UA10 - MICROSOFT ACCESS - Pautas 4

Carlos Mur

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1.-FORMULARIOS
Los formularios son plantillas que nos permiten registrar los datos de una forma más lógica,
hacen que sea más fácil ver u obtener los registros. O mejor dicho, es la herramienta que
sirve para introducir, modificar y presentar la información almacenada en una o más tablas
de una base de datos

El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios
agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son
varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos
formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen varias formas de crearlos

1. Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access mediante un

asistente.
2. Crear un formulario en blanco en Access.
3. Crear un formulario dividido en Access o con subformulario…
4. Crear un formulario de navegación a través de Access.

Podemos aseverar que es mucho mejor comenzar de cero con un formulario en blanco de
Access para poder conocer todas y cada una de sus características.
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2.-CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE UNA TABLA
Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de
navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario. Comprobaremos que se crea un formulario de forma
automática.

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3.-CREAR UN FORMULARIO A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Podemos crear un formulario a través de unas “propuestas” de plantilla que nos indica
Access. Para tal fin, es necesario seleccionar la tabla y darle a la opción “Asistente para
Formularios”. Seleccionaremos la tabla o tablas y sus campos en la ventana de la derecha.

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3.-CREAR UN FORMULARIO A TRAVÉS DEL ASISTENTE
Ahora indicaremos qué plantilla seleccionamos de las propuestas y finalizaremos el asistente.

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3.-CREAR UN FORMULARIO EN BLANCO
Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear,
haz clic en Formulario en blanco o también Diseño del Formulario. Access abre un formulario
en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos en la derecha de la
pantalla. Una vez colocados los campos se hace indispensable acceder a la opción de Diseño
del Formulario. Aquí modificaremos los anchos, altos, colocación de campos, encabezados y
pies sobre el diseño del formulario.

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3.-CREAR UN FORMULARIO EN BLANCO
En el ejemplo hemos seleccionado un formulario para dos tablas relacionadas, es decir,
hemos generado un formulario en blanco con un subformulario. La tabla principal es
trabajadores y la secundaria es nómina (titulación). Por este motivo es tan fundamental
relacionar tablas previamente.

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3.-CREAR UN FORMULARIO EN BLANCO
En la parte inferior encontramos el registro 2 de 20 del formulario/tabla principal y , un poco
más arriba, en la tabla, registro 1 de 1 del formulario/tabla secundaria.

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4.-DISEÑO DE CONSULTAS CON HOJA DE PROPIEDADES
En las propiedades del tabla pueden mejorarse en la hoja de propiedades. Por ejemplo puede
salir un desplegable o Cuadro de Lista/Combinado para no tener que imputar los datos.

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5.-DISEÑO DE CONSULTAS CON EN FORMULARIO
Al generar automáticamente un formulario podemos hacer referencia a un campo cuyas
propiedades son Cuadro de Lista/Combinado para no tener que imputar los datos.

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6.-INSERTAR IMÁGENES AL FORMULARIO
Al crear una tabla, deberemos añadir un campo de tipo datos adjuntos denominado IMAGEN.
Al generar un formulario automático de esa tabla podremos visualizarla de la siguiente forma:

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ACTIVIDAD1 – INDIVIDUAL
Diseña una BB.DD. denominada Recursos Humanos o RRHH.

ü La tabla de Trabajadores contendrá, al menos, los siguientes campos:

Código de Empleado (autonumérico), Nombre, Sexo, Cargo, Departamento,
Comunidad Autónoma o CCAA, Fecha de Ingreso (fecha), Sueldo (numérico), Proactivo
(si/no), Evaluación 1-5 (numérico) e Imagen (datos adjuntos)

ü La tabla de CCAA contendrá todas y cada una de las Comunidades autónomas y será
relacionada con el campo CCAA de la tabla trabajadores.

ü La tabla DEPARTAMENTOS contendrá los siguientes departamentos: RRHH, FINANZAS,

LOGÍSTICA, DIRECCIÓN, PRODUCCIÓN, MARKETING Y COMERCIAL. Se relacionará con
la tabla de Trabajadores y el campo Departamento.

ü Se creará una consulta con todos los campos de la tabla de Trabajadores, añadiendo
un campo IRPF, otro TIPO (de IRPF) , otro SSOCIAL y un cuarto de NETO (formula será
sueldo-irpf-ssocial). El campo TIPO será de tipo Cuadro de Lista Tabla Consulta en la
que se añadirán 3 tipos de IRPF a elegir en la consulta (7%, 15%, 20%)

ü Finalmente se creará un formulario de la consulta Trabajadores. En el que se mostrará

la imagen del trabajador, los campos y cálculos realizados (trabajadores) 12
GLOSARIO DE TÉRMINOS
CAMPO: en el argot informático, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato
en particular. En bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se
puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir
campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los
campos son llamados celdas.

REGISTRO: representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.

En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y
columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y
todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de
registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a
cada registro un campo clave para su búsqueda.

SGBDR: las siglas significan Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales, es decir, un
sistema en el que se relacionan varias tablas de una base de datos.

CLAVE PRINCIPAL: campo o conjunto de campos único, que identifican exclusivamente cada
registro almacenado. Por ejemplo el NIF de una persona. 13
REFERENCIAS DOCUMENTALES
ü Aula Click – “Crear Formularios” - 2016
https://www.youtube.com/watch?v=MB48IM9f9mI

ü Microsoft - “Crear un formulario en Access” - 2018

https://support.office.com/es-es/article/crear-un-formulario-en-access-5d550a3d-
92e1-4f38-9772-7e7e21e80c6b

ü Microsoft - “Crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro

combinado” - 2018
https://support.office.com/es-es/article/crear-una-lista-de-opciones-con-un-cuadro-
de-lista-o-un-cuadro-combinado-70abf4a9-0439-4885-9099-b9fa83517603

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RESULTADOS DE APRENDIZAJE

“Utiliza sistemas de gestión de bases de datos adaptadas a las necesidades que se planteen
en el tratamiento de la información administrativa, aplicando las opciones avanzadas”

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