Gestión por

procesos:
DEFINICIÓN

¿Qué se entiende por

proceso?
Viene del latín processus
que significa avance.
progreso

“El conjunto de actividades

secuenciadas que realizan una
transformación de una serie de Proceso es un conjunto de
entradas -inputs- (material, actividades mutuamente
mano de obra, capital, relacionadas, las cuales
información, etc.) en los transforman elementos de
resultados -outputs- deseados entrada en resultados
(bienes y/o servicios) añadiendo
valor“
ELEMENTOS DEL PROCESO
 Esto obliga a que al interior de las entidades y en
algunos casos entre entidades exista una
permanente coordinación y comunicación entre los
procesos
FACTORES DE UN PROCESO

1.-Personas: Un responsable y los miembros del

equipo de proceso, todas ellas con los
conocimientos, habilidades y actitudes
(competencias) adecuados. La contratación,
integración y desarrollo de las personas la
proporciona el proceso de Gestión de Personas.

2. Materiales: Materias primas o semielaboradas,

información (muy importante especialmente en
los procesos de servicios) con las características
adecuadas para su uso. Los materiales suelen
ser proporcionados por el proceso de Gestión de
proveedores.
FACTORES DE UN PROCESO

3. Recursos físicos: Instalaciones,

maquinarias, hardware, software que han de
estar siempre en adecuadas condiciones de
uso.

4. Métodos/Planificación del proceso: Es la

descripción de la forma de utilizar los
recursos, quién hace qué, cuándo y muy
ocasionalmente el cómo.

5. Medio ambiente o entorno en que se lleva a

cabo el proceso. Un proceso está bajo control
cuando su resultado es estable y predecible,
lo que equivale a dominar los factores del
proceso.
Tipos de procesos
 Procesos operativos o misionales: Son los procesos de producción de bienes y
servicios, denominado también Proceso de Realización, Clave o Core Business.
 Incorporan los requisitos y necesidades del destinatario de los bienes y servicios, y
son encargados de lograr la satisfacción del mismo.

Procesos estratégicos: Son los procesos relacionados a la determinación de las

políticas, estrategias, objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su
cumplimiento.
La institución debe crear los mecanismos que permitan monitorear y evaluar el
desempeño de cada proceso.

Proceso de apoyo o soporte: Se encargan de brindar apoyo o soporte a los procesos

operativos o misionales.
Son los que realizan actividades necesarias para el buen funcionamiento de los
procesos operativos o misionales
Tipos de procesos
Representación gráfica de los procesos
 Mapa de procesos es un
esquema gráfico, que representa
los distintos procesos que la
organización utiliza para operar y
desempeñar sus funciones y que
ofrece una visión en conjunto del
sistema de gestión de una
organización.
Representación gráfica de los procesos
Diagrama de flujo o flujograma: Es la representación gráfica del conjunto
de actividades expresadas en un proceso de manera secuencial,
ordenada y sistemática en la que se representa a través de gráficos o
símbolos en la cual cada una de ellas expresa una idea o concepto.

Es una representación gráfica de un proceso con sus entradas,

actividades, puntos de decisión y resultados.

Describe con precisión el proceso completo de trabajo y proporciona una

idea global sobre el funcionamiento del mismo, lo que lo convierte en una
herramienta eficaz para el análisis de procesos.
GESTIÓN POR PROCESOS

Gestión por procesos centra la

atención en el resultado de los
Gestión por procesos implica procesos no en las tareas o
‘reordenar los flujos de trabajo actividades.
de forma que aporten valor Hay información sobre el
añadido dirigido a aumentar la resultado final y cada quien
satisfacción del cliente y a sabe como contribuye el
facilitar las tareas de los trabajo individual al proceso
profesionales’. global; lo cual se traduce en
(Paneque P. 2002). una responsabilidad con el
proceso total y no con su tarea
personal.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Ayuda a entender
Centrarse en los Mejor uso de Sistematizar como los insumos se
usuarios recursos actividades convierten en
productos y servicios

Permite la detección,
prevención y
Facilita la evaluación Ahorro de costos Mayor satisfacción
corrección de
errores

Los grupos se
Disminución del
convierten en
tiempo de respuesta
equipos
ENFOQUE DE
GESTIÓN POR
PROCESOS
La gestión por procesos
o el enfoque por
procesos, tiene como
fundamento el enfoque
de sistemas o la visión
sistémica y nos permite
conocer a las partes y al
todo ya que un cambio
que sucede en una
parte de la organización
esta afecta a toda.
 Que se hace: (cuáles el proceso y quien
es la persona o personas responsables)

Para quién: (quienes son los clientes

La gestión por procesos se centra en los
externos o internos del proceso, sus
distintos aspectos de cada proceso:
destinatarios)

Como: deben los resultados del proceso

adecuase a las necesidades de los
destinatarios
VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Orienta a la institución hacia el cliente y hacia sus objetivos, apoyando el correspondiente

cambio cultural.

En la medida en que se conoce la forma objetiva por qué y para qué se hacen las cosas, es
posible optimizar y racionalizar el uso de los recursos con criterios de eficacia global versus
eficiencia local o departamental.
Aporta una visión más amplia y global de la organización (cadena de valor) y de sus
relaciones internas.

Permite entender a la institución como un proceso que genera clientes satisfechos.

Contribuye a reducir los costos operativos y de gestión al facilitar la identificación de los

costos innecesarios debido a la mala calidad de las actividades internas (sin valor añadido)

Facilita la reducción de los tiempos de desarrollo, lanzamiento y fabricación de productos o

suministro de servicios.
 CARACTERISTICAS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Identificar los procesos relacionados

con los factores críticos para el éxito
de la institución o que proporcionan
Reconocer la existencia de los ventaja competitiva.
procesos internos (relevante)
Medir su actuación (Calidad, Costo y
plazo) y ponerla en relación con el
valor añadido percibido por el cliente.

Entender las diferencias de

alcance entre la mejora
Productividad del conjunto Identificar las necesidades de
orientada a los procesos (que
frente al individual (Eficacia cliente externo y orientar a la
y para quien se hacen las
global frente a Efectividad institución hacia su
cosas) y aquella enfocada a
parcial). satisfacción.
los departamentos o a las
funciones (cómo se hace)