LECTURA 4.1.
NORMAS BÁSICAS DE AUDITORÍA INTERNA
GUBERNAMENTAL.
FUENTE: AUDITORÍA AL DESEMPEÑO EN MÉXICO
AUTOR: ADAM ADAM, ALFREDO
I.M.C.P.
La contaduría pública como profesión organizada puede considerarse como
la única que ha realizado estudios y fija normas, técnicas, políticas,
procedimientos y en general convencionalismos que regulan la función de
auditoría. Así, esta profesión organizada, por medio del Instituto Mexicano
de Contadores Públicos, A.C., emitió lo que se conoce como Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas, que fue la base para que la Secretaría de
la Función Pública, en su Boletín B, estableciera las Normas Generales de
Auditoría Pública. Estas normas establecen las cualidades que deben reunir
los auditores internos gubernamentales, así como los requisitos que deben
observar en el desarrollo de sus actividades y en la presentación de sus
informes.
Las Normas Básicas de Auditoría Interna Gubernamental se agrupan en:
Normas personales
Normas sobre la ejecución del trabajo
Normas sobre el informe de auditoría y su seguimiento
Normas Personales. Estas normas establecen el ámbito y competencia de la
auditoría, así como las cualidades que debe reunir el personal encargado de
realizarlas.
Las normas correspondientes a este grupo son las siguientes:
Norma I. Independencia
En la planeación, ejecución, elaboración de informes de auditoría y demás
asuntos relacionados con la actividad profesional, el auditor público debe
mantener soberanía de juicio, ser autónomo y objetivo para proceder con
independencia, ser independiente desde el punto de vista organizacional y
mantener una actitud independiente.
Norma 2. Conocimiento técnico y capacidad profesional
El personal encargado de realizar funciones de auditoría pública debe poseer
en conjunto el conocimiento y la capacidad profesional necesarios.
De manera enunciativa mas no limitativa, el personal que realice auditorías
en dependencias y entidades de la administración pública federal deberá
cumplir con los siguientes requisitos:
Conocimiento de los métodos y técnicas aplicables a la Auditoría
Pública, así como la educación, capacitación y experiencia necesarias
para aplicar esos conocimientos en las auditorías a su cargo.
Conocimiento de los programas, actividades y funciones
gubernamentales y, en especial, los vinculados a la actividad de la
dependencia o entidad a la cual se adscribe.
Habilidad para comunicarse con claridad y eficacia;
Agilidad para desempeñar el trabajo de auditoría encomendado.
Norma 3. Cuidado y Diligencia profesionales
El debido cuidado y diligencia profesionales en la realización de la auditoría y
en la preparación del informe relativo, comprometen al auditor público a
acatar las reglas de ética profesional y al cumplimiento de las Normas
Generales de Auditoría Pública.
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar alerta ante la
probabilidad de irregularidades y sugerir oportunamente la adopción de
medidas tendientes a prevenir y reducir riesgos, daños, dispendio o
desperdicio de recursos; así como mejorar la oportunidad, suficiencia,
utilidad y confiabilidad de la información financiera y operativa e
incrementar la eficiencia operativa de las actividades.
La calidad del trabajo de la auditoría y los informes correspondientes
dependerá del grado en que:
El alcance de la auditoría y la metodología, las pruebas y demás
procedimientos que se apliquen en ella, sean adecuados y permitan
tener una seguridad razonable de que cumplirán sus objetivos.
Los hallazgos y conclusiones estén basados en una evaluación objetiva
de la evidencia pertinente.
Los hallazgos y las conclusiones que se presenten en los informes estén
plenamente fundados en evidencia suficiente, competente y relevante
que se haya obtenido o preparado en el curso de la auditoría; dichos
hallazgos y conclusiones deberán ser atendibles.
Se supervise el trabajo realizado, los juicios formulados durante la
auditoría y el informe respectivo.
Normas sobre la ejecución del trabajo. Estas normas determinan las bases
sobre las que deben actuar los auditores en la ejecución del trabajo.
Norma 4. Planeación
Previamente a la ejecución del trabajo de auditoría, el auditor deberá realizar
una investigación para definir sus objetivos, alcances, procedimientos,
recursos, tiempos y oportunidad de los mismos, precisándolos en su
programa de trabajo.
Previo a la ejecución del trabajo de auditoría, el auditor público debe llevar a
cabo una investigación previa que le permita identificar áreas donde va a
practicar auditoría, así como obtener información que habrá de utilizarse en
la planeación. Los aspectos más importantes a considerar en esta
investigación varían de acuerdo con las actividades y características de las
dependencias o entidades a revisar; no obstante lo anterior, se pueden
mencionar los siguientes:
Reputación de la dependencia o entidad y la de sus principales
funcionarios.
Experiencia anterior (antecedentes), en cuanto a posible existencia de
transacciones de naturaleza delicada, errores, irregularidades o actos
ilegales.
Naturaleza y complejidad de los controles internos.
Funcionamiento del órgano de control interno y del Comité de Control
y Auditoría.
Conocimiento y estudio de principales disposiciones legales aplicables.
Análisis y evaluación de principal información financiera, presupuestal
y operativa.
Estados financieros comparativos
Estado del ejercicio presupuestario
Informes de avance en el cumplimiento de metas y objetivos.
Estadísticas de ventas y/o prestación de servicios
Tendencias operativas, económicas y financieras.
Cambios en sistemas de personal y organización.
Opinión y carta de sugerencias del auditor externo
Naturaleza y características de las áreas, operaciones, programas o
recursos sujetos a revisión.
La planeación de la auditoría debe incluir, básicamente:
La naturaleza y alcance del examen
Los procedimientos y técnicas a utilizar.
La oportunidad con que deben aplicarse los procedimientos de la
auditoría.
Período a cubrirse
Asignación y utilización del personal
La explicación del trabajo a realizar
Determinar los papeles de trabajo que se requieren
Fechas estimativas del inicio y término de cada fase
La presentación y contenido del informe
Coordinación con otras áreas revisoras
Norma 5. Examen y evaluación de los sistemas de control
El auditor público deberá efectuar un adecuado examen de control interno
operativo y contable establecido..
La administración es responsable de implementar un sistema eficaz de
control interno operativo y contable, que comprenda el plan de organización,
así como los métodos y procedimientos instituidos por la administración para
asegurarse de que se cumplirán sus metas y objetivos con criterios de
economía, eficiencia, eficacia y efectividad; que los recursos se emplearán de
conformidad con las leyes, reglamentos y políticas aplicables; que los
recursos estarán protegidos y a salvo de desperdicios, pérdida o mal uso, y
que se obtendrá información confiable, la cual habrá de revelarse
razonablemente en los informes.
La evaluación del sistema de control interno de la dependencia o entidad
determina el grado de confianza de los métodos y medidas adoptadas para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, lo cual permite establecer el tipo de auditoría, el
momento oportuno, la magnitud de la muestra y el detalle con el que debe
realizarse la revisión.
Norma 6. Supervisión del trabajo de auditoría
El personal debe ser cuidadosamente supervisado.
El directivo de mayor jerarquía en el órgano interno de control es
responsable de la supervisión del trabajo realizado por el mismo, sea que la
supervisión la realice de manera directa o que se auxilie de personal
capacitado para dichos efectos.
El personal que realiza la función de supervisión debe cerciorarse de que los
auditores entiendan claramente las tareas que se les asignen, el trabajo que
van a realizar y los resultados que esperan obtener. El grado de supervisión
depende del conocimiento técnico y desarrollo profesional del personal
supervisado y de la importancia de los aspectos auditados.
La supervisión deberá comprender, entre otros aspectos, lo siguiente:
La adecuada planeación de los trabajos
La ejecución del trabajo, conforme al programa de auditoría y a las
modificaciones autorizadas al mismo, aplicando los procedimientos y
técnicas con los alcances previstos
La correcta formulación de papeles de trabajo
La adecuada capacitación del personal, aclarando todas sus dudas y
resolviendo o apoyando la solución de problemas que se susciten
durante la auditoría
El debido respaldo de las observaciones y conclusiones
El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditoría
Los requisitos de calidad de los informes de auditoría en cuanto a
precisión, claridad y objetividad. Los informes deberán formularse en
términos constructivos y convincentes.
El cumplimiento de las Normas Generales de Auditoría Pública y de los
procedimientos de auditoría de aplicación general
Norma 7. Obtención de evidencia
El auditor público deberá realizar con la amplitud que estime necesaria, las
pruebas que le permitan obtener evidencia suficiente y competente que
fundamente objetiva y razonablemente sus conclusiones y recomendaciones.
La evidencia consiste en reunir los elementos de juicio que permitan soportar
objetivamente los resultados de la auditoría:
La evidencia es suficiente cuando el auditor llega a la convicción
de que el objetivo que persigue ha quedado debidamente
comprobado.
La evidencia es competente cuando las pruebas realizadas son
significativas para soportar los hechos importantes.
La evidencia es pertinente cuando los hechos, conclusiones y
recomendaciones tienen una relación lógica entre sí.
Norma 8. Papeles de trabajo
La evidencia se deberá soportar con papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son la evidencia de la labor realizada por el auditor y
constituyen el nexo entre la auditoría y el informe correspondiente. Como
regla general, los papeles de trabajo deben contener como mínimo.
Incluir el programa de auditoría y sus modificaciones por escrito, el
cual debe relacionarse debidamente con los papeles de trabajo por
medio de referencias.
Contener índices, referencias cruzadas de información, cédulas y
resúmenes adecuados.
Estar fechados y firmados por la persona que los preparó.
Estar firmados por un supervisor, como constancia de la labor en esta
materia.
Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar
debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la
naturaleza y alcance del trabajo realizado.
Ser comprensibles sin necesidad de explicaciones orales, además,
deberán ser completos, pero concisos.
Limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para
cumplir con los objetivos del trabajo encomendado.
Norma 9. Tratamiento de irregularidades
El auditor deberá prestar especial atención a aquellas transacciones o
situaciones que denoten indicios de irregularidades, haciéndolas del
conocimiento de las autoridades competentes.
El adecuado conocimiento de la naturaleza y particularidad de las
operaciones facilitan al auditor la identificación de indicadores de
irregularidades. Cuando se manifiesten tales indicadores, el auditor está
obligado a ampliar el alcance de los procedimientos necesarios a fin de
precisar la existencia de la irregularidad y soportar las acciones legales
correspondientes.
En el caso de que la irregularidad implique un acto ilícito, el auditor deberá
comunicarlo a sus superiores correspondientes para recibir instrucciones
pertinentes.
Normas sobre el Informe de auditoría y su seguimiento. Estas normas
definen los aspectos que debe observar el auditor para emitir las
observaciones, conclusiones y recomendaciones que resulten de su examen.
Las normas correspondientes a este campo son las siguientes:
Norma 10. Informe de Auditoría
Al término de cada intervención, el auditor presentará a la autoridad
competente, por escrito y con su firma, un informe acerca de la auditoría
practicada.
El informe de auditoría es el resultado final de todo el proceso de la
auditoría. Por tal motivo, dicho informe debe incluir las situaciones
detectadas, el origen de las mismas, así como las conclusiones y las
recomendaciones pertinentes. Además, deben observarse, entre otros, los
siguientes aspectos:
Los hechos deben ser revelados en forma objetiva, es decir, imparcial y
profesionalmente sin ocultar o desvirtuar información que pueda
inducir a error o a la toma de decisiones inadecuadas.
Los informes deben ser concisos y precisos, es decir, deben incluir
únicamente la información necesaria sin hacer uso de detalles
excesivos que sólo confunden al lector.
El enfoque del informe debe ser lo más positivo y constructivo que sea
posible, dándole mayor relevancia a las sugerencias o
recomendaciones, que a los aspectos negativos que se observaron.
Debe jerarquizarse la presentación de la información en función de la
importancia de las observaciones y conclusiones.
Los resultados significativos que se obtengan en el curso de la auditoría
deben presentarse oportunamente durante su ejecución y/o al final de la
misma. Como parte del proceso de auditoría debe presentarse a los
funcionarios responsables un informe previo sobre las observaciones del
auditor, con el fin primordial de convencerlos de que sus conclusiones y
recomendaciones son pertinentes o, en su caso, para que dichos funcionarios
proporcionen evidencia, aportando la documentación o información que no
haya sido proporcionada al auditor en el desarrollo de su trabajo.
Esta discusión permite eliminar del informe algunas conclusiones que por
mala interpretación y/o desconocimiento de la operación, el auditor hubiere
juzgado equivocadamente. Este proceso sirve para que el informe definitivo
cuente con conclusiones y recomendaciones debidamente soportadas.
Cuando no exista coincidencia de opinión, el auditor está obligado a incluir
en su informe de manera constructiva y positiva las opiniones de los
funcionarios.
En términos generales, el informe de auditoría debe contener:
a) Naturaleza, alcance y objetivo del trabajo desarrollado.
b) Observaciones y recomendaciones a las situaciones encontradas.
c) Conclusiones generales.
d) Firma del titular del órgano interno de control.
Norma II. Seguimiento de Recomendaciones
El auditor hará el seguimiento de las acciones correctivas adoptadas como
resultado de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe
de la auditoría.
Siendo el propósito fundamental de la auditoría pública el coadyuvar a la
mejora en general de la administración pública, la verificación de que las
acciones correctivas y de mejora se llevan a la práctica, constituye una de las
principales responsabilidades de la función del auditor público.
Con objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto
deseado, es necesario que una vez que se hizo la recomendación y haya sido
autorizada por el funcionario correspondiente, el auditor realice el
seguimiento, para vigilar que éstas efectivamente se llevaron a la práctica a
tiempo y que los resultados que se obtuvieron fueron los deseados.
