Manual
de la
Instrucción
General N° 10
S ob re P r o c e d i mi e n t o d e
Ac c e so a la In fo r ma c i ó n
Este manual busca resumir y simplificar los elementos
esenciales de la Instrucción General N°10 sobre el
Procedimiento de Acceso a la Información del CPLT (“IG
N°10”), permitiendo, a los órganos obligados, un acceso simple
y directo a sus disposiciones.
No busca su reemplazo y, por tanto, en caso de conflicto o
divergencia, las disposiciones de la IG N°10 tendrán
prevalencia. Para su consulta, la IG N°10 se encuentra
disponible aquí.
Se hace presente que en el Congreso Nacional se está
tramitando una modificación a la Ley N°20.285, sobre Acceso
a la Información Pública. (Boletín N°12.100-07). En el evento
que se apruebe dicho proyecto, este manual tendrá aplicación
hasta la entrada en vigencia de dichas modificaciones. En el
siguiente link se puede acceder al estado de tramitación de la
iniciativa legal:
[Link]
[Link]?boletin_ini=12100-07
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Contenido
de la Guía
I. Definiciones
Procedimiento de
II.
acceso a la información
III. Normas generales
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I. DEFINICIONES
PRINCIPALES
1. Procedimiento de acceso a la información: actos por
el que una persona pide información a un órgano de la
Administración.
2. Solicitante: cualquier persona, natural o jurídica, que
solicita información pública.
3. Órgano: las municipalidades, los órganos de la
Administración del Estado, y los demás órganos y
servicios que señala la Ley de Transparencia.
4. Terceros: persona que puede ver afectados sus derechos
con la entrega de la información.
5. Banner Solicitud de Información Ley de Transparencia
o Banner: banner que permite acceder a un formulario
para realizar solicitudes de información y a los canales de
recepción de solicitudes. Este puede redirigir al Portal de
Transparencia del Estado ([Link]).
6. Datos sensibles: datos personales que se refieren a las
características físicas o morales de las personas o a hechos de
su vida privada o intimidad, como los hábitos personales, el
origen racial, las opiniones políticas, las creencias religiosas,
los estados de salud y la vida sexual.
7. Días hábiles: de lunes a viernes, no se cuentan los sábados,
domingos ni los días festivos.
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II. PROCEDIMIENTO
DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN
El procedimiento tiene 4 etapas:
(1) Etapa de ingreso de la solicitud
(2) Etapa de análisis formal
(3) Etapa de resolución de la solicitud
(4) Etapa de cumplimiento
1. PRIMERA
ETAPA:
Ingreso de la solicitud
1.1. Canales de ingreso
El procedimiento se inicia con el ingreso escrito de la solicitud,
por la vía que elija el Solicitante, las que pueden ser:
Por un sitio web disponible para ello por el
Órgano (si el Órgano se ha adherido al Portal
de Transparencia, el ingreso de la solicitud
se hará a través de dicho portal).
En papel de manera presencial en las oficinas
del Órgano o por correo postal.
¿Qué pasa si se hace un ingreso
por un canal no señalado?
Se entenderá válido en caso de
que el Órgano o entidad acuse
recibo y tramite la solicitud.
1.2. Requisitos
de la solicitud
Las solicitudes deben contener:
(1) Datos mínimos del Solicitante
(2) el nombre del Órgano
(3) la información que se pide
(4) la firma del Solicitante
(1) Datos mínimos del Solicitante:
Nombre y apellido o razón social (si es, por ejemplo,
una empresa o una ONG) del Solicitante.
Nombre y apellido del apoderado si es que el
Solicitante actúa representado.
Dirección particular, laboral y/o de correo electrónico
del Solicitante o apoderado.
¿Se debe pedir algún
documento al apoderado?
Se debe pedir que se acredite la representación cuando
el acceso se otorgue por una especial vinculación con
la información pedida como, por ejemplo, cuando se
soliciten datos personales del Solicitante.
(2) El nombre del Órgano
Para esto, basta alguna indicación que permita identificarlo, como,
por ejemplo, una sigla o una expresión de uso habitual.
(3) La información que se pide
Indicando las principales características de la información, como,
por ejemplo, su materia, fecha, origen, destino o soporte.
(4) La firma del Solicitante
Esta podrá ser electrónica o manuscrita, este último caso, cuando
la solicitud se haga mediante un formulario físico. Cuando el envío
de la solicitud se realiza a través del Portal de Transparencia se
entiende que hubo firma.
¿Qué pasa si el Solicitante no
supiere o pudiere firmar?
Se dejará registro de ello y se procederá a
estampar la huella dactilar de cualquier dedo.
1.3. Elementos adicionales
(5) Si el Solicitante desea ser notificado por correo electrónico,
señalando una dirección de correo electrónico para ello.
(6) Si la información pedida se desea recibir por correo
electrónico, por carta certificada o mediante retiro en oficina del
Órgano.
(7) El formato de entrega de la información pedida. Como, por
ejemplo, en archivo Excel a través de correo electrónico, o en un
archivo PDF a través de una memoria o pendrive.
¿Qué pasa si el Solicitante nada dice sobre si
desea ser notificado por correo electrónico o
sobre cómo desea recibir la información?
Si señala dirección de correo electrónico, la
notificación y entrega será por esa vía. En caso
contrario, la notificación se realizará por carta
certificada.
1.4. Formulario de solicitud
Los Órganos deben tener formularios para la presentación
de solicitudes, los que deben contener los elementos
indicados anteriormente y estar disponibles en la oficina
y en el banner del Órgano (sitio electrónico). Estos deben
ser comprensibles por personas con discapacidad; tener
un campo para indicar la información solicitada y uno
para incorporar observaciones; y, deben estar en lenguas
indígenas en áreas de alta densidad indígena.
¿Qué pasa si el Solicitante no
sabe o no pudiere escribir?
Quien reciba la solicitud deberá llenar el
formulario, indicar fecha y hora, otorgar copia
al solicitante e informarle plazos y etapas.
1.5. Prohibición de otros requisitos
Los Órganos no pueden requerir, en los formularios, datos no
contemplados en la Ley de Transparencia o su Reglamento, como,
por ejemplo, el número de cédula de identidad, teléfono, género,
sexo, nivel educacional o estado civil.
1.6. Acuse de recibo de solicitudes
Los Órganos deben otorgar, a los Solicitantes que lo exijan, recibo
de la presentación con fecha, número de ingreso y contenido. Por
ejemplo, mediante el envío de un correo electrónico. Es buena
práctica entregar dicho comprobante aún si no es requerido por
el solicitante.
2. SEGUNDA
ETAPA:
Análisis formal
de la solicitud
2.1. Análisis de competencia y
derivación
El Órgano debe revisar si la información solicitada se encuentra dentro de
sus competencias y atribuciones. Recibida una solicitud o subsanación,
el Órgano deberá determinar si se encuentra en alguna de las situaciones
(1), (2), (3a) o (3b):
(1) Es competente para
resolver la solicitud
El Órgano será competente, por ejemplo, cuando generó o debió generar
la información, ésta hubiese sido elaborada por un tercero por su
encargo o, aquella esté en su poder. En este caso, el Órgano continuará
el procedimiento bajo el punto 2.2.
(2) No puede definir si es competente
por ser la identificación de la
información solicitada poco clara
El Órgano debe pedir la subsanación (es decir, que aclare su solicitud) al
Solicitante dentro de 5 días hábiles desde la notificación, bajo advertencia
de tenérsele por desistido de la petición.
(3a) Es incompetente para resolver la
solicitud y es posible identificar el
órgano competente
El Órgano deberá derivar la solicitud inmediatamente, y notificará al
Solicitante entregando copia del acto de derivación y fecha de envío.
Con esto, el Órgano dará por terminado el procedimiento.
(3b) Es incompetente para resolver
la solicitud y no es posible identifi-
car al órgano competente
El Órgano debe comunicar esta circunstancia al Solicitante de
inmediato, y dará por terminado el procedimiento.
2.2. Análisis de requisitos
y subsanación
El Órgano debe verificar si la solicitud reúne los requisitos obligato-
rios (datos del solicitante, Órgano, información que se pide y firma).
¿Qué pasa si no se cumplen los requisitos
mínimos (ej. solicitud poco clara o genérica)?
El Órgano debe pedir la subsanación (aclaración y
corrección) al Solicitante dentro de 5 días hábiles
desde la notificación, bajo advertencia de tenérsele
por desistido de la petición. Se indicará el requisito a
subsanar y la forma de hacerlo.
Qué pasa si el Solicitante
no indicó medio de notificación
(ej. domicilio o correo electrónico)?
El Órgano podrá declarar la inadmisibilidad de
la solicitud si el Solicitante no informa un medio
de notificación dentro de los 5 días hábiles de su
presentación.
2.3. Búsqueda de la
información requerida
En esta etapa el Órgano buscará la información para
responder la Solicitud, pudiendo encontrarse en dos
situaciones (1) o (2):
(1) El Órgano tiene la información requerida. En este caso debe
continuar el procedimiento de acuerdo con el punto 2.4.
(2) El Órgano no tiene la información
requerida
En este caso, el Órgano debe proceder según si existe o no un acto
administrativo de expurgación o eliminación de los documentos pedidos:
(2a) Si hay acto de expurgación (eliminación, destrucción),
se debe comunicar dicha circunstancia al Solicitante, entre-
gando copia del acto y acta respectiva, de acuerdo con las
normas aplicables. Notificada esta respuesta se dará por ter-
minado el procedimiento.
(2b) Si no hay acto de expurgación (eliminación, destruc-
ción), se deben agotar los medios para encontrar la informa-
ción y, de no ser encontrada, se debe informar tal circunstan-
cia al Solicitante.
2.4. Análisis de afectación de
derechos de terceros y oposición
Si la solicitud se refiere a documentos con información que pueda afec-
tar derechos de terceros, el Órgano deberá, dentro de 2 días hábiles des-
de la recepción de la Solicitud (o su subsanación), comunicar por carta
certificada a las personas que pudieren verse afectadas su facultad de
oponerse a la entrega de los documentos, adjuntando copia de la solici-
tud.
La oposición a la entrega se debe ejercer dentro de 3 días hábiles desde
la notificación, por escrito, a través de cualquier medio, y con expresión
de causa o justificación sobre la afectación de un derecho.
¿Qué debe hacer el Órgano si el
tercero presenta oposición?
El Órgano queda impedido de entregar la
información solicitada, debiendo comunicar al
Solicitante la oposición y otorgando copia de ella.
¿Qué debe hacer el Órgano si el tercero no
presenta oposición?
Si la solicitud no contempla datos sensibles, entonces
el Órgano debe entender que el tercero ha accedido a
la entrega. Si la solicitud contempla datos sensibles,
entonces el Órgano debe entender que el tercero no
accede a la entrega.
3. TERCERA
ETAPA:
Resolución de
la solicitud
3.1. Revisión de información y
redacción de respuesta
El Órgano deberá actuar según la disponibilidad de la información solicita-
da y de si procede o no aplicar una o más causales de secreto o reserva:
(1) Si la información está a permanente disposición del público o en
medios impresos (libros o documentos), se debe comunicar al Solicitante
la fuente, lugar y forma de acceder a la información. Por ejemplo, se
puede enviar un link donde la información se encuentre disponible, o si
es en formato físico, indicar la dirección de la oficina donde se puede
acceder a ella.
(2) Cuando no exista oposición de terceros, ni aplique una causal
de secreto o reserva (como afectación al debido cumplimiento de las
funciones del Órgano, los derechos de las personas, la seguridad de la
Nación o el interés nacional) la información será pública y se deberá
entregar. La respuesta del Órgano ordenará la entrega de la información,
establecerá la forma y medio de entrega, y establecerá la gratuidad de la
entrega o los costos directos de reproducción.
(3) Cuando aplique una causal de secreto o reserva respecto de la
información solicitada se deberá denegar el acceso a la información
(no se entrega la información). La negativa se efectuará por acto
administrativo fundado, indicando al Solicitante que puede interponer
amparo a su derecho de acceso ante el Consejo para la Transparencia
dentro de 15 días hábiles desde la notificación.
Recordar que la regla general es la
gratuidad.
Únicamente se pueden cobrar los costos directos
de reproducción, que son aquellos que se
generan al copiar un documento y solo cuando
sea necesario hacerlo para cumplir con lo que
requirió el Solicitante.
3.2. Notificación del acto que da
término al procedimiento
Este acto debe ser notificado por el medio escogido por el Solicitante. Si
este solo señaló un correo electrónico, la notificación se efectuará a ese
correo. Si nada hubiese dicho y no se dispusiere de correo electrónico,
se notificará por carta certificada.
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4. CUARTA
ETAPA:
Cumplimiento
4.1. Cobro de costos directos de
reproducción
De establecerse el cobro de costos de reproducción, el Solicitante tendrá
30 días hábiles para pagarlos, suspendiéndose el plazo de entrega en el
intertanto. Efectuado el pago, el Órgano reproducirá la información en
el soporte escogido por el Solicitante, poniéndola a su disposición.
¿Qué pasa si el Solicitante no paga los costos
de reproducción en el plazo?
El Órgano no estará obligado a reproducir la
información, y podrá terminar el procedimiento.
4.2. Entrega de la información
solicitada
El Órgano entregará la información sin poner restricciones y en la forma y por el
medio señalado por el Solicitante, siempre que no involucre un costo excesivo o
un gasto no previsto en el presupuesto institucional, en cuyo caso la entrega se
hará por los medios disponibles según indicare el acto que accedió a la solicitud.
Cuando lo solicitando se encuentre en documentos con información pública y
secreta o reservada, el Órgano deberá entregar la primera y tachar la segunda.
Aplica el principio de divisibilidad establecido en la ley.
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4.3. Entrega de la información que
contenga datos personales
Se pueden dar dos situaciones:
(1) El Solicitante es titular de los datos, se procederá
a la entrega presencial al Solicitante o su apoderado,
debiendo acreditarse su identidad y, en su caso, personería.
Excepcionalmente procederá la entrega electrónica cuando
el titular use firma electrónica avanzada.
En la situación de pandemia en que nos encontramos, se
permitirá que el Solicitante acredite su identidad por me-
dios electrónicos, previo al envío de la información por co-
rreo electrónico, para evitar la concurrencia personal a las
oficinas del Servicio.
(2) El Solicitante no es titular de los datos
(2a) Y los datos no se pidieron específicamente (incluyendo en
esto datos sensibles): se tacharán dichos datos de la información a
entregar
(2b) Y los datos personales sí se pidieron específicamente: se
procederá según si hay oposición del tercero afectado de acuerdo con
la siguiente tabla:
SITUACIÓN POSIBLE ¿SE ENTREGA LOS DATOS?
2B1 Datos personales y no hay oposición de Sí se entregan los datos
tercero *Articulo 20 Ley de Transparencia
2B2 Datos personales y si hay oposición de No se entregan los datos
tercero
2B3 Datos sensibles y no hay oposición de No se entregan los datos
tercero
2B4 Datos sensibles y si hay oposición de No se entregan los datos
tercero
2B5 Datos sensibles y el tercero accede a la Sí se entregan los datos
entrega
4.4. Certificación de la entrega
El Órgano debe tener un sistema que certifique la entrega de la información,
el que puede ser un “Acta de entrega de información” al que se incorpore el
nombre del Solicitante o apoderado, identificación de la solicitud y el acto
administrativo que ordenó la entrega, fecha y hora de entrega, descripción
de documentos entregados, firma de Solicitante o apoderado, y nombre y
firma de persona que hace la entrega. En un amparo, el Órgano debe poder
acreditar la entrega de la información.
¿Qué pasa si el Solicitante no paga los costos
de reproducción en el plazo?
Se debe dejar constancia en el expediente
administrativo con toda la documentación
de respaldo
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III. NORMAS
GENERALES
1. Expediente administrativo
Por cada solicitud de acceso, el Órgano debe tener un expediente en
que conste todo el procedimiento, incluyendo, por ejemplo, la solici-
tud, las oposiciones, y las resoluciones del Órgano.
2. Plazos del procedimiento
2.1. Plazo general. Por regla general, la autoridad o jefatura
o jefe superior del Órgano debe responder la solicitud y
entregar la información en un plazo de 20 días hábiles desde
su ingreso o desde la subsanación.
2.2 Prórroga del plazo. Cuando sea difícil reunir la
información, el Órgano puede, por una sola vez, prorrogar el
plazo de 20 días por otros 10 días hábiles, comunicándoselo
al Solicitante antes del vencimiento del plazo original, junto
con los días de extensión y las razones que la justifiquen.
3. Encargado de acceso
El Órgano debe designar un funcionario en materia de transparencia
ante el CPLT, con el fin de que pueda acceder a toda comunicación que se
le dirija, así como ejercer los derechos, cargas y facultades que establece
la Ley de Transparencia (Enlace con el CPLT).
4. Sistema electrónico
El Órgano tendrá un sitio web para recibir solicitudes de acceso a la in-
formación en línea y publicará un correo electrónico u otro medio para
informar problemas del sitio o apoyar a los usuarios ante dificultades
técnicas. Además, en el banner informará un plan de contingencia para
cuando el sitio presente desperfectos.
5. Banner
El Órgano tendrá un banner que se denominará “Solicitud de Informa-
ción Ley de Transparencia” y que se ubicará en la página de inicio del
sitio web institucional del Órgano.
6. Normas supletorias
En lo no previsto para el procedimiento de acceso a la información por la
Ley de Transparencia, se aplicará de forma supletoria la Ley N°19.880.
