¿Qué es una orden de evento de banquete (BEO)?
BEO significa Banquet Event Order, que es el contrato que contiene todos los detalles de un evento según lo
acordado por el cliente y el equipo de ventas o catering. El equipo del hotel o espacio para eventos, incluido
el personal de cocina, los gerentes de catering, los equipos de producción, los agentes de recepción y los
guardias de seguridad, confían en BEO como la fuente de la verdad para toda la información relacionada con
el evento.
¿Qué información contiene un BEO?
Detalles básicos de gestión de eventos: En la parte superior del BEO, puede encontrar la información
más importante sobre el evento: nombre del evento, lugar del evento, fecha, hora de
configuración/fecha del evento, hora de inicio, hora de finalización, ubicación (generalmente el nombre
del espacio funcional o sala de reuniones), el número esperado de invitados y el nombre y la
información de contacto del gerente de catering responsable de coordinar el evento.
Requisitos de alimentos y bebidas. Si el evento ofrece algún refrigerio, desde una urna de café hasta un
buffet gourmet o elementos del menú de 5 platos, se incluirá en el BEO, en detalle. En la sección F&B
del BEO se describirá exactamente qué platos y bebidas ha elegido el cliente, así como la modalidad de
servicio (buffet, entremeses pasados, etc.).
Configuración de la habitación. Otra sección importante del BEO es la configuración de la sala, que
describe el mobiliario y el equipo necesarios para el evento y cómo debe configurarse. Por ejemplo, una
boda puede requerir varias mesas redondas con 8 asientos cada una, una mesa principal con 6 asientos,
una pista de baile, mesas de buffet, una mesa para el DJ, un sistema de altavoces, micrófonos y más. Un
seminario, por otro lado, podría requerir simplemente unas pocas mesas dispuestas al estilo de un salón
de clases. Aquí también se indican las necesidades tecnológicas, incluidos todos los requisitos de audio y
visuales. Es crucial que el BEO contenga muchos detalles en esta sección, incluida la cantidad exacta de
sillas, tipos de mantelería o ubicación del equipo, para que el personal del evento pueda configurar la
sala según las especificaciones del cliente.
Requisitos de estacionamiento. Si los asistentes conducen al evento, ¿dónde se estacionarán? El BEO
anotará si el evento incluye estacionamiento de autoservicio o servicio de valet y si el estacionamiento
es gratuito o de pago. El BEO también debe especificar un número estimado de vehículos para que los
departamentos de valet y seguridad puedan planificar en consecuencia.
Necesidades de personal y número de empleados. ¡El evento no se va a ejecutar solo! El BEO describe
cuántos miembros del personal se necesitan de varios departamentos. El personal del evento puede
incluir servidores de cócteles o comedores, cantineros, asistentes de estacionamiento, personal de
seguridad y asistentes de áreas públicas.
Información de contacto para proveedores. Si el cliente ha contratado proveedores externos, como
una floristería y centros de mesa, una banda o incluso un servicio de catering externo, el BEO debe
incluir la información de contacto de los proveedores en caso de que el personal del evento necesite
coordinarse con ellos.
El calendario de eventos y el orden de los eventos. Con tantas partes móviles, es esencial que un
evento se desarrolle de acuerdo con el cronograma, y el BEO generalmente detalla la agenda del evento
al minuto. El cronograma ayudará a que el evento se desarrolle sin problemas y garantizará que cada
paso, como comenzar la música o cortar el pastel de bodas, se realice a tiempo y en el orden correcto.
Información de precios y facturación. Un BEO es un contrato, después de todo, y los contratos
contienen los detalles relevantes de precios y facturación que ambas partes acuerdan. Los precios en el
BEO pueden mostrarse como tarifas por persona, para un buffet, por ejemplo, o tarifas planas para A/V
o alquiler de espacios para eventos. El BEO también mencionará cómo se manejará el pago: ¿pagó el
cliente por adelantado o se cobrará el pago al final del evento?
Cualquier adjunto relevante y proceso de planificación. Cuando se trata de información específica
sobre un evento, ¡más es más! El cliente o el gerente de catering puede proporcionar documentos
adicionales como planos de planta, menús impresos, agendas, expectativas de propinas, solicitudes
especiales, proveedores externos, detalles de contratos vinculantes y fotos de VIP.
¿Quién crea un BEO? ¿Cuándo y cómo se crea?
En la mayoría de los casos, el gerente de catering o de ventas a cargo del evento crea el BEO. Junto con el
cliente, el gerente de catering organiza los detalles del evento y prepara una cotización. En este punto, el
evento se considera tentativo. El gerente de catering podría iniciar un borrador del BEO en este punto para
almacenar información sobre el evento en un lugar central.
Después de que el cliente acepta y firma la cotización, el evento se considera confirmado. Algunos eventos
se confirman con muchos meses (¡o incluso años!) de antelación, mientras que otros pueden ser de última
hora. En cualquier caso, el gerente de catering suele finalizar el BEO solo unos días antes del evento. Cuando
el BEO esté completo, el gerente de catering lo enviará al cliente para su aprobación final y luego lo
distribuirá a los departamentos correspondientes del hotel.
Es importante tener en cuenta que el gerente de catering generalmente no escribe a mano estos BEO; en
cambio, las oficinas de ventas a menudo usan tecnología para hacer que el proceso BEO sea más eficiente y
libre de errores. El software de ventas y catering facilita el ingreso de información específica del evento en
las plantillas de pedidos de banquetes que ya contienen detalles estáticos que no varían entre eventos. Estos
sistemas también pueden almacenar menús, precios e información de configuración de habitaciones, lo que
facilita la conexión de menús preestablecidos y configuraciones de habitaciones para recibir una cotización
actualizada automáticamente. Más allá de crear BEO, el software de ventas y catering también permite que
el personal de ventas administre fácilmente una base de datos de clientes, actualice los precios y comparta
información con otros departamentos del hotel y con los propios clientes.
componentes que todo BEO debe incluir
Información de contacto. En la orden de eventos debe figurar la información básica del cliente y del
lugar del evento. ...
Cronograma. ...
Pedido de alimentación y bebidas. ...
Configuración de la sala. ...
AV/proveedores externos. ...
Contrato y firma.
