Operaciones de Distribución y Transporte

Programación de rutas
 ESCUELA DE NEGOCIOS

Director de escuela / Lorena Baus Piva

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / Daniella De Luca

Diseñador instruccional / Rodrigo Rubio

VALIDACIÓN

Experto disciplinar / José Arenas

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

DISEÑO DOCUMENTO

(Didactic)
 Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 2

Contenido
1. PROGRAMACIÓN DE RUTAS ................................................................................................. 4
1.1. RUTAS DE DISTRIBUCIÓN LOGÍSTICA ................................................................................ 4
1.2. PLANIFICACIÓN DE RUTA ................................................................................................. 9
1.3. CONOCER ASPECTOS INTERNOS Y COORDINAR RUTAS .............................................. 12
1.4. OTROS FACTORES PARA PLANIFICAR LAS RUTAS: EMPRESA Y PRODUCTO.................... 13
1.5. PRINCIPIOS DE LA PROGRAMACIÓN DE CARGAS .......................................................... 14
1.6. LA ENTREGA Y SU REPERCUSIÓN .................................................................................... 14
1.7. CALCULAR EL TIEMPO ...................................................................................................... 16
1.8. MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN DE LAS RUTAS ................................................................ 16
1.9. MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN ......................................................................................... 17
1.10. ¿QUÉ IMPLICA LA GESTIÓN DE FLOTA? .................................................................. 19
1.11. TECNOLOGÍA ASOCIADA A LA GESTIÓN DE RUTAS .................................................... 20
1.12. EJEMPLIFICACIÓN.................................................................................................. 22

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 4

1. PROGRAMACIÓN DE RUTAS

1.1. Procesos logísticos asociados a la gestión de rutas basados en las cadenas de suministros.

En los últimos meses las compras on line han aumentado considerablemente, lo que ha
impactado en diversos factores como es el caso de la preparación de las mercancías en menores
tiempos, y por supuesto también ha impactado en el proceso de planificación de la distribución
y planificación de las rutas de envió para que de esta manera los productos lleguen en menores
tiempos, a lo que se le denomina la última milla.
Del mismo modo, otras operaciones logísticas, como son el caso de las operaciones de
Preparación de pedido (Picking) y llenado de camión adquieren principal importancia cuando
son muchos los pedidos que deben ser distribuidos en poco tiempo. En este sentido todas las
decisiones relacionadas a la gestión de transporte, específicamente la planeación de rutas,
cobran un elevado valor en la gestión logística de la compañía.
Pero la última milla no lo es todo, para poder llegar a esa etapa final es necesario que cada
uno de los intermediarios que conforman la industria gestionen y planifiquen sus procesos de
distribución y de esta manera poder cumplir con las necesidades del cliente final, por lo tanto,
solo se puede lograr por medio de la eficiente gestión de rutas a lo largo de la cadena de
suministro.

1.2. Rutas de distribución logística

Ruta se define como todo recorrido o itinerario que debe realizar un vehículo para atender las
necesidades de entrega o recogida desde los clientes, que tienen asignado una orden de entrega
o retiro.

Constantemente, se habla de la importancia en el diseño de las rutas de distribución y es por ello

que se debe planificar el movimiento de la flota de transporte mediante las rutas de distribución
más óptimas, de manera de generar múltiples beneficios, entre los que destacan los siguientes:

• Ahorro de tiempo: reducir los plazos de entrega permite atender a más clientes en el
transcurso del día.

• Mejor gestión de transporte: recorrer menos kilómetros, consumir menos combustible y

utilizar solo los vehículos necesarios ayuda a optimizar los recursos.

• Medidas preventivas y reactivas: para contar con rutas alternas en casos de emergencia,
pedidos de última hora y otros posibles contratiempos que necesiten ser atendidos con
mayor celeridad.

• Satisfacción de los clientes: brindar un excelente servicio de entrega afianza la relación

empresa/cliente, generando relaciones fuertes y duraderas.

A la hora de decidir quién, cómo y cuándo transportar los productos las organizaciones se
enfrentan a tres niveles de decisión complementarios:

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 5

Estratégico: Este nivel engloba todas aquellas decisiones que afectan a la manera de planificar y
ejecutar un sistema completo de distribución, y por tanto asientan las bases sobre las que se
desarrolla toda la operativa. Optar por un modelo de transporte propio o subcontratado o definir
el modelo de distribución son algunas de las decisiones que cabrían en este nivel.

Táctico: Aquí se situarían todas las decisiones directamente vinculadas al ajuste operativo diseñado
en el nivel anterior. Por ejemplo, la definición de una nueva ruta o la distribución de un nuevo
producto podrían ser factores correspondientes a este nivel de decisión.

Operativo: Por simplificar el concepto, podríamos decir que en este nivel se encajan las decisiones
del “día a día”; así, ejemplos de este tipo de decisiones serían aspectos como qué proveedor
realiza una carga concreta, cuál es el recorrido óptimo del siguiente transporte, qué tipo de
vehículo realizará una entrega concreta, etc. En cualquier caso, cabría destacar que contra más
ajustados estén los niveles anteriores, la toma de decisiones a este nivel estará menos sujeta a la
precipitación y por tanto a la toma de decisiones erróneas.

La planificación de las rutas de transporte inicia en un nivel estratégico, pero es importante

entender que no queda solo ahí y que para poder realizar una eficiente planificación de
distribución y ruta es necesario trabajar en base a los 3 niveles antes descritos, ya que la
distribución de losproductos a los clientes es hoy un proceso crucial en la gestión logística, muchos
han denominado

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 6

esta fracción de proceso como la última milla, y es considerada como el factor fundamental del
éxito o fracaso de la gestión logística de un producto, además es este uno de los procesos que en
logística implica un mayor coste de operación, el cual se verá reflejado en el precio final del
producto. Además, lo que cuesta enviar cualquier artículo a su destino causa un impacto en el
margen asociado a los pedidos servidos.

La primera decisión estratégica que una empresa debe evaluar al momento de definir sus métodos
de distribución, es si contará con un sistema de flota propio o sub-Contratado.

El tema fundamental a considerar es si verdaderamente se necesita adquirir vehículos. Existen dos

razones principales por las que muchas empresas consideran más económico subcontratar.

• La primera, es la utilización de los vehículos. La utilización de los vehículos se puede definir

como la proporción de la capacidad utilizada de los vehículos en relación a la capacidad
disponible. Solamente se alcanza una utilización del 100% cuando cada vehículo que sale
de un almacén va completamente lleno. Esto es más fácil de conseguir cuando los puntos
de entrega se encuentran cerca del almacén, pero a medida que las ubicaciones de los
clientes se alejan entre sí, especialmente en áreas distantes geográficamente, se va
haciendo más difícil. Allí también es posible hacer el análisis sobre la ubicación del
almacén. El uso de un vehículo de reparto refleja el coste por unidad entregada,
necesitándose un volumen mínimo para que el transportista pueda operar económica y
eficientemente.

• La segunda razón son los costes generales: para que el transporte opere con eficacia, se
necesitan almacenes que proporcionen el soporte necesario. El número y la ubicación de
los almacenes influye considerablemente en los costes del transporte. Cuanto más amplia
sea el área geográfica cubierta, más almacenes serán necesarios. De la misma forma,
cuanto más cortos sean los plazos de entrega, más almacenes serán necesarios.

Si la empresa no cuenta con los mecanismos ni la necesidad de poseer su propia flota de

distribución, podrá subcontratarla, pero el tener sus propios vehículos de transporte aporta ciertas
ventajas, que se indican a continuación:

• Se puede contar con vehículos con características específicas para movilizar la carga.

• Se puede motivar al conductor para que al reparto integre otras funciones, tales como
venta o control.

• Los vehículos pueden llevar logotipo de la empresa facilitando la promoción de la marca

y productos.

• La empresa retiene el control absoluto sobre el vehículo y su operación, lo que facilita la

gestión de ruta y asegura el nivel de compromiso con los clientes.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 7

El principal inconveniente de este modelo, es que la empresa requiere el uso de mucho dinero
para mantener el sistema y si no posee los mecanismos necesarios para hacerlo funcionar, mas
que un mecanismo de apoyo se convierte en un mecanismo de pérdidas de imagen y valor de
marca.

En otras ocasiones, la empresa puede decidir contar con una empresa que provea los servicios de
transporte de carga, lo cual implica una mayor flexibilidad del recurso. Así mismo estará
contratando una empresa que posee niveles de competitividad en la industria del transporte y eso
le dará espacio para preocuparse por aspectos en los que realmente tiene injerencia. Si bien en
cierta medida se puede perder el control de los productos mientras se realiza la distribución, lo
cierto es que hoy en día, en base a la cantidad de sistemas informáticos esos riesgos están
limitados, ya que en ocasiones el proveedor de empresas de transporte mantiene informado al
cliente con respecto a la ubicación constante de las cargas.

La planificación de las rutas de transporte se convierte en una actividad que es crítica debido a su
importancia en la consecución de los objetivos de ventas, y de gestión al cliente, ya que una mala
gestión de cliente puede afectar en la imagen que este pueda percibir de la compañía. Por ejemplo,
entregar tarde o mal un producto disminuye totalmente el nivel de servicio acordado y puede echar
por tierra todo el camino recorrido hasta conseguir la confianza del cliente.

Es importante indicar que la planificación de las rutas no comienza cuando la mercancía sale de
su origen con destino al cliente, sino que comienza al interior del mismo almacén. Es más, se
puede indicar, que operaciones logísticas que se desarrollan dentro del almacén o al final de una
línea de fabricación afectan a las opciones de ruta. Por ejemplo, en muchos centros de distribución,
a la hora de lanzar las órdenes de picking ya se tiene en cuenta, tanto la ruta como la posición de
entrega dentro de ésta que ocupa cada pedido. De este modo, se preparan las expediciones en
cadena para cargar cada furgoneta de reparto quedando la mercancía al fondo, en el medio o al
principio del vehículo para la carga dependiendo del punto de entrega que le corresponda dentro
de todo el recorrido. Lo mismo sucede con las rutas de larga distancia ya que, según la hora de
salida de los camiones, se prepara antes la mercancía que saldrá primero. Muchos operadores
logísticos, fabricantes y distribuidores basan toda la operativa de sus almacenes en la planificación
previa de las rutas que han hecho.

En la siguiente figura, se muestra el proceso que se debe tener en cuenta al momento de planificar
la ruta. Este proceso es extenso, y tal como hemos visto debe considerar varios elementos, entre
vehículos, participantes, etapas, etc.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 8

 Figura 1: Proceso y etapas de la planificación de ruta.
Fuente: “Conceptos de la planificación de ruta”, CITET.

El proceso inicia con la orden de pedido a la empresa o centro de distribución, actividad que da
comienzo al picking al interior de almacén, pero además debe dar el puntapié inicial a la
preparación de la(s) ruta(s) necesaria(s) para la eficiente distribución de los productos, planificando
los vehículos a utilizar, revisando y asignado transportistas que pueden realizar las rutas, etc. Con
ello se procede a cargar camiones, identificar factores que puedan alterar lo planificado que
impliquen hacer acomodos a las rutas de último momento, como es el caso de los pesos de las
cargas.

Luego, aun en la zona de preparación de pedido, se debe aplicar la capacidad de carga del
vehículo, elemento que se puede establecer según los siguientes argumentos:

• La capacidad de los vehículos es limitada.

• El tiempo de conducción de cada conductor está limitado.

• Cada pedido tiene un destino para el que se conoce la duración del trayecto desde el
almacén hasta el destino y viceversa, o la duración del trayecto hasta el próximo cliente.

• Cada pedido contiene una cantidad específica de productos para la que se conoce el
tiempo necesario para realizar su descarga o su carga en las instalaciones del cliente.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 9

Finalmente, se emite la factura y se procede a realizar el control de la operación, el cual se basará
principalmente en la revisión de los tiempos de entrega.

Para poder llevar a cabo una eficiente organización del proceso de distribución y programación
de los trayectos que permitan cubrir la totalidad de las entregas, es necesario considerar una serie
de factores, lo cuales se indicarán a continuación:

-La mano de obra,

-Los vehículos,

-Los clientes,

-La empresa,

-El producto y

-El entorno.

Es necesario coordinar cada uno de estos elementos para poder tener un proceso de programación
de ruta y distribución eficiente, el cual debe estar basado en llegar rápido y con el menor costo
posible hasta el cliente final.

Para realizar esta labor, es necesario disponer de herramientas tecnológicas que faciliten el registro
de los procesos y permitan visualizar donde se encuentran los medios de distribución.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 10

1.3. PLANIFICACIÓN DE RUTA

Tal como hemos venido revisando, en el proceso de planificación de ruta hay diversos factores que
intervienen, como se puede apreciar en la figura siguiente, la cual corresponde a un cuadro que
representa cada uno de los elementos necesarios para el proceso de planificación de rutas.

Figura 2: Factores que intervienen en la planificación de ruta

Fuente: “Conceptos de la planificación de ruta”, CITET

Observando el cuadro de la figura anterior, se pueden identificar los factores que componen la
planificación de ruta. Dentro de estos, podemos encontrar los factores operativos, los cuales
incluyen los elementos que intervienen en la operación de distribución. Principalmente se refiere a
las características de los clientes, del entorno (tipos de carreteras, normativas, etc.), además de las
características que poseen las compañías para enfrentar el proceso.

La información relativa al cliente es un aspecto altamente importante. Elementos como

Información sobre el cliente, el lugar físico de las instalaciones del Cliente (donde se realiza la
Entrega, recepción de las mercancías, etc.), juegan un rol fundamental.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 11

Otro factor relevante a considerar al momento de planificar rutas, es toda la información relevante
a la entrega de la mercancía, ya que son aspectos que pueden modificar las condiciones de la
ruta planificada, y en este punto se debe considerar temas como:

• Días indicados para la recepción: Días de la semana que dispone el Cliente para que el
Proveedor pueda efectuar la entrega de la mercancía correspondiente a un pedido.

• Horarios de recepción: Horario disponible del cliente para que el proveedor pueda efectuar
la entrega de la mercancía correspondiente a un pedido.

• Plazo de entrega mínimo: Periodo de tiempo mínimo que transcurre desde el instante en el
que se acuerda un pedido hasta el instante en el que la mercancía del pedido estará
disponible en las instalaciones del Cliente.

• Horarios de descarga: Se recomienda acordar entre receptor y cargador una hora de

entrega.

• Comunicación entre cliente y proveedor: Se recomienda ampliar y agilizar el sistema de

comunicación entre clientes y proveedores, con el fin de conseguir por ambas partes una
mayor coordinación en las actividades generales y promocionales.

Las características operativas del día a día, hace referencia principalmente a la flota disponible en
el momento, así como la cantidad de choferes y ayudantes con los cuales cuenta la empresa.

Siguiendo con el cuadro de etapas de la creación de ruta, luego se plantea cual será el método
empleado para programar las rutas, elementos que revisaremos mas adelantes. Y finalmente, se
define el plan de carga, el cual dependerá en gran medida del tiempo disponible, los
requerimientos de los clientes al respecto y los costos que la compañía puede asumir.

Para planificar las rutas de distribución, se debe considerar varios elementos tanto internos como
externos a la organización, los cuales repercuten directamente en la logística de transporte. Entre
estos podemos destacar:

• Autopistas y carreteras: tipologías, niveles de tráfico y zonas de tránsito, distancias,

limitaciones de acceso.

• Vehículos: cantidad total y disponibilidad de unidades de transporte, así como las

dimensiones físicas y capacidades de cada unidad.

• Permisos legales: dependiendo del tipo de mercancía y ruta a implementar, pueden existir
restricciones o condiciones especiales.

• Plazos de entrega: en relación a pedidos habituales, envíos de última hora o con carácter
de urgencia.

• Tipos Mercancía: según los productos a entregar, considerar características como la

cantidad, el peso, el volumen y la fragilidad. Un elemento importante a considerar es la
ratio de peso de las cargas, ya que este elemento puede cambiar varios aspectos de la
planificación de ruta.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 12

Según el tipo de mercancía, otro elemento a considerar al momento de planificar la ruta, es
denominado ratio valor peso, el cual tiene relación con el valor de transacción del producto, ya
que a mayor valor de la mercancía es más fácil absorber los costos de la distribución. Y al contrario
el bajo valor de las mercancías hace que el costo del proceso de distribución sea muy relevante.
Este análisis hace, por ejemplo, que movilizar un par de computadores sea mas rentable y permita
tener una ruta con centro de entrega mas lejana, que un camión que lleva arena.

Para que la gestión de rutas tenga éxito es necesario planificar la gestión de rutas de distribución,
lo cual implica que se debe realizar un diagnóstico previo de ciertos aspectos, tales como:

• El inventario de los recursos actuales.

• El estado del sistema de distribución.

• Las rutas existentes.

• Los tiempos de recorrido.

• Los costos que implica.

• La experiencia del cliente.

La siguiente figura corresponde a un resumen de algunos de los elementos que intervienen al

momento de planificar las rutas.

Figura 3: Elementos de la planificación de ruta.

Fuente: “Conceptos de la planificación de ruta”, CITET.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 13

Tras haber realizado el diagnóstico de aspectos, se debe programar un mejor sistema de rutas que
permita potenciar las ventajas y eliminar las deficiencias, así poder llegar de mejor manera al
cliente final, para lo cual, se consideran los siguientes puntos:

• Localización del cliente: Contar con una buena base de datos de la ubicación de los
clientes permitirá conocer cuáles son los destinos más frecuentes para desarrollar rutas
estratégicas.

• Selección de rutas principales y alternas: identificar todo lo que estas vías terrestres
implican, desde el tiempo necesario para cubrir la ruta hasta el combustible requerido y
los niveles de tráfico normalmente existentes.

• Selección del transporte: determinar cuáles son los vehículos adecuados con base en el
producto transportado y la ruta a recorrer.

• Tecnología y comunicación: utilizar dispositivos GPS y softwares que permitan mantener el

seguimiento en tiempo real de las entregas de última milla. Estos sistemas deben aportar
información oportuna tanto al gerente de operaciones como al transportista y al cliente
final.

• Evaluación de costos: velar por la rentabilidad de los procesos y el retorno de inversión

de cada uno de los recursos adquiridos para su optimización.

1.4. FACTORES PARA COORDINAR RUTAS

Para organizar las rutas de distribución, es necesario conocer y manejar todos los elementos que
integran el proceso, como es el caso de la mano de obra, por ejemplo: ¿qué personal está
disponible?, ¿cuál es el horario de trabajo?, ¿con qué permisos de conducción cuentan los
empleados?, ¿existen limitaciones estipuladas por los convenios de trabajo (por ejemplo, con
respecto a los turnos) ?, etc.

Del mismo modo, se deben analizar los vehículos a utilizar, por ejemplo: comprobar el número de
vehículos disponibles y su modelo y si son suficientes y válidos, determinar si se requieren más o
nuevos vehículos.

Una de las principales preguntas que se debe establecer al momento de la planificación de las
rutas, es determinar si la flota es propia o no, cuáles son las necesidades de mantenimiento de
cada unidad, cuál es la capacidad de carga en cuanto a volumen y peso, etc. Otro factor
fundamental, es definir los tipos de camiones a utilizar para la realización de los envíos, ya que se
puede escoger un camión pequeño, por ejemplo, y se debe realizar mas viajes, pero si se usa un
camión muy grande hay q determinar que no tenga acceso limitado en ciertas horas en zonas
urbanas, aspecto que puede modificar la planificación de las rutas.

El concepto de cadena de suministro y todos sus elementos son otro eje fundamental para la
planificación de rutas. En este caso el concepto del “cliente” es tan relevante, que el análisis y

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 14

capacidad de su comportamiento son fundamentales al momento de planificar rutas y tiempos de
entrega.

Los clientes y sus características también son aspectos fundamentales para planificar las rutas
cómo, por ejemplo: ¿realizan ellos los pedidos? O son compradores ocasiones, lo cual hace un
poco más complejo el proceso de planificación de ruta, ¿cuál es la localización de los puntos de
entrega? dónde se encuentran apostados estos clientes?, ¿cuál es la distancia desde el origen o
almacén? A la hora de programar un recorrido y el tiempo para llevarlo a cabo, es vital conocer
si el domicilio donde se encuentran los clientes está ubicado en un barrio industrial o en una calle
urbana con limitada accesibilidad para un camión o furgoneta.

Del mismo nodo, es necesario contar con información detallada sobre las restricciones de acceso,
si es que las hay, los horarios estipulados por el cliente para realizar la entrega y la posibilidad de
tener que asumir retornos de la mercancía, porque tal vez el cliente rechace productos por
diferencia en modelos, o cantidades.

1.5. OTROS FACTORES PARA PLANIFICAR LAS RUTAS:

EMPRESA Y PRODUCTO

La política de la empresa, así como su estrategia genérica, también pueden ser elementos que
repercuten en diseño de rutas, principalmente porque su política puede responder a dos cuestiones:
¿cómo mejorar el nivel de servicio sin incrementar los costos? o ¿cómo reducir costes sin afectar
al nivel de servicio?

Del mismo modo, debe ser considerado en este análisis la propia política de operaciones de la
compañía, si apuesta por una flota propia, subcontratada o mixta y cuál es el tipo y la capacidad
de los vehículos con los que se desea trabajar: furgonetas para el reparto directo de pequeñas
unidades a los clientes y camiones para recorridos de larga distancia o sólo camiones sin
considerar las dificultades que tienen a la hora de acceder a ciertas zonas de las ciudades. Este
aspecto es muy común en ciertas zonas europeas, por ejemplo, donde es muy complejo poder
ingresar en determinados horarios del día con camiones de mayores dimensiones en zonas
urbanas.

Y los productos, los cuales también influyen, porque para diseñar una ruta de reparto se analizan
sus características intrínsecas, la localización de los almacenes, la política de retornos, etc. Por
último, afecta el entorno. Es decir, las carreteras de acceso y las obras, las condiciones
climatológicas, el peso, los volúmenes, la conducción y las restricciones legales.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 15

1.6. PRINCIPIOS DE LA PROGRAMACIÓN DE CARGAS

Un número determinado de cargas conforman una ruta y el objetivo que se persigue, es que ésta
sea óptima, es decir, que se asegure la entrega incluyendo la máxima carga permitida en cada
vehículo, de manera de obtener el mejor rendimiento.

Si enfocamos la teoría en la distribución en donde en las rutas de larga distancia se realiza

normalmente una entrega, los elementos a considerar son: Las cantidades de artículos y el volumen
que ocupan, la capacidad tanto en peso como en volumen de los vehículos, origen conocido
desde el que iniciar la ruta, puntos de entrega también conocidos y exactos.

En el proceso de programación de cargas también es imprescindible analizar cada ruta en función

de los siguientes condicionantes de funcionamiento:

• El límite en el número total de entregas diarias por ruta.

• El límite de kilómetros recorridos por vehículo al día o por ruta.

• La capacidad de carga fija (volumen y peso) de los vehículos.

• El conocimiento de una demanda de productos por parte de los clientes.

• La cantidad de productos servidos en cada ruta o día debe ser menor a la capacidad de
carga del vehículo.

La idea de realizar una buena programación de cargas es brindar una solución en la cual se
minimice la distancia recorrida y/o el tiempo usado, procurando siempre cumplir completamente
la ruta diseñada.

1.7. LA ENTREGA Y SU REPERCUSIÓN

Las etapas para programar la carga de un vehículo también se establecen teniendo en cuenta las
condiciones de cada uno de los pedidos o entregas. En primer lugar, se comprueba que la
mercancía solicitada no supere la capacidad de carga del vehículo. Luego, se determina el tiempo
de tránsito desde el origen hasta el primer punto de entrega. Otro factor fundamental, que se tiene
que añadir, es el tiempo de descarga en las instalaciones del cliente, el que dependerá de las
características del lugar de descarga, así como de la programación asignada por este. Éstas
además han de ser conocidas para tenerlas en cuenta. Por último, es un requisito comprobar que
la suma de ambos tiempos no exceda el tiempo permitido de conducción. Este mismo proceso se
repite con cada entrega hasta que todos los vehículos estén cargados o el conjunto de pedidos
planificados.

Resumiendo, los pedidos diarios se asignan valorando la capacidad de los vehículos, los tiempos
máximos de conducción y las entregas correctas en tiempo y forma.

Es importante identificar el proceso documental de la entrega de mercancías, el cual detallaremos

a continuación.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 16

• Ficha de producto: es necesario que tanto el proveedor como el cliente tengan en cuenta la
ficha y características del o los productos, de manera de poder corroborar si
corresponden o no cuando lleguen. Por lo tanto, debe potenciarse la transmisión y empleo
de las fichas de productos y su actualización permanente. El proveedor debe comunicar
con la suficiente antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto.

• Comprobación de las mercancías entregadas: se recomienda la utilización de códigos de

barra o etiquetas RFID para evitar las incidencias entre lo entregado y lo solicitado.

• Conformidad a la recepción: el Receptor dará conformidad a la recepción de mercancía

mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre guía de despacho.

• Datos y confirmación del rechazo de mercancías: en caso de rechazo de mercancía por

parte del cliente, este aplicará un sello identificativo de rechazo en guía de despacho,
incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la
persona responsable de la recepción.

• Control del tiempo de recepción: el receptor de la mercancía indicará la información de

la hora de entrada acordada por el cliente, hora de llegada y hora de salida.

Figura 4: Proceso de operación de ruta

Fuente: ¨ Conceptos de la planificación de ruta¨
CITET

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 17

En la figura anterior se puede apreciar cómo se genera el proceso de gestión de ruta, el cual
comienza con la solicitud de los pedidos y luego permite identificar los aspectos más operativos al
respecto como tipos de vehículos, cantidad de conductores, etc. Es importante aclarar que cada
uno de estos factores deben estar planificados con antelación y en este minuto solo se ajustan a la
operación los aspectos que ya fueron determinados en la etapa de planificación.

1.8. CALCULAR EL TIEMPO

Un paso más hacia la confección de las rutas es el cálculo del tiempo necesario para completar
este proceso, que se realiza en función de las carreteras que tiene que utilizar el vehículo, el entorno
y el compromiso de servicio adquirido por la compañía. Dependiendo de estas variables fluctuará
la velocidad media, que a su vez alcanzará un resultado u otro según el medio (rural o urbano) en
el que se produzcan las entregas. Todo ello impactará en el nivel de eficiencia que se busca lograr
en el proceso de distribución, pues como hemos planteado el proceso de planificación de rutas de
distribución no es algo que se puede hacer de un día para otro y sin datos relevantes.

1.9. MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN DE LAS RUTAS

Un aspecto muy importante a considerar es que, si se toman todas las variables que se deben tener
en cuenta a la hora de planificar las rutas de distribución, y se define que el volumen de pedidos
y destino es un poco elevado, las opciones manuales para coordinar y gestionar el proceso de
distribución pueden fallar. Hoy existen diversos tipos de software específicos de programación de
rutas que, además, aportan seguridad, rapidez y cumplen otras funcionalidades. También existen
muchas empresas que disponen de desarrollo de softwares propios. En todo esto no se puede
olvidar el mantener totalmente actualizada la base de datos de los clientes.

El uso de estos tipos de softwares puede impactar en la disminución de los costos de la operación
entre un 5 y un 15%, debido a la optimización de cada ruta y a la reducción de kilómetros y tiempos
empleados. De esta forma también mejora la atención al cliente, ya que disminuyen los plazos de
entrega. Además, estos sistemas son capaces de manejar operaciones con diversas variables, tales
como: tutas para transportistas sin vuelta a la base, viajes con una o varias paradas, itinerarios
que abarcan varios días, planificación diaria o semanal, entregas y recogidas, planificación de la
superficie de carga, turnos detallados de varios chóferes y hasta reglamentación relativa a las horas
de trabajo de los conductores (como es el caso del sistema LFS.tms). En la figura siguiente se puede
apreciar un print de pantalla del software de planificación de ruta LFS.tms.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 18

 Figura 5: Pantallazo de Software de planificación de ruta.
Fuente:
https://www.epg.com/fileadmin/user_upload/EUP/PDF/Factsheets/ENU/EPG_FactSheet_LFS.tms_R2-
1_ENU_2019-08_final.pdf

1.10. MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN

Uno de los métodos de distribución más conocidos es el método capilar, el cual consiste en el
proceso de distribución más cercano al punto de venta final al cliente. Un ejemplo de este método
puede ser aquel que se dedica a abastecer al supermercado o al minimarket, y está asociado al
canal de distribución que establece como eslabón de venta al detallista o consumidor final y es la
que plantea un mayor grado de conflicto a la distribución urbana.

Los aspectos que caracterizan este método son:

• Infraestructura urbana. Como este método de distribución se caracteriza por llegar muy
cerca del cliente final, será necesario conocer el sistema de infraestructura vial y sistema
de red de distribución en las zonas urbanas, lo que se hace muy complejo cuando estas
están muy pobladas, así como cuando el desarrollo de sus vías es muy limitado e
imposibilita o dificulta el acceso de camiones o vehículos.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 19

 • Estrategia de distribución. Se trata generalmente de entregas muy atomizadas y pequeñas
en muchos puntos de venta, que incluso se pueden compatibilizar con recogidas de
productos en los mismos puntos de venta o puntos cercanos. En este aspecto influye el
número de destinos que es necesario cubrir, los tiempos de espera y de descarga, además
de los horarios de recepción de la mercancía. En una parada del vehículo es habitual que
se atienda a más de un cliente ya que suele ser más adecuado hacer ciertos movimientos
de mercancías a pie que con el propio vehículo. En ocasiones las rutas no se conocen con
anticipación, por qué hay muchas entregas, lo que hace complejo poder planificar las rutas
y contar con una eficiente estrategia.

• Características de la flota de transporte. Generalmente los vehículos de transporte que

realizan el proceso de distribución capilar son de menor tamaño ya que deben ingresar a
zonas urbanas de complejo o limitado acceso. La distribución capilar es la que genera un
mayor grado de congestión vehicular.

¿Por qué el modelo de transporte capilar se ha vuelto tan masivo? Esta pregunta se puede explicar
por los siguientes factores:

El tiempo del consumidor: Este factor se ha convertido en un aspecto crítico, dado que en un
mercado tan competitivo y global es uno de los aspectos que más valoran los clientes. Hoy el
cliente solicita los productos no cuando la empresa pueda llevárselos, sino que cuando él lo estime
conveniente.

Reducción de niveles de inventario en destino: Implica que cada vez las empresas que venden al
detalle, o los comerciantes detallistas, se complican menos con mantener elevados niveles de
inventarios, pero deben depender de los envíos constantes de las mercancías para poder satisfacer
las necesidades de los consumidores.

Nuevos hábitos de consumo: Los consumidores actualmente poseen un mayor poder adquisitivo y
sus hábitos de consumo han aumentado y además se han diversificado, por lo que pueden cambiar
constantemente de marca o productos.

Aumento de los negocios electrónicos: El hecho de que no existe un contacto físico con los
productos hasta el momento de la recepción, ha impulsado modelos de negocio basados en la
reducción de costes y la inmediatez, pues es aquí donde la logística de entrega es fundamental.
Se demanda flexibilidad, servicio, personalización y reducción de los tiempos.

El proceso de distribución capilar se hace complicado en zonas altamente congestionadas o con

mala infraestructura urbana, es por ello que se han desarrollado algunas soluciones logísticas que
buscan evitar estos conflictos. Estos ejemplos son:

Creación de Zonas de carga y descarga en las aceras: en algunas ocasiones suele afectar al
tránsito de peatones.

Carriles multiuso: esta medida permite agilizar el transporte y flexibiliza la calle a distintos tipos
de usuarios. En algunas ocasiones la creación de este tipo de carriles se pone en duda para uso
automotriz.

Distribución nocturna de mercancías: este tipo de distribución es muy práctica, y es una de las
que más se usa. Aunque mejora los tiempos de transporte puede generar rechazo por el ruido,

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 20

creando molestias para los vecinos, además se debe aumentar la vigilancia de la mercancía en
los trayectos nocturnos. El mejor ejemplo de este tipo de distribución es el que se realiza en las
farmacias que se encuentran ubicadas en zonas urbanas, las cuales generalmente, son abastecidas
en horarios nocturnos.

Creación de Plataformas urbanas de distribución: Las micro plataformas consisten en un centro

de distribución de barrio. La mercancía se reparte utilizando medios no molestos y de corta
distancia, tales como carretillas y pequeños vehículos eléctricos.

Optimización de la capacidad de los vehículos: El principal problema a destacar en la distribución

de mercancías es como se estructura la capacidad de los vehículos de transporte. La mayoría de
ellos circula con una capacidad muy inferior a la máxima, lo cual provoca un aumento de los
trayectos que deben realizarse para cubrir todas las necesidades de la distribución capilar en una
ciudad. Esta propuesta es la solución más fácil de implementar, ya que requiere de organización
de la empresa y no se debe modificar la estructura de la ciudad.

E-commerce: Con la puesta en marcha del e-commerce, el sistema de retiro de las mercancías
puede ser efectuado por los mismos clientes usando el siguiente método: el cliente compra vía
internet y elige el lugar cercano donde desea recoger el producto (otro local, un lugar de retiro
como correos, etc.). Cuando el producto llega a la tienda elegida, el cliente recibe una notificación
por e-mail y se establece un plazo para recoger su producto. Otro ejemplo de sistema compartido
de distribución es el modelo Uber Eats, donde un usuario común reparte los productos (o comida
en este caso), en una ruta que está a su disposición. Así también lo ha replicado Amazon, en
aquellos lugares con elevada congestión, como el ejemplo de New York.

1.11. ¿QUÉ IMPLICA LA GESTIÓN DE FLOTA?

Este concepto hace mención a la Administración y logística de un conjunto de vehículos de una

organización que no necesariamente deben ser vehículos pesados, ya que es posible controlar y
gestionar flotas de autobuses, furgonetas, coches, maquinaria, motocicletas y ciclomotores y hasta
bicicletas.

La gestión de flota no tiene que hacerse necesariamente a través de una gran empresa, con una
gran cantidad de activos móviles. También puede hacerse a nivel particular.

La localización y la gestión de flotas, a través de Internet, ha facilitado la optimización de los

recursos de una empresa, la gestión de rutas, y la gestión documental de una flota. Con un buen
software de gestión de flotas, como ya revisaremos, se puede conocer mucha información
relacionada con la flota de vehículos, como por ejemplo:

Kilometraje: Se puede saber con cuántos kilómetros comienza la ruta cualquier vehículo y además
se pude determinar cuánto tiempo tarda en recorrerlos. Así mismo, se puede saber si alguno de
los trabajadores utiliza el vehículo fuera de su horario laboral y qué kilómetros recorre en esa franja
de tiempo.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 21

Rutas: Se puede conocer qué recorridos siguen los vehículos en el tiempo de trabajo, saber las
paradas que han hecho y el tiempo de duración de las mismas.

Localización: Conocer en tiempo real la ubicación de cualquiera de los vehículos.

Encendido: Por medio de ciertos sensores instalados, se puede conocer si los vehículos están
apagados o si tiene la llave en el contacto.

El sistema de gestión de flotas, además posee relevancia para el área administrativa, ya que
permite controlar y conocer:

Contratos vigentes sobre renta o leasing: Si la flota cuenta con vehículos con esta modalidad de
contratación, se puede tener asociados a cada vehículo todos los contratos de compra, para saber,
con anterioridad, en qué momento hay que renovarlos.

Gestión de multas: Se puede saber si alguno de los vehículos tiene alguna multa asociada,
conocer el importe y la fecha de vencimiento.

Planificación: Programar viajes o asociarlos a vehículos en el futuro, de esta forma se puede tener
un control total sobre la disponibilidad de vehículos y choferes.

Tipo de conducción: Una conducción eficiente permite ahorrar costes en combustible y en

reparaciones de los vehículos. Con los datos que aporta el sistema de gestión de flotas, se puede
analizar y saber si los conductores están haciendo un uso eficiente del vehículo.

1.12. TECNOLOGÍA ASOCIADA A LA GESTIÓN DE RUTAS

Tal como hemos visto en el desarrollo de los temas, las rutas de distribución, sobre todo en la
última milla, son un factor fundamental para las organizaciones, y en este sentido hoy en día la
tecnología juega un papel fundamental en ello.

Aspectos como el seguimiento en tiempo real o el análisis de los procesos mediante el uso de
Softwares especializados son parte de las piezas claves para cumplir con los objetivos trazados por
las organizaciones.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 22

Es importante precisar que cuando nos referimos a tecnología asociada a “Gestión de Flotas¨ no
solamente se está hablando de “Localización de vehículos”, sino que además a una serie de
funciones que se pueden desarrollar desde este tópico.

Aun cuando gran parte de la función básica de un sistema de gestión de flotas es el seguimiento
de vehículos, esta función es una de las más conocidas y se basa, normalmente, en un
sistema GPS (Global Positioning system, sistema global de posicionamiento), el cual puede
funcionar a través de sistemas satelitales, de radiofrecuencia y/o la combinación de cualquiera de
estas tecnologías. Una vez el sistema determina la ubicación del vehículo, dirección y velocidad,
esta información es enviada a la aplicación de gestión de flotas.

Actualmente, las soluciones telemáticas de gestión de flotas se han afianzado como herramientas
inteligentes que van proporcionando más que la mera localización y seguimiento de vehículos en el
mapa. Tienen tanto potencial que estos localizadores GPS de gestión de flotas permiten analizar el
rendimiento, mejorar la eficiencia y controlar los gastos.

Pero los sistemas Gps También son un aporte importante al momento de diseñar la ruta, incorporar
las variables fundamentales para el momento de la entrega y de esta manera permitir el control del
envío desde la empresa, aunque hoy también se hace el control por parte del cliente, quien por
medio de la información de su pedido puede revisar en que lugar o ruta se encuentra.

Existe una infinidad de empresas proveedoras de rastreo satelital vehicular, que, dentro de sus
sistemas de gestión de flotas y rastreo satelital, tienen integradas funciones para el control y calidad
en la conducción de los chóferes, con la finalidad de disminuir las aceleraciones y frenados bruscos
por parte de los conductores.

Dentro de los principales sistemas de planificación y gestión de rutas, podemos indicar:

• Tecnología RFID (Radio Frequency Identification): se trata de una tecnología de transmisión

de datos automática que se sirve de la radiofrecuencia para comunicar información entre
un lector y una etiqueta electrónica, mediante ondas electromagnéticas para enviar
información desde la etiqueta hasta el lector. Se trata de un sistema que permite la captura
de datos sin que sea necesario establecer un contacto entre el lector y la etiqueta. La
principal ventaja de este sistema es que la radiofrecuencia puede ser utilizada para
identificar un vehículo en los diferentes estados de su proceso de transporte, mediante una
serie de puntos de lectura que han sido ubicados de manera estratégica en los centros de
carga, destinos o estaciones intermedias, como puede ser una estación de peaje. De esta
manera se puede ir estableciendo en tiempo real el nivel de cumplimento de la ruta que
ha ido siguiendo el vehículo, además de poseer un registro exacto de ingresos o salidas
en los puntos estratégicos.

• Sistemas de planificación de rutas: Este sistema permite la planificación de rutas diarias de

la flota de vehículos para operaciones de entrega y recogida de pedidos. Dicho sistema
calcula la ruta más óptima, considerando aspectos tales como los conductores y vehículos
disponibles, la capacidad del vehículo, la duración preferida y máxima de ruta, los centros
de distribución, el tráfico en horas puntas, la dirección, los sentidos de circulación y la
ubicación del cliente. Ayudando en la reducción de kilómetros, ya que se genera la ruta
más eficiente, mejora el servicio al cliente y en el mejor de los casos permite tener contacto
con centros de recepción o entrega, para indicar en tiempo real modificaciones en la ruta

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 23

o tiempos de llegada.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 24

Sistemas de gestión de flotas SGF por GPRS: Estos sistemas permiten controlar y gestionar los vehículos
de la empresa mediante una dirección web, desde cualquier lugar con acceso a Internet. Justo cuando
el usuario se identifica, aparece un mapa, en el que podrá ubicar los diferentes elementos gestionados,
sobre todo vehículos. Así, el principal objetivo de estesistema es controlar los vehículos, personas,
máquinas y herramientas, permitiendo conocer con la máxima precisión el tiempo útil de trabajo
y la localización de los mismos. Este sistema es un buen método para la búsqueda de mejoras en
eficiencia y aumento deproductividad.

• Sistemas de control de flotas por GPS y GPRS: Este sistema está basado en la tecnología
GPS y GPRS. Se compone de una caja negra, instalada en los vehículos, encargada de
recoger información sobre la localización del tacógrafo digital, de periféricos y alarmas, y la
transmite al centro de control. Esta información se muestra en tiempo real, con el fin de
controlar y gestionar la flota, de modo que ello permita a la empresa una mejor gestión y
planificación.

Fuente: https://claustroeneb.es/2018/11/01/sistemas-de-planificacion-de-rutas/

Las herramientas disponibles de sistemas, hoy han llegado al nivel que permiten diseñar
las rutas completas en el caso de los procesos de distribución, ello se puede apreciar en el
siguiente video, donde se muestra como por medio de la herramienta de Google Earth,
se puede diseñar una ruta completa, evaluar su grado de ¨complejidad¨ e incluso
guardarla para ingresarla luego a los sistemas GPS .

1.13. Orden de retiro y entrega de cargas

La gestión de rutas requiere para cada proceso de gestión la emisión de documentos que indiquen las
etapas que se van produciendo en los procesos logísticos de rutas.
Hasta hace unos años estos tramos se indicaban por medio de documentos, pero hoy estas etapas de
retiro y entrega se tramitan por medio de sistemas digitalizados. Es común recibir los números de Ordenes
de transporte, de manera de poder hacer el seguimiento de los pedidos, además estos dígitos permiten
confirmar que el proceso de transporte se encuentra en ejecución, de la misma forma es el medio por el
cual se aseguran que las mercancías han sido entregadas en las instancias que se han programado.

1.14. EJEMPLIFICACIÓN

Para poder mostrar cómo funcionan los sistemas de gestión de rutas en Santiago, presentamos un
emprendimiento chileno, denominado Simpliroute, el cual se ha basado en el diseño de un
software que permite una gestión de ruta eficiente.

Simpliroute es una App chilena que se enfoca en planificar de manera inteligente las rutas
incorporando múltiples restricciones, tales como: ventanas horarias, tamaño de flota, ruta,
condiciones de tráfico, horarios de recepción de los clientes, entre otros.

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 25

Esta solución busca que todos los pedidos se entreguen de manera correcta y eficiente, ahorrando
hasta un 30% en los costos logísticos de una empresa.

Esta solución tiene como foco la optimización y realización de seguimiento en tiempo real de rutas
de reparto, visitas a clientes, servicios técnicos y otras operaciones en terreno. Además, permite
generar alertas, exportar datos, revisar firmas y fotos de las entregas, entre otras funcionalidades.

Con Simpliroute, una pyme puede ser mucho más competitiva y ofrecer a sus clientes valor
agregado al entregarle certeza de que un producto llegará a una hora y un día determinados.

Este software simplifica la función logística de las empresas, convirtiendo una tarea compleja en
sencilla, que si se hiciera de manera manual no sólo implicaría errores, sino que además tardaría
mucho tiempo.

Conoce Simpliroute HAZ CLIC AQUÍ

Simpliroute: La ruta más fácil HAZ CLIC AQUÍ

Operaciones de Distribución y Transporte / Programación de rutas 26