CRONOGRAMA
¿QUE ES?
ES UNA HERRAMIENTA UTILIZADA PARA LA
PLANIFICACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE PROYECTOS.
ESTE RECURSO ESTABLECE LOS TIEMPOS IDEALES
ESPERADOS PARA LA REALIZACIÓN DE CADA TAREA,
EVITANDO DEMORAS Y FAVORECIENDO QUE LAS
ACTIVIDADES SE EJECUTEN DENTRO DEL PERIODO
ESTABLECIDO.
OBJETIVO
• PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE DEBEN REALIZARSE.
• ORGANIZAR ESTAS ACTIVIDADES EN ORDEN CRONOLÓGICO, ESTABLECIENDO FECHAS DE
INICIO Y FIN DE CADA UNA.
• DEFINIR LA DURACIÓN DE CADA TAREA, CONSIDERANDO LA RELACIÓN DE DEPENDENCIA
ENTRE ELLAS.
• ESTABLECER PLAZOS INTERMEDIOS PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO.
• IDENTIFICAR POSIBLES RIESGOS Y ANTICIPARSE A LOS PROBLEMAS, MINIMIZANDO LOS
IMPACTOS NEGATIVOS EN EL AVANCE DEL PROYECTO.
• EVITAR RETRASOS Y MANTENER EL PROYECTO DENTRO DEL PRESUPUESTO ESTABLECIDO.
• FACILITAR LA COMUNICACIÓN Y LA COORDINACIÓN ENTRE LOS MIEMBROS DEL PROYECTO,
TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS.
• PERMITIR QUE TODO EL MUNDO TENGA UNA VISIÓN GENERAL DE LAS TAREAS QUE DEBEN
REALIZARSE Y CUÁNDO DEBEN COMPLETARSE.
1. CREAR UN INFORME DEL
PROYECTO
El primer paso para la creación de un cronograma de actividades es la realización de
un informe. Sirve como hoja de ruta y es una forma de explicar el propósito, los
objetivos, los hitos y la visión del proyecto en general. Debe responder a:
• ¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?
• ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles son sus
roles?
• ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?
• ¿Cuáles son los hitos clave del proyecto?
Ejemplo:
Somos responsables de la planificación de la cena de fin de año del hospital. El objetivo personal para
el evento es ser lo más organizado, productivo y eficiente posible.
• ¿Cuáles son los objetivos del proyecto, tanto internos como externos?
El objetivo interno es planificar una cena de fin de año con menos de $2millones. El objetivo externo es
lograr una tasa de confirmación de asistencias del 80 %.
• ¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto?
Los participantes internos son los que conforman el comité de planificación del evento (Micaela y
Yamila), el jefe del hospital y el equipo de Marketing. En cuanto a los externos, entre los participantes
deben estar incluidos todos los clientes actuales y algunos proveedores (la empresa de catering, el
proveedor del sitio del evento, etc.).
• ¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?
La planificación del proyecto se inicia el 1 de abril y el evento tendrá lugar el 25 de septiembre.
• ¿Qué tareas de un proyecto deberían considerarse hitos?
Publicar la página para las inscripciones, confirmar el lugar y contratar algunos proveedores específicos.
2. HACER UNA LISTA DE LAS TAREAS
PENDIENTES
Para que el cronograma de actividades del proyecto sea perfecto, debemos crear
una lista de todo lo que necesitamos que suceda durante el proceso de planificación
del proyecto. En esta lista deben estar todas las tareas que sirvan de ayuda para
finalizar el proyecto a tiempo y según lo presupuestado.
Ejemplo:
◦ Escribir un plan del evento Para que elegir el catering sea menos
abrumador, lo dividimos en tareas más
◦ Finalizar el presupuesto concretas:
◦ Confirmar el sitio del evento ◦ Crear una lista de los posibles proveedores
◦ Elegir el catering de catering
◦ Elegir la temática del evento ◦ Obtener los presupuestos de todos los
proveedores de catering
◦ Preparar una página para confirmar las
asistencias ◦ Comparar los presupuestos y los menús
◦ Enviar invitaciones ◦ Reunirse con los principales seleccionados
◦ Publicitar el evento ◦ Elegir el proveedor del catering
◦ Hacer el pedido del material promocional ◦ Cerrar el contrato
◦ Probar audio y video
◦ Terminar las presentaciones
◦ Día dedicado a la lista de verificación
3. CALCULAR EL TIEMPO QUE
TOMARÁ CADA PASO
Una vez que contemos con una lista completa de todos las tareas del proyecto,
asignaremos la cantidad de tiempo que llevará finalizarlos. Cuando lo hagamos hay
que buscar el equilibrio entre darle al equipo el tiempo suficiente para que pueda
finalizar las tareas y mantenerlo dentro del marco global de tiempo. En cuanto
sepamos cuánto tiempo tomará cada tarea, podremos planificar y ordenar la
secuencia de todas las tareas como es debido para crear una hoja de ruta del
proyecto, que es lo que finalmente veremos en el cronograma de actividades.
Ejemplo:
Elegir el catering
• Crear una lista de los posibles proveedores de catering (1 semana)
• Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering (3 semanas)
• Comparar los presupuestos y los menús (1 semana)
• Reunirse con los principales seleccionados (2 semanas)
• Elegir el proveedor del catering (1 semana)
• Cerrar el contrato (1 semana)
Según nuestras proyecciones de tiempo, el proceso de seleccionar un catering para la
cena llevará un total de nueve semanas. De esta forma podemos determinar cuándo
debes empezar a trabajar en este paso en particular y podremos completar el
cronograma con las fechas reales.
4. ESTABLECER LAS RELACIONES
A medida que ejecutamos un proyecto, algunos pasos se pueden trabajar en
simultáneo. Sin embargo, otros no se pueden comenzar ni finalizar hasta que no se
haya concluido algún paso anterior. En otras palabras, algunos pasos dependen de
que otros se finalicen antes.
Es importante determinar quién es el responsable de cada paso, esto ayudará a
detectar y a solucionar conflictos con los plazos o los recursos. Además, será útil para
evitar futuras sorpresas y demoras.
Ejemplo:
• No podemos hacer el pedido de la comida antes de haber elegido al proveedor del
catering.
• Las invitaciones deben estar diseñadas y no podemos diseñarlas hasta que no se
haya elegido la temática del evento. Una tarea se debe producir antes de que
comience la otra.
Temática del evento (equipo de Planificación de eventos) → Conceptos de
diseño (Micaela) → Elegir diseño (equipo de Planificación de eventos) → Crear
invitación (Yamila) → Enviar invitaciones (Micaela).
5. ELABORAR EL CRONOGRAMA
Las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos nos permitirán adaptar
fácilmente el cronograma a medida que trabajamos y mantener actualizados a los
demás participantes acerca de los cambios y del progreso.
Con la herramienta correcta, el cronograma estará vinculado al trabajo y siempre
estará al día.
6. COMPARTIRLO CON LOS
PARTICIPANTES
Debemos compartir el cronograma de actividades, de la cena de fin de año, con
todos los involucrados en el proyecto, no solamente con quienes tengan
responsabilidades inmediatas. Cualquiera puede dar seguimiento a su parte del
proyecto y a sus dependencias sin importar el momento en que lo haga y sin tener que
contactarnos para pedir información.
7. Gestionar y hacer adaptaciones
sobre la marcha
Los cronograma de actividades no solo son excelentes para planificar, también son útiles para
ajustarlos a medida que se producen demoras o cambios inevitables.
Si una parte del proyecto se retrasa, como encargados, tendremos que saber qué impacto
tendrá esto en el resto del proyecto. Entonces, tendremos que mover las piezas de un lado a
otro para que el proyecto global aún pueda avanzar de forma productiva.
◦ Actuar de inmediato. Apenas se confirma el cambio, debemos actualizar el cronograma
para reflejarlo.
◦ Notificar a los participantes. Cualquiera de los afectados por el cambio en el cronograma de
proyecto debe entender cómo lo impacta y debe poder ver el cambio en el cronograma
de actividades del proyecto.
◦ Determina el impacto. Una vez que el cronograma esté actualizado podremos ver si hay
períodos sobrecargados en los que los participantes tengan demasiadas tareas por ejemplo.
CRONOGRAMA TERMINADO
ACTIVIDADES ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
Decisión de realizar el evento
Asignación de tareas
Cotizacion de lugares para el
evento y servicios
Reservar el lugar y servicios
Envío de invitaciones
Confirmación de invitados
Confirmación de menú
Distribución de los invitados en
el salón
Revisión de imprevistos
Realización del evento
