Procedimiento para Convenios Internacionales
Procedimiento para Convenios Internacionales
01
Versión : 12
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E
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Revisó: Director de Relaciones Exteriores. Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 4 de 2007
Resolución N° 1862
OBJETIVO ALCANCE
NORMATIVA
ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL: La acreditación es un reconocimiento por parte del Estado a universidades e instituciones de educación superior que han
demostrado un compromiso con la mejora continua de la calidad académica, pues evalúa la calidad de la institución en relación al cumplimiento de sus fines misionales y
el proyecto institucional. Es un proceso adoptado internacionalmente como parte del sistema de mejoramiento de la Educación Superior.
ACREDITACIÓN POR PROGRAMAS: Es el reconocimiento por parte del Estado a nivel de programas académicos específicos, respecto de su calidad académica.
La acreditación por programas permite la comparación entre la formación que se imparte con la que reconocen como válida y des eable los pares académicos.
ADENDA: Instrumento mediante el cual la universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar las condiciones del convenio.
COMITÉ COORDINADOR DEL CONVENIO: Comité establecido en el convenio debe supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones de las partes, estimular
el desarrollo del objeto, analizar las propuestas de las partes para suscribir convenios específicos de cooperación conjunta y analizar los resultados de la ejecución del
convenio. Estará integrado mínimo por un representante designado por cada institución cooperante .
PROCESO RELACIONES EXTERIORES Código : PRE.01
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CONVENIO ESPECÍFICO (sin cuantía): El Convenio Especifico se suscribe para desarrollar programas o proyectos en los que las partes establecen
compromisos precisos de cooperación; estos acuerdos generalmente se derivan de convenios marco previamente existentes, es decir que pueden
llegar a ser el desarrollo o la operación de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este, cuando haya la necesidad de
desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado y los aportes de las partes estén representados en recursos no desembolsables, como
talento humano, sin perjuicio de que los mismos puedan ser cuantificados para efectos de la distribución de los resultados de la cooperación que haya
lugar.
CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN ACADÉMICA Y/O INTERINSTITUCIONAL: Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más
instituciones, en el que se establecen compromisos e intenciones para desarrollar en forma planificada actividades de cooperación mutua. Es principio
de una relación de cooperación que involucra todas las áreas del conocimiento disponibles en las instituciones parte. Convenio que propone intenciones
generales y deja abierta la posibilidad de desarrollar actividades de cooperación esencialmente de tipo académico entre las instituciones cooperantes.
(Son convenios marco, los que definen políticas de cooperación sin comprometer específicamente recursos económicos desembolsables de la
universidad. Asimismo, estos convenios no contienen obligaciones sustanciales específicas a cargo de las partes y para su ejecución se requiere de la
firma posterior de convenios específicos u otra modalidad de negocio jurídico).
GESTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad adscrito a la UAA Responsable que haya promovido el convenio. El
Responsable institucional tendrá a su cargo la ejecución y seguimiento del convenio quien deberá estar adscrito a la UAA que haya promovido o tenga a
su cargo la ejecución y seguimiento del mismo.
INSTITUCIÓN COOPERANTE: Es toda aquella entidad, organismo, institución universitaria, o de investigación de naturaleza pública o privada,
nacional o internacional que contrae compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un convenio con la UIS.
INSTITUCIÓN PAR O COOPERANTE: Persona Jurídica Pública o privada reconocida por la UIS como igual o semejante en cuanto a las funciones y
al nivel de excelencia académica. Una institución es par por cuanto puede ser reconocida por los miembros de la comunidad como uno de los suyos. La
calidad de par académico institucional se denota con base en la productividad científica, académica, cultural, la organización institucional, el
reconocimiento de la comunidad académica o universitaria, la acreditación institucional y demás características pertinentes que pudiera tener la
institución cooperante que consoliden un fundamento para establecer un convenio de cooperación con la Universidad.
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CONSIDERACIONES
OTROSÍ: Figura mediante la cual las instituciones cooperantes, de común acuerdo y dentro de la vigencia del convenio, pueden introducir cambios a la
duración o términos del convenio suscrito, excepto al objeto. De conformidad con el principio de planeación de los convenios, deben estar
suficientemente justificadas como necesarias.
UNIDAD ACADÉMICO ADMINISTRATIVA GESTORA: Es la unidad académica o administrativa de la Universidad que promueve la suscripción
de un convenio de cooperación, y a la cual está adscrito el gestor del convenio en la UIS.
NOTAS:
La propuesta de convenio presentada por el gestor del Convenio en la UIS se avala mediante el documento del Consejo de Escuel a, Facultad o
Académico, según corresponda (Ver Anexo de la Resolución 177 de 2020)
Se debe adjuntar al proceso el formato FRE.05
Las minutas de convenio aprobadas por la Oficina Jurídica se dispondrán en la página web institucional.
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CONSIDERACIONES
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.F. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
INICIO
FRE.05 Memoria
[Link] procedimiento técnica del convenio
para la suscripción de
1. Informa los requerimientos para iniciar el proceso de Profesional de
1 Jornada Convenios RELEXT de cooperación
convenios suscripción de convenios de acuerdo a su naturaleza académica
(Formatos que se deben diligenciar).
Minuta del
Nota: Ver Consideraciones Generales dependiendo de la convenio
2. Diligencia modelo de naturaleza del convenio.
Convenio
Memoria técnica del FRE.05 Memoria
convenio de cooperación 2. Diligencia modelo de Convenio, la Memoria técnica del 10 - 20 Gestor del técnica del convenio
académica Convenio ante la de cooperación
convenio de cooperación académica y envía a RELEXT. Jornadas
UIS y la Institución académica
Cooperante Minuta del
convenio
¿Minuta de Convenio
Si UIS? No
Profesional de
3.a. Envía la minuta de convenio UIS a la Institución Convenios RELEXT Minuta del
1 Jornada
3.a. Envía convenio a la 3.b. Envía convenio a Cooperante para su revisión. Gestor del Convenio convenio
Institución Cooperante previo jurídico 3.b. Envía la minuta de convenio propuesta por la institución en la UIS
cooperante a la Oficina Jurídica para revisión y concepto.
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
No ¿Solicita Si
modificaciones?
FRE.05 Memoria
técnica del convenio
6. Envía modelo del 6. Envía minuta del convenio y la Memoria técnica del Profesional de de cooperación
convenio y Formato al 1 Jornada académica
convenio de cooperación académica FRE.05 al Gestor de Convenios RELEXT
Gestor
la Unidad para su respectivo aval. Minuta del
Convenio convenio
Memoria técnica del
convenio de cooperación
académica
FRE.05 Memoria
técnica del convenio
7. Avala el convenio y envía documentos a RELEXT. Gestor de cooperación
2 Jornadas académica
7. Avala el convenio y envía
documentos a RELEXT Nota: El aval se efectúa mediante firma a la Memoria técnica del Minuta del
convenio de cooperación académica FRE.05 convenio
8. Verifica aprobación y
documentos, se envía a 8. Verifica la información y solicita las actuaciones previas Profesional de FRE.05 Memoria
A 10
Director de Escuela del proceso de planeación correspondiente a la Convenios RELEXT técnica del convenio
Consejo de Escuela o
Jornadas
Pág.7 modalidad de convenio que se proyecta suscribir. de cooperación
Consejo de Facultad para su académica
aval
Minuta del
2
convenio
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
2
FRE.05 Memoria
técnica del convenio
9. Analiza la propuesta del convenio para determinar el de cooperación
9. Analiza el modelo de cumplimiento de los requerimientos y verifica que se 5 Jornadas Profesional Convenios académica
convenio y verifica RELEXT
aprobación de las instancias hayan realizado las actuaciones del proceso de planeación. Minuta del
convenio
FRE.05 Memoria
10. Solicita aval a la técnica del convenio
Dirección de Relaciones 10. Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores Dirección RELEXT
1 Jornada de cooperación
Exteriores académica
Minuta del
convenio
¿ Es un Convenio
Marco ? No
B
Si
Pág.9 11. Envía documentos de la Propuesta y la Memoria FRE.05 Memoria
técnica del convenio de cooperación académica al técnica del convenio
1 Jornada Profesional convenios de cooperación
Consejo Académico para su concepto, Consejo de RELEXT académica
11. Envía a Secretaría para
Escuela o Consejo de Facultad según su naturaleza y
agendar en el Consejo A
Académico beneficiados para su análisis y aprobación. Minuta del
convenio
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
Si ¿ Aprobación
convenio?
No
14. Informa al Responsable 14. Informa al Responsable del Convenio ante la UIS sobre 2 Jornadas Profesional RELEXT
la decisión del consejo el concepto del Consejo Académico.
académico
FIN
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
20. Consolida la minuta del convenio con los ajustes 1 Jornada Profesional convenios
20. Consolida la minuta del RELEXT
convenio con ajustes sugeridos por la VIE.
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
Si No
¿Hay lugar a
observaciones
jurídicas?
22. Emite concepto jurídico y devuelve la FRE.05 Memoria
Sujeto a la técnica del convenio
documentación a la Oficina de Relaciones Exteriores, con de cooperación
el concepto jurídico, para que se efectúen los ajustes a unidad Asesor Jurídico
22. Emite concepto jurídico responsable académica
que haya lugar a la minuta de convenio que se proyecta
suscribir.
24. Envía documento del 24. Envía documentos del Convenio y solicita concepto a 1 jornada Profesional convenios
Convenio la Oficina Jurídica. RELEXT
FRE.05 Memoria
26. Envía memoria técnica del convenio de cooperación técnica del convenio
26. Envía Memoria técnica de cooperación
del convenio de académica y propuesta convenio para ser aprobado y
1-5 Director Relaciones académica
cooperación académica y firmado Por el Rector o Delegado según Resolución 177 jornadas
convenio para aprobación y Exteriores
de 2020, Acuerdo del Consejo Superior 079 de 2019 y Propuesta de
firma del Rector o
Delegado
Resolución 003 de 2020. convenio
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
28. Envía convenios a la 28. Envía convenio a la Institución Cooperante para las
Institución Cooperante firmas correspondientes, anexando la carta de 2 Jornadas Director RELEXT Carta de presentación
para aprobación y firma
presentación.
Carta de presentación
29. Envía el convenio a la 29. Envía el convenio firmado con comunicación interna a 50 - 90 Institución Minuta de convenio
UIS Jornadas Cooperante aprobada
Relaciones Exteriores UIS
30. Recibe convenio 30. Recibe convenio y verifica las firmas 1 Jornada Profesional RELEXT Minuta de convenio
firmado aprobada
correspondientes, aprueba el mismo.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
02 Cambió del nombre del procedimiento, se modifico el objetivo, el alcance, la normatividad, las
Octubre 21 de 2009
definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones, y las actividades .
Cambió el nombre del procedimiento y se modificaron varias partes del documento por división de la
03 Febrero 26 de 2010 hoja de vida de convenio y manejo de archivos.
Cambió la secuencia del procedimiento, se incluyó primero la instancia a cargo de la Oficina Jurídica y
04 Abril 28 de 2010 luego la correspondiente al Consejo de Escuela.
Se incluyó después de la actividad N° 7 una decisión relacionada con el tipo de convenio que se esta
suscribiendo.
05 Septiembre 1 de 2010
Se modificó la instancia de análisis de la propuesta de convenio (Actividad N° 8), de la cual se excluyó
al Director de RELEXT, quedando a cargo del Decano y Responsable Institucional.
06 Marzo 15 de 2012 Se cambió la denominación “Responsable institucional” por “Responsable del convenio ante la UIS”
Se modificó el objetivo, el alcance, la normatividad, las definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones,
07 Mayo 15 de 2014 y las actividades de acuerdo a como se realiza el procedimiento actualmente, se cambio la
denominación de institución conveniante por Institución Cooperante.
Se incluyó lo tiempos estimados para cada actividad. Se mejoró la redacción de las actividades
Noviembre 17 de
09 1,3,4,9,10,15, y se modificó en el diagrama de flujo las actividades 2,21,22,23,24,25 y 27. Se actualizó la
2015
normatividad del proceso.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
En los ámbitos de acciones se eliminan los egresados de la movilidad de personas, se excluyen las
cláusulas para convenios específicos tendientes a la realización de prácticas o pasantías , en la actividad 2
se excluye el programa de trabajo dentro de los documentos presentados, se reemplaza en todo el
11 Agosto 04 de 2017 documento el término Modelo del convenio por Minuta del convenio , se incluye la actividad 3 que
verifica si existe una minuta de convenio UIS, se incluye la actividad 8 que verifica la información y
solicita actuaciones previas, en el numeral 9 se incluye la verificación de las actuaciones del proceso de
planeación, se incluyen las actividades 16,17,18,19, 20, 22, 23, 24 y 25. Se actualiza el cambio de
nombre del proceso a Relaciones Exteriores. Se redefine el rol del Gestor de Convenio.