Servicios Básicos Secretariales y de Recepción
Actividad 2 del Módulo 4
Valor total 40 puntos
Valor: 10 puntos
Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.
Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes preguntas:
1. Concepto de archivar
Archivar se refiere al proceso de organizar y almacenar documentos, registros u otros tipos de
información de manera sistemática y ordenada, con el fin de facilitar su recuperación y consulta en el
futuro. El archivar implica asignar a cada documento un lugar específico dentro de un sistema de
archivo, utilizando técnicas de clasificación y catalogación adecuadas.
2. Concepto de documento
Un documento es cualquier tipo de registro escrito, impreso, electrónico o visual que contiene información
significativa y que puede ser utilizado como evidencia o referencia. Los documentos pueden ser de
diversos tipos, como cartas, informes, facturas, contratos, fotografías, videos, correos electrónicos, entre
otros.
3. Mencione las funciones del archivo
Las funciones del archivo incluyen:
• Almacenamiento seguro y organizado de documentos y registros.
• Facilitar la recuperación rápida y eficiente de la información cuando sea necesario.
• Preservar la memoria institucional y documentar la actividad pasada.
• Apoyar la toma de decisiones proporcionando datos e información histórica.
• Cumplir con requisitos legales y normativos relacionados con la conservación y
disposición de documentos.
• Facilitar la gestión y administración eficiente de los recursos de la organización.
4. Clasificar un documento significa
Clasificar un documento implica categorizarlo o asignarle una categoría específica dentro de un
sistema de clasificación predefinido. Esto se hace con el fin de organizar los documentos de
manera lógica y coherente, facilitando su almacenamiento y recuperación posterior. La
clasificación puede basarse en diversos criterios, como el tema, la fecha, el tipo de documento, el
departamento responsable, entre otros.
5. Enumere las clases de archivos y explique cada uno de ellos
• Archivos Administrativos: Contienen documentos relacionados con las actividades administrativas
de una organización, como correspondencia, informes, memorandos, políticas, procedimientos,
entre otros. Estos archivos son utilizados por el personal administrativo para llevar a cabo las
operaciones diarias de la organización.
• Archivos Históricos: Almacenan documentos que tienen un valor histórico significativo para una
organización, una comunidad o una sociedad en general. Estos documentos pueden incluir
registros históricos, documentos gubernamentales, archivos personales de figuras importantes,
fotografías, mapas, etc. Los archivos históricos preservan la memoria colectiva y son utilizados
para la investigación y la preservación del patrimonio cultural.
• Archivos Digitales: Consisten en documentos electrónicos que se almacenan y gestionan en
formatos digitales, como archivos de texto, imágenes, videos, correos electrónicos, bases de
datos, etc. Los archivos digitales permiten un acceso rápido y fácil a la información, así como su
distribución y copia segura. Son utilizados cada vez más en entornos empresariales y
gubernamentales debido a su eficiencia y facilidad de gestión.
• Archivos Médicos: Contienen registros de salud de pacientes, incluyendo historias clínicas,
resultados de pruebas médicas, informes de diagnóstico, prescripciones, entre otros. Los archivos
médicos son confidenciales y están sujetos a regulaciones estrictas en cuanto a su acceso,
almacenamiento y protección para garantizar la privacidad y confidencialidad de la información
médica del paciente.
Valor: 30 puntos
Objetivo: Clasificar documentos, según procedimientos establecidos.
Ejercicios prácticos organización y archivo
1. Identifica la palabra, ordena cada uno de estos nombres en orden
alfabético.
Beatriz Rodríguez Mesón
Laura Serrano Martínez
Camila Daroqui
Eduardo Gato Sandoval
Eduardo Gato Sandoval
Ricardo León Bals
Fermín Acosta Iglesias
Fermín Acosta Iglesias
Francisco Serrano
Jean Jacques Duprat
Jean Jacques Duprat
Beatriz Rodríguez Mesón
Laura Serrano Martínez
Zun Wen
Liza Depierre
Liza Depierre
Ricardo León Bals
Francisco Serrano
Zun Wen
Camila Daroqui
2. Ordena alfabéticamente los siguientes Nombre de Empresas:
Super Mercado Óle Barroso e Hijos, S.L.
José Ignacio Madrid Cafetería Belada
Hermanos de Pablo Frutería Bilbao
Frutería Bilbao Grupo Ramos, SRL.
Grupo Ramos, SRL. Hermanos de Pablo
Restaurante La Pezca de Oro José Ignacio Madrid
Poticler, S. A. Poticler, S. A.
Barroso e Hijos, S.L. Restaurante La Pezca de Oro
Zapatería Podrirá Super Mercado Óle
Cafetería Belada Zapatería Podrirá
3. Ordena los siguientes códigos alfanuméricos:
1. SE/25
1. AL/16
2. AL/26
2. AL/22
3. AL/22
3. AL/23
4. LA/15
4. AL/26
5. SE/55
5. CBL/14
6. DLG/12 6. CDL/14
7. CDL/15 7. CDL/15
8. DLG/63 8. CDF/33
9. JLG/22 9. DLG/12
10. CBL/14 10. DLG/24
11. CDL/14 11. DLG/33
12. DLG/33 12. DLG/63
13. JLF/21 13. JLF/21
14. CDF/33 14. JLG/22
15. DLG/24 15. LA/13
16. AL/16 16. LA/15
17. LA/16
17. SE/20
18. SE/20
18. LA/13
19. SE/25
19. AL/23
20. SE/55
20. LA/16
