Ingeniería Civil Industrial, Tecnología & Sistemas

Universidad de La Serena, Chile

BPA & Workflow

,1 1
Nicolás Márquez Adaos* , Diego Galaz Barrera

(1)
Estudiantes, Ingeniería Civil Industrial, Universidad de La Serena, Chile

Información Artículo Resumen

Publicación

Mayo de 2023 La automatización de procesos de negocios es una tendencia en auge en las empresas. La
tecnología automatizada permite a las empresas aumentar la eficiencia, reducir errores y
mejorar la calidad de [Link] puede incluir la automatización de flujos de trabajo
complejos, como el procesamiento de facturas, la gestión de solicitudes de servicio al cliente o
Palabras Clave la gestión de recursos humanos.

BPM Un workflow es un conjunto de procesos y tareas interconectadas que se llevan a cabo para
lograr un objetivo específico. También puede mejorar la visibilidad y la transparencia de los
BPA procesos de la empresa, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y la toma de
decisiones informadas. Además, los workflow pueden ser adaptados y personalizados para
Workflow
satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.

RPA
La automatización de procesos de negocios a menudo implica la implementación de workflows
automatizados para mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos empresariales, son
herramientas fundamentales para la mejora continua de la eficiencia y la calidad de los
Autor de Correspondencia * procesos empresariales. Al optimizar los workflow y automatizar tareas repetitivas, las
empresas pueden mejorar la productividad, reducir los costos y mejorar la satisfacción del
Benavente N° 980 cliente.

La Serena, Chile

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1. Introducción nuevos procesos o capacidades mejoradas; haciendo

aumento en el tiempo y la habilidad de las personas
Las empresas enfrentan el desafío de la competitividad, para recuperarse del cambio, y de adaptarse a dichas
donde los recursos claves son los procesos de negocio situaciones; es la compresión del proceso de principio a
(Lederer, Schott, Huber y Kurz, 2013); así como la agilidad fin (Heininger, 2012).
de dichos procesos (Heininger,2012), entendiéndose por
agilidad a la posibilidad de agregar o reconfigurar
Las empresas exitosas tienen que combinar mejor las procesos y la tecnología (Hitpass, 2017; Jeston,
próximas prácticas para lograr la excelencia en los 2014);además de técnicas y herramientas propias del
procesos de negocio, lo que a su vez conduce a BPM, que permitieron diseñar los flujos de trabajo
ventajas competitivas [cf. Scheer 2003].
digitales, implementar reglas de negocios, administrar
documentos, gestionar el desempeño y analizar por
Principales novedades en el entorno tecnológico
incluyen la proliferación de dispositivos móviles medio de métricas e integrar con aplicaciones
inteligentes, sensores, sistemas ciber físicos, Internet of empresariales(ABPMP, 2019).
Things (IoT) y redes inteligentes (Prifti et al., 2017).
2. BPM 3. BPA

La automatización de procesos de negocio se refiere a

Como afirma IBM, 2011 Se puede definir a BPM como
los procesos o funciones de negocio complejos, más allá
una disciplina o enfoque disciplinado orientado a los de las actividades de manipulación de datos y
procesos de negocio, realizando un enfoque integral mantenimiento de registros, mediante el uso de
entre procesos, personas y tecnologías de la tecnologías avanzadas. Se centra en la operación del
información, que busca identificar, diseñar, ejecutar, negocio en vez de la demanda, y en los procesos
documentar, monitorear, controlar y medir los procesos principales de misión crítica.
En el área de Automatización de Procesos Comerciales
de negocios que una organización implementa.
(BPA), a veces denominada gestión de flujo de trabajo,
se utilizan descripciones precisas de procesos
Las características de la organización en la que se aplica comerciales para guiar el desempeño de las actividades
BPM también son relevantes para identificar el enfoque comerciales. El trabajo se entrega a los recursos
correcto de BPM (Morton & Hu, 2008; Roeser & Kern, seleccionados, que pueden ser humanos o aplicaciones
2015). de software, cuando es necesario ejecutarlo. El progreso
se puede monitorear y puede dar lugar a la escalada de
ciertas tareas cuando su fecha límite haya vencido o no
Es importante entender que una de las tareas más
sea probable que se cumpla.
importantes de la gestión de las empresas no es solo la
digitalización de los procesos internos, sino la Para enfrentar el desafío de la competitividad, el estilo
implementación competente de los sistemas BPM de gestión empresarial es crítico: enfocada al cliente,
utilizando todas las capacidades para la gestión eficaz alineada estratégicamente y centrada en procesos
de la organización (de Bruin y Doebeli, 2010). (Burlton, 2010), y la automatización de los procesos
negocio orientado a servicios (Gulledge, 2015).
El proceso de automatización de procesos de negocio
Por regla general, las empresas utilizan un conjunto de
involucra a las estrategias de negocio (Scheer y
software para planificar, organizar y controlar todos los
Brabänder, 2010); a los especialistas de tecnologías de
procesos que realizan (Luxford, 2019). información, quienes son los partes interesadas
de la automatización de procesos de negocio; y a los
Debido a esto el BPM tiende a evolucionar de una analistas de negocio (Fabra y otros ., 2012).
manera rápida como paradigma de gestión; así lo
En el proceso de automatización de procesos de
demuestran estudios recientes de investigación, los
negocio es importante la realización de la actividad de
cuales indican que el ochenta por ciento (80%) de las
estrategia (Scheer y Brabänder, 2010) o la actividad de
principales organizaciones en el mundo están planeamiento y estrategia (ABPMP, 2009) para garantizar
participando de forma activa en programas de el éxito del proceso de negocio automatizado (Meertens
implementación de BPM (ABPMP, 2019). et al., 2012).

Además, se fundamentó en el ciclo de vida del BPM que Numerosos desafíos en el área de la digitalización (Gulin,
Hladika & Valenta, 2019; Gotthardt et al., 2020; Marshall
está compuesto por cinco fases: alineamiento con las
& Lambert, 2018), como el uso de big data en
estrategias y las metas, diseñar los cambios, desarrollar la
contabilidad, computación en la nube, inteligencia
iniciativa, implementar los cambios y medir el éxito artificial y tecnología blockchain, afectan la futuro de los
(ABPMP, 2019); también en los cinco pilares de la gestión procesos de negocio.
del BPM como son: la estrategia, el negocio, personas,

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 4. Workflow Las herramientas de RPA tienen como objetivo reducir la
carga de tareas repetitivas y simples. tareas en los
Un flujo de trabajo es un proceso continuo distribuido empleados (Aguirre y Rodriguez 2017).
entre múltiples participantes que transfieren información Los vendedores comerciales de herramientas RPA han
o tareas de acuerdo con algunas reglas o secuencias sido testigos de una aumento de la demanda.
previamente definidas (Huang et al., 2003). Según Forrester, BPM tiene un legado de larga
implementaciones y casos de negocios difusos (Le Clair
Los flujos de trabajo se han introducido inicialmente en 2017) y RPA apunta a hacer lo contrario (ganancias
las empresas para automatizar procedimientos rápidas que requieren poca inversión).
administrativos en los que los documentos se mueven
entre diferentes servicios. Posteriormente, llegaron al También se ha demostrado hasta ahora que se crean
campo de la ingeniería de software para la gestión de nuevos puestos de trabajo con las nuevas tecnologías y
procesos de negocio. Durante algunos años, el alcance transformaciones en las empresas (cf. Safar, 2017). En
de los flujos de trabajo se ha ampliado a la ciencia todo caso, es previsible que en el futuro, gracias a RPA,
aplicaciones, como astronomía, bioinformática, los empleados tendrán que asumir un trabajo menos
ecología, meteorología, etc., estas aplicaciones se repetitivo.
expresan como flujos de trabajo científicos [Griphyn,
2010, Stevens et al., 2003, Kepler,2012]. Sin embargo, las tecnologías actuales de gestión del flujo
de trabajo tienen dificultades para resolver los desafíos
La gestión del flujo de trabajo es una tecnología del diseño colaborativo de productos en un entorno
prometedora que automatiza los procesos comerciales distribuido con naturaleza dinámica de desarrollo de
para mejorar la velocidad, la eficiencia y la capacidad productos, distribuido conocimientos y recursos, y los
de gestión del trabajo en equipo de una organización riesgos asociados a la colaboración en el diseño (Xu y
(Wang, Wang y Xu, 2005). Wang,2002).

Para reducir el tiempo de comercialización y el ciclo de Entonces, el beneficio de RPA no solo se relaciona en
vida de un proyecto, muchas organizaciones proponen esfuerzo y ahorro de costes, pero antes principalmente
un sistema de gestión de flujo de trabajo como en aumentar la transparencia del proceso,la
mecanismo para facilitar el trabajo en equipo en un oportunidad y confiabilidad de las cifras clave (cf.
entorno de desarrollo de productos colaborativo (Huang Roboyo, 2017).
et al., 2000, Huang et al., 2003).
6. Conclusiones
Mangan y Sadiq (2002), desarrollan un enfoque para
construir un modelo de flujo de trabajo. El workflow y la automatización de procesos de negocios
Además, WfMS administra los recursos tales como (BPA, por sus siglas en inglés) están estrechamente
aplicaciones,datos, personas necesarias para cumplir relacionados. De hecho, la automatización de procesos
objetivos y proporciona instalaciones de seguimiento y de negocios a menudo implica la implementación de
control capacidades (zur Muehlen y Allen, 2000a). workflows automatizados para mejorar la eficiencia y la
calidad de los procesos empresariales.
.Según zur Muehlen (1999), el éxito de un Workflow
Management Systems (WfMSs) se basa en la calidad de Aunque BPM y la gestión del flujo de trabajo abordan las
los sistemas de flujo de trabajo y la calidad de modelos mismas necesidades comerciales, cubren diferentes
de flujo de trabajo que se pueden modelar mediante el aspectos. La gestión del flujo de trabajo le permite
uso de estos sistemas. coordinar ciertas tareas y procedimientos repetitivos
para ahorrar tiempo y hacer el trabajo de manera más
Por ejemplo, (Ader, 2000) informa ganancias de efectiva. El flujo de trabajo se centra en las personas y las
productividad de la automatización de procesos del 5% instrucciones, describe el rol de cada individuo
al 30%. y reducciones de tiempo de ciclo de 30% a 80%. involucrado y le permite organizar mejor sus procesos de
los proyectos cumplieron o excedieron las expectativas trabajo diarios.
de ROI aproximadamente el 89% del tiempo.
Finalmente. la automatización de procesos de negocio y
5. RPA los flujos de trabajo se pueden aplicar en cualquier área
de una empresa, pueden aplicarse en una amplia gama
de áreas y funciones donde existan procesos repetitivos
para poder automatizarlos, la elección de aplicar BPA y
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workflow dependerá de las necesidades y los objetivos Van der Aalst, W. M. P., Bichler, M., & Heinzl, A. (2018).
de cada organización ya sea mejorar la eficiencia, la Robotic process automation. Business & Information
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business-process-automation

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