CASO PRACTICO
SIBONEY CORDERO SAFRA
LUCAS ADOLFO GIRALDO RIOS
DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI II
2024
Solución al caso práctico
1- . ¿Cuáles son los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto
de desarrollo de software? – Describe un ejemplo y construye una matriz para este caso
específico.
“Un plan de comunicación de un proyecto identifica la manera en que la información importante
se comunicará a las partes interesadas a lo largo del proyecto. También establece quién recibirá
la información y la frecuencia con la cual debe esperar recibirla, así dónde cuándo y cómo.”
(Lucidchart, s.f.) Es decir, que es el sistema que utilizaran los involucrados del proyecto y que
permitirá una correcta interacción. Para lograr un buen plan de comunicación debemos tomar en
cuentas varios elementos esenciales, el primer elemento esencial es conocer que es lo que voy a
comunicar, estableciendo claramente lo que quieren que la persona sepa, ya que si logramos
identificar que debemos comunicar a cada persona podemos generar una comunicación más
efectiva, ya que, entregamos lo que ellos necesitan. El segundo elemento esencial es establecer
como lo vamos a comunicar, establecer el método de cómo se entregará el mensaje a los
interesados, ya sea través de una reunión, un e-mail o a través de una conversación cara a cara,
esto dependerá de la expectativa del interesado y como el desee que se le entregue esta
información. Y por último debemos identificar con qué frecuencia debe ser entregada la
información
Ejemplo:
Los encargados de la empresa desarrolladora de software están preocupados por no conocer cómo
va el avance del desarrollo del nuevo software que saldrá a la venta en el mercado muy pronto,
ya que a la fecha no se han establecido un plan de comunicación que les permita conocer de
manera constante como está el avance del proyecto en referencia al tiempo que se había
establecido de implementación del software. Es por esto que el director del proyecto ha
establecido una matriz con un plan de comunicación donde le permite identificar a los encargados
de la empresa que actividad, quienes participaran de las actividades, cuáles son los propósitos de
dichas actividades, el horario, el método y quienes serán los encargados de liderar las reuniones;
con el fin de que ellos se sientas mucho más tranquilo con respecto al avance del desarrollo del
software.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
Nombre del proyecto: Desarrollo de software Project manager: Siboney Cordero
Fecha elaboración: 13-02-2024
ACTIVIDAD AUDIENCIA PROPÓSITO MÉTODO CUANDO DUEÑO DE
LA
REUNIÓN
Reunión diaria Director del Seguimiento Reunión 9:00 AM, Director del
proyecto y del proyecto, lunes a proyecto
equipo de análisis de los viernes
desarrollo riesgos, y
estudio de
viabilidad
Estado de Todos los Requerimiento e-mail Semanal Director del
proyecto interesados y proyecto
del proyecto características
que debe
poseer el
software
Planificación de Interesados Identificar y Reunión Semanal, Director del
programación claves y crear jueves proyecto y jefe
equipo de algoritmos y 10:00 AM de
desarrollo estructuras de programación
datos
adecuadas
Implementación Interesados Se habilita y Reunión Cada dos Directo del
del software claves y comprueba la semanas, proyecto y jefe
equipo de ejecución del miércoles de
desarrollo software para 10:00 AM programación
tareas
específicas
para conocer
problemas de
compatibilidad
Mantenimiento Equipo de optimizar y Reunión Mensual, Jefe de
desarrollo mejorar el lunes 10:00 programación
programa para AM y gerente de
eliminar los mantenimiento
errores
detectados,
adaptar nuevas
necesidades o
añadir nuevas
funcionalidades
2- ¿Cómo la gestión proactiva de riesgos ayuda a la capacidad del equipo para enfrentar
desafíos inesperados durante el desarrollo del software? – Describa un riesgo hipotético en
este proyecto y cómo la gestión de riesgos ayuda a su control para evitar la materialización.
“Las organizaciones cada vez están siendo más conscientes de la importancia de gestionar riesgos en
proyectos de software y en general, en proyectos tecnológicos.” (Torres, 2022) La gestión proactiva
de los riesgos permitirá identificar y mitigar todos los posibles riesgos que se puedan convertir en una
amenaza a futuro impidiendo el perfecto funcionamiento del software. “Así mismo, permite
identificar y gestionar eventos positivos que puedan convertirse en fortalezas u oportunidades para el
proyecto” (Torres, 2022)
Generalmente existen dos tipos de riesgos en proyectos de software, el primero enfocado a todos los
riesgos comunes que pueden aparecer en el desarrollo del proyecto y el segundo asociado a los riesgos
específicos que se puedan generar e identificar.
“Los problemas de compatibilidad pueden hacer que un proyecto de software fracase. Si el sistema
final no se acopla correctamente con las herramientas existentes en las que confían los usuarios, el
proyecto en su conjunto podría ser menos útil o podrías verte en la necesidad de retroceder
considerablemente.” (Lucidchart, s.f.) Esto sería un ejemplo de lo que podría suceder si no se realiza
una buena gestión de los riesgos, una solución a esta problemática seria buscar una herramienta que
permita mitigar los problemas de compatibilidad, en este caso, utilizar un interfaz de programación
de aplicación o API, ya que “agilizan la interacción entre tu sistema y las demás aplicaciones de tus
usuarios, puedes mantener el enfoque de tu equipo de ingeniería en otros temas como la interfaz de
usuario y la funcionalidad de la aplicación.” (Lucidchart, s.f.)
3- ¿Qué consideraciones se tienen en cuenta al negociar contratos con proveedores para la
adquisición de herramientas y tecnologías necesarias?
“Actualmente, las empresas buscan la mejor manera de generar valor para el mercado con el mayor
margen de rentabilidad. Ante esta necesidad, la medición de los indicadores clave de desempeño o
KPI son la solución. Con estos, es posible medir el rendimiento de las actividades realizadas en la
cadena de suministro.” (Dispatchtrack, s.f.) La gestión de contratación de proveedores en una práctica
muy esencial para todas las organizaciones, ya que permite la identificación, selección y la garantía
de contar con relaciones solidas con proveedores confiables, así mismo, busca establecer los términos
y condiciones más adecuados con el fin de maximizar el valor y disminuir los riesgos asociados a
este.
Es por esto, que al momento de establecer un contrato con los proveedores debemos tener en cuenta
la calidad del producto y/o servicio que nos pueden ofrecer, en este caso las herramientas y
tecnologías específicas para el desarrollo del software buscando garantizar dos enfoques
fundamentales, “Calidad funcional que refleja en qué medida el software cumple con o se ajusta a un
determinado diseño, basado en requerimientos funcionales. Éstos abarcan las actividades del software
que involucran procesamiento de datos de entrada, y la calidad estructural que refleja en qué medida
el software cumple con los requerimientos no funcionales, como rendimiento, capacidad de
mantenimiento o escalabilidad” (Mariano, 2013). Además, debemos tener en cuenta si los
proveedores cumplen con la capacidad de suministro adecuada para abastecernos con todas las
herramientas necesitas para el desarrollo del proyecto; así mismo, el tiempo de entrega es una variable
que se debe tener muy presente al momento de establecer negociaciones con proveedores, así se
garantiza el cumplimiento de los recursos necesarios la implementación del software. Por otro lado,
el precio también juega un papel fundamental en la toma de decisiones para la selección de
proveedores, sin embargo, “por sí sólo no puede ser determinante en la selección de proveedores. Es
de considerar que un precio muy bajo puede significar que la calidad del insumo, producto o servicio
se vea comprometida, ocasionando ya sea fallas en la cadena de suministro, operatividad o pérdidas
para tu empresa. Asimismo, analizar precios sirve para identificar sobrecostos en lo suministrado y
poder comparar precios entre el proveedor actual y otras opciones, con el objetivo de encontrar la
mejor oferta” (Orca, 2023)
Aplicación práctica del conocimiento
La implementación del plan de comunicación efectiva serviría en mi emprendimiento (Futura
empresa) para identificar la forma y el medio en que se comunicarán a las partes interesadas a lo
largo de cada proyecto.
Referencias
Referencias
Dispatchtrack. (s.f.). Evaluación de la cadena de suministro: ¿cómo llevarla a cabo? Obtenido de
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICOS:
[Link]
Lucidchart. (s.f.). Obtenido de [Link]
software
Lucidchart. (s.f.). Pasos para elaborar un plan de comunicación efectiva. Obtenido de
[Link]
Mariano. (22 de Mayo de 2013). ¿Cómo medir la calidad en software? Obtenido de
[Link]
Orca. (30 de Octubre de 2023). 5 Criterios para la evaluación y selección de proveedores. Obtenido
de [Link]
Torres, O. P. (14 de OCTUBRE de 2022). Gestión de riesgos en proyectos de software. Obtenido de
[Link]
