PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
● Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental
● Código del Programa de Formación: 122901
● Nombre del Proyecto: Diseño e implementación de un PGD
● Fase del Proyecto: Evaluación
● Competencia: Organización de fondos documentales acumulados
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en
cuenta las diferentes estructuras orgánico-funcionales y la normativa.
● Duración de la Guía: 20 horas
2. PRESENTACIÓN
Respetados Aprendices continuamos con el desarrollo de la competencia Organizar Fondos acumulados,
con la elaboración del Plan de Trabajo Archivístico, documento que nos da una guía acerca de los pasos a
seguir para la ordenación del fondo.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
1. Con sus palabras defina que es un Plan de trabajo Archivístico
o El Plan de Trabajo Archivístico son los pasos para seguir para realizar el correcto
tratamiento de un fondo acumulado, así también como los recursos necesarios para ser
ejecutado.
2. Mediante recortes, dibujos o imágenes prediseñadas explique cada uno de los componentes que
debe tener el Plan de Trabajo Archivístico Integral.
GFPI-F-135 V01
Objetivo General
Es aquel que expresa de forma clara, concisa y realista el resultado que se desea alcanzar al final del
proyecto
Objetivos específicos
los objetivos específicos también se les conoce como objetivos tácticos. Los objetivos específicos deben ser
coherentes con el objetivo general, pero serán más concretos y abarca, cada uno de ellos, un aspecto o
estrategia necesaria para alcanzar el objetivo general
Descripción del estado físico actual
esto nos ayuda a saber desde donde empezamos que tenemos para realizar nuestro plan de trabajo
y así enfocarnos en realizar un proyecto que tenga éxito
GFPI-F-135 V01
Metodología y técnicas archivísticas
Consiste en la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento, uso y
difusión de los fondos custodiados en los archivos.
Talento Humano
Podemos entender al talento humano como la sumatoria de competencias y habilidades de una
persona. Generalmente, estas características son las que le permiten un crecimiento organizacional
y un valor agregado en el trabajo.
Mobiliario
son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en casas, oficinas y otro tipo
de locales.
GFPI-F-135 V01
Tiempos de ejecución (Cronograma)
Es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades.
3. Elabore un Plan de Trabajo Archivístico y preséntelo como un documento organizacional, teniendo
en cuenta su contenido
PLAN DE TRABAJO
GFPI-F-135 V01
Aprendices
Jair Leandro Beltran Forero
Nicoll Daniela Lozano Castillo
Instructora
Diana Vargas
Competencia
Fondos Acumulados 1 y 2
Tecnologo Gestion Documental
SENA
Centro Gestión Administrativa
Bogotá
GFPI-F-135 V01
Objetivo General
Establecer las acciones técnicas y operativas con el fin de elaborar la tabla de valoración documental del
fondo documental acumulado y así poder garantizar la adecuada organización documental, conservación,
disponibilidad y consulta de los documentos de valor
Objetivos específicos
1.Identificar mediante el diagnóstico del fondo documental acumulado las acciones que deben adelantarse
para asegurar la adecuada conservación física de la documentación
GFPI-F-135 V01
2. Otro punto es dar a conocer las soluciones, los recursos físicos y económicos para poner en marcha
nuestro plan de trabajo
3.Desarrollar las acciones pertinentes que permitan la elaboración de los soportes de la TVD tales como:
historia institucional, inventarios, cuadros de clasificación documental y fichas de valoración
PROBLEMÁTICA
El archivo no se encuentra organizado ya que se encontro documentacion mezclada entre sí, algunos de los
expedientes no tienen sus tipos documentales completos ni organizados de la forma indicada ocasionando
confusión, mucha documentación no tiene ningún criterio de organización por otra parte, se observó que no
implementan ningún instrumento de descripción lo que ocasiona un desconocimiento de la documentación
existente y pérdida de tiempo al realizar una búsqueda o consulta.
Como analistas, colocaremos como prioridad a los capacitadores para mantener un buen manejo de
documentos, tener un conocimiento más actualizado en cuanto a leyes y artículos nuevos sobre gestión de
archivos, para así brindar un servicio de calidad y de seguridad más avanzado, también tendremos en
cuenta la parte de talento humano para así ofrecer de igual manera calidad y seguridad a nuestros
trabajadores, también necesitamos un supervisor que nos tenga informados para que tome decisiones
también está el gestor de calidad para que genere y es el que conoce cómo funciona a la perfeccion un
archivo queremos formar un equipo de trabajo completo para así dar resultados positivos en este proyecto
El ambiente 902 fue adecuada por la coordinacion y direccion del CGA como un archivo, el cual está
ubicado en el fondo del ambiente; compartiendo espacio entre el depósito y aula de clases por lo que se
hace necesario mantener la puerta y las ventanas que dan al exterior abierto, en todo el momento nuestro
depósito no lo logramos encontrar abierto ya que sería un riesgo para nuestros documentos como para el
personal capacitado que se encarga de manejar el depósito de archivo del CGA
El peso de la documentación afecta directamente por lo que implica la estructura del edificio, por lo que
nuestro personal se tiene que mantener en alerta para brindar una mejor seguridad en caso de una
catástrofe natural, también recordar que el personal que capacitamos y contratamos tenga en cuenta las
reglas archivísticas como por ejemplo que entre mas peso o volumen documental e tenga, mayores serán
los controles que se deben implementar
Instrumentos Archivísticos
Los instrumentos archivísticos tienen como propósito apoyar la implementación de la gestión documental,
facilitan el manejo, clasificación, categorización, verificación y ordenamiento de la información, adicional a
esto, permiten observar la realidad administrativa de la empresa
Además, mantienen organizada la información en sus distintas etapas de acuerdo con los principios de la
archivística, qué son los siguientes:
Principio de procedencia: los documentos de un fondo documental correspondientes a una institución o
persona no deben mezclarse con los de otro fondo
GFPI-F-135 V01
Principio de orden natural: Los documentos deben ser ordenados según las acciones realizadas que dan
origen a su creación
Presupuesto
El presupuesto para brindar una mejor administración y organizar nuestro fondo documental es de
120.000.000 millones de pesos
Animales- Bióticos
En el caso de la ubicación de nuestro fondo documental cga estaríamos libres de roedores o animales pero
es importante mantener una buena temperatura y una buena precaución en cuanto a los hongos que
puedan presentar nuestros documentos ya sabemos que la información de los documentos que
preservamos es prioridad
Unidades de conservación
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e
identificación. Pueden ser unidades de conservación,entre otros elementos, las carpetas, los legajos, los A-
Z, los fólder y los libros o tomos
las estanterías que están en el momento en el sga son muy pequeñas y están muy pegadas a la pared aun
así siguen siendo funcionales para la conservación de documentos y archivos con 8 secciones de
conservación, en estas están ordenadas algunos documentos pero al momento de ordenar nuestro fondo
documental no estaríamos seguros si las estanterías que nos brinda el sga en este momento sean las
correctas o las adecuadas para nuestros documentos
Metodología y técnicas archivísticas
Clasificar
Proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
en nuestro fondo documental del SGA es importante clasificar para saber que tipo de documento tenemos y
que tipo de series tienen estos archivos, para asi componer la tipologia de los documentos para asi pasar a
la ordenación de nuestro fondo documental
Ordenación
Ubicación física de los documentos después de clasificar se determinará el sitio según sus series y tipología
de archivo para que así cuando necesitemos un documento se nos sea más fácil ubicarlo o acceder a este
sea más sencillo
GFPI-F-135 V01
Descripción
análisis de los documentos para la gestión en nuestro fondo documental deben haber documentos valiosos
y no tan valiosos aquí es donde vamos a mirar y nos va a ayudar con su descripción del documento para
saber su ubicación y su importancia en el archivo de gestión
Mobiliario
Muebles estantería cantidades
La estantería supone que debe encontrarse en buen estado sin embargo, se encontró estantes demasiado
pegados a la pared como el archivo se encuentra en un extremo del ambiente para reducir espacios,
adecuaron los estantes a los 3 muros, los cuales están pegados aproximadamente a 5 cm de distancia,
tomando como base a lo establecido en el acuerdo 049 de 2000 se considera que se debe dejar un espacio
de 20 cm entre los muros y la estantería unidades de conservación estrechas el ancho de los estantes es
muy reducido lo que ocasiona un daño al momento de ubicar las cajas debido a que se quedan muy
precisas provocando dobleces y rasgaduras de las unidades de conservación y por ende la documentación
contenida en ella.
Cronograma
ACTIVIDADES 1 mes- Agosto 2 mes- 3 mes-octubre 4 mes- 5 mes-
septiembre noviembre diciembre
Alistar Los
documentos
cuáles van a
ser trasladados
a un nuevo
depósito
Ubicación e
instalación del
mobiliario
traslados de
documentación
Organización
documental
( ordenacion,
clasificacion,
descripcion,
GFPI-F-135 V01
foliación etc)
Actividad no programada
Actividad programada
Materiales (cajas, carpetas)
59885 ML 200Cajas – 1200 Carpetas
Papel- útiles
Elementos de protección
Costos totales de implementar el Plan de trabajo
Personal $*
1 Profesional en ciencias de la información: 3.850.000
1 Tecnologo en Gestion documental: 1.700.000
1 contratación de un capacitador: 1.500.000
1 contratación supervisor: 2.100.000
3 contrataciones trabajadores: 3.900.000
TOTAL PERSONAL: 13.050.000
Mobiliario $
2 computadores: 2.400.000
1 impresora láser 1.200.000
muebles y enseres 3.000.000
material de trabajo: 500.000
TOTAL MOBILIARIO: 7.100.000
Materiales $
60x cajas x200: 254.900
50x cajas x100: 328.000
10x cajas x300: 70.000
12x carpetas 4 aletas: 40.000
36x carpetas 2 tapas: 15.900
COSTO MATERIALES : 707.900
COSTOS TOTALES 20.857.900
Línea de tiempo
GFPI-F-135 V01
GFPI-F-135 V01
● Organigrama
SENA-CGA
● Inventario documental
● Cuadro de Clasificación Documental general y específicos
● Propuesta de Tablas de Valoración Documental
● Acta de Comité aprobación TVD
Tenga en cuenta el siguiente inventario general que se levantó en el fondo acumulado:
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Manual Organización Fondos Acumulados. Archivo General de la Nación.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Diana A. Vargas Casallas Instructora Gestión Febrero de 2024
Documental
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor (es)
GFPI-F-135 V01
Consejo Directivo
Nacional
Direccion General
Oficina de Control
Interno
Oficina de Cntrol
Interno Diciplinario
Oficina de
Comunicaciones
Oficina de Sistemas
Direccion de Direccion del Sitema Direccion de Direccion de Direccion
Secretaria General Direccion de Empleo Direccion Juridica
Formacion Nacional de promocion y Planeacion y administrativa
Consejo Directivo
Nacional
Direcciones
Regionales y del
Centro de Formacion
Comites Tecnicos de
Centros
GFPI-F-135 V01
