Código:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Revisión: PTS-CAL-01
DOCUMENTO
Fecha: 08-03-2024
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“PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTO”
MAX7 SPA
ELABORADO REVISADO APROBADO
Nombre NANCY SEGOVIA HANS EHRLICH HANS ERHLICH
Cargo Asesor HSE Administrador de Contrato Gerente General
Firma
Fecha Marzo 2024 Marzo 2024 Marzo 2024
Elab.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE Revisión: PTS-CAL-01
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Fecha: 08-03-2024
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OBJETIVO
Este Procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología para controlar la documentación del
Sistema de Gestión Integrado, de la empresa MAX7Spa”, dando cumplimiento a la Norma ISO 9001,
ISO14001, OSHAS 18001.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicado a todos los documentos del contrato ya sea de origen interno y externo.
REFERENCIAS.
ISO 14001 “Sistemas de Gestión Ambiental”
OSHAS 18001 “Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional”
ISO 9001 “Sistemas de Gestión de Calidad
1. Responsabilidades
1.1. Gerente
Es responsable de Aprobar los procedimientos de obra.
Responsable de proveer los recursos necesarios tantos materiales, humanos y equipos para llevar
a cabo las operaciones emanadas de este procedimiento.
Asegurar que se aplique y desarrolle este procedimiento.
1.2. Representante del SGI part time
Gestión de documentación SIG de MAX7SPA
Control del SIG de MAX7SPA.
1.3. Control Document
Es responsable del control y distribución de: Procedimientos, Instructivos, de las diferentes
especialidades.
Es responsable del control de los documentos en obra, de acuerdo a este procedimiento.
Es responsable de revisar los documentos antes de su emisión (Formato, codificación, titulo, etc.).
Responsable de generar y llevar el control de Cartas, Resumen, Log, Transmittal.
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Descripción del Procedimiento
1.4. Control de Documentos
1.4.1. Documentos
Todo trabajador de MAX7Spa. puede formular la emisión o actualización de un documento
para el SGI, para ello deberá manifestar su inquietud al Representante del SGI y este aprobará
su solicitud. Una vez aprobada, se define el contenido y estructura del documento, basándose
en el presente procedimiento.
Luego de definir o actualizar el documento, será revisado por el Control Document o quien
designe para esta actividad. En el caso de encontrar alguna observación en el formato,
codificación y título, se informará al solicitante para que se corrija el documento. Este
procedimiento se itera hasta que no existan observaciones algunas.
Todos los documentos de origen interno, deben ser revisados y aprobados según el SGI de la
empresa, antes de ser enviados al mandante, para la revisión y aprobación de su parte.
La respuesta de estos documentos deberá ser dentro de 15 días calendarios
El control de emisión de documentos nuevos o modificados, y su revisión vigente será
registrado en la LOG de Documentos. Cualquier modificación producida a un documento,
generará una nueva revisión, actualizándose así la lista maestra de documentos.
La codificación de los documentos de calidad y HSE se hará de acuerdo a la siguiente
Nomenclatura:
Código:
El código de los documentos está compuesto por la siguiente estructura XXX-YYY-01.
XXX: Corresponde al tipo de documento
YYY: Corresponde al departamento (calidad, ambiente seguridad)
CC: N°correlitivo para llevar un orden de la misma área
La nomenclatura de las distintas áreas y tipos de documento se muestran en las siguientes
tablas:
Área:
Departamento Descripción
HSE Higiene, Seguridad y Medio Ambiente
CA Calidad
OP Operacionales
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Tipo de Documento:
Y Descripción
DG Documentos General de Empresa
PRO Procedimientos OPeracionaes
PTS Procedimientos de seguridad
IN Instructivos
PT Protocolo
RG Registros
MN Manuales
FT Formato
PL Planes
MR Matrices
EPP EPP
CAL calidad
EX Documento Externo
EN Encuesta Satisfacción del Cliente
ID Identificador de Gestión
El Control Document conservara todo documento referente a la obra en la nube ONEDRIVE, en
una carpeta designada para el contrato y/o la organización
El Representante del SGI lo ingresa o modifica en la base compartida ubicada del disco a través
de una nube compartida llama carpeta SGI, Al momento de realizar cualquier cambio en esta
base, todos los usuarios que la utilicen son notificados vía email, especificando qué archivo se
modificó o actualizó.
1.4.2. Documentos del Cliente
Todo documento entregado por el cliente para la realización del servicio debe quedar
archivado en la carpeta destinada para el cliente.
En el caso que el cliente envíe una nueva versión de algún documento, se dejará archivado
digitalmente en la misma carpeta identificando que es una nueva revisión del documento y
utilizando la sigla EX.(Documento externo)
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1.4.3. Documentos del Servicio
Los documentos que se generen en la prestación del servicio, deben estar archivados en la
carpeta destinada para el cliente, ya sea esta en forma física o digital.
La persona a cargo del cliente es responsable de la custodia, vigencia y distribución de éstos.
El control de los documentos técnicos del Servicio como los Informes es controlado mediante
la Versión, Revisión y Fecha.
1.4.4. Documentos Recibidos
El Control Document será el responsable de recepcionar documentos revisados o entregados
por el cliente, este será el encargado de la distribución de dicho documento al personal que
corresponda dentro de la obra, para su utilización, corrección o difusión.
1.4.5. Distribución de Documentos
La distribución a la línea de mando se realizará de forma digital, al llegar la documentación.
Los documentos que se entreguen de forma física ya sean planos, Procedimientos u otros,
serán entregados como copia controlada (Timbrados), semanalmente o al entrar al turno la
línea de mando deberá llevar la documentación a una revisión, si estos están en su última
versión, de encontrarse alguno con una revisión más reciente que la utilizada deberá
timbrarse el documento como obsoleto y entregar en forma física la nueva revisión del
documento.
1.5. Revisión y Actualización
Cualquier modificación realizada a los documentos será considerada como una actualización de los
mismos y quedará registrada en el control de cambios del documento. De la misma forma, las
distintas versiones y revisiones realizadas al documento serán registradas según se muestra a
continuación:
Revisión Fecha Emitido Control de Cambios
2. Registros
Control de Registros por cada área.
