FUNCION NOTARIAL

 DEFINICIÓN:
Es el quehacer del notario, es decir, la actividad que por disposición legal puede desarrollar. Conforme la
legislación nacional el notario es por excelencia un dador de fe. Un fedatario.

 FE PUBLICA Y FE NOTARIAL:
La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario y a lo que éste
exprese respeto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos
que la ley establece.

 CONCEPTO DE JOSE MARIA Y SOLER

Fe pública es la garantía para el estado de que determinados hechos que interesan al derecho son ciertos.

 ¿QUE EFECTOS PRODUCE LA FE NOTARIAL?

Es una investidura que otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo que éste
exprese respecto de los hechos percibidos por él en ejercicio de sus funciones, en los casos y en los requisitos
que la ley establece; esa investidura le produce autenticidad y fuerza al instrumento y al negocio.

EL NOTARIO COMO SUJETO DE LA FUNCION NOTARIAL

 EL NOTARIO:
El notario o escribano público es un particular con estudios en derecho cuya intervención otorga carácter
público a los documentos privados y los autoriza a tal fin con su firma. Es un testigo de fe o fedatario público
que garantiza la legitimidad de los documentos en los que interviene y proporciona a los ciudadanos la
seguridad jurídica en el ámbito extrajudicial. Sus actos se hallan investidos de presunción de verdad, está
habilitado por las leyes y reglamentos para conferir fe pública de los contratos y actos extrajudiciales.

 VINCULACIÓN DE LOS NOTARIOS AL SERVICIO: (Ley 588 del 2000)

- PROPIEDAD E INTERINIDAD:
Los notarios en propiedad serán nombrados mediante concursos de méritos. En caso de vacancia, sino hay lista
vigente de elegibles se pueden designar por el nominador notarios en interinidad, mientras el organismo
competente realiza el respectivo concurso; de misma forma procederá cuando el concurso sea declarado
desierto.

 DURACION DE LA INTERINIDAD:
Los notarios interinos desempeñarán sus funciones notariales mientras no se convoque a concurso abierto y se
realice la designación correspondiente producto del mismo, sin perjuicio de su desvinculación por retiro forzoso
o por faltas cometidas en el desempeño de sus funciones de conformidad con las disposiciones vigentes.
(Decreto 1300 de 1998 artículo 1)

 LISTA DE ELEGIBLES:
Los notarios serán nombrados por el gobierno, de la lista de elegibles que le presente el organismo rector de la
carrera notarial; la lista de elegibles tendrá una vigencia de dos años.

 AUTONOMIA DE LOS NOTARIOS:

El notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes prestará su asesoría y consejos a todos los
otorgantes en actitud conciliadora.

 REQUISITOS:
Para ser Notario en Colombia, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en
ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.

 NOTARIO DE PRIMERA CATEGORIA:

Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un
término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis
años, o la profesión por diez años a lo menos.
No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de Registrador en un Círculo de
dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.

 NOTARIO DE SEGUNDA CATEGORIA:

Ser abogado titulado y haber sido Notario durante dos años, o ejercido la judicatura, o el profesorado
universitario en derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco
años, o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años.
No siendo abogado, haber ejercido el cargo en Círculo de igual o superior categoría durante seis años, o en uno
de inferior categoría por un término no menor de nueve años.

 NOTARIO DE TERCERA CATEGORIA:

Ser abogado titulado
No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza
secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener
experiencia judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.

 RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS:

Los notarios responden entre otros aspectos por:
La regularidad formal de los instrumentos que realizan, pero no de la veracidad de las declaraciones.
Los notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen los usuarios del servicio por
culpa o dolo en la prestación del servicio.
Los notarios responden disciplinariamente independientemente de la responsabilidad civil que le pueden
corresponder.
El notario responde por la suma que deba aportar, por las cuotas o aportes que deba pagar el.

 CAUSALES DE PERDIDA DEL CARGO:

- Por aceptación de la renuncia.
- Por ejercer otro cargo público. Sin embargo, quienes ejerzan Notaría en propiedad no la perderán
cuando fueren designados interinamente o por encargo para alguno en la Rama Jurisdiccional o en el
Ministerio Público, o en otra Notaría o en Oficina de Registro.
- Por no presentarse el Notario a desempeñarlo, vencido el término de la licencia que se le haya
concedido.
- Por destitución decretada en providencia firme.

 RETIRO FORZOSO:
La edad máxima para el retiro del cargo de las personas que desempeñen funciones públicas será de setenta
(70) años. Una vez cumplidos, se causará el retiro inmediato del cargo que desempeñen sin que puedan ser
reintegradas bajo ninguna circunstancia. (Art. 1° ley 1821 de 2016)
No aplica a cargos de elección popular.

 ¿QUIEN VIGILA A LOS NOTARIOS Y QUE VIGILA?

La vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio de Justicia, por medio de la Superintendencia de
Notariado y Registro.
La vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se
levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el
visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.
La vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el
examen de la conducta de los Notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes con la honestidad,
rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.

 FORMAS DE HACER LA VIGILANCIA:

La vigilancia se hará por medio de actas: generales y especiales.
- Las generales se practicarán a cada Notaría por lo menos una vez al año, y tiene por finalidad establecer
la asistencia de los Notarios al Despacho, la localización, presentación y estado de las oficinas y sus
condiciones de comodidad para el público, la presentación personal del Notario y su atención a los
usuarios del servicio, y comprobar el orden, actualidad, exactitud y presentación de los libros y archivos.
- Las visitas especiales se practicarán cuando así lo disponga la Superintendencia de Notariado y
Registro, para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio tenga noticia, o para verificar
hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales.

 SANCIONES A LOS NOTARIOS:

A los notarios que incurran en las faltas enumeradas en el Capítulo precedente, se les aplicará según la gravedad
de la infracción, los antecedentes y lo dispuesto expresamente en la Ley, una de estas sanciones:
1. Multa.
2. Suspensión.
3. Destitución.

LAS ESCRITURAS PUBLICAS

 DEFINICION:
La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario,
con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento
consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.

 OBJETO DE LA ESCRITURA PUBLICA:

Cuando el Notario redacte el instrumento, deberá averiguar los fines prácticos y jurídicos que los otorgantes se
proponen alcanzar con sus declaraciones, para que queden fielmente expresados en el instrumento; indicará el
acto o contrato con su denominación legal si la tuviere, y al extender el instrumento velará porque contenga los
elementos esenciales y naturales propios de aquel, y las estipulaciones especiales que los interesados acuerden o
indique el declarante único, redactado todo en lenguaje sencillo, jurídico y preciso.

 ACTOS QUE REQUIEREN SOLEMNIDAD:

Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes
inmuebles, y en general aquellos para los cuales la Ley exija esta solemnidad.

 ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA:

La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la
versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento
extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos
pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.

 IDIOMAS DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS:

Los instrumentos notariales se redactarán en idioma castellano. Cuando los otorgantes no lo conozcan
suficientemente, serán asesorados por un intérprete que firmará con ellos, y de cuya intervención dejará
constancia el Notario.

 MEDIOS EN LOS QUE SE EXTIENDE LA ESCRITURA PUBLICA:

Las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, en caracteres claros y procurando su
mayor seguridad y garantizando su perduración. Se realizarán en forma continua y sin dejar espacios libres o en
blanco, escribiendo en todos los renglones o llenando los vacíos con rayas u otros trazos que impidan su
posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas
del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.

 CANTIDADES Y REFERENCIAS NUMERICAS Y NUMERACION DE LAS ESCRITURAS:

CANTIDADES Y REFERENCIAS NUMÉRICAS: Las cantidades y referencias numéricas se expresarán en
letras, y entre paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes. En caso de disparidad prevalecerá lo escrito en
letras.
NUMERACIÓN DE LAS ESCRITURAS ORIGINALES: Las escrituras originales o matrices se escribirán
en papel autorizado por el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse, se indicarán los números
distintivos de las hojas empleadas, si los tuvieren.

 NUMERACIÓN DE ORDEN:
La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponda expresado en letras y cifras numerales. Se
anotarán el Municipio, Departamento y República, el nombre y apellidos del Notario o de quien haga sus veces
y el Círculo que delimita su función.
Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo durante cada año calendario. Con ellas se
formará el protocolo con el número de tomos que sea aconsejable para seguridad y comodidad de la consulta.

 ACTOS ABSOLUTAMENTE NULOS:

El notario no autorizará el instrumento cuando quiera que por el contenido de las declaraciones de los
otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos directamente por él, llegue a la
convicción de que el acto sería absolutamente nulo por razón de lo dispuesto en el artículo 1504 del Código
Civil.

 LA COMPARECENCIA:

- IDENTIFICACIÓN DE COMPARECIENTES: La identificación de los comparecientes se hará con

los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de
urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros
documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso,
exigirá también la tarjeta militar.
- GENERALES DE LEY: En la escritura se consignarán el nombre, apellido, estado civil, edad y
domicilio de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además, la clase de ésta y los
datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas
jurídicas tal como corresponda según la Ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza.
- EDAD DE LOS OTORGANTES: Cuando se trate de personas mayores no será necesario indicar sino
esta circunstancia sin expresar la edad. El número de años cumplidos se anotará sólo cuando se trate de
menores adultos, o de adoptantes y adoptados en las escrituras de adopción.
- CONSTITUCION DE GRAVAMENES: Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre
él, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, caso de ser o haber sido
casado.
- REPRESENTACIÓN: En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que
ejerce y presentará para su protocolización los documentos que la acrediten. Si se trata de funcionarios
 públicos que representen al Estado, los Departamentos, Intendencias, Comisarías o Municipios se
indicará el cargo, y cuando sean necesarios se protocolizarán los documentos de autorización.

 LAS ESTIPULACIONES:
- REDACCIÓN: Las declaraciones de los otorgantes se redactarán con toda claridad y precisión de
manera que se acomoden lo más exactamente posible a sus propósitos y a la esencia y naturaleza del
acto o contrato que se celebra y contendrán explícitamente las estipulaciones relativas a los derechos
constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, y al alcance de ellos y de las obligaciones que los
otorgantes asuman.
- IDENTIFICACIÓN DE INMUEBLES: Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen o
limitación se identificarán por su cédula o registro catastral si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el
paraje o localidad donde están ubicados, y por sus linderos. Siempre que se exprese la cabida se
empleará el sistema métrico decimal.
- TITULO DE ADQUISICIÓN: Será necesario indicar precisamente el título de adquisición del
declarante que dispone del inmueble o que lo grava o afecta, con los datos de su registro. Si el
disponente careciere de título inscrito, así lo expresará indicando la fuente de donde pretende derivar su
derecho.
- LIMITACIONES DEL DOMINIO: El disponente está en el deber de manifestar la existencia de
gravámenes, derechos de usufructo, uso y habitación, servidumbres, limitaciones o condiciones y
embargos o litigios pendientes, y en general, toda situación que pueda afectar al inmueble objeto de su
declaración o los derechos constituidos sobre él, y si lo posee materialmente.
- ESTIMACIÓN DEL VALOR: El precio o la estimación del valor de los bienes o derechos objeto de
las declaraciones se expresarán en moneda colombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a
monedas extranjeras, se establecerá su equivalencia en moneda nacional según las normas vigentes
sobre el particular.

 OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN:

- LECTURA DE LA ESCRITURA PÚBLICA: Extendida la escritura será leída en su totalidad por el

Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por estos, quienes podrán aclarar, modificar o
corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentamiento. De lo ocurrido se dejará
testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación.
- LECTURA PARA DISCAPACITADOS: Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por
ellas mismas, y sí de ciegas, únicamente por el Notario.
- INSCRIPCIÓN DEL ACTO: El Notario hará a los otorgantes las advertencias pertinentes según el
acto o contrato celebrado, principalmente la relacionada con la necesidad de inscribir la copia en el
competente registro dentro del término legal.
- FIRMAS: La escritura concluirá con las firmas autógrafas de los otorgantes y de las demás personas
que hayan intervenido en el instrumento. Si alguna firma no fuere completa o fácilmente legible se
escribirá, a continuación, la denominación completa del firmante.
- FIRMA AL RUEGO: Si alguno de los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será
suscrito por la persona a quien él ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e identificación se anotarán en la
escritura. El otorgante imprimirá a continuación su huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito
con indicación de cuál huella ha sido impresa.
- CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FORMALES: El Notario autorizará el instrumento una vez
cumplido todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes,
suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar.
- ¿Y SI NO FIRMAN EL INSTRUMENTO? Cuando algún instrumento ya extendido dejare de ser
firmado por alguno o algunos de los declarantes y no llegare a perfeccionarse por esta causa, el Notario,
sin autorizarlo, anotará en él lo acaecido.
  COMPROBANTES FISCALES:

- COMPROBANTES FISCALES: Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados en
el momento de solicitar el servicio notarial. Los Notarios tienen prohibido extender instrumentos sin que
previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales exigidos por la Ley para la
prestación de servicios notariales. Aunque dichos instrumentos no sean numerados, fechados ni
autorizados inmediatamente con la firma del notario.
- COMPROBANTES FISCALES AGREGADOS A LA ESCRITURA PÚBLICA: Los comprobantes
fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por
un Notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la
escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los
comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor
se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos estos
datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse.

 CANCELACIÓN DE LAS ESCRITURAS:

- CANCELACIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA. La cancelación de una escritura puede hacerse por

declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de Ley.
- ACUERDO PRIVADO: El otorgante o los otorgantes de una escritura pueden declararla cancelada o
sin efecto por decisión individual o por mutuo acuerdo según el caso, en una nueva escritura, con todos
los requisitos legales, siempre que la retractación o revocación no esté prohibida.
- CANCELACIÓN JUDICIAL: La cancelación decretada judicialmente se comunicará al Notario que
conserva el original de la escritura cancelada mediante exhorto, que ha de contener la transcripción
textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de la providencia, y que será
protocolizado directamente por el interesado.
- EXTINCIÓN DE LAS OBLIGACIONES: La extinción de las obligaciones que consten en escritura
pública se producirá por los medios extintivos contemplados en la Ley; la cancelación de los
instrumentos en que consten las obligaciones, se hará de la manera estatuida en el presente capítulo.
- CANCELACIÓN DE GRAVÁMENES O LIMITACIONES: La cancelación de gravámenes o
limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública, se hará por el titular del derecho, en
otra escritura.
- CANCELACIÓN DE HIPOTECAS: Cuando se trate de cancelación de hipotecas, bastará la
declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito. Quien actúe como causahabiente en el
crédito o como representante del acreedor deberá comprobar su calidad de tal con los documentos
pertinentes, de los cuales ser hará mención en el mismo instrumento, bajo la fe del Notario.

INVALIDEZ Y SUBSANACIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES

ACTOS NOTARIALES INVALIDOS

 NULIDAD DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS:

Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos
esenciales en los siguientes casos:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente
o por representación.
3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido.
4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los
comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus
representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto
de las declaraciones.

 INEXISTENCIA:
El instrumento que no haya sido autorizado por el Notario no adquiere la calidad de escritura pública y es
inexistente como tal, pero si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes
de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con
conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo.

 CORRECCIÓN DE ERRORES ANTES DE LA FIRMA:

Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán
subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio
pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre
comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado.
Podrá también hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la
salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero
si éste ya se hallare suscrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por
todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las
expresiones originales.

 CORRECCIÓN DE ERRORES DESPUES DE LA FIRMA:

Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en
instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el
instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.

 ERRORES ARITMETICOS Y NUMERICOS:

Los errores puramente aritméticos podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan
se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en
sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados previamente.

 ERROR EN LA IDENTIFICACION DE INMUEBLE:

Si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o
registro catastral, podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular
del derecho, si de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos
antecedentes apareciere el de manifiesto. De igual modo se procederá si el error se cometiere en relación con los
nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, considerando los documentos de identificación anotados en el
mismo instrumento.
 OTROS ERRORES:
De la misma manera prevista en el punto precedente podrá corregirse el error en la cita de los títulos
antecedentes y sus inscripciones en el Registro, si fuere posible establecerlo con precisión mediante certificado
actual del Registrador y éste se protocoliza.

 RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA PERDIDA O DESTRUÍDA:

Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de
preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario
colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que
reemplaza al original.
Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en
testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo
formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.