INTRODUCCIÓN

El presente diagnóstico es un análisis a profundidad de la Organización donde se

examinan todos los procesos que la conforman, para así resolver situaciones que
ponen en peligro el buen funcionamiento del sistema e implementar las mejoras que
sean necesarias a partir de este análisis. El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino
que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento de la organización.

Teniendo como objetivo realizar un diagnostico organizacional a la ASOCIACIÓN

CIVIL SIN FINES DE LUCRO POR LA PAZ EN LA FAMILA con la finalidad de detectar
en que procesos la Organización tiene deficiencias o debe implementar mejoras,
aplicando soluciones eficaces y eficientes que ayuden a mejorar la calidad de los
resultados, para que así la empresa pueda auto realizarse de la mejor manera y que a
su vez tenga un mayor crecimiento e impacto en el mercado.

Localizando así con este diagnostico las áreas de fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades para mejorar, lo que involucra a un análisis FODA para observar de qué
manera se pueden aprovechar todos estos elementos que se encuentra en el
diagnostico organizacional y que se pueden utilizar para su mayor aprovechamiento.
1. METODOLOGÍA

Para el presente diagnóstico se utilizaron 02 herramientas:

- Observación Cualitativa
Esta herramienta tiene como finalidad identificar las características de los
procesos de la Organización y su relevancia al interior de la misma.

Documento de Registro: “Informe mensual de Prácticas Pre Profesionales”

- Entrevistas (abiertas y semi estructuradas)

Esta herramienta es útil para recolectar información de los miembros de la
Organización, respecto a sus percepciones y actitudes hacia los procesos de la
Organización y hacia la organización en sí misma.

Entrevistas abiertas; en las cuales se exploran las diferentes percepciones y

actitudes de los colaboradores respecto a uno o varios temas de la
organización (delimitados por el entrevistador)

Entrevistas Semi Estructuradas; en las cuales el entrevistador delimita los

temas que se tratarán con el objetivo de abordar un tema en particular,
recopilando información específica de interés para el diagnóstico.

Documento de Registro: “Informe mensual de Prácticas Pre Profesionales”

La metodología que se usó para realizar el diagnóstico es la siguiente:

Etapa 01: Observación de la dinámica de la Organización.

Durante 01 mes, se realizarán observaciones cualitativas en todas y cada una de las

áreas de la organización con la finalidad de identificar aspectos relevantes tanto de la
interacción como de los procesos de la misma. Los cuales serán registrados a través
de los informes de prácticas pre profesionales.

Etapa 02: Entrevistas individuales con los responsables de cada una de las áreas de
la organización para tratar los siguientes temas:

A. ESTRUCTURA ORGANICA
B. PROCESOS ORGANIZACIONALES
a. Estudio del Trabajo o Análisis de Puestos.
i. Se usa análisis de puestos. Finalidad.
ii. Existe Manual de Funciones. Finalidad
iii. De no usarse éstos, Porqué y qué se usa en remplazo?
iv. Se actualizan los Análisis de puesto o el Manual de Funciones.
v. Qué amplitud cubren los términos de niveles o grupos
ocupacionales?.
vi. Qué uso se les da.
vii. Área específica encargada de su administración.
b. Selección y Admisión.
 i. Políticas Existentes
ii. Descripción de procesos.
iii. Validez y confiabilidad del proceso.
iv. Decisión.
v. Inducción.
vi. Estudios de seguimiento.
vii. Área específica encargada de su administración.
c. Planeamiento, Capacitación y Desarrollo
i. Políticas existentes al respecto de la organización
ii. Como se hace el diagnóstico de necesidades.
iii. Tipos de programas que desarrollan.
iv. Acciones posteriores a un programa.
v. Se hacen programas especiales para ejecutivos.
vi. Se hacen seguimiento de los resultados:
vii. Programas específicos llevados a cabo.
viii. Área específica encargada de su administración.
d. Sistemas de Remuneración.
i. Políticas fijadas al respecto en la organización.
ii. Manejo de Escalas Remunerativas en función del Mercado
Laboral.
iii. Empleo de Programas de Valoración de Puestos.
iv. Como están clasificadas las remuneraciones.
v. Sistemas de Evaluación de Desempeño o Rendimiento.
vi. Empleo de criterios de antigüedad en la remuneración.
vii. Existencia de sistemas de incentivos.
viii. Sistemas de Distribución de Utilidades.
ix. Otras retribuciones obligadas por ley
x. Empleo de encuestas salariales.
xi. Información complementaria
xii. Área específica encargada de su administración.
e. Evaluación de Desempeño.
i. Existencia de estándares de producción. Cómo se fijan?
ii. Como se evalúa el desempeño? Uso de criterios de
productividad?
iii. Otros factores usados para evaluar el desempeño.
iv. Existencia de programas de Evaluación de Méritos.
v. Actitud de los encargados de la calificación.
vi. Uso de los resultados de la calificación.
vii. Información a los trabajadores sobre los resultados.
viii. Actitud de los trabajadores respecto a estos programas.
ix. Capacitación a los calificadores para la evaluación
x. Área específica encargada de su administración.
f. Salud Y Seguridad Laboral
i. Posibles enfermedades ocupacionales en la empresa.
ii. Existencia de programas de prevención relacionados.
iii. Normas específicas sobre higiene ocupacional.
iv. Normas específicas sobre seguridad ocupacional.
v. Tipo de accidentes, frecuencia, causas, gravedad.
 vi. Sistema de difusión de normas de seguridad e higiene.
vii. Existencia y estructura de servicios médicos y de primeros
auxilios.
viii. Existencia de estudios sobre estrés laboral.
ix. Área específica encargada de su administración.
g. Rotación O Movimiento De Personal
i. Causas más frecuentes, en general y por niveles.
ii. Procedimiento para determinar índices de rotación.
iii. Procedimiento para ascenso y promoción de personal.
iv. Procedimiento para transferencia o traslado de puesto
v. Procedimiento para desvinculación o despido.
vi. Procedimiento para la jubilación
vii. Área específica encargada de su administración.
h. Clima Organizacional
i. Ausentismo, causas más frecuentes.
ii. Procedimiento empleado para determinar el índice de
ausentismo.
iii. Tardanzas o retraso, causas.
iv. Procedimiento empleado para determinar el índice de
impuntualidad.
v. Quejas, causas en general y por grupos. Su mecánica de
solución.
vi. Procedimiento para el aprovechamiento de sugerencias.
vii. Existencia de conflictos entre áreas de trabajo.
viii. Área específica encargada de su administración.
i. Comunicación
i. Hay canales formales de comunicación fijados por la
organización.
ii. Tipos de entrevista más frecuentes con los trabajadores.
iii. Comunicación de los planes y proyectos oportuna y claramente.
iv. Existencia de mucha información considerada confidencial.
v. Interés por captar las actitudes y nivel de moral de los
trabajadores.
vi. Empleo de boletines, instructivos o manuales para informar a los
trabajadores sobre aquello que les es de interés.
vii. Existencia del boletín o revista interna de la empresa.
viii. Área específica encargada de su administración.
j. Servicios de Bienestar
i. Existencia de la oficina de Servicio Social.
ii. Servicio de comedor y alimentación.
iii. Servicio de transporte de personal.
iv. Programas sociales, culturales, deportivos y recreativos.
v. Programas de seguro médico.
vi. Programas de extensión a la familia.
vii. Programas educativos especiales.
viii. Programas de estímulo premio a los trabajadores.
ix. Área específica encargada de su administración.
k. Investigación De Recursos Humanos
 i. Existencia de programas de estudio sobre:
 Actitudes, motivación y satisfacción laboral.
 Clima organizacional.
 Planeamiento de recursos humanos.
ii. Métodos de investigación usados.
iii. Uso posterior de los resultados.
iv. Área específica encargada de su administración.
l. Administración y Finanzas
m. Servicios que brinda la organización
C. TECNOLOGÍA
D. ESTILOS DE DIRECCIÓN

2. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

La Asociación Civil Sin Fines De Lucro “POR LA PAZ EN LA FAMILIA”, Tiene como
objetivo la Promoción Humana y Social de las personas y Familias y su auténtico
desarrollo potenciando sus propias capacidades y oportunidades, la lucha frontal
contra la violencia familiar, así como el encauzamiento de obras de carácter benéfico
asistencial a favor de personas y familias.

Fundada el 02 de enero de 2008, nace como organismo no gubernamental de

desarrollo social, con el antecedente de haber conformado anteriormente la “Oficina de
Derechos Humanos y Protección de la Familia”, creada el 15 de noviembre de 2003
por convenio entre la Parroquia “Nuestra Señora de los Desamparados y San José” y
la Vicaría de la Caridad – Obras Sociales del Arzobispado de Lima, bajo los principios
y doctrina católica de sus integrantes.

3. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRATEGIA ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

La presente es una transcripción de la Visión, Misión y Objetivos de la Organización

que fueron planteados en el año 2008 como parte de la constitución de Asociación
como tal.

Sin embargo, la Dirección Ejecutiva nos indicó que los mismos no reflejan la dirección
que hoy en día ha tomado la Asociación, ya que estos objetivos fueron elaborados con
la intención de cumplir con formalidad de contar con ellos y no con el objetivo de una
Planificación Estratégica.

Visión

Nuestro sustento es la Doctrina Social de la Iglesia cuyo fin es promover el respeto de

los derechos elementales del ser humano, la promoción de la vida humana,
integración y defensa de la familia que “custodia, revela y comunica el amor”.
Queremos llegar a personas y familias con un servicio de calidad, calidez e igualdad,
ayudando a disminuir los elevados índices de violencia familiar y hechos violatorios de
los derechos humanos.

Misión

Brindar atención integral, orientando, previniendo, detectando y atendiendo los casos a

través de acciones multidisciplinarias (legal, social, psicológica, educativa y espiritual),
 que brindarán a personas y familias soporte socio-afectivo, emocional contribuyendo a
lograr un mejor desarrollo personal familiar y social

Valores

De acuerdo a la Dirección Ejecutiva en la institución se valora; el compromiso de los

integrantes hacia la organización, la ayuda desinteresada y el trato humano que se
brinda a los clientes y colaboradores; si bien estos “valores” son aceptados
implícitamente por la mayoría de las personas que integran la organización, no existen
valores corporativos definidos que sirvan de guía para la interacción al interior de la
organización.

Normas

Al no existir valores corporativos definidos, ni tampoco una Visión y Misión clara que
dirijan el accionar de la organización; la institución tampoco cuenta con normas que
delimiten la conducta de los miembros.

4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

A continuación se presente el actual organigrama general de la Organización:

En cuanto a la distribución de funciones y responsabilidades, la institución no cuenta

con un Manual de Organización y Funciones, ni con ningún otro documento formal que
delimita las responsabilidades de los miembros de la organización.

La distribución de funciones está definida por 03 características:

- Profesión de cada miembro.

- Experiencia previa.
- Disposición por colaborar con un área específica.

De a cuerdo a estos criterios, las personas que se integran a la organización son

asignadas para asistir a los encargados de las diferentes áreas, ya sea para
 proporcionar un servicio (consejería espiritual, asesoría legal, consultoría psicológica,
asistencia social, etc.) o para asumir funciones de mantenimiento o recepción.

5. PROCESOS

En cuanto a los procesos de la organización, comenzaremos por indicar que de

acuerdo a la Dirección Ejecutiva no existen procesos documentados, las actividades
de la organización son en su mayoría dirigidas por la Dirección Ejecutiva y no
responden a procedimientos establecidos, sino más bien al criterio de la Directora.

Sin embargo, es posible identificar características relevantes que deben ser tomadas
en cuenta en una futura elaboración de procesos y que al mismo tiempo evidencian la
necesidad de los mismos dentro de la gestión de la organización:

a) Selección y Admisión: si bien no existe un proceso de Selección de Personal

documentado en la organización y no se identifican políticas o lineamientos que
normen la adhesión de una persona a la organización, ni tampoco se observan
procedimientos para el reclutamiento, evaluación o selección de candidatos; la
decisión de aceptar a un nuevo colaborador en la institución recae en la
Dirección Ejecutiva.

Cabe resaltar que en el 99% de los casos, el personal que desea formar parte
de la Institución es admitido por la Dirección Ejecutiva.

b) Planeamiento, Capacitación Y Desarrollo: No existen planes de capacitación, ni

tampoco actividades formativas que busquen desarrollar las capacidades y/o
conocimientos de los miembros de la organización.

c) Sistema de Remuneración: Dentro de este aspecto podemos indicar que los

colaboradores no perciben una remuneración por su contribución a la empresa,
ya que el sistema de trabajo está determinado bajo la figura del voluntariado.

Sin embargo en el caso de los servicios de consultoría psicológica (terapia

psicológica clínica) existe una excepción ya que los psicólogos reciben el 70%
del pago que realizan los clientes por la consulta y el 30% restante se destina a
la organización.

Siendo esta área y este servicio en particular, el único que retribuye de manera
económica a los colaboradores con el porcentaje ya mencionado de las
ganancias.

d) Evaluación de Desempeño: No existe ningún tipo de seguimiento a la calidad

del desempeño que realizan los colaboradores,

e) Salud y Seguridad Laboral: Si bien en la mayoría de los casos, los

colaboradores de la organización trabajan en horarios no mayores a 4 horas,
no se han identificado acciones que refuercen o contribuyan a prevenir
enfermedades ocupacionales.
 Así mismo, la Organización no cuenta con un Plan de Acción ante siniestros,
aunque si se han identificado las áreas seguras en casa de sismo, así como las
salidas y el lugar donde se encuentran los extintores; estas características no
son suficientes para prevenir accidentes en el trabajo.

f) Rotación o Movimiento de Personal: Si bien no existe un seguimiento

estadístico de la rotación del personal, ni un procedimiento de gestión de este
tipo de indicadores; podemos indicar que en la actualidad la Asociación cuenta
con 20 colaboradores, de los cuales el 90 % tienen más de 5 años en la
Institución.

g) Clima Organizacional: Temas como el ausentismo o las tardanzas, no son

registrados ni controlados en la Institución, sin embargo es de nuestro
particular interés indicar que existen una característica en la interacción de los
miembros de la organización, que contribuye al buen clima laboral: el respeto.

Hemos observado que durante todo el periodo que comprendió el presente

diagnóstico (3 meses), no existieron evidencias de faltas de respeto entre los
colaboradores, llamándonos especialmente la atención la excelente disposición
de los colaboradores a ayudar sus compañeros (solidaridad) y a solucionar los
problemas que se presentan en la organización (pro actividad), lo cual podría
ser indicio de una cultura basada en ciertos valores no identificados y que
además podría estar relacionado con la forma en que los colaboradores se
integran a la Institución.

h) Comunicación: La organización no tiene identificada la información relevante

para el desempeño las diferentes áreas, además no se han registrado
procedimientos de comunicación formales a través de los cuales se difunde
dicha información.

i) Servicios de Bienestar: Si bien dentro del organigrama el Servicio Social,

cuenta con un trabajadora social, en la práctica dicha área no se encuentra en
funcionamiento.
- Tampoco existe un área destinada a velar por el bienestar laboral de los
trabajadores, sin embargo identificamos en el área de Consejería
Espiritual ciertas responsabilidades afines a lo que en otras
organizaciones serían responsabilidades del área de Bienestar, las
cuales son:

- Organización de Paseos de Integración

- Festejo de Cumpleaños
- Actividades internas de celebración (día de la madre, del trabajador,
fiestas patrias, navidad, etc.)

j) Investigación de Recursos Humanos: En la actualidad la Organización ha

incorporado a su estructura el área de Coordinadora de Recursos Humanos
sobre la cual recae la responsabilidad de desarrollar un plan de gestión de
recursos humanos que aborde el desarrollo de los mismos.
 Administración y Finanzas; actualmente la organización no cuenta con un
procedimiento formal de control y planeamiento de los recursos de la
organización.

Cabe resaltar que de acuerdo a la información brindada por la Directora

Ejecutiva de la Asociación, los ingresos por el desarrollo de servicios alcanzan
en promedio los S/. 300.00 nuevos soles al mes; y que los gastos por el pago
de servicios básicos (agua, luz, teléfono, entre otros) superan los S/. 600.00
nuevos soles al mes, siendo la Directora Ejecutiva quien asume de manera
personal el pago de la diferencia, para mantener en funcionamiento la
Asociación.

k) Servicios que brinda la organización; La Asociación brinda una serie de

servicios, que para fines didácticos hemos clasificado en; Consejería Espiritual,
Asesoría Legal, Atención Psicológica y Promoción Social.

A continuación realizaremos una breve descripción de cada uno de estos

servicios:

 Consejería Espiritual.- servicio orientado a brindar soporte espiritual, a

aquellas personas que soliciten orientación, con base en la fe católica.

Atención : Lunes a Viernes

Horario : de 9:00 a.m. a 10:00 p.m.
Costo : Gratuito

 Asesoría Legal.- servicio orientado a brindar soporte legal

complementario, para los casos que así lo requieran.

Atención : Lunes, Miércoles y Viernes

Horario : de 3:00 p.m. a 08:00 p.m.
Costo : S/. 20.00

 Atención Psicológica.- servicio de asesoría y terapia psicológica en

general.

Atención : Lunes a Jueves

Horario : de 6:00 p.m. a 10:00 p.m.
Costo : S/. 10.00

 Promoción Social.- servicio orientado a brindar talleres y charlas de

desarrollo personal y familiar a la comunidad; además de la promoción
de actividades de ayuda social.

Costo : Gratuito
 Los servicios aquí mencionados, son brindados por equipos de profesionales
en Psicología y Derecho Legal; y la participación es de carácter voluntario.
Sin embargo debemos especificar que en cuanto a los servicios sicológicos, los
psicólogos reciben un porcentaje del 70% del precio de la consulta como
retribución a sus servicios y le otro 30% es destinado a la Asociación.

6. TECNOLOGÍA

a. Características de Infraestructura

Se cuenta con 5 ambientes; que corresponden a 01 recepción 2 oficinas y 2 ambientes

para la administración de los diferentes servicios que brinda la Asociación (consultoría
psicológica, asesoría legal, consejería espiritual, entre otros)

b. Procesos, procedimientos y comunicación

La descripción de los procesos, procedimientos y comunicación se puede encontrar en

el apartado Nº 5 del presente informe.

7. ESTILO DE DIRECCIÓN

Las características encontradas y descritas en los diferentes apartados de este

informe nos llevan a reconocer similitudes con un modelo en particular de
Comportamiento Organizacional, el cual describiremos y sustentaremos a
continuación:

Modelo de Apoyo: Este modelo tiene como uno de sus principales principios las
“relaciones de apoyo” planteado por R. Likert quien afirmó: “El liderazgo y otros
procesos de la organización deben asegurar una probabilidad máxima de que en todas
las interacciones y relaciones con la organización, cada miembro podrá, a la luz de sus
antecedentes, valores y expectativas, considerar la experiencia como un apoyo y
como algo que le permite desarrollar y conservar su sentido de valor e importancia
personales”

En el modelo, el apoyar la dirección a los trabajadores, el resultado psicológico es un

sentimiento de participación y colaboración en las tareas dentro de a organización,
puesto que se sentirán más firmemente motivados al estar mejor satisfechas sus
necesidades de estatus y reconocimiento.

Para entender cuáles son las características que se reconocen en la Organización de

este modelo es necesario describir el tipo de liderazgo que la Dirección Ejecutiva
ejerce en la institución.

La toma de decisiones en todos los aspectos de la organización está centralizada en la

dirección ejecutiva, sin embargo no se ejecuta de manera autocrática; por el contrario
hemos observado que en todas las decisiones consideradas de relevancia para la
organización, la Dirección Ejecutiva solicita la opinión de sus miembros y toma en
cuenta sus perspectivas para elegir las decisiones adecuadas.

Existe además la percepción en los colaboradores, que la Directora Ejecutiva es capaz

de ayudarlos a resolver situaciones que parecen escapar de sus posibilidades, y
siempre muestra disposición para brindar su apoyo. Esta característica ha sido
replicada en todos los miembros de la organización, que de manera indistinta ofrecen
 su ayuda a los demás miembros de la organización para resolver las diferentes
situaciones y contingencias que se presentan.

Para los colaboradores es evidente que el éxito de la organización está estrechamente

ligado con la dirección que ejerce la Directora Ejecutiva y no con su participación en la
organización, creando la idea de que es indispensable su presencia para que la
organización continúe funcionando.

Además la directora ejecutiva cuenta con características que se podrían identificar con
las de un “líder carismático”, ya que puede brindar mucho entusiasmo y energía al
conducir a los demás, sin embargo esta característica se encuentra acompañada de
un sentimiento de desconfianza en las capacidades de su equipo; lo cual justifica la
centralización de responsabilidades en una sola persona.

Como mencionamos líneas arriba creemos que existen similitudes con el modelo de
ayuda planteado por Likert ya que las características de liderazgo que posee la
Directora Ejecutiva, han desarrollado hábitos de solidaridad en los miembros de la
organización que parten del ejemplo de la directora y que además brindan una
sensación de bienestar que refuerza la identificación y el compromiso de los
colaboradores con la organización.

8. ANÁLISIS Y CONCLUSIONES

A partir de la información recabada en el presente informe, se concluye la Asociación

Sin Fines de Lucro Por la Paz en la Familia:

La Organización debe definir la Estrategia que seguirá describiendo con precisión y

pertinencia la misión, visión y los valores de la institución; de esta forma podrá orientar
sus esfuerzos a la consecución de objetivos y metas sujetos a control en el tiempo.

Debe implementar un Sistema de Gestión que contemple la formalización de procesos.

que aseguren primero la subsistencia de la Institución y el desarrollo de estrategias
para la calidad de los servicios que se brinda, así como el uso eficiente de los
recursos con los que cuenta.

Se debe identificar de forma precisa, los factores que influyen en el buen clima de la
organización, y las características de la cultura que han favorecido la subsistencia de
la Asociación a lo largo de estos 10 años.

La Gestión de Recursos Humanos cobra una especial relevancia en esta

Organización, ya que se identifica como el capital de mayor valor con que cuenta y
debe ser gestionado de forma planificada, considerando los factores de la Cultura
Organizacional y de la Gestión del Negocio, que refuerzan y facilitan su desarrollo.

La Institución necesita poner énfasis en la planeación y control de sus finanzas, así

como en la generación de recursos que permitan el auto sostenimiento de la misma.
9. PROPUESTA DE DESARROLLO

A partir del análisis y conclusiones descritos en el apartado Nº8 consideramos que la

mejor forma de promover el desarrollo de la Organización es Implementar la siguiente
herramienta de gestión:

A. Planeamiento Estratégico.- con la cual se busca establecer de manera clara y

precisa la Misión, Visión, Valores y Objetivos de la Organización; para luego
desarrollar un Análisis FODA que permita definir las estrategias que se
adecuen mejor a sus objetivos.

El Planeamiento Estratégico comprende:

1. Identificación de la Visión y Misión

2. Análisis FODA (3 niveles) como la herramienta ideal para identificar
las estrategias
3. Elaboración de Objetivos Estratégicos
 En esta etapa se establecerán los objetivos estratégicos de la
organización, los periodos establecidos para su cumplimiento y los
medios de seguimiento y control.
 A partir de los Objetivos Estratégicos, el área de Desarrollo
Organizacional definirá su plan de actividades para el presente año.
4. Definición de Valores y Normas de la Organización
5. Desarrollo de Objetivos por áreas y sus medios de seguimiento y
control
 En esta etapa se establecerán los objetivos de cada área de la
organización, los periodos establecidos para su cumplimiento y los
medios de seguimiento y control.
 Además se establecerá por cada área un Plan de acción y un
cronograma de actividades que permita tener un control adecuado
de los avances en las mejoras que se propongan.
6. Ejecución de los planes por área, seguimiento y control.