaciones participantes a la izquierda del
orador.
• Himnos:
o Se interpretará el himno nacional al inicio de la reunión.
o Se podrán interpretar los himnos de las demás organizaciones
participantes si se considera oportuno.
8. Recibimiento de autoridades:
• Tratamientos:
o Señor Presidente
o Señora Presidenta
o Señor Ministro
o Señora Ministra
o Señor Embajador
o Señora Embajadora
• Ejemplo:
o El CEO recibirá a las autoridades a su llegada.
o Se les presentará a los demás invitados.
o Se les acompañará a sus asientos.
9. Convocatoria y confirmación:
• Convocatoria:
o Enviar la convocatoria por correo electrónico o carta.
o Incluir la fecha, hora, lugar y agenda de la reunión.
o Solicitar a los participantes que confirmen su asistencia.
• Confirmación:
o Confirmar la asistencia de los participantes por correo electrónico o
teléfono.
o Informar sobre cualquier cambio en la agenda de la reunión.
10. Seguimiento del proyecto:
• Designar un responsable del seguimiento del proyecto.
• Establecer un plan de trabajo con hitos y fechas límite.
• Realizar un seguimiento regular del progreso del proyecto.
• Informar a los participantes sobre el avance del proyecto.
11. Coordinación logística:
• Reservar la sala de reuniones.
• Contratar el equipo audiovisual.
• Solicitar el material de oficina.
• Contratar el catering.
• Organizar el transporte y alojamiento de los participantes.
12. Documentación:
• Preparar la agenda de la reunión.
• Elaborar los materiales de apoyo.
• Traducir los documentos a los idiomas necesarios.
13. Medios audiovisuales:
• Probar el equipo audiovisual antes de la reunión.
• Asegurarse de que el equipo audiovisual funciona correctamente durante la
reunión.
14. Restauración:
• Ofrecer café, té y agua a los participantes al inicio de la reunión.
• Servir un desayuno, almuerzo o cena, según la duración de la reunión.
15. Otros aspectos:
• Seguridad:
o Contratar personal de seguridad si es necesario.
• Traducción:
o Contratar traductores si es necesario.
• Accesibilidad:
o Asegurarse de que la sala de reuniones es accesible para personas con
discapacidad.
Elemento de Capacidad 7
Casos prácticos de reuniones simuladas, debidamente
caracterizadas, proporcionando los asuntos por tratar y
medios necesarios en el ambito corporativo:
‐ Analizar los resultados de las reuniones, utilizando en caso
necesario métodos estadísticos e indicadores de control.
‐ Realizar el informe posterior a la reunión
Casos prácticos de reuniones simuladas en el ámbito
corporativo:
1. Reunión informativa:
Asunto: Presentación del nuevo plan estratégico de la empresa.
Medios:
• Sala de reuniones
• Equipo de proyección
• Material de oficina
• Catering (café, té y agua)
Participantes:
• CEO
• COO
• CFO
• CMO
• Gerentes
• Directores
Agenda:
• Bienvenida y presentación del CEO
• Presentación del nuevo plan estratégico por parte del COO
• Ronda de preguntas y respuestas
• Conclusiones y próximos pasos
Análisis de resultados:
• Se analizará el grado de satisfacción de los participantes con la información
proporcionada.
• Se medirá el nivel de comprensión del nuevo plan estratégico.
• Se identificarán las posibles dudas o preocupaciones de los participantes.
Informe posterior:
• Se elaborará un informe que resuma los puntos clave de la reunión.
• Se incluirán las preguntas y respuestas de los participantes.
• Se propondrán acciones para dar seguimiento a los temas tratados.
2. Reunión de brainstorming:
Asunto: Desarrollo de nuevas ideas para el lanzamiento de un nuevo producto.
Medios:
• Sala de reuniones
• Pizarra blanca
• Rotuladores
• Post-its
• Catering (café, té y snacks)
Participantes:
• Gerente de producto
• Equipo de marketing
• Equipo de diseño
• Equipo de ventas
Agenda:
• Bienvenida y presentación del gerente de producto
• Lluvia de ideas para el lanzamiento del nuevo producto
• Selección de las mejores ideas
• Asignación de tareas y responsabilidades
Análisis de resultados:
• Se analizará la cantidad y calidad de las ideas generadas.
• Se evaluará la viabilidad de las ideas seleccionadas.
• Se medirá el grado de satisfacción de los participantes con la sesión de
brainstorming.
Informe posterior:
• Se elaborará un informe que resuma las ideas generadas durante la sesión.
• Se incluirán las ideas seleccionadas y las tareas asignadas.
• Se propondrá un calendario de seguimiento para la implementación de las ideas.
3. Reunión de toma de decisiones:
Asunto: Elección del proveedor para la nueva campaña de marketing.
Medios:
• Sala de reuniones
• Equipo de proyección
• Material de oficina
• Catering (café, té y agua)
Participantes:
• CEO
• CMO
• Equipo de marketing
• Proveedores potenciales
Agenda:
• Bienvenida y presentación del CEO
• Presentación de las propuestas de los proveedores potenciales
• Ronda de preguntas y respuestas
• Deliberación y toma de decisiones
• Comunicación de la decisión a los proveedores
Análisis de resultados:
• Se analizará el proceso de toma de decisiones.
• Se evaluarán los criterios utilizados para la selección del proveedor.
• Se medirá el grado de satisfacción de los participantes con la decisión tomada.
Informe posterior:
• Se elaborará un informe que resuma las propuestas de los proveedores potenciales.
• Se incluirán los criterios utilizados para la selección del proveedor.
• Se justificará la decisión tomada.
4. Reunión de seguimiento:
Asunto: Seguimiento del proyecto de desarrollo del nuevo software.
Medios:
• Sala de reuniones
• Equipo de proyección
• Material de oficina
• Catering (café, té y agua)
Participantes:
• Gerente de proyecto
• Equipo de desarrollo
• Equipo de control de calidad
Agenda:
• Bienvenida y presentación del gerente de proyecto
• Revisión del avance del proyecto
• Identificación de riesgos y problemas
• Propuesta de soluciones
• Asignación de tareas y responsabilidades
Análisis de resultados:
• Se analizará el avance del proyecto.
• Se evaluarán los riesgos y problemas identificados.
• Se medirá la eficacia de las soluciones propuestas.
Informe posterior:
• Se elaborará un informe que resuma el avance del proyecto.
• Se incluirán los riesgos y problemas identificados, así como las soluciones
propuestas.
• Se propondrá un calendario de seguimiento para la implementación de las
soluciones.
5. Reunión de evaluación:
Asunto: Evaluación de la campaña de marketing
Elemento de Capacidad 8
En casos prácticos suficientemente caracterizados,
relacionados con la gestión de recursos y obtención de
resultados en la organización de reuniones y eventos
corporativos tipo:
‐ Analizar la situación de partida, las oportunidades, los
puntos fuertes y débiles.
‐ Organizar las acciones y recursos necesarios para lograr
los objetivos.
‐ Definir criterios de seguimiento y control.
‐ Establecer los criterios de valoración cuantitativa y
cualitativa del resultado
Casos prácticos de gestión de recursos y obtención de
resultados en la organización de reuniones y eventos
corporativos:
1. Reunión anual de ventas:
Situación de partida:
• La empresa ha experimentado un crecimiento del 10% en el último año.
• Se necesita aumentar la fuerza de ventas en un 15%.
• La competencia está aumentando en el mercado.
Oportunidades:
• La empresa ha lanzado un nuevo producto con gran potencial.
• La economía está mejorando.
• Hay una gran cantidad de talento disponible en el mercado laboral.
Fortalezas:
• La empresa tiene una marca reconocida.
• El equipo de ventas es altamente motivado.
• La empresa cuenta con un excelente programa de capacitación.
Debilidades:
• El presupuesto para la reunión es limitado.
• El tiempo para organizar la reunión es corto.
• No hay experiencia interna en la organización de eventos de este tipo.
Acciones y recursos:
• Contratar a una empresa de organización de eventos.
• Reservar un hotel con capacidad para todos los participantes.
• Contratar a un conferencista motivacional.
• Preparar material de marketing para el nuevo producto.
• Ofrecer incentivos a los participantes para que asistan a la reunión.
Criterios de seguimiento y control:
• Número de asistentes a la reunión.
• Nivel de satisfacción de los participantes.
• Número de nuevos clientes potenciales.
• Aumento de las ventas.
Criterios de valoración cuantitativa y cualitativa del resultado:
• Cuantitativa:
o Número de asistentes a la reunión.
o Número de nuevos clientes potenciales.
o Aumento de las ventas.
• Cualitativa:
o Nivel de satisfacción de los participantes.
o Calidad de las presentaciones.
o Impacto de la reunión en la motivación del equipo de ventas.
2. Evento de lanzamiento de un nuevo producto:
Situación de partida:
• La empresa ha desarrollado un nuevo producto innovador.
• Se necesita generar expectación en el mercado sobre el nuevo producto.
• La competencia está lanzando productos similares.
Oportunidades:
• El nuevo producto tiene características únicas que lo diferencian de la
competencia.
• Hay una gran cantidad de potenciales clientes interesados en el nuevo producto.
• La empresa tiene una buena relación con los medios de comunicación.
Fortalezas:
• La empresa tiene una marca reconocida.
• El equipo de marketing es altamente creativo.
• La empresa cuenta con un presupuesto adecuado para el evento.
Debilidades:
• El tiempo para organizar el evento es corto.
• No hay experiencia interna en la organización de eventos de este tipo.
Acciones y recursos:
• Contratar a una empresa de organización de eventos.
• Reservar un lugar con capacidad para todos los invitados.
• Contratar a un catering para el evento.
• Preparar material de marketing para el nuevo producto.
• Invitar a periodistas e influencers al evento.
Criterios de seguimiento y control:
• Número de asistentes al evento.
• Nivel de satisfacción de los invitados.
• Cobertura mediática del evento.
• Número de pedidos del nuevo producto.
Criterios de valoración cuantitativa y cualitativa del resultado:
• Cuantitativa:
o Número de asistentes al evento.
o Número de pedidos del nuevo producto.
o Cobertura mediática del evento.
• Cualitativa:
o Nivel de satisfacción de los invitados.
o Calidad de las presentaciones.
o Impacto del evento en la imagen de la empresa.
Estos son solo dos ejemplos de casos prácticos de gestión de recursos y obtención de
resultados en la organización de reuniones y eventos corporativos. En cada caso, es
importante analizar la situación específica y definir las acciones, recursos y criterios
de seguimiento y control más adecuados para lograr los objetivos.
